机关档案数字化过程中质量和安全控制

2022-09-21 16:43:15 来源:写作指导

机关档案数字化过程中质量和安全控制

摘要:阐述了机关档案数字化的内涵与作用,针对机关档案数字化质量与安全控制的内容,提出了机关档案数字化过程中的质量和安全控制措施,为提高机关档案管理水平提供借鉴。

关键词:机关档案;数字化;数字档案;质量控制;安全管理

20世纪80年代,档案数字化兴起,历经四十多年的发展,进入信息化社会以后,在数据技术的助推下,进入到一个新的发展阶段。机关档案数字化以后,可以通过远程在线进行查询、利用与管理,拓展了机关档案服务范围,节约了大量社会资源[1]。机关档案数字化过程中,同样面临着安全保密和质量管理等问题需要改进,最终更好地实现机关档案信息资源在线服务。

一、机关档案数字化的内涵与作用

1.机关档案数字化内涵。机关档案数字化,主要是利用扫描仪等设备,对机关传统的纸质档案进行数字化处理,使纸质档案转化成为新的可以在光盘、磁盘、电脑等载体上进行存储和利用的数字信息[2]。在现代信息社会中,对传统纸质档案开展数字化功能处理与优化,不仅可以促进档案信息资源共享和利用,还可以建立档案存储、利用与管理新型模式,对档案管理工作对象与内容进行丰富。

2.机关档案数字化作用。机关档案数字化处理的价值与意义,主要体现为有利于机关档案存储与利用。具体体现在以下几个方面[3]。

第一,机关档案数字化有利于档案存储。在传统纸质档案管理中,主要是以纸质档案资料为载体,通过字迹记录信息进行整理。机关纸质档案在存储过程中,受制于纸张使用年限和纸张耐久度等因素影响,经过长时间保存以后,可能会产生纸张老化、字迹模糊等问题。机关纸质档案在保存期间还会受到虫蛀、潮湿等外部环境影响,从而产生档案信息损坏或丢失等问题。为了延长纸质档案使用寿命,就要对纸质档案进行数字化处理,以电子档案替代纸质档案使用。而对于破损的机关纸质档案来说,必须对其数字档案进行图像修复,确保档案内容可读性。

第二,机关档案数字化有利于档案利用。机关档案数字化处理以后,在档案利用过程中,只需要对档案内容进行检索与复制,就可以确保档案内容的无限次利用,不再受传统纸质档案使用寿命限制。机关纸质档案数字化处理以后,通过网络设备的应用,可以对机关数字化档案进行远程查阅和异地应用,不再受时空限制,可以无限扩大档案使用范围,对于突破传统纸质档案的“信息孤岛”现象具有重要价值。同时,机关档案管理部门可以在确保档案安全前提下,根据档案管理要求制定机关档案开放制度,为用户提供电子档案服务。总之,机关档案数字化不仅有利于创新档案利用方式,还可以丰富档案的社会记忆功能。

二、机关档案数字化过程中质量与安全控制内容

机关档案数字化过程中的质量与安全控制内容,主要包含优质数字化方案与软件选择、加强档案数字化检查监督与验收、建立数字化档案安全保密方案、强化档案数字资源备份与维护等四个方面[4]。

1.机关档案数字化过程中的优质数字化方案与软件选择。机关档案数字化过程中,选择优质数字化方案,不仅对机关数字档案的安全保密具有决定性意义,也直接影响了机关档案数字化工作质量。在选择适合的机关档案数字化方案以后,还需要匹配合适的数字化管理软件。目前,机关档案数字化管理软件种类较多,而且每个档案软件功能差别较大,必须结合本单位实际情况和项目预算,选择合适的数字档案管理软件。

2.机关档案数字化过程中的检查监督与验收评估。检查监督与验收,是控制机关档案数字化工作的最终环节,也决定了机关数字档案库建设质量好坏。首先,机关档案数字化工作的检查对象以工作内容、人员和设备为主。其次,机关档案数字化工作监督,则是对检查效果的监督,对机关档案数字化工作中的问题进行发现和查找,并提出问题解决具体方案。在面临棘手问题的时候,还需要向上级机关报告,寻求问题解决方法,确保机关档案数字化工作质量达标。再次,机关档案数字化工作验收,主要分为粗验收和细验收两个不同方式,其中粗验收主要是通过自动验收软件来完成机关档案数字化工作的验收,细验收则主要是在粗验收的基础上,对数字化以后的机关档案清晰度、完整度、错误之处进行检验。最后,评估作为机关档案数字化工作的最后环节,在整个档案数字化管理过程中,通过对档案数字化处理后的扫描情况、内容真实完整情况进行评估,对此阶段的档案数字化质量控制情况开展评价,为后续的机关档案数字化管理工作奠定基础。

3.机关档案数字化过程中的安全保密方案制定。基于机关档案数字化与信息技术直接相关,为了确保机关档案数字化安全,必须为机关档案数字化过程制定安全保密方案。要确保机关档案数字化管理全过程都在封闭的计算机网络中开展,并且以物理隔断的方式对外网进行隔绝。机关档案数字化处理以后,为用户提供的数字化服务端和服务器必须做好安全防护,防水防潮防尘,同时还要避免外界电磁干扰。档案系统管理人员在进入数字档案系统之前要进行身份验证,只有核实身份以后才能进入系统中,避免机关数字档案安全风险。同时,对于机关数字档案系统安全控制,尽可能细化到单个用户,遵循“最小授权原则”。为了避免电磁干扰问题,还要保证那些档案数字化安全保密要求比较高的机关单位在电磁完全屏蔽的空间中进行档案管理,或者可以安装高强度的电磁干扰器。

