摘要：本文论述了中小型企业采购管理中的存在的问题。中小型企业必须认识到传统采购管理中存在认识误区，需要完善企业中与采购相关的管理体制、着力优化采购相关模式，以期提高采购物品质量，同时降低采购所需成本，这是中小型企业在目前市场经济全球化、信息化的竞争中占有一席之地，谋求不断发展、壮大的必经之路。
关键词：中小型企业；采购管理；ERP；JIT
一、中小型企业存在的采购问题
1.采购批次与每次采购数量不合适，采购成本高
中小型企业采购时一般较为谨慎，会考虑企业的销售额、企业资金。所以，采购出现两个极端：一种是中小型制造企业通常根据客户单次订单设计产品生产与原材料的采购计划，造成采购会比较零散，不能获得规模采购所带来的高效益；另一种情况为中小型企业对于企业所需的紧俏原材料，通常会采用提前大量采购、囤积的方式，这种方式增加了企业的采购成本，提高了产品成本，为了回收成本，势必会提高产品价格，最终削弱了该企业产品的市场竞争力。
2.采购程序复杂、繁琐，流于形式，采购监控不到位
中小型企业目前普遍采用的采购流程中存在的主要特点有：（1）采购流程中手续繁琐、复杂，缺乏系统筹划，采购的每个流程分隔到不同部门管理，包括订单、商品供应单位选择、仓储管理、财务管理、质量检验和商品生产、销售以及运输等各个方面，最终导致工作效率降低。（2）采购涉及的部门较多，看起来似乎每个环节都有监管，但实际上恰恰相反。各部门都从自己的利益、原则、立场上考虑问题，不从总体出发，导致相互间信息传达不到位，影响到采购决策的正确与否。（3）采购监管流于形式，采购各部门间互相推卸责任，导致监管不到位，从而影响到企业的工作效率。
3.采购策略不明确，供应商关系管理不到位
中小型企业中采购人员对于采购只是简单的认为是普通买卖关系，对于这些深层次的问题不进行考虑。采购选择供应商时，缺乏科学、合理的依据，只是简单的谈判、压价，对于供应商提供的产品性价比考虑较少，更不会去扶持供应商，考虑与供应商搞好关系，并对其产品监管。中小型企业采购的特点是：采购数量小、周期不定、甚至采购资金不足。这些特点导致在供应商眼中认为中小型企业信誉偏低，不重视中小型企业的订单，出现供货期延长、产品数量与质量与合同不对等，甚至价格上涨等不利因素。
4.采购部门组成不合理、分工不明确，缺乏总控
中小型企业在配备采购各部门时，存在以下问题：（1）部门设置较多，出现重复工作内容；（2）各部门职务分工不明确，导致工作不能具体落实，在采购出现问题时，互相推卸责任；（3）中小型企业总经理或者其它部门经常出现越级管理，比如，采购主管经常被夹在企业主管与其它部门中间，无法正常行使权利；（4）缺少必要的绩效考核，经常采取高压政策，导致员工没有工作积极性；（5）缺乏总体控制、调动，导致采购信息无法及时传递。
5.采购信息传递无有效信息技术支撑
目前，中小型企业都普遍采用计算机进行企业管理。由于企业资金实力不足，不愿意引进较为高端有效的管理系统，比如ERP管理系，使得采购信息管理实际处于半自动化、半手动状态，影响到采购信息的有效传递。
二、中小型企业应从下面几个方面解决采购管理中存在的问题
1.应用较先进的采购管理系统，采购信息实时共享，加强采购监控
加强采购流程管理，实现采购信息实时共享，改变以往只信任、依靠家族成员的状况，是中小型企业亟待解决的首要问题。中小型企业可以采用以下策略:
（1）采用ERP管理技术，及时收集整合传递采购信息
ERP管理系统可实现企业采购资源的整合，能收集到企业中所有业务流程中的信息。ERP管理中一个环节就是采购管理，借助于这个管理系统，实现各部门与采购业务部之间及时收集与共享物资流、资金流和信息流的信息，增强企业主管采购者对采购的总体监管，减少工作失误，同时增强各部门间采购信息的透明度。
（2）实行零库存采购，转嫁库存功能到供应商
实行零库存采购是指企业仓库实现零库存，而将库存功能转移到合适的供应商那里，实现既够生产所需，又能降低中小型企业库存成本的目的。零库存采购的好处：①能及时发现供应品的次品，及时追索供应商，既保证了产品质量，同时又减少了次品带来的损失。②提醒企业采购部门积极保持与供应商的联系，要求供应商提供性价比较高的部件，并能与时俱进。显然，零库存是中小型企业理想的采购模式，当然这种方式对企业管理层管理水平和信息技术的使用提出了很高的要求。
2.优化采购方式，降低采购成本
