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档案整理案例范文1
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1、文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2、科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3会计电子文件整理
A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
二、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。
1、软磁盘的保护
A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。
D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
2、光盘的保护
A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
档案整理案例范文2
一、档案室为谁整理档案
档案室为谁整理档案？至今都没有一个明确的答案。在每年的业务指导工作中，总会有人对按照进馆标准整理档案的方法提出质疑：这种方法真的便于保管和利用？虽然这种档案整理方法能够最大限度地保持档案文件之间的历史联系，但它远不如按文号整理来得方便。这就不得不让人们思考档案室究竟在为谁整理档案？为方便谁利用整理档案？即使按进馆标准整理档案的方法无法证明其科学性和实用性，档案室也不能按自己的整理方法整理档案，即便是不需要移交档案馆的档案。很显然，档案室不是在为本单位整理档案，而是为档案馆整理档案。
二、档案室该为谁整理档案
档案室应该为本单位整理档案，还是应该为档案馆整理档案？从《机关档案工作业务建设规范》内容看其规范的档案整理都是为档案馆管理档案规定的。它对档案整理的案卷质量要求完全是按照进馆要求来规范的。档案馆接收进馆档案往往都制定有档案馆接收档案标准的《规定》或《办法》。这些《规定》中都对档案整理的质量和规范有详细的要求，并按要求整理好，达不到标准的不予接收。这分明是在说档案整理是为档案馆整理。但是《河南省档案局实施细则》第十三条规定：“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集，封面上不标注保管期限。”这足够引起我们的深思！
档案室是机关的内部组织机构，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织。档案室的重要任务是服务于本机关。显而易见，它的服务方向、对象、范围必然基本局限于机关单位内部，它的基本功能是为本机关单位收集、整理、保管、提供利用本机关单位产生的档案。当然它也有为国家积累档案的义务。但是，它首先为本机关单位整理档案，其次为国家档案馆积累档案。机关档案室和档案馆也只是移交档案的关系。机关档案室在整理档案时是以方便单位内部的保管利用为标准的，档案室完全有权选择自己整理和管理档案的方式。档案室移交的档案，只要收集的齐全，有目可查，就已经算是经过规范整理了。很显然，档案室应该为本机关单位整理档案。
我们不得不承认：有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作。如果站在我们设计的由文书（业务）部门整理档案的角度看，整理档案更应该是为本单位了。文书（业务）部门，不是档案部门，与档案馆（局）没有任何关系。就没有必要按照档案馆整理档案的方法整理档案。
三、几点思考
（一）理清几个问题
1.标准的问题。要认清档案部门的标准性质，档案部门的标准基本上都是推荐性标准，而不是强制性标准。《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》中第六条明确规定：“机关档案工作规范化管理认证工作，……等级认证采取自愿申报、逐级认证的方法。”在任何时候、任何情况下，都不能把推荐性标准当作强制性标准来执行。在指导档案室整理档案中业务指导人员应当是推荐推荐性档案整理标准，在档案馆接收档案时也不能以此为标准来接收档案。
2.档案室与档案馆的关系问题。档案室与档案馆的关系就是一个移交档案和接收档案的关系。但是，在对待档案的整理上，一定要明确认清档案室与档案馆的关系，并且处理好这种关系，特别是在对待档案室的档案整理上，应该尊重档案室的选择。
3.档案整理方法问题
（1）档案馆的档案整理方法不一定适合档案室。档案室整理档案主要是为自己利用方便而整理保存的，其次才是为档案馆积累档案。在档案室提供利用档案中，一般都是以利用单份档案为主，而且以查文号为主。也就是说档案部门设计的档案整理方法，并不适合档案室的档案整理和提供利用。而仅仅是为档案馆保管档案提供利用设计的。
