档案工作论文范文1
一、明确了管理对象，规定了科技档案同科技资料的正确区分
辩证唯物主义的认识论者，向来重视正确的认识对于工作实践的指导意义。建设和发展科技档案事业，最基本的条件之一是必须明确科技档案工作的具体管理对象。大连会议的第一个重要贡献是正确认识了科技档案工作的管理对象，描述了科技档案的基本特征，揭示了科技档案的本质属性，并且以科学的语言形成了科学技术档案概念。
建国初期，随着国民经济恢复和大规模经济建设的进行，产生了许多新型文件，特别是以技术为内容而具特殊形式的文件材料。这些材料是什么，要不要管，由谁来管，怎么管？当时人们的认识，首先是对这些材料的性质和认识，是模糊甚至是混乱的。主要有三种看法。
第一、认为是技术资料或资料，把所有这些以技术为内容而以图样和文字为表现形式的材料，统统称作技术资料，在观念和认识上远离档案范畴。因此，相关的人员、工作和机构被称为技术资料员、技术资料工作、技术资料室。
第二，被称为技术档案资料。同前者"远离档案范畴"相比，这种认识有了一定的质变，即把对象同"档案"联系起来，承认它们是"档案"，这是一个很大的进步，没有这个进步就不会有后来的"科学技术档案"概念。但它仍然有很大的局限，即把对象同时又看作是资料，没有认识到档案和资料是本质上互相区别的两种事物，相反把这两种性质上完全不同的事物用一个名词串连起来，形成"科技档案资料"这样一个非甲非乙的混沌概念。
第三，使用了"技术档案"的称谓。中国人民大学历史档案系1956年和1958年先后编写的科技档案管理学讲义《技术档案管理与组织》都开始使用了技术档案的称谓。1959年6月由该系编辑出版的学习参考书，定名为《技术档案的整理与保管》，也明确使用了"技术档案"称谓。这同前述第二种认识相比较，当然更符合实际、贴近真理。但事实上仍处于认识上的犹疑和不确定状态，就在1958年编写的讲义内容中，却又出现了"技术档案资料"的提法，反映了理论认识上的不确定性。
上述事实表明，当时对管理对象在认识上的混乱和模糊，其核心问题是对科技档案和科技资料这两种不同性质的材料混淆不清。之所以会出现这种情况，是由客观和主观两方面的原因造成的。从客观的因素讲，在"一五"计划时期，我国所进行的重大建设项目，基本上都是由国外进行设计的，外来图纸和文件成为指导建设、施工、生产的主体；外来设计文件，自行设计文件，同交流购置来的资料同时存在，科技文件、科技资料甚至科技情报混杂在一起，加以如此大规模的经济建设，如此汹涌而来的数量巨大的技术图纸、文件和资料，是中国档案工作者所从来没有经历过的。从主观的因素来讲，建国伊始，新中国的档案事业处于创建初期，我们还来不及对科技和经济建设事业中形成的新型档案特别是科技档案进行比较深入的研究。人们对科技档案和科技资料的认识基本上处于感性认识阶段，二者在内容和形式上的相同或相近，很容易造成人们在认识上的混淆。
然而，管理对象问题不解决，正常的科技档案工作就无法建立，新中国国家规模的科技档案事业就不容易发展。正是技术档案工作大连会议正确地解决了这个问题，明确了科技档案工作的管理对象，从理论和实践的结合上科学地解决了科技档案和科技资料的区分问题：科技档案是"记述和反映一个单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保存起来的技术文件材料（包括图纸、照片、表报、文字材料等），它不仅在生产、建设和科学研究工作中具有参考使用的价值，而且具有积累经验、保存历史面貌和参考凭证等作用"，而"技术资料则是一个单位为了参考的目的而收集和复制的技术文件材料，它只具有参考使用的价值，根本不能起真凭实据的作用"。这就从性质和作用两个基本方面科学地把科技档案和科技资料正确地区分开来，以此为基础，确定了科技档案工作的管理对象是科技档案，同时要兼管科技资料。
四十年前的大连会议，正确地提出了必须实行科技档案同科技资料的科学区分，指出"技术档案和技术资料不分是一个普遍存在的问题，这个问题不解决，技术档案工作就无法建立、健全和发展"。四十年后的今天，我国国家规模的科技档案事业取得了长足的发展，不仅科技档案同文书档案等实现了综合统一管理，而且科技档案、科技资料、科技图书实行了一体化综合管理，这是一个巨大的进步，但是一体化和综合统一管理仍然是建立在科技档案同科技资料实体实行正确区分的基础上，没有这个区分，就没有科学意义的科技档案、科技资料、科技情报、科技图书的一体化综合管理。
二、抓好归档，从基础做起，建立和健全科技档案工作
大连会议十分强调归档制度和归档工作。指出："建立和健全技术文件材料的归档制度，是建立和健全技术档案工作的基础"，"没有归档制度，就没有健全的档案工作，也就不会有完整的档案"。
