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档案管理的现状及对策范文1
【Abstract】Objective： To investigate the current situation of our hospital archives management and the existing problems， countermeasures and find solutions to their problems and automation of files information. Method： starting from the present situation of our hospital archives management， strengthen the hospital archives management， first of all focus on learning "Archives Law"， improve the consciousness to archive， strengthen the centralized and unified management， the establishment of scientific management system， perfect the file management system， strengthen the training， combined with the practice， improve quality， archives management personnel to increase investment， improve equipment， to realize the modernization of file management of hospital archives three level network management model. To strengthen the hospital archives information automation； secondly strengthen countermeasures， automated hospital archives information advance automation， must improve the Archives standardization， standardization， automation construction should be focused on improving the overall level of the system， focused on the construction of database. Results： the hospital archives are system management， realize the automation of files information and modernization of archives management， address the weak links in the management of hospital archives； accelerate the institutionalization and standardization work of hospital archives management， the archives administration of the hospital made significant improvement. Conclusion： to speed up the construction of archives information automation system， achieve every link of archival work computer， is to realize the modernization of archival work， better file management of hospital in new era.
【key words 】file management； information automation； current situation and Countermeasures
【中图分类号】R563.12 【文献标识码】B【文章编号】1004-4949（2014）04-0006-01
医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，简析其原因，并相应地采取一些对策，特别是加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段，只有这样才能更好地做好新时期医院档案管理工作。现就医院档案管理的现状与对策谈综述如下。
1医院档案管理工作的现状
1.1档案管理制度不健全，档案收集效率不高 在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。
1.2对医院档案内容界定不清，管理范围不明 到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
1.3档案意识不强，档案利用率较低 对档案管理方面的认识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
1.4档案管理分散，不利于档案的完整和安全 各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。
1.5 档案管理人员业务水平不高 档案知识欠缺在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。
1.6档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高 有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
2加强医院档案管理工作的方法
2.1加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性 大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案
法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。
2.2档案只能集中统一管理，不能分散管理 运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理，这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。
2.3建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度 促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。
2.4加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质 档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高[1]。
2.5加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理 加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。
2.6建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据 由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。
3加强医院档案信息自动化的对策
3.1推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平 目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
3.2自动化建设要着眼于提高系统的整体水平 根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3.3有重点地抓好数据库建设 目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
4小结
加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段[2]。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径[3]。
当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。因此，要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广议才能避免失误[4]。要加强档案信息自动化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针，协调自动化系统建设中各有关方面工作，审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策水平建立了制度保证[5]。
参考文献
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[2]彼得？莱曼.把万维网档案化.信息化参考，2004，12（13）：123-125.
[3]周宏仁等.信息化助建和谐社会的14个着力点.中国信息界，2008，10（3）：76-78.
档案管理的现状及对策范文2
Abstract:Large quantities of official document are released and circulated by Internet efficiently, which inevitably causedproblems of unauthorized access, information reveal or lost, damaged integrity , threats of spreading virus by the internet and etc, through the electronic records concepts and features,a series of problems in the electronic archives management are analyzed.
