档案信息论文范文1
基础设施的完善与否是医院图书档案现代化管理的保障，当下，医院正处于飞速发展阶段，为了满足医院发展的需要，必须投入一些质量好的、耐用的基础设施，但是并不是所有的医院都有先见之明，更多的时候他们忽视对图书档案管理中基础设施的投入，使得工作不能良好的展开，最终导致图书管理的信息化没有一丝进展。此外，我国很多医院在建设档案信息化的过程中只重视档案的数字化加工，对于图书档案标准规范化建设则是不管不顾，在软件的使用方面，也是那种单机版的设备，这种单机版存在着很多的缺陷，完全不能满足医院发展的需要，扫描仪等的型号、等级等也没有统一的标准与规范。
二、促进医院图书档案信息化建设的对策
2.1正确认识并提高领导的重视程度，加大投入
随着医院的发展，图书档案管理的规模也不断扩大，工作人员所要面对的信息量也大大的增加，传统的手工管理与实体管理已经不能满足现代化发展的需要。因此，医院必须加强员工对图书档案管理现代化的认识，首先要不断的提升员工自身的素质，员工作为医院发展的最重要的因素，其素质的提高直接关系着医院的未来；其次要在医院建立起和谐、温馨的工作环境，只有在一个良好的环境中，员工才能真正的投入到工作中去，并真正的做到为医院服务；最后，医院也要给足提供档案信息化建设的经费，众所周知，医院的发展与资金一直挂钩，只有有了足够的资金，才能真正的提高医院的办事效率，从而不断的促进医院的发展。总之，在促进医院图书档案信息化建设的过程中，领导的重视是关键，加大投入已获得足够多的网络设备是基础。
2.2不断加强工作人员的信息化建设意识，完善网络信息技术知识
在医院图书档案信息化建设的过程中，员工发挥着异常重要的作用，因此，必须充分发挥工作人员的作用，努力的实现档案管理的信息化，本文从以下几个方面论述如何加强工作人员的信息化建设意识。首先，在医院内部，要积极的转变员工的传统观念，进而推动档案信息化建设的进程；其次，医院还要不断的加强工作人员技术方面的学习，只有拥有超强的技术，才能在工作的时候得心应手；最后，由于信息化内容的不断变化，医院必须培养出一批全能的工作人员，以适应档案工作管理的新要求。近年来，网络得到了飞速发展，在医院图书档案管理中，网络已经成为促进其发展的必不可少的因素，完善网络信息技术知识，是医院、员工的共同心愿。除此之外，还要建设一个比较完备的信息管理及共享系统，实现档案管理的统一化协调管理，使档案通过网络信息技术能够被人们广泛的应用。
三、结语
档案信息论文范文2
企业档案信息是企业在生产、经营过程中形成的具有重要保存价值的记录，是企业的宝贵财富和历史记忆。档案信息中有的内容涉及到企业的核心机密，包括设备、关键技术资料等，这些档案信息对于企业的生存和发展至关重要，一旦出现信息泄露，将会对企业的生存和发展造成巨大的威胁。加强企业档案信息的安全管理就是进行有组织、有计划的实施一系列安全管理措施，能提高企业的档案管理水平和档案信息安全性，避免档案信息泄露给企业带来的巨大损失，为企业的长远发展打下坚实的基础。因此，企业开展档案信息安全管理极其必要。
2威胁档案信息安全的因素
现阶段，大量的档案信息都以数据信息的形式存储在计算机中，计算机是档案信息存储的载体，一旦计算机发生故障或者被黑客攻击，档案信息就存在泄漏的可能。现在对计算机档案信息产生威胁的因素包括计算机故障、病毒和黑客攻击以及人为操作故障导致的停机。计算机是由数量庞大的元器件构成的，计算机在使用过程中受电压、温度以及线路问题等很容易出现硬件故障，导致计算机出现蓝屏、死机等状况，而一旦计算机硬盘出现故障就会造成档案信息的丢失和破坏。计算机档案信息管理通过专业软件进行来实现的，一旦计算机软件出现问题，也会给档案信息的安全造成极大的威胁；病毒和黑客攻击是威胁档案信息安全的一个重要因素，虽然现阶段有很多杀毒和防火墙软件，但是这并不能保证计算机免于病毒和黑客的攻击；人为管理因素也是威胁档案信息安全的一大因素，有的工作人员操作不规范，存在人为操作故障或者错误删除数据等情况。除了计算机方面的因素外，机房消防安全、设备防雷、气候变化、自然灾害以及盗窃等都是威胁档案信息安全的因素。
3企业档案信息安全管理策略
3.1树立档案信息安全管理意识。
