数字档案论文范例

数字档案论文

数字档案论文范文1

人是推动数字档案建设发展的动力,也是影响数字档案信息安全的关键因素之一,数字档案信息管理人员的安全意识、安全技能等将直接影响数字档案信息的安全。当前,影响数字档案信息安全的人为不当因素主要有:一是管理人员安全意识淡化。不少从事数字档案信息管理的人员对安全管理的重要性认识不足,过分依赖安全技术,认为只要配置了安全防护策略、安装了防火墙和杀毒软件,就能保证数字档案信息的安全,而没有意识到在确保数字档案信息的安全中,技术因素只降低安全风险,人的安全意识才是最重要的因素。二是管理人员对新技术应用能力的不足。区别于传统档案管理,对数字档案信息的管理更多的要借助计算机应用软件来完成,这些应用软件能够大幅度提高办公效率,但在使用过程中难免会出问题,如果操作人员缺乏应用的处理能力,将会造成数据信息的丢失,从而数字档案信息的安全。

2数字档案信息标准尚不健全

目前,影响数字档案信息安全最大的瓶颈问题就是标准的不健全,造成这一问题原因主要有:首先,从横向上看,部门与部门、单位与单位之间的藩篱,影响标准的统一性。国家档案局虽然出台了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档及电子档案管理规范》等文件标准,但总体来看,这些标准要求相对比较宽泛,缺乏可操作性,并允许各单位根据实际情况进行再次开发设计,降低了统一的规范性要求。不少单位就自搞一套,而相互间兼容性又不够,导致数字档案管理系统的通用性、共享性较差,无法实现单位间档案信息的无缝交流,甚至出现“信息孤岛”现象,如若该单位发生灾害等情况时,档案信息很难恢复重建,严重影响数字档案信息的安全。其次,从纵向上看,不少单位为追求上项目、造声势,开发出管理软件没有充分考虑信息技术发展带来的影响,一些看似当前管用、可用的管理系统,若干年后很难保证还可以继续使用,若要推翻重建或并入其它系统,原有档案信息的格式多种多样,很难保证在新系统中全部继续可用。

3数字档案信息网络系统自身的安全漏洞

各种信息网络系统都不同程度地存在有一些漏洞,给信息管理带来安全隐患,数字档案网络系统也不例外,其自身的安全漏洞严重影响着数字档案信息的安全。其一是网络通信协议的安全漏洞。多数档案信息网络是依托开放的网络平台,所使用的网络通信协议如TCP/IP协议等,也是大家所熟悉的,但这些协议大多带有安全漏洞。其二是各类软件的安全漏洞。档案信息网络所采用的系统及应用软件,在开发过程中不可避免地都会存在一些漏洞,有些甚至被故意安置一些后门,这些后门和漏洞极易被黑客所利用,造成对数字档案信息的扩散、盗取、篡改等,严重时可导致整个系统的崩溃与瘫痪。其三是感染病毒。为方便信息查询和利用,档案信息网络系统都提供有用户登录功能,有的还能自行下载保存档案信息,这也为计算机病毒的传播提供了便捷途径,加之有些系统的防病毒措施不完善,很容易造成病毒的快速传播,给数字档案信息系统造成较大的安全威胁。

4存储介质的选择及保存环境不当

数字信息存储技术快速发展,使得存储介质的存储容量不断翻新,而不同类型的档案信息对介质的要求也不一样,因此存储介质的选择成为了其中的关键。如何选择存储介质,也没有绝对的标准,为了能使数字档案信息长期安全地保存,应根据数字档案信息自身的特殊要求,正确选择符合实际、质量过硬的存储载体。但有些单位在选择存储介质时,没有全面考虑档案信息的自身要求,更多由于受经济承受能力的制约,选择一些所谓"质优价廉"的产品,对存储在其中的档案信息造成极大威胁。存储数字档案信息的载体多为光电介质或磁电介质,这些载体对环境的适应力较差,受温度、湿度、磁场强度等外部因素影响较大。因此,保存数字档案信息的载体对物理环境的要求比传统档案保存环境更加苛刻,应满足恒温、恒湿、避免腐蚀性气体、远离静电及磁场干扰等条件。但不少单位缺少这样的环境条件,只能将这些载体置于普通环境中,这就加快了其老化速度,容易出现各种故障,使存储在其中的信息读取不出来。

