档案资产管理范文1
关键词：数字科研档案；科研档案管理；资产管理
高校科研档案作为一种重要的资产，具有重要的再利用价值，是高校教学与科研人员用多年的心血和汗水凝聚的科学研究劳动成果，是高校各项教学和科学实验活动最真实的记载，反映了特定时期本单位各项活动的总体概况，是精准记录高校各项科研活动以及教学信息成果的储备形式。资产管理是指资产管理人根据资产管理合同约定的方式、条件、要求以及限制等条件对资产进行运作管理。本文所称的资产管理是将高校的教学科研档案作为一种资产进行管理并运作，以充分发挥档案资产的重要作用。数字科研档案资产管理就是将高校教学和科研活动中形成的档案作为一种重要资产，实施数字化管理。本文旨在分析国外数字科研信息档案的常见管理策略，并结合我国国情，阐述高校层面数字科研信息资料的创新管理方案。
一、国外数字科研档案资产管理的主要做法
在数字化时代，国外的政府组织、科研机构以及高等学校对信息资产、数字资产的管理十分重视，开发设计了新型实用工具和技术方法以加强机构信息资料的整合与管理，而新型工具同样适用于机构档案资料的综合管理。基于此，它们能够有效创新现阶段数字档案的管理机制，发挥数字科研档案的最大价值。
（一）查尔斯特大学推出的信息资产识别方案
开展科研档案管理首先要对科研档案资产进行识别。早在2015年，澳大利亚查尔斯特大学颁布了涉及信息资产识别的相关方案，统称为《查尔斯特大学信息资产识别指南（CSUInformationAssetsIdentifica-tionGuide）》。该文件基于计算机技术层面展开对识别虚拟资料的阐述，虚拟资料主要包括信息资产、相关电子数据资产以及电子档案等。图1主要描述了三种信息资料内在逻辑性。首先，信息资产是影响构建实体对象的重要因素，信息资产会推动数据资产中实体对象的生成。这意味着数据实体有可能是搭建信息资产的基础性元素，并与信息资产形成了某种联系。其次，数据资料一般由两部分构成，即数据实体以及数据属性，数据实体要含有至少一个既定属性，主要用来对实体对象的特征进行描述和记录。再次，数字实体和电子档案往往会进行转化，这是因为电子媒介会固化数字实体，形成独立个体或者相应的数据组，固化后的数据对象就成为电子档案。这类档案主要以非结构化数据为主，如音像以及网页等。这些数据形式并不能用统一的元数据标准进行描述。此外，还存在一种特殊性的结构化数据，如由字段可变数据库生成的数据等。
（二）英国高校数据资产管理框架研究方法
在英国，对于数据资产管理研究的主要机构是高等学校的科研部门，研究对象也主要集中在高校科研部门所产生的科研档案。其采用的研究方法是制作调查问卷和进行结构性访谈，研究的工具是数据资产审计软件。研究过程是对机构相关人员进行问卷调查，对数据资产的基本情况进行调查了解。问卷包括个人的基本信息、科研信息和科研数据方面。科研信息和科研数据主要包括：数据资产的类型和文件的大小、数据资产的所有权归属和重要程度、保存期限以及更新、备份等相关信息；访谈是对问卷的有效补充。设计开发的数据资产审计软件包括：与数据资产有关的政策、兄弟昂管的调查问卷、数据资产管理登记簿。数据资产登记管理簿所登记的事项包括数据资产的内容、技术、渠道，为实施数据资产审计做准备。
（三）数据资产审计软件框架设计和实施流程
数据资产审计软件框架的设计应具有广泛的实用性和对相关数据的自审方式方法。审计的定义是“获取证据并客观的评估以确定测量指标达到要求的符合程度的系统的证明性过程”。本文中所阐述的数据资产审计，实质上是对数据资产进行客观评估的过程，与上述审计定义相符合，实施数据资产审计是管理数据资产的重要手段。这主要包括制定审计计划、对数据资产进行鉴定并予以分类、对数据资产进行评估和提交审计报告。数据资产管理机构同意进行审计后，由审计人员填写调查问卷并对相关调查问卷信息进行分类，主要围绕什么是数据资产、为什么要对数据资产进行管理、由谁对数据资产实施管理、在什么地方实施管理、管理到什么时间为止以及怎样开展对数据资产实施管理等问题，对数据资产管理全过程进行审计，实现数据资产的合理开发和有效利用。
二、构建我国高校数字科研档案资产管理的建议
通过对国外有关信息资产、数字资产管理的分析，结合我国高校数字科研数据档案资产管理的实际情况，借鉴国外数字科研档案资产管理实用型工具和有效方法，可以探索我国推进高校数字科研档案资产管理的措施。
（一）构建全面的资产审计制度，防止科研档案资产流失
我国应借鉴英国的数据资产审计制度，构建一套完整的数字档案资产审计体系。通过审计体系的制定加强数字科研档案资产的管理，有效预防数字科研档案资产的流失。这是推动高校数字科研档案管理机制创新的必要前提，也是加速档案管理规范化、信息化的有力保障。高校数字科研档案管理部门在审核制度中需要详细规定审计内容、职责，并形成规范化和制度化。审计有助于对高校数字科研档案资产的重要程度和档案资产的所有权进行鉴定，对相关数据资产的数量进行准确的统计。审计制度内容还包括数据资产的创建人信息和管理人员信息，以便对数字科研数据档案资产的所有权进行定位，再此基础上建立严格的问责和惩戒制度，以有效防控泄密或数字档案流失事件发生。
（二）规范和创新高校数字科研档案的管理层级和模式
档案资产管理对技术有严格的要求，即具备很强的专业知识和专业技能。档案资产管理涉及的工具开发以及运用都面临诸多问题，执行难度较大。此外，与常规档案资产相比，高校数字科研档案资产兼具理论价值和推广价值，是国家和高校重要的科研资源，是社会的无形资产。因此，可以由政府或者高校提供统一的开发工具对高校数字科研档案资产进行深度开发。以澳大利亚为例，昆士兰从政府层面对数字档案信息资产进行明确划分。英国国家档案管理颁布和实施了信息资产管理的相关文件及DAF对数字资产进行审计等，即使用了此类开发工具。上述开发工具和实用方法为政府和企业对数字科研档案资产管理的开发和有效利用提供了参考，避免了由于机构不同而采用的不同标准。可由国家相关部委牵头，各职能部门跟进进行资源整合，加强各部门的沟通与协调，集中加强与数字档案识别的相关工作，优化信息检索逻辑、加强对常规登记与集中管理，加强档案资产价值评定与深入审计，并把讨论的重点纳入信息资产管理指南范畴，随后运用指南指导企业或者高校科研档案资产的管理事宜。但是，任何单位都要在国家统一的政策框架内，依据自身档案特点，制定出符合自己需求的具有个性化特色能够实现资源共享的数字科研档案资产管理方案。