关键词:档案管理;电子文件;问题;对策
Key words:archives management;electronic document;problems;countermeasures
中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)03-0096-01
由于电子文件档案的出现和发展时间短,暴露的问题较多,网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁,因此,对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的急待解决的重要课题。
1电子档案管理的现状
1.1 对电子档案的认识存在一定局限性。以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众,给想要使用档案的人员带来极大的不便,不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展,人们的价值观念发生变化,意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。然而,社会中也确实存在少数人的极端看法,认为单位档案是单位的私有财产,使档案信息的开发处于封闭状态,更谈不上电子档案的开放与上网了。
1.2 档案管理的标准化进展缓慢制约电子文件的整理与归档。档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。许多单位因实施现行分类法有一定难度,仅仅从微观上考虑本单位的现状,实施奉单位制定的分类方法,没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响,出现了各自为政,各行其事的局面,使档案工作的标准化、规范化难以实现。
1.3 计算机技术尚未大规模应用于档案管理。由于档案管理部门的人力、物力有限,有些档案部门至今仍没有配备计算机,或者即使有了计算机,对一些重要的电子档案也在传递、承办之后,又辅以纸质档案加以保存,形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推广仍处于初级阶段,很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育,档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件,或者在选购软件时带有一定的盲目性,从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
2电子文件档案管理面临的主要问题
2.1 电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认,而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征,无书写墨迹和新旧的区别,一旦被删改,复制或纂改内容都很难被识别。
2.2 电子文件档案信息安全问题日益突出,随着全球化、信息化和网络化时代的到来,因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展,使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet、高效流转,电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时,电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。以办公自动化和网络作为生存基础的电子文件处于这样一种恶劣的网络环境之中,可以想象一个疏忽就可能导致灭顶之灾。接入互联网所遇到的非法访问难以计数,现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防,使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。
3解决电子档案管理中问题的对策
3.1 加强电子文件全过程管理。由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留。但是,如果出于保留文件重要修改过程的目的,则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件,应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
3.2 采取切实可行的信息保护措施。信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前,为防止档案信息被窃取、删除和修改,防止网络“黑客”的进入,常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,防范对电子文件的非法访问和随意删改,都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。
3.3 重视和加强对档案管理人员的培养。在电子文件日益发展的今天,培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养,一方面,要多渠道引进专业技术和管理人员,使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面,要对现有的档案人员进行专业培训,特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
3.4 加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理。软件管理上,要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
档案管理的现状及对策范文3
关键词：中职学校 教学档案 管理 对策
教学档案是学校教学活动的真实记录，是学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。
一、中职学校教学档案管理的主要内容
1.综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及各种会议记录等。
2.规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。
3.课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。
4.学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证、评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。
5.学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。
6.教材类。包括各专业征订教材的情况，自编、参编、主编教材的情况，优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。
7.招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料，毕业生就业率、就业情况反馈等材料。
二、中职学校教学档案管理中存在的问题
1.对教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识。大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置、档案管理条件的完善、管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档，造成档案材料采集困难。
2.缺乏正规的指导、系统的规划和系统的管理，导致档案管理混乱。中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙于日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。
三、加强中职学校教学档案管理工作的主要对策
1.系统管理，完善档案管理机制。学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出其在学校日常工作中的地位和作用，及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则，设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作，各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理。各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务于事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。
2.明确责任，强化档案管理意识。教学档案的收集整理，不只是少数人的事情，而是全体人员的共同责任。同时要建立健全各项规章制度，落实措施。要通过制度建设，强化监督指导和落实，加大管理力度。
档案管理的现状及对策范文4
关键词：高校；学生档案管理；对策
Abstract:Along with the social development and the higher education popularity time arrival, college students archives work to appear many new problems, and connecting with the working practice, we need to analyze research, establishing countermeasure. This paper from the university students' archives management present situation and the existing problems, cause analysis and countermeasures study, etc. The college students' archives management work expounds a series of problems.
