档案统一管理范文1
【关键词】事业单位；纸质档案；电子档案；规范化统一管理
1引言
记录原始的实践活动中各类主体行为数据的统称为档案，由于档案在实践活动中直接形成，这些数据是阶级产生过程中累积和保管的数据资料。这种性质的累积和保管在维护个体运行时起到十分重要的作用。因此，档案管理与促进文献生成相辅相成，由此也产生了对档案累积管理的部门。剖析事业单位档案管理的内涵可以发现，信息档案对于民族和国家而言是重要的，同时对于社会而言具有不可或缺的参照价值，而且档案管理对于现今的社会发展意义重大。档案管理是服务型政府职能改革的第一步，通过完善档案管理改革举措，可以实现档案管理与网络信息技术的大融合，促进档案管理与政府职能相互完善并促进，并以新公共服务理论为依据促进事业单位档案管理的改革。基于此，为提升事业单位档案管理安全性，本文对事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略进行研究。
2事业单位纸质档案及电子档案管理理论背景
社会生活的日新月异增加了档案管理的信息量，同时也彰显了事业单位档案管理的重要地位，并对事业单位档案管理提出了全新的要求。为实现其良好保存，促进社会单位平稳度过档案转换初期，需要对档案管理产生的物质文化资料做合理记录，并向社会个体提供事业单位管理记录的珍贵档案资料，以记录事实为基础记录历史上的发展内容，作为有力的社会发展维护工具，并以此作为档案管理的参照，还要采用数字化、信息化的方式促进事业单位档案管理方式多元化。以信息化办公为标准，对单位档案管理的效率作出新的要求。而且档案管理的规范化，也使得整个事业单位档案管理的办公内容变得更加轻松，在提高档案处理速率的同时避免办公经费的浪费。而且仅就工作性质的重要程度来说，档案管理这一管理型的工作与物质财富的直接产生不发生实质性的关系，但这并不妨碍档案管理与其他部门建立实质性的记录关系，通过实践服务记录事业单位的资源数据，并将实际数据与公共服务相结合，以此为社会个体提供实质性的服务。由于其本身的不盈利性，所以档案管理的收益不能以盈利多少来衡量，而是需要通过对事业单位各方面的资料采集，在保留机密信息不外泄的同时，在合理的范围内为民众个体提供信息资源服务，这才是事业单位档案管理的意义所在。分析档案管理的功能可知，大部分档案管理内容与单位工作业绩挂钩，其中包含了事业单位的发展历史及管理内容，也包含单位发展历程中取得的各项重要成果。这些重要资料甚至能够决定一个单位未来的发展走向，所以档案管理绝不仅是做档案保存和收录，而是衡量单位业绩和发展方向的重要标尺。
3事业单位纸质档案及电子档案管理中存在的问题
现如今，事业单位档案管理制度对档案信息资源的开发利用效果并不明显，这使得档案管理信息资源的利用率不断下降，保管的许多档案的信息资源质量参差不齐。出于对档案信息资源采集的考虑，需要根据档案管理制度类别作内容总结，但受部分档案管理信息化资源的制度限制，同期档案的收集整理分类与立卷编目不相匹配，对于单位间信息资源的共享机制没有明确的把控，档案信息化资源的质量也有待提高等问题日渐突出。由此可见，当前建立的信息化档案管理数据库已经远远不能满足现今数据档案存储的需求，部分档案管理空间还有待开发。而且部分档案信息内容的安全保护措施缺失，重要机密的档案资料与普通档案资料混淆，使得国家机密档案信息存在不可控的泄露风险。对事业单位档案管理的信息化处理不充分，缺乏足够的档案信息安全建设。此外，对普通的档案资料与重要档案的资料的区分度不够，涉及很多机密信息的档案管理未完全按照安全管理机制进行。对档案的查借审阅制度把控不严格，在收录、转出、利用和销毁时未规范操作等问题也十分明显，亟需通过限制机密资料的审阅规制，保证在适当的情况下公开事业单位档案管理资料，对事业单位的档案进行管理与公开，确保安全。检索效率与档案管理的关联性极高，因此，部分事业单位对检索工具十分执着，努力研发检索工具以期提高档案管理的效率，殊不知检索设备的提高能够较大程度地提高检索效率，且当检索设备上的检索工具过于精密，可能还会导致档案管理的效率降低，甚至在档案检索时容易出现档案重叠的情况，这也会导致事业单位档案管理陷入效率过低的困境中。
4构建事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略
4.1拓宽事业单位纸质及电子档案规范化统一管理渠道
为提高档案管理信息资源利用率，应当对事业单位纸质及电子档案规范化统一管理渠道做拓宽处理。通过数字加密技术提高数字化加密技术的利用率，利用更多的档案资料的转换管理方式，对典型的数字化技术做升级处理。通过数字加密数据库，提供档案管理身份认证扫描功能，将数字化档案信息与完整的档案信息资料相结合。通过创造有利条件建设数字化档案管理效益统计机制，并引进外来相关技术实现事业单位档案收集整理。另外，需要分析事业单位档案管理改革组成，利用数码扫描识别技术整理事业单位纸质档案，并对纸质档案设置数码电子标签，通过OCR识别推行档案管理工作的自动化实现，并在购置前对档案自动化建设的基础设施作预先考量。利用自动提取的数据收集管理功能，确定筛选检索的信息数据关键词，建立批量处理档案管理基础设施，并根据自动化管理的方式选择档案管理的建设基础构成，根据档案管理的实际运用情况对包含信息进行数据分析。利用档案自动化建设的基础设施构建自动化管理单位，并设计更多的档案管理模式。此外，需要对传统的档案管理利用机制作调整，针对事业单位档案互动率较低的部分做档案管理联动，通过以多对一的互动化管理建设，对事业单位的档案管理平台进行改革。增加档案管理的需求服务开发人员，并针对在线同时交流互动增加档案借阅功能。通过开发相应的服务软件，提供交流互动的档案管理服务模式，并针对交流互动率较高的文献信息作整理，以提高档案文献信息的交流互动效果为主，提高公共服务档案管理的查看功能。出于改变传统档案互动性的目的，建立互动化档案管理建设机制，以交流互动为基础做好多方同时在线档案信息的优化处理。
4.2构建事业单位纸质及电子档案规范化统一管理机制
为提高事业单位档案管理的利用效果，需要从重保管利用的理念入手，建立起事业单位纸质及电子档案规范化统一管理机制。利用管理机制规范档案管理工作开展的情况，对尚未归档的重要档案做监督，并对于被利用的档案管理资料做登记，通过利用率的高低对档案管理资料进行分类，将不同类型的档案管理资料归置到一起。只有档案管理的工作机制转变，才能重新建立档案管理的出发点，使得档案管理工作获得更高的认可度。同时，档案管理不仅是为了单位，同时也是为了社会和个人，保护社会个人的原始资料不被泄露。因此，档案管理机制应转变服务对象，建立维护自身合法权益的凭证查询机制。以供给管理、科研等工作服务资料为基础，依托团体组织的重要等级信息总结档案管理工作内容。重新整理档案统一管理资源的服务内容，可以使得档案管理资源更加丰富多样化，能够满足更多利用者的实际需求。利用每年的档案工作会议培训指导兼职档案人员，并普及档案法规等重要工作机制，指导并对业务工作中的具体问题作出及时有效的解释。收集并保管处理完毕的档案信息资料。统计缺失或存在错误的事业单位纸质或电子档案，将统计结果汇总并统一报告处理。
4.3建立事业单位纸质及电子档案规范化统一管理制度
事业单位的档案管理观念与当前单位的改革形势不符，导致档案管理制度也远远落后于当前的档案管理环境，因此，在革新旧的落后观念的基础上，利用档案管理制度建立便民服务资源开发管理制度。在档案管理的工作中，从本质上加强档案规范化管理的信念感，从新公共服务理论的角度思考社会组织管理的切实任务。不以单纯地追求效率为目标，以保存信息的完整度和收藏文献资料的价值高低作为衡量档案管理的好坏。针对保存的档案做机密性保管处理，利用档案管理资源开发程度建立新的档案审核标准。对涉及单位的具体数据进行处理，通过相关业务往来的民众的基本信息作出数据统计。对于涉及的主体比较多的事业单位的档案管理资源，反复核对涉及单位的具体数据，并与单位人员信息进行对照核实。按照档案资料管理流程细致审核档案内容，同时建立档案管理工作监督制度。对档案管理的程序以及流程的规范化做流程检查。从加强其档案管理的工作制度入手，对事业单位的档案管理监督机制作修正，将具体的单位档案管理分成2个部分进行。据此建立档案管理监督机构，成立监督队伍。审视档案管理的监督的内容，重新拟定档案管理的监督标准，根据外部监督制度确定人民群众的监督方式，并鼓励事业单位管理监督中多元主体参与，并对档案管理做有效的宣传。
5事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略应用实例
5.1档案管理概况
为验证事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略的优化思路，合并某区事业单位档案管理的划分关系，并针对本区内的单位档案管理作出调整，根据区内的分类标准划分社会保障及各项科教文卫的资料数据，针对档案管理的制度和方式作情况叙述，通过事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略，对涉事业单位档案管理对象的内容作总结。
5.2档案规范化统一管理策略的具体内容
在总结档案规范化管理机制的基础上，对事业单位档案管理的功能作减法处理，合并并调整档案管理工作内容，以减少事业单位档案管理的工作分散性，降低档案管理部门对档案管理不作为的可能性。根据档案管理的内容划分档案管理风险的计量标准，对某区内事业单位的档案管理风险等级作调查，借助分析工具整理得到的部门档案管理情况，按照从1～10的权重比对档案管理信息作评分，据此分析单位档案管理的安全等级对比结果，以远离标准参照线的距离为风险值的计算标准，以9个月为安全风险指数的计算周期，计算应用管理策略前后的风险指数。