4.机关档案数字化过程中的数据备份与维护。对机关档案数据进行安全备份与维护,也是机关档案数字化安全和质量控制的重要内容[5]。首先,机关档案数据的安全备份,可以防止档案数据被损坏或者数据丢失情况的发生。数据库存储和云存储是机关档案数字化安全控制的主要方式。其次,机关档案数据维护,主要是为了防止机关数字档案出现损坏、丢失等极端情况,控制一切不安全因素。数据整理是机关档案数据维护的主要内容,通过档案信息的校对处理对错误数据进行删除,并对后续档案数据内容进行备份与完善。

三、机关档案数字化过程中质量和安全控制措施

1.加强机关档案文件整理归档。首先,要建立机关档案数字化工作管理制度。机关档案数字化处理过程诸多环节,如场地、技术、档案实体、人员等各个因素,都可能影响到机关档案数字化的安全和质量,必须从制度层面建立机关档案数字化管理机制,重点围绕机关档案数字化管理方法、机关档案数字化验收办法、机关数字档案保密管理等层面,建立相应管理制度,推进制度体系建设[6]。同时,在机关档案数字化扫描与加工环节,也要推进队伍建设工作,确保机关档案数字化工作人员具备专业的档案管理能力与知识。其次,要强化机关纸质档案整理。在对机关档案进行数字化处理之前,档案管理人员要根据档案管理要求,提前完成纸质档案归档整理工作,逐一检查鉴定纸质档案资料是否归档和保管期限是否符合要求,做好纸质档案文件排序、页码编写、档案编目等,从而为纸质档案扫描加工提供完整、真实、准确的原始档案资料,确保数字档案质量符合规范要求。再次,要强化机关档案数字化处理软硬件配置。机关档案数字化处理过程,对软件硬件设备、工作场所都有较高要求,必须确保机关档案数字化处理场所空间布局合理,配置专门的消防安全设备、安防监控系统、空调系统等,从而加强对工作场所封闭安全性、信息安全、温湿度等环境的管控,为档案数字化加工工作创立合适的工作条件。同时,也要对机关档案数字化过程中使用的设备,包括扫描仪、计算机等,采取技术手段关闭不必要的信息输出端口或装置,除必要的数字化处理软件、档案数字化加工设备等,不允许安装任何与工作无关的软件和硬件。最后,做好纸质档案出入库的清点登记工作,确保纸质档案实体安全。

2.加强机关档案数字化扫描管理。首先,要明确机关档案数字化工作标准。在机关档案数字化扫描加工环节中,要严格工作规范,要求年度归档的纸质档案必须全部扫描处理,并根据档案排序进行图像扫描,确保纸质档案和数字档案一一对应,逐项检查有无归档印章、数字档案清晰度、方向准确性、页码标识准确性等,从而完成对机关纸质档案数字化处理工作质量的严格把控。其次,要规范机关档案数字化操作方法。在实施纸质档案扫描的时候,要求操作人员根据技术要求完成扫描仪链接、扫描驱动软件安装等,熟练掌握扫描处理方法和扫描参数设置,严格依照放入、扫描、取出三个步骤完成对纸质档案进行数字化扫描和处理。

3.要严格落实档案移交管理制度。首先,要完成对数字化处理后的图像与数据的检查。机关档案数字化工作人员要根据机关档案数字化加工标准,对数字化处理后的图像质量进行检查,要尽可能做到应检尽检,确保抽检合格率达到百分之百,对于不合格的图像要及时进行重新扫描、补扫描或者修改。同时,检查人员要重点检查数字化处理后的档案目录、图像和副本是否可以做到一一对应,确保检查率百分之百,针对检查过程中出现的质量问题,要及时进行调整与修改。其次,要加强数字档案存储与移交管理工作。在完成数字档案检查,确认质量符合标准以后,要把数字档案分别存储在存储介质和数据库中,采取脱机存储和连线存储相互结合的方式,加强对机关数字档案的存储管理,做好机关档案图像、说明文件、目录数据的存储管理,建立完整的机关档案元数据。

4.要细化数字档案安全保密措施。首先,要编制数字档案安全保密管理方案。由于机关数字档案管理涉及保密要求较高的数据信息,从而对机关数字档案安全管理工作提出了具体要求。要编制完善的机关档案数字化加工场所、系统与设备的安全保密制度,档案数字化加工网络与其他网络实行物理隔离,禁止无线鼠标、无线键盘等具有无线网络功能的设备接入。同时要加强数字化加工场所的防火、防电、防潮、防震、电磁屏蔽等安全管理措施,对机关档案数字化处理加工场所实施门禁系统管理和身份识别认证。对于不同保密等级要求的数字档案实施不同管理权限,利用机关数字档案库服务器实现对数字档案系统操作的全程监控,便于后续的全程跟踪。建立机关档案数据库维护与管理制度,利用防火墙、杀毒软件等技术手段,加强对机关档案数据库的安全防护,避免出现机关档案信息丢失或损坏问题。其次,要加强机关档案数字化过程中的安全保密。建立健全机关档案数字化过程中的保密制度,根据岗位职责进行人员分工,实施具体的数字档案管理奖惩措施,特别是要杜绝人为原因导致的数字档案安全问题;建立健全档案安全管理人员管理机制,对机关数字档案安全管理人员进行定期培训、定期考核等,提高机关档案管理人员的安全意识、专业素养,针对机关档案数字化过程中的质量问题和安全问题,及时进行反馈、追责与整改,并且在人员离职、岗位调动等环节中强化信息更新和权限变动设置,确保机关数字档案质量与安全。机关档案数字化处理涉及的环节与因素较多,必须从源头抓起,在思想上重视机关档案数字化处理的质量问题和安全意识,在机关档案数字化处理的各个环节建立管理制度,全面保证机关档案数字化质量和安全。

作者:张静 单位:辽宁省信息中心