5数字档案信息管理法规的不完善

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1.宏观管理模式

(1)集中管理模式。数字档案馆档案信息资源建设的集中式管理式档案工作域信息资源建设发展方面具有关键作用。一是通过集中管理模式能够使得数字档案馆的信息资源建设具有一定的计划性使档案馆档案信息资源成为一种资源整体捉进其合理利用与开发二是数字档案馆通过集中式管理模式能够对其信息资源建设进行有效控制监督档案馆各级信息资源建设的具体行为规范工作流程保证数字档案馆信息资源的可持续发展。但是集中式管理模式在一定程度上使得档案信息资源建设缺乏一定的创新性。

(2)分散管理模式。数字档案馆档案信息资源的分散管理模式具有较强的灵活性和适用性。通过分散管理模式能够调动不同地区数字档案馆信息资源建设的积极性充分发挥自身优势加强档案信息资源建设工作。同时数字档案馆采用分散管理模式为信息资源建设提供了个性化发展的渠道提高了档案信息资源建设工作中的创新工作效力但是分散管理模式同样有着信息资源分散、信息系统不兼容、共享交换不方便的问题。

2.微观管理模式

(1)内外结合模式。数字档案馆信息资源建设的内外结合模式指的是数字档案馆根据其自身信息资源不足的现实情况积极寻找其他外部信息资源与其共同完成信息资源建设的一种模式。内外结合管理模式的核心是数字档案馆通过整合内部与外部的信息资源共同完成档案信息资源建设工作。数字档案馆信息资源建设采用内外结合的管理模式不但能够克服集中管理与分散管理的弊端还能够取两者长处使档案信息资源的建设具有较强的适应性。一是通过充分利用数字档案馆现有的信息资源使其人力资源、物品资源能够得到良好利用提高档案馆信息资源建设的质量;二是利用内外结合的管理模式河以借鉴外部信息资源建设的信息技术、专业人才等,弥补数字档案馆在信息资源建设过程中的不足加强档案馆工作人员业务培训加快信息资源建设步伐。

(2)专项建设模式。数字档案馆信息资源建设的专项建设模式指的是将其建设力量集中在某一个具体领域方面,由此集中力量解决数字档案馆信息资源建设过程中遇到的棘手问题尽可能找到问题的突破口。因此专项建设模式更适用于数字档案馆信息建设的最初时期或者用于专业性较强的数字档案馆信息资源建设中。

二、数字档案馆档案信息资源建设管理流程

数字档案馆档案信息资源建设是一项长期持续的工作包括总体分析、制订计划和一些具体业务共同构成。为了能够有效控制管理数字档案馆信息资源建设工作必须对其进行建设规划役计建设流程。第一阶段数字档案馆信息资源建设的前期准备阶段包括建设总体分析和建设整体规划两个方面。该阶段主要是对数字档案馆信息资源建设的环境、条件等进行系统分析提出可行性研究报告为数字档案馆的信息资源建设进行整体规划同时进一步细化具体业务的建设计划。第二阶段数字档案馆信息资源建设的具体业务的实施管理包括信息需求分析、获取数字信息资源、信息鉴定、信息组织、信息存储、信息开发和信息维护更新等环节。该阶段数字档案馆信息资源建设的最终目的是控制整个过程保证其信息资源的建设目标能够实现。第三阶段数字档案馆信息资源建设的总体评估和验证阶段包括数字档案馆建设绩效评估和信息反馈两个方面,该阶段工作的最终目的是对其信息资源建设的实现流程、开发利用程度进行有效评估脸证数字档案馆信息资源建设工作是否已经达到最初目标总结建设过程中的经验与问题将信息资源建设过程中遇到的问题进行反馈。

