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国外知识管理与信息管理概念综述

2013-05-21 15:57 来源:管理相关 人参与在线咨询

信息管理与知识管理的相关概念

要区分信息管理与知识管理,必须找出两个相似概念的不同之处。这就必然涉及与之相关的概念。一般把数据定义为用来作为推理、讨论、计算基础的有实际意义的信息,把信息定义为知识和智慧的接收和交流,把知识定义为通过总结能力或运用知识能力的经验或者理解真理以及对事实的推理能力,并且把智力定义为理解。Meadow认为数据是混在一起的各种符号,信息并没有广泛认可的意义,其暗含的意义是正当的和有用的数据。而知识比信息有着更高层次的确定性和正当性。智力,则是一种信息的形态,同时也是推理能力的尺度……由上可以看到几乎在所有的专业术语上,这些概念都是重叠的。

Wiig认为:信息既可以是一整套的真理、信念、观点、概念、判断、期望、方法,也可以是组织上有自己的特点的事实和数据。这样看来,信息是段落中一组有意义的数据,而知识也是有意义的数据,只不过是一整套用来描述信念、各种活动之间的关系以及可能的后果,曾经有过的经验、数据罢了。知识与信息的区别是知识具有预见性并且可以用来指导活动,而信息仅仅是一组数据。知识是由信息构成,并用于指导人的活动。在实践中知识管理研究者倾向于采用包容性强的知识概念。系统性的知识经常被分为很多类,例如Nonaka和Takeuchi把知识分为未知的和已知的。Choo把知识分为:隐性的、显性的、文化上的知识。Boisesot把知识描述为个体、专利、公共知识和共同的感觉。

知识管理的研究者们最关心的是隐性的知识。隐性的知识是被定义为以行动为基础的,在实验中得到训练,而不大容易解释或者描述出来的知识。但是在组织知识的构建过程中却是一种基础性的知识。Tsoukas和Vladmirou认为:隐形的知识并不是那种可以被显性的知识所包含的知识,但可以通过社会交流活动或者社会交往来传播,并且可以通过外部化过程使之明确。而Polanyi认为:隐性的知识之所以不能表达,是因为我们知道的要比我们能说出得多。也就是说,人们不能用词汇明确的表达出隐性的知识依然保持存在人类的内心深处。知识管理的研究者们认为显性的知识有完整的结构和明确的意思,它可以被编码,更容易交流和共享。因此,这种类型的知识通常等同于信息,它们可以用信息技术的方式储存、管理,形成信息管理系统。然而,知识管理行不行?尤其是隐性知识能不能管理?人们是有疑虑的。Courlay认为知识本身是不能够管理的,人们管理的只是知识的代表,这实际就是知识管理的焦点。Abranl认为,知识所处的氛围以及使用的条件是知识能够管理的唯一尺度。

可见,在知识管理中将信息看做显性知识的等价物。这就提供了组织管理中评价各种各样所用到的知识的一个不太充分的评价标准,因此,信息和数据的管理是知识管理中的重要支柱。通过创新活动人们可以把信息改造成为组织可以共享的知识。信息管理涉及诸如管理显性知识的相似过程,但也涉及了一些差别比较大的过程。信息管理和知识管理的客观性是非常不同的,信息管理的最大目标是确保信息的存储和取回。而知识管理的最大目的是把组织的结果结合得更紧密些。然而,随着信息技术的深入,组织也能通过“信息流”和相关的过程得以评估。知识管理采用与信息管理相同的方法,提供了用来评价复杂信息,考虑更多信息转换的框架。

信息管理和知识管理的概念性框架

知识和信息始终以各种各样的方式在组织过程中流动着。知识管理和信息管理二者的过程和步骤有所区别。信息管理关注的是“用来控制组织记录所需要的计划和活动”。Wilson认为,信息管理涉及信息技术对组织的信息源管理。Choo提出了一个信息管理的环状过程模型,它牵涉到五个基本的步骤:信息需要的确认、信息的获得、信息的组织和存储、信息的分配和使用,而每一步都需要计划组织以及对一系列由信息技术为支撑活动的协调和控制。Choo认为:在保持知识的创新和实用方面,信息管理是关键性因素,并导致“智力组织”。Cronin认为,信息管理诞生的初衷是为了更经常地控制系统性的记录信息,并尽量减少对这些数据的使用。在信息管理过程中从技术方面讲人被认为是信息的仲裁者和规划者,而信息管理工程还是倾向于实施和保持信息的体系,并且把信息源和技术放到了很重要的地位。与之相比,在知识管理中,人类管理的部分是至关重要的。Nonaka和Yakeuchi描述了四种知识转化的过程:交往、外化、联结和内化,每个过程都涉及从一种知识的形式转化到另一种知识的形式。这个模型主要关注在组织共享中知识是怎样创造出来的与如何评价知识管理中活动重要性之间的关系。lruggles确定了三种主要的活动:涉及新方法、新方式创造的知识的繁殖,知识的编排以及知识的转化,保证知识在个体和部门之间转化。他们忽视了组织知识结构链条中获得和储存知识等一些步骤。

因此Oluic-vukovic 2001年提出来了另外一个模型,他把知识运行的链条分为五各环节:收集、组织、提炼、描绘以及传播,这个模型不仅把信息的循环方式聚集得更紧密了,而且又把信息管理和知识管理的方方面面结合起来。France Bouthillier和Kathleen Shearer基于对知识管理文献的理解,对Oluic-Vu-kovic模型过程作了一些轻微的修改,形成了新的概念性框架。他们首先将“收集”这一部分成三个不同的过程:知识的发现、知识的获取及知识的创新。其次,他们认为在知识的流动过程中,知识的提炼不算是一个主要的步骤,仅仅是知识创新的一个方面以及储存、组织过程中的一个步骤,因此将知识的提炼和描述的过程删除。第三,将共享知识作为一个独立的步骤添加了进去,这个步骤实际优化了先前模型中提到的知识的传播。知识聚集到一块以后,剩下的事就是存储和共享。知识的共享也就是知识从一个人传播到另外一个人以及更多的人。知识的共享在知识管理中占据了主要的位置,个人知识在组织中被发现并作为内在的知识;同时更加注重外部知识的发现、获得,把外部的知识带到组织中来。在知识管理中,人们更关注知识的共享。知识要想更有用,它必须被群体共享。

共享知识的目的可以概括为:第一,创造一个能够学习和共享的环境。第二,不同知识的人之间的相互交流。第三,不断的接触信息。第四,能够把知识转化为信息。第五,压缩精简知识以便交流。第六,传播知识。知识管理的目的主要是知识的创新。首先,内部的知识可以与其他的内部知识联合起来创造新的知识。其次,从多种渠道获得信息并进行分析进而获得新知识,这是信息的附加价值,也更加方便知识的创新。于是,知识管理的步骤可以概括为:•内部知识的创新•内部外部知识的共享和使用•知识的发现、共享和使用•内部知识的创新和使用•外部知识的获得和内部外部的分享•外部知识的获得和共享在这个概念框架内知识的创新是有基础性假设的,对已有知识的补充或通过分析信息获得新知识是知识共享的结果。共享知识是知识管理的主要目标,这是目前知识管理所显示出来的最重要的特征。在知识管理的其他过程中,譬如知识的获得和创新仅被认为是组织领域的一部分,就像训练、研究、发展和知识的存储、组织被认为是信息管理的部分一样。其结论认为:知识管理主要关注隐性和不能形成文件的知识。而信息管理是管理信息和显性的知识。

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