（三）建立高效的信息技术管理手段
提升数字科研档案资产管理的信息化程度，全面实现高校数字科研档案资产管理的信息化，要重点研发和使用数据资产审计软件，有效提升数据资产的使用效率。实质上，数据审计软件是一个能够存储数据的软件并可以提供资源共享的平台。通过该平台，可以对数据资产的利用状态进行鉴定，并了解该数据资产的价值，能使数字科研档案资产的价值得到提升。通过查阅和访问该数字平台，可使更多的人对数字档案资产进行了解。该平台软件可以对数字科研档案资产进行长期存储，有利于长期发挥效能并实现数字科研档案资产的保值增值。
（四）借鉴国外先进经验，推动我国数字科研档案资产管理工作进程
国外的数字科研档案资产管理模式给我们带来了启示。对于高校数字科研档案资产的管理，并不是简单地将纸质档案信息输入计算机和相关的软件系统，简单地实现科研档案资产管理数字化，而是要在全面实现科研档案资产数字化管理的基础上，建立一整套科学的审计管理体系，对数字科研档案资产管理的全过程进行审计，从制度上以及管理上防范和控制数字科研档案资产管理可能产生的风险。为了实现数字科研档案资产的安全管理，高校或科研院所要成立数字科研档案资产管理联盟。该联盟要广泛吸收高校科研机构或科研院所的科研人员、科研管理人员、档案管理人员、计算机软硬件系统操作、管理和维护人员等相关人员参与，对数字科研档案资产管理审计软件进行设计开发，对具体工作进行协调和沟通，制定相关政策和规章制度，制定风险防控预案，对可能产生的各种风险进行防范和控制。数字科研档案资产管理的全面审计工作对我国还比较陌生，因此要选取一两个高校科研单位进行试点，对审计方案框架进行不断的优化和改进，取得经验后再扩大试点范围。取得成熟经验并具备推广价值后，再进行全面推广。推广使用后，要不断地听取用户的意见和建议，实时相关的软件补丁，对可能产生的系统漏洞进行修补，严密监控系统风险，保证数字科研档案资产管理审计软件的安全运行，进而实现数字科研档案资产的有效管理。国外的实践经验告诉我们，高校数字科研档案资产管理是一项复杂的工程，需要多方面密切配合，尤其是需要领导的重视、档案管理部门的鼎力支持和科研部门的全力配合；要树立以人为本的发展理念，注重数字科研档案资产管理的硬件设施建建设，加大资金投入，加快计算机硬件设备和技术的更新改造，加速计算机系统应用软件设计开发，促进我国高校数字科研档案资产管工作的健康发展。
参考文献：
[1]袁润,梁爽.高校数字资产的形成与管理策略[J].图书情报工作,2012（56）23.
[2]张宁.美国数字资产管理掠影[N].中国档案报,2018-07-12.
档案资产管理范文2
军工固定资产投资项目特点
1.项目投资规模大、建设难度大
军工固定资产投资项目一般投资规模较大，建设内容包括建安工程、工艺设备等，其中工艺设备多为非标定制，技术指标国内领先，项目管理实施难度大，项目档案管理压力大。
2.项目档案管理周期长
军工固定资产投资项目建设周期一般至少2～3年，加上前期立项论证与后期项目竣工验收，项目档案管理周期一般至少在5～6年，时间跨度长。加之无论是项目管理人员或是档案管理人员均可能发生变更，各项管理要求如单项验收程序、档案管理标准等，也可能发生变化，这些都不同程度增加了管理难度。
3.项目档案涉及专业覆盖广
单纯从管理角度来看，军工固定资产投资项目涉及项目管理、安全性评价、环境影响评价、职业病危害防控评价、财务管理等方面。项目实施则涉及建安工程、工艺设备研制、特种设备管理等，整个项目涉及的行业广、专业多，各项管理要求、标准规范多。这使档案收集、档案审查更具复杂性和专业性，对档案管理人员提出了更高的业务水平要求，对其所需的知识面要求更为广泛。
4.项目档案管理标准严格
军工固定资产投资项目档案工作，需要参照《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》执行，档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。项目竣工验收需要对项目的执行过程是否规范、是否满足建设目标进行评价，这在很大程度上需要专家通过查询项目档案完成。因此，固定资产投资项目对文件资料的系统性、全面性、完整性要求更高。档案部门必须严格遵照执行，以确保项目档案完整、真实、安全、可用。
档案管理存在问题
1.档案部门参与项目前期论证不足
军工固定资产投资项目立项论证多由项目管理部门组织技术部门完成，前期档案部门并未介入。以工艺设备方案为例，技术部门更多从功能组成考虑，因此，技术人员设计的工艺设备台（套）表可能会与设备管理要求、档案组卷要求有所差别。这样会导致实施完成后给后期固定资产管理、档案整理带来不利影响。从档案组卷来看，整个项目的仪器设备档案组卷标准不统一、显得较为混乱。
2.档案部门介入项目管理深度不够
档案部门介入固定资产投资项目管理一般是在项目获得上级初步设计批复之后或工艺设备实施阶段，而此前立项、可行性研究等阶段参与较少；对安全性评价、环境影响评价、职业病危害防控评价等单项进展了解更少；介入建安工程管理则要等到竣工验收阶段，对项目总体进展了解不够，档案工作不能随项目进展同步开展。同时，档案部门对项目参与部门归档情况检查指导力度不够，对设备交付验收等关键节点把控力度不够，立档部门往往在项目竣工财务结算审计前才完成收集工作，档案部门审查、整理时间有限，无法保证档案完整性和真实性。
有效管理措施
