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档案统一管理范文1
1引言
记录原始的实践活动中各类主体行为数据的统称为档案，由于档案在实践活动中直接形成，这些数据是阶级产生过程中累积和保管的数据资料。这种性质的累积和保管在维护个体运行时起到十分重要的作用。因此，档案管理与促进文献生成相辅相成，由此也产生了对档案累积管理的部门。剖析事业单位档案管理的内涵可以发现，信息档案对于民族和国家而言是重要的，同时对于社会而言具有不可或缺的参照价值，而且档案管理对于现今的社会发展意义重大。档案管理是服务型政府职能改革的第一步，通过完善档案管理改革举措，可以实现档案管理与网络信息技术的大融合，促进档案管理与政府职能相互完善并促进，并以新公共服务理论为依据促进事业单位档案管理的改革。基于此，为提升事业单位档案管理安全性，本文对事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略进行研究。
2事业单位纸质档案及电子档案管理理论背景
社会生活的日新月异增加了档案管理的信息量，同时也彰显了事业单位档案管理的重要地位，并对事业单位档案管理提出了全新的要求。为实现其良好保存，促进社会单位平稳度过档案转换初期，需要对档案管理产生的物质文化资料做合理记录，并向社会个体提供事业单位管理记录的珍贵档案资料，以记录事实为基础记录历史上的发展内容，作为有力的社会发展维护工具，并以此作为档案管理的参照，还要采用数字化、信息化的方式促进事业单位档案管理方式多元化。以信息化办公为标准，对单位档案管理的效率作出新的要求。而且档案管理的规范化，也使得整个事业单位档案管理的办公内容变得更加轻松，在提高档案处理速率的同时避免办公经费的浪费。而且仅就工作性质的重要程度来说，档案管理这一管理型的工作与物质财富的直接产生不发生实质性的关系，但这并不妨碍档案管理与其他部门建立实质性的记录关系，通过实践服务记录事业单位的资源数据，并将实际数据与公共服务相结合，以此为社会个体提供实质性的服务。由于其本身的不盈利性，所以档案管理的收益不能以盈利多少来衡量，而是需要通过对事业单位各方面的资料采集，在保留机密信息不外泄的同时，在合理的范围内为民众个体提供信息资源服务，这才是事业单位档案管理的意义所在。分析档案管理的功能可知，大部分档案管理内容与单位工作业绩挂钩，其中包含了事业单位的发展历史及管理内容，也包含单位发展历程中取得的各项重要成果。这些重要资料甚至能够决定一个单位未来的发展走向，所以档案管理绝不仅是做档案保存和收录，而是衡量单位业绩和发展方向的重要标尺。
3事业单位纸质档案及电子档案管理中存在的问题
现如今，事业单位档案管理制度对档案信息资源的开发利用效果并不明显，这使得档案管理信息资源的利用率不断下降，保管的许多档案的信息资源质量参差不齐。出于对档案信息资源采集的考虑，需要根据档案管理制度类别作内容总结，但受部分档案管理信息化资源的制度限制，同期档案的收集整理分类与立卷编目不相匹配，对于单位间信息资源的共享机制没有明确的把控，档案信息化资源的质量也有待提高等问题日渐突出。由此可见，当前建立的信息化档案管理数据库已经远远不能满足现今数据档案存储的需求，部分档案管理空间还有待开发。而且部分档案信息内容的安全保护措施缺失，重要机密的档案资料与普通档案资料混淆，使得国家机密档案信息存在不可控的泄露风险。对事业单位档案管理的信息化处理不充分，缺乏足够的档案信息安全建设。此外，对普通的档案资料与重要档案的资料的区分度不够，涉及很多机密信息的档案管理未完全按照安全管理机制进行。对档案的查借审阅制度把控不严格，在收录、转出、利用和销毁时未规范操作等问题也十分明显，亟需通过限制机密资料的审阅规制，保证在适当的情况下公开事业单位档案管理资料，对事业单位的档案进行管理与公开，确保安全。检索效率与档案管理的关联性极高，因此，部分事业单位对检索工具十分执着，努力研发检索工具以期提高档案管理的效率，殊不知检索设备的提高能够较大程度地提高检索效率，且当检索设备上的检索工具过于精密，可能还会导致档案管理的效率降低，甚至在档案检索时容易出现档案重叠的情况，这也会导致事业单位档案管理陷入效率过低的困境中。
4构建事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略
4.1拓宽事业单位纸质及电子档案规范化统一管理渠道
为提高档案管理信息资源利用率，应当对事业单位纸质及电子档案规范化统一管理渠道做拓宽处理。通过数字加密技术提高数字化加密技术的利用率，利用更多的档案资料的转换管理方式，对典型的数字化技术做升级处理。通过数字加密数据库，提供档案管理身份认证扫描功能，将数字化档案信息与完整的档案信息资料相结合。通过创造有利条件建设数字化档案管理效益统计机制，并引进外来相关技术实现事业单位档案收集整理。另外，需要分析事业单位档案管理改革组成，利用数码扫描识别技术整理事业单位纸质档案，并对纸质档案设置数码电子标签，通过OCR识别推行档案管理工作的自动化实现，并在购置前对档案自动化建设的基础设施作预先考量。利用自动提取的数据收集管理功能，确定筛选检索的信息数据关键词，建立批量处理档案管理基础设施，并根据自动化管理的方式选择档案管理的建设基础构成，根据档案管理的实际运用情况对包含信息进行数据分析。利用档案自动化建设的基础设施构建自动化管理单位，并设计更多的档案管理模式。此外，需要对传统的档案管理利用机制作调整，针对事业单位档案互动率较低的部分做档案管理联动，通过以多对一的互动化管理建设，对事业单位的档案管理平台进行改革。增加档案管理的需求服务开发人员，并针对在线同时交流互动增加档案借阅功能。通过开发相应的服务软件，提供交流互动的档案管理服务模式，并针对交流互动率较高的文献信息作整理，以提高档案文献信息的交流互动效果为主，提高公共服务档案管理的查看功能。出于改变传统档案互动性的目的，建立互动化档案管理建设机制，以交流互动为基础做好多方同时在线档案信息的优化处理。
4.2构建事业单位纸质及电子档案规范化统一管理机制
为提高事业单位档案管理的利用效果，需要从重保管利用的理念入手，建立起事业单位纸质及电子档案规范化统一管理机制。利用管理机制规范档案管理工作开展的情况，对尚未归档的重要档案做监督，并对于被利用的档案管理资料做登记，通过利用率的高低对档案管理资料进行分类，将不同类型的档案管理资料归置到一起。只有档案管理的工作机制转变，才能重新建立档案管理的出发点，使得档案管理工作获得更高的认可度。同时，档案管理不仅是为了单位，同时也是为了社会和个人，保护社会个人的原始资料不被泄露。因此，档案管理机制应转变服务对象，建立维护自身合法权益的凭证查询机制。以供给管理、科研等工作服务资料为基础，依托团体组织的重要等级信息总结档案管理工作内容。重新整理档案统一管理资源的服务内容，可以使得档案管理资源更加丰富多样化，能够满足更多利用者的实际需求。利用每年的档案工作会议培训指导兼职档案人员，并普及档案法规等重要工作机制，指导并对业务工作中的具体问题作出及时有效的解释。收集并保管处理完毕的档案信息资料。统计缺失或存在错误的事业单位纸质或电子档案，将统计结果汇总并统一报告处理。
4.3建立事业单位纸质及电子档案规范化统一管理制度
