高职院校档案数字化管理是“数字化校园”发展中的重要组成部分，高职院校档案数字化管理是通过利用多媒体技术、数字成像、扫描等现代的计算机科学信息技术，对高职院校档案资源进行资料采集、信息传输、信息处理、资料存储，我们充分利用互联网的优势，将各方档案资源进行链接，形成完整的高职院校档案管理数据库，从而提升高职院校档案数字化管理的工作效率，真正的实现档案资源的共享。
一、高职院校档案管理的数字化发展特点
电子档案的特点是体积小和空间小便于档案的存储、使用及时、寿命长、复制容易、资料的传递速度快等这些都是原始的纸质档案不能实现的。对于我国现阶段档案数字化的发展来说，电子档案的实用性与使用次数更高。高职院校档案数字化管理的实施，对传统的纸质档案管理工作产生巨大的冲击，而电子档案的影响力很强大。高职院校档案数字化也符合当今社会信息技术发展的要求，高职院校主要是为国家培养技能型人才的主要基地，因此我们要应用先进的技术传承先进的文化理念。高职院校改革发展进程的加快使高职院校档案所涉及的门类也在增多，档案资料的内容变得多样而复杂，数量就会更加增多，因此高职院校档案数字化管理很好的适应了发展变化的要求。高职院校实行档案数字化管理的同时对应的档案管理人员的个人素质水平也要不断的更新来适应数字化时代的变化。而我们传统纸质档案管理的工作方式已经不能满足档案数字化管理的需求，随着档案管理工作的更新换代，作为档案管理人员技术水平与知识结构也要进行实时的调整，这样才能有效的保证档案信息资源能够及时的共享。
二、高职院校档案管理数字化发展中出现的问题
1.高职院校档案管理机构设置不健全。很多高职院校在文书档案、人事档案、学生的学籍档案没有及时配备专职的档案管理机构，学院内各个部门产生出来的相关档案材料缺乏相关的工作人员进行有效的管理。由于档案管理人员分散在学院的不同部门，除了档案管理工作还要完成自己的本职工作，当其他的部门工作人员紧缺的时候，因为档案管理工作不紧要，所以被学院安排了其他工作，这样直接造成了档案管理工作的正常实施。2.高职院校档案管理人员素质不高。很多高职院校专（兼）职的档案管理人员基本都是非专业的人员，符合档案管理专业的工作人员少之又少，因此在整个档案管理过程中缺乏档案管理数字化应用人才，这样直接影响高职院校档案数字化的有效实施。而我国高职院校的档案管理人员多数缺乏相应的专业知识水平，导致高职院校档案数字化管理过程中漏洞百出，在加上档案的管理人员电脑操作的能力不足，使档案信息的及时获取受到影响，造成档案数字化管理存在很多这样那样的问题，直接阻碍了高职院校档案数字化管理水平的提升。3.档案数字化管理中硬件设施的不足。随着我国计算机时代的不断创新，目前我国的很多领域已经实施了智慧化办公，然而，高职院校的经费不足使档案管理机构所使用的计算机办公设施得不到及时有效的更新换代，而计算机应用需要不断的更新换代，档案数字化管理采用的是无纸化办公，因此对于硬件方面的要求更高。4.档案数字化管理模式比较分散。有一些高职院校的档案材料管理主要由各个部门进行分散管理。例如，很多的文书档案主要在党政办公室进行保存，而教师的人事档案主要是由人事处进行保存，学生的学籍等档案信息由学生工作处进行保存等等，由于这样分散的管理方式很难监督和实施档案数字化管理，在加上档案信息的录入不及时，导致了无法对档案进行整体性的管理。
三、高职院校档案数字化管理的路径实施
1.建立完善高职院校档案数字化管理工作体系。高职院校要建立完善的档案数字化管理部门，并制定数字化管理工作流程，在档案收集的过程中我们要充分的利用计算机与互联网，对档案数字化文件进行一体化归档和收集，方便高职院校各部门在使用的过程中及时的进行查阅。在高职院校档案管理和利用环节，我们要做好数字档案设备与档案信息两方面的管理工作，并按照实际要求将档案数字化信息进行完善，从而保证高职院校档案数字化管理工作的有序进行。2.建立专业的管理队伍。高职院校涉及的档案资料和数量繁多，我们要设置专门的档案数字化管理部门，并配备专业技能出色的档案管理队伍。因为很多鉴定后的档案需要进行销毁处理以及未鉴定的相关档案需要整理，这些都需要专职的管理部门和专业的档案管理人员进行正确的处理，这样能够有效的避免盲目地将不需要的档案进行数字化处理，还能减轻档案数字化管理工作的工作量，有效的避免资源与资金方面的浪费，所以使用科学合理的库存档案数字化管理势在必行，在档案数字化管理工作中我们要根据自己院校档案管理的具体要求制定出一份合理有效的数字化档案管理方案。3.优化数字化档案管理设施。必须重视档案馆的基础硬件设施建设，学院需要投入了大量资金为档案管理部门的电脑进行了更新换代，还要配备先进的扫描仪、复印打印机等硬件设施，并采购特殊的档案柜等，在数字化的档案硬件方面的更新主要有扫描仪等数字化转换设备；光盘、数字存储器、磁盘等存储需要的数字化设备；服务器、打印机、网络辅助设备等便于接收、查询档案的数字化设备，这些设备必须配备最先进的，从而保证档案数字化管理适应科技的发展。
四、结语
高职院校档案管理工作的高效与档案数字化发展分不开，档案管理是高职院校建设的重要一环，我们要认识到数字化在档案管理工作中的作用，并引起高职院校的足够的重视，这样才能不断的提升档案数字化管理水平。
作者:袁静乐