档案信息安全管理意识的树立是提高档案信息管理的重要措施，然而，目前大多数企业的档案信息安全管理都只是“说起来很重要，忙起来就忘掉”的现状，只有人人具有档案信息安全意识才能在工作中时刻注重档案信息的安全，促进企业的档案信息安全管理。所以，企业要加强对工作人员的档案信息安全意识培训工作，大力开展档案信息安全教育会议来提高和树立工作人员的档案信息安全意识。同时，企业还可以通过张贴标语、企业通知、内部报刊以及企业网站等多种途径来提高工作人员档信息安全意识。此外，企业还可以开展相关知识竞赛、专业技能挑战赛等相关的实战演练，科学、有效的提高工作人员的档案信息安全管理效率和水平。
3.2建立健全的档案信息管理制度。
企业要加强内部管理，建立健全的档案信息安全管理制度，并建立职责明确的责任体系，确保企业档案信息安全管理工作顺利的开展。根据资料显示，大部分的企业网络入侵案都可以通过加强企业管理来避免，大部分的档案信息丢失或损毁都是由计算机故障和人为因素造成的。所以，企业必须加强档案信息安全管理制度建设，实行统一的领导、分级管理，明确每一个工作人员的责任，保证出现问题，有人负责，建立完善的信息安全责任体系，提高工作人员的工作积极性。要对现有的制度进行科学的改良，并对制度的制定和执行进行严格的监督，保证企业档案信息安全管理制度有效的执行。
3.3信息内容的安全管理。
企业档案信息主要以电子邮件、网页浏览以及专业软件等方式进行操作，为了保证档案信息的安全，在档案信息以邮件发出前，应对计算机进行全面的杀毒，并开启防火墙，防止计算机病毒和黑客的攻击对档案信息安全造成威胁；在以网页形式进行操作时，要对计算机进行实时病毒监控，并应用网页内容过滤系统和阻隔浏览网页系统等，提高档案信息的安全性；在运行档案信息管理软件时，要做好杀毒和监控工作，对操作步骤进行记录，实时监控计算机的防火墙状态。目前的电子档案主要以影像为主，为了保证档案信息的安全性，应对提取档案的过程加以重视，禁止随意使用U盘进行档案资料的拷贝，以免档案文件遭到篡改、丢失或者破坏。企业还要严格做好档案信息的备份工作，提高档案信息的安全性。
3.4采用安全可靠的技术措施。
技术措施是保证档案信息安全管理的重要手段，主要是对档案信息存储的计算机操作系统、机房设备以及数据存储等提供技术支持，提高档案信息的安全性。首先，将企业信息内网与互联网采取措施进行隔离，对内网、外网各自安装防火墙，对档案信息的访问实施审查和控制，并对访问者地址进行跟踪；其次，做好机房的安全保护措施，安装先进的门禁系统、自动报警系统以及火灾预警系统等，并严格控制机房的温度，为计算机配置安全稳定的双线路电源，并做好机房设备的防雷措施；最后，要对档案信息数据进行加密，只有管理人员才能操作管理。并对信息进行实时的检查、备份，确保档案信息万无一失。还要做好计算机防护措施，安装专业杀毒软件和防火墙并定时更新系统和病毒库，提高计算机的安全性能。
3.5采取严格有效的管理措施。
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人是推动数字档案建设发展的动力，也是影响数字档案信息安全的关键因素之一，数字档案信息管理人员的安全意识、安全技能等将直接影响数字档案信息的安全。当前，影响数字档案信息安全的人为不当因素主要有：一是管理人员安全意识淡化。不少从事数字档案信息管理的人员对安全管理的重要性认识不足，过分依赖安全技术，认为只要配置了安全防护策略、安装了防火墙和杀毒软件，就能保证数字档案信息的安全，而没有意识到在确保数字档案信息的安全中，技术因素只降低安全风险，人的安全意识才是最重要的因素。二是管理人员对新技术应用能力的不足。区别于传统档案管理，对数字档案信息的管理更多的要借助计算机应用软件来完成，这些应用软件能够大幅度提高办公效率，但在使用过程中难免会出问题，如果操作人员缺乏应用的处理能力，将会造成数据信息的丢失，从而数字档案信息的安全。
2数字档案信息标准尚不健全