归档，历来是我国科技档案工作中的重要问题。在当时，处于初创时期的科技档案工作千头万绪，又没有经验，从哪里入手做好档案工作，是一个至关重要的问题。抓住归档，就抓住了"龙头"，抓住了最重要、最关键的一个基础性工作环节。
1、抓好归档，解决了大量积存文件的清理建档问题。建国十年，企、事业单位形成和积累了大量科技文件，包括设计文件，科研文件和工艺文件等等。这些文件基本上处于无序和分散状态，亟需进行清理和收集，抓好归档工作，就解决了这些文件的收集建档问题。
2、建立和健全归档制度，实现科技档案的集中统一管理。科技文件归档的实质是科技档案的集中统一管理问题。集中统一管理，是我国档案工作的基本制度，应该说，直到大连会议召开之前，这一制度尚未真正触及到科技档案领域，许多企、事业单位形成的科技文件，都是分散在各形成部门或科技工作者个人手里。通过建立和健全科技文件归档制度，做好科技文件向科技档案部门归档工作，从根本上解决科技文件分散管理问题，使档案工作的基本原则在科技档案工作中得到真正的贯彻执行。
对此，针对当时存在的集中统一管理是否影响"自由"问题，会议曾指出："个人分管或者各个科室分管，看起来是自由的，从长远来看是不自由的。有了专门的档案室集中保管，随时要随时就可以拿出来，那才是自由的。"所以，建立归档工作，实现科技档案集中管理，在我国科技档案工作的创始阶段，在科技管理领域曾经是一场重要的"革命"。
但是，"归档"的意义，远远不止于科技档案工作的初创时期，四十年后的今天，抓好归档，仍然具有十分现实的意义。大连会议所揭示的真理，昭示我们即使到了电子文件时代，归档问题仍然是一个常抓常新的重要问题。
三、建立和健全机构，探索了科技档案工作微观和宏观管理体制
建立相应的机构，是开展科技档案工作的组织保证。科技档案工作包括主体和客体两大基本要素，二者缺一不可。通过归档制度和归档工作，解决了科技档案工作的客体问题，建立相应的机构则是开展科技档案工作的主体问题。大连会议强调要尽快建立和健全基层科技档案机构，指出"就今天来说，要建立起技术档案工作，关键问题在于建立机构，把基层档案室工作做好。"因此，经会议讨论通过的《技术档案室工作暂行通则》规定："各单位都必须建立健全技术档案室工作，并根据具体情况设立机构或者配备专人管理技术档案，可以成立统一的档案室，也可以成立单独的技术档案室。"
这是我国有史以来，第一次经由全国性会议提出，并列入全国性法规，要求在企、事业单位建立科技档案机构。
大连会议不仅正确地解决了科技档案工作机构的设置问题，而且对科技档案工作的领导问题提出了一个重要思想，即基层企、事业单位的科技档案机构应该"由一位副厂长或总工程师直接领导"，这就事实上明确了企、事业单位科技档案工作的领导或管理体制问题。四十年来的科技档案工作实践证明，在企、事业单位内部，这一管理体制是完全正确的，它对推动科技档案工作的发展发挥了重要作用。
在我国，国家对科技档案工作的宏观管理体制，是发展国家规模科技档案事业的重要问题。大连会议对此也提出了一些重要思想和具体要求："国家档案局加强对技术档案工作的指导、监督和检查"；"中央各工业交通和科学技术的主管机关，对本系统的技术档案工作进行必要的业务指导，并相应地加强本机关的档案管理部门"；"着手编制本专业的技术档案保管期限表，制定本专业的制度办法和着手规划技术档案馆的建设和布局问题"。
应该说，在经济体制改革以前，多年行之有效的科技档案工作宏观管理体制的雏形，在大连会议上已经初步形成。这个管理体制经过多年实践的不断丰富和发展，对我国几十年来科技档案事业的发展，发挥了十分重要的推动作用。
档案工作论文范文2
随着科技的进步与社会的发展，传统的手写档案已远远不能适应时代的需求，传统档案以纸质文书为主，而在计算机网络技术不断发展更新的现代社会，许多医院，尤其是一些集医疗、教学和科研为一体的综合性三级甲等医院，因为其病人数目较多，传统文档较难进行档案管理，因此电子文件逐渐地取代了以往的文字材料[1]。传统的文档管理工作一般为一年一次，按照工作流程进行文件归档立卷，而电子文件是由拟稿者直接在磁盘上撰写并修改，随时产生并可以随时更改，对计算机有很强的依赖性。此外，电子文件还可以通过计算机系统进行迅速、有效和多角度地排序，不再需要对其进行手工分类整理。
二、新时期医院档案管理存在的问题
1.对档案管理工作重视度不够
各级医院在管理中均为本院量身定做了一系列适合自己的、较为健全的医疗、人事、行政与后勤管理制度，而专门涉及其档案管理的制度却较少[2]。许多医院的档案管理办公室附设在行政办公室的综合档案室内，让普通档案个医疗文书档案摆置一起，没有进行有效的划分。同时，医院“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
2.没有很好的利用电子档案管理
