摘要：高职院校档案记载着学校各项日常工作的发展历程，是极其重要的信息资源，是高职院校发展的重要历史凭证。档案工作是学校非常重要的基础工作，有效的档案管理工作可以为学校的发展决策提供数据参考，为高校领导决策和提高教学质量起到重要作用。数字化校园的建设离不开档案工作的支持，同时，档案工作的开展能促进数字化校园的实现。本文主要分析我国高职院校档案管理现状，对档案信息化管理的必要性进行探讨，提出实施高职院校档案信息化管理的对策。
关键词：信息化;高职院校;档案管理
目前，高职院校对于数字化校园建设重视程度高，投入较大，然而在档案管理工作方面，特别是档案信息化方面不够重视，大量的数字资源没有得到安全、可靠、有效的保管，直接阻碍档案工作的开展。为适应时展的需求，如何提高高职院校档案管理服务质量，确保数字信息实时保存，最大限度地开发档案信息的价值，是高职院校档案管理工作者需要认真研究和探讨的问题。
1.高职院校档案管理的现状
1.1档案管理工作认识不足，观念落后。高职院校档案管理工作是一项具有记录性、服务性、业务性都很强的工作。比如：学校的人才水平评估、各类审计、基建维修、专项检查、校史编写、职称，历届部分毕业生因落户、晋级、资格证书考试、退休等需要返校查询学籍档案，这些都离不开到档案室查找相关参考数据、凭证资料，档案管理工作的重要性是毋庸置疑的。但部分领导对档案管理工作的重要性常流于口头形式，往往是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，没有从根本上认识档案工作的重要性。档案管理工作是一项功在当代、利在千秋的工作，因档案管理工作不会对学院的近期发展起到很大的影响，所以在部分领导的潜意识里根本不可能把档案管理工作放在一个重要位置，进而在一定程度上会忽略档案管理工作。目前一些高职院校的档案管理都是纸质的，没有进行信息化存档，已经跟不上时展的脚步。我校2012年就引进广州某校CRP系统启动数字化校园建设，但档案的数字化建设工作迟迟未启动。
1.2管理体制不够健全，管理制度不完善。在管理体制上，档案机构不健全，编制少。像我校虽然有近60年的办学历史，号称建筑行业的“黄埔军校”，档案室也藏有1万多卷的档案资料，目前我校档案室编制2人，其中1人还要兼机要和学院用印管理工作，由于人员不足、学院经费紧张等问题，部分工作人员无暇顾及档案管理工作要紧跟时展步伐，致使档案的数字化管理工作进程缓慢。还有学校档案机构与其他行政职能部门联系不密切，各行其是，导致高职院校档案工作的统一完整、技术保护和安全保管受到影响。另外，高职院校的档案管理工作完全进入正规化管理和法制建设的轨道上还需时日，行之有效的、严格的考核奖惩措施对各项制度的贯彻落实有待加强。再次是工作的相互推诿，就算档案受到损害，得不到惩罚。
1.3缺乏完整性的档案资源。目前，部分高职院校都是由原来的多所中专学校合并升格而来的。比如我校就是由三所中专学校合并而成，十多年来，只是将与主校区相隔较近的一校区的档案资料搬到主校区档案室，但并没有安排专人重新整理这些资料。另一校区的档案资料因地理位置相隔较远没有搬到主校区档案室实行集中管理。另外，还有管理体制等原因，档案资料的收集困难，导致档案的完整性低，部分珍贵的资料留在职能部门，没有移交给档案室统一管理。
1.4服务技术手段落后。随着社会和科技的不断发展，有的高职院校开始配置信息化设施运用到校园管理中。在这种环境下，以往的以纸质为载体的档案管理将受到冲击。数字化的档案管理已成为当今的发展趋势。目前，一些高职院校档案管理部门配备了部分信息化设施办公，可档案管理软件只能实现档案目录数据的录入（包括我校在内，我校使用的是单机版档案管理软件），达不到档案信息资源共享的要求。管理方式停留在原始的手工作业、开柜查阅，这种方式不仅重复性劳动量大、时间长、速度慢，而且极大地影响档案的工作效率。档案管理设施不到位、思想封闭、因循守旧、缺乏创新的档案管理的生存状态，主要原因是观念问题导致的，没有意识到信息化管理的重要性，意识到网络管理的优势。
1.5高素质的档案管理人才匮乏。以往的档案管理对档案管理人员的管理水平和计算机操作技能没有很高的要求，但随着社会和科技的发展，信息化、网络化、数字化的档案管理已成为高职院校档案管理工作发展的必然趋势。这样势必对档案管理人员的管理水平、计算机操作技能等综合素质提出更高的要求，因为档案管理要实现信息化、网络化、数字化，则要求档案管理人员必须掌握先进的科学技术、运用现代化管理手段才能紧跟时展的步伐。所以建立起一支管理型、研究型、服务型、技术型并举与相融的档案人才队伍，是高职院校档案工作“上水平、创一流”和高职院校档案部门“立于不败、部门永存”的迫在眉睫的要求。
2.高职院校档案管理信息化的必要性
2.1有利于数字化校园建设实现，切合学院的整体发展要求。档案信息化管理是适应信息时展要求的重要举措，也是高职院校数字化校园建设的重要组成部分。高职院校档案管理部门要认真贯彻科学发展观，通过实施国家档案事业“十一五”规划推动档案管理信息化建设，将原有的实体档案数字化和增量档案实行电子归档后，通过网络化的档案管理手段，让师生群体和往届校友共享学校档案信息资源，这样档案利用效率将会显著提高，档案的作用会得到充分的显示，无形中直接提升学院形象，切合学院各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。
