【摘要】在档案材料收集过程中存在收集不及时、收集材料不准确、材料管理比较混乱的问题，要通过强化管理、提高档案收集的连续性、信息化，以及提高工作人员的素质和责任心等措施来解决。
【关键词】人事档案；材料收集；规范化
建立具有一定特色、体现科学发展要求的档案管理体系，对于进一步深化人才政策制度调整改革，全面推进和加强人才队伍建设，具有十分重要的意义。而人事档案的收集和整理关系到档案信息的准确与否，关系到培养人、选拔人的决策正确与否。人事档案作为历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据，要在改革发展的大潮中把握时代形势，必须紧密依托当前正在进行的市场经济和国家机构改革工作，构建人事档案信息动态收集整理体系，不断焕发人事档案的生命力和活力。
一、当前档案材料收集中存在的问题
（一）档案材料收集不够及时。一些用人单位负责档案管理工作的人员，工作责任心不够强，对人事档案信息更新的不够及时，很多档案信息还是多年前的状态。有的档案材料还是在人员调动和辞职时，在有关单位和个人的要求下突击完善的，档案材料不能实时补充和完善。一些单位在人才流动的过程中，人员档案传递的不够及时，原单位没有及时给新单位传递档案，新的用人单位又需要及时为流动人才建立档案，用于上工资、建立薪酬机制，加强培训和管理，这就导致了原单位档案未转递，新的用人单位又重复建立的问题发生，而新建立的档案对工作人员之前的个人信息材料不能够及时补充，存在缺失的现象。
（二）存在档案材料收集不实的现象。随着市场经济的发展人才流动越来越频繁，一些人才到了新单位后，不如实汇报个人的信息，新的用人单位由于人力有限的问题，存在工作作风不实的现象，没有认真地核实流动人才的个人信息，导致了一些流动人才到了新单位建立新档案之后，收集的档案材料信息不够准确。
（三）档案材料管理比较混乱。一些单位工作人员流动比较经常，而人才调转和辞职手续不够完整，有的甚至是不辞而别，原单位本着为工作人员负责的精神，不能够随便处置辞职人员的档案。但是这些辞职人员也不及时回来联系，并积极协调调转档案，导致了这些档案材料处于呆滞的状态。新旧用人单位交接程序和机制不够完善，一些人力资源管理部门工作人员责任心缺失，导致档案信息更新不及时，缺乏严密的审档机制，借用、查阅、流转手续不完善，档案材料管理不够严密，档案材料信息保密不够严格，甚至存在随意涂改信息的问题。
二、加强档案材料收集与整理的对策措施
（一）提高人事档案的连续性，使其成为记载人事成长的核心轨迹。要加强对流动人才档案管理的组织领导。人社部门要及时制发《实施细则》。各用人单位要结合本单位实际情况，制定相应的流动人才档案信息网络建设实施细则。用人单位要及时成立领导小组，搞好新旧单位人事档案管理的对接。用人单位要依托人力资源管理部门成立人才档案管理领导小组，具体负责公司所有人员的档案信息及网络建设工作。应组织协调有力，能够切实解决档案信息网络建设所需要的人员、设备和经费等实际问题，确保按未来发展要求完成人才档案信息建设任务。从现有的人事档案体例来看，反映人事历史和现实情况的依据性材料主要是任免表、任职工作表和部分学习培训材料。假设一名工作人员平均每三年晋升一职，那么在档案中反映这三年中人事成长经历的就只有一纸履历表，因而不能全面反映工作人员这三年中的真实情况，具有相当大的局限性和断层性。要通过加大对工作人员档案材料的动态收集，依据共工作人员的实际情况，探索对工作人员的科学考评体系，并把考评表定期收集到人事档案中。普通工作人员每年考评一次，中层以上领导每二至三年考评一次，考评结果记入人才考评登记表，并装入本人档案。据此我们可以推断，一名刚入职的工作人员在成长为中层领导的过程中，要形成大约十份左右连续的考评登记表。这样一来，一名企事业工作人员的历年表现和成长轨迹就能在档案中得到连续的反映，各类人才的历史情况将更加翔实，更加丰富，起到阅卷即可识人的效果。