目前很多医院的档案管理还停留在人工手写和抄录的水平上。档案管理的工作繁琐复杂，采用人工抄录的方式，错误遗漏的现象时有发生。仅靠人的记忆查找翻阅档案，信息量太少。管理思想陈旧，没有吸纳新型的档案管理模式，因此，档案管理水平一直止步不前，没有新突破。
3.档案管理人员的素质有待于提高
当前我国医院档案管理专业人员在专业素质、理论水平及文化程度上均参差不齐，与当前飞速发展的社会需求相差甚远[3]。一些医院中从事档案工作的多数为兼职人员，年老者多于年轻者，人员流动多固定少，导致档案从业人员素质较低。其次，多数管理人员并未经过档案学或医学方面的系统培训和学习，缺乏以电子信息技术对档案进行管理的相关经验。
三、不断提升医院档案管理现代化，促进医院管理新发展
1.医院档案管理系统创新
（1）健全档案管理制度
建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，成立专门的档案管理科，将其从原来所附属的行政办公室中游离出来，并明确其职能，将医院各科各部门的不同的档案分门别类进行统一综合管理、统一考核，使档案管理与医疗同步发展，综合管理能充分发挥档案的整合效能。此外，领导的重视和支持是健全档案管理制度的关键。
（2）加强档案网络化管理
档案管理人员应深入临床一线或各职能部门调查了解医疗、科研、教学工作对档案信息的需求，提高对医院档案数据的敏感性，对科研管理和临床实践过程所形成的有参考价值的文件材料进行重点管理，不断地有针对性地为医疗、科研和教学工作提供信息。档案员需变被动为主动，充分认识到医院档案的价值所在，转变工作观念，以“上门服务”的方式对档案进行整理与收集。
（3）加强档案硬件系统建设
电子化的档案管理需要现代化的档案硬件设备，根据医院档案室建设标准，配置相应档案管理所需硬件，如计算机、装具、档案密集架、复印机等；同时还需要加强清洁卫生管理，注意防火，设置安全监控，以现代化装备更好的服务档案工作。
2.档案管理服务方式创新
（1）档案信息加工服务
档案工作者可以根据利用者的不同需求，以自身所具有的档案资源优势，快速进行档案信息加工，有目的、计划对档案进行整理、分类、组合，以网络信息技术为利用者提供便捷服务。
（2）档案咨询服务
档案部门建立的多种形式的“档案咨询服务中心”、“档案事务所”等均属于档案咨询服务的范畴。以网络化的技术手段支持档案咨询服务、提升档案咨询服务的水平将是未来的发展方向。
（2）其他档案服务
此外，档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务等服务方式正在不断涌现。医院档案部门也可在一定范围内采取有效的措施挖掘档案信息资源为全院各项工作主动提供信息服务。
四、结语
档案工作论文范文3
[论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅助性、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。
一、提高对文秘工作重要性的认识
文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：
一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅助性工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点
二、加强档案管理势在必行
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、文档工作要更好地为经济建设服务
文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：
一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。
二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。
三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。
四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。
五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。
其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。
四、结束语
作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。
参考文献：
[1]徐艳. 试论档案工作创新[j]. 赤峰学院学报，2005，(02).