目前，影响数字档案信息安全最大的瓶颈问题就是标准的不健全，造成这一问题原因主要有：首先，从横向上看，部门与部门、单位与单位之间的藩篱，影响标准的统一性。国家档案局虽然出台了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档及电子档案管理规范》等文件标准，但总体来看，这些标准要求相对比较宽泛，缺乏可操作性，并允许各单位根据实际情况进行再次开发设计，降低了统一的规范性要求。不少单位就自搞一套，而相互间兼容性又不够，导致数字档案管理系统的通用性、共享性较差，无法实现单位间档案信息的无缝交流，甚至出现“信息孤岛”现象，如若该单位发生灾害等情况时，档案信息很难恢复重建，严重影响数字档案信息的安全。其次，从纵向上看，不少单位为追求上项目、造声势，开发出管理软件没有充分考虑信息技术发展带来的影响，一些看似当前管用、可用的管理系统，若干年后很难保证还可以继续使用，若要推翻重建或并入其它系统，原有档案信息的格式多种多样，很难保证在新系统中全部继续可用。
3数字档案信息网络系统自身的安全漏洞
各种信息网络系统都不同程度地存在有一些漏洞，给信息管理带来安全隐患，数字档案网络系统也不例外，其自身的安全漏洞严重影响着数字档案信息的安全。其一是网络通信协议的安全漏洞。多数档案信息网络是依托开放的网络平台，所使用的网络通信协议如TCP/IP协议等，也是大家所熟悉的，但这些协议大多带有安全漏洞。其二是各类软件的安全漏洞。档案信息网络所采用的系统及应用软件，在开发过程中不可避免地都会存在一些漏洞，有些甚至被故意安置一些后门，这些后门和漏洞极易被黑客所利用，造成对数字档案信息的扩散、盗取、篡改等，严重时可导致整个系统的崩溃与瘫痪。其三是感染病毒。为方便信息查询和利用，档案信息网络系统都提供有用户登录功能，有的还能自行下载保存档案信息，这也为计算机病毒的传播提供了便捷途径，加之有些系统的防病毒措施不完善，很容易造成病毒的快速传播，给数字档案信息系统造成较大的安全威胁。
4存储介质的选择及保存环境不当
数字信息存储技术快速发展，使得存储介质的存储容量不断翻新，而不同类型的档案信息对介质的要求也不一样，因此存储介质的选择成为了其中的关键。如何选择存储介质，也没有绝对的标准，为了能使数字档案信息长期安全地保存，应根据数字档案信息自身的特殊要求，正确选择符合实际、质量过硬的存储载体。但有些单位在选择存储介质时，没有全面考虑档案信息的自身要求，更多由于受经济承受能力的制约，选择一些所谓"质优价廉"的产品，对存储在其中的档案信息造成极大威胁。存储数字档案信息的载体多为光电介质或磁电介质，这些载体对环境的适应力较差，受温度、湿度、磁场强度等外部因素影响较大。因此，保存数字档案信息的载体对物理环境的要求比传统档案保存环境更加苛刻，应满足恒温、恒湿、避免腐蚀性气体、远离静电及磁场干扰等条件。但不少单位缺少这样的环境条件，只能将这些载体置于普通环境中，这就加快了其老化速度，容易出现各种故障，使存储在其中的信息读取不出来。
5数字档案信息管理法规的不完善
档案信息论文范文4
高校数字化的档案信息从传输、存储到显示利用都要通过计算机来实现，计算机和网络是生成和利用数字档案信息的基础和前提，离开计算机软硬件和网络的传输，数字化的档案信息就不可能读取和显示，因此，数字化档案信息对计算机及网络有很强的依赖性。然而众所周知，计算机及网络具有一定的不安全性，因为计算机网络的某些隐患，有时会使档案信息遭到毁灭性的破坏，这就产生了档案信息的安全问题。如何确保数字化档案信息的保密性、完整性、真实性和可利用性，给高校档案数字化工作带来了极大的挑战，对高校在档案数字化进程中采取先进技术和有效措施，保障高校档案信息安全提出了较高的要求。
二、数字化进程中高校档案信息安全现状
档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。
1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。
目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。
2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。
目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。
3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。
高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。
4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。