（二）加强档案材料收集的正规化、信息化建设。人才档案是由具有保存、查考价值的文字、图表、声像等凭证性材料构成的。但是，由于技术和观念方面的原因，一些用人单位的流动人才档案一直以来仅仅指的是纸质的案卷。随着时代进步和科技的创新，流动人才频率逐渐加剧，原有的纸质档案已经不能全面反映各类人才的现实和历史表现，进而导致人事档案利用率偏低，生命力和活力不足。面对这种情况，各用人单位要树立“大档案观”，突破纸质档案的束缚，建立集声、像、图、表等为一体的立体信息档案。积极构建具有“声像文件”功能的档案管理平台，正好为档案管理的正规化、信息化提供了这个平台。用人单位通过建立信息化的档案管理平台，利用录音、录像和其他媒介记录人才考评过程的关键环节，既有助于加强对考评过程的监督，更有利于直接反映工作人员在考评中的表现，并且为以后考察培养人才提供直接的、近乎面对面的场景。当用人单位在系统中保存了人才历次考评的场景，那么呈现在用人单位档案利用者面前的便是一部各类人才成长的纪录片。把立体的信息影音信息和纸质档案结合，就能全方位的反映一名人才的信息，也能够很好地克服新旧用人单位交接档案过程中的不便和纰漏。
（三）提高人事档案材料收集管理人员的综合素质和责任心。通过人事档案的严密管理加强对人才的考评是公司正规化、制度化建设的集中反映。为了全面提高企事业档案材料专职管理人员的业务素质和管理水平，使档案管理岗位专业化、规范化，各类用人单位要强化人力资源管理部门人员的责任心，探索对国内企事业单位档案专职管理人员进行岗位培训，考试合格发给“岗位合格证书”，逐步实行持证上岗。为了认真开展这项工作，抓好在岗专职档案管理人员的岗位培训和持证上岗制度的落实，培养对象为从事企事业各级图档库(室)的领导及专职档案管理人员。培训内容为公司、经济法与人力资源档案管理法规；档案基本建设管理程序及文件材料；档案保护技术；公共关系学；档案现代化管理。 通过培训应该使得企事业档案管理人员对流动人才的档案高度重视，能够了解档案专业的基本知识，熟悉档案法规。了解企事业人事档案管理和国内企事业单位档案管理的基本知识，熟悉国家、地方政府和企事业的档案管理的政策、法规。了解计算机应用、网络信息的知识。熟悉本单位和本部门建设的历史与现状。掌握人事档案管理和工作程序。
（四）注重在重大任务和活动中收集档案材料。一般对人才的考评分为定期考评、晋升考评和随机考评，随机考评结合重大活动和任务进行。实际的情况是，当前一些用人单位往往重视定期考评和晋升考评，而忽略了随机考评。目前企事业单位多样化任务机会较多。这些重大活动既是锻炼人事、考验人的有利时机，同时也是收集档案材料的有利时机。事实和历史证明，越是艰难险阻和生死存亡的关键时刻，越是能反映一名人才的政治品质和能力素质。在大是大非问题上头脑清醒，立场坚定，在危机关头的临危不惧和果断处置，能够充分反映一名人才的能力气概。作为档案管理部门，必须要抓住这些考察人才的有利时机，把那些经过重大活动锤炼出来的人事的优秀表现形成依据性材料，及时装入人事档案。作为档案管理的补充和拓展，力求使其成为人事档案中的点睛之笔。
三、结语
当前，人才培养和管理工作作为国家创新发展战略的一项大事和热点，正在稳步推进、全面落实。人事档案材料收集工作作为人才管理工作的基础，必须紧跟时代主题，积极响应，把对及时收集、高标准收集、突出重点收集有关材料，贯穿于人事档案动态形成的全程，努力拓宽人事档案的广度和深度，提高人事档案的生命力和活力。
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作者:杨平平 单位:云南云路工程监理咨询有限公司