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档案信息化发展要求

2012-05-29 09:18 来源:图书档案 人参与在线咨询

 

1、什么是档案信息化

 

现代档案馆最基本的特征是计算机与信息技术的日益普及和应用,由此引发了整个档案馆领域一系列根本性的转变。如今,随着信息化进程的推进,档案信息化逐渐成为信息化建设的一个有机组成部分,整合档案信息资源,构建档案信息化体系,是信息社会发展的必然要求。

 

从内涵上看,所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一组织和规划下,把现代信息技术全面应用在档案管理活动中,对档案信息资源进行管理、处置和为社会提供服务,使得档案管理现代化可以加速实现的进程。这也就是说,档案信息化是指从以档案实体为重心向以档案信息为重心得档案管理模式转变的过程。档案信息化是一个长期的发展过程,在这一过程中,要不断地采用现代信息技术对档案部门进行装备,从而使得档案管理部门、相关机关和社会大众对档案利用和管理的现代化水平不断提高。

 

2、档案信息化建设的实践

 

2.1上海大学档案馆学生档案数据库的档案信息化建设实践。上海大学档案馆自94年合并后,就建立了学生档案信息管理数据平台,实现学生档案的计算机管理。十多年以来,在继续应用计算机管理的同时,上海大学档案馆也在不断吸收学习新近计算机技术,不断改进管理平台。而在启用南大之星档案管理系统以后,上海大学档案馆定期将学生传递数据及时挂接到上海大学档案馆网站,目前,档案馆网站可供查询的学生档案数为107553条,可检索到学生档案传递情况、所在地等详细情况。

 

在实现了学生个人档案传递在线查询后,上海大学档案馆网站的浏览量从初期的每日不足50,飙升到每日有近200的点击率,单学生档案传递的检索总量就达到11000余次,尤其在2008—2009学年的暑假期间更是达到了6000余次。极大得方便了毕业生及时获知本人档案的去向,为毕业生离校提供了关键的信息依据。

 

2.2西藏档案馆的档案信息化建设。西藏档案馆收藏有始自元代、历经明清和民国时期直至上世纪50年代的历史档案,时间横跨700余年,共有150多个全宗、300余万件(卷、册)。为了加快档案整理工作步伐,该馆组织人力对西藏历史档案的形体、质底等特殊性进行了深入细致的分析,自主研发出“西藏历史档案管理系统”软件,可支持对历史档案的保管、著录、抢救保护、编译及开发利用等,2010年该系统获得中国国家档案局优秀科技成果奖。档案数字化管理是利用高新技术手段、用计算机操作和自动检索代替传统手工抄录和手工检索,实现档案管理工作快速、准确、高效。在数字化技术的支持下,西藏档案馆正在整理当中的噶厦全宗档案,仅用半年就完成了10万件(卷、册)档案的数字化和全文录入。

 

2.3重庆江津区档案馆的档案信息化建设实践。随着近年来国家一系列民生政策的出台,各类档案资料的利用已成为广大群众关注的新焦点,到江津区档案馆查阅的市民络绎不绝。但由于长期的历史原因,不少群众在查询时面对堆积如山的纸质档案资料都显得相当吃力。为了满足广大群众的这一需求,江津档案馆于2008年开始正式启动“数字档案馆”工程建设,先后分期投资400万元,历时3年,建成了以档案目录数据库和全文数据库为核心,八大系统为支撑的数字档案网络。目前,该馆已建立健全了馆藏档案268个目录数据共350余万多条数据,馆藏电子档案1800多万页,仅2011年以来,就先后接待社会各界查阅者10236人次,提供档案7736份,为社会各界提供着及时准确的服务。

 

2.4青岛档案馆的数字档案馆建设实践。青岛数字档案馆是青岛市档案局(馆)在国际互联网上建立的数字档案信息查阅平台,旨在实现开放档案信息资源社会共享,由青岛市13个国家综合档案馆共同建设。数字档案馆主页包括导航栏和检索体系两部分内容。导航栏包括13个综合档案馆馆藏介绍、利用制度、利用指南和利用效果等四个介绍性栏目,以期方便用户了解档案馆的基本情况;查档咨询、查档预约、在线查档等栏目提供了用户与档案馆之间的在线交流和在线查档功能。主页向用户提供了一键检索方式,只要在关键字输入框中输入你想要检索的关键字,就可以检索到符合要求的档案信息;为方便用户检索,主页上还设置了按照区域范围、档案类别、档案来源、文件文号、成文时间等非常方便的检索途径;提供了各级档案馆依据馆藏档案编制的专题目录和档案馆主动向社会公布的档案原件,用户只需要点击即可得到想要检索的档案信息。

 

3、档案信息化建设的路径

 

3.1加强档案信息化规范和设施建设。完善或者制定相关电子文件管理及文件级目录采集标准的相关规定,对电子文件归档及电子档案管理工作要加强,电子文件归档管理平台要尽快建成,立档单位档案网上接收工作也要初步实现。室藏档案文件级目录数据库也要在相关的立档单位要建立,规范电子文件管理、归档和收集工作,促进电子文件的实时归档与移交逐步实现,以确保本单位形成电子档案与电子文件的有效、完整与真实。各单位要配备与本单位电子商务、电子政务、办公自动化系统等建设相适应的,对电子文件管理和归档要求能够满足的计算机软、硬件设备及相应设施。

 

3.2完善档案网站建设。丰富档案网站资源,充分利用电子政务网、互联网为社会公众提供公益性信息服务,如已公开现行文件和开放档案等,最大限度地实现档案信息、公益性文件的社会共享,将网站建成交流档案工作经验、档案信息服务、宣传档案工作的平台。

 

3.3加强档案信息安全建设。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等,系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。建立较完善的档案信息安全保障体系,确保档案信息系统、网络、应用及管理等方面的安全,例如横向、纵向的电子档案使用权限控制,从而杜绝资源的非法使用;数字证书加密传输从而保证数据传输的完整性、一致性、不可抵赖性。另外,建立电子文件及复制件代替原件提供利用机制,严格把关未开放档案的查阅手续。

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