中小企业财务会计外包风险及控制策略

2022-09-21 16:46:43 来源:写作指导

中小企业财务会计外包风险及控制策略

摘 要:随着现代经济建设速度的持续加快,外包行业在我国的经济体系中也得到了长足的发展。尤其是经营规模相对较小的中小企业开始选择外包形式。财务会计外包一方面能够提高财务服务水平,整合企业现有的核心业务资源;另一方面还能够减少企业的运营成本,提高核心竞争力。为此,本篇文章通过分析中小企业财务会计外包的风险类别,从现实情况出发提出了几点风险防范策略,供参考。

关键词:中小企业;财务会计;外包风险

一、概述

1.研究背景。当前,网络信息技术的快速发展使得世界经济一体化的发展速度也随之提高,国内外的市场环境发生了翻天覆地的变化,经济结构也不断调整。为了能够更好地满足客户的个性化需求,中小企业也纷纷开始研究现有发展模式是否存在不合理之处,并试图通过多方努力来扩大自身在行业中的影响力。但相比较来看,由于中小企业的经营规模较小且核心竞争能较差,因此在新的经济环境中会面临更为严峻的生存压力。企业不得不考虑利用其他资源,并将其中一些业务进行外包处理,以此来有效减少经营成本。财务会计外包这种新型的业务模式便进入到了大众视野。虽然财务会计外包能够帮助中小企业有效节约经营成本,提高经济利益,但随之而来的风险也不容忽视。例如财务会计企业外包模式涉及外包商选择、合同管理以及信息安全保护等多项工作。稍有不慎将会引发财务风险,甚至会对企业的经营发展带来致命伤害。通过分析以往的财务外包案例可知,有部分中小企业并未认识到加强财务会计外包风险管控的重要性,没有提前制定出行之有效的风险管控手段。虽然通过外包业务达到了降低成本的目标,但却因突如其来的风险使得外包业务不得不终止,使企业面临自己难以承受的巨大经济损失。

2.研究意义。在经济全球化的当下,我国经济发展速度一直在稳步提升的状态。尤其是对于现代企业而言,如何能够在低投入的前提下获得更大的经济收益,是落实日常经营管理工作的核心要义。为此,很多中小型企业在经济实力和储备资源相对较弱的前提下,会选择采用业务外包的形式来节约成本,提高自身的核心竞争力。通过深入了解可知,中小企业应用财务会计外包策略,一方面可以有效减少自身的经营成本支出,另一方面则能够全面提高财务管理的质量水平。截至目前,中小企业在我国的企业总量中占据着较大份额,由于此类企业的投资少、规模小,因此在财务管理模式中存在着很多不足之处和弊端,甚至有些小微企业根本没有专门设置财务管理部门。针对这一现象,尽快落实财务会计外包策略势在必行。从另一个层面加以分析,中小企业在开展经营与管理工作时,通过实施企业财务会计外包策略,可以帮助自己重新审视原有的业务流程。在愈发严峻的竞争环境中,摸准自身的发展定位,以此来凸显财务管理特点,提高企业的财务信用度与品牌影响力。

二、中小企业财务会计外包的风险类别

1.无法及时发现潜在风险部分。中小企业在落实财务会计外包策略时,无法在第一时间发现业务环节中所存在的风险隐患。究其根本来看,主要是由于企业与外包商之间并没有建立起密切的沟通关系,很多企业因内部结构相对简单,决策层认为只要选择了业务外包,则可以达到减少财务费用支出的目的,进而将所有工作全权交由服务商来处理,自己只是对每个会计期间的财务报表进行核对和确认即可。但在此处需重点强调的是,外包服务商并非一直处于企业内部,因此在日常的会计处理工作中会呈现出一定的间断性特点,尤其是在处理企业的财务信息时会需要预留出一部分的反应时间。这会导致财务信息的确认出现滞后性,无法在第一时间发现潜在风险。正是由于中小型企业的财务能力相对薄弱,因此并不具备十分敏锐的财务风险感知能力,经常是在出现重大财务风险之后,才能够知晓问题的严重性。