5.3结果分析
为更好地考察当前我国事业单位档案管理进程以及受到时间以及空间、资源的限制，研究者选取了比较具有代表性的H区作为研究的对象。通过对H区档案管理的信息化的研究，得出事业单位档案管理安全风险指数统计图，如图1所示。分析图1中事业单位档案管理安全风险指数统计可知，在应用事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略前，事业单位档案管理安全风险指数较高，在第1月时风险指数达到了0.75，在应用了事业单位档案管理策略后，事业单位档案管理安全风险指数最高为0.50。因此，应用事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略确实能够有效降低事业单位档案管理安全风险指数。
6结语
档案统一管理范文2
[关键词]医院管理；档案管理系统；RFID技术
在医院的发展中，档案管理是医院管理工作的重要环节，创建档案管理系统对提高医疗质量和工作效率具有积极作用，而且其能提高医院服务品质，利于提高医院市场竞争力[1-2]。根据我国各种规模的医院来看，管理工作的有序开展，与医院正常运行有着直接联系，而档案管理占据着重要地位，与医院各部门的工作人员都有着紧密联系。因此，医院管理工作必须重视档案管理这个内容，加强管理人员素质提升，科学运用现代化管理技术和方法，并提升档案管理工作水平，才能更好地推动医院管理工作创新。与此同时，在国家加大医疗体制改革力的的情况下，医院应充分认识到档案管理在医院管理工作中的应用价值，真正发挥档案资料的作用，为医院各种科研工作提供参考依据，才能促进医院整体管理水平提升。基于此背景下，该文着重介绍了档案管理系统的设计与应用，充分体现出信息技术的重要作用，如ERP信息管理系统的运用，以及档案管理工作的创新性，旨在提高医院整体管理水平，现综述如下。
1医院管理中构建档案管理系统的必要性
档案管理系统是提高医院整体管理效率的重要手段，其是实现医院信息化建设的基础，同时也是连接人事、行政等管理部门的枢纽，更是医务人员掌握医疗动态信息的平台[3-4]。比如，医生在为病患诊治时，可以通过档案管理系统平台掌握患者原来的就医情况、之前治疗所用的药物，不仅能提高临床诊治的直观性、清晰性，同时也能提高诊断结果的准确性。档案管理系统不仅减轻了医护人员的工作负担，而且也为患者利益提供了保障。构建档案管理系统能够节省传统纸质档案的保存空间，及时对档案信息进行分类、整理，便于医护人员查阅档案资料，明显提高了档案的使用率[5]。总而言之，档案管理系统对推进医院管理工作发展具有积极作用，是构建现代化医院档案管理系统的必要基石。
2医院档案管理中存在的问题
2.1医院不重视档案管理工作
长期以来，医院在运作过程中都是将医疗任务作为运作基准，并不注重对档案的管理，也缺乏档案管理意识。并且，在大部分医生的工作中，都存在重业务轻档案的思想，医生们认为档案管理缺乏技术性，只具备查阅功能，实际价值不大。所以，医院档案管理效率低下，没有制定完善的考核机制，档案的价值得不到充分的利用。
2.2档案管理人员业务能力差
医院在对职工进行培训中，一般比较偏向于提升医疗技术人员的工作技能，而很少对档案管理人员进行培训，使得其思想观念没有转变过来，业务能力无法满足现代医院档案管理工作的要求。有许多医院的档案管理人员专业不对口，甚至是由行政人员担任的，只对其进行简单的培训就上岗工作。由于档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，导致医院档案管理工作不够规范，容易出现错误。比如，在收集档案后，没有对档案内容进行严格的审查，导致其中的错误信息不能及时被发现，而有的档案信息不完整就直接存档。在信息有变化或更新时，档案管理人员没有及时对相应的档案进行更新，使得档案内容比较陈旧，参考价值不大。
2.3档案管理信息化水平低
一是医院在档案管理硬件设施上的资金投入不足，管理工具比较落后，阻碍着医院档案管理工作的发展。二是软件方面的投入和开发不足，使得档案管理效率低下，信息化水平不够。在大数据背景下，人工档案管理方式已经无法满足现代社会的发展要求。医院要积极采用信息化技术，实现档案管理的数字化，才能够提高档案管理效率，促进档案资源的开发和利用，发挥档案信息的有效价值，促进医院的快速发展。与此同时，医院还应通过信息化管理平台，提高档案信息的共享性，才能将各个医院的资源进行整合用于医疗科研中。
3档案管理系统的设计与应用
3.1设计档案管理系统的基本原则
3.1.1先进性
设计档案管理系统必须要充分考虑医院档案管理特点，保证档案数据的完整性、一致性，设计的系统必须要功能齐全，各个模块功能设计必须要具有先进性。
3.1.2实用性
系统应该严格按照医院档案管理特点及应用需求设计，保证界面清晰，操作简单，实用性好，确保构建的档案管理系统能全面满足医院管理需求。
3.1.3扩展性
系统开发需在全面分析医院各项工作的基础上进行，各项工作都设置数据接口，保证医院各部门信息能实现共享。因此，档案管理系统必须具备良好的可扩展性。
3.2档案管理系统的结构设计及应用
RFID技术属于一种通信技术，该技术无需在特定目标、识别系统间构建机械接触或光学接触，仅借助无线电讯号就能识别特定目标并完成数据读写[6]。在构建医院档案管理系统时可以应用此技术，其能有效解决原有档案管理系统中存在的问题，显著提高信息传递效率，而且该技术可在档案管理系统中设置电子标签，避免出现患者信息、资产信息等被破坏的情况，可行性较高。利用RFID技术构建的档案管理系统包括6个子系统，各系统分属任务不同，承担的工作也存在较大区别。其中子系统具体为：①系统管理相关模块系统：该子系统的主要功能是控制整个系统线上信息，为了全面满足线上控制的需求，研发人员需要在该子系统中设立个人业务平台，同时对管理模块进行授权，为工作人员控制系统提供便利。②资产设备的信息管理系统：研发人员首先在医院各项资产上粘贴标签，随后在标签上设定与档案管理系统想匹配的编码，系统借助扫描仪扫描标签就可采集资产信息。获取资产信息后，还应该统一进行分配管理、报废管理、置换管理等，使资产设备实现现代化管理。③人力资源管理信息系统：借助该子系统，可全面掌握医院所有从业人员的基本信息及工作信息，有效提高了人力资源管理的便捷性，大幅度减轻了人力资源管理负担。④患者救治档案管理系统：该子系统记录患者入院就医的基本信息，其具体内容有床位、生命体征、临床用药等，院方利用这个子系统可为患者创建独立的卫生档案，为患者日后就医提供可靠依据。⑤身份验证、准入系统：通过设置RFID身份验证及准入规则限定工作人员的权限，避免非工作人员登入档案管理系统，增强档案信息的安全性。⑥防盗门禁系统：档案管理系统内集成的RFID系统可自动化监控所有门窗，安全性较高。
4构建档案管理系统的意义
4.1实现全面信息化管理
医院内每位工作人员都有一个院内ID号，每个人的ID号都是唯一的，由人事科编制，ID号是建立全院统一的档案管理系统的基础。档案管理系统的对象为医院所有从业人员，具体有正式员工、返聘人员、派遣制员工等，创建的档案管理系统其范围覆盖人事、医务、科教、质管等相关部门，不同职能部门根据权限进行分工维护，这保证了档案信息更新的及时性、准确性。
4.2实现系统多元化整合
医院根据实际业务需求，搭建合适的子系统，并对所有子系统进行整合衔接，有效提高了信息管理水平。在综合系统基础上，创建下属分系统及信息数据库，这在一定程度上扩大了档案信息的服务范围，使多个部门实现档案信息资源即时共享。
4.3提高档案信息利用的灵活性
档案系统的数据结构与程序是相对独立的，研发人员可随意调整数据结构，而程序却不能随意改动。相关职能部门需要根据自身需求，对数据进行科学调整，这样不仅满足了程序的不同需求，同时也避免发生重复开发的情况，为医院节省了成本。4.4增强档案信息的安全性档案信息化管理虽然给业务工作提供了便利，但是电子数据存在安全隐患，数据安全性一直是医院管理的核心问题。其中数据安全不仅包含了数据本身的安全，同时还包含了数据防护的安全。创建档案管理系统时，建立的数据访问授权机制及应用的数据加密技术，有效保证了敏感数据传输的安全性，规避了被外界窃取或篡改的风险。
5加强档案管理力度的几点建议
首先，树立正确的观念。医院各级领导必须要深刻认识到档案管理系统的重要性，将档案建设纳入到医院基础建设中，使院内所有从业人员都意识到档案管理系统对推动医院整体管理工作发展的作用。其次，配置先进的设备。医院在构建档案管理系统的同时，还应该配置高质量的硬件设施，确保计算机等相关配置能符合档案管理系统的操作。再次，加强人员培训。档案管理人员的专业素养会对档案管理效率产生直接影响，尤其是构建档案管理系统后，医院应该进行专业培训，提高从业人员计算机、软件操作能力，确保将档案管理系统的作用充分发挥出来。
6小结
在医院管理中应用档案管理系统，不仅能实现档案信息获取的便捷性、及时性，而且医院各部门能实现档案信息资源共享，提高了档案的利用效益。因此，各级医院应该响应“十三五”号召，积极构建现代化医院档案管理系统，切实提高医院管理水平。
[参考文献]
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[3]郑巍.浅议电子档案管理系统的现代化[J].黑龙江史志,2013,29(13):107.