在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、数字化进程中高校档案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。
法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。
2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。
档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。
3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。
数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。
数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。
5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。
人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。
四、结语
档案信息论文范文5
现代计算机网络技术的发展，为我国档案信息管理提供了现代化的管理手段和方式。档案信息是社会生产活动的真实记录，是一种不可否认的社会史实；另外站在更高的角度来讲，档案又是一种重要的信息资源，与社会生活和经济活动密不可分。从目前来看，可利用的社会资源越来越少，社会上的虚假信息越来越多，人们为了自身的发展，不惜一切代价获取真实的信息资源。重要的档案信息资源对个人来说，可能为个人的成功提供了机会；对一个企业来说，可能是帮助企业渡过难关，获得最大效益的法宝；对一个国家来说，信息资源甚至决定国家的兴衰。由此可见，档案信息资源在国家社会生活的方方面面发挥着深远的影响，具有重要的价值。因此，做好档案信息的安全管理工作是当前档案工作的重中之重。
二、档案信息安全管理的现状分析
近年来随着计算机网络技术的发展，我国的档案管理模式基本上分为两种：实体档案信息管理和电子档案信息管理。下面针对不同的档案信息管理模式，对其现状和存在的问题进行分析。
1.实体档案信息管理
实体档案信息管理是长期以来一直沿用的管理方法。实体档案信息管理需要大量的档案馆库做支撑，但是我国目前的档案馆库多是20世纪80年代的建筑，特别是在经济发展相对缓慢、生活贫困的地区，其中不少档案馆库及设施在漫长的岁月演变中变得破败不堪，档案库房的功能大大减弱，这对档案信息的存放和保管构成了严重的威胁。不仅档案馆库等建筑设施的状况影响档案信息的安全，在档案信息管理中同样存在严重的安全漏洞。主要表现在以下几方面：首先，字迹不清晰。受到历史条件的制约，以前很多纸质档案书写所用的材料不符合规范，形成大量的铅笔、圆珠笔字迹，再加上时间久远，档案保护不当，造成档案字迹模糊不清晰。其次，档案信息保护环境不良。在档案存放和保管过程中，由于存放环境的恶劣导致档案的破坏屡见不鲜。最后，档案的自然损坏严重。档案信息的自然损坏主要是历史原因所致，由于存放时间比较久远，记录档案信息的载体经过漫长的时期发生了不同程度的损坏，导致所记录的档案信息随之发生损坏。
2.电子档案信息管理
随着经济发展水平的不断提高，特别是计算机、互联网和信息技术的出现和应用，为档案信息管理提供了新的管理手段和方法。电子档案信息管理不仅保证了档案管理的高效性，还节省了档案信息管理的经济成本。但是由于受到技术发展水平的限制，电子档案信息管理受到网络黑客的攻击和威胁，电子档案信息管理工作同样面临严峻的安全问题，主要存在以下两方面问题。
(1)档案信息在查询利用过程中面临安全威胁
由于目前经济发展水平的限制，电子档案信息管理并没有形成统一的机制。因此导致电子档案信息系统平台不一致，在管理上无法达到统一规范，造成电子档案信息管理网络环境不稳定，极易遭受网络攻击。目前并没有专门为电子档案信息管理建立的安全可靠的局域网，也没有针对档案信息安全管理的完善的法律法规，这种管理上的不到位致使电子档案信息在利用的过程中受到网络环境的影响和损害。