1.提高思想认识，变被动为主动军工固定资产投资项目是国防科技工业能力提升的重要措施之一，其建设成果代表了国家的科研试验水平。档案部门要贯彻落实总书记对档案工作的重要指示精神，肩负起将各领域的奋斗历史记录好、留存好的重要责任，积极向单位党委汇报档案工作，将其纳入党委专项研究事项。单位党委要组织各党支部学重要指示精神，提高对档案工作重要性的认识，使做好项目档案管理工作成为各部门的自觉行为，变被动为主动，变坐等收集为主动收集。
2.落实档案工作主体责任、从源头提高档案质量
一是制定档案管理办法，明确各类人员档案管理职责。根据《建设项目档案管理规范》等国家有关标准，按照综合类、基建类、设备仪器类、特殊载体类等对归档材料进行收集、整理和分类。为进一步明确档案工作职责及整理要求，可制定专门的固定资产投资项目档案管理办法，对参与部门的档案工作职责进行明确，制定各类文件收集清单，明确归档要求、保管期限等，使项目档案从形成之初便由专人管理，确保项目档案管理工作制度化、标准化和程序化。二是各司其职，把好各级审查关。各部门根据档案管理职责分工，在收集、归档过程中严格审查档案。一方面，能够及时发现问题并加以解决，另一方面，也可以使其对档案管理要求理解更加深刻，促进在后续工作中更加严格落实档案管理要求，从源头提高档案质量（如表所示）。
3.深入参与项目实施，加强过程管控
一是项目立项之初就进行档案工作策划。立项之初，档案部门应完成档案工作整体策划，包括明确档案责任人体系、各类整理标准（特别是建安工程施工资料的整理标准）、组卷策划、档案检查节点等，作为项目档案工作开展的依据。二是合同签订前参与合同条款审查、明确文件交付要求。档案部门应参与招标文件、技术协议、合同等审查，合同条款中应明确文件材料形成要求、交付内容、质量要求、整理标准、交付套数、交付时间、违约责任等，与验收款、工程尾款等挂钩，通过经济制约手段将档案管控措施从项目管理的末端(项目验收、结算支付)向前端(招投标、合同执行)延伸，在法律上形成约束。三是跟踪项目建设进度，档案工作与项目建设工作同步开展。在项目立项、可行性研究、初步设计、实施、单项验收等各个阶段，档案部门要做好对项目参与部门文件材料收集的业务指导，特别提醒可能遗漏的各项评审专家意见（手写原件）、意见落实情况表、上报请示材料，外单位移交的各类专项报告等，使得项目档案文件管理工作与项目建设同步进行，及时发现缺失的文件材料并及时进行补救，确保项目档案的完整归集。四是制定工艺设备外协技术文件编制规范。项目工艺设备外协厂家较多，不同厂家编制文件粗细程度不一，文件签署层级不一，文件格式大相径庭，对于同一项目而言，显得较为凌乱，且不好把控审查标准。因此，档案部门可与标准化部门联合，制定工艺设备技术文件编制规范，规定文件封面、文件名称编制、字体字号、图表编排、打印装订、签署盖章等要求，由项目管理部门在签订合同时提交给外协厂家，以便交付文件资料实现标准化、样式统一，更加符合归档要求。五是参与工艺设备验收、基建工程四方验收，对移交资料进行审查。验收前，外协方或承建方应将资料提交至档案部门进行审查；对于未提交验收资料或不符合档案验收标准的，档案部门不出具档案审查意见；验收会议应邀请档案部门参加，听取档案审查意见。在合同付款审批流程中增加档案部门会签环节，未通过档案部门审查的，不予支付相关验收节点款项，从而提高合作相关方按标准移交资料的积极主动性。
4.加强学习培训，提升业务能力水平
档案资产管理范文3
高校资产无论是有形资产还是无形资产的管理，都具有客观性，其档案管理工作同样要符合资产管理和档案管理的一般规律。从内容来说，一般可分为存证性档案、使用档案和制度性档案三种类型。存证性档案是记录资产购置、形成和灭失情况的档案，包括资产的购置、安装、调试、销毁等方面的资料；使用性档案则是记录资产使用、维护，产生的客观效益等方面的档案，它是高校资产档案管理的主体内容；制度性档案则是记录高校为做好资产档案管理工作所制订的各种规章制度及其实施情况的档案。
这三类档案中任何一类档案的缺失意味着高校资产管理档案内容体系的重大缺陷，不可偏颇。同时，我们应该看到，与高校资产档案运行体系相对应的，这三类档案的管理不是一种单一、平面的管理，而是立体、多级的差别性管理。以使用档案为例，学校、院系，资产领用（保管）人都需要进行相应的资产档案管理，这种管理是有所区别的。
从范围看，学校层面需要对全校的资产档案进行管理，院系只对本部门的资产档案进行管理，而资产领用（管理）人则只需记录、整理与自己相关的少数资产的档案资料。
从侧重点看，学校比较重视资产效益与安全方面的档案记录与分析；院系除此之外，还会重视资产维护、调整方面的记录情况；而资产领用（保管）人则注重本人所管理资产的原始使用记录。这三类多级的资产档案管理内容体系各有侧重，各司其责，共同完整、立体地描述出高校资产管理的真实情况。
二、明确评价主体，构建二维动态评监体系
有资产，就有资产运用，就会产生资产管理档案。由于高校资产档案涉及面广，每个单位、每个职工都有可能是相关档案的产生者；动态性强，每时每刻都在产生新资料。要做好高校的资产档案管理工作，需要有一套科学的评监体系。高校资产管理档案的评监体系应是二维的评监体系。
一方面，应从档案的角度出发，评价各单位资产档案收集、整理、保管、分析利用的质量；另一方面，还应从资产管理出发，从档案中去分析资产管理的效益性和安全性，寻找改进措施。资产档案的评监体系也应是一个动态的评监体系。动态主要体现在监控上，应定期、不定期对资产档案管理的某个环节或多个环节进行检查、督促，及时掌握工作状态，促进质量提高。有条件的单位可开发网格管理系统，实现即时性管理。
三、明确投入主体，构建质量支持保障体系
档案资产管理范文4