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[5]刘景.医院管理系统建设中的医学档案管理[J].企业改革与管理,2015,23(18):199.
档案统一管理范文3
1.实现信息共享。随着全球环境的不断恶化，人类疾病也开始增加，越来越多的疾病变得更急，更难以诊断。一旦针对某一种疾病的治疗在临床应用中取得了非常良好的效果，那么其他的医疗人员都可以运用相同的方式对这类疾病进行治疗。通过建立疾病资料档案，就可以将其治疗方法、药物使用情况记录下来，运用信息化的手段来管理档案，能够保证管理的标准化与程序化，确保医院医疗资料信息的有效传递，医务人员可以按照自己的需求精确地查询所需要的医疗档案。但是，在信息化构建的过程中，需要医院的全面配合，这样才能够保证档案信息在各个部门之间的有效利用。
2.提高管理质量。运用信息化手段建立档案管理制度的目的在于对医院医疗水平、效果以及管理水平地不断提高，所以档案信息的功能要不断丰富，这样就可以在提高档案使用效率等方面使更多的医务人员快速查询所需要的档案内容，并且，医疗档案信息管理系统能够在医院的日常诊断、科研等服务中发挥重要作用，确保更加科学地管理档案，这就要求必须提高管理部门的档案管理质量与服务水平。
3.提供决策依据。医院档案信息管理系统不但能够起到最基本的储存效果，同时还能够快速归档各类资料，合理保存档案，并提供快速的检索方式，确保档案可以通过大数据技术进行有效的分析与统计。真实有效的档案信息能够帮助医院管理层作出正确的决策，为医院科研项目提供重要的参考。
二、医院档案信息管理系统的建立
1.明确系统标准。在医院档案管理工作中一定要严格按照规范化和标准化的制度来执行，这是信息化时代实现数据有效传递的基础所在。因为医院档案的内容非常复杂，所以一定要全面合理地设定不同的档案信息字段，只有这样才能够更好地运用医院档案信息管理系统，针对各种档案资料进行合理的保存，方便日后的检索与使用。
2.完善系统功能。在医院档案信息管理系统构建的过程中，针对不同的档案要进行合理的分区设定，对整体功能进行统一化管理。针对文件管理的子系统而言，要按照类别登记、修改、查询、注销、借还完成的文件。对文件列表与卡片进行打印，对借阅以及收发文的情况进行统计，这样就能够实现有效的数据交换。对于档案管理的子系统而言，确保档案能够根据不同的内容实现有效的建档、修改，以及查询功能，根据条件对档案进行检索，代码库资源要丰富，文字内容通过代码实现转换。对于数据维护子系统而言，要能够对数据进行及时的备份与恢复，对用户的权限进行合理管理，设定不同权限的查询、修改以及下载等功能，对系统参数进行维护，合理管理代码程序等。
3.展现系统特点。在医院档案信息管理系统中，数据应该采用分布存放，设计的程序要简单便捷，对结构进行合理优化，数据处理速度要更加快速，并且能够缩短系统反应时间。系统要具有很强的适应性。在初始化系统的过程中，要对各个部门的情况加以考虑，设计的数据结构要具有极强的兼容性与通用性，系统的适应性要强化。很多程序都需要方便移植与使用，保证录入数据的准确性与快速。系统的关键在于数据安全性问题，所设计的系统要能够实现自动备份的功能，没有权限级别的人不能够对数据进行查询、修改和删除。在构建模块化程序的过程中，一定要方便扩展与维护。
三、医院档案信息管理系统的利用
1.保证数据真实。确保信息系统具有极强的准确性、真实性与完整性。医院档案是对医院各方面的运营情况进行准确反映的载体，是档案发挥自我价值与功能的重要保障。医院档案信息管理系统是以医学档案为基础建立起来的信息化管理平台，所以要确保信息档案与原始档案一致。这就要求在原始数据的录入过程中，按照原始资料准确录入数据，同时在系统内部各种字段实现完整性保存，这样才能够在信息系统中存储真正有用的信息，确保档案管理的真实有效，促进我国医疗卫生事业改革的不断进行。
2.维护系统安全。在构建医院档案信息管理系统的过程中，一定要建立完善而又严格的管理制度，对该系统平台进行合理管理和深入使用，并确保信息系统的绝对安全。一方面是保存的所有数据必须要安全，不能够出现数据丢失的情况。另外一方面，是对外部入侵的安全，要保证不会被外部人员通过非法渠道的访问对数据造成影响。要建立权限控制机制，实现系统的分级操作和安全管理。
3.培养优质人才。建立信息系统不仅要有足够的现代化设备，同时还需要专业性人才加以保障。只有拥有一大批不仅专业素质强、同时还能够拥有极高的计算机软件使用水平和办公软件运用能力的人才，才能够保证数据库的有效运作。首先，工作人员必须要对医院档案管理工作的各种规章制度比较熟悉，同时要能够合理掌握计算机知识以及软件的操作方法。其次，工作人员要保证足够的责任心与工作热情，同时要重视自身的能力提升，拥有良好的职业道德操守，通过在工作中不断学习与进步，提升自己能力的同时提高档案管理水平与服务质量。随着计算机技术的发展，计算机智能分析正发挥着越来越重要的作用，发展档案信息的智能分析系统和数据挖掘功能，将会极大地节省人力物力，而且能够为决策层提供及时有效的分析结果。医院档案管理工作需要跟随技术发展趋势，加快建立档案管理信息系统，实现医院档案管理系统智能化、规范化。
参考文献
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档案统一管理范文4
【关键词】医院档案；信息管理；作用
一、医院档案信息管理系统存在的重要意义
（一）保存信息资源。医院档案系统是在日常的运行过程当中，可以保存一定的信息资料管理，这些资源对科研以及医疗诊断等各个事项起着重要的基础作用。医院档案信息化的建设，需要明确医院档案信息化建设过程当中存在的基本问题，对档案管理的收集、整理、归纳以及统计各个方面进行有效分析，才能够为医院的医疗系统提供有效的建议和方法。档案信息化是把传统方式的用纸张、音像等媒介手段保存的资料改为使用网络技术、计算机技术把种种资料更改为数据。通过某种软件管理系统来规范管理，利用数据库合理地组织这些数据。总体的原则是对档案数据的管理要遵循安全、高效、保持原貌的规则。因此，建立医院的信息管理系统具有重要的现实意义，这主要表现在医院的档案管理系统具有一定的信息材料收集功能，医院档案管理工作除了实现高效的收集整理资料以外，还可以使得信息资源成为一个丰富的数据库，更好地为用户提供一定的信息服务，并且对患者的需求针对性地进行提炼和加工，从而能够为用户保存更多的信息资源。
