档案管理具体流程范文1
为了全面提升档案管理水平，实现西安地铁“建优质工程、创一流档案”工作目标，我们创造性地将全面质量管理体系的理念贯彻到地铁日常的档案管理工作之中。在档案管理过程中用系统论的方法将档案管理制度、档案管理流程串起来，使一系列具有控制职能的方法、措施、程序规范化、系统化，形成一个严密的、完整的内部管理体系，提高工作效能，并留下痕迹以便日后监督和考核，结合该理念，我们在日常档案管理工作中主要做了两个方面工作：一是配合贯标过程，实现质量体系文档的痕迹化管理，确保地铁建设项目工程竣工验收资料的完整性、准确性、系统性；二是在贯标结束后，通过档案信息系统来促进贯标成果，即―系列的档案管理流程得到贯彻执，行，形成科学化、标准化、规范化的地铁档案管理体系，从而达到“关口前移，全程跟踪，同步验收”的档案管理总体目标。
以管理文档为核心，纳入程序、同步建档
地铁建设过程中，各建设工序环节对施工质量和安全要求非常严格。公司明确档案管理部门职能定位，理顺档案管理体系，确定了档案管理目标后，我们在日常档案管理工作中，把档案管理目标与职能部门、专(兼)职档案管理人员具体工作相结合，制定标准、安排计划、明确责任、严格考核，这样从根本上改变了在工程建设传统管理模式中轻视档案管理工作的局面。档案资料管理标准要求公司各项工作必须实行档案信息一体化管理，从源头上控制文件资料的形成与流向，实现文件资料和档案的“无缝”衔接，把后期对档案的控制要求(完整性、准确性、系统性)提前到文件的管理阶段，做到前端控制。实行工程资料监管“关口前移，全程跟踪，同步验收”的管理模式，从而保障地铁工程项目建设质量安全要求。
1 与市质量监督站、市城建档案馆对二号线车站、区间、装修、风、水、电工程的施工用表(主要检验批和施工记录用表共计957张)进行规范，编写了《西安市轨道交通工程资料验收标准》(土建工程)和《建筑工程资料验收标准》，并已下发到各参建单位，为档案专项验收打好基础。
2 加强日常监控工作。在地铁工程建设之初，明确了各参建单位收集、整理、归档责任和义务，切实保证工程档案的完整性、准确性和系统性，我们始终坚持三个结合：(1)联合市城建档案馆采取定期与不定期形式对施工单位资料编制情况进行检查指导和参建单位自查自纠相结合，(2)业务培训和先进试点相结合，(3)档案验收和工程月度信誉考核相结合。实施三个指导：(1)指导参建单位项目经理、总监、资料员共计215人次就竣工文件的编制、组卷、归档业务，现已完成了四次业务培训。(2)搭建了参建单位资料员信息交流平台( Q群共有315人)，指导资料员互相学习、取长补短、交流经验。(3)加强与城建档案馆联系。并请他们到施工、监理单位检查指导内业资料的编制。要求四个同步：(1)下达工程项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，(2)检查工程项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步，(3)验收工程项目与验收项目档案同步t(4)工程结算与信息中心出具项目文件材料归档情况证明同步。
目前，地铁二号线土建工程验收相继进行了档案专项验收，严格落实工程档案专项验收制度，做到“档案不合格、工程不验收”，对竣工档案严把质量关，以点带面，发挥好项目档案的验收的“推动、促动、震动”作用，全面规范建设项目档案验收工作。对不符合验收要求的档案提出整改意见，直到整改达到要求才给予验收。现已完成二号线17个车站、16个区间的主体工程验收，把档案的专项验收提前到重点分部工程的验收，及早介人，全程跟踪，确保项目档案工作与项目建设同步进行，在开工技术交底、中间过程检查、工程竣工验收三个环节中，建立了切实可行的项目档案工作管理流程，对做好项目工程档案工作起到了很好的促进作用。
实现档案文件自动流转功能，完善创新、提升水平
我们根据《重大建设项目档案验收办法》，要求纸质档案与电子档案同步归档。2009年西安市地下铁道有限公司信息中心与清华紫光公司共同开发了地铁档案管理信息系统，对档案管理信息化工作进行了统筹规划和专项实施，建立西安地铁档案管理信息系统，并向所有参建单位下发了档案管理信息系统单机版，要求参建单位在单机版上完成电子数据的录入工作。
档案管理信息系统作为企业整个信息综合管理系统的重要信息支撑。功能主要包括：进出检查、版本控制、审核追踪、操作日志、更改通知、电子分发、虚拟组卷归档等。档案管理信息系统要求各类正式文档都要通过规范统一的文档模板的方式来生成，通过标准分发模板和审批模板实现其分发、审批和。档案管理系统实现了用一个大型数据库和档案服务器来管理和存储所有的各类的文件。文件被分类编码后，并附上电子文档，可被关联或连接到系统内各模块中的任何一个对象，给不同业务技术人员的利用和访问提供了极大的便利。