一方面，资产档案管理作为资产管理活动的映像反映，要求我们客观地记录、反映高校资产管理活动的真实状况;另一方面，我们可以从系统性的档案管理活动出发，反溯资产管理实践中的不足，寻找解决问题的方法，提高资产管理活动的水平。此外，系统性还要求我们将档案管理中的每个子系统放在整体中去分析其作用及相互关系，分析出影响档案管理的关键因素，反溯出资产管理中的关键环节，从而促进资产管理和资产档案管理水平的提高。
二、系统性视阀下高校资产档案管理的主要因素
从系统论的视角来剖析高校资产档案管理活动，可以将其整体分为主客体二大因素系统，每个系统下又可分为若干个子系统。主体系统主要解决“谁”，即由“谁”来主导完成档案管理工作的问题;客体系统则主要解决“什么”和如何完成档案管理工作的问题。
(一)高校资产档案管理的主体系统
主体既指事物的主要部分，也指具有认识和实践能力的人。一般而言，事物的主体似乎是明确的，而就高校资产档案管理来说并非如此，其管理主体问题一直没有得到很好的解决。在理论探讨方面，笔者通过中国知网检索发现，截止2013年底，仅检索到高校资产档案管理相关论文20余篇，未见有文献对此作出明确阐述;在管理实践中，很多高校并没有明确专门的部门或个体负责这项工作，造成大量的资产档案，特别是资产使用档案无序保管，开发利用率低下，需要我们以系统性的方法加以剖析，明确责任主体。
1．组织系统。高校学校层面与资产档案管理密切相关的部门主要是档案和资产二个部门。那么谁应当是责任主体呢?这个问题在许多学校没有得到很好的解决。资产管理档案是学校档案的一部分，按照档案法规的要求，学校的档案管理部门应当负责起管理责任;而按系统性分析，资产档案管理活动是具体的资产管理活动的映像反映，那么资产管理部门也应当是资产档案不可分离的管理主体之一。也就是说，资产档案管理应当是二元主体，关系到资产和档案管理两个组织系统，两个责任主体。由于高校档案管理的内容十分庞杂，量大而人员不足，而资产管理专业性十分强，资产档案管理的主体工作需要依靠资产管理部门完成，应根据二者的职能进行合理分工。档案管理部门主要承担组织、协调、指导职责，而资产管理部门则在档案管理部门的指导下，主要负责资产档案资料的收集、筛选、整理、归档和开发利用工作，从而形成二元主体的组织系统。
2．人员系统。明确了高校资产档案管理的组织系统，那么相关部门的工作人员自然应当承担所在单位的资产档案管理职责。学校档案馆(室)应明确专人负责资产档案的组织、协调、指导工作;资产管理部门应有专人负责资产档案资料的收集、筛选、整理和开发利用;各二级单位的资产管理员应在兼职档案员的指导协助下完成本部门的资产档案收集与管理工作。
(二)高校资产档案管理的客体系统
客体是主体认识和实践的对象。高校资产档案管理的客体系统指该档案管理实践中除主体系统外的客观事物。按性质可分为三大体系。
1．内容体系。即高校资产档案的全部内容范畴。包括三个方面:一是资产形成档案，指在资产产生过程中产生的档案资料，如各种论证报告、批文、合同书、安装调试记录等。二是资产使用档案，指在资产使用、运行过程中产生的档案资料，如各种操作规范(标准)、使用记录、保管记录、维修记录等。三是开发利用档案，指对资产档案中的相关信息进行挖掘、加工，为教学、科研和管理服务过程中产生的档案资料。资产档案的内容体系实际上是资产从形成、使用、运行、灭失到信息利用的全部过程在档案管理中的映射，是高校资产档案管理的核心部分。
2．运行体系。指对高校资产档案管理活动进行干预和调节过程中形成的档案资料。包括资产档案管理部门、岗位的工作职责，资产档案管理制度、运行机制、监测考评体系等。也包括档案管理过程中形成的各种工作计划、总结、会议记录等。3．保障体系。指高校各部门为资产档案管理提供支持、帮助过程中形成的资料。如学校支持档案管理的政策、经费、人力和技术保障等等。
三、高校资产档案管理子系统在实践中的相互关系
尽管我们用系统论的方法将高校资产档案管理体系分成主客体二大系统，其下又分为若干个子系统，每个子系统间有其内在的边界，但它们之间并不是割裂的，而是相互关联、相互支持、相互影响的，共同构成完整的管理体系。
(一)主客体的关联性
对一件事物而言，主客体之间总是相互伴生、相互关联的，高校资产档案管理亦是如此。高校资产档案管理部门、岗位和人员的存在或变化是为完成资产档案管理工作这个客体实践服务的;主体在认知和行为能力方面的变化会直接影响客体质量。反之，客体的变化，会对主体的素质和能力提出新的要求。只有主客体协调一致，才能促进事物和谐，可持续发展。
(二)主体要素间的依存性
如果我们将高校资产档案管理主体的组织系统和人员系统视为二个要素的话，它们之间应是一种依存关系。从要素产生的角度看，设置一定的资产档案管理组织或岗位，是因为有一定的档案管理工作任务，需要有相应的人员去完成;人员职责也要根据组织或岗位目标与工作任务来安排，二者相互依存。从事物发展的角度看，资产档案管理组织、岗位和工作任务发生变化，人员也应随之调整，否则会出现有岗无人或有人无岗的情况，影响工作的开展。
(三)客体系统中的整体性
客体系统中的几个部分是根据高校资产管理实践工作性质的不同所作的人为划分，实际上它们是相互支持、相互影响、密不可分的。一方面，这几个部分缺一不可。内容体系不明，我们会迷失工作目标;运行体系不畅会导致工作程序混乱;保障体系不力，工作就会失去支持。另一方面，整体水平的高低，不是取决于水平最高的那部分，而是决定于水平最低的那部分，“短板”决定整体水平。
四、高校资产档案管理系统中存在的问题及优化建议
(一)主客体边界不清
由于大多数高校对资产档案管理工作重视程度不高，对其主客体的作用认识不够，建设投入不力，造成主客体边界不清。主要表现为三种现象:一是部分高校至今没有设立专门的资产档案管理部门或岗位，造成主体缺失，客体质量十分低下;二是虽有具体的责任部门或岗位，但客体建设不力，作用不明显;三是系统性不强，用政策代替制度，用人员代替岗位，用运行中的做法代替岗位职责，用部分成果代替整体水平，造成整体水平低下。要改变这一现状，需要各高校的档案管理工作者加大宣传，游说力度，让学校领导充分认识到资产档案的巨大作用，支持相关部门进一步明晰责任主体，完善客体体系建设，促进水平的整体提高。