事业单位的档案管理观念与当前单位的改革形势不符，导致档案管理制度也远远落后于当前的档案管理环境，因此，在革新旧的落后观念的基础上，利用档案管理制度建立便民服务资源开发管理制度。在档案管理的工作中，从本质上加强档案规范化管理的信念感，从新公共服务理论的角度思考社会组织管理的切实任务。不以单纯地追求效率为目标，以保存信息的完整度和收藏文献资料的价值高低作为衡量档案管理的好坏。针对保存的档案做机密性保管处理，利用档案管理资源开发程度建立新的档案审核标准。对涉及单位的具体数据进行处理，通过相关业务往来的民众的基本信息作出数据统计。对于涉及的主体比较多的事业单位的档案管理资源，反复核对涉及单位的具体数据，并与单位人员信息进行对照核实。按照档案资料管理流程细致审核档案内容，同时建立档案管理工作监督制度。对档案管理的程序以及流程的规范化做流程检查。从加强其档案管理的工作制度入手，对事业单位的档案管理监督机制作修正，将具体的单位档案管理分成2个部分进行。据此建立档案管理监督机构，成立监督队伍。审视档案管理的监督的内容，重新拟定档案管理的监督标准，根据外部监督制度确定人民群众的监督方式，并鼓励事业单位管理监督中多元主体参与，并对档案管理做有效的宣传。
5事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略应用实例
5.1档案管理概况
为验证事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略的优化思路，合并某区事业单位档案管理的划分关系，并针对本区内的单位档案管理作出调整，根据区内的分类标准划分社会保障及各项科教文卫的资料数据，针对档案管理的制度和方式作情况叙述，通过事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略，对涉事业单位档案管理对象的内容作总结。
5.2档案规范化统一管理策略的具体内容
在总结档案规范化管理机制的基础上，对事业单位档案管理的功能作减法处理，合并并调整档案管理工作内容，以减少事业单位档案管理的工作分散性，降低档案管理部门对档案管理不作为的可能性。根据档案管理的内容划分档案管理风险的计量标准，对某区内事业单位的档案管理风险等级作调查，借助分析工具整理得到的部门档案管理情况，按照从1～10的权重比对档案管理信息作评分，据此分析单位档案管理的安全等级对比结果，以远离标准参照线的距离为风险值的计算标准，以9个月为安全风险指数的计算周期，计算应用管理策略前后的风险指数。
5.3结果分析
为更好地考察当前我国事业单位档案管理进程以及受到时间以及空间、资源的限制，研究者选取了比较具有代表性的H区作为研究的对象。通过对H区档案管理的信息化的研究，得出事业单位档案管理安全风险指数统计图，如图1所示。分析图1中事业单位档案管理安全风险指数统计可知，在应用事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略前，事业单位档案管理安全风险指数较高，在第1月时风险指数达到了0.75，在应用了事业单位档案管理策略后，事业单位档案管理安全风险指数最高为0.50。因此，应用事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略确实能够有效降低事业单位档案管理安全风险指数。
6结语
档案统一管理范文2
一、成立集团后档案工作管理体制的改革
现代企业制度下集团档案工作应包括集团档案系统建设工作和档案业务管理工作。档案管理呈现什么样的模式受制于档案具有怎样的管理体制。档案管理体制包含两个层面的内容：一是集团对档案工作的宏观管理；二是档案业务部门内部的微观管理。两者之间是相互统一、相互促进、相辅相成的。探讨集团档案工作的管理体制要从上述两个层面谈起。企业集团一般是由多个具有产权关系和公司法人治理结构的母子公司组成的战略联盟，或由若干个被控股、参股或具有契约关系以及具有层次性、稳定性的公司组成。各公司间经营模式、管理模式、产业规模、企业文化都各不相同，再采用过去的档案管理体制，一定无法适应企业个性化的管理要求，集团档案管理工作的开展将难以顺利进行。这就要求集团在宏观管理模式上要树立多元化的管理理念，允许个性化的管理模式并存，对各子公司档案业务部门给予一定的管理自主权。集团只需要进行宏观掌控，在管理中以统筹引导、指导咨询为主，目的在于加强各子公司档案工作，使其能够按照规定自主运行。一是建立适用于集团内档案工作的档案规章制度。二是在集团内实行统一领导、分级集中、形式多样的管理模式。“统一领导”指集团总部档案主管部门对全集团档案工作的宏观领导；“分级集中”指以每个分子公司为单位，对档案进行集中统一管理；“形式多样”指集团内档案管理的形式要多样化，以适应各企业的特点，各分子公司可以设置自己的档案编制，设立自己的档案管理部门，也可以对档案进行委托管理。三是成立集团档案工作领导小组，由档案工作领导小组对档案工作进行统筹安排，并向各企业提供档案技术指导。在集团总部对档案工作的宏观指导下，逐步建立健全各企业档案管理的微观体制。集团总部档案主管部门要引导各子公司档案部门创新各自档案工作的管理体制，以适应企业发展的需要。而各企业在档案微观管理创新时，除了要满足企业自身需要，更要以上级主管部门对档案的要求为限，防止由于档案工作的疏忽给企业的中长期发展带来不良影响。
二、成立集团后档案工作运行机制的改革
管理体制确定之后，要建立并完善推动管理体制运行的管理机制。集团总部档案主管部门首先应从宏观层面上建立起相应的运行机制。在集团这种多种经济体制并存、多种管理模式共生的情况下，推动档案工作运行的主要手段是严格执行档案法规，系统建立集团档案业务的各项规章制度。
1.学习宣贯、严格执行档案法规。
档案法规是约束档案业务部门和档案业务人员在档案工作中的行为的强制性的工作标准或工作准则。集团一定要做好学习宣传工作，使各级领导及档案业务人员真正理解并在实际工作中认真执行这些规章制度，这样就能够促使集团档案工作在同一个法律、法规和制度的平台上操作，实现集团档案工作灵魂的统一以及内在本质的统一。
2.强化监督管理，促进档案各项业务良性发展。
集团对子公司的档案管理要以监督检查为主，要制定常态化检查机制或定期检查机制，重点应放在督促其加强对公司所属的具有保存价值档案的管理上；督促其真正落实档案集中统一管理原则；对于有委托档案管理业务的要加强监管，确保档案委托业务良性发展。
3.提供指导服务，宏观引导档案业务具体工作。
由于档案工作最终是由各档案业务部门来完成，是各子公司的独立行为，因此集团档案主管部门不宜对具体业务插手过多，应通过提供法规咨询、技术指导、业务培训等来引导各子公司档案工作，从宏观上把各子公司档案工作引导到依法操作、规范运行、科学管理的轨道上来。
三、成立集团后档案工作管理模式的改革