在贯标结束后，即形成档案管理体系时，需要信息化系统再提供一系列的流程支撑体系，通过信息化的流程来实现这些标准体系的贯彻和落实。我们按照ISO 9001管理的要求，建立了档案验收、档案接收等一系列流程，将施工中每一工序应归档的资料定量化，如钻孔灌注桩分部，应填写的质量验收检验批表3张，施工记录5张，规范了质量控制资料的编写，通过档案信息管理平台，做到档案归档管理事前有预防、过程有监督，事后有分析，贯彻ISO质量体系的PDCA管理理念，规定工序归档清单样板，编制了《招投标文件归档作业指导书》《第三方监测归档业务作业指导书》和《施工图归档作业指导书》《设备仪器档案归档作业指导书》等各门类档案作业文件，同时利用计算机软件技术，可实现档案收集、管理体系文件的、更新、查询、监控、利用等自动流转功能。
目前，二号线勘察、测绘、设计、招标单位(共计35个)档案的电子与纸质档案的同步归档工作已完成，形成工程档案9561卷，初步设计图12351张，首次将地铁勘察的地质岩芯照片(包括西安地质的14条地裂缝)7.6万张归档，现阶段的正在进行结构子单位工程验收过程中，各施工、监理单位正在档案单机版上完成档案数据的录入工作，信息中心负责人审核电子数据准确无误通过后，再将纸质档案归档。同时我们推进音像档案流媒体管理系统，重点是工程建设中隐蔽工程、
重点工序的拍摄，实现流媒体资料的收集、管理、利用，将更直观展示工程建设全过程。现已完成了分阶段向市城建档案馆移交档案资料的任务。根据档案数据异地存储备份的要求，我们完成了档案数据灾难备份，健全了档案安全保密体系，在公司内外网隔离条件下，开放网上赋权借阅，实现档案信息资源共享。
回顾地铁二号线建设项目档案工作中取得了一定的成绩，但我们也清楚地认识到，档案工作是一个系统的、连续的过程，是―项需要常抓不懈、严细求实的工作。目前仍存在一些困难和问题，总结档案工作所走过的路程，我认为，以下经验在今后的工作中应加以坚持和发扬，在档案管理下一步工作中，应做好下述几方面工作：
1 按照“持续改进”原则，健全各项档案管理标准
一流企业建标准、二流企业创品牌、三流企业造产品，既然我们的地铁目标是“建一流地铁”，一流企业就要建立高于国家标准的企业标准，按照“持续改进”原则，积极推行全面质量管理理念，健全各项档案管理标准，如二号线土建工程资料编写规范只量化到具体表格，下一步要尽陕组建团队，统一表格内容的填写，建立机电系统归档资料的编写标准。
2 档案管理体系应具有系统性
地铁档案管理工作涉及面广，工程档案管理工作是一项系统工程，从项目前期的建设工作到最终的国家验收，形成PDCA闭合环，它在工程建设中环环相扣，步步相连。为了加强对重点工程各阶段档案工作的有序管理，保证归档资料的完整、准确、系统，公司总部在工程项目开始阶段就加强档案意识的宣传和档案业务知识的培训，用规范化、标准化来严格要求工程资料归档工作。二号线参建单位多达100多家，所以在开工建设初期，就要明确各单位工程的验收范围和程序，单位工程内部各分部之间接口界面的验收流程，落实各部门和有关人员档案工作责任制，形成有效运行的项目档案工作管理体系。
3 档案管理体系应具有预防性
必须明确规定将项目档案工作纳入建设项目合同管理，对项目档案管理全过程工作提出明确要求。实现关口前移，全程跟踪。同步验收总体目标。
4 档案管理体系应具有全面有效性
必须及时介入，全程跟踪，确保项目档案工作与项目建设同步进行。档案工作人员要抓住开工技术交底、中间过程检查、工程竣工验收三个环节，使档案工作与工程建设基本做到同步布置、同步检查、同步考核、同步验收。与档案行政主管部门(市档案局、市城建档案馆)通力合作，建立切实可行的项目档案工作监督体系。
档案管理具体流程范文2
关键词：问题 方法
我国的广大农民工、到外地工作的一些专业人员都是我国流动人员的组成部分。因为人员的众多、地域的广泛、类别的繁多等情况，导致了我国的流动人员人事档案管理出现了非常多的问题，也降低了管理这些档案的水平和效率。所以我们要针对这些工作实际中出现的问题，采取针对性的解决方法来加以解决，使我国流动人员人事档案的管理工作迈向一个新的台阶。
一、我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题
（一）管理意识不到位
首先，我国的流动人员人事档案管理工作中存在的问题是人事档案管理人员管理意识的不到位。一些档案管理人员认为在经济快速发展和人员流动巨大的今天，许多的用人单位、特别是私营企业根本就不关心应聘人员的档案问题，只重视应聘人员的工作能力和社会经验。所以，他们在具体的人事档案管理中根本就不具有很强的管理意识，把许多的人事档案没有进行好好的保管工作和认真的检查工作。