(二)主客体不协调
这种不协调主要体现在主体建设不适应客体要求上。从近年监测的数据来看，各高校的资产动辄数以亿计，这些资产在形成、使用、运行过程中会产生海量的档案信息，需要有专门的部门组织人手去管理。但从各高校的管理来看，很少有学校设置专门的资产档案管理部门或岗位，专职人员职数几乎为零，从而造成大量的资产档案信息缺失、变形或掩藏。建议各高校应以年度为时间单位，对学校的资产档案管理工作进行评估，根据评估结果及时设置、调整岗位和人员职数。
(三)子体系水平参差
档案资产管理范文5
一、固定资产投资项目档案管理的重要性
国家对国防科技工业的固定资产投入，是保障武器装备研制生产核心能力建设和高新技术武器装备研制生产需要，提高国防科技工业技术装备水平和自主创新能力的基础。在固定资产项目投资建设过程中，形成了大量十分宝贵的对整个项目建设过程的真实记录的项目档案资料。它真实地记录了项目从立项、设计、监理、施工到竣工验收的整个过程，其本质属性是原始记录性，任何人无法篡改它的原始状况。为了加强固定资产投资项目档案管理工作，确保固定资产投资项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。国防科工局陆续出台了《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》《国防科技工业固定资产投资档案验收办法》等相关规定，加强固定资产投资项目档案管理已成为档案工作的一个重点。通过加强固定资产投资项目档案管理工作，提高建设单位对固定资产投资项目档案管理的思想认识，促使建设单位规范基本建设和设备仪器档案管理工作，完善固定资产投资项目档案管理工作流程。确保固定资产投资项目档案的完整性、准确性、系统性和安全性。固定资产投资项目档案是项目建设的前提；是工程质量评估的依据；是项目竣工验收的保证和前提；也是今后工程新建、改建和扩建，设备运行、改造、维护不可替代的权威佐证；更是企业维权最有力的证据。因此，加强固定资产投资项目档案管理具有十分重大的意义。
二、固定资产投资项目档案管理现状
目前，公司在固定资产投资项目开展过程中，已经积累了一些固定资产投资项目档案管理工作的经验。公司设有专门的档案管理部门；并根据工作实际明确了技术改造中心、机械设备管理处等相关部门的职责和归档范围；从制度层面上制定编写了一系列固定资产投资项目档案管理规定和程序，如：《基本建设档案管理办法》《设备（仪器）档案管理办法》。但在具体的固定资产投资项目档案管理工作过程中，固定资产投资项目档案管理仍然存在一些问题，主要表现在以下几方面。
1.项目档案管理工作管控乏力。在固定资产投资项目档案管理实际工作中，由于项目档案制度体系方面的不完善，各相关部门虽然有职责、分工，但由于职责与分工不够清晰、细致，加之没有建立有效的沟通考核机制，导致档案管理部门在固定资产投资项目档案管理中始终处于被动地位。在项目推进的各个环节上，无法有效地管控项目档案的流转与归档，项目文件资料的流转游离在项目管理的边缘，等到项目档案验收阶段再对档案资料进行收集，经常造成项目文件资料的缺失。导致在项目财审、档案资料验收前准备各阶段的资料存在不合理性、收集补齐比较困难，资料的真实性和质量都存在一定的问题。验收前期准备时间紧迫，对于时间久得项目来说，需要收集补缺的资料多，任务量大，需要档案员“收集资料———梳理资料———提出资料缺项———整改———收集资料”，制定节点整改过程，在节点下循环过程，直到通过档案验收。这样的工作方式给项目的开展带来阻碍，给项目的竣工验收带来困难。
2.项目档案管理工作滞后。造成现在项目档案管理工作困境的原因是多方面的，但是很大一部分原因是项目档案管理工作与项目建设工作未能实现同步进行，我们的档案管理人员虽然也参与项目设备的开箱等环节，但是参与力度较小。有些投资项目要时隔十几年才验收，项目的主管单位负责人已经脱离此岗位，项目的厂家单位也可能已经脱离市场，项目采购的资料（主管单位）和后期的开箱资料（使用单位）由于当时没有及时归档，最后验收时才去收集档案资料，厂家和各个单位负责人都脱离原有的管理岗位，现有的单位负责人，推脱责任，责任人职责和分工不够清晰细致，最终，投资项目的资料收集不上来的现象经常发生。从投资项目实施的那一刻起，就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，建立项目档案管理制度。项目档案管理人员大多只能在投资项目实施很长一段时间甚至是档案验收之前才能参与到档案的收集整理工作，这不仅影响项目档案管理工作的进度，而且影响到档案资料的质量。
3.项目档案管理信息化水平低。在这个信息化时代，我们档案馆的档案管理也在逐步实现信息化、数字化，档案馆也已建设成了数字化档案馆，但是由于各种原因，项目档案的管理至今还未完全实现信息化、数字化管理。这样不仅严重降低了工作效率，也直接降低了档案管理工作质量。与此同时，现阶段生产厂商的信息化投资项目缺乏可控的信息化；生产厂商也应该在投资项目档案管理上不断更新和重视，需要结合项目实际需求来设计信息化体制和信息化管理平台，不单纯的管理资料，不单纯档案资料的著录，而是能够动态控制项目进程的管理，参与并控制固定资产投资项目的各阶段，完成每个阶段资料收集的闭环过程。