集团档案工作的管理体制和运行机制确定之后，档案工作的管理模式也基本成型。档案工作管理模式主要体现在档案管理系统与档案管理业务部门两个层面上，这两个层面应相互协调。档案管理系统层面是档案业务部门管理层面的系统领导者、业务指导者、规章建立者、执行监督者，不从事档案具体业务工作。档案管理系统可以通过成立档案工作领导小组，负责具体落实档案管理职能，档案工作领导小组可下设办公室，对集团档案工作进行统筹部署安排。档案业务部门指档案实物管理者，即各企业的档案管理机构。集团所属的各企业档案管理机构是平等的，不受馆藏多少与级别高低的影响，各自在集团档案主管部门监督下依法独立地开展适合本企业特点的档案业务工作。各公司档案业务部门在档案工作中要建立集中统一的管理模式，也就是要对本企业档案实体实行集中统一管理。随着企业的发展，产生了许多新型档案，采取集中统一管理的方式便于对新型档案的研究、收集和加工整理，有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白、疏漏和失散。因此要强调档案集中统一管理模式，以利于档案的收集与利用，克服各自为政、档案分散的混乱现象。存在委托管理业务的档案部门，在“集中统一”管理原则下，要强调全宗名下的“集中统一”，要建立集中统一管理体系并非表面上把一个单位的全部档案集中在一起，保管在一处库房里，而是质的统一，要具有委托单位的档案管理个性，目的在于提高委托企业档案快捷、有效的利用效率。总之，集团档案工作的管理模式是“大放小集”。企业集团化之后不仅规模大了，而且子公司多了，各子公司性质各异，区域分散，针对这种形势，档案管理要抓住宏观，注重建章立制。在宏观管理的基础上，以子公司为单位实行档案的集中统一管理，从源头上确保档案的完整与安全，强化档案管理的责任，注重档案的收集与利用。
四、集团体制下的档案委托管理
档案委托管理是将企业档案管理业务工作委托给具备相应能力的档案馆管理，受托档案馆从委托企业的归档文件材料收集开始直到查阅利用、鉴定销毁，提供全方位、全过程的优质服务。兵器集团重组后各子集团以“总部+附属企业”的模式运行，这给予了各子公司内部管理体制及运行机制一定的自主性和灵活性。各子公司可根据本企业的实际情况设置组织机构，而集团总部不可能全部解决内部庞大的档案管理业务。为解决这一矛盾，集团可在集团内培育发展一个或几个具有档案委托管理能力的档案管理机构，为那些不具备设立档案管理机构的子公司提供优质的、全面的档案委托管理服务。受托档案馆成为委托企业的外部档案管理机构，委托企业是受托档案馆的客户，两者之间是一种商业关系，受合同的制约。在集团内部实行档案管理委托运作机制，是一种改革也是一种创新，更是集团重组后催生子公司效益最大化的一种有效方式。在集团内部搭建档案委托管理平台，有利于集团档案管理工作系统化、科学化，有利于集团档案的保密管理，有利于集团的知识产权保护。
五、总结
在企业改革重组的形势下，档案管理体制的改革要能够适应企业集团化的发展需求，集团档案管理应做到宏观指导下的集中统一，既以法规制度为档案业务工作的指南，又可根据本企业的特点，在档案实际工作中突出个性，探索新方法，利用新技术，最终促进集团档案管理工作的全面升级。
作者：李利华 薛文华 单位：北方通用电子集团206所
第二篇：企业档案管理体制探究
一、经典计划经济体制下政府完全管控时期
我国在经济领域建立高度统一的指令性计划经济体制，在政治管理领域建立高度集权的“条条”行政管理体制，这些高度集中统一的政治、经济体制的选择会直接制约一个国家的其它各个方面的制度选择，国家的档案管理制度也不例外。企业档案工作也实行高度集中的计划管理模式。1.宏观档案管理体制首先，确立“集中统一”原则。1956年4月国务院《关于加强国家档案工作的决定》，把“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”确定为全国档案工作的基本原则。其次，开始建立以“条条”为主的管理体制，并探索“块块”管理。在“条条”方面，国家要求实行按专业统一管理，1964年国家档案局在《关于进一步加强技术档案工作的报告》中明确指出，“技术档案……必须实行按专业统一管理的办法”，在“块块”上，各级政府设置上下对口的职能部门，既接受本机构政府领导，又接受上级对口部门领导。“条块”结合的管理体制推动我国企业建立了一套适应国家需要的企业档案工作体系，配合并基本满足了企业生产活动的需要。
2.微观企业档案管理体制
建国初期，在高度集中的计划经济体制下没有真正意义上的企业，“企业”是政府下属的一级行政组织，企业不仅有上级，企业自己也有级别，政府(主管部门)与企业是领导与被领导的上下级关系，企业内的机构组织与政府机关完全对口设置。在党委统一领导下，在行政管理上由行政负责人直接领导，而业务上归技术副厂长或总工程师主管。档案工作采用归口管理模式，单位各部门档案工作直接接受上级对应部门的指导。建国初期的集中统一管理体制有效地促进了我国企业文书档案、科技档案和其他专门档案管理工作的创建和发展。但归口管理导致企业档案管理制度分类别分部门制定，不能采用统一的管理思想和管理模式。
3.企业档案管理制度
这个时期我国档案管理体制初步形成，企业档案管理制度开始向规范化发展。建国初期，科技档案制度内容比较零散，不完善、不系统，尚处在探索阶段。60年代后期，在科技档案管理制度方面，以归档制度为核心形成了较为完整的业务制度，如分类编号办法；保管、保密、检查制度；科技档案借阅、利用、鉴定作废或销毁制度；科技档案统计工作办法等。国家各专业系统的档案制度没有系统建立起来，但颁布的一些规章制度，如《关于加强国家档案工作的决定》和《技术档案室工作暂行通则》等对之后企业档案工作的发展具有很强的借鉴意义。“”使党和国家遭受了建国以来最严重的挫折和破坏，档案管理制度几被摧毁，各级档案机构遭到了冲击。
二、计划经济体制框架下企业制度转轨时期
1978年，党的十一届三中全会召开，要求扩大企业经营管理自主权，引进市场经济因素作为计划经济体制的补充，此后中国出现了多种产权所有制类型的企业，国有企业、集体企业、三资企业并存。
1.企业档案工作宏观管理体制
《档案法》确立了“统一管理、分级领导”的档案事业宏观管理原则，管理体制从“按条管理”走向“条块结合”管理模式。改革开放政策的推行使部分专业主管机关放开了对企业的管理权，部分企业由于失去了外部主管机关，因而档案行政管理部门开始起主导作用，管理机制“以条为主”转向“以块为主”发展。“条块结合”管理体制在客观上形成档案行政管理部门和行业主管部门的双重压力，共同推动企业档案工作运行。国家针对这个时期多种产权的企业确立了多种体制：对于国有企业，行政管理部门和专业主管机关监管力度进一步加强；新出现的乡镇企业和个体企业因其机构设置和人员安排相对随意，对其监管不力；对于三资企业，国家要求地方档案行政管理部门因地制宜，以适当的形式帮助条件成熟的企业建立起集中统一管理的档案管理工作体制。
2.企业档案工作微观管理体制
这个时期各类企业发展很不平衡，国有企业始终占据主导地位，三资企业和乡镇企业无论在规模上还是在能力上都远不及国有企业。本文主要探讨国有企业档案管理体制。国有企业实行档案综合管理模式。随着企业开放搞活和深化改革的需要，企业作为一个经济实体对整体性管理要求增强，为适应档案集中统一管理和档案信息资源管理综合化、一体化发展的需要，出现了三种新型业务机构：综合档案室、联合档案室和企业信息中心(图书、情报、档案一体化管理)。企业统一制定档案规章制度，全面开发和综合利用企业档案信息资源。综合管理模式的确立使企业档案管理由归口管理走向统一管理。
3.国家对企业档案工作的制度安排和宏观管理活动