三、数字档案馆信息资源建设的策略构建

1.深入开发档案信息资源

第一加强科学合理的成本投入。科学合理的成本投入是保证数字档案馆档案信息资源正常开放与利用的前提。档案馆信息资源的建设与应用是需要一定的人力、物力和资金的投入加果没有合理的成本投入数字档案馆信息资源建设与开发就会受到各种阻碍,难以提高信息资源产品的品质和档次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根据数字档案馆的实际建设情况而定。因此数字档案馆信息资源的建设与开发要保证有一定的成本投入同时避免资源浪费的问题出现。第二朋确信息产品特点。信息产品的特点与特色是数字档案馆信息资源建设过程中的取胜关键。档案信息产品在社会中具有较强的特性例如原始性、不可复制性等由此数字档案馆信息资源的建设与开发工作更应该抓住这一特点朋确档案信息产品的特色提高档案信息产品的品质与价值。第三实施联合开发。数字档案馆信息资源建设与开发工作是一个整体过程对于档案信息产品的标准规范、专业人员的配备与使用等方面都提出了较高要求。但是大部分数字档案馆都无法满足以上这些要求需要经过多方机构的整体协调加强档案馆之间、档案部门与其他机构之间的联系实施联合开发建设,以此提高数字档案馆信息资源建设的步伐。

2.不断更新档案信息资源

随着档案信息产生和冗余信息价值的消失以及信息技术和生产设备的不断提高数字档案馆信息资源建设仍然需要持续更新主要包括以下三个方面片是添加新的档案信息主要是及时将最新的信息资源加入到数字档案馆信息资源建设开发工作中这也是档案信息资源的重新建设不断添加档案信息资源,能够提高数字档案馆信息资源开发的适应性和可用性。二是及时清除已经失去利用价值的档案信息由于数字档案馆信息资源建设占用的存储空间有限不能够满足随时增加新的信息资源因此需要及时清除已经失去价值的档案信息。而且这些老化无效的档案信息如果不能够及时清除不但会影响数字档案馆信息资源建设的运行速度还阻碍了用户使用系统查找信息资源的行为。但是清除失去价值的档案信息需要经过严格的审查和鉴定并对其进行详细记录。三是数字档案馆信息资源管理系统的更新是随着信息技术的发展而不断进行的肖数字档案馆原始的信息系统无法满足实际工作需求时,就需要对信息资源管理系统进行一次更新本质上是将原始信息资源系统进行转换。

3.科学合理的存储信息资源

档案信息的合理存储是数字档案馆信息资源建设函待解决的问题,由于要充分考虑到档案信息存储与提取的便捷性和安全性,以及档案信息长期有效存储的问题,在数字档案馆信息资源建设过程中要重点规划信息存储问题通过有效的信息技术手段和保障措施加强档案信息的存储效率。首先要制订完善合理的信息资源存储方案在数字档案馆信息资源存储建设中其信息技术手段包括分布式管理、数据挖掘、模糊识别、信息检索等由于信息技术的发展是持续的,因此,不可能建设一种完全合理的信息资源存储方案。但是数字档案馆应该充分考虑其建设环境和条件积极寻找科学合理的信息资源存储方案,以最大限度满足数字档案馆的现实需求这也是其信息资源建设过程中必须要综合考虑的问题。其次要遵循数字档案信息存储的标准和规范。数字化建设提出以来信息领域对于数字信息标准的研究方面也取得了一定进展。因此数字档案馆信息资源建设在对信息存储进行合理规划时要充分考虑到数字档案信息的存储标准和规范为后期档案信息资源的共享与交流提供有力的支持和保障。最后数字档案馆档案信息存储要选择适当的存储载体。载体是存储档案信息的实体。数字档案信息与传统档案材料相同其存储、保存、提取都与载体密不可分。数字档案信息存储的品质与性能是影响档案信息安全应用的关键因素油此数字档案馆在信息资源建设过程中对于档案信息的存储要采用性能稳定、安全可靠的信息载体。

四、总结

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档案记载了大量的信息和知识,是一种重要的信息和智力资源,具有信息和知识双重属性。当档案馆形态发展到数字档案馆这一高级阶段,数字档案馆不再是单纯拥有或存取档案信息的场所,而是组织档案信息交流的中心,是知识经济时代社会的知识信息中心和重要的知识宝库。那么数字档案馆的知识管理,就是为了适应这种发展,通过把对数字档案资源的单一的信息管理,转变为对包含在数字档案馆里的信息、知识等各种要素进行综合管理,尤其注重对数字档案知识和人力资源的管理,最终实现档案知识信息功能与效益的最大化。简单来说,数字档案馆的知识管理就是更加注重隐性知识的开发、人力资源的发掘和数字档案利用服务的深化,为实现知识的共享和转化提供新的途径。