（二）档案管理系统可以实现档案的一体化功能。现代医疗对病案管理提出了新要求，不仅是医疗病案的整理归类，更是医院循证医学研究和诊疗数据收集和分析的基础。新医改后各地市医院加强了医疗信息系统建设，但是仍然存在不少问题，对病案管理意义认识不足，且病案信息利用效率难以发挥最大化。医院的档案管理工作水平在系统完成的过程当中可以实现文件的归档，并且根据医院的运行模式以及服务的基本理念，提高医院档案工作人员的效率，保证医院档案管理在精确寻找的过程当中，可以便捷地通过检索的方式来实现快速检测的功能，从而有效地实现数据的传输。档案信息化建设的最终目的在于，利用信息技术更好地为用户提供档案信息服务。进行医院档案信息管理系统的设计，最本质的目的是实现信息资料的集中管理和控制，将网络技术和计算机技术融入档案信息管理工作中，促使其实现信息化，提高信息查询效率，尽可能地减少不必要的失误。将现代化技术应用到档案管理中，更好地实现人力资源的优化配置，利用现代化技术的引入，能够在查阅资料时做到省事、省力、省钱。这不仅仅大大提高了新时代的背景之下医院档案管理当中的信息资源的收集功能，同时也能够满足客户的需求，更好地服务受众群体。为了保障医院档案管理的信息化以及规范化，需要对医院档案管理过程当中存在的基本规范进行有效的检查，实行信息化的管理方式，能够针对档案收入的时间、金额、编号等各个信息进行准确的检索，确保文档信息的输入与输出的准确性，从而实现电子档案与纸质档案相互并存的模式。比如通过系统的操作以及检查档案操作过程当中存在的基本问题，可以加强对档案信息的细节处理，使得档案管理的规范体系更加完善。
（三）保证医院档案管理的安全性。医院为了更好地进入信息化时代，在大数据的影响之下提高了档案信息管理系统的水平，对医院来说安全性是保证信息资源可靠性的问题之一。医院根据实际需要，在现有条件下配置或更新计算机、扫描仪、照相机等必要设备，提高档案管理的现代化水平，使之能够更好地为医院管理服务，通过更好的技术手段为医院提供档案服务，从文件中获取所需的信息、知识（甚至智慧），从而应用知识创造价值。因此，数据库的内部资料采取分层管理的基本原则促进了医院档案的资料防止丢失以及盗窃的基本情况，有效地实现了保密的基本原则。医院的档案管理系统的建立，是在新的历史发展时期根据社会资源的需求更好地实现了自身的基本功能。
二、如何建立医院档案信息管理系统
（一）建立和提升管理工作的总体质量。从医院的档案信息管理系统来看，为了实现医院的无纸化管理，就需要从医院的基础设施建设出发，基于其管理的各个部分都需要开展全面的管理，尤其是通过病例的管理门诊系统以及药品的管理系统出发，通过管理系统的综合性方面的考虑，针对细节方面需要确保信息管理系统更加全面化，在完成各个信息获取的过程当中，建立与其他平台的相互连接，使得病人以及工作人员都可以开展信息资源的获取，从而实现医疗档案管理系统建立的有效性，促进每一项工作内容更加符合新时代的发展要求。医院档案信息管理系统，需要利用自身的基本优势针对档案管理工作，实现其基本的职能，尤其是在实现档案管理的网络化方式过程当中，通过针对储存的数据库进行有效组织的规范化管理，才能够真正实现档案的信息化管理。这就需要购买大量的信息化设备加强医院档案管理系统建设，从掌握信息技术出发，能够合理地规范档案的信息管理，针对资料的归档以及编号保存都有严格的规章制度，为医院的档案信息管理系统提供有效的保障。
（二）提高医院领导人员的重视程度，完善管理制度。对于医院的管理工作人员来说，建立和应用医院的档案管理系统需要具有充分先进的管理理念，这不仅仅需要领导人加强和重视医疗管理的信息化建设，同时也要对未来的发展进行预测，能够保证每一个管理系统都可以实现其真正的价值。在建立完善信息化管理平台过程当中，要对基本的工作进行规范化的操作，要求管理人员能够熟练掌握操作相关的技术，提高档案管理的有效性，在管理制度建设方面能够做到全面性和科学性。档案管理中可以通过网络技术与数字化技术等先进管理技术的引入，通过技术优势有效融合基建档案管理与大数据，促进档案管理工作效率与整理质量的提升。而针对管理制度方面，也需要对工作人员的专业水平以及技术水平进行相应的培训，对档案管理工作当中的基本原则以及基本问题都需要坚持和进行整改，才能够实现综合素养的提升和加强工作人员的全面培训，有效实现医院的管理系统良好运行，并且也可以通过远程操控的基本形式直接对系统进行操作，这就需要专业的人员使得医院的管理系统的建立更加具有完整性。
（三）建立信息资源共享的医院管理系统。一方面可以通过计算机快速而准确地获取自身的资料。为了更好地跟随时代的发展以及科学技术的进步，信息化的发展，要求医院的档案管理具有一定的规范制度以及先进的管理理念，尤其是在信息资源整合的过程当中，可以促进单位的资源共享，这可以解决医院在查阅过程当中出现的基本问题，也可以满足患者的需求，在检索方式以及检索系统过程当中都可以实现资源的最大化共享，从而使得档案的信息在最大程度上发挥基本作用。另一方面，建立完善的医院管理系统，需要从医院的先进设备出发进行精细化的管理，为档案管理提供有效的技术支持，因此先进的技术设备可以帮助各个科室在系统管理过程当中进行信息化的处理，通过电子沟通的方式建立相互连接，提高相互沟通的运行效率。因此，医院的信息化管理模式可以通过电子设备管理的有效性为医院档案管理提供一定的硬件设施，同时医院的档案管理需要构建良好的网络环境，通过先进的技术以及安全的网络环境，可以为医院的档案管理提供一定的安全性，从而能够符合现代化的管理模式。医院的档案资料信息主要是以医院的信息为主要载体，对于医院的档案管理以及病案的处理都具有一定的价值。从医院的信息化出发，为了更好地实现医院档案的管理方式，需要加强档案管理工作人员的专业化以及档案服务的多样化以及网络化的基本形式，实现档案管理的系统化，从而针对医院档案的整理以及整合为读者提供快速和便捷的服务。医院档案的综合管理需要针对档案工作上的管理模式进行相应的改变，从而有效地实现医院档案管理系统现代化发展。
（四）提供科学的信息技术。在医院档案信息化管理过程当中，要实现医院档案信息的共享，各科室以及部门的管理人员能够通过档案管理系统查阅到病例的信息以及相应的医疗信息，这不仅可以提高工作效率，同时也能够为各个部门和科室提供详细的信息数据。因此，医院的各个部门要充分利用档案信息共享的方式，为档案的管理提供科学的技术，从而使得医院的档案管理在获取资源的过程当中，提高医院各项工作开展效率。这就需要对每一个医院的病例档案都进行一定程度上的资源整合，能够在相应的数据整合和统计过程当中为建立医疗管理系统的信息库提供有效的借鉴，同时也要加强档案管理过程当中系统的安全性，根据各个部门以及科研人员对于档案设置的信息浏览以及查阅记录要进行相应的修改权限，避免工作人员的不当操作造成医院的档案信息丢失的状况。
三、结束语
提高医院档案管理工作人员的工作效率以及服务水平，使得医院的档案信息管理系统设计符合新时代的发展理念，这就需要根据设计理念以及设计方法，更多地从医院的基本情况出发，建立相应的安全保障系统，从而有效地在未来的档案管理工作过程当中满足患者的需求，实现工作人员查阅资料的规范化，保证医院的服务职能，更好地发挥其真正的作用，从而推动医院发展。医院档案信息管理系统是为了实现医院档案向正规化科学化发展的基本过程，也是为了提高医院竞争力的重要方式。因此，医院的档案信息化管理系统的建立，需要转变档案管理的观念，在推动信息化的过程当中，通过优化医院的档案管理系统，能够促进一档案信息的资源共享，从而保障医院档案系统的安全性。在改善和完善医院的管理系统的过程当中，能够在大数据的背景之下实现医院档案管理的信息化建设，从而有效地推动网络资源共享，更好地构建医院档案管理系统的发展目标，促进管理人员的积极性与自觉性不断提升，推动我国医院档案信息管理系统的建设工作迅速发展。
【参考文献】
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[2]任兵.医院档案信息管理系统的建立和利用[J].兰台世界,2019(07).