（二）管理方法不到位
其次，我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题是管理方法的不到位。其主要的表现有手段单一，许多的档案管理部门只有流动人员人事档案的纸质材料，根本就没有他们的电子档案，所以一旦档案室发生火灾等情况发生时，这些档案也就会付之一炬。同时，许多档案管理单位缺少对于流动人员档案信息的更新，导致许多的流动人员档案的信息只停留在档案信息填写之初的状态，而对其近况没有一点的了解。
（三）管理的封闭性
再次，我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题是管理的封闭性。许多的档案所有人都不清楚自己的档案准确的存放地点，使其在需要自己的档案时要费尽周折才能弄清楚。
（四）管理中传递程序不合理
最后，我国流动人员人事档案管理工作中存在的问题是传递程序的不合理。一些档案管理人员在对于档案的传递过程中导致了档案的丢失和损坏，从而使档案的所有者无法对自己档案的内容进行清楚的了解。
二、我国流动人员人事档案管理工作中存在问题的解决方法
（一）提高档案管理人员的综合素质
首先，对我国流动人员档案管理工作中存在问题的解决方法是提高档案管理人员的综合素质。其具体的措施有第一，要加强对于档案管理工作的宣传力度，使许多地方的档案管理工作由被动化向主动化服务转变，做好档案信息的咨询、归类、整理等工作，为广大的流动人员未来的升迁、就业等做好铺垫。第二，要开办专业的培训班，请来专业的人事档案管理专家对于档案管理的工作人员进行专业上的培训和手把手的指导，全面的提高其专业技能和熟悉人事档案工作的法律法规。同时在这个历史的新时期，还要建立和健全流动人员档案信息管理的规章制度，加强对流动人员档案管理的理论研究和政策研究，提高流动人员档案管理的质量和效率。
（二）加强人事档案管理的科学化与正规化
其次，对我国流动人员档案管理工作中存在问题的解决方法是加强人事档案管理的科学化和正规化。第一，要认真的对流动人员的档案进行接收和鉴别分类，把具有价值的人事档案材料进行认真的保存和定期的检查工作，把个人信息相关的内容要装订成册。第二，加强档案信息的收集和完善，把许多个人流动信息的新情况加入到个人原有的档案信息内容之中，丰富个人档案信息的内容。比如：奖励情况、升迁情况、违法犯罪情况、婚姻情况等等，保持档案信息的严肃性、真实性、实效性。第三，对于可以体现出档案个人才能与兴趣爱好的内容要进行重点的登记和说明，比如：思想政治素质、文化教养、实践工作经历、业务学习水平、留学经历、科学研究成果、进修情况等内容可以在流动人员人事档案中可以得到具体的体现，这些对于流动人员未来的升迁与工作都是非常有好处的。第四，要使用高效的计算机系统进行档案信息的分类归{和整理，同时还要对流动人员人事档案信息进行计算机的备份工作，保障档案信息的有效管理。在这种科学化和正规化的管理中可以很好的体现出档案管理的实际应用价值。
（三）创新档案管理模式
再次，对于我国的流动人员人事档案管理过程中存在问题的解决方法是要创新档案管理模式。对于档案信息的分类、利用、装订、归档等工作要进行科学的安排，提高档案信息管理工作中的效率。同时，在流动人员人事档案管理工作中对于计算机的使用上要做到集中化和快速化的处理，用具有强大功能的专业档案处理软件减少档案查询、归类、处理的时间，提高了管理的效率。除此之外，在具体的档案管理工作中要对于档案进行不同化的分类，比如：有一些档案要按照时间进行分类、有些要按照地域进行分类、有些要按照姓氏进行分类、有些要按照年龄进行分类等，针对这些具体的特点，对于流动人员人事档案进行科学分类就可以更好地进行档案的查询和信息归类，提高管理的科学性。
（四）对流动人员档案管理加强开发与利用
最后，对于我国流动人员人事档案管理过程中存在问题的解决方法是加强这些档案的开发和利用，使其发挥出最大的应用价值。比如：可以创建出专业人才数据库，并且扩大宣传效果，让越来越多的专业人才可以进行这个数据库个人专业信息，而档案管理人员经过审核认证后，就可以把其信息在数据库中进行认证推广，而相关的用人单位要进行付费浏览，可以在这个数据中挑选出自己需要的专业人才。简而言之，这个数据库可以发挥出帮助一些专业人才找工作的功能，让工作信息获取的渠道更加的方便快捷，同时还可以弥补目前的找工作网站鱼龙混杂的局面。
三、结语
对流动人员人事档案管理工作的现状与解决方法进行认真的分析研究非常有利于我国档案管理工作的科学化正规化发展，使其发挥出应有的社会价值，更好地为社会发展服务。
参考文献：
[1]朱玉媛，鲁文艳，李军.我国流动人员人事档案管理的现状与对策[J].图书情报知识，2007，（03）.