我国档案法制建设走的是一条从行政法规政策到法律的道路。上世纪80年代以前，国务院和国家档案局颁发的行政规章、行政规范性文件较多，专门科技档案管理制度逐步建立在这些规章制度的基础上，1987年国家颁布了《档案法》，标志着档案事业进入依法治档的新阶段。在宏观管理方面，国家对企业档案的管理体现为通过宏观机制带动企业内部开展微观档案管理制度变革。国家先后在档案管理领域大力开展整顿、升级、达标活动，带动了全国企业档案工作普遍发展，但外部动力太强，内部动力不足，形成档案工作“千企一面”的状态。
4.企业内部档案管理制度
国家宏观管理机构和机制的完善，促使我国企业档案管理法制向规范化、科学化迈进，这时期档案业务标准、操作规范的数量有所上升，升级达标活动促进国有企业基本形成一套较为完备的覆盖档案管理生命周期的制度体系，企业普遍建立了档案质量控制制度、成本核算制度、归档制度、整理制度、借阅制度以及科技档案补充修改制度，并将企业档案工作纳入企业经济责任制的考核范畴。为适应全球信息化浪潮的冲击，国家开始重视企业档案信息的全程、全面管理，颁布并实施了《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》和《国务院关于加强工业企业管理若干问题的决定》等，用于指导企业档案工作。
三、社会主义市场经济体制下深化企业改革时期
1993年党的十四届三中全会提出现代企业制度是国有企业改革的方向，随后全国人大通过了《公司法》确立公司制。随着改革开放的逐步深入，集体企业、私营企业和三资企业迅速增加。企业制度改革直接导致档案管理体制的变化。
1.宏观企业档案管理体制改革
首先，国有企业档案管理体制改革实施。伴随着国有企业战略性改组和中央企业的组建，国有企业档案工作按专业统一管理的体制开始转变为以资产为责任和纽带的管理，外部管理机构变为档案行政管理部门、国有资产管理部门、行业主管部门和企业主管部门共同管理，形成分级管理与属地管理相结合的管理体制。其次，对于民营企业，档案行政管理部门、各级工商联、各级中小企业管理部门分工合作，引导民营企业建立健全档案工作。再次，对于外商投资企业，各级政府档案行政管理部门和上级主管部门对本级行政区域内或本系统内本行业的下属外商投资企业进行监督、检查和服务。乡镇企业档案管理体制与上一时期相似。
2.国家对企业档案工作的宏观管理和制度安排
宏观管理方面，国家和企业的关系发生较大变化，对企业行政管理由微观管理向宏观管理转变，由直接管理为主向间接管理为主转变，其职责集中在健全法律法规体系上，对企业档案工作协调、监督上，切实体现宏观调控、社会管理和公共服务。国家先后批准了216个档案法律、行政法规、部门规章和规范性文件，形成一个以《档案法》为核心的档案行政法规、档案行政规章、地方档案行政规章四个层次的法规网络体系。这些法规的特点是：涉及企业档案工作多个方面，涉及产权变动中的企业档案工作，以及电子文件、非公有制企业档案工作等。针对国有企业和非国有企业制定的档案规章数量差距较大，对国有企业档案工作重视度远高于非国有企业。信息化时代更加重视对标准规范的制定，管理性、业务性、技术性规范配套制定，数量呈井喷之势。
3.企业档案管理模式变革
政府职能的转变使得政府不再干预企业内部管理，企业对档案管理有更多自主权。但自主并不是随意，新时代企业要在符合企业实际的基础上，统筹考虑多种因素如国家相关法规、企业的所有权、企业规模和管理方式等制定相应的档案管理制度。随着计划经济向市场经济转型，首先，在企业内部集中管理模式向集中—分散结合管理或分散管理转变。其次，出现档案一体、馆室结合的业务体制，企业档案信息一体化管理模式逐步形成。最后，外包模式逐步形成，企业可以委托档案社会化服务机构进行档案管理。
作者：朱明慧 单位：中国交通建设集团办公厅
第三篇：企业档案管理信息化建设研究
1企业档案管理信息化建设的重要作用
根据最新的数据显示，我国企业的档案管理采用信息化的方式起步晚，但是其目前的发展势头不容小觑。这样的发展，对企业来说是有益处的。传统的企业档案管理完全依靠人工操作。企业的档案内容众多，并且数据繁琐。在档案的录入、统计过程中容易出错，不及时发现这些错误的话，事后查找起来就要花费大量的人力、时间。企业档案管理实现信息化之后，在对信息进行录入或统计的过程中，一旦有错误出现便能一目了然。就算错误没有被及时发现，事后通过计算机的检索功能也能够及时的将错误信息找出并进行更正。另外，传统的企业档案管理方式对档案的保密性不高。企业的档案中包括企业员工的个人信息、企业产品参数，以及企业未来的发展规划，这些都属于企业的商业机密。传统的档案将这些机密内容用纸质储存，由于纸张不易携带、查看人员不受控制，很可能造成机密的泄露。信息化的企业档案管理可以将档案存放在相对封闭的地方，通过设置密码的方式，控制档案的可见范围。档案的安全性也有了较好的保障。档案和信息一样具有一定的时效性。传统的档案管理方式完全依靠人工，所以一旦有过期的或者是无效的档案，档案管理人员不能及时的对其进行处理，就导致无效档案的堆积，严重时浪费了不必要的空间资源，也为新档案数据的录入和统计带来了一定的出错概率。档案信息化管理之后，就能对档案进行按时间的划分，可以在计算机上设置时间提醒，档案一旦过期，计算机就会自动将其清除，档案的时效性大大增强。
2如何做好企业档案信息化
企业档案信息化管理的建设不是一蹴而就的。企业对其投入是需要有一定的策略性的方式和方法的。
2.1提高档案工作人员素质
过去，企业的档案管理是由企业的人力管理部门进行管理，这样的管理存在管理漏洞的风险。由于企业的档案管理并不是有专门的部门或者专门的人员进行管理，所以在管理的方式上就缺乏技术性。信息化进入到档案管理中，对能够掌握高科技技术，采用现代化的对企业档案进行管理的专业人才需求就显得尤其的重要。目前的招聘市场中，这样的人才是很稀缺的。针对这样的问题，企业可以对这类人才实行自主培养。企业可以从原来进行企业档案管理部门中抽调优秀人员，对其进行有针对性的专业技术技能培训，增强相关人员的计算机软件操作能力、文字管理能力，以及文档检索能力等。同时这些人员也应该具有一定的职业素质和思想政治素质，这样一来，企业档案的安全性就有了保障。档案工作人员的自主学习能力也需要有一定的水平。随着信息化的发展，同时能够顺应企业发展对企业档案管理的要求，相关工作人员要不断的提高自身专业素质，还要能够抵制不良诱惑，最大程度的做好自己的本职工作。
2.2加强档案信息化的基础建设
企业档案信息化建设的过程中，加强对计算机、网络的利用率。如果能够更加的充分利用计算机和网络，那么企业的档案的时效性就更显著，同时对废旧档案的处理也能做到及时清理。在网络的辅助下，企业的档案建设能够全面化，加之企业局域网的建设，企业各项工作的进行能够更加的协调。
2.3加强档案资源建设
企业的档案资源是企业档案实现信息化的基础，同时也是其最终目的。企业的档案要从过去的纸质形式转化为信息化的存储的方式，原有的档案一一录入效率较低，采用现代化的扫描设备，就能够将档案数字化。在档案形式的转换过程中，要注意档案信息的准确性以及录入数据对企业的价值。如果企业的档案需求无法在过去的档案信息中找到时，就需要对档案进行后期增加，把具体、实际的信息进行补充录如。将企业传统的纸质档案资料进行数字化的转换只是信息化的起步阶段。此外，还要把信息化建设中所需要的网络建设特点融入进来，才能真正的实现企业档案管理的信息化。就目前的形势来看，大部分的企业并没有把这两个步骤结合起来，这样就会阻碍数据库建设步伐，最终让整个企业档案管理系统存在漏洞，失去了信息化档案管理的真正意义。