[2]高德武，周爱东，李文. 档案工作创新思路[j]. 科学与管理，2005，(02).
[3]王晓燕. 全省档案工作会议在长沙召开[j]. 档案时空，2005，(02).
档案工作论文范文4
据美国的一家数据研究机构统计和预测，1998年美国的Email使用者每天发送500万条Email信息，而这一数据在1994年仅仅是50万条，据预测，到2002年这一数据将达到15亿条。1998年，该国的一家位于旧金山的网上职业公司发现他们每个星期收到的Email比电话多得多，达到1000条。这迫使该公司不得不思考该如何管理电子邮件。这家公司在美国名不见经传，由此可以想见电子信息是以一种什么样的规模充斥着现代化的机构。因此西方国家的档案工作者提出“职能鉴定”，强调分析文件所反映的“职能”比分析文件的“内容”更重要；考虑机构的哪些职能活动、哪些工作更重要，并把相关的文件保存下来，比逐件的阅读文件本身更有效。这个例子只是说明“职能鉴定”的基本思路。实际上，我们后面还会讨论，虽然电子文件的产生是“职能鉴定”得以提出和实现的契机，但“职能鉴定”中所包含和体现的思想却要丰富得多。
一、职能鉴定法形成的四个原因
一档案理论的思想基础从国家模式到社会模式的转化
有关鉴定的理论最早见于英国的希拉里·詹金逊于1922年写成的《档案管理手册》。在这部书中，他提出“档案是公共凭证的道德捍卫，档案工作人员的信条是凭证的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金逊认为，文件是行政活动和事务处理的原始凭证。不能有非形成者的人为干预，否则会损害文件的原始凭证性，所以他提出，不应由档案人员鉴定文件，档案人员的职责是保管档案而非制造档案，他提出应由文件的形成者从事减少大量堆积文件的工作，只有行政官员才是选留和销毁文件的唯一人。希拉里之后的许多档案工作者都曾经对他的有关鉴定执行者的观点提出过异议，由于给予行政人员较多的信任和权利，并且不存在某种监督的措施，使得行政人员可能出于一己私利或小集团的利益而故意销毁或剔除那些对其不利的文件。有关学者认为，这种观点走入极端，会导致行政意志和国家意志塑造档案。
二十世纪四、五十年代，面对激增的机关文件，美国的档案工作者开始积极地寻找管理现代档案的方法，其中T·R·谢伦伯格在《现代档案——原则与方法》1956年中发展了美国当时另几位档案工作者的观点：档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件，并提出了档案鉴定的标准。谢伦伯格认为，档案只是档案人员从大量原始文件整体中选出的适于保存的极小部分，鉴定时主要应关注档案从属价值中的情报价值。情报价值反映了研究者的利用需求，因此可以看出这一鉴定观点也就意味着，以历史学家的实际利用需求或预期利用需求，作为档案鉴定的最重要的标准。这种鉴定理论也并未在档案界达成共识，有的学者认为这样会使档案馆藏只能满足狭隘的研究需要，无法广泛地反映人类生活的方方面面。更严重的问题是，“利用决定论将破坏文件在其形成者业务活动中形成的有机联系”。
“形成者鉴定论”和“利用决定论”是档案学鉴定理论发展中的两个具有代表性的观点。从中可以看到传统档案鉴定理论具有两个鲜明的特点，其一是传统鉴定理论着重于档案价值的鉴定，即主要研究档案有用性的鉴定；其二是传统档案鉴定理论和方法主要来源于对档案价值主体的确认。传统档案鉴定理论主要由三部分组成：鉴定标准、鉴定主体和鉴定方法，其中鉴定标准尤为重要，鉴定主体和鉴定方法的确立都围绕着如何最优地执行这项标准而展开，而档案鉴定标准取决于档案价值主体的需求。从这一角度出发来观察两种传统的鉴定理论，可以发现，他们所关注的与档案这一客体发生关系的主体并不一样。希拉里·詹金逊强调档案对行政管理的凭证作用，因此他主张由行政官员制订鉴定标准并执行档案的鉴定，而T·R·谢伦伯格强调档案对历史研究者的情报价值，主张档案工作者依据研究者的利用需求来鉴定档案的价值。希拉里和谢伦伯格的鉴定理论的本质区别正在于价值主体的不同。那么这两种价值主体就代表了档案价值发挥的全部的潜在“市场”吗随着档案学理论的不断发展，回答自然是“不”。