[2]邓绍兴.流动人员人事档案管理难点和对策[J].中国人才，2007，（19）.
档案管理具体流程范文3
[找文章到 ()一站在手，写作无忧!]___县地处秦岭东段南麓，商洛地区东北部，总面积2791平方公里，人口48万人，是一个“八山半水分半田”的土石山区。北面秦岭将我县与渭南地区隔离，南面蟒岭把___与商州、丹凤分开。“___猿人”闻名遐迩，“仓颉造字”誉贯神州。李先念、刘志丹曾在此操戈秦蟒，挥师北上，建立红色根据地。胡耀邦、江泽民等党和国家领导人也先后到___视察工作。这是一个革命老区，也是经济基础薄弱，思想观念陈旧，文化信息滞后，外地人才难以引进，本地人才严重流失的一个县份。近年来，我们在县委、县政府和上级业务部门的重视和支持下，在紧紧抓住人才资源培养、吸引和使用三大环节，大力实施人才强县战略，充分发挥职能优势，合理配置人才资源的同时，加强流动人才档案管理，夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，进一步促进了人事工作的进程，为我县经济和社会的全面、协调和可持续发展提供了强有力的人才保证和智力支持。现将我们的做法和体会汇报如下：
一、加强组织领导，转变思想观念
近年来，随着人事制度改革的发展，人才流动日趋加速，人员的隶属关系不断变化，干部档案管理工作也出现了一些值得重视的问题。县政府对档案管理工作非常重视，针对档案管理中存在的关系混乱、人档脱离、管理无序的现状，及时召开干部人事档案工作协调会议，根据《干部档案工作条例》和《陕西省人才市场条例》的有关规定，明确了组织、人事、教育、卫生、人才交流中心的档案管理权限，尤其是对流动人才的档案工作做了具体的要求，从2002年全县的所有大中专毕业生和社会各类流动人才的人事档案交由县人才中心管理。人才中心在具体工作中将人事人才档案管理纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，把档案工作列入中心的长远规划、年度计划、年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，选配了一名具有较高素质的工作人员负责档案管理工作，制定了人事档案整理、调转、查阅程序，建立了档案管理工作网络，形成了以领导挂帅、业务协作、专人负责、流水作业的四级档案管理网络。真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。
为了进一步加强流动人才档案工作管理，我们克服各种困难，加大硬件投入，在办公用房十分紧张的情况下，按照档案管理的要求，把档案室和办公地点完全分开，专门租赁了县档案局三间办公用房，设立了流动人才档案室；面对资金匮乏的窘境，挤出专用经费，购置了铁质档案柜36节，配置了计算机等专用设备，配备了灭火器、打孔机、湿度计、干燥剂等档案专用物品，投入资金购买安装了汇杰人事档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强档案管理制度建设，规范档案管理程序，我们按照《档案法》的要求，从管理入手，整章建制，制定了档案管理程序、借阅查阅工作制度、管理人员工作职责。明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使工作人员对档案的接收、积累、收集、整理有据可依，从制度管理上做到了有章可循，以章办事，严格管理，合理使用，没有出现档案损毁和丢失现象，保证了档案管理工作的正常运转。同时，制定了《岗位责任制》和考核、奖惩制度，充分发挥和调动了档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，2004年，我们根据人才市场的需求和工作实际的需要，在全市率先安装了《汇杰人事档案管理系统》软件。对所有的档案信息经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在调档、归档过程中，全部使用计算机查询，按照提示信息查阅，工作效率明显提高，使我局的档案工作逐步走向了规范化、科学化、现代化的管理轨道。
三、集中归类整理，完善档案内容
为了有效地发挥档案的作用，首先，我们每年都要对当年接收和采集到的档案内容进行一次全面的整理。对移交的档案实行逐人清理，按序编排，造册登记。在整理过程中，我们印制了有“___县人才交流中心档案专用”的统一标识档案袋和档案专用封签，对规格不一的档案袋全部更换，重新编号登记，进入微机管理，这样以来，档案的外表更整洁，内容更充实，便于查阅，便于利用。其次进行分类管理。将大中专学生、非普通高校毕业生、离职退职人员和社会中介机构管理人员的档案采取分类整理，统一归档。按照人事的要求，按时为各类人才办理转正定级、工龄认定、评职调资等手续，____对流动人才培训进修所取得的档案材料进行甄别审核，并将有关材料归入本人档案。三是严格整理程序。严格
按照有关要求采购档案用品，虚心向专业人员请教，按章操作，及时归档。截止目前，共接收各类人事档案2983份。其中大中专毕生2790份，非普通高校毕业生169份，离职退职人员3份，社会中介机构管理人员21份。累计收集各类档案材料1137份，无一起档案泄密、丢失、损毁事件发生。