二、数字档案馆知识管理的意义

首先,知识经济时代要求档案管理必须与时俱进,扩大知识的传播与共享成为数字档案馆的最新职能。面对机遇与挑战,档案馆只有实施知识管理才能促进其新的发展。数字档案馆的知识管理,是在开放式的网络环境下,借助于网络和高科技设备等手段,档案馆开展知识资源的获取、整合和开发利用等服务。它将一改传统的档案工作结构,突破简单的信息管理和信息利用模式,转向知识管理和知识服务。其次,数字档案馆实质上是一种开放环境下面向用户的网络化数字资源体系,在这个体系里面既有整合的知识,又有参与知识整合的管理者,还有参与整个运作的知识管理模式,它一改简单通过资源管理向用户提供零散、浅层次的一次信息,转向为用户提供有序的、深层次的系统知识服务,这就构成了一种新的知识型实体,而知识管理就是根源于这种体系并被创造出来促进其本身发展的一种最佳模式,这早已在其它多种知识型组织中实践过。再次,传统的数字档案馆建设已初显成效、循序渐进,但是又很难达到另一个新的高度,服务要深化、资源要共享的设想还是遥不可及。因此,在数字档案馆建设中,迫切需要添加一种新的理念、新的元素,而知识管理作为一种全新的管理理念与模式,它的注入,将突破原先数字档案馆建设中固有的思维,给数字档案馆建设以重要启示,带动数字档案馆的建设上到一个新的水平,实现其生存发展的又一次飞跃。

三、数字档案馆知识管理的策略

1.加强对数字档案馆知识管理的认知

知识经济的快速发展强烈要求档案馆服务层次的提升,真正发挥数字档案馆知识信息中心和知识宝库的强大作用。面对这种机遇与挑战,如何才能使知识更为有效地发挥作用,以满足人们对知识更迫切、更复杂的需要成为档案部门的首要任务,而数字档案馆只有积极实施知识管理的运作模式,通过对包括档案信息在内的所有知识资源进行整合并提供利用才能达到预期效果。档案部门在其必要性和紧迫性上必须统一思想、加强认知、达成共识。

2.创新数字档案馆知识管理的工作机制

数字档案馆的建设,不仅意味着传统意义上的完善,而且是对现有档案管理体制、服务体系的全面优化和深层次改革,建立与之相适应的工作机制才能有效实施数字档案馆的知识管理。数字档案馆的知识管理应强调知识资源管理、知识服务中人文因素的研究和运用,而不是仅仅强调技术。围绕知识管理目标确定工作机制:一是确保档案管理人员能管理好档案知识;二是通过对知识的整合利用,增强对用户需求的快速反应能力;三是开发新的知识产品,以满足更深层次的知识服务,真正实现更大范围的知识共享。

3.获取和转化数字档案馆的隐性知识

知识经济时代,隐性知识是最关键、最具有竞争力的资源,是数字档案馆能否成功实施知识管理的前提条件之一,数字档案馆应更加注重对隐性知识的收集、加工、提炼与服务。隐性知识主要是指档案人员头脑中所包含的直觉、知识、阅历、情感等(如一些重要的传统工艺、技术诀窍、专业知识和丰富经验等),因此知识管理强调对隐性知识的管理,实际是注重对数字档案馆中人的有效管理,鼓励其头脑中隐性知识的转化与创新。数字档案馆的建设要求档案人员能综合运用各种资源,发挥其主观能动性,突破传统束缚,更新陈旧观念,探索新的信息规律,以新的视角开发档案信息资源,使其隐性知识得到更好地发挥、交流和增值并转化。所以数字档案馆承担着及时将隐性知识获取出来并共享,转化为社会记忆,缩短隐性知识显性化周期的任务。