2.2确保原始档案安全有效地保存。高职院校将存量的实体馆藏档案数字化和增量的馆藏档案实行双套制管理后，意味着所有的档案资料都有一份转换成数字信息存入计算机永久保存，这样档案的查阅可以在网上进行，无须在库房调取实体档案，因而极大地降低原始档案被损坏的可能性。即便原件破损或遗失，也不会丢失宝贵的信息资料。
2.3有利于提高工作效率和管理水平。随着我国信息社会的到来，为了使高职院校的档案管理紧跟时展的脚步，避免出现信息孤岛，高职院校的档案管理必须走信息化道路，推动档案的标准化、规范化管理，才能摆脱传统落后的管理模式。过去档案管理人员查找一份档案材料费时又费力，档案的信息化管理后，档案的查借阅非常快捷，从而提高工作效率和管理水平。
3.高职院校档案信息化管理的对策
3.1加强领导，强化档案管理工作意识。高职院校数字化校园建设，为档案管理信息化搭建一个非常好的舞台。为不断提高档案管理人员业务素质、提高档案管理工作效率、提高档案管理水平，高职院校必须加强档案管理信息化建设领导，强化认识，落实责任，进一步解放思想，分阶段、分步骤、有计划、稳步地推进档案管理信息化的进程。通过制定、执行和不断完善档案管理制度，树立联合统筹资源的建设理念，不断拓展多元化的信息获取途径和渠道，合理开发、利用档案信息资源，最终实现档案管理职能向纵深拓展，促进档案管理对学校管理、发展的服务功能。
3.2建立健全档案管理机制和管理制度。首先建立档案管理工作网络，这个档案管理工作网络是以隶属于学校办公室的档案室为档案管理的顶层，顶层的领导者是分管办公室的院领导，办公室主任为档案管理工作网络的主要负责人，学校各职能部门负责人为该部门的档案管理责任人，各职能部门要指定一名工作人员为该部门档案材料的收集人（即兼职档案员），从而形成档案管理工作网络。通过这个网络能很好地明确职能部门负责收集档案，学校档案室集中管理档案的工作流程，防止分散管理出现的弊端，如工作推诿、疲沓等。其次建立健全档案管理制度，从档案的收集整理、鉴定、立卷、保管、开发、统计、利用等各项都要有完善的规章制度，严格按规章办事，对有保存价值的文件材料注意随时收集归档。为推进档案管理工作的制度化和规范化，要明确各职能部门的主要负责人为档案管理工作的第一责任人，专（兼）职档案管理人员为直接责任人，把档案管理工作纳入年度目标考核和干部个人评优考核，实行责任追究制。
3.3加强档案信息资源的建设。档案信息资源是高职院校档案工作赖以生存的基础，高职院校档案信息化管理、服务，如果没有丰富的档案信息资源作支撑，档案信息化建设就会没有根基，所以抓好档案信息资源建设直接关系到档案信息化工作管理水平。如何抓好档案信息资源的建设呢？可以通过如下三个方面：一是抓源头，抓学校各职能部门档案建设，实行部门立卷，由学校档案室集中管理的模式，按照“双套制”归档原则，实行纸质档案与电子档案同步归档。二是抓接收，凡能接收进馆的档案，尽量接收进来，扩大收集范围，拓宽收集渠道，丰富档案信息资源，对重点工程建设项目、重大活动档案的收集最好派专人参与。三是抓整合，从制度化、规范化、科学化强化档案基础业务工作，将校内分散在各职能部门的档案资源集中到档案室实行统一保管，按照全校师生群体和往届校友对档案资源利用的需求进行优化配置和整理加工。通过档案资源的整合，把档案室建成为学校教育教学、科研、管理的现行文件中心，为全校师生群体提供档案查阅的信息服务中心。
3.4加强基础设施建设。高职院校为了加快实现档案信息化管理的脚步，不仅要引进当前先进的信息设备和管理软件，而且高职院校领导要将档案管理信息化建设纳入整体校园信息化建设规划中，实现档案管理信息化与校园数字化建设同步进行，以国家规定的档案信息化建设标准加强高职院档案信息化基础设施建设和构建具有高职院校特点的信息化管理软件，通过建立和不断完善属于自己的档案资源信息库和检索系统，利用先进的信息和网络技术，满足师生群体与往届校友的需求，真正实现档案信息资源的共享。
3.5.加强档案人才建设。高职院校要实现档案信息化管理，加强档案人才队伍建设是一个首要问题。高职院校院领导要给予档案管理的人力支持，实施“引进来”和“走出去”战略，为档案管理岗位配置一定数量的专、兼职档案管理人员，并确保所配备的专、兼职档案管理人员具备较强的工作能力和经验，可以胜任档案岗位的相关工作。因为要实现档案信息化建设目标，不仅要有懂专业、懂计算机技术、有创新精神的新生力量的参与，而且要做好现有专兼职档案人员的培训工作，通过培训班、研修班、经验交流、专家指导等形式，按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、分层次、有计划、有步骤地进行业务培训，通过培训提升档案管理人员整体的管理水平和综合素质，使专兼职档案人员的知识结构及业务水平能满足高职院校档案信息化建设和发展的需要。
参考文献：
［1］赵云峰.运用信息化手段整合高职院校档案信息资源［J］.科技视界，2013（3）.
［2］陈敏，况敏.浅议网络化背景下高校档案信息资源的有效整合［J］.科技视界，2014（20）.
［3］宋晓丽.高职院校档案信息化管理研究［J］.恩施职业技术学院学报（综合版），2015（2）.
作者:娄翠英 单位:湖南城建职业技术学院