Keywords:college;students’ archives management;countermeasures
中图分类号：G270.7 文献标识码：A文章编号：
近年来, 高校在招生规模、教学环节、教学规划、管理机构和功能方面的改革, 带来了学生学籍管理、奖惩办法、就业分配制度等方面的一系列问题。学生档案工作从内容、形式到范围都相应发生了变化, 由此档案管理工作也出现了不少新情况、新问题。因此, 必须探索出适应高校体制改革的学生档案管理办法, 为新型的办学体制、教育教学提供便利而有效的服务。
一、高校学生档案管理现状及原因分析
1. 学生档案材料不齐全完整，档案管理运行机制不健全
随着教育体制的改革, 高校已逐步向自主办学过渡。在社会主义市场经济条件下, 为实现科教兴国目标而培养高素质的复合人才成为高校决策者们的共识。高校在专业课程设置、教师配置、学生素质教育、技能培养、心理素质训练等方面都作了调整, 有的还进行了大胆的尝试。与之相适应, 也就产生了一些新的档案材料。如: 诚信度调查、心理测试成绩、大学生英语四、六级证书、计算机等级证书、大学生能力、技能竞赛证书、社会实践活动材料等等。然而高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔, 诸如高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、奖惩材料、入党入团材料、报到证存根、体检表。这些材料既不能涵盖学生素质的全貌, 也不能满足用人单位对毕业生的要求与需要, 也将当代大学生最富有时代精神的精华部分弃之一边, 舍本求末。
2. 学生档案内容失真，学生本身对自身档案缺乏重视
学生档案管理不规范, 管理中存在许多漏洞和缺陷。1999年高校扩大招生规模以来, 大学生就业压力越来越大, 有的毕业生为了在激烈的竞争中取胜, 不惜采取涂改成绩、办假证明、假文凭等。新形式下, 也有个别高校为使自己的毕业生就业顺利, 也为使学校博取生源素质好, 就业率高等社会声誉, 便普遍提高毕业生成绩, 扩大学生干部覆盖面及获奖比例, 降低考评标准, 撤消学生处分材料等等。由于档案材料失真, 造假现象严重, 致使学生档案的实证性受到质疑。
3.学生档案管理队伍建设薄弱，档案管理人员缺乏专业素质与职业素养
目前，很多高校从事学生档案管理工作的人员是兼职的，专职人员很少或几乎没有。他们大多没有经过档案业务培训，缺乏档案管理知识。管理人员档案意识比较淡薄，责任心不强，重视不够，认为学生档案与自己关系不大，不属于自己的职责范围，因此，在归整学生档案材料时不积极主动，有的甚至不予理睬，造成档案材料不完整，不规范，甚至丢失现象时有发生。
4. 学生档案管理方式陈旧落后，档案管理机构不明确
现行的高校学生档案管理方式有两种: 一种是集中管理, 即学生工作部门、人事部门或招生就业部门专人统一管理；一种是分散管理，即学生所在系(院)办公室管理或者是直接由班级辅导员管理。两种方式大多都在大学生毕业离校时才能整理出完整的档案。这种运作方式, 使得学生进校后档案就束之高阁，学生在校期间产生的档案材料也分散于各相关部门, 乃至个人手中, 等毕业离校时才能集中整理归档。这样, 无序、杂乱的管理难免差错百出。再加上高校学生档案材料量大, 特别是其存放时间短、流动快、就业方向广、投递单位和时间集中等特点, 因此现有的管理方式和手段与现代化的高等教育的快速发展相比, 已经极不适应。
5. 高校学生档案意识薄弱，学校管理难度加大
