南瑞集团有限公司（以下简称“南瑞集团”）立足企业管理工作实际，利用图书档案馆新馆建设契机，实现馆藏图书、档案的一体化智能管理，取得了显著的成效。
一、明确定位
南瑞集团是国家电网有限公司直属单位，也是我国知名的电力系统自动化、发电及水利自动化、轨道交通监控技术等相关设备和服务提供商。自1973年成立以来，拥有2名中国工程院院士，50余名部级、百余名省部级专家，以及众多行业管理翘楚。南瑞集团的四十余年企业发展史，是推动中国电力技术和电工装备实现从追赶到引领的历史，承载了几代员工的集体记忆，在此期间产生了丰富的历史档案，是企业的宝贵财富。2018年，基于南瑞集团原有图书档案馆的使用面积已经接近饱和、设备未更新换代等情况，南瑞集团规划在南瑞产业园的产业8号楼一层、二层筹建图书档案馆新馆（以下简称“新馆”）。新馆使用面积约2800平方米，档案库房面积约2000平方米。南瑞集团领导高度重视，明确新馆的建设定位为：国家电网有限公司所属单位和江苏省范围内首家知识型图书档案馆，南瑞集团的智慧档案管理中心、知识文化共享中心和软资源开发增值中心。基于上述定位，南瑞集团办公室梳理制定了新馆建设方案，决定采购各类先进的设施设备，通过建设智能的信息管理系统，实现图书和档案的一体化智能管理，进而提高图书档案馆的信息化、智能化、知识化管理水平。新馆已于2021年6月正式投入使用。
二、开展新馆建设
在南瑞集团领导的关心和支持下，2020年，新馆基建工作初步完成，开始进入最重要的智能化建设阶段。南瑞集团从区域规划、技术攻关、建设智能库房、建设智慧馆库系统几个方面开展了实践。
1.合理规划
按照新馆建筑已有的2层结构布局，基于图书档案馆已有的各类档案约8.9万卷、38.9万件，各类图书约2.5万册的实际馆藏情况，综合考虑各类档案的利用情况、保管要求、馆藏量等相关因素，将一层分为借阅大厅、图书阅览区、重要档案展示区、综合档案库房和办公区；二层划分为档案数字化加工室和会计档案、人事档案等专业档案库房，共计10个库房。存储容量约为2400立方米，是图书档案馆旧馆的3倍。预留包括智能库房、各类监控设备、展示大屏等相应设施设备电路接口，为后续图书档案馆的高效运转奠定了基础。
2.技术攻关
为确保新馆的建设实效，相关人员通过查询国内外相关论文，调研国内智慧档案馆建设单位的相关情况，针对以往工作中的难点，在图书自助利用、档案归还智能检查缺漏件、档案库房智能位置导航及移动盘点等方面，组织所属单位档案管理专家、项目承担单位技术专家等，联合开展技术专项攻关，取得了相应创新成果。
3.建设智能库房
按照新馆规划，其中5个库房全部按照智能库房的标准建设。南瑞集团办公室工作人员通过外出调研学习、理论研究等方式，制定了新馆智能库房及智慧馆库系统的建设方案，并通过招标选定紫光软件系统有限公司作为承建单位。在智能库房建设中，南瑞集团不但采用了定制化的智能型档案密集架，实现了排架电子标签、RFID智能盘点、位置智能导航、异常上下架监测、安全保护等智能化功能，而且集成了温湿度自动采集与控制（精密空调、温湿度传感器、除湿机等设备）、空气净化消毒控制（空气质量传感器、空气消毒净化机）、设备远程控制（红外摄像头、智能防盗窗、水浸报警器）等功能，实现了智能库房的一体化控制。
4.建设智慧馆库系统
智慧馆库系统是确保图书档案馆各类设施设备正常运转、图书档案线上高效利用的关键所在。南瑞集团高标准建设智慧馆库系统，集成原有的图书档案一体化平台系统相应功能，实现与国家电网有限公司数字档案馆系统的无缝集成，主要包括监控大屏、利用中心、智能库房、整理中心、图书管理等相应模块。
（1）监控大屏模块