2.4科学规划，加大资金投入
从企业资金投入到档案管理的信息化建设中来看，违反了企业是以盈利为目的的机构这一原则，所以企业更多的是将资金投入到企业的生产环节和销售环节当中。然而，从长远来看，企业的档案建设的好坏影响着企业的发展。因为企业档案中所包含的内容对整个企业的运作、发展，甚至是企业内部情况都具有很强的说服力，如果把档案中的信息运用好，能够对企业的管理起到实际的作用。根据企业档案的内容，可以很快的了解到员工的业绩、各个部门的发展情况，对企业发展中存在或出现的问题也提供了重要的参考。与此同时，企业的档案能够帮助企业根据具体的盈利情况，与企业客户实现互利共赢的合作成果。所以，企业的高层管理者应该正确对待企业档案信息化管理的投入问题，重视信息化档案管理的建设。最后在档案的信息化建设中，要做好计划、定好标准，不能过于盲目投入，要把整个建设过程的任务确定到人，对资金的投入注意分阶段，做好整个计划的统筹工作。
3结语
档案统一管理范文3
［关键词］企业；档案管理；社会化
市场经济的不断发展使企业的各种管理方式与手段，在日益改进与更新，而对于企业来说，档案管理是一项十分繁琐且工作量极大的工作，不仅耗时还耗费人力资源，在一定意义上影响了企业的发展与进步，因此，不少企业为了进一步提高管理效率，都尽可能运用合理的手段，实现企业档案管理的社会化。企业档案管理社会化实质是，企业档案的外包服务，将企业的部分或者全部的档案管理工作，交由专门进行档案管理的个人或者组织完成，从而节约企业的相关成本，减轻企业的负担，为企业档案管理水平的提高及长足发展奠定扎实的基础。
1企业档案管理社会化的可行性
1.1企业档案管理社会化是一种必然的时展趋势
相对来说，企业的档案管理并不是表面上看到的简单与轻松的工作，它比较繁琐、单调、复杂，需要企业在这方面投入必要的人力、物力，长此以往，必然会耗费企业不少的经营成本，影响企业的可持续发展。而企业档案管理进行外包可以使企业的档案管理工作更加专业，节约企业成本，符合时代与社会发展的要求，从而提高企业的核心竞争力，进而为企业的长足发展提供更多的契机。
1.2科学技术的发展使企业档案管理的社会化有了必要支撑
各种新型科学技术的不断发展与进步，为社会各行各业提供了坚实的科技支持。在企业档案管理工作中，科学信息技术的融入，使档案管理工作变得更加便捷、高效，专业档案管理部门在对企业档案进行管理时，可以凭借科学信息技术的重要力量，搭建专业的网络技术管理平台，并运用搭建的平台与委托企业进行实时的交流与沟通，实现档案管理的科学化。与此同时，在条件允许的情况下，更多的档案信息能够被共享与利用，间接地提升了企业档案的价值，这为企业档案管理的社会化提供了更多的机会和空间，督促企业与时俱进。
1.3中介的高质量服务为企业档案管理的社会化提供了重要保障
在企业档案管理方面，国家相继出台了不少政策，对其进行明确规范，相关专业的档案管理部门在参照档案管理政策方针的基础上，与委托企业进行必要的沟通与交流，并根据企业的要求对档案进行正规化管理。另外，被委托的中介管理机构依照严格的工作方法与工作要求，对企业档案进行专业化的规划与管理，尽可能地在更大程度上提高企业档案管理水平，这种高质量的中介服务为企业档案管理工作，提供了高质量的服务保障，使企业档案管理的社会化有了更多的可能。
2实现企业档案管理社会化的良好对策
2.1构建完善、合理的质量监督体系
首先，相关档案行政管理部门要对档案管理中介机构进行必要的监管，要对其工作制定必须遵守的规则与规章，并审查其执业资质，同时还要注重强化与工商管理部门，以及相关中介监督管理机构的合作，对档案管理中介机构进行注册与登记，使其工作符合政策法规的要求。其次，企业也要从各个方面监督档案管理中介机构的工作，要与中介机构签订合理的安全保密协议，并明确规定双方的责任与义务，从而进一步提高中介机构的责任意识与安全管理意识。再次，档案管理中介机构也要加强自身的监督工作，除了制定严格的工作规范外，还要实施科学的档案登记制度，严化档案的出入机制，确保企业档案实现更加安全、高效的管理。
2.2加强档案行政部门的宏观调控力度
为了在更大程度上提高企业档案社会化管理的水平，相关人员需要结合实际加强档案行政部门的宏观调控力度，为各项档案管理工作的顺利开展奠定扎实的基础。具体来说，其一，在强化政策研究与立法工作方面，各地各级的档案行政管理部门要考虑当地的实际发展情况，制定更为可行的行政规章或法规，地方的档案法规应对档案管理中介机构的从业资质、经营范围、工作人员素质、档案行政机关监督，以及管理标准等进行明确规定，尽可能地增强宏观调控的力度。其二，档案行政部门可以考虑尝试成立监察小组，定期或者不定期地深入档案管理中介机构的日常工作中，以“微服私访”的形式，真正了解中介机构的实际工作情况，对于发现的问题，要及时督促其进行整改与完善，并给予其必要的政策扶持与帮助，从而使中介机构的工作符合相关要求，为企业档案管理的社会化提供更多的活力。其三，在强化立法与政策研究方面，各地各级的档案行政管理部门还要结合不同中介管理机构的实际情况，对其内部的运行状态进行网络化的实时监督，确保中介机构的工作流程与管理标准等符合相关要求，清晰地把握与了解中介机构的规模以及问题，从而在一定程度上弱化，直至避免无序竞争等不良现象，促使我国企业档案管理社会化早日实现更加科学化的市场发展目标。
2.3强化集中统一管理
企业要想进一步推动档案管理的社会化，就要重视对档案进行集中统一管理工作，从而为档案管理的社会化提供保障。传统意义上的企业档案管理是由企业内部相应机构负责的，会根据员工的文化程度、工作级别等对档案进行划分，这样的管理手段很容易使档案管理工作出现混乱、无序的现象，不利于档案管理水平的提高。而企业档案管理实现社会化后，可以更好地实现集中统一管理，在更大程度上提高档案管理质量。因此，企业在把档案管理工作交给中介机构负责的过程中，要关注档案集中统一管理的实时情况，并要设置专门的机构与人员，对各类档案进行检查与归类，确保提供给中介机构的档案能够更加规范、准确，为档案管理社会化水平的提高，做好强有力的铺垫。另外，由于有时对人事档案的疏忽，企业员工在入职以后，档案还保存在自己手中，致使企业不能对其进行统一管理，从而出现弃档或者档案流失的不良现象。所以，企业要认真核对每一位员工档案的落实与管理情况，并制定统一的统计表格或录入系统，确保每一位员工的档案都记录在案，保证档案的集中统一管理以及档案管理社会化的合理性。
3结语
企业档案作为企业发展与进步的重要记载，是重要的分析与参考资料，能够为企业的健康、可持续发展提供必要的依据。企业档案管理的社会化，不论是对提高企业档案管理水平，还是促进企业发展等方面，都具有不可替代的重要意义。为顺利推进企业档案管理的社会化进程，企业及其他专业机构，需要从管理与技术等不同方面出发，逐步将企业档案由企业自身负责，转化为社会专业机构托管，进一步提高企业档案管理的专业性、时代化。
参考文献
［1］柏文文.企业档案管理社会化问题研究［J］.经营管理者,2017(3).