4.深化数字档案馆的知识服务

档案馆历来把“为利用者服务”作为最高宗旨,但落实到行动上往往只是满足于提供表面的“你查我找”等浅层次服务。进入知识经济时代,这是远远不够的,数字档案馆的发展需要更加强劲的动力支持和更为有力的保障,尤其在数字档案馆中引入并推行知识管理后,只有把知识服务当作数字档案馆的首要目标和最高标准来追求,才能满足用户日益多样化的知识需求。数字档案馆的知识服务是一种面向知识创新、知识传播与知识应用的服务方式,是传统的“档案利用服务”的高级形式,服务的高知识含量是其优于传统档案馆的主要特征,因为知识服务“是在运用馆藏档案信息的同时,大量吸收并运用馆外各种非档案信息和档案人员头脑中的隐性知识”。从一定意义上看,数字档案馆的知识管理是通过整合馆藏档案信息等显性知识,综合档案人员的隐性知识,依靠隐性知识与显性知识的互动,发挥数字档案馆强大的知识库作用,为利用者提供更为有效、更广泛的深层次的知识服务,从而充分实现数字档案信息资源价值。同时,数字档案馆在综合利用显性档案信息与隐性知识的过程中,要注重以用户的知识需求为导向,对档案信息资源进行深层组织,揭示并挖掘档案信息资源的潜在价值,形成知识产品,提供知识与价值服务。

5.构建“以人为本”的数字档案馆文化

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(一)在档案管理中没有处理好纸质档案和数字化档案双轨制管理的问题

随着数字化档案的快速发展,数字化档案信息的总体规模在逐渐扩大,其数量已经达到甚至超过了纸质档案,为了对两种档案加以区别,并发挥最大的管理效益,需要在档案管理中对纸质档案和数字化档案实行双轨制的管理。但从目前的数字化档案信息的管理情况来看,双轨制管理的推行存在一定的阻力,双轨制没有真正得到落实和实行,没有取得预期的效果。

(二)由于互联网的发展,数字化档案信息资源面临着一定的安全威胁

由于互联网技术的发展,为了发挥数字化档案信息资源的作用,可以通过互联网调取所需的数字化档案。这种做法的好处在于可以使数字化档案信息资源得到共享,提高其利用率,但是确定是对于有些机密的数字化档案信息缺乏有效的保护手段,使得网络黑客可以侵入档案管理系统,窃取机密的数字化档案信息资源,所以,对于数字化档案信息资源面临的安全威胁,必须着力解决。

二、解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策分析

考虑到当前数字化档案信息资源的重要性,我们必须采取相应的对策解决目前数字化档案信息资源管理中存在的问题,使数字化档案信息资源管理取得预期目的,实现数字化档案信息资源管理的最佳效益。随着数字化档案信息资源规模的扩大,在解决数字化档案信息资源管理问题时,一定要考虑到其实际运行情况,做到优化管理措施,创新管理手段,有效堵塞数字化档案信息资源管理的漏洞。解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策,主要应采取以下几种措施:

(一)在档案管理工作中,必须对数字化档案信息资源管理有足够的重视

在档案管理中,数字化档案信息资源的重要性日益突出,我们必须对其重要性引起足够的重视,主要应该采取概念宣贯和理念灌输的方式,从根本上明确数字化档案信息资源的重要性。从目前的档案管理中可以看出,只有观念上重视了,才能保证管理工作得到很好的开展。所以,必须对数字化档案信息资源管理采取足够的重视态度,从档案管理理念上推动数字化档案信息资源管理工作的开展。

(二)有效解决档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理的难题

对待数字化档案信息资源管理的有效做法是实行档案双轨制管理,逐步提高数字化档案信息资源管理的力度。对于目前档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理推进速度慢,推进效果不理想的问题,我们要制定具体的数字化档案信息资源管理制度,并创新档案管理手段,实现对数字化档案信息资源与纸质档案的双轨制管理,保证档案双轨制管理有效推进。

(三)对关键的数字化档案信息资源实行加密处理,保证数字档案的安全性

在目前的数字化档案信息资源中,为了预防关键档案信息泄密,要采取信息加密措施,并升级数字化档案信息资源管理系统,从根本上保证数字档案的安全性。为了有效应对网络黑客对关键数字化档案信息资源的窃取,我们要完善并加强硬件网络设施,同时采取先进的数学算法和加密手段,保证关键数字化档案信息资源得到有效保护。通过实践证明,这种加密手段是行之有效的。

三、提高数字化档案信息资源管理效益的具体措施分析

上文分析了目前数字化档案信息资源管理存在的问题,以及解决数字化档案信息资源管理存在问题,从中可以看出,数字化档案信息资源的重要性日益突出,必须采取可靠的手段不断提高数字化档案信息资源管理的效益,满足数字化档案信息资源管理的目标。实践证明,要想提高数字化档案信息资源管理的效益,就应该从以下几个方面入手:

(一)将数字化档案信息资源管理和纸质档案管理一起,纳入到统一的标准化管理体系中来

实践证明,在档案管理中,要想提高管理效益,就要建立统一的标准化管理体系,实行统一管理,发挥管理效益。对于数字化档案信息资源管理而言,要和纸质档案一起,建立统一的标准化管理体系,完善档案管理双轨制。

(二)建立并完善数字化档案信息资源管理数据库,保证数字化档案信息资源管理的有效开展

由于数字化档案信息资源规模逐渐扩大,涉及种类多数据庞杂,为了实现有效管理,建立数据库是未来发展的趋势。所以,要建立并完善数字化档案信息资源管理数据库,有效开展数字化档案信息的管理工作。

(三)统一数字化档案信息资源存储格式,便于数字化档案信息资源的实际使用

为了提高数字化档案信息资源在数据库中的存储效率,节省存储空间,便于用户实际调用,我们应该统一数字化档案信息资源存储格式,保证在数据库中以同一种格式出现,便于存储和利用。

(四)加强数字化档案信息资源的安全管理建设,保证信息安全

数字化档案信息资源中包含一些机密的信息,所以我们必须加强安全管理建设,要提高安全管理登记,保证关键数字化档案信息的安全,保证这些机密信息不发生泄漏。

(五)培养数字化档案信息资源管理专项人才,不断提高管理人员素质

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高校数字化的档案信息从传输、存储到显示利用都要通过计算机来实现,计算机和网络是生成和利用数字档案信息的基础和前提,离开计算机软硬件和网络的传输,数字化的档案信息就不可能读取和显示,因此,数字化档案信息对计算机及网络有很强的依赖性。然而众所周知,计算机及网络具有一定的不安全性,因为计算机网络的某些隐患,有时会使档案信息遭到毁灭性的破坏,这就产生了档案信息的安全问题。如何确保数字化档案信息的保密性、完整性、真实性和可利用性,给高校档案数字化工作带来了极大的挑战,对高校在档案数字化进程中采取先进技术和有效措施,保障高校档案信息安全提出了较高的要求。

二、数字化进程中高校档案信息安全现状

档案数字化给高校档案工作带来了新的生机,数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时,也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如:在数字化加工过程中,有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化,存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位,管理不规范的问题;有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训,在工作实践中,对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网;有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。

1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。

目前,各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱,缺乏系统的规划和设计,对于高校档案信息安全保障法规不成体系,缺少专门的法规。

2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。

目前,没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范,来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。

3.高校档案数字化评估、防范少,档案信息安全缺乏预警能力。

高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态,常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确,业务操作不规范,有越岗代岗现象,有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件,难免带来病毒侵袭等隐患,造成数字化系统瘫痪,使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上,不能主动防御和动态保护档案信息安全。

4.高校档案专业人才短缺,档案信息安全保障缺乏发展能力。

在档案信息开发和利用过程中,人始终参与其中,是档案信息安全的制造者,也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展,对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中,专业的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、数字化进程中高校档案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。

法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称,包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设,约束威胁数字档案安全的人为因素,调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中,要保证高校档案信息安全,必须加强法制管理,充分运用法律手段,规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道,进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前,高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括:《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规,加大执法力度,严格执法,切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用,另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题,上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规,尽早出台有效的专门的法律依据。同时,高校也要根据自身的实际情况,修订数字化档案信息安全管理办法。

2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。

档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准,其目的在于保证档案信息系统的安全运行,保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展,制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范,结合学校实际情况,在充分调查研究的基础上,制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准,保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容:一是网络基础标准,主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面;二是应用标准,基于部分高校档案数字化信息也会面向公众,为社会提供必要的服务,所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等;三是应用支撑标准,主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准,能给高校档案数字化提供各种支撑和服务;四是信息安全标准,主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准;五是管理标准,主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。

3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。

数字化档案信息是高科技产物,因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样,归纳起来主要有:软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等,这些都会对信息安全构成隐患,但只要有防范意识,绝大部分风险都可以规避。目前,高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种:一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障,在外部网与内部网之间建立起一个安全网关,从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流,尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况,以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用,它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性,防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限,如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制,增加了安全保护,可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志,并对日志进行统计分析,进而对资源使用情况进行事后分析,它也是发现和追踪事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。

数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理,它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组,负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动,对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估;不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训,有效地遏制来自外部和内部的攻击,增强安全防护能力和隐患发现能力,确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。