[3]徐震.信息管理在医院综合档案管理中的重要性[J].江苏卫生事业管理,2015(12).
[4]张志华.论医院档案管理信息系统的建设[J].企业改革与管理,2014(07).
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关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理
一、医院后勤合同档案管理现状
2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺备查。我院每年都要接受来自上级单位及各个政府部门的检查及抽查，须要及时向检查人员出具相关合同文本及过程文件。而我院后勤科室众多且院区分散，出具合同等材料时，须协调多个科室从多个院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。
二、医院后勤合同档案管理存在的问题
（一）合同档案储存空间不足。每年总务后勤须要归档的合同近200余份，且近几年后勤合同归档数量逐年上升，每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊，处在北京老城区，生产生活用房资源十分紧张，且医院在考虑用房安排时，会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求，故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。
（二）合同档案查阅不便。因我院办公用房资源紧张，往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限，但若以后因检查或其他原因须要临时查看时，拿取十分不便，会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。
三、解决方案
随着医院信息化系统功能逐渐完善，后勤合同档案管理也将进入线上信息化系统管理阶段。我院今年在原财务系统中拓展了合同管理模块，开始启用合同线上转签，但由于处于过渡期，目前采取的是线上线下双转签模式。所有后勤合同在开始转签时就须要将电子版转签过程文件及合同文本上传至信息化系统中，在合同转签过程中，审批人即可在线上查阅、审批合同资料，合同在线上转签完毕后会自动在系统中归档，再次查询时只需输入关键字即可，如需要纸质版文档，可随时进行下载打印，也可多人随时在信息化系统上查询。线下转签的合同也仅保留过程中较为重要的阅办单和一份纸质版合同，其他过程性资料均可在线上进行查阅。当前，各公司的投标文件占据空间最大，但是目前我院后勤除了中央政府采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务项目是由中央政采网进行电子招投标，可留存电子版带有电子认证证书公章的开标一览表、资格审查材料、投标文件及网站上的相应采购公告、采购结果公示外，其他项目还须留存相应的纸质材料。为解决空间占用的问题，我院的院内论证项目也将采用电子招投标方式。以往的合同组卷中主要包括阅办单、采购论证流程性资料和合同。根据医院实际情况和《电子招标投标办法》《中华人民共和国电子签名法》，在档案管理过程中将对以往的合同进行扫描，形成电子版文件，这样既解决了空间占用问题，又解决了查阅不便的问题。同时对以往合同进行分类、按部门进行编号，并形成合同清单，须要查找时在目录下进行搜索，随后根据编号进行查阅即可。
四、结束语
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人事档案是各个机关以及企事业单位，在对所属人员进行管理时所形成的，以个人为个体单位而进行集中保存的一种特殊档案。它主要用于对一个人进行全面、历史的考察，并对其进行深入了解。同时，人事档案也是党组织进行组织工作、人事工作中所不可或缺的重要参考资料。所以，加强人事档案的管理，充分利用档案的资源优势，可以更好地为医院进行人才选拔和合理使用人才，提供真实的第一手材料。医院信息系统应用于人事档案管理，不仅有利于档案的标准化、规范化，方便信息的存储、检索、提供利用，而且还会明显提高工作效率和现代化管理。
二、医院人事档案管理中存在的主要问题
1.对人事档案管理的认识不到位。
一些医院的领导认为，本单位的主管业务是医疗，是硬任务；而人事档案管理则是辅助性、服务性工作，属于兼顾的范围。由于单位领导对人事档案管理的认识不足，此项工作往往被忽视。
2.人事档案内容陈旧、材料不齐全。
科室以及个人都没有主动将各种进修以及培训工作的业绩、科研成果等个性化的材料进行归档处理；个人业务能力及其工作表现等资料都相对缺乏；部分人事档案材料较为陈旧，只是一些简单的干部履历、个人或其家属的政治情况、入党、入团志愿书等材料，无法对医院工作人员的真实情况进行全面、历史性地反映。
3.人事档案的管理方式与手段相对落后。
有些医院特别是一些基层医院，人事档案管理目前仍以手工操作为主。对其计算机的应用只处于比较低水平的状态，现代化的管理方式以及手段相对滞后。人事档案被损毁、丢失或是涂改的现象仍然时有发生。有的档案字迹难以识清，无法辨认，未进行修复和技术处理等。
4.人事档案管理者主动服务意识淡薄。
在人事档案管理工作中，普遍存在着“重管理、轻利用”的现象，仍然使用着传统的工作模式。这种模式在对材料进行收集的过程中，缺乏一定的主动性和及时性，只能被动地提供档案资料，无法树立起对档案信息进行开发利用，主动为医院提供各项档案服务的意识。平时，对档案用户的要求了解和研究不多，档案服务工作缺乏针对性和有效性，直接影响着档案提供利用工作。
三、医院信息系统在人事档案管理中的应用效果
将信息系统应用于医院人事档案管理中，就可以利用计算机技术以及网络信息技术更加方便地为医院进行各种信息存储、加工、检索等，更好地服务于人事工作。目前，医院应用信息系统对人事档案进行管理，主要是通过在计算机中输入相关的人事档案信息，并对其进行检索、查询和输出，在对人员素质状况以及人员知识结构进行了解的过程中，可以为医院提供更好地参考数据，以便在制定相应政策时有更加丰富的科学依据。应用信息系统对人事档案进行管理，可将人事管理和档案存储同时进行。这样，可以保证档案信息的时效性、真实性，更进一步提高档案信息的准确性和完整性。此外，通过对人事档案信息系统进行管理，可以建立科学的人力信息资料库，使得管理人员更快速、准确地获得工作人员的基本信息，对工作人员的能力进行全面的考察，更加方便地选拔人才。我院是一所集医疗、教学、科研、保健、急救等为一体的三级甲等医院，内部具有良好的局域网建设，信息化管理系统可以通过局域网在20个以上的医疗单位进行。随着信息化建设的不断深入，我院自身的科研水平得到了不断地提升，而且医院的运营成本也大大降低了，这为医院带来了良好的经济效益和社会效益。
四、结语
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一、成立集团后档案工作管理体制的改革
现代企业制度下集团档案工作应包括集团档案系统建设工作和档案业务管理工作。档案管理呈现什么样的模式受制于档案具有怎样的管理体制。档案管理体制包含两个层面的内容：一是集团对档案工作的宏观管理；二是档案业务部门内部的微观管理。两者之间是相互统一、相互促进、相辅相成的。探讨集团档案工作的管理体制要从上述两个层面谈起。企业集团一般是由多个具有产权关系和公司法人治理结构的母子公司组成的战略联盟，或由若干个被控股、参股或具有契约关系以及具有层次性、稳定性的公司组成。各公司间经营模式、管理模式、产业规模、企业文化都各不相同，再采用过去的档案管理体制，一定无法适应企业个性化的管理要求，集团档案管理工作的开展将难以顺利进行。这就要求集团在宏观管理模式上要树立多元化的管理理念，允许个性化的管理模式并存，对各子公司档案业务部门给予一定的管理自主权。集团只需要进行宏观掌控，在管理中以统筹引导、指导咨询为主，目的在于加强各子公司档案工作，使其能够按照规定自主运行。一是建立适用于集团内档案工作的档案规章制度。二是在集团内实行统一领导、分级集中、形式多样的管理模式。“统一领导”指集团总部档案主管部门对全集团档案工作的宏观领导；“分级集中”指以每个分子公司为单位，对档案进行集中统一管理；“形式多样”指集团内档案管理的形式要多样化，以适应各企业的特点，各分子公司可以设置自己的档案编制，设立自己的档案管理部门，也可以对档案进行委托管理。三是成立集团档案工作领导小组，由档案工作领导小组对档案工作进行统筹安排，并向各企业提供档案技术指导。在集团总部对档案工作的宏观指导下，逐步建立健全各企业档案管理的微观体制。集团总部档案主管部门要引导各子公司档案部门创新各自档案工作的管理体制，以适应企业发展的需要。而各企业在档案微观管理创新时，除了要满足企业自身需要，更要以上级主管部门对档案的要求为限，防止由于档案工作的疏忽给企业的中长期发展带来不良影响。