四、加强业务培训，提高工作效率
为了进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我们在配备档案管理人员时，选择了一位具有较高政治素质、原则性强、作风正派、吃苦耐劳，服务意识强的女同志承担次项工作。为了使从事档案专职人员具有较强的业务能力，能够掌握现代化的管理技术和方法，就派送她多次参加市县业务部门举办的档案培训班和电脑培训班。为档案室征订了《陕西档案》等业务杂志，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，为我县的流动人才档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
五、存在问题和今后打算
1、档案管理机制依然混乱。一是关系混乱，管理的主体不清。实行事业单位聘用制的人员档案和事业单位新增人员的档案目前在贫困地区仍然不能摆脱政府管理的窠臼，新的人事制度要求这些人员的档案交由县级以上政府所属人才交流服务机构管理，但实际工作中仅凭人才管理机构无法扭转这种现象。二是人档分离，管理的环节疏松。新的就业形式为各类人才施展才能提供了丰富的舞台，但也给档案管理带来了很多的弊端。人事就业部门和人才交流中心缺乏就业信息的沟通，档案调转滞后，造成了少数“死”档现象。三是私截档案，管理的盲区增生。有相当一部分学生缺乏档案管理的认识，认为就业无望，不报到，不办理人事，就擅自将个人档案私自保管。希望上级业务部门加强人事制度改革宣传力度，理顺档案管理体制，营造和谐文明工作环境。
2、硬件设施有待进一步加强。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。我们将进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金投入，做好各项基础工作，加强档案的规范化管理，不断提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用，为推进全县经济繁荣发展做出积极的贡献。
档案管理具体流程范文4
1可行性：档案管理具有先天的显性知识资源服务属性
档案是显性知识的典型代表档案是社会组织或个人在其社会活动过程中形成的有保存价值的历史记录，是固化的历史经验和历史记忆。因此，几乎没有人会否认，存储着知识资源的档案无疑是最重要的显性知识。笔者认为，“档案”意味着它是最具有长远历史价值的显性知识。关系如下图1。事实上，人们寻找历史经验最重要的途径就是从档案中获取知识。自人类发明文字以来，固化的记录就代替了口耳相传，成为人类文明延续的主要方式。虽然知识管理学者普遍认为，隐性知识是知识管理的核心，但是值得指出的是，隐性知识最终还是要依靠显性化技术成为文档，才能得到最大限度的传播和延续。单纯的隐性知识传播和延续非常有限，因此我们常常采取纸质的或数字的方式将那些濒危的非物质文化遗产以记录的形式保存下来。因此，从这个意义上说，文档在知识管理体系中占有举足轻重的地位，具有不可替代性。我们也不难发现，许多单位，如中国联想集团、海尔集团等，都会通过公司规章要求员工外出考察、培训、参会、研讨活动之后以及离退职之前，把相应的文档材料上交或做出总结报告。更为严格的某些公司（如IBM公司），会为每个人专门发放文档资料整理袋，用于放置所有相关工作资料，并由专人定期回收。这些方式都体现了通过文档控制企业知识财富的理念，以及文档资源的极端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中也说道：“文档是知识容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。”[1]除了在实践领域常常以文档记录方式传播延续人类知识财富以外，在知识管理界、档案界和企业界，档案管理与知识管理的密切关系常常引起诸位学者的研究和关注。如彭明彧认为，“文档管理系统是知识管理系统的重要基础”，“档案管理与知识管理终极目标具有平行性”，“知识管理与档案管理的运行方式具有并行性”，“知识管理和档案管理原则具有部分兼容性[2]。张斌认为，“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容[3]。徐拥军认为，档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通，二者可以相辅相成[4]。
2必然性：档案管理的终极追求与知识服务理念相契合