5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分,也是最难的部分。应对各个时期的安全风险,有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上:一是人人都可能带来不确定的安全风险因素,人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时,也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同,每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中,应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。

四、结语

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1.人力资源档案数字化管理的意义。

人力资源档案数字化管理是企业信息化管理的重要环节,对提高企业管理效率、稳定员工队伍具有非常重要的现实意义。首先,HR档案数字化管理有助于实现现代企业信息化。人力资源档案的数字化管理是企业信息化建设的重要组成部分,员工薪酬、绩效考核等资料能够为企业经营提供重要数据信息,能够有助于企业实现信息化管理,更为科学地经营和管理。其次,数字化管理能相对安全有效地保存档案资料。传统档案资料多为纸制品,长久保持对于储藏室的空气湿度和温度有一定的严格要求,而且还要定期做防虫防腐处理。但数字化管理模式下,HR档案资料可以转换成数字信息,并且可以刻录到先进的移动硬盘或固态硬盘中长久保存,偶尔遭遇火灾或水灾等非人为因素影响,即便原件损坏或遗失,也不会使宝贵的档案资料全盘消失。而且备份资料同时被毁的几率较低,因此数字化管理能够相对安全有效地保存档案资料。再者,人力资源档案数字化管理有利于提高工作效率和管理水平。传统的手工管理模式效率低下,失误率也较高,而档案资料数字化管理能够使档案的存储、查询、借阅建立在快速、高效、稳定的基础上,促进HR档案管理的标准化和规范化。以往企事业单位查询一份人事档案,需要较多的时间翻查资料库,而且要办理相关的借阅和归还手续,但实现数字化管理后,拥有相应权限的管理者或员工,在企业内网或相关资料库上就可进行查阅,降低了申请查阅时间,突破了上班时间的限制,提高工作效率的同时,降低了档案信息损坏、磨损或遗失的概率。最后,人力资源档案数字化管理有助于量化管理,为管理决策提供可靠依据。人力资源档案的信息管理为用人单位用人提供了综合分析和决策的依据。企业绩效考核的相关数据档案可以帮助管理者发掘效率提升空间,为企业提升和任免提供可靠的参考数据。既能对已有人才资源进行综合的定性分析,也能够实现定量筛选,以实现人才合理的利用,达到个体选优,群体的整体优化组合。在保存的大量档案信息中,为企业管理和决策提供了可靠的数据信息,成为企业决策的助手和参谋。

2.人力资源档案数字化管理面临的问题。

当前企事业单位人力资源档案管理数字化主要面临以下难题:首先,档案数量巨大难以快速电子化。当前,我国很多企事业单位已经实现了财务信息化和沟通信息化,但由于大中型企业的员工数量多,年代资料积累丰富,使得数量巨大的人力资源档案难以快速数字化。而中小企业常常受限于网络、通讯设备等成本因素,也很少实现人力资源档案数字化管理。其次,难以保证HR档案资料的安全性。由于所有人力资源档案的查阅都在网上进行,其档案原始资料被外部黑客或经济间谍窃取的机会就会增加。部分企事业单位仍然未意识到网络安全的重要性,其网络系统的采购设备和网络服务供应商都没有严格的限制要求,导致黑客和经济间谍可以较为轻松地潜入公司数字档案资料库窃取情报。而部分企事业单位的员工警惕性也较低,对于账户信息保存不当,原始密码或登录密码设置非常随意,增加了数字档案的管理风险,比如2014年湖南冷水江市工资条泄密事件,直接反映了员工对于信息安全的忽视。