二、成立集团后档案工作运行机制的改革
管理体制确定之后，要建立并完善推动管理体制运行的管理机制。集团总部档案主管部门首先应从宏观层面上建立起相应的运行机制。在集团这种多种经济体制并存、多种管理模式共生的情况下，推动档案工作运行的主要手段是严格执行档案法规，系统建立集团档案业务的各项规章制度。
1.学习宣贯、严格执行档案法规。
档案法规是约束档案业务部门和档案业务人员在档案工作中的行为的强制性的工作标准或工作准则。集团一定要做好学习宣传工作，使各级领导及档案业务人员真正理解并在实际工作中认真执行这些规章制度，这样就能够促使集团档案工作在同一个法律、法规和制度的平台上操作，实现集团档案工作灵魂的统一以及内在本质的统一。
2.强化监督管理，促进档案各项业务良性发展。
集团对子公司的档案管理要以监督检查为主，要制定常态化检查机制或定期检查机制，重点应放在督促其加强对公司所属的具有保存价值档案的管理上；督促其真正落实档案集中统一管理原则；对于有委托档案管理业务的要加强监管，确保档案委托业务良性发展。
3.提供指导服务，宏观引导档案业务具体工作。
由于档案工作最终是由各档案业务部门来完成，是各子公司的独立行为，因此集团档案主管部门不宜对具体业务插手过多，应通过提供法规咨询、技术指导、业务培训等来引导各子公司档案工作，从宏观上把各子公司档案工作引导到依法操作、规范运行、科学管理的轨道上来。
三、成立集团后档案工作管理模式的改革
集团档案工作的管理体制和运行机制确定之后，档案工作的管理模式也基本成型。档案工作管理模式主要体现在档案管理系统与档案管理业务部门两个层面上，这两个层面应相互协调。档案管理系统层面是档案业务部门管理层面的系统领导者、业务指导者、规章建立者、执行监督者，不从事档案具体业务工作。档案管理系统可以通过成立档案工作领导小组，负责具体落实档案管理职能，档案工作领导小组可下设办公室，对集团档案工作进行统筹部署安排。档案业务部门指档案实物管理者，即各企业的档案管理机构。集团所属的各企业档案管理机构是平等的，不受馆藏多少与级别高低的影响，各自在集团档案主管部门监督下依法独立地开展适合本企业特点的档案业务工作。各公司档案业务部门在档案工作中要建立集中统一的管理模式，也就是要对本企业档案实体实行集中统一管理。随着企业的发展，产生了许多新型档案，采取集中统一管理的方式便于对新型档案的研究、收集和加工整理，有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白、疏漏和失散。因此要强调档案集中统一管理模式，以利于档案的收集与利用，克服各自为政、档案分散的混乱现象。存在委托管理业务的档案部门，在“集中统一”管理原则下，要强调全宗名下的“集中统一”，要建立集中统一管理体系并非表面上把一个单位的全部档案集中在一起，保管在一处库房里，而是质的统一，要具有委托单位的档案管理个性，目的在于提高委托企业档案快捷、有效的利用效率。总之，集团档案工作的管理模式是“大放小集”。企业集团化之后不仅规模大了，而且子公司多了，各子公司性质各异，区域分散，针对这种形势，档案管理要抓住宏观，注重建章立制。在宏观管理的基础上，以子公司为单位实行档案的集中统一管理，从源头上确保档案的完整与安全，强化档案管理的责任，注重档案的收集与利用。
四、集团体制下的档案委托管理
档案委托管理是将企业档案管理业务工作委托给具备相应能力的档案馆管理，受托档案馆从委托企业的归档文件材料收集开始直到查阅利用、鉴定销毁，提供全方位、全过程的优质服务。兵器集团重组后各子集团以“总部+附属企业”的模式运行，这给予了各子公司内部管理体制及运行机制一定的自主性和灵活性。各子公司可根据本企业的实际情况设置组织机构，而集团总部不可能全部解决内部庞大的档案管理业务。为解决这一矛盾，集团可在集团内培育发展一个或几个具有档案委托管理能力的档案管理机构，为那些不具备设立档案管理机构的子公司提供优质的、全面的档案委托管理服务。受托档案馆成为委托企业的外部档案管理机构，委托企业是受托档案馆的客户，两者之间是一种商业关系，受合同的制约。在集团内部实行档案管理委托运作机制，是一种改革也是一种创新，更是集团重组后催生子公司效益最大化的一种有效方式。在集团内部搭建档案委托管理平台，有利于集团档案管理工作系统化、科学化，有利于集团档案的保密管理，有利于集团的知识产权保护。
五、总结
在企业改革重组的形势下，档案管理体制的改革要能够适应企业集团化的发展需求，集团档案管理应做到宏观指导下的集中统一，既以法规制度为档案业务工作的指南，又可根据本企业的特点，在档案实际工作中突出个性，探索新方法，利用新技术，最终促进集团档案管理工作的全面升级。
作者：李利华 薛文华 单位：北方通用电子集团206所
第二篇：企业档案管理体制探究
一、经典计划经济体制下政府完全管控时期
我国在经济领域建立高度统一的指令性计划经济体制，在政治管理领域建立高度集权的“条条”行政管理体制，这些高度集中统一的政治、经济体制的选择会直接制约一个国家的其它各个方面的制度选择，国家的档案管理制度也不例外。企业档案工作也实行高度集中的计划管理模式。1.宏观档案管理体制首先，确立“集中统一”原则。1956年4月国务院《关于加强国家档案工作的决定》，把“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”确定为全国档案工作的基本原则。其次，开始建立以“条条”为主的管理体制，并探索“块块”管理。在“条条”方面，国家要求实行按专业统一管理，1964年国家档案局在《关于进一步加强技术档案工作的报告》中明确指出，“技术档案……必须实行按专业统一管理的办法”，在“块块”上，各级政府设置上下对口的职能部门，既接受本机构政府领导，又接受上级对口部门领导。“条块”结合的管理体制推动我国企业建立了一套适应国家需要的企业档案工作体系，配合并基本满足了企业生产活动的需要。
2.微观企业档案管理体制
建国初期，在高度集中的计划经济体制下没有真正意义上的企业，“企业”是政府下属的一级行政组织，企业不仅有上级，企业自己也有级别，政府(主管部门)与企业是领导与被领导的上下级关系，企业内的机构组织与政府机关完全对口设置。在党委统一领导下，在行政管理上由行政负责人直接领导，而业务上归技术副厂长或总工程师主管。档案工作采用归口管理模式，单位各部门档案工作直接接受上级对应部门的指导。建国初期的集中统一管理体制有效地促进了我国企业文书档案、科技档案和其他专门档案管理工作的创建和发展。但归口管理导致企业档案管理制度分类别分部门制定，不能采用统一的管理思想和管理模式。
3.企业档案管理制度
这个时期我国档案管理体制初步形成，企业档案管理制度开始向规范化发展。建国初期，科技档案制度内容比较零散，不完善、不系统，尚处在探索阶段。60年代后期，在科技档案管理制度方面，以归档制度为核心形成了较为完整的业务制度，如分类编号办法；保管、保密、检查制度；科技档案借阅、利用、鉴定作废或销毁制度；科技档案统计工作办法等。国家各专业系统的档案制度没有系统建立起来，但颁布的一些规章制度，如《关于加强国家档案工作的决定》和《技术档案室工作暂行通则》等对之后企业档案工作的发展具有很强的借鉴意义。“”使党和国家遭受了建国以来最严重的挫折和破坏，档案管理制度几被摧毁，各级档案机构遭到了冲击。
二、计划经济体制框架下企业制度转轨时期