监控大屏模块位于借阅大厅，不但可以实时展示馆内的各类库房的馆藏量等数据信息，还可以显示各类档案的整理、借阅归还、待办事项等各类信息，后续可灵活接入南瑞集团下属单位的智能库房系统，是整个智慧馆库系统的“大脑”。
（2）利用中心模块
利用中心模块提供各类图书的自助借阅归还、各类档案的线上借阅申请、实体档案的借阅与归还等功能，与“我的南瑞”App集成，支持内外网利用，极大地方便了图书档案的利用，支持档案管理人员进行便捷的统计分析。
（3）智能库房模块
智能库房模块分为PC端和移动端操作，支持档案管理人员在库房利用便携设备进行实体查找、出库、入库、上架、盘点等各类操作，实现密集架的自动打开、关闭、位置导航等功能，极大地提高了库房管理效率。
（4）整理中心模块
整理中心模块集成数字档案馆的相应功能，支持各类档案信息的录入、整理、打印等日常操作，实现所属各单位的档案工作考核评价、档案工作综合情况统计分析等功能。
（5）图书管理模块
图书管理模块实现了图书订购、利用等功能，通过对馆藏图书2.5万册、期刊四十余种的历史数据采集与信息录入，全面支持馆藏图书的线上征订、检索等工作，并提供了图书自动借阅功能。
三、运营成效显著
2021年6月，图书档案馆新馆顺利搬迁并投入使用，成为国家电网有限公司首家知识型图书档案馆，是中华全国总工会的职工书屋。新馆以图书档案利用为核心，以信息资源建设为重点，以智慧馆库系统为依托，成为南瑞集团的智慧档案管理中心、知识文化共享中心、历史文化展示窗口。目前，新馆馆藏南瑞集团、国电南瑞科技股份有限公司、国电南瑞南京控制系统有限公司等全宗的各类档案约7.7万卷、51.6万件，年均提供档案利用服务2500余人次、1.5万余件次。
1.在运营管理方面
新馆开放以来，图书档案馆运营管理效率显著提高，在未增加图书档案馆人员的情况下，新馆各项工作效率稳步提升。据初步统计，新馆开放以来，累计提供图书利用1119本次，档案线上利用1590人次、4055件次，线下利用842人次、14255件次。智能库房的温湿度自动控制准确率达到99.99%以上，库房新增档案上架及盘点时间提高了80%以上，图书利用和实体档案借阅、归还、统计等效率提升了70%，多位到访过的员工对新馆的环境和信息化水平表示认可，集团领导也高度肯定了新馆的工作。
2.在创新管理方面
通过新馆建设中的技术攻关，激发了图书档案馆员工的创新热情，与承建单位一起创新研发了相关智能管理设备，并申请国家发明专利，提高了工作效率。一是创新研发了实体档案智能盘点机，利用人员归还实体档案后，机器可以自动扫描档案盒与文件的RFID标签，快速识别缺件、多件、错还等情况并提醒档案人员，可实现多卷档案的快速归还。二是研发了具有自主知识产权的图书借阅一体机，实现员工卡刷卡、自助借阅、自助归还、智能查缺的功能，在国内同类产品中具有较强的领先性。
3.在文化展示方面
新馆开放以来，依托图书展示区域，改造建设了珍档展示、荣誉陈列、老照片等多个展示区；综合运用现代化的展示手段，可查看各类反映南瑞集团历史沿革的相应图片及视频档案；挖掘档案背后的故事，每件档案均配置了背景说明卡片，整理形成15个档案故事，成为展示南瑞集团光辉奋斗历程的生动素材。新馆已成为南瑞集团知识文化展示的重要窗口和新员工入职教育、对外交流等的重要阵地。在加强企业文化建设、对外宣传交流、提升企业社会形象、强化企业职工自豪感和归属感、提高企业凝聚力方面发挥了重要作用，得到了集团领导的肯定。基于新馆的投入使用，南瑞集团后续还将发动广大干部职工积极参与历史档案的征集和传播，进一步梳理馆藏档案，真正让图书档案馆成为南瑞集团重要的档案保管中心、知识文化共享中心和企业员工教育的重要阵地，发挥激励青年员工爱企敬业的作用，使档案工作更好地为企业改革发展提供服务支撑。
作者： 王博文 汪骏原 单位：南瑞集团有限公司