档案统一管理范文4
物资管理采购是第一步，中煤建设集团公司要求下级单位通过信息化ERP系统提报需用计划，逐级上报由集团公司采购中心审批，履行完相关审批程序后通过ERP系统交与采购部门采购，大宗通用物资编制年计划并实行年度长协采购，物资采购计划的编制，提报为审批专人负责，明确了职责分工，提高物资采购计划的及时性和准确性。
2物资招标管理
中煤建设集团公司加强对物资招标文件编制的审查管理由供应采购部门，纪委、财务部门，企业管理部门联合成立招标委员会，对所要招标的物资在网上公布，公开招标，公示招标结果，做到了公开，公正透明的合理竞争模式。
3物资集中采购管理
传统的采购方式是分散的模式，不利于管理，造成了物资的浪费。中煤集团公司成立了物资管理中心，专门负责采购任务，对市场合理分析和比较公开招标，选择合适的供应商，签定长期供货协议，建立了框架战略伙伴关系，降低采购成本，避免了在采购当中很多不规范的操作，维护了企业的利益，防范物资采购风险，集中采购是煤炭企业发展的必然趋势。
4统一储备管理
仓库的储备对企业物资管理也相当重要，合理的仓储即能保证物资的及时供应，又能使库存资金保持最低水平，中煤建设集团公司为了降低仓储减少资金的占用制定了几点措施：①加强计划管理，将需用计划准确率和及时率纳入采购管理的绩效考核。②建立物资采购专家库，由生产、技术和企管部门共同参与采购方案的研究，供应商现场考察及使用评价，签定质量要求和技术协议选择询价方案为采购工作提供强有力的技术保障。③引入竞争，打破技术指定，厂家指定，设计指定造成的独家采购状况。④生产常用材料推行无库存管理和利用与供应商签定长协和框架协议来控制。⑤强化仓库管理应用A.B.C分类库存控制法，其基本原理是根据库存物资中存在着少量物资占用大部分资金，相反大多数物资占用很少资金，利用库存和资金占用之间这种规律对库存物资按其消耗，价值大小进行分类排列，统一管理。
5物资统一管理中供应商管理
物资统一管理中对供应商的管理是不容忽视的，因物资的采购质量取决于供应商的实力和水平要想降低成本，提高采购物资成本，就需要对供应商进行规范管理，中煤建设集团公司具体的办法就是通过市场调整把供应商分成四大类：制造商、经销商、商和服务商，优化供应商资源，根据供应商所供物资的质量，价格和发货的速度对评价好的供应商建立长期良好的合作关系，签定长期供货协议，建立框架合作伙伴关系，集团公司按照供应商所供物资和合作关系又合理分类，分为战略供应商、主力供应商、关键供应商和一般供应商，集团公司对供应商遵循“统一管理，两级负责，动态考核，扶优汰劣”的原则，统一管理供应商，并且统一建立供应商管理体系，实现供应商准入和认证，考评激励和退出电子档案等全生命周期的信息化管理保证了采购物资的质量、价格，杜绝了采购当中违纪违规现象的发生，在更公开更透明的环境下进行采购工作。
6加强考核工作
考核是一种管理的实践，是一个标杆，同时也是一种指南，严格的管理是使规章制度有效执行的有力保证，中煤建设集团制定了物资采购供应考核办法，对各项物资管理实行打分制，奖罚分明，各项管理制度的执行，集团公司将不定期地进行检查，对违纪违规人员严肃处理，有效地促进了供应系统工作水平的提高。
7结束语
档案统一管理范文5
作为社保工作的重要环节，社保档案为保障权益相关人的权益提供了基础性的凭证。通过合理的社保档案管理能够有效的强化社会保障信息的交流与共享，从而提高社保档案的利用效率。在社保档案管理过程中，通过提高管理人员的工作效率能够显著提高档案管理人员的管理水平；作为我国档案系统资源的重要构成之一，社保档案必须受到足够的重视，才能够使得所有参保人员的各项权益得到充分保障。因此，在档案管理工作中还要基于对应的原则进行相关操作，提高工作人员的档案管理能力，使得档案管理工作逐步规范化，使得我国社会保障事业得到长期发展。与其他的档案管理内容不同，社保档案管理设计的内容较多，不但包括法律、保险等方面的内容，还包括政治等方面的材料。从这个角度来看，社保档案管理工作属于交叉综合领域，对整个社会的稳定产生直接影响。
2、目前我国社保档案管理工作中存在的主要问题
2.1对社保档案管理工作没有予以足够重视
在具体的社保档案管理工作中，部分工作人员没有意识到社保档案对社会发展、人民利益等方面的重要程度，使得其在工作过程中不能为进行高水平的管理工作。主要表现在这样两个方面：其一，行政主管部门没有意识到社保档案管理工作的重要作用，其开展的主要工作也多围绕增加社会保障人数和扩大保障范围方面，只有在应对上级相关检查以及资料统计时菜意识到要进行档案管理工作；其二，社保档案管理人员自身没有意识到其工作的重要作用，在工作过程中态度不端正、工作敷衍了事，加之部分管理人员理论知识不足，直接造成了其业务水平差的问题，限制了社保档案管理的整体水平。
2.2档案管理过程中存在多头管理问题
多头管理问题是管理机制不健全的一个重要体现。如上文所述，社保档案管理工作是一项交叉工作，其涉及的范围和管理面多较广，不同类型的社会保障档案内容还分属不同部门管理，形成了当前社保档案多头管理的现状，且各个部门之间信息难以沟通。同时，各个部门在管理方法方面也存在差异，没有构建一个统一的档案信息中心及管理机制，导致个人的社保档案不能进行有效管理。
2.3社保档案管理缺乏信息化处理
当前，社保档案大多数依然使用传统的纸质管理方式，并没有对档案管理系统进行信息化改造，也没有对档案材料进行数字化处理，使得当前档案管理工作人员的工作效率一直处于较低水平，更加不能满足当前社会其他行业的发展需要。随着国家社会保障体系不断完善，社保档案的管理工作日益重要，管理的档案材料也将更多，必须通过信息化处理技术才能够有效提高档案的处理速度，提高档案管理的整体水平。
3、社保档案管理问题应对策略
3.1提高社保档案管理人员的思想意识
在提高社保档案管理人员思想意识的过程中，首先要提高决策人员以及管理人员针对社保档案工作的认识，并成立专门的管理小组进行管理，同时将社保档案管理工作纳入到相关人员的绩效考核体系中，使得社保档案管理工作的地位在整个社会保障体系中得到提升。其次，要加强社保档案管理工作人员自身对档案管理工作的重视程度，让其意识到档案管理工作直接关系到社会发展、人民生活稳定，使得他们能够积极的投入到社保档案的管理工作中，通过管理方法和管理手段的创新，提高档案管理工作的整体水平。
3.2健全并完善社保档案的管理机制
首先要理清社保档案管理工作体系，尽量将社保管理工作集中在一个单位进行，即逐步将养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保障工作逐步统一到同一个职能单位进行统一管理。通过这种统一管理方式，能够显著减少因为各个职能部门多头管理而造成的交叉浪费。因此，可以成立专门的社保档案管理机构，通过对社保档案进行统一管理，充分体现社保工作的人本关怀，并最终实现社保档案“记录一生，服务一生”的最终管理目标。
3.3加强社保档案管理的信息化处理
档案统一管理范文6
一、目前我国企业退休人员人事档案社会化管理存在的问题
1.尚未统一的管理机构问题。目前我国企业退休人员人事档案社会化管理工作仍旧处于起步探索阶段，国家有关部门尚未制定出健全的法律法规以及管理细则，容易出现多部门交叉管理的现象，加大了退休人员人事档案被拒绝接收、互相推诿管理职责的问题几率。有些地方由公共就业部门负责档案管理工作，有些地方企业退休人员人事档案管理工作由社会保险经办机构负责，有些地方企业退休人员人事档案管理由社区、街道负责，尚未统一的管理机构问题，严重影响了管理效率和质量。
2.有待提升的管理能力问题。管理机构因为独立于企业经营外，所以在建立社会保障过程中很难全方位保证基础建设、办公经费、场所、人力资源的充足投入，加之大部分社区工作人员薪资待遇不高，具有较大人员流动性特点，人才招聘困难，所以不能很好满足企业退休人员人事档案移交管理机构后的社会化管理服务一系列需求。