作为一种历史较为悠久的管理活动，档案管理的追求经历了一个与时俱进的变迁过程。通过开展档案编纂或研究，封建时期，以服务王权为取向，近代时期，以服务社会为目标。但无论如何，基于档案内容而“提供服务”这一本质似乎从未改变。在20世纪90年代，顺应新的时代需求，档案学提出了“后保管范式”，主张档案管理由载体保管向信息管理转变，“档案工作者由实体保管者向信息和知识的提供者转变”[5]。档案后保管范式本质上是“一种以来源为中心,以知识为中心的管理”[6]，其目的和核心就是实现“知识服务”。这种追求体现了档案管理更加关注其信息资源价值，重视并强调应用档案显性知识提供知识服务的理念。这不也正是知识管理的核心价值观吗？值得注意的是，在实践层面，档案管理的知识服务理念也正在悄然兴起。如数字档案馆（室）的建设、电子文件中心建设。数字档案馆（室）的本质就是利用信息技术搭建起来的一站式档案知识服务平台，其以扩大开放、便于利用、最大限度挖掘档案价值、以多元手段服务用户为重要特征，经常采用的专题纪录片、专题展览、专题推送、在线参观、在线利用等服务形式，实质体现了知识服务的价值追求。又如，田湾核电档案的知识服务思路。田湾核电站是中国著名的三大核电基地之一，其将核电档案与设备、人员一起并列为公司工程建设和安全运营的三大支柱。田湾核电档案注重围绕档案承载核心资源、展现技术特色、控制工程质量、实现精细化管理进行全方位管理、开发、利用，注重应用信息技术和网络技术提高文档知识资源开发和深度利用，如建立了合理化建议库、技术专利库、科技论文库、项目案例库、经验总结库等各类型的直接服务于企业的知识库。通过实施ECM，成功建设了企业级内容中心和知识服务中心，致力于为公司管理创新、经营效益和可持续发展提供全方位的知识服务。可以说，田湾核电档案管理理念是一种实实在在的、紧密结合实际的、为企业带来巨大收益的知识服务典型。美国马里兰大学教授布鲁斯•W•德尔斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可谓一针见血：“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似———都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”[7]
3优越性：档案管理具有成熟的显性知识服务处理技术与流程
根据知识管理理论研究及其相关的主要实践活动，有学者将知识管理分为行为学派、技术学派，经济学派和战略学派四个主要流派，并进一步指出，行为学派主要侧重对隐含知识的学习、创造和灵活应用。技术学派主要侧重对显性知识的积累、传递和方便提供。经济学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、学习并最终完成价值发现。战略学派主要侧重对显性和隐含两种知识的积累、转化并最终完成包括价值发现在内的各种战略目标。[8]显然，档案管理与上述技术学派非常相似。从具体处理技术来看，档案管理作为一种信息资源管理活动，在其悠久的历史发展中积累了丰富的经验，对知识管理中的显性知识处理技术有重要的参考和借鉴意义，如重视基于历史主义的来源原则、全宗思想、成熟的档案实体分类和档案内容分类技术、编码技术、检索技术等等。另外，档案管理注重“保存”的意识，也有利于知识的沉淀、积累以及后期的二次开发和利用。从具体处理流程来看，对比发现，知识管理（显性知识）的一般流程与档案管理的一般流程有较大的吻合度,阶段相似度非常明显。二者极其相似的环路闭合处理流程，并非巧合，而是基于共同的信息资源管理本质，基于共同的对知识（信息）的整合、创新和利用的管理目标。如上所述，知识管理的实施，必然涉及知识的产生/收集、加工、整理、存储、评价和利用等环节，这些具体的处理环节在档案管理领域已经发展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地处理信息，如何更准确地检索与利用信息，以及如何更长久地积累信息，档案管理的经验不可谓不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解组织的知识基础，而且长期涉及组织知识，他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的，哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物质文化遗产保护工作、城市记忆工程、口述历史等，这些工作中最重要的一部分就是需要对历史中珍贵的隐性知识进行显性化，以实现永久流传。在此，档案表现出来的优势已经相当明显。而且，档案管理在知识（信息）流程化处理过程中表现出来的先天优势，可以让档案工作者在面对知识的任何时候想到的都是整个生命周期内的知识处理与创新，而不是局部的单个的知识单元。在大数据时代，面对海量的信息，这种整体相关思想对知识创新和利用更是至关重要的。
4艰巨性：知识服务要求先进的技术与高素质的人才队伍
档案管理与知识管理在管理理念、管理对象本质、管理技术、管理流程、管理目标等方面虽有很强的相似性，并在显性知识处理技术和流程化知识加工管理方法等方面为知识管理积累了可资借鉴的经验。但与此同时，由于二者产生的源流和时代背景差异巨大，知识管理仍然具有知识时代所赋予的诸多特色。就目前而言，档案管理真正走向知识管理还面临诸多挑战，其中最为鲜明最为重要的无疑是技术与人才两大因素。知识管理产生于信息技术飞速发展的信息时代，知识管理的实现建立于高度发达的计算机技术、数字技术、网络技术等的应用，并以其为重要特征，如元数据、数据库、文本挖掘、云计算、搜索引擎、信息安全、信息、信息推送等等。利用它们，从海量的信息中提取有价值知识，或主动提供多元化综合知识服务，常常是知识管理的重要手段。然而这些新技术在目前档案部门较少得到实际应用。事实上，目前档案领域的计算机应用水平令人担忧。