2.外包商选择风险。当中小企业确定执行会计外包决策之后,首先要考虑的问题是如何能够选择一家业务精湛、资质良好的外包商。通过了解以往的业务外包经验可知,一家优秀的外包商可以帮助企业尽快实现目标,在行业内扩大经营份额。但反之,如果选择失败将会为企业带来巨大的财务风险,甚至会面临破产的境地。因此,中小企业在这一环节中一定要再三谨慎,不仅要对外包商的综合业务能力进行准确评估,同时还要考虑到外包商以往的报价水平,通过深度走访的方式来确定其在行业中的信誉度和品牌影响力。此外,中小企业还要根据自身的经营能力来合理选择不同收费标准的外包服务商,使得最终确定的财务会计外包业务可以符合自身的经营模式。

3.财务成本上涨风险。中小企业如果将财务管理这部分工作交由第三方来进行处理,可以有效减少自己的工作压力,拿出更多的精力放到核心业务上。但在此处不容忽视的是,这并不意味着将财务工作全权交给第三方就可以达到预期效果。其中,部分中小企业在选择第三方时存在偏颇,使得最终敲定的财务会计运行模式不符合自身的发展现状,这会让企业面临着财务成本的上涨风险。另外,还有一些中小企业因预算不足,会选择要求第三方减少业务种类,也会直接影响财务会计的业务效果,无法获得更加优质的服务质量。从整体角度来看,这不仅会浪费中小企业的时间,同时还会引发一系列风险隐患。4.信息泄露风险。一直以来,财务问题对于中小企业而言都是非常敏感的,尤其是对于那些规模较小的企业而言,他们对外包商一直处于不信任的状态。当下,很多外包商为了能够获得更多的经济利益,甚至会不顾商业信用而出卖企业信息,会导致整个行业的信任度大幅度下降。另外,由于与财务会计业务有关的信息内容,涉及企业的经济收入、信用额度及具体的资金分布情况,如果第三方不守约,违反信用约定,将会对中小企业带来毁灭性的打击,因此信息泄露是十分重要的风险之一。5.政策法规不够完善。现如今,在我国中小企业领域中,财务会计外包的区域范围仍然相对较小。归根结底来看,主要是由于政府尚未制定出有关于财会外包业务的政策规定,使得很多企业在落实财务外包策略时经常遇到各种各样的问题。在处理纠纷时无法找到对应的法律条款,对第三方外包商的约束力相对较弱。

三、中小企业财务会计外包风险的控制措施

1.形成正确的财务会计外包观念。随着市场经济范围的持续扩大,现代企业在快速发展的过程中会选择各种适合企业自己的发展策略。尤其对于经营规模相对较小的中小企业而言,为了能够实现经济效益最大化目标,则要考虑将一些相对次要的业务进行外包处理,以此来有效节约经营和管理成本。在企业内部,财务会计工作发挥出了重要作用,但很多中小企业尚未设置专门的财务部门,内部财务会计人员因业务水平相对较低,无法发挥出应有作用。在这一前提下,企业可以考虑将财会工作进行外包,选择资质优秀的外包商建立长期合作关系,使得财务会计工作各项流程透明化,使企业财会人员可以将工作重心放到财务风险防范上。中小企业应尽快形成正确的财务会计外包观念,从质量风险、道德风险以及财务风险等多个角度入手,制定出行之有效的监管方案,提升外包公司的工作质量。此外,中小企业管理者也要积极借鉴其他先进企业的优秀经验,根据当前的经营发展现状做好相对应的风险处理措施,严格贯彻内外兼顾的财会管理原则,以此来保证财会外包工作得以高效开展。