（2）适合大机关档案室的档案整理方法不一定适合小机关档案室。现在说的档案整理方法，实际上是为大机关的档案整理设计的，这些机关产生的档案多，自然需要按问题或按机构或按事由等分类。而小机关产生的档案少，无论按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大机关设计的档案整理方法整理却繁琐，又不好查找。
档案整理案例范文3
（一）对水行政执法档案管理工作重视不够有些领导同志把执法工作的重点放在抓行政执法的过程上和抓行政执法的效果上，他们并不了解水行政执法档案管理工作的重要意义，往往忽视了水行政执法后的执法档案资料的收集、整理工作，因此对水行政执法档案管理工作投入的人力、物力、财力也就不足，从而造成水行政执法档案管理工作无法良性开展。
（二）执法人员素质有待提高根据河南省水政监察总队对河南省24个支队和154个大队的调查结果显示：水政监察大队的人员（3832人）中，中专以上学历为2017，占总人数的52.6%；大专以上学历为1497人，占总人数的39.1%；本科以上学历为318，占总人数的8.4%。从学历结构看，本科以上学历人数较少，大专以上学历的人数比例也不足50%，学历结构有待于进一步优化。有的大队虽然引进了文书档案管理专业的人员，但在案卷的整理和法律文书方面的知识还不足，需要展开专门的培训。
（三）经验交流欠缺档案利用不足要想提高水行政执法档案管理工作水平，各个水政监察大队之间就要不断地进行经验交流，只有通过经常性的经验交流才能找出本单位在水行政执法档案管理方面的差距和不足，也才能总结出本单位在水行政执法档案管理工作方面的经验。通过经验交流会促进各个水政监察大队在水行政执法档案管理工作水平的提高。另外，只有不断利用水行政执法档案，才能提高领导同志对水行政执法档案管理工作重要性的认识，从而加大对水行政执法档案管理工作的投入力度。
二、加强现代水行政执法档案管理工作的办法及措施
（一）强化责任，提高认识要加大对水行政执法档案资料管理的重视力度。各级各类水行政监察机构要把水行政执法档案资料管理和利用工作提升到重要的办事日程上来。明确各个水行政监察机构的水行政执法档案资料管理责任，经常组织检查组进行检查通报。对水行政执法档案资料管理不力、不善的要责令整改，并对整改方案进行监督和指导。
（二）严格执行水行政执法档案资料管理规定要想使水行政执法档案资料的管理更好地服务于水行政执法工作，就要严格执行档案资料管理规定。根据《关于印发水行政执法文书档案管理办法》中对水行政执法文书档案资料管理的有关规定，要对各种档案资料立卷归档进行严格的要求，认真收集、积累、整理水行政执法档案资料，然后分门别类进行归档，使所有的水行政执法资料都达到统一格式、统一标准。
（三）水行政执法档案资料整理应按章有序进行水行政执法档案资料整理与分类应按照水行政执法档案形成规律和特点，将水行政执法档案分成一定的类别和属类。保持水行政执法档案资料的有机联系，使其有系统、有条理地反映执法活动的历史面貌。划分类别和属类的标准要一致，层次要清楚，条理要明晰，不按年度分类，只按项目分类。
（四）强化水行政监察人员的业务培训水行政监察执法人员中有些人未经过专项培训，监察执法队伍中即懂专业又懂法律的人才比较缺乏，部分执法人员在执法过程中，法律知识掌握不够，业务不熟悉，造成执法水平较低。一些案例告诉我们，因对执法证据收集程序、步骤的不熟悉，造成执法过程不规范，不能把案件办成铁案。因此，必须经常开展执法人员业务培训，规范执法程序，提高水行政监察执法人员的业务素质和执法水平。
（五）应建立“案件首问负责制”和“案卷档案调用管理制度”对每一起违法案件都要明确主要经办人员，经办人员同时负责案卷、证据的整理，并负责及时将案卷移交给档案管理人员。案卷档案的调用和管理必须明确专人负责，并有专门场所保管案卷，做好调卷记录，要做到“专人、专柜、专室”。
三、结束语
档案整理案例范文4
[关键词] 路政档案；创新；档案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 097
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）21- 0187- 02
1 创新路政档案管理的重要意义
公路路政档案是公路路政管理单位在开展路政执法工作的过程中所形成的极具利用与参考价值的各类原始材料，这些材料载体不一，形式各异，有文字、图表、影像、数据、电子文件等，其内容包括路产、处罚、行政许可、事物处理机构管理文书、违章建筑、超限运输等。公路路政档案管理真实记录了路政管理部门的工作内容，路政办案的思路、方法及结果，体现了公路路政工作人员的管理水平、办案水平和执法水平，集中体现了路政管理工作的业绩、成效和历史面貌，是衡量路政管理现代化、科学化水平重要依据与尺度，也是进一步制定并开展路政管理工作的基础。当前社会经济快速发展，时代对路政档案管理提出了新的要求，而现代社会的信息化也使路政档案管理呈现出新的情况及新的问题。当前路政档案管理中管理机制僵化、规范化程度不高、档案材料收集不完整、内容参差不齐，材料归档不完善、不统一、管理不集中，纸质文档和电子档案不对称、不一致，档案管理手段落后、档案整理技术水平不高、信息化程度不高、工作效率低下等现象比比皆是，极大地影响了路政档案的质量，大大降低了路政档案的利用率，不利于路政管理决策的科学制定，以及路政各项管理活动的有效开展。现代路政档案管理的创新，不仅是时展的需要，也是促进我国公路交通事业更快更好发展的重要保障。
