档案信息管理技术研讨

档案信息管理技术研讨

1档案信息管理存在的问题

1.1管理的滞后性

信息化进程的不断加快,档案信息在建设的过程中也不断的利用先进的信息技术进行管理与应用。但是在众多档案管理中,管理现代化技术并没有随着档案信息化的建立而改变,仍旧延续着传统的管理制度进行对档案的管理。这在很大程度上并不能推动其档案的信息化建设,对此,在档案管理过程中,我们必须引进先进的管理理念与技术,不断加以改革,只有这样才能更好的跟上档案信息化建设的脚步,最终推动其档案管理的进步。

1.2档案信息管理缺少规划

档案信息管理对于档案信息化的建设有着极其重要的作用,随着经济建设的不断变化与发展,人们对于管理的重要性越来越重视,传统的管理制度已经很难适应时展的需要。在档案管理中,由于其管理效率的低下,管理人员素质较低,对于档案信息的管理并没有一个系统的认识与了解,信息检索不规范,这些因素将严重影响档案信息的管理与质量,对此,在今后的管理中必须建立完善的管理制度体系,统一规范标准要求。

1.3数字档案资源短缺且结构不合理

受经济条件的制约,传统的档案资源都是以纸质媒介进行存储与管理的,对于数字化的使用在某种程度上受到了一定条件的限制,大多数的管理人员并不能利用信息技术进行有效的资源整理与利用,这对于档案信息的存储将是一个很大的威胁,信息质量随着时间的推移难以保障。

1.4档案信息化专门人才缺失

在我国,由于受经济条件的制约,档案管理人员因区域不同存在着很大的差异,尤其是在经济相对于落后的地区,专业的档案管理人员更是缺乏,这就导致在很大程度上制约了档案信息化的发展建设,对此,必须重视档案管理人员的培养,推动其档案信息工作的开展。

1.5档案信息化立法和规范化管理体系不够健全

对于我国而言,档案管理相对起步较晚,在相应的管理制度上并没有一个很好的规范与管理标准,甚至对于档案管理的法律依据也没有相应的完善与建立,这在很大程度上制约了档案管理的发展,对于管理而言,更是难以发挥其应有的作用。(本文来自于《科技创新与应用》杂志。《科技创新与应用》杂志简介详见)

2加强档案信息管理应采取的对策

2.1档案信息管理要统一规划、统一原则

随着信息化的不断加剧,人们生活质量的逐渐提高,对于档案管理也有了新的认识与理解,为了有效的将信息资源进行整合利用,达到档案信息资源的共享,以便更好的为各级机关领导部门服务,对此,对档案信息资源进行统一管理与制定是十分必要的。根据档案信息管理的特点,可以将信息进行有效的分类,利用信息化的手段开展各项措施的管理活动。运用统一的管理规划原则进行文档管理,确保其信息的安全。

2.2加强数字档案的信息管理

传统的档案信息管理由于其技术手段相对落后,随着时间推移,信息的质量以及服务水平都将难以适应现代社会的发展要求,所以对档案加强数字化管理是十分必要的。数字化的管理方式不仅仅能够将信息进行统一管理,而且方便快捷便于查找以及信息的网上传输,使其档案资源更加丰富化,系统化。

2.3加强档案信息化技术人才的培养工作,提升档案信息管理质量

信息时代的到来,要求档案管理人员必须提高其专业的档案知识管理工作技能,因其档案人员管理水平的落后,严重制约了档案信息管理化的水平,这在很大程度上也影响了经济的健康发展,对此必须加强对档案管理人员专业知识的学习与培训,建立一支信息化的管理队伍更好的为档案管理服务。首先,应对现有档案管理人员进行相关的培训工作,使其熟悉的掌握计算机和网络知识,并对数字化、信息化等管理知识有一定的了解;其次,要与各科研院所建立联系,以各种形式加强合作和交流工作,从而为档案从业人员提供接受再教育的机会,使其能及时的对新技术和新知识进行了解和掌握;最后,要做好人才的引进工作,特别是对于一些复合型人才的引进工作要加大力度,为其提供良好的工作环境,从而加快档案信息化建设的进程。

2.4抓紧档案信息化法制与标准建设

一是加快推进档案信息化法制建设。加快研究和制定电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理等方面的行政规章,形成有效的激励约束机制,推动档案信息化建设有序开展;二是完善档案信息化标准体系。学习、宣传与贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范,制定和完善地方性标准规范和实施办法,是档案信息化建设中要解决的一些重要问题。

3结束语

在我国现在的档案信息化建设中,却仍在沿用传统的管理体制,使档案的信息化建设与档案管理明显脱离,与为公众提供优质的服务具有很大的差距。对于档案的信息进行有效的管理,能够提高档案信息的开发利用,对于公司的发展提供优质的服务。随着信息技术的不断发展,对于档案的信息管理工作应该不断的创新,适应现代化的发展模式,投入一定的资金,建设一支优秀的管理队伍,为档案信息管理工作创造更加有利的环境。

作者:邱鹏 单位:宁安市河道管理站