2.合理选择外包公司。中小企业在选择第三方外包商时应当从多个层面、多个角度入手全面、严谨考虑,其中包括外包费用、业务流程及合作对象的工作理念等。企业管理者不能将节约成本放在第一位,而是要重点关注外包商的综合资质、服务质量及在行业内的品牌影响力。初期筛查工作之后,还应与外包商进行密切沟通,尽量与其建立长期合作关系。此外,也可以考虑委派专业人员进入外包公司进行长期考察,一旦发现有风险问题存在,则可提前终止合作,减少损失。合作关系确立后,企业与外包商之间将会形成利益共同体,提高合同内容的完善性,约束好双方行为的同时避免出现信息丢失与信息泄露的风险。

3.增加对财务会计外包知识的了解。企业在开展财会外包业务之前,不仅需要对第三方外包商的相关资质进行仔细调查,同时还要针对自身当前的财务状况进行深入分析。首先,企业需要明确财务会计的发展目标,在此基础之上来制定出行之有效的发展规划。同时还要结合自身的经营现状来考虑在产出经济效益的过程中是否存在经营风险。在做好科学衡量之后,重新审视外包决策的合理性与可行性。另外,财务会计外包业务并不一定适合所有的中小企业,也并不意味着一旦选择财务外包形式,则必须要将所有业务进行外包处理,而是要考虑将其中的一部分业务交予外包机构,并在这一过程中对外包机构的经营能力作出再次判断,使其财务活动的处理效率可以达到应有水平。另外,此种操作还能够帮助企业更好地规避各个部门之间所存在的财务作假问题,进一步提升财务活动的运行速度,使得财务处理结果达到更加理想的状态。

4.重视信息安全保护。对于任何企业来说,在进行财务会计外包业务时都可能存在机密外泄的风险,业务规划、经营战略及客户信息都是企业在发展历程中所积累的重要资本。因此,要制定出完善的外包保密措施,以此来维护好自身的合法权益。当做好基础的准备工作并确定合作外包服务商之后,企业则需要从以下两个方面着手防范外包活动中可能出现的信息安全风险。首先,在签订合同之前应当做好充分的信息管理工作。中小企业在决定将财务会计业务进行外包处理后,要对合作外包商的业绩表现及相关报价进行逐一核对,在此基础之上对信誉度进行评估。随后,企业要按照自身的需求,合理选择相应的外包项目,并制定出相对应的管理条款,根据相应标准谨慎选择合作对象。可以考虑借鉴其他企业的优秀经验,督促外包商在各个方面做出合理改进。并对合同中的条款进行逐条分析,从根本上杜绝模糊项目的存在,以此有效降低风险。通常情况下,合同内容应当包括财会外包项目的具体内容、相关费用的支付时间及财会外包的有效期限与双方权利,等等。其次,企业要根据已经签订完成后的合约信息来做好跟进工作。为了使外包业务质量达到预期效果,企业需要对外包服务商所反馈的财务信息进行综合评估,并对后续的工作效果及时跟进,针对其中所存在的问题作出合理调整。

5.完善与之相关的财经法规。直至目前为止,针对企业的财务会计外包业务尚未制定出系统化的政策法规,其中只有一些零星的条文内容,这会在很大程度上增加中小企业财务会计外包的风险。为此,政府需要针对当前的不稳定市场环境,尽快出台相对完善的管理系统与法律政策,以此来改善相关市场环境。目前,国内已经有多个地方政府部门开始全力推动财务会计外包市场的蓬勃发展,并针对当地的发展情况来制定区域政策。由于这些规定要求具有较高的灵活度,因此也取得了较为理想的约束效果。还可以积极借鉴先进国家的成功案例,结合我国国情来总结宝贵经验,积极运用现代化信息手段,对财务管理会计的外包业务进行精准细分,使得中小企业利用法律来维护自身的合法权益。

四、结语

综上所述,财务管理活动对于中小企业而言至关重要。通过开展财会外包业务,与第三方合作商建立长期的合作关系,不仅可以帮助中小企业减少经营成本支出,同时还能够进一步提高核心竞争力,扩大市场份额。为此,中小企业要明确财会管理目标,认清自身的发展优势和劣势,遵循扬长避短的原则,合理控制财务会计外包的业务风险。

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作者:祁超 单位:中海石油财务有限责任公司