(2)电子档案信息管理系统功能不够强大
电子档案信息是一种重要的信息资源，一个单位档案信息的失窃可能会给一个企业带来巨大的经济损失，一个国家的档案信息泄漏，严重的会引发国与国之间的矛盾或战争。尽管国家对电子档案信息管理十分重视，并且出台了涉及国家秘密的信息系统审批管理相关法律法规，但是由于受到各种条件的限制，不少地区的电子档案信息管理系统功能并不能达到国家相关规定的要求，从而使档案信息安全面临极大风险。具体到系统的登录权限、身份识别、数字认证、指纹识别等功能都有待进一步的完善和提高。
三、档案信息安全管理措施探析
1.增强档案实体管理
档案实体管理是一种重要的管理形式，针对档案实体管理中出现的问题，应着力发挥国家的财政支撑作用，对不符合标准的馆库及时进行修整，对库房的防护功能定期进行检查和确认，确保档案信息管理硬件环境的安全。
2.营造电子档案网络安全环境
众所周知，档案信息具有严格的保密性，是十分重要的信息资源。这就要求我们一定要营造一个安全的电子档案网络环境。首先对于网络应用的硬件和软件系统要进行有效的保护，防止网络黑客及病毒的袭击是不容忽视的，要不断研究和升级防范网络黑客攻击的技术，将档案信息的安全隐患降到最低。其次还要对电子档案的网络系统功能进行完善和升级，对网络系统的登入采用先进的指纹识别技术，进行严格的身份验证，从而建立强大的网络系统。
3.加强行政保护
档案信息来源于社会生活和社会生产，为国家经济建设和经济活动的开展提供必要的信息支持。随着国家经济建设的不断发展，档案信息的发展与传播步伐也越来越快，并逐渐对社会生活的各个领域产生不可估量的影响和作用。首先国家要重视并宣传档案信息的重要性，使人们普遍树立档案信息的保密意识，其次还要采取一定的行政手段，制定相关的法律法规，约束和规范档案信息安全管理，特别要对电子档案网络安全管理系统制定严格的规范，从而在制度保障的前提下建立强大的档案信息安全系统。
四、结语
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（一）档案信息制度不健全带来的信息安全隐患
在档案信息化突飞猛进的背景下，相关的档案信息安全管理制度却未及时地建立起来，给别有用心的人窃取和不当利用档案信息以可乘之机，严重危害着档案信息的安全。比如，有的档案管理单位解答了档案利用者的问题，因为认为该问题具有代表性，就将该问题放入常见问题资讯库中。若该档案管理单位缺乏档案信息的保护制度和保密意识，没有对咨询人的个人信息进行必要的屏蔽和处理，可能会造成用户信息的泄露，侵犯档案利用者的隐私权。再比如，有的地市住房公积金管理网络系统由于缺乏相应的安全制度和技术保障措施，只需要输入公积金缴存人的姓名就可以查阅到其工资水平和住房公积金缴纳情况，而个人的收入状况属于个人不愿向外界透漏的的隐私，这就造成了个人档案信息的泄露。
（二）档案网络化管理带来的信息安全隐患
网络化管理给档案管理工作带来便利。但是，计算机感染木马病毒和遭受黑客恶意攻击的风险给档案信息的安全性带来隐患。木马程序一旦侵入档案管理系统，很可能会破坏档案信息数据，甚至会采取篡改、盗窃、销毁档案数据的破坏手段，造成档案管理的混乱，给档案数据的安全性带来致命损害。另外，以光盘、硬盘等存储介质为载体的电子数据档案有其自身不可克服的缺点，如信息数据不够稳定、易于损坏和难以固定保存等，加之档案存储设备更新速度很快，若不对档案存储设备以及相关的计算机硬件和软件及时更新，解决数字档案的格式转换等问题，极易造成档案数据丢失、毁损或无法顺利读取等情况发生。
（三）档案管理造成的信息安全隐患
档案信息化对档案管理人员的素质提出了更高的要求，要求档案管理人员不但要精通档案管理知识，还要精通互联网知识、计算机和相应档案管理软件的操作方法。但是，当前档案管理人员的年龄结构存在普遍偏大的状况。有些年龄较大的档案管理人员知识更新不够及时，仍然拘泥于传统的档案管理模式，对信息化的档案管理可能会感觉力不从心。因为对档案管理设备和档案管理软件研究不够深入，操作熟练程度不够等原因，在管理过程中容易造成档案数据意外删除等丢失毁损情况，构成档案信息的安全隐患。
二、加强档案信息安全的举措
（一）加强制度建设，提高档案安全管理意识