高校学生大多档案意识淡漠，对自己的档案不甚关心。有许多学生不关心自己的档案，工作多年不知自己的档案在何处，直至单位需要时才将关注的视线转向母校档案部门。当今的时代，人们就业观念和就业方式发生了很大的变化，外企、合资、私营企业比比皆是，许多学生毕业后直接进入到这些企业工作。而这些企业从管理角度上说，一不具有档案人事权，二是对它而言只管聘任用人，不需个人档案，因此出现了许多学生毕业后不要档案的现象，形成人档分离、无人问津的局面。久而久之，这些“弃档”有增无减，渐渐地成为“死档”。使学生档案的利用价值大打折扣。
二、高校学生档案管理工作存在问题的对策研究
加强和改进高校学生档案管理工作必须要立足现实, 解决实际问题, 只有树立全新的档案工作理念, 切实改变工作作风, 理清工作思路, 制定切实可行的措施, 才能取得实际进展。
1. 树立正确的档案管理理念
正确的理念是做好档案管理的思想基础。首先要大力宣传和贯彻档案法普通高等学校档案管理办法, 增强档案工作者和广大师生的立档意识。要在现实工作中, 逐步树立高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档以及合理开发利用是一个滚动发展、循序渐进的过程的意识, 掌握需要高校各个方面的共同支持和配合才能搞好的基本原则和方法。
2. 加强档案管理队伍建设
搞好高校学生档案工作, 必须建立一支强有力的管理队伍, 并不断提高他们的业务水平, 以适应现代化档案管理的需要。学校为加强档案管理工作, 提高管理人员的业务能力和管理水平, 应采取以下措施: 第一, 设置专职人员对其进行管理, 且管理人员保持相对稳定; 第二, 管理人员无论是专职的还是兼职的, 都不能过多地兼职其他工作; 第三, 加强业务培训, 学校及上级有关部门积极为管理人员的业务培训创造条件。还可以组织校内外学习交流, 相互取长补短, 达到共同提高的目的。第四, 学校综合档案室有责任对学生档案管理工作进行指导和监督, 以促使学生档案管理人员不断提高业务素质。
3. 建立健全档案管理各项规章制度
建立完善的高校学生档案管理规章制度是做好这项工作的前提和基础。高校学生档案从新生建档、归档到转递, 经手的部门多, 工作量大, 如果归档制度不健全, 转递手续不严格, 各部门之间的工作不能很好的衔接, 就必然造成档案管理工作的混乱。而且学生档案材料的建档过程具有连续性和周期性, 要保持学生档案的系统性和完整性, 也必须建立一套完善的学生档案管理制度。统一规范, 有章可循, 才能使学生档案的管理工作逐步走向规范化、制度化的轨道, 保证学生档案真实、准确、全面、系统。鉴于当前的实际情况, 首先应该建立健全档案接收、管理、收集、归档等方面的一系列规章。可以根据《普通高等学校档案管理办法》、《流动人员档案管理暂行规定》、《人才流动管理暂行条例》的有关规定, 结合高校实际, 特制相应的学生档案管理办法, 从材料归档、档案传递等各个环节规范操作行为。
4. 更新学生档案管理工作手段
实现现代化的管理手段是高校学生档案管理的落脚点。随着高校学生档案数量的增多和网上招聘工作的发展, 对学生实行全过程的动态管理已成为学生档案建设工作的客观要求。倘若仍沿用传统的手工操作为主的管理方式, 那不仅浪费大量人力物力, 也不适合大学生、用人单位和网上招聘的新的就业模式。因此, 必须采取有效措施, 加快推进以计算机和网络技术为核心的高校学生档案现代化工程的建设。为此, 高校要加强对大学生档案建设基础性的投入力度, 加快研制和开发适合高校自身特点的学生档案数据录用、查询、修改、增减和打印的管理软件, 使学校管理者能及时了解相关情况, 让用人单位了解毕业生的相关信息及推荐信息。
三、结语
档案管理的现状及对策范文5
一、疾控中心档案管理工作的现状
（一）档案管理意识不强。疾控中心档案管理工作非常繁琐，对档案管理人员要求很高，需要在日常工作中保持足够的耐心，细致做好每个环节的工作。疾控中心属于公益性机构，主要提供公共卫生防治服务，由于某些领导对档案管理工作的不重视，认为其不能产生社会效益，因此未设立专门的档案管理部门，也没有安排专人负责档案管理工作。因为档案管理人员业务能力不强，导致档案管理不够规范，难以保证档案资料的完整性和准确性。