4.项目档案管理专业人员匮乏。一方面，由于对项目档案管理工作没有足够的重视，项目档案工作人员的流动性较为频繁，且多数为兼职管理项目档案，这就从人才管理的层面导致了项目档案管理的不连续性，形成管理断层。特别是公司各档案分室，对项目档案的管理更是没有给予足够的重视。另一方面，一些单位虽然设置了专职的档案工作人员，但由于缺乏相关专业的培训，档案管理水平有限，在面对各专项，涉及多种元素、涵盖多项内容范围的项目，在整理档案过程中，可以说相当的难。在项目档案资料的收集、整理时经常处于“给什么收什么”的被动局面。虽然有时在专业知识范围下构建了档案的归档范围，建立了针对该项目的归档制度，让有关部门的负责人依照归档制度和范围去收集资料，但有时候归档范围的制定是仅仅不够的，有些项目涉及的面广，像某一项目中的一大项同时存在自筹、外购、外协、自研、科研，这种相对混合的项目，在整理档案资料的时候难度非常大。最终造成了档案资料收集不齐全、整理不规范，达不到项目档案验收的要求。
三、加强固定资产投资项目档案管理的策略
1.完善固定资产投资项目档案管理制度体系。针对现在公司各相关部门虽然有职责、分工，但由于职责与分工不够清晰、细致，加之没有建立有效的沟通考核机制，导致档案管理部门在固定资产投资项目档案管理中始终处于被动地位的现状。首先，需要制定明确的规章制度来约束项目相关部门，明确责任单位，明确责任人，责任人积极有效配合档案员，协调采购的厂家，在项目过程中的每个阶段完成档案资料的收集工作。其次，项目建设单位应当将项目档案工作纳入项目建设管理程序，完善项目档案管理制度，根据需要及时扩充和完善信息化标准体系。再次，档案管理部门研究现有固定资产投资项目档案管理的体制和机制，包括项目档案管理体制中管理网络的形成及流程，对项目档案管理的体制和机制进行调整和完善，并且建立有效的沟通机制和可操作的考核机制。最后，档案管理部门根据工作实际及时对各规章制度以及管理办法的内容进行修改和完善，使我们项目档案管理工作实现“有规可依，有规必依，执规必严，违规必究”。
2.加强实施项目档案全程管理原则。由于固定资产投资建设投资数额大、建设周期长、时间跨度大、涉及部门多，且项目进行中形成档案资料的过程复杂、数量繁多、种类不一、业务性强，要做好项目档案管理工作，必须与工程建设同步。一是提出文件材料归档要求要与下达工程计划任务同步；二是文件材料形成情况与工程计划进度同步；三是档案管理人员要在项目建设伊始就要参与到项目过程中，便于及时准确收集档案资料；四是档案验收工作与项目竣工验收工作同步。档案工作与工程建设同步的实质是将项目档案工作纳入工程管理计划，避免脱节，实行节点控制，及时收集资料，不滞后。同时，两者同步也有利于资料收集的完整和有效。实现项目档案管理的“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”，真正做到对项目档案的全程有效管理。
3.加快固定资产投资项目档案管理的信息化进程。一方面，借助现有的兰台档案管理平台，尽快实现已归档验收固定资产投资项目档案的信息化，实现项目档案的网上管理和借阅利用，提高日常工作效率和档案管理质量；另一方面，在项目建设过程中，通过把我们现在的项目档案可视化管理细化前置并且与航空兰台档案管理平台相结合，档案管理中资料的收集过程要纳入到整个项目阶段中进行跟踪和控制；在项目采购中产生的前期资料，依据技术协议和合同内容要求收集的后期开箱资料、安装、验收、培训等一系列产生的交付资料一同归档；到一阶段就立刻移交资料，及时归档；档案员收集齐全可以在每个阶段信息化平台中完成资料审核归档，实现在兰台系统中实时显示项目建设进度和项目档案归档情况，从而真正实现项目档案可视化管理的作用。
档案资产管理范文6
关键词：档案管理；产品可追溯性；数据库
0引言
在计算机应用领域，管理信息系统已不陌生，并且其优越性愈来愈受到重视。军用电子产品有着它的特殊性，对整个产品生产、售后、交付使用及整个生命周期都备受关注，随着电子技术的发展，军用电子产品越来越复杂，生产数量增多，信息量越来越大，对军用产品技术档案管理提出了更高的要求。本文将从科研生产单位对军用电子产品技术档案管理的实际需求出发，针对产品档案管理工作烦琐、不易查询等问题，提出了“军用电子产品技术档案管理系统”的构想，以实现产品的可追溯性和管理规范性。
1该“军用电子产品技术档案管理系统”数据库开发的技术特点
数据库系统包括数据库（DatabaseDB）和数据库管理系统（DatabaseManagementSystem,DBMS）两部份。数据库是用来存储电子文档，是结构化的数据集合，一个数据库系统可以包含多个数据库；数据库管理系统则是管理数据库的软件，是用户与数据的接口，负责完成数据处理操作[1]。该数据库系统主要具有以下特点：(1）实现数据共享，减少数据冗余。(2）数据的独立性。统一的数据控制功能。(3）产品数据库可以被多个用户共享，数据的存取往往是并发的，即多个用户同时使用一个数据库。(4）可扩展性。根据实际需求可扩展。
2系统需求分析
“军用电子产品技术档案管理系统”要解决产品的可追溯性。首先进行用户需求分析，以典型产品为例，在生产制造和售后服务过程中的档案信息包含：生产过程中的整机调试数据、返工返修数据、交付检验数据，售后服务技术数据、装备状态、装备交付情况等管理。其主要信息如下：(1)生产过程中的整机调试数据包括：整机组成编号装入关系、整机批次号、整机编号、调测数据等。(2)生产过程中的返工返修数据包括：整机组成编号装入关系、整机批次号、整机编号、返修件名称、编号、故障现象、原因分析等。(3)交付检验数据包括：整机组成编号装入关系、整机批次号、整机编号、名称、军所检的产品性能测试报告、软件状态等。(4)售后技术数据包括：整机组成编号装入关系、整机批次号、整机编号、售后服务单号、名称、售后原因、售后分析、售后人员和完成时间等。(5)装备交付数据包括：整机组成编号装入关系整机批次号、整机编号、名称、数量、交付时间等。以上数据信息中，如产品性能测试报告等可以利用关系数据库中的通用字段保存，以原稿形式直接录入。实现系统化管理，提供用户对产品档案数据进行添加、删除、修改、查询、统计分析、汇总、分类、浏览、打印等操作。
3系统设计分析