首先，单位领导要充分认识到档案信息安全管理的重要性，制定相应的档案信息安全管理制度，与档案管理人员签订档案安全管理责任承诺书，安排专门档案管理人员对所有档案信息进行保密管理，规范档案信息的保密审查程序和公开程序，确保做到公开的档案信息不涉密，涉密的档案信息不公开。同时，要完善档案信息安全防范机制，严格禁止其他计算机对档案管理系统网络的接入和访问，涉密的档案信息不允许与互联网联接，涉密的计算机要设置专用密码，在转为非涉密计算机时要按照《保密法》的规定对存储硬盘进行拆除。
（二）不断提高档案安全管理技术，做好电子档案的异质备份工作
首先，提升档案安全管理技术是保障档案信息安全的有效途径，要定期对管理档案的计算机设备进行杀毒软件的升级，及时对病毒进行扫描和查杀，避免木马程序和黑客恶意侵入档案管理系统。同时，定期对档案管理设备如计算机设备、打印机、复印设备等进行检查，确保各种档案管理设备的正常使用。其次，承载电子数据档案的存储设备有别于传统的档案载体文件，对它的读取必须依靠必要的硬件设备和阅读软件才能够实现，对这些电子文件档案同时转化为其他类型的载体就成为必要。做好电子档案的异质备份工作，就可以防止随着技术的发展出现现有的电子档案因为缺乏相应的阅读设备和软件而不能顺利读取的尴尬局面。异质备份的常见方法主要有：将网络下载文件转变成纸质文档；将纸质文档通过扫描等手段转换成电子文档；将现有的电子照片通过拷贝等形式制作成多份备查等。
（三）优化档案管理人员结构，提高档案安全防范意识
档案管理的信息化对档案管理人员的素质提出了更高要求，要优化档案管理人员结构，建立形成梯队的复合型档案管理队伍。档案管理人员不但要熟悉档案管理方面的业务知识以及相关的档案管理法规，还要对计算机操作、互联网知识等现代化的科技知识做到熟练掌握。这就要求我们必须要建立健全档案管理人员的管理制度，对档案管理人员的配备、流入流出等规定严格的程序，明确各类管理人员的工作职责和违反规定造成档案安全信息不当泄露应承担的责任。要定期对档案管理人员进行业务知识和档案信息安全管理方面的培训，提高他们的安全防范意识和防范技能水平。
三、结语
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1.网络安全防范机制差，档案信息的安全问题令人担忧
其主要表现为：一是人为因素。由于档案信息易操作，加之外部网络各环境赋予它的共享性，在利用过程中若对信息进行删改，势必造成档案信息失真。二是技术问题。当前电脑病毒的横行。电脑黑客的攻击，使档案信息的安全和保密受到严重威胁。
2.档案信息化标准滞后
档案部门的信息化工作起步相对较晚，可是许多单位对此项工作热情和积极性较高。由于缺乏统一的规划和相关专业标准未能及时出台，致使在一段时间内形成“各自为政”、“各显神通”的局面。例如，在档案信息化过程中，使用不同的管理软件造成档案数据库结构不统一、数据不规范等各种问题，给资源共享带来很大困难。
二、加强档案信息化管理工作的对策
1.争取领导支持，加大资金投入
取得领导的支持是做好档案信息化工作的关键。应当在每年预算时，争取领导统一安排，档案信息化软硬件方面的资金投入，并根据实际逐步加大资金投入。作为档案管理人员，也要提高自身工作业务水平，与软件程序开发人员一起，争取合理的经费支持，把投入的资金用在刀刃上。
2.统一规范档案信息化标准
对档案信息化采集标准的规范化，可使档案录入数据库的格式统一；通过档案系统存储标准的确立，可使档案存储载体统一；通过对管理标准化制定规范制度，可将档案信息化工作进行具体化、细分化；通过对网络传输格式的标准化，可实现快速、准确传递档案信息；通过对档案信息软件的标准化，可以拓展档案信息化的服务功能与范围。
3.提高档案工作者的素质
坚持以人为本是档案信息化工作的核心要素。在工作中，档案工作者要自觉地努力学习，刻苦实践，适应形势的发展，提高自身素质。单位和社会也要为提高档案工作者素质创造方便条件。如：加强对档案工作者的培训教育，安排档案工作者学习新的信息化技术和软硬件操作技能。组织档案工作者与系统编程人员、管理人员交流沟通问题，参与到系统开发应用的过程中，从而加深对电子档案的制作、接收、保存的认识。要强化档案工作者的信息鉴别和保管能力，以确保电子档案的真实、有效、完整及长期可读。
4.做好档案信息的安全维护工作