（二）档案管理水平不高。很多疾控中心缺乏完善的档案管理制度，无法满足当前形势下档案业务发展的要求。一些疾控中心对档案的整理把控能力不强，未能统一、集中管理档案，造成大量档案被分散到各个科室。此外，一些珍贵档案的收集、整理和归档工作不及时，不能充分发挥出档案的作用，档案得不到有效利用。
（三）档案管理不够规范。从当前疾控中心档案管理工作来看，还显得不够规范，缺乏健全的工作制度，也没有将相应标准明确下来。在需要使用档案资料的时候，经常要用大量时间去翻找，从而影响了档案的利用率，很难真正发挥出档案的作用。不仅如此，档案制作过程也不够规范，书写很随意，未留出装订线，对之后档案的装订造成麻烦。
（四）档案管理信息化建设滞后。当前信息技术已经非常普及，将其运用到疾控中心档案管理中，可以简化工作流程，节约人力和物力，并让档案资料得到妥善保存。现阶段很多疾控中心已经开始应用档案管理信息化系统，不过其功能还不多，实用性有待提升。此外，很多档案管理人员不熟悉信息技术，工作中仍然以纸质档案为主，需要进一步加快档案管理信息化建设步伐。
二、疾控中心档案管理工作的对策
（一）完善档案管理工作制度。疾控中心档案具备不可复制的特征，需要认真开展档案收集与整理工作，让档案管理更加规范，并得到有效利用。对此，疾控中心要结合《档案法》相关规定，从实际档案管理工作情况入手，不断完善档案管理工作制度，将档案的收集、整理和归档等要求明确下来。比如对档案收集工作而言，需要及时进行收集，保证档案资料的完整，不出现遗漏。此外，档案管理人员还要督促各科室认真收集和整理本科室形成的档案资料，严格落实各类档案管理制度，确保档案管理工作更加规范和科学。
（二）注重档案管理人员的培养。疾控中心领导要充分认识到档案管理工作的重要性，设立专门的档案管理部门，并安排专业档案管理人员负责。在日常工作中，要定期开展对档案管理人员的培训工作，让他们掌握最新的档案知识，提升职业道德素养。由于疾控中心档案管理工作有着服务性与保密性等特点，还要重视思想政治工作，让档案管理人员具备较高的政治觉悟，能够在工作岗位上保持高度的责任心。只有这样，才能从整体上提升疾控中心档案管理队伍的素质与能力，提升档案管理工作的水平，确保卫生防疫工作顺利开展。
（三）提升?n案管理的规范性。疾控中心可以采取档案两级管理措施，包括中心级与科级两种。其中中心级档案的行政性较强，主要内容有行政文件、人事管理档案、财务管理档案；而科级档案学术性较强，主要形成于日常工作中，档案资料取决于服务对象，容易发生变化，内容有疫情流行病因分析报告、各类年度分析报告、日常监测报告、免疫规划档案、艾滋病患者档案、结核病患者档案、慢性非传染性疾病管理档案、健康教育工作资料和疫情调查处理材料等。疾控中心要结合实际业务的特征，将档案两级管理工作标准明确下来，并成立相应的管理小组，安排专人负责工作，从而让档案管理更加规范，便于今后的查询与利用。
（四）加快档案管理信息化建设。疾控中心通过档案管理信息化建设，可以实现档案管理水平的提升，从而最大限度发挥出档案资料的价值，为本地卫生防疫工作提供服务。对此，疾控中心要将档案管理信息化建设纳入发展计划中，逐步完善档案信息化管理系统，将室藏档案资源利用起来，确保信息化系统更具实用性。同时还要丰富系统功能，提供查询服务，并结合分类查询、综合查询以及模糊查询，让档案资料有更高的利用率。
档案管理的现状及对策范文6
1 电力企业档案管理现状和问题
1.1 档案信息收集不全面、保存不完善
档案信息收集不全面、保存不完善是档案管理的主要问题，有的企业原始档案和格式不规范、不统一，文件的版面设计、尺寸不一，无法进行规范的装订，一些重要文件的签字更是颜色不一，更有甚者在原始档案上涂改勾画，为后期的档案编制带来极大的不便[1]。