仅以电子文件为例，档案管理领域的计算机应用尚不能保证其完整性、准确性、有效性。现实状况与理想需求之间差距不小。据2007年中国人民大学信息资源管理学院的调查，目前在文件形成机构的调查中，已经使用电子文件管理系统的机构占79.6%，然而，只有2%的机构电子文件管理系统（或模块）具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能[10]。且不说这些档案信息化系统五花八门、水平参差不齐，电子文件的凭证价值尚难保证，何谈知识服务呢？档案管理人员的素质也一直是档案管理水平的重要制约因素。目前我国档案职业的总体情况堪忧。与西方国家要求档案职业人员具有扎实的专业背景与丰富的实践经验相比，我国档案从业人员包含了大量的兼职人员，且无任何专业资格认证或准入制度，导致“档案从业人员的素质整体偏低，非专业化、非职业化现象普遍存在。大多数单位档案工作兼职人员大量存在，从业者整体素质不理想，文化水平较低；在部分单位，中专、高中以及以下文化水平的档案人员占有相当比例”。[11]这样的职业群体显然与提供知识服务的人才队伍要求相差甚远。
5小结
档案管理具体流程范文5
关键词：基层研究所 产品档案 档案管理
中图分类号：F273.2 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2016）05-221-01
一、研究意义
生产档案作为基层研究所产品科研生产过程中的真实记录，不仅代表着产品生产过程的历史，也代表着我们单位生产运营的历史过程，更是促进我们单位事业持续有效发展的重要依据。生产档案管理工作已成为基层研究所基础性管理工作不可或缺的一部分，做好基层研究所生产档案管理工作意义非凡。
二、档案相关定义与分类
（一）定义
档案是指企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。
档案是指反映企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。
本文所指的档案是橡胶与密封研究所批量或小批量生产密封剂、橡胶胶料和橡胶制品以及非金属试验室检测过程中形成的、具有保存价值的合同、原材料质量证明、生产流程卡、生产记录、检测记录等具有保存价值的文件材料。
（二）分类
目前基层研究所涉及档案按档案性质分，可分为科研生产档案和产品生产档案；按体系划分，可分为质量体系档案、宇航体系档案、实验室体系档案，本文研究的是产品生产档案和非金属试验室检测记录。
三、目前基层研究所档案管理工作中存在的问题
（一）档案意识薄弱
生产档案管理作为基础性管理工作往往引不起高度重视。一般情况下，基层研究所大部分人员致力于科研、生产的发展工作，生产档案工作最为基础性管理工作，往往不受重视，认为档案管理工作可有可无，这样容易导致归档不及时甚至档案缺失的问题。
（二）档案管理缺乏有效培训体系
目前基层研究所从事档案管理工作的均是兼职人员，绝大部分没有专业的档案管理知识背景，且人员流动性较大，而归档任务繁重，往往都是进行简单的档案管理过程培训，没有统一的档案管理相关知识培训，对于档案收集人员往往存在档案收集不全、整理不到位的问题，对于档案管理人员容易存在归档资料检查不全面、归档流程不清晰的问题。
（三）信息不对称
基层研究所目前归档范围主要包括生产档案和试验室检验档案，生产档案一般依据合同归档，兼职档案管理人员对实际应归档数量和合同履行率情况不了解，缺乏统一的信息检索平台，只能电话或邮件实时告知及时归档，对于实际应完成情况无法考核，这样容易导致部分合同未归档的情况。
四、如何做好基层研究所档案管理工作
（一）加强领导和员工重视程度
要想持续做好产品档案管理工作，必须提高领导和员工意识，领导的重视程度直接决定了档案管理工作的地位。首先，可以成立基层研究所档案管理小组，由研究所领导为组长，兼职档案员和各班组长为组员；其次，档案管理小组对每年档案管理工作进行部署，年初有计划、年底有总结，每季度各班组根据实际合同任务进行档案管理工作总结，并根据奖惩制度进行考核，提高档案管理工作的重要性；第三，定期组织各班组归档人员的沟通交流会，让从事档案管理工作的人员感受到该项工作的重要性和价值性，同时也能就实际档案管理工作中遇到的问题进行交流，切实提高档案管理从事人员的工作积极性和工作热情；第四，落实档案管理工作相关考核激励制度。通过考核激励，不仅能够起到约束作用，同时也能有效调动员工的主动性，提高工作成就感。
（二）建立档案管理工作培训体系
基层研究所档案工作细致、繁琐，档案管理工作人员的素质和业务水平在很大程度上决定了档案管理工作的质量和效率，针对目前基层研究所档案管理工作人员的设置情况，建立一个有效的培训体系至关重要。首先，加强岗前培训。基础研究所人员流动性大，但交接工作未必做到及时有效和全面，因此对于从事档案管理工作的人员必须进行岗前培训，让其熟悉档案业务流程。第二，加强档案管理知识（业务）培训。这个不仅要针对兼职档案人员，也要对全员进行宣贯，档案主管部门可以定期对基层研究所兼职人员进行相关知识培训，拓展兼职档案管理员的理论知识和业务水平，同时由兼职档案人员对其研究所各部门兼职归档人员进行知识宣贯，分层逐级提高全员档案管理意识。第三，不定期组织向外单位先进档案管理部门学习，了解先进档案管理经验和做法，并结合自身工作思考借鉴之处。