3.执行不到位的管理服务问题。企业退休人员人事档案管理的一大作用在于总结经验，以史明鉴，用正确、客观的历史观点给新问题判断提供科学依据。然而在具体实践中，因为长期受传统单一人事档案管理模式、管理理念影响，一些档案管理机构忽略了对企业退休人员人事档案的利用工作，盲目重视单一管理工作，将保存好档案视为工作重心，没有充分利用这些档案提供更加优质的服务项目，和档案利用相关的快递、查询、复印等服务少之又少。
二、社会化管理企业退休人员人事档案工作的可行路径
1.加强宣传力度，促进工作全面开展。宣传是让各界了解一项工作的重要途径，企业退休人员人事档案社会化管理工作也不例外，想要得到各界支持和积极参与，就要加大宣传力度，采取多种宣传措施，让退休人员与社会大众能够充分了解人事档案社会化管理优点、流程等具体事项，更新思想认识，扭转对人事档案社会化管理的抵触等消极情绪，促进这项工作全面开展。例如，国有企业因为效益差异，导致退休人员存在差异性待遇问题，落实按照统一规定的社会化管理工作，将会对退休人员修订待遇，令效益较好的一部分退休人员产生抵触情绪，不愿意接受社会化管理。此时企业、社区、政府各有关部门应充分开展宣传工作，使其正确看待实行社会化管理的必然趋势，能够从长远角度出发，理解、接受并支持人事档案社会化管理，避免人事档案移交、管理等环节出现问题。
2.统一管理机构，科学划分管理职责。为了避免出现多部门交叉管理企业退休人员人事档案的混乱现象，针对尚未统一管理机构的实际现状，加大管理机构的统一建设。人力资源和社会保障部作为牵头部门，与相关部门及组织共同制定并实施科学可行的管理规章制度，对企业退休人员人事档案社会化管理职责进行科学划分，将责任落实到具体部门、具体岗位上，统一集中管理分散于不同部门的企业退休人员人事档案资料，严格按照档案管理服务程序、服务标准、服务项目有序落实社会化管理各项工作，保证管理执行到位，提升认识档案管理的科学性与实效性。
3.打造专业队伍，提升整体管理素质。管理机构采取社会公开招聘途径，引入高素质专业的退休人员人事档案管理人才，提升管理队伍整体责任心与专业水平，岗前进行必要的职业道德教育与专业技能培训，并定期对管理队伍开展全面的培训工作，不断提升退休人员人事档案管理工作者的业务能力、专业知识水平，从服务意识、职业道德方面优化工作，使工作人员的档案管理服务得到更多满意回馈。
4.重视信息化建设，与时俱进改革发展。自我国步入信息时代后，各个领域的发展愈加离不开信息化建设，当管理工作实现退休人员人事档案社会化管理时，需重视信息化建设，引入先进的信息技术、数字化设备，与时俱进改革创新退休人员人事档案社会化管理模式。顺应互联网技术、计算机技术飞速发展的趋势，根据企业退休人员具体情况，搭设规范化、标准化的退休人员人事档案管理信息系统，充分利用这一系统重新编码接收档案，结合数码相机、扫描仪、智能手机档案管理App等数字化技术应用，实现对纸质档案信息的数字化处理与保存，在今后可快速通过数字化档案信息进行档案资源查阅、利用，提升管理服务效率和质量，使档案保存时间得到有效延长，利用率和利用范围大大提升。
5.整合社会化管理，解决重难点问题。企业退休人员人事档案的社会化管理从属于退休人员社会化管理体系，因此在开展中不能与退休人员社会化管理其他工作分割开来，各自为政，而是要有机整合到一起，达到互相促进、互相依托的作用，共同解决遇到的退休人员医疗费用日益增长、保险个人负担偏重等重难点问题。通过退休人员人事档案动态的社会化管理措施，及时发现问题，采取加快保障平台建设、加大财政投入力度等可行策略，加快退休人员与企业的剥离过程，遵循逐步推进、先易后难基本原则，一一攻克退休人员社会化管理问题，让退休人员人事档案管理能够在退休人员社会化管理工作中贡献更多积极力量，提供详实、可靠的信息依据，成为正确决策的支柱力量。
三、结语
档案统一管理范文7
关键词:学生档案;数据化;模式;体制与技术
人才培养是各级各类学校的基本职能，学生培养过程中形成的反映学生基本面貌及培养过程的档案材料，是学生人生的重要记录，也是各级各类学校的重要资源。学生档案的记录形式与流转方式一直随着社会发展不断调整，大数据时代的技术革命引发了记录方式的革命，学生档案信息化与数据化问题是数据时代必须面对的。学生档案一般包含两种形态：一是学生全部求学过程产生的个人档案总和，随学生求学过程同步转递，构成其人事档案的组成部分，主要包括大学入学前阶段学籍表、高校入学报名登记表和体检表、大学入学登记表和体检表、大学奖惩记录、党团材料、大学成绩单和毕业生登记表、大学学位材料、大学毕业报到证存根等；二是学生毕业后学校保管的体现其培养过程的档案总和，一般为学校永久保管，不产生转递，主要包括招生录取表、入学登记表、奖惩记录、成绩单和毕业生登记表、学位材料、毕业派遣记录等。现行学生档案规范始于1994年实行的《高等学校档案实体分类法》，2008年《高等学校档案管理办法》（27号令）增设“学生类”档案类别，社会上有时将学生档案称为学籍档案，主要视为学生学籍学历证明材料，学生档案通过毕业派遣环节转递到就业单位或人才交流机构成为人事档案。
一、学生电子档案产生的渠道与责任主体
由中国人民大学出版社于2001年出版的《档案学概论》（第二版）将档案定义为具有清晰确定的原始记录作用的固化信息，明确档案是信息的一种，强调档案的本质属性是信息[1]。伴随信息化浪潮，各行各业快速涌入数字化转型洪流。在教育领域，高校招生录取工作全部实行网络招录，学生高考报名和体检信息电子化；高等学校学生成绩单电子化；教育部取消毕业生登记表统一纸质填写要求，高等学校学生毕业登记表可电子化采集；省级教育就业管理系统运行，学生就业派遣信息电子化。综上所述，高校学生档案材料中招生录取、成绩单、毕业生登记表、就业信息记录等全部具备电子化条件。2020年，教育部要求加强学生档案信息化的部署，增强学生信息全面性与流动性，实行学生档案纸质和电子双套制管理，学生档案“存量数字化、增量电子化”工作提上日程。根据学生档案责任主体划分，学生档案双套制实施路径为：小学双套制、初中双套制、高中双套制、高校双套制。高校内部双套制实施对象包括：招生部门双套制、教务部门双套制、学生部门双套制、团委双套制、组织部双套制、就业部门双套制。按照一般档案流转方式，学生双套制档案在学校间流转模式为：转出学校→接收学校，学校内部流转模式为：档案形成部门→档案管理部门，流转载体为纸质档案袋、电子档案媒介（如一次写光盘）、信息系统。现阶段学生档案双套制可实现方式主要有三种：一是纸质档案和电子档案双轨产生，各自输出纸质档案和电子档案；二是形成纸质档案，输出纸质档案和纸质档案的数字化副本；三是产生电子档案，输出电子档案和纸质打印档案。纸质档案模式是传统模式，现就电子档案产生及流转的模式进行探讨。
二、两种学生电子档案归档模式
1.电子文件归档模式。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2106）定义，电子文件由内容、结构和背景组成。电子文件成为电子档案，除通过计算机这个媒介处理和传输，形成符合归档格式要求的计算机文件，还需收集和传输计算机文件结构和背景元数据，因此产生学生档案的业务系统必须能按内置规则存储电子文件及组件，建立电子文件与元数据的关联关系，并且能按标准生成电子文件及其元数据的归档数据。电子文件及其组件生成后，可以通过在线和离线两种模式实现流转，高校在线流转通过信息系统接口由招生、教务、学生、团委、组织部、就业系统向档案管理系统流转，档案管理系统经过检测与整理完成归档，形成学生电子档案。离线流转由档案形成部门对电子文件及其元数据进行系统封装后通过物理媒介离线流转到档案管理部门进行归档。高校外部在线流转由小学通过接口对接或中间库转接到初中，初中再通过接口对接或中间库转接到高中，高中通过接口对接或中间库转接到高校，离线流转由以上各校对电子文件及其元数据进行系统封装后通过物理媒介离线流转到高校相关部门归档。学生电子档案按照电子文件模式归档必须具备一定条件，一是各类学校业务信息系统健全，学校能够对全部学生电子档案进行统一管理并且具备统一输出的渠道；二是档案输出学校与档案接收学校建立对接接口或离线流转方式；三是学校流转的学生电子档案符合电子文件归档的规范要求。我国幅员辽阔，各地教育信息化水平参差不齐，加之学生升学情况复杂并且对接学校众多，以电子文件归档模式实现学生电子档案流转目前尚缺乏普及的基础。