（1）应用电子商务
现在全球处于互联网时代，中小型企业可设置一个部门，其中一项任务为收集互联网中的采购信息、本企业的采购信息，即建立属于自己的信息网络系统。通过互联网可以了解市场行情，避免被欺骗；通过互联网采购信息，实现招标采购。总之通过互联网技术，可实现采购高效率，低成本。
（2）形成采购联盟、获得更多利益
联合多家供应商，形成采购联盟，相关采购部门方便与供应商就商品质量与价格讨价还价，获得最合适的采购价格，获得性价比最好的商品。在此基础上，依据就近原则，与供应商建立长期稳定的合作关系，使其成为自己的另一个仓库，同时从供应商获得较高的优惠利益。
3.提高采购人员素质、优化人员配置
人力资源管理的核心思想是要配置合适，将员工分配到能发挥最佳能力的合适岗位，做到人岗优配。为了提高人员素质，可从以下方面考虑：（1）引进高素质人才；（2）培养现有员工，通过培训，包括产品知识、公司规定、电子商务信息等方面，提高员工工作能力与商务洽谈技巧；（3）通过公司管理流程规范化，信息透明化，采用绩效考核，加强奖惩力度等，激发员工的工作积极性，各尽所能。
4.选择合适供应商
中小型企业首先需对所需物资分类，分类依据包括物资的自然属性、用途、重要程度、采购难易程度等，划分为重点、次重点、一般等的不同管理类别。同时根据实际情况，审核与监控供应商提供物资的质量、价格和服务等方面的信息，对供应商采用“ABC管理方法”。（1）A类供应商，指准备与其长期合作，其商品质量、商品价格、交货期、可沟通配合能力以及结算条件等均能满足公司需求。对于这类供应商，需要严格筛选，包括供应商的生产环境、设备状况、质量保证体系、财务指标、银行信誉、企业业绩等方面的情况。通过专业科学的评价体系，选择质量可靠、价格合理、服务优良、信誉良好的几家供应商，综合评估各供应商的实力，建立不同等级名录和各供应商档案，以降低采购物资各方面的风险。（2）B类、C类供应商一般指在A类供应商在产品质量、交货能力、与公司配合方面等出现问题时，才会考虑临时选用的供应商。B类和C类只是综合能力分析排序。（3）ABC类需要根据实际动态信息做出适当调整。当发现B类或C类的公司更能符合自己的需求，并准备对立长期合作时，需要考虑将其升为A类供应商，将原A类供应商在自己的系统中降级，并完善供应商的档案。（4）考核供应商。必须由公司各部门联合进行，包括品质部、物控部、采购部和财务部等。（5）供应商档案的建立，需要包括编号、详细地址、联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号、合作后财务部留存副本等，并适时更新，交由专人负责。（6）当A类公司出现问题时，需视问题的严重性酌情处理，需要时追究其法律责任。
5.实行科学采购模式
（1）采用JIT采购模式
JIT采购模式即准时化采购，使供应商在合适的时间、将合适数量、质量的合适产品送到合适地点，供小型企业正好使用。可使中小型企业部分物资达到零库存的目的，有效利用供应商的库存，降低企业的库存成本。这种方式还可以提高采购工作效率，同时又降低库存物品过期、过时的可能性，保证物资供应和企业需求同步化。
（2）实行标准化采购
标准化采购指将预备采购产品或原料规格标准化，中小型企业生产的产品采用同样规格或标准的原材料，可减少预定物料类别，增大定制数量，可使供应商增加优惠，从而达到降低制造成本的目的。
（3）加强采购信息化建设
中小型企业应积极采用电子商务和ERP等先进的管理系统，从而实现企业中物流、资金流和信息流的统一。在企业中设置专管部门，负责物资采购管理信息网络平台，平台模块功能应包括录入、操作、查询和监控等。无论管理者，还是各部门员工，可迅速直观的查看相关信息，做出相应判断，提高效率。总之，通过这一系列的措施，使中小型企业的物资采购工作做到程序化、透明化、规范化、高效化管理，成功降低采购可能存在的各类风险。
参考文献：
[1]刘敏.我国中小企业采购管理中存在的问题及对策研究[J].物流工程与管理,2010,32(10):145-146.
[2]毕海花.中小制造企业采购问题分析[J].产业与科技论坛,2011,10(2):239-240.
[3]孙敬延.中小制造企业采购管理策略探讨[J].财会月刊,2008(6):76-78.
作者:陈金章 单位:苏州工业园区职业技术学院