1.2 档案管理方式落后
档案管理需要运用科学合理的方法和工作方式，以更好的为企业发展服务。档案管理主要分为三种管理模式：分散管理、分级管理、统一管理，在实际工作中，很多档案管理人员没有根据档案信息的类型进行分类，目前，电力企业的档案管理模式较为单一，大都选择集中管理。统一管理方式有利于电力企业的档案管理的完整性，但是这种管理模式往往给管理人员带来巨大的工作量，造成工作效率低下。
1.3 领导重视程度不够
领导重视程度不够也是档案管理水平低下的一个重要原因，电力企业领导没有充分意识到档案管理的重要性，出现重电力建设、轻管理的现象。因为对于建设电力企业来说，最重要的是看到电力企业的经济效益，因此档案管理部门在建设中往往被忽视，只有在上级检查时才进行突击整理，但是档案的管理往往差强人意[2]。
1.4 档案管理人员专业水平不达标
目前，我国的建设电力企业部配备的都是一些文案人员，主要负责文件的存储和发放，这些文案人员大多学历低，水平不高，建设单位对于档案管理员的培训不及时，导致文档档案的质量参差不齐。电力企业档案管理人员不同于其他工作，需要一些综合素质较高，具有交叉学科背景的专业人士，知识面广，既懂电力企业又懂电力企业档案管理，可以更好的进行消息编辑和分类。
2 建设电力企业档案管理技巧
2.1 提高管理人员的业务水平
电力企业要安排专人负责档案保管，在档案的管理过程中，人是占核心地位的，培养涉及学科广泛的高素质人才是关键。从事档案的管理人员应首先更新观念，积极参与互联网技术、计算机技术、数字化技术等的培训，并将这些技术应用于档案管理的工作上，同时还要兼有严谨认真、遵守制度的优良品质，绝对不能篡改和泄露档案的内容。除此之外，档案管理员还应当坚持终身学习，不断进行档案管理的方法创新。
2.2 强化电力企业档案管理制度
电力企业应当制订一套适合自身企业发展的档案管理制度，明确档案的采集流程和注意事项，在收集完整之后统一核对并进行上报，以此来保证电力企业的档案信息的质量和完整性。强化档案管理人员的法律意识，确保档案信息的安全性，当档案管理人员离职时务必做好交接工作。同时，还要进一完善和追究责任制度，明确谁来管理谁负责，一旦档案的管理出现安全和缺失等问题，应对领导进行指责。
2.3 对电力企业档案进行数字化管理
建立档案的电子化管理，有利于进行信息传递和档案查询，防止因自然因素导致纸版文档的丢失。建设单位应建立网上管理系统，将电力企业的会议纪要、企业决策、安全问题等档案全部录入。在对档案进行数字化管理时，管理员需要借助扫描技术、数字压缩技术、电脑技术等方式把原始档案数字化直接上传，在档案生成的时候直接将其生成规范的档案信息，将纸质版的档案慢慢变成多媒体的形式，不单单要收集文字信息，还可以让档案变得“有声有色”，企业的照片、视频等档案也要全部留存电子档，再通过统一的档案分类代码进行归类管理，便于查询。电力企业的电子档案管理应只对有限的人授权，并对电子档案系统的访问和档案更改做好记录。
2.4 定期接受档案管理专家的检查
电力企业的档案管理部门要自觉接受档案管理专家的检查，请指出档案管理的不足和漏洞，并解答单位工作人员的有关问题。电力企业还要定期举办以文档档案管理为主题的内部考核比赛，对档案管理人员水平进行评分，对于档案保管较好的管理人员给予物质表扬，对于文档工作有疏忽的管理人员进行批评和惩罚，同时追求其领导的责任。
2.5 保证文档的保密性
文档的内容涉及了电力企业的全部过程内容，包括会议纲要、经费使用、质量等，与电力企业的质量和经济效益密切相关，因此文档档案不仅可以作为电力企业现场质量检测和安全管理的控制手段，如果电力企业出现了安全事故，档案还可以作为追究事故责任的有力证据。因此，文档的完整性和保密性的重要是不言而喻的。