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（一）信息时代档案管理的定义。
常见的档案管理方式包括，电子档案的录入、档案信息的采集、档案信息的查询、档案信息的共享等等。这种管理方式，使得管理的对象从传统的实体档案，转变为电子档案，并应用现代先进的管理软件进行管理，形成明晰的档案分类。同时，快速的查阅方式也让档案信息发挥出了更多的作用，避免因档案查询困难而造成档案资源的浪费。
（二）信息时代档案管理的特点。
信息化档案管理是档案管理工作的现代化发展，其迎合了单位内部工作的实际需要，与传统档案管理相比较，其具有着以下几个方面的特点：首先，各单位实现档案管理信息化所依照的规章制度，法律法规趋于统一，制定这些规章制度、法律法规的是具有专项权力的行政部门。其次，虚拟档案是档案管理信息化的标志，通过信息化的管理，档案的形式由实体档案转化为了电子档案并可以通过互联网络达到高速的共享，使得档案管理工作更加的具有时效性和便利性，为整个单位的信息化发展奠定了良好的基础。最后，档案管理信息化应用了大量的现代科技，在信息技术的支持下促进了档案管理的自动化，颠覆了档案管理工作的传统模式。
二、信息时代档案管理工作存在的问题
（一）管理理念陈旧，缺乏服务意识。
目前我国档案管理信息化虽然取得了一定的成绩，并已经开始在全国范围内进行普及，但是在实际应用的过程中，仍旧存在着一些突出的缺点与弊端，严重影响着我国档案管理信息化的进程。其中最首要的问题就是档案管理工作受到传统档案管理工作的影响，在思想观念上带有着一定的陈旧性，难以接受新的管理方式，无法借助现代信息科技对档案作用充分的发挥。同时，缺乏服务意识也是档案管理工作面临的主要问题之一，因为服务方面的缺失，也使得档案管理工作难以迈向一个新的阶段。
（二）档案编辑落后，检索工作困难。
我国在档案管理信息化方面还有待进步，在进行档案管理的过程中部分单位及部门仍以实体档案为主，这就造成档案管理工作量的增加，工作人员需要耗费大量的时间在档案的编辑方面，并且随着实体档案数量的不断增加，也给档案的归档、分类增加了难度。除此之外，实体档案的利用率并不高，由于其在检索方面存在困难，因此实体档案主要以收藏为主，而忽视了档案资源的发掘与应用。
（三）缺乏统一规划，信息管理迟缓。
档案管理工作普遍存在于政府企业之中，由于不同单位在工作内容、经济条件等方面都存在差异性，因此档案管理工作也会呈现出一些个性化的发展，因此影响了档案管理工作的统一规划，不利于档案管理工作的规范化。同时，系统设计上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出现迟缓，不利于实现档案信息的共享。
三、信息时代档案管理工作的创新
（一）改变管理思想，丰富服务内容。
档案管理的信息化发展，需要在思想层面进行彻底的改变，认识到传统档案管理的不足，并积极的对档案管理工作进行创新，注重对档案信息资源的挖掘，使其不再是单位内部的闲置资源。同时，从事档案管理的工作人员也应树立新的工作意识，积极的丰富服务内容，提升档案管理工作的质量。
（二）依靠网络平台，强化信息管理。
档案管理信息化最突出的特点是对现代网络技术和计算机技术的应用，因此信息时代对档案管理工作进行创新的过程中，有关工作人员应充分的依靠网络平台，建立起电子档案管理系统。并改变传统档案的编辑方式，通过计算机对档案信息进行录入，提高档案编辑的效率。同时，在互联网络的支持下，电子档案信息还可以实现在单位内部的共享，单位内部工作人员仅需登录部门网页进行身份验证即可查阅档案信息，提升了档案查阅的速度。除此之外，随着信息化管理程度的不断加深，智能档案管理、自动化档案管理已经成为档案管理工作发展的新方向，通过系统自动处理档案资料，完成档案编辑，有效的提升了档案管理工作的质量和效率，节省了人力方面的投入。
（三）搞好信息录入，做好数据管理。
信息的录入以及数据的管理等都与信息数据库的建设密不可分，因此要想做好上述工作就需要进行档案管理工作的过程中加强信息数据库的建设，制定出详细的建设方案，按部就班的对信息数据库进行完善。为了使得信息数据库的作用更好的得到发挥，管理人员还应加大科技方面的投入，并适当的丰富信息数据库的功能，使其可以配合管理工作，弥补档案管理中的不足。例如，数据库与目录库相结合等。
四、结束语