正如T·库克所言：“本世纪档案论述的主题是，根据国家档案概念建立起来的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化档案概念的变革。”他接下来又作了更为深刻和具体的阐述：“从荷兰学者所处的时代到詹金逊、卡萨诺瓦时代，直至美国注重政府文件管理的时代，档案事业在传统上是由一个国家建立，为这个国家服务，作为该国政治结构和机构文件的组成部分。档案理论因此在国家理论、模式和概念中建立了合法地位。现在情况不同了，20世纪末期公众对档案的认识，或至少对用纳税资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化，即档案现在是‘属于人民、为人民服务、甚至通常由人民管理’。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权益，而且更多的还应该为他们提供根源感、身份感和集体记忆。”当前在西方发达国家档案界普遍存在的这种“社会档案”观念是受五、六十年代以来的“后现代主义”的影响，“后现代主义”反对权威、否定中心的个性正是档案理论思想基础从国家模式到社会模式的变革的哲学根源。
档案理论基础的变化，全新地确认了档案价值主体——不再是机构内部的工作人员和历史研究人员，而是社会中的全体公民。这种价值主体的改变毫无疑问会深刻地影响档案价值鉴定理论，最初是德国的汉斯·布姆斯在60年代末期，开始强调社会应确定自身的价值，档案必须如实地反应这些价值，档案价值不应该取决于詹金逊所说的行政官员，也不应该取决于谢伦伯格所说的历史学家，而是取决于人民大众。他强调，“公众和公众舆论可以使档案鉴定合法化，并且可以为档案鉴定提供基本的准则。”他号召档案工作者通过历史地研究公众舆论来发现档案的这种社会价值，并将这种价值用于文件鉴定。这是一个华丽而充满魅力的口号，但很遗憾，它并不具有指导鉴定活动所应有的可操作性。1991年，布姆斯在经过长期的思考和研究之后，提出“文件的社会价值最好不是直接通过对社会动力和公众舆论的研究确定，而应间接地通过了解那些为实现社会需求和愿望的重要文件形成者的职能来判断。”按照这种新的方法，鉴定的标准从复杂的社会价值、问题或趋势转变为由文件形成者职能显示出的文件来源。
二文件数量的激增
有关职能鉴定的提出，档案学思想基础的变化是重要的，然而不是唯一的。现代管理机构中日益形成的如‘雪崩’一般的文件渐渐使文件和档案工作者招架不住了，我们已经不可能逐件地去鉴定每一份文件、案卷，这样的工作会象一个“黑洞”吞噬文件和档案工作者全部的精力。因此，早在1957年德国的一次档案年会上就有人建议，机构应该依据其职能的重要性而选择保管他们产生的文件，划分文件产生机构职能的级别而非鉴定每一份文件的观点形成了。当时情况下有学者认为，这是一种逃避的方法，因为这被认为是面对大量文件感到无助时的对策。档案工作者想通过决定文件形成者的重要程度，处置掉非重要机构的文件，来减少纸张的数量。不论这种情况是否反映了档案及文件工作中可能出现的被动局面，它——文件数量的巨增，确实构成了“职能鉴定理论和方法”产生的又一大驱动力。
三越来越多的文件产生于机构的协作活动中
社会机构的稳定性日益削弱而且特定社会活动中不同机构之间的联系也日益密切和复杂，职能鉴定的观点也适应了这样一种状况。从这一角度提出职能鉴定的代表人物是美国的海伦·塞穆尔斯，她早期从事大型科技项目文件的处理，这些项目形成的文件分散在政府部门、大学、企业和公司中，在这种情况下，以机构为核心，以单份文件为对象的传统鉴定法带来的是四分五裂和不完善的档案。因此，她设想通过“文献战略”，一种多机构的，以研究为基础的分析，将众多档案馆的鉴定活动结合在一起，使档案文件反映社会的主要论题、问题、活动或职能的方法来妥善解决现代复杂机构的庞大文件的问题。