（三）运用管理工具进行档案管理工作
首先，基层研究所根据自身档案特点，可将档案管理流程进行标准化作业。档案管理工作流程主要包括：收集、整理、核对、组卷、保管和管理利用等，基层研究所可以将每一步骤进行标准化作业，每一步骤明确工作流程、负责人、时间节点等要求，让档案管理工作更直观、更标准化；第二，将档案管理工作纳入信息化系统。利用信息化系统，基层研究所档案管理工作人员可以随时查阅应归档合同情况，实时监督相关人员及时归档，保证归档资料的齐全性。同时，可将纸质档案转化为电子版形式后存入信息化系统，全方位对档案进行备份和保护。
综上所述，在新形势新任务要求下，产品生产档案管理标志着产品生产的历史，也是产品生产过程追溯的源泉，做好基层研究所档案管理工作也越发重要，要求我们在实际工作中不断持续改进，促进档案管理工作又好又快发展。
参考文献：
[1] 王秀霞.关于加强档案管理的相关思考.中国化工贸易，2014（31）
[2] 贾桂玲.档案管理存在问题分析及对策.科技博览，2011（22）
档案管理具体流程范文6
一、信息系统归档的意义和含义
在当今信息化时代，信息系统记录着大量的个人及组织的生活、工作信息，从各个方面反映着社会的运行情况。而档案则是人类社会在实践活动中的真实记录，从这个意义上，信息系统的归档必须纳入档案工作中，且应该是当前档案工作的重要组成部分。各项信息系统的归档也是建设数字档案馆的重要内容，各信息系统产生的电子文件是建设数字档案馆的基础资源，数字档案馆是档案工作的发展方向，从这个意义上，信息系统归档工作的质量影响了档案工作的发展和与时俱进。信息系统的归档就是将信息系统的建设、运行、管理和监管等活动中产生的各种载体的记录进行收集、整理并移交档案部门的过程。
二、信息系统归档的内容和方式
信息系统的归档内容主要有系统自身建设及运行管理、业务流程两部分。系统自身建设及运行管理归档应包含信息系统规划、审批、建设、验收、运行、维护、验收等过程文件和记录的归档。业务流程归档应包括具体业务流程建立、流转、审批、反馈、依据等文件和记录。信息系统归档可根据实际情况采取离线归档和在线归档。一般来说，如果具体业务信息系统与档案管理系统相关联，可采取实时在线归档，也就是在具体业务流程结束后及时点击归档；如果具体业务信息系统没有与档案管理系统关联的，采取定期离线归档，可按年、季度等向档案部门归档刻录好的光盘。
三、信息系统归档的实施方法
1.在系统规划的同时考虑归档功能。信息系统的归档应在系统建设时作为系统的一项功能进行同步规划和建设。在信息系统规划和建设时，信息系统管理部门应与档案部门进行沟通，获取档案管理的相关要求，在系统建设时应考虑归档数据的完整性及归档功能实现的便捷性；档案部门应在系统规划时提出档案归档和管理要求，在系统建设时测试归档功能的有效性及归档数据的完整性、准确性和可读性。在信息系统上线验收之前，应由本单位及上级单位档案部门专家对项目档案和项目归档功能进行专项验收并出具验收意见书。未进行验收或者验收不合格的信息系统不得投入使用。
2.以业务的标准化为基础。档案的信息化和标准化是档案管理的工作目标之一，档案的信息化以档案的标准化为基础，档案的标准化包含档案整理的标准化及档案内容的标准化。档案内容的标准化依赖于档案来源的标准化。因此，做好信息系统的归档应以业务的标准化为基础，包括业务流程、记录和文件格式内容的标准化、统一化。信息系统的建设同样依赖于相关业务流程的标准化。统一的流程、统一的文件格式和内容是进行信息系统建设和应用的前提和基础。如果不能实现业务的标准化，就会造成系统中相关流程数量大、繁琐，最后系统将会非常臃肿，不便于应用，归档文件和记录给档案整理和归档人员带来很大的负担。信息系统归档的标准化还包括归档文件格式采用通用的文件格式，尽量减少专用格式，保证归档电子文件可读性。
3.实现业务系统与档案系统的无缝对接。在信息化时代，信息技术的应用应能减少档案人员整理档案等体力劳动的工作量，以便档案人员能有更多的时间做好档案内容的开发利用。那么，在业务系统中应保留向档案系统归档的接口，从而实现业务系统向档案系统的自动归档，这也是建设数字档案馆的必备条件。实现业务系统与档案系统的无缝对接，需要档案部门、业务系统管理部门、具体业务部门的共同努力，档案部门和业务系统管理部门共同确定归档接口的方式、数据传递方式以及在各自系统中的映射，保证归档数据的真实性和可读性；档案部门和具体业务部门共同确定归档数据的格式、内容以及元数据等的要求，保证归档数据的完整性和真实性。
4.重视元数据的归档。在信息系统中形成的应归档文件一般为电子文件，电子文件的易更改性要求必须同时归档电子文件的元数据来保证归档电子文件的真实性和可靠性。归档时应将电子文件与元数据一并归档，并建立电子文件和元数据的关联关系。元数据应包含描述电子文件内容、背景、结构及其管理过程的数据，能够真实再现电子文件的产生、修改和流转信息，具有可追溯性。对元数据的项目的设置和管理，信息系统管理部门应与档案部门进行沟通，并尽可能采取系统自动生成并伴随电子文件归档到档案系统中，减少人为对元数据的干扰，保障电子文件的真实性，为电子文件发挥凭证作用打好基础。