现在网络软件的开发主要采用客户/服务器模型简称C/S（Client/Server）和浏览器/服务器模型即Browse/Server模型，简称B/S模型。本系统选择C/S模型，它适用于局域网环境中的数据库用程序，用户通过客户端访问服务器中的数据库。现对用户及系统需求涉及的各种数据和功能进行分析，以典型产品为例，确定系统应具有的功能并划分模块，如图1所示。(1)登录设计：输入用户名和密码，由系统判定，若正确则进入系统并提示登录成功，反之多次不成功，自动退出登录界面。(2)档案管理设计：用户根据需要添加、修改、删除数据记录，操作完成后系统更新数据并返回更新成功的信息；档案管理设计还具有浏览、打印等功能。(3)档案数据查询设计：实现具有模糊查询和高级查询等按条件查询显示信息。(4)档案统计分析设计：根据需求输入统计条件，系统自动判断，若存在则显示其信息并按要求分析数据。(5)输出设计：系统提供将查询，统计等信息输出，可直接打印或保存为文件。(6)系统管理设计：系统管理员有权限选择增加或修改用户及权限。(7)修改口令设计：选择修改口令后，系统提示输入新密码然后再次确认新密码，系统更新数据，并提示修改成功。(8)产品数据库设计：数据库设计是将系统需求分析得出的数据进行具体化的过程。在数据库应用程序中，数据的共享、数据操作的范围和数据结构上都有自己的特点。其数据库设计内容如下：分析数据库结构。将所有的数据按照层次分类，最底层的应该是不能再进一步分割并大致确定其类型（数值、日期、图形、图像或任意字符）的数据。每一个层次则是一组最低层的数据集合，在建立数据库时以最低层的数据作为数据库表的基础。确定数据库的取值条件。用于检验数据的有效性，它包括字段级数据、记录数据和整个库数据合法性（即有效性）的定义；数据库表索引定义等。例如：确定某些数据的取值范围，是否允许为空值。明确数据关系，分析每组数据之间的关系，包括数据库表的连接关系，例如两组之间是否有意义相同的数据，如果修改或删除一组数据，另一组数据是否需要做相应的修改或删除等。“军用电子产品技术档案管理系统”服务器数据库主要包含系统用户、整机调试数据、返工返修数据、交付检验数据、售后情况、装备交付情况等数据库表，以生产过程中的返工返修数据为例，返工返修数据信息表，用于保存模块返工返修的信息。为“分机/模块BM号”字段创建主索引，索引名为“BM”。为“分机/模块名称”字段创建普通索引，索引名为“MK”。数据库表的结构见表1。
4系统实现
根据上述“军用电子产品技术档案管理系统”的需求分析、系统设计分析编写程序模块。该系统以WindowsXP等为系统平台，采用MicrosoftVisualFoxPro为软件开发系统，服务器端的数据库管理系统采用MicrosoftSOLSever，应用数据库位于局域网服务器。可以通过远程视图或SQL技术来访问远程数据库，实现C/S应用程序，实现各用户之间的数据共享和数据传递。服务器主要完成客户端发出的服务响应[2]；客户端完成发送请求到服务器的功能；网络主要是连接着客户端和服务器，起到数据通信通道的作用。所有数据信息对管理员是透明的，其他用户根据权限开放，以确保管理通道的畅通和数据的完整性。
5结束语
当今时代是飞速发展的信息时代，产品技术档案管理工作离不开信息处理，随着科学技术的进步，使得许多原本基于人工方式完成的工作逐渐的变为用计算机处理，数据的处理向信息化智能化转变，这一转变极大地解放了人的劳动，不仅提高了工作效率，而且提高了系统安全性[3]，而且使技术档案管理工作做规范化，系统化，避免随意性，提高产品技术档案处理的速度和准确性。
参考文献
[1]程玮,陆晶.VisualFoxPro数据库管理系统教程[M].清华大学出版社,2011.
[2]杨晓静,宋秀敏.C/S与B/S模式相结合的标准化管理信息系统结构设计[J].电子工业专用设备,2011.
档案资产管理范文7
近年来，虽然房产档案管理方法在不断地改进和完善当中，但是步伐缓慢，效果不是很明显，其中一个主要的原因就是相关人员对房产档案管理数字化的管理模式的实现缺乏足够的认识，对其重视程度明显不足。不注重房产档案信息采集的分析和归类，将其单纯的等同于简单的文字处理工作，忽视了档案管理工作队企业经营过程中的重要的作用。因此，在实际的管理实施过程中，缺乏严谨的信息采集与分类环节，使得档案材料归档与保存形式化，严重的破坏了信息的完整性，大大的降低了其使用价值，也耽误了大量的时间，拖延了工作进度。
二、缺乏专业的人员指导和开展档案管理工作
随着社会的不断发展和变迁，我们必须清楚认识到现代化的知识型档案管理早已逾越传统的手工劳动范畴。我国在房产档案管理中缺乏对专业人才的投入，大多数档案管理人员都不是毕业于档案管理专业的人员，也没有经过严格的审核和培训，有些是临时从别的部门抽掉过来补充人员短缺的，他们只是单纯的认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集、分类、存放，根本意识不到档案管理工作对企业经济发展的重要性。
三、有效实现房产档案管理的数字化的若干措施
(1)提高房产业相关人员对档案管理数字化的深层认识
实现房产档案管理的数字化的主要目的在于科学、系统的管理房产档案，方便档案的调用、查阅等管理要求，保证档案的完整性、科学性和便利性，为企业管理者制定企业决策提供正确的依据。而一旦档案资料在管理过程中因为管理不善，而导致档案内容的缺损、不完整、记录不规范，这必将在很大程度上降低档案信息的真实性和实用性，从根本上失去了其本身存在的意义。房产企业档案管理的发展水平在某种意义上受到人力、财力、物力等相关因素的制约。所以想要快速实现房产档案管理的数字化，不断地提高相关业务管理水平和工作效率，房产档案管理人员应该注重从相关人员的思想认识上着手，深化员工对这一科学的管理模式重要性的认知，突出显示出其在企业在未来市场竞争中的核心竞争力，着重强调其相对于传统的管理模式相比所显示出的巨大的优势，让其从根本上意识到实现房产档案管理数字化的必要性，并在实践中不断地加大资金和人力的投入，更快更好的消除档案管理工作中存在的弊端，推动档案管理工作向着优质、高效的方向发展，促进房产档案管理现代化的建设。