2 路政档案管理的创新路径
2.1 完善路政档案管理制度
现代社会中，路政档案管理呈现出新的变化，因此需要不断完善路政档案管理制度，才能适应新时代的新要求。公路路政管理单位可根据《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《省档案管理条例》等有关法律法规中的相关规定，充分借鉴同行业其他单位成功的路政档案管理经验，同时结合本单位路政管理的实际情况，构建起完整、科学且行之有效的路政档案管理制度，对原有的管理制度进行必要的补充及创新。一是完善路政档案材料收集和归档制度，做到兼顾全面的基础上，把握重点。当前公路行业快速发展，每日都会产生大量的路政信息及数据，而在每个月、每个季度、每一年的总结汇总时期，其数据与信息处理量更显得庞大繁复，因此需要档案管理人员对日常的文字信息、报表、数据、成分进行及时准确地分门别类地管理、归档、汇总、装订，善于在大量的资料中区别出重要资料及日常资料，保证路政档案管理工作在依法开展的基础上，实现有侧重、有层次、灵活性地开展，使路政档案材料真实且全面地反映业内工作情况，准确地记录路政信息及数据，体现路政工作业绩，为路政工作的制定及下一步工作计划提供有效依据。二是完善路政档案审核制度，严格要求管理人员仔细鉴别转入的档案材料，把好材料入口关，对于手续不齐的，应予以补齐，对于信息不准、不规范、有缺漏、涂改的，应予以分类登记并按要求重办、补办，直至审核合格后再整理归档。三是完善路政档案整理制度，对路政档案的鉴别、分类及审核进行详细规定，确保整理出来的路政档案材料信息正确、手续完备、目录明晰。四是完善路政档案借阅制度，需要查阅利用路政档案的人员应办理相关手续，并在查阅时提供相关证明，与此同时，还应不断研究档案服务的新方法，以提升路政档案管理的效率，增强路政档案的利用率。合理、科学、灵活的路政档案管理机制不但为路政档案管理工作提供切实有效的依据及参考，而且也是实现路政档案管理创新的基础。
2.2 加强档案管理人员的创新
路政档案管理的创新，归根结底需要档案管理人员来推动，因此可以说是以人为主体的创新，这也是促进公路路政档案管理发展的关键。当前公路交通行业日益发展，随之产生的路政信息资料也日益增多，需要大量高素质的工作人员进行档案管理，要加强路政档案管理人员的创新，首先应培养其敬业精神和求实的科学精神，敬业是创新的基石，只有热爱本职工作，真正从思想上重视工作，才能积极思考，勇于探索改进及创新，而求实的科学精神则需要档案管理人员在准确把握当前路政档案管理形势的基础之上，不断进行总结思考，以求实创新的精神积极探索、开创性地进行工作。其次，还应加强对路政档案管理人员业务能力的培养，可通过在职继续教育、组织工作人员参加业务培训、举办培训班、开展研讨会等多种方式，不断提升路政档案管理人员的专业档案知识、路政业务知识、档案材料的收集整理能力、各类载体档案的管理方法、现代信息技术能力等业务能力，才能勇于挑战传统陈旧观念及管理方法，勇于提出工作的新思路、新办法，突破档案管理工作，在业务上实现创新。
2.3 运用现代化路政档案管理方式
当前公路事业快速发展，路政档案管理更应加大科技投入，引入现代化管理方式方法，不断优化执法程序，提升执法文书制定的科技含量，提升公路执法及路政档案管理的效率。各部门可以根据自身实际情况及行业特点，借鉴行业相关单位的成功案例，充分整合并利用优势资源，积极推进路政档案管理的现代化进程，引入并开发符合路政档案管理工作点的现代化信息技术，并构建与之相符的信息化管理平台，充分利用现代新型的信息介质和记录方式，以及信息化的管理平台，进行路政信息电子档案资料收集管理工作，并将信息管理、统计和统计分析、文字材料、档案管理、许可事项办理、路产案件等专项工作分类进行了电子归档，做好对路政档案信息资源的定位、分析、加工和整理，为路政管理及其工作的有效开展提供科学的依据。与此同时，通过平台开设路政信息内容展示及查询服务，使档案信息得以实现收、管、用的有机结合。在充分钻研案件处置规定、信息报送流程等公路法律法规和业务知识的基础上，不断规范操作流程，升级档案信息集成管理模式，将各类路政档案信息资源整合、重组，优化路政档案信息的服务结构，利用路政档案信息系统各项路政档案信息资料进行统计、录入、分析、提取、查询等工作，并根据内容及要求形成相应的表格，为满足档案管理及使用者的需要，突出服务的中心主题，不断升级并完善路政档案管理信息系统，提升路政档案信息资源开发利用的深度和广度，以更为多样化的路政档案系统功能，更具个性化、精细化、规范化、信息化的档案服务全面提升路政档案管理的水平，为路政档案管理的创新提供路径。
3 结 语
公路路政档案真实记录了路政管理部门的具体工作及工作人员的执法办案情况，通过完善路政档案管理制度、加强档案管理人员的创新、运用现代化路政档案管理方式实现路政档案管理的创新，对提升路政档案的利用率，为路政各项管理活动的有效开展及路政管理决策的制定具有重要的意义。
主要参考文献
[1]黄慧.浅析公路路政档案管理工作[J]. 档案天地，2014（9）.
