谈军工固定资产投资项目档案管理

谈军工固定资产投资项目档案管理

摘要:军工固定资产投资项目档案是指在项目论证、批复、实施、竣工验收、运行维护等阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的项目文件,包括项目综合管理、基建项目建设、工艺设备购置实施、经费使用等,是项目管理的重要组成部分,也是项目的真实记录,更是评价项目建设过程是否规范的重要依据。做好固定资产投资项目档案工作是项目建设实现科学管理的重要基础和依据,对固定资产投资项目完成之后的管理、运行、维修、改扩建等工作有着不可替代的重要作用。

军工固定资产投资项目特点

1.项目投资规模大、建设难度大

军工固定资产投资项目一般投资规模较大,建设内容包括建安工程、工艺设备等,其中工艺设备多为非标定制,技术指标国内领先,项目管理实施难度大,项目档案管理压力大。

2.项目档案管理周期长

军工固定资产投资项目建设周期一般至少2~3年,加上前期立项论证与后期项目竣工验收,项目档案管理周期一般至少在5~6年,时间跨度长。加之无论是项目管理人员或是档案管理人员均可能发生变更,各项管理要求如单项验收程序、档案管理标准等,也可能发生变化,这些都不同程度增加了管理难度。

3.项目档案涉及专业覆盖广

单纯从管理角度来看,军工固定资产投资项目涉及项目管理、安全性评价、环境影响评价、职业病危害防控评价、财务管理等方面。项目实施则涉及建安工程、工艺设备研制、特种设备管理等,整个项目涉及的行业广、专业多,各项管理要求、标准规范多。这使档案收集、档案审查更具复杂性和专业性,对档案管理人员提出了更高的业务水平要求,对其所需的知识面要求更为广泛。

4.项目档案管理标准严格

军工固定资产投资项目档案工作,需要参照《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》执行,档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。项目竣工验收需要对项目的执行过程是否规范、是否满足建设目标进行评价,这在很大程度上需要专家通过查询项目档案完成。因此,固定资产投资项目对文件资料的系统性、全面性、完整性要求更高。档案部门必须严格遵照执行,以确保项目档案完整、真实、安全、可用。

档案管理存在问题

1.档案部门参与项目前期论证不足

军工固定资产投资项目立项论证多由项目管理部门组织技术部门完成,前期档案部门并未介入。以工艺设备方案为例,技术部门更多从功能组成考虑,因此,技术人员设计的工艺设备台(套)表可能会与设备管理要求、档案组卷要求有所差别。这样会导致实施完成后给后期固定资产管理、档案整理带来不利影响。从档案组卷来看,整个项目的仪器设备档案组卷标准不统一、显得较为混乱。

2.档案部门介入项目管理深度不够

档案部门介入固定资产投资项目管理一般是在项目获得上级初步设计批复之后或工艺设备实施阶段,而此前立项、可行性研究等阶段参与较少;对安全性评价、环境影响评价、职业病危害防控评价等单项进展了解更少;介入建安工程管理则要等到竣工验收阶段,对项目总体进展了解不够,档案工作不能随项目进展同步开展。同时,档案部门对项目参与部门归档情况检查指导力度不够,对设备交付验收等关键节点把控力度不够,立档部门往往在项目竣工财务结算审计前才完成收集工作,档案部门审查、整理时间有限,无法保证档案完整性和真实性。

有效管理措施

1.提高思想认识,变被动为主动军工固定资产投资项目是国防科技工业能力提升的重要措施之一,其建设成果代表了国家的科研试验水平。档案部门要贯彻落实总书记对档案工作的重要指示精神,肩负起将各领域的奋斗历史记录好、留存好的重要责任,积极向单位党委汇报档案工作,将其纳入党委专项研究事项。单位党委要组织各党支部学重要指示精神,提高对档案工作重要性的认识,使做好项目档案管理工作成为各部门的自觉行为,变被动为主动,变坐等收集为主动收集。