(2)提高档案管理人员的业务能力，实现员工的专业化、规范化
数字化房产档案管理，是一门集众多学科于一体，对专业性和技术性有着较高的要求。数字化房产档案管理人才，必须拥有全面系统的知识框架和敏锐的观察和信息处理能力，才能在数字档案建设过程中发挥出其作用。在竞争日益激烈的时代背景下，要想富有成效的实现房产档案管理的数字化，管理部门必须建立一支有专业素养高、文化水平高、思想觉悟高、业务水平高的卓越的房产档案管理人才。因此培养和造就高素质的既懂档案管理业务工作，又熟练掌握办公自动化技术的综合型人才则对企业的发展战略意义非凡。这就要求相关单位应该重视档案人才的教育和培养，充分激发和调动档案人员的自觉性、积极性，不断地提高房产档案人员的能力，打造出一直专业知识过硬、综合实力超强的团队。
四、结语
档案资产管理范文8
【关键词】房产档案；数字化；管理
对于房产档案的数字化管理，主要是借助现代化设备，实现对原始纸质档案资源管理方式的改变，借助扫描、拍摄等技术，将其进行压缩和转化处理，形成图文、录像等文件格式，达到分级存储和管理的目的，发挥服务器的保存功能。与此同时，构建管理程序，以方便后期对档案资源的检索、查询和使用，这是新时期房产档案管理的发展趋势和方向。借助数字化的档案管理模式，有效满足整个社会对信息资源的需求。因此，在新的历史时期，要抓住机遇，推动档案管理工作的创新，立足信息技术，推动房产档案管理工作的有序开展。
一、房产档案数字化管理模式的特征
（一）房产档案服务更具多样化。对于房产档案的网络化服务，需要借助信息技术，实现纸质档案向数字化信息的转化。在房产档案中，涉及较多的合同、协议以及文件等，在数字化管理模式下，可以将其有效转化为图片文件、声音文件等形式，实现对资料的科学管理，切实提升房产档案管理水平。另外，在资料得到完善之后，将其纳入数据库，为信息的查阅和使用提供更大的便利，简化查询流程，加快信息查询速度。在多样化服务的支持下，能够为房产用户提供更加全面、及时和方便的服务，提升房产信息管理部门的服务水平。（二）房产档案管理网络化特征突出。在传统的房产档案管理工作中，主要依赖的是人工，能够满足房产用户相关业务的办理需要，可以提供基本信息的查询服务。但是，很难实现信息的及时收集，无法实现高效的应用，对档案信息深入开发应用产生阻碍。目前，网络化管理模式在房产档案管理中得到广泛应用，便于实现方案信息的高效整理，检索效果增强，满足归档和查询的需要，极大地提升了房产档案管理工作的效率和质量，同时，用户也能够获得更加便捷的服务。（三）房产档案保密性更强。对于房产档案而言，很多信息需要实现高度的保密性，但是，在传统的档案管理模式中，保密性不高。借助数字化管理方式，能够实现数字化房产档案内容与管理主体、载体的一一对应，切实增强人员对档案信息保护的意识。在数字化的档案管理中，同时在计算机技术以及数据库的支持下，能够实现档案实体与服务之间的有效分离，保障原始凭证能够更加准确地录入信息资料库，为信息的保密性提供保障。
二、如何推动房产档案管理的数字化水平的提升
（一）重视房产信息库的构建。将数字管理模式引入房产档案管理，需要重视档案资源和相关文件保存形式的转变，应用较多的是图片文件方式。因此，要重视高品质的信息库，实现房产信息全面、准确地录入，为信息检索和应用提供便利。在进行数据检索的时候，结合文件信息，输入相应内容，切实提升房产档案信息查询的速度。应用数字化管理模式，借助对数据库的查询，实现对房产档案资源的有效整合。（二）切实提升房产管理中对数字化观念的认识。任何事物的发展都需要思想意识上认同，而后提升行动力，因此，在房产档案管理中，鉴于数字化管理模式在提升档案利用率方面的突出作用以及在满足社会需求方面的表现，要强化对数字化管理理念的认识。针对房产档案管理中出现的资料不真实、不完善和不完整的问题，借助数字化管理，能够实现对不良问题的解决和完善，推动房产管理工作的不断完善。另外，在数字化模式中，重视在局域网和数据库中进行相关房产信息的登记。要提升对房产档案管理的认识，切实提升房产档案数字化管理能力，实现整个管理工作的高效化。在数字化管理模式的应用下，房产档案资源更具真实性与完整性，切实提升房产数据的质量，以更好地发挥对房产管理的支撑作用。（三）重视建立科学的房产档案数字化管理体系。为了更好地推动数字化管理模式在房产档案管理中的应用，要有步骤、分阶段地开展工作。首先，结合各地房产档案实际，构建数字化系统。要充分考虑各种因素，如人员分配、数字化技术水平等。其次，加快构建数字化管理模式。鉴于房产档案规模的庞大，同时，增长速度较快，因此，要加快数字化管理模式建设速度，以更好地满足社会的实际需求，扩大存储空间，有效解决档案管理空间不足的问题，提高利用率，实现对房产档案资源的科学管理。（四）提升房产档案数字化管理的规范性。对于电子档案文件的管理，国家和行业都具有相应的标准和规范，因此，要提升房产档案管理的规范化水平，立足国家统一的规范，制定合理的房产管理数字化标准，切实提升房产档案管理水平和服务水平。另外，明确房产档案中数据信息的权限，使得用户能够进行相关信息的有效查询，加快远程服务建设。
三、结束语
综上，在信息高速发展的背景下，房产档案管理需要与时俱进，适应时展的新要求，将数字化管理模式引入管理领域，切实提升整体管理水平。为此，要明确数字化房产档案管理模式的特征，制定合理的策略，推动房产信息管理的科学性与合理化，提升管理使用效率，强化档案安全管理，以更好地满足社会的需要。
【参考文献】
[1]黎美彩.基于新形势下的房产档案数字化管理探究[J].办公室业务,2016(22):182+184.
[2]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业,2015(05):173-174.