2.信息流数据处理模式。从现代信息技术角度定义，信息流是指信息处理过程中信息在计算机系统和通信网络中的流动[2]。在当今数据库技术范畴内，信息都能够通过数据化的形式被数据库处理，因此数据是信息在计算机中的一种载体，而且是唯一的载体[3]。信息流数据处理主要包括三个过程：数据采集、数据传递、数据加工处理。学生档案数据采集和传输主要分为两个阶段：一是升学阶段，升学学生的基本信息、体检信息、照片信息等由转出学校统一采集录入招生考试部门的采集系统，学生报名信息由学生登录招生报名系统录入，通过招录流程，新生的报名、体检、学籍、综合评价数据由招生考试部门发送录取学校，录取学校招生部门接收再发送学生档案管理部门；二是求学阶段，学生档案管理部门分别采集学生在校期间的各类数据和电子文件，统一录入档案管理系统。通过上述两个阶段数据采集和传输，学生基本信息、招生信息、学校培养阶段的各类数据全部归集到档案管理部门，档案管理部门通过管理系统形成电子文件，再整理著录后归档，形成学生电子档案。电子文件归档模式与信息流数据处理模式功能侧重不同，前者侧重电子文件的四性要求与规范，强调学生档案的凭证性；后者侧重学生数据的流动性，侧重学生档案信息的传输与加工处理。
三、学生档案数据化管理的应对准备
学生档案数据管理面临诸多技术难题，但学生档案数据的价值也日渐显露，做好学生档案数据管理需要机制和技术支持。
1.数据管理责任主体宜从多元到统一。当前，纸质文件归档和电子文件归档模式本质上都强调将文件的实体保管权限、信息控制权限及法律保管权限移交给档案部门[4]。在数据时代，技术、体制的双重作用，有可能会削弱归档概念的“档案”专业色彩，即仅将归档视为一种存储策略，主要工作内容是将历史数据存下来，忽略保存业务凭证、维护有机关联的专业化要求，从而导致数字环境下整个档案专业化管理面临被忽视，甚至被取代的风险，最终有损于可信凭证、历史记忆的维护[5]。相较于后端系统外接收的归档行为，档案数据管理更重要的是明确统一的责任主体，对整个信息流数据进行连续性控制。学生档案数据是学生不同培养阶段数据的集合，原则上应由各数据输出单位承担管理责任，然而高等学校作为学生档案管理的最后阶段，处于学生档案信息流的末端，可以承担学生档案质量管理责任。高等学校内部，学生档案数据涉及招生、教务、学生、团委、组织部、就业部门，这些数据的采集、鉴定、输出、存储也需要统一管理，学生档案数据统一和专业化管理也非常必要。
2.数据统一管理需要平台支持。学生档案涉及的部门众多，学生档案集中统一保管的责任由哪个部门承担目前还没有统一要求，如果高校档案部门统一管理学生档案，既有利于学生档案的质量控制，也有利于学生档案数据的整理存储利用，但是档案管理部门必须借助技术支持。高校智慧校园建设已初具规模，学校统一的数据中心是学生档案数据互联与开放的可行性选择，也是档案管理部门实现数据统一采集保管的技术支持。在学生数据体系中，档案管理部门可以担当前端的数据采集，可以担当中端的数据整理，也可以担当后端的数据存储与治理，这个任务是非常重要和艰巨的。此外，学生档案数据具有一定的隐私性，这个数据的开放与利用需要档案管理部门进一步规范和管控。
3.数据管理需要关注数据处理前沿技术。数据交互是数据时代最有价值的合作模式，学生档案数据的流动、存储、认证本质就是学生档案数据的交互。从技术发展看，区块链技术分布式信任机制、不可篡改等特性在多方协作、多主体等领域具有天然的优势，通过一系列技术的组合和模式创新，可以为业务流程优化、数据交换共享提供良好的解决方案[6]。2016年《中国区块链技术和应用发展白皮书》指出，区块链系统的透明化、数据不可篡改等特征，完全适用于学生征信管理、升学就业、学术、资质证明、产学合作等方面，对教育就业的健康发展具有重要的价值。
档案统一管理范文8
1认识牧场档案管理的重要性
随着我国经济的快速发展，牧场的管理制度和管理水平也在不断地完善和提高，这对牧场的档案管理质量也提出了新的要求，建立一套适应企业发展的档案管理体系，对牧场健康发展将起到积极的作用，它将为牧场各项综合业务、发展研究创造必要的条件，通过科学化、规范化的档案管理，可以促进牧场经济管理的全面发展，对规避和抵御各种风险，提高牧场的市场竞争力、推动牧场持续健康发展起到重要的作用。
2提高做好档案管理工作的自觉性
牧场工作的重点是做好畜牧业的发展，涉及畜牧业发展的相关资料仅处于单纯保管而没有较好的发挥作用，牧场应在规范档案管理的同时，要积极拓宽档案的信息资源，自觉加强档案的管理工作。要熟悉牧场的业务范围、工作情况和专业知识，针对牧场的内部组织结构、业务性质调整档案的类目；要系统的整理牧场的历史档案，积极开发档案的信息资源。目前，不少部门对档案资料的重视程度不够，干活就象“猴子掰苞米”干完不留痕迹，致使资料信息缺失。尤其是在招投标项目、洽谈协议、审批登记等档案的管理上缺少集中管理的思想，致使资料留存在当事人手中，归档不及时，时间长就易造成档案信息的流失。所以拓宽档案的管理范围可以减少档案信息的流失。要拓宽档案载体，比如音像资料、照片等载体，将档案进行分门别类的收集整理，才能使档案管理形式多，档案内容更丰富，提升档案的价值。
3集中统一管理与分体保管相结合是档案管理工作的发展方向
牧场涉及的工作内容很多，奶牛的管理、信息数据的管理、畜牧业的营销管理等，涉及方方面面，如何仅注重集中统一管理，给资料收集的完整性造成一定影响，若进行分部门收集，可能又存在片面性，只有对牧场档案进行统一管理，指令、要求统一，归档时才能标准一致，范围统一。要加强档案管理的创新，在档案管理的收集、整理、鉴定以及保管和统计、利用等环节都可以根据实际工作需要有所创新。根据国家档案管理的有关规定，针对财务部门和办公室部门在信息的管理、有关文件、合同的管理等是绝对机密的，应分部门管理比较合适。在档案的收集、组卷装订等环节要简化其程序，而在模式上要集中统一。各部门档案保管要集中在一人身上，不能全管全不管，另外，各部门要将本单位档案目录复制一份交到档案管理部门进行集中备份，在查阅档案时可以进行目录交流。但对档案如何进行综合利用，还需进一步探讨，但是档案的管理和交流最终目的是为牧场经济发展服务的，是为解决牧场发展过程中所遇到的问题，可以提高其管理效率和管理水平，而不是增加程序延长工作时间为目的，集中统一与分体保管是相辅相成的，是相对的，应追求其便捷有效。
4努力将档案管理人员培养成复合型人才
档案管理工作涉及业务性较多，其服务职能的作用也很强，这就要求档案管理人员自觉加强学习，将自己培养成复合型人才，不光要学习专业的业务知识，还要有较强的服务意识，不断提高自己的管理能力，尤其是目前社会经济发展速度较快，新型的档案载体的出现和管理手段的创新，为档案管理人员专业知识提出更高的要求。档案管理人员应自觉加强档案管理知识的学习，不断提高档案归档的效率和质量，要熟悉档案管理涉及的各环节要求和步骤，以及各类档案载体的管理方法。要全面了解牧场的工作性质、工作业务内容，重点业务信息的采集方式等，要清楚档案管理相关的法律法规，依法管理的同时，还可以对档案管理中涉及问题以辩证眼光去挖掘档案的价值所在，通过不断学结，进一步提高档案管理的业务水平和工作技能。
5要健全完善档案管理各项制度
健全完善法律法规，根据《档案法》的相关管理，明确档案管理人员的责任和义务，不断完善牧场的档案借阅制度、牧场信息化管理制度，以及档案收集制度等，依据制度规定解决档案工作中出现的新情况和新问题，有效地对档案实施调控，通过强化档案管理的规范化，约束档案管理的随意性，保证档案管理工作顺利进行，确保档案信息资源不流失；档案管理人员对档案管理的各环节要遵章进行，将牧场经济管理纳入日常重点工作计划中，通过制度化管理使其真正为牧场经济发展服务。
6要加强信息资源的安全保障