[2]明淑兰.刍议公路路政档案管理存在的问题及改善对策[J]. 民营科技，2014（2）.
[3]郑博熙，程达王.信息化时代下档案管理的创新及发展[J]. 管理观察，2016（11）.
[4]王阅.谈谈档案的“现用现扫”――对目前档案数字化扫描工作的一点认识[J]. 档案天地，2014（8）.
[5]马慧敏.探究路政档案一体化管理的实现路径[J]. 城建档案，2015（12）.
[6]明淑兰.试析如何做到公路路政声像档案的齐全完整[J]. 科技创新与应用，2014（3）.
档案整理案例范文5
本文首先阐述了法定的档案行政管理职能，并从依法行政、分级管理以及增加机构、加强内部监督三个方面，对如何才能做好档案行政管理工作进行了分析。
关键词：
依法行政；行政管理；执法
计划经济时期，档案实行行政式管理主要凭借指令性的业务指导来完成，档案要想发挥行政管理职能则必须依据行政命令才能实行。所以在计划经济时期，指令性的业务指导有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，人们虽然也将其理解为业务指导，但都意识到这种类型的业务指导带有明显的强制性，因此，在一定意义上可以说，也可以将其认为是法和命令，要求下级部门一定要无条件执行，依靠行政性命令档案工作才能有效进行，带有一定的强制色彩。这种情况并不只是存在于档案行政管理部门当中，在计划经济时期全部行政机关都带有这样的特点。我国实行改革开放已经30多年了，当前已经发展为社会主义市场经济时期，政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此，依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中，首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行，国家推出了《档案法》，进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施，重新认识到档案行政管理职能，计划经济时期的指令性业务指导已与当前时展不相适应，因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门，也不再属于一个固定的部门，同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响，人们的日常行动还没有体现这种认识，特别是在当前的基层，指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。
一、法定的档案行政管理职能简释
依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，主要是提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。
二、如何才能做好档案行政管理工作
（一）档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，需要提出的是其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。
（二）档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。在当前的档案行政管理部门当中，都设置有业务指导与法规科，要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称，可以改为档案管理指导处与档案指导处，主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等，不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等，制订档案业务标准、规范、政策等文件，还具有一定的强制性特点。
（三）增加机构，加强内部监督。要想实现依法行政的目的，首先要做好内部监督工作。在一定条件下，可以设置档案执法处，也可以称为“档案执法队”，主要负责强制性工作，其中，可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等，负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。
参考文献：
[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理.2013(01).
[2]陈宏霞.也谈档案行政管理的特征[J].档案管理.2012(01).
档案整理案例范文6
[关键词]机关单位；实物档案；整理
实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。
一、实物档案的分类
分类是实物档案整理的重要环节，将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求，实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法，以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法，可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下：奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物；信品类主要有有本单位的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等），本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物；赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画，本单位开展的活动中有纪念意义的物品，本单位对外交际交往户收受的礼品等实物；产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物，如微标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。
二、实物档案的排列
排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列，进一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。
实物的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列，赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。
三、实物档案的贴签
贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著，并以标签的形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。
标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。
四、实物档案的编目
编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
实物的编目以“件”为单位进行，每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注栏中进行说明。
实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。
五、实物档案的装盒
装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的，比如：奖品类的奖状（可卷成简状）、奖旗（可折叠平装）、奖章、荣誉证书；信品类的
印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表，以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章，证品类的印章，产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置，档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图，注明档号，以方便利用。
六、结论
实物档案如何整理，档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求，但是，各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎，相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列）的整理流程是通常的整理方法，各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如：有些条件好的单位，除按照上述方法整理实物档案外，还可以给每件归档实物拍照，既可以用来展览展示，也可以做为声像资料归档；制作标签的纸张可以是白色的，也可以用彩色纸张，以增加美感。
参考文献：