2.落实档案工作主体责任、从源头提高档案质量

一是制定档案管理办法,明确各类人员档案管理职责。根据《建设项目档案管理规范》等国家有关标准,按照综合类、基建类、设备仪器类、特殊载体类等对归档材料进行收集、整理和分类。为进一步明确档案工作职责及整理要求,可制定专门的固定资产投资项目档案管理办法,对参与部门的档案工作职责进行明确,制定各类文件收集清单,明确归档要求、保管期限等,使项目档案从形成之初便由专人管理,确保项目档案管理工作制度化、标准化和程序化。二是各司其职,把好各级审查关。各部门根据档案管理职责分工,在收集、归档过程中严格审查档案。一方面,能够及时发现问题并加以解决,另一方面,也可以使其对档案管理要求理解更加深刻,促进在后续工作中更加严格落实档案管理要求,从源头提高档案质量(如表所示)。

3.深入参与项目实施,加强过程管控

一是项目立项之初就进行档案工作策划。立项之初,档案部门应完成档案工作整体策划,包括明确档案责任人体系、各类整理标准(特别是建安工程施工资料的整理标准)、组卷策划、档案检查节点等,作为项目档案工作开展的依据。二是合同签订前参与合同条款审查、明确文件交付要求。档案部门应参与招标文件、技术协议、合同等审查,合同条款中应明确文件材料形成要求、交付内容、质量要求、整理标准、交付套数、交付时间、违约责任等,与验收款、工程尾款等挂钩,通过经济制约手段将档案管控措施从项目管理的末端(项目验收、结算支付)向前端(招投标、合同执行)延伸,在法律上形成约束。三是跟踪项目建设进度,档案工作与项目建设工作同步开展。在项目立项、可行性研究、初步设计、实施、单项验收等各个阶段,档案部门要做好对项目参与部门文件材料收集的业务指导,特别提醒可能遗漏的各项评审专家意见(手写原件)、意见落实情况表、上报请示材料,外单位移交的各类专项报告等,使得项目档案文件管理工作与项目建设同步进行,及时发现缺失的文件材料并及时进行补救,确保项目档案的完整归集。四是制定工艺设备外协技术文件编制规范。项目工艺设备外协厂家较多,不同厂家编制文件粗细程度不一,文件签署层级不一,文件格式大相径庭,对于同一项目而言,显得较为凌乱,且不好把控审查标准。因此,档案部门可与标准化部门联合,制定工艺设备技术文件编制规范,规定文件封面、文件名称编制、字体字号、图表编排、打印装订、签署盖章等要求,由项目管理部门在签订合同时提交给外协厂家,以便交付文件资料实现标准化、样式统一,更加符合归档要求。五是参与工艺设备验收、基建工程四方验收,对移交资料进行审查。验收前,外协方或承建方应将资料提交至档案部门进行审查;对于未提交验收资料或不符合档案验收标准的,档案部门不出具档案审查意见;验收会议应邀请档案部门参加,听取档案审查意见。在合同付款审批流程中增加档案部门会签环节,未通过档案部门审查的,不予支付相关验收节点款项,从而提高合作相关方按标准移交资料的积极主动性。

4.加强学习培训,提升业务能力水平

一是拓展档案人员行业知识面。档案人员要熟悉和掌握军工投资项目过程管理的主要环节、规范流程、相关法律政策等,包括固定资产投资项目管理办法,招投标管理,环保、职业卫生、安全评价等工作程序、工程建设、设备仪器研制、特种设备管理要求等,优化自身知识结构,提升对档案业务指导和审查把关能力。 二是对项目参与人员进行档案基本知识培训。包括档案整理标准、档案审查要点等,使得项目参与人员在生成、接收文件时就能自觉对标,做到格式统一、图像清晰、文件齐全、分类准确,方便管理和利用。

作者: 林丽梅 单位:北京环境特性研究所