1978年，党的十一届三中全会召开，要求扩大企业经营管理自主权，引进市场经济因素作为计划经济体制的补充，此后中国出现了多种产权所有制类型的企业，国有企业、集体企业、三资企业并存。
1.企业档案工作宏观管理体制
《档案法》确立了“统一管理、分级领导”的档案事业宏观管理原则，管理体制从“按条管理”走向“条块结合”管理模式。改革开放政策的推行使部分专业主管机关放开了对企业的管理权，部分企业由于失去了外部主管机关，因而档案行政管理部门开始起主导作用，管理机制“以条为主”转向“以块为主”发展。“条块结合”管理体制在客观上形成档案行政管理部门和行业主管部门的双重压力，共同推动企业档案工作运行。国家针对这个时期多种产权的企业确立了多种体制：对于国有企业，行政管理部门和专业主管机关监管力度进一步加强；新出现的乡镇企业和个体企业因其机构设置和人员安排相对随意，对其监管不力；对于三资企业，国家要求地方档案行政管理部门因地制宜，以适当的形式帮助条件成熟的企业建立起集中统一管理的档案管理工作体制。
2.企业档案工作微观管理体制
这个时期各类企业发展很不平衡，国有企业始终占据主导地位，三资企业和乡镇企业无论在规模上还是在能力上都远不及国有企业。本文主要探讨国有企业档案管理体制。国有企业实行档案综合管理模式。随着企业开放搞活和深化改革的需要，企业作为一个经济实体对整体性管理要求增强，为适应档案集中统一管理和档案信息资源管理综合化、一体化发展的需要，出现了三种新型业务机构：综合档案室、联合档案室和企业信息中心(图书、情报、档案一体化管理)。企业统一制定档案规章制度，全面开发和综合利用企业档案信息资源。综合管理模式的确立使企业档案管理由归口管理走向统一管理。
3.国家对企业档案工作的制度安排和宏观管理活动
我国档案法制建设走的是一条从行政法规政策到法律的道路。上世纪80年代以前，国务院和国家档案局颁发的行政规章、行政规范性文件较多，专门科技档案管理制度逐步建立在这些规章制度的基础上，1987年国家颁布了《档案法》，标志着档案事业进入依法治档的新阶段。在宏观管理方面，国家对企业档案的管理体现为通过宏观机制带动企业内部开展微观档案管理制度变革。国家先后在档案管理领域大力开展整顿、升级、达标活动，带动了全国企业档案工作普遍发展，但外部动力太强，内部动力不足，形成档案工作“千企一面”的状态。
4.企业内部档案管理制度
国家宏观管理机构和机制的完善，促使我国企业档案管理法制向规范化、科学化迈进，这时期档案业务标准、操作规范的数量有所上升，升级达标活动促进国有企业基本形成一套较为完备的覆盖档案管理生命周期的制度体系，企业普遍建立了档案质量控制制度、成本核算制度、归档制度、整理制度、借阅制度以及科技档案补充修改制度，并将企业档案工作纳入企业经济责任制的考核范畴。为适应全球信息化浪潮的冲击，国家开始重视企业档案信息的全程、全面管理，颁布并实施了《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》和《国务院关于加强工业企业管理若干问题的决定》等，用于指导企业档案工作。
三、社会主义市场经济体制下深化企业改革时期
1993年党的十四届三中全会提出现代企业制度是国有企业改革的方向，随后全国人大通过了《公司法》确立公司制。随着改革开放的逐步深入，集体企业、私营企业和三资企业迅速增加。企业制度改革直接导致档案管理体制的变化。
1.宏观企业档案管理体制改革
首先，国有企业档案管理体制改革实施。伴随着国有企业战略性改组和中央企业的组建，国有企业档案工作按专业统一管理的体制开始转变为以资产为责任和纽带的管理，外部管理机构变为档案行政管理部门、国有资产管理部门、行业主管部门和企业主管部门共同管理，形成分级管理与属地管理相结合的管理体制。其次，对于民营企业，档案行政管理部门、各级工商联、各级中小企业管理部门分工合作，引导民营企业建立健全档案工作。再次，对于外商投资企业，各级政府档案行政管理部门和上级主管部门对本级行政区域内或本系统内本行业的下属外商投资企业进行监督、检查和服务。乡镇企业档案管理体制与上一时期相似。
2.国家对企业档案工作的宏观管理和制度安排
宏观管理方面，国家和企业的关系发生较大变化，对企业行政管理由微观管理向宏观管理转变，由直接管理为主向间接管理为主转变，其职责集中在健全法律法规体系上，对企业档案工作协调、监督上，切实体现宏观调控、社会管理和公共服务。国家先后批准了216个档案法律、行政法规、部门规章和规范性文件，形成一个以《档案法》为核心的档案行政法规、档案行政规章、地方档案行政规章四个层次的法规网络体系。这些法规的特点是：涉及企业档案工作多个方面，涉及产权变动中的企业档案工作，以及电子文件、非公有制企业档案工作等。针对国有企业和非国有企业制定的档案规章数量差距较大，对国有企业档案工作重视度远高于非国有企业。信息化时代更加重视对标准规范的制定，管理性、业务性、技术性规范配套制定，数量呈井喷之势。
3.企业档案管理模式变革
政府职能的转变使得政府不再干预企业内部管理，企业对档案管理有更多自主权。但自主并不是随意，新时代企业要在符合企业实际的基础上，统筹考虑多种因素如国家相关法规、企业的所有权、企业规模和管理方式等制定相应的档案管理制度。随着计划经济向市场经济转型，首先，在企业内部集中管理模式向集中—分散结合管理或分散管理转变。其次，出现档案一体、馆室结合的业务体制，企业档案信息一体化管理模式逐步形成。最后，外包模式逐步形成，企业可以委托档案社会化服务机构进行档案管理。
作者：朱明慧 单位：中国交通建设集团办公厅
第三篇：企业档案管理信息化建设研究
1企业档案管理信息化建设的重要作用
根据最新的数据显示，我国企业的档案管理采用信息化的方式起步晚，但是其目前的发展势头不容小觑。这样的发展，对企业来说是有益处的。传统的企业档案管理完全依靠人工操作。企业的档案内容众多，并且数据繁琐。在档案的录入、统计过程中容易出错，不及时发现这些错误的话，事后查找起来就要花费大量的人力、时间。企业档案管理实现信息化之后，在对信息进行录入或统计的过程中，一旦有错误出现便能一目了然。就算错误没有被及时发现，事后通过计算机的检索功能也能够及时的将错误信息找出并进行更正。另外，传统的企业档案管理方式对档案的保密性不高。企业的档案中包括企业员工的个人信息、企业产品参数，以及企业未来的发展规划，这些都属于企业的商业机密。传统的档案将这些机密内容用纸质储存，由于纸张不易携带、查看人员不受控制，很可能造成机密的泄露。信息化的企业档案管理可以将档案存放在相对封闭的地方，通过设置密码的方式，控制档案的可见范围。档案的安全性也有了较好的保障。档案和信息一样具有一定的时效性。传统的档案管理方式完全依靠人工，所以一旦有过期的或者是无效的档案，档案管理人员不能及时的对其进行处理，就导致无效档案的堆积，严重时浪费了不必要的空间资源，也为新档案数据的录入和统计带来了一定的出错概率。档案信息化管理之后，就能对档案进行按时间的划分，可以在计算机上设置时间提醒，档案一旦过期，计算机就会自动将其清除，档案的时效性大大增强。
2如何做好企业档案信息化
企业档案信息化管理的建设不是一蹴而就的。企业对其投入是需要有一定的策略性的方式和方法的。
2.1提高档案工作人员素质
过去，企业的档案管理是由企业的人力管理部门进行管理，这样的管理存在管理漏洞的风险。由于企业的档案管理并不是有专门的部门或者专门的人员进行管理，所以在管理的方式上就缺乏技术性。信息化进入到档案管理中，对能够掌握高科技技术，采用现代化的对企业档案进行管理的专业人才需求就显得尤其的重要。目前的招聘市场中，这样的人才是很稀缺的。针对这样的问题，企业可以对这类人才实行自主培养。企业可以从原来进行企业档案管理部门中抽调优秀人员，对其进行有针对性的专业技术技能培训，增强相关人员的计算机软件操作能力、文字管理能力，以及文档检索能力等。同时这些人员也应该具有一定的职业素质和思想政治素质，这样一来，企业档案的安全性就有了保障。档案工作人员的自主学习能力也需要有一定的水平。随着信息化的发展，同时能够顺应企业发展对企业档案管理的要求，相关工作人员要不断的提高自身专业素质，还要能够抵制不良诱惑，最大程度的做好自己的本职工作。