四电子文件的产生
如果说以上的三方面的原因驱动我们采取一种与传统鉴定理论完全不同的视角的话，那么，它们的功劳确实也只能描述到这种程度，没有电子文件的出现和对其鉴定活动的研究，“职能鉴定”方法可能只是在一种观念层次上“徘徊”，电子文件使我们把问题看得更清楚，同时电子技术也赋予“职能鉴定”以更强的可实现性。
电子文件的性质和数量对鉴定的影响表现在以下几个方面：
1电子文件的数量是如此的庞大，比尔曼和海兹乔姆都认为，审视100％的文件，只为了挑选其中不足3％的文件保存下来，效率不高。
2电子文件产生分散，一个庞大机构内部将会有多个业务管理系统，而且由于业务活动彼此之间协作的频繁，一份电子文件很可能是由不同系统之中的数据瞬间联结而成的，这样，不从更宏观、更抽象的角度把握这些系统中产生的文件，而进入每个系统中对具体的文件执行“内容审查”式的鉴定方法是不可行的。
3电子文件大多呈虚拟状态，而且很多文件可能时刻与一个动态的数据库相连，这种情况下，仍采用传统的逐件鉴定的方法就会象一只永远在追赶自己尾巴的猫。
4也就是最重要的原因，电子文件的鉴定要求在文件产生之初就完成，我们面临的更为严峻的问题可能不是害怕被巨量的文件淹没，而是意识到可能根本不会有文件被送来鉴定。现有的许多系统都具有动态删除和更新数据的功能，另外，对于许多通过瞬间逻辑联结形成的虚拟文件，这些文件都是瞬间即逝的，如果不在系统设计之中就嵌入档案管理的要求，不把鉴定的标准作为系统程序的一部分先行输入计算机之中，那么电子文件即使曾经存在过，也终会流失。电子文件管理研究的专家普遍认为：“档案保管系统设计阶段提供了保证鉴定决策最有效实施的最佳机会”。
因此，有关专家建议，“电子环境中，文件的鉴定必须在文件产生之初就开始执行，鉴定标准甚至应该在文件尚未产生之前，就作为文件保管系统的一部分而存在。”这样一种要求的实现必须通过“职能鉴定”来达到，“职能鉴定”根植于对文件产生机构以及其职能活动和工作流程的深刻认识之上，通过分析机构活动的有机联系以及机构职能、活动和业务的重要性，决定文件的存留，鉴定的标准和结论必须要体现为一套详细、具体和技术可实现的方案，并最终将这套方案嵌入到文件保管系统中去。“职能鉴定是电子文件的鉴定方法”这一观念已经被普遍地接受。
档案工作论文范文5
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
档案工作论文范文6
与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。 一、电子文件归档方式和途径的选择 纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条： (一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。 (二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、 研究 生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。 无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。 二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立 电子 文件归档制度。 纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人