2.2加强档案信息化的基础建设
企业档案信息化建设的过程中，加强对计算机、网络的利用率。如果能够更加的充分利用计算机和网络，那么企业的档案的时效性就更显著，同时对废旧档案的处理也能做到及时清理。在网络的辅助下，企业的档案建设能够全面化，加之企业局域网的建设，企业各项工作的进行能够更加的协调。
2.3加强档案资源建设
企业的档案资源是企业档案实现信息化的基础，同时也是其最终目的。企业的档案要从过去的纸质形式转化为信息化的存储的方式，原有的档案一一录入效率较低，采用现代化的扫描设备，就能够将档案数字化。在档案形式的转换过程中，要注意档案信息的准确性以及录入数据对企业的价值。如果企业的档案需求无法在过去的档案信息中找到时，就需要对档案进行后期增加，把具体、实际的信息进行补充录如。将企业传统的纸质档案资料进行数字化的转换只是信息化的起步阶段。此外，还要把信息化建设中所需要的网络建设特点融入进来，才能真正的实现企业档案管理的信息化。就目前的形势来看，大部分的企业并没有把这两个步骤结合起来，这样就会阻碍数据库建设步伐，最终让整个企业档案管理系统存在漏洞，失去了信息化档案管理的真正意义。
2.4科学规划，加大资金投入
从企业资金投入到档案管理的信息化建设中来看，违反了企业是以盈利为目的的机构这一原则，所以企业更多的是将资金投入到企业的生产环节和销售环节当中。然而，从长远来看，企业的档案建设的好坏影响着企业的发展。因为企业档案中所包含的内容对整个企业的运作、发展，甚至是企业内部情况都具有很强的说服力，如果把档案中的信息运用好，能够对企业的管理起到实际的作用。根据企业档案的内容，可以很快的了解到员工的业绩、各个部门的发展情况，对企业发展中存在或出现的问题也提供了重要的参考。与此同时，企业的档案能够帮助企业根据具体的盈利情况，与企业客户实现互利共赢的合作成果。所以，企业的高层管理者应该正确对待企业档案信息化管理的投入问题，重视信息化档案管理的建设。最后在档案的信息化建设中，要做好计划、定好标准，不能过于盲目投入，要把整个建设过程的任务确定到人，对资金的投入注意分阶段，做好整个计划的统筹工作。
3结语
档案统一管理范文8
［关键词］企业；档案管理；社会化
市场经济的不断发展使企业的各种管理方式与手段，在日益改进与更新，而对于企业来说，档案管理是一项十分繁琐且工作量极大的工作，不仅耗时还耗费人力资源，在一定意义上影响了企业的发展与进步，因此，不少企业为了进一步提高管理效率，都尽可能运用合理的手段，实现企业档案管理的社会化。企业档案管理社会化实质是，企业档案的外包服务，将企业的部分或者全部的档案管理工作，交由专门进行档案管理的个人或者组织完成，从而节约企业的相关成本，减轻企业的负担，为企业档案管理水平的提高及长足发展奠定扎实的基础。
1企业档案管理社会化的可行性
1.1企业档案管理社会化是一种必然的时展趋势
相对来说，企业的档案管理并不是表面上看到的简单与轻松的工作，它比较繁琐、单调、复杂，需要企业在这方面投入必要的人力、物力，长此以往，必然会耗费企业不少的经营成本，影响企业的可持续发展。而企业档案管理进行外包可以使企业的档案管理工作更加专业，节约企业成本，符合时代与社会发展的要求，从而提高企业的核心竞争力，进而为企业的长足发展提供更多的契机。
1.2科学技术的发展使企业档案管理的社会化有了必要支撑
各种新型科学技术的不断发展与进步，为社会各行各业提供了坚实的科技支持。在企业档案管理工作中，科学信息技术的融入，使档案管理工作变得更加便捷、高效，专业档案管理部门在对企业档案进行管理时，可以凭借科学信息技术的重要力量，搭建专业的网络技术管理平台，并运用搭建的平台与委托企业进行实时的交流与沟通，实现档案管理的科学化。与此同时，在条件允许的情况下，更多的档案信息能够被共享与利用，间接地提升了企业档案的价值，这为企业档案管理的社会化提供了更多的机会和空间，督促企业与时俱进。
1.3中介的高质量服务为企业档案管理的社会化提供了重要保障
在企业档案管理方面，国家相继出台了不少政策，对其进行明确规范，相关专业的档案管理部门在参照档案管理政策方针的基础上，与委托企业进行必要的沟通与交流，并根据企业的要求对档案进行正规化管理。另外，被委托的中介管理机构依照严格的工作方法与工作要求，对企业档案进行专业化的规划与管理，尽可能地在更大程度上提高企业档案管理水平，这种高质量的中介服务为企业档案管理工作，提供了高质量的服务保障，使企业档案管理的社会化有了更多的可能。
2实现企业档案管理社会化的良好对策
2.1构建完善、合理的质量监督体系
首先，相关档案行政管理部门要对档案管理中介机构进行必要的监管，要对其工作制定必须遵守的规则与规章，并审查其执业资质，同时还要注重强化与工商管理部门，以及相关中介监督管理机构的合作，对档案管理中介机构进行注册与登记，使其工作符合政策法规的要求。其次，企业也要从各个方面监督档案管理中介机构的工作，要与中介机构签订合理的安全保密协议，并明确规定双方的责任与义务，从而进一步提高中介机构的责任意识与安全管理意识。再次，档案管理中介机构也要加强自身的监督工作，除了制定严格的工作规范外，还要实施科学的档案登记制度，严化档案的出入机制，确保企业档案实现更加安全、高效的管理。
2.2加强档案行政部门的宏观调控力度
为了在更大程度上提高企业档案社会化管理的水平，相关人员需要结合实际加强档案行政部门的宏观调控力度，为各项档案管理工作的顺利开展奠定扎实的基础。具体来说，其一，在强化政策研究与立法工作方面，各地各级的档案行政管理部门要考虑当地的实际发展情况，制定更为可行的行政规章或法规，地方的档案法规应对档案管理中介机构的从业资质、经营范围、工作人员素质、档案行政机关监督，以及管理标准等进行明确规定，尽可能地增强宏观调控的力度。其二，档案行政部门可以考虑尝试成立监察小组，定期或者不定期地深入档案管理中介机构的日常工作中，以“微服私访”的形式，真正了解中介机构的实际工作情况，对于发现的问题，要及时督促其进行整改与完善，并给予其必要的政策扶持与帮助，从而使中介机构的工作符合相关要求，为企业档案管理的社会化提供更多的活力。其三，在强化立法与政策研究方面，各地各级的档案行政管理部门还要结合不同中介管理机构的实际情况，对其内部的运行状态进行网络化的实时监督，确保中介机构的工作流程与管理标准等符合相关要求，清晰地把握与了解中介机构的规模以及问题，从而在一定程度上弱化，直至避免无序竞争等不良现象，促使我国企业档案管理社会化早日实现更加科学化的市场发展目标。
2.3强化集中统一管理
企业要想进一步推动档案管理的社会化，就要重视对档案进行集中统一管理工作，从而为档案管理的社会化提供保障。传统意义上的企业档案管理是由企业内部相应机构负责的，会根据员工的文化程度、工作级别等对档案进行划分，这样的管理手段很容易使档案管理工作出现混乱、无序的现象，不利于档案管理水平的提高。而企业档案管理实现社会化后，可以更好地实现集中统一管理，在更大程度上提高档案管理质量。因此，企业在把档案管理工作交给中介机构负责的过程中，要关注档案集中统一管理的实时情况，并要设置专门的机构与人员，对各类档案进行检查与归类，确保提供给中介机构的档案能够更加规范、准确，为档案管理社会化水平的提高，做好强有力的铺垫。另外，由于有时对人事档案的疏忽，企业员工在入职以后，档案还保存在自己手中，致使企业不能对其进行统一管理，从而出现弃档或者档案流失的不良现象。所以，企业要认真核对每一位员工档案的落实与管理情况，并制定统一的统计表格或录入系统，确保每一位员工的档案都记录在案，保证档案的集中统一管理以及档案管理社会化的合理性。
3结语
企业档案作为企业发展与进步的重要记载，是重要的分析与参考资料，能够为企业的健康、可持续发展提供必要的依据。企业档案管理的社会化，不论是对提高企业档案管理水平，还是促进企业发展等方面，都具有不可替代的重要意义。为顺利推进企业档案管理的社会化进程，企业及其他专业机构，需要从管理与技术等不同方面出发，逐步将企业档案由企业自身负责，转化为社会专业机构托管，进一步提高企业档案管理的专业性、时代化。
参考文献
［1］柏文文.企业档案管理社会化问题研究［J］.经营管理者,2017(3).