二、信息安全背景下HR档案数字化的实现路径

由于信息安全是影响档案数字化的重要因素之一,因此本文建议实现人力资源管理的实现途径如下:首先,在保证安全第一位的背景下开发人力资源管理系统。管理平台可以通过Web搭建,或者通过内部局域网建立人力资源档案管理系统,重点是与企业财务管理系统等实现类似的权限管理策略,以保证内部信息安全。企业内部信息系统也需建立防火墙,以防御外部攻击。其次,建立人才信息管理数据库。人力资源已经成为现代企业最为重要的无形资产,准确的人才匹配能够极大地提高人力资源的价值,避免造成人才流失和人力成本浪费。因此本文建议在HR档案数字化管理中建立适合企业需求的人才数据库,将档案资料中的人才信息统一纳入数据库中。通过人才数据库,可以预先设定内部招聘和岗位管理的自动统计分析和岗位匹配,以快速确定应聘人员要求和工作要求,并在人才招聘的过程中,以现有的优秀员工样本作为参照样本选取更为合适的应聘者,以实现高效招聘和培训。企业还可以通过网络平台实现网络视频面试,降低异地招聘的成本,扩大招聘半径,以完善企业员工队伍的结构。第三,建立岗位信息管理模块。企业现有的岗位信息不但包括工作内容、工作资质要求等信息,还应当包括岗位轮换等重要信息,特别是在化工等有毒有害企业,岗位轮换提醒设置可以避免人为失误导致的严重的工伤事故。在提高工作效率的同时,可以更为准确地估计岗位的设置和价值相关性,也使岗位设置管理和岗位价值管理更符合现代企业管理理念。第四,建立绩效考核信息管理模块。绩效考核的具体指标和信息不但能够反映出员工的工作状态和效率,还可以反映出整个工作链条上工作效率和合作水平。绩效考核的数据信息也可以成为采购等部分的重要参考信息,特别是一线操作工的坏件率等信息,不但可以反映出员工的熟练程度,也可以在一定时期内反映出原材料的质量合格率等,为企业管理和决策提供重要的参考数据。第五,建立薪酬管理模块。员工的薪酬信息是企业的重要核心机密,有竞争力的薪酬可以稳定员工的效率,提高员工的忠诚度,激发员工的工作积极性,而薪酬信息的统计和分析也可以成为企业人力资源战略甚至企业战略的重要参考数据,数字化管理的薪酬档案能够更为准确地筛选和分析数据,因此人力资源档案数字化管理将为管理者和决策者提供更有价值的数据资料。

三、实现HR档案数字化管理的难点

数字档案论文范文7

(一)数字化管理能够适用国土资源的复杂性特点

国土资源档案具有较高的专业性,而且档案种类之间本身具有相对复杂的关系,而且还会涉及到一系列的流程,如果没有高度智能化的管理,就很容易造成管理上的混乱。从国土资源的复杂性特点来说,数字化管理能够将数据库转化成知识库,利用智能化系统进行专家分析,因此,能够对复杂的国土资源档案资料进行综合分析,实现流程化管理,可以极大地提升国土资源档案的管理效能。

(二)数字化管理能够适用国土资源易变更性特点

国土资源种类繁多,其中地籍方面档案资源就非常容易出现信息变化。特别是当前我国经济快速发展,城镇化建设速度不断加快,地籍信息经常会出现改变。如采用传统的手工管理模式显然会对很多档案资料进行追溯性修改,而在数字化管理模式下,利用智能化的信息系统,将相关的信息统一搜索出来,并统一进行修改,从而极大地提升管理效率。因此,数字化管理能够轻松应对国土资源信息容易变更的问题。

(三)数字化管理能够适用国土资源完整性特点

国土资源档案是一个系统性的资源集合,很多资源并不是独立信息个体,而是将多种信息资源综合在一起形成一个完整性资源,因此如果某一个资源信息出现缺失就容易造成国土资源信息的不完整,从而影响资源的检查和监督作用。在传统的手工管理模式下,这种完整性特点成为国土资源档案管理难以解决的难题,一旦出现某一个信息变更,就需要追溯这个资源的所有相关性信息,并对此进行修改。但是在数字化管理模式下,这种相关性的建立已经通过数据库完成,因此很容易轻松调用并进行修改,极大地提升了国土资源档案管理的效率。

二、推进国土资源档案数字化管理的主要措施

(一)改变观念充分认识数字化管理的重要作用

只有充分认识到数字化管理在国土资源档案管理方面的适用性,就能够有利于改变相关领导的思想观念,在推进国土资源档案管理的数字化过程中,必须要有相关的领导进行推动才能够实施,因为国土资源本身的复杂性会涉及到诸多部门的通力合作,如果这些部门的信息没有纳入到数据库系统中,就难以转化成知识库,从而实现高效的系统化管理。所以只有所有领导摒弃门户之见,转变观念,将国土资源档案信息统一收集被纳入到数据库系统中,并在日常的工作中使用数字化管理系统,才能够有效提升国土资源管理效率。

(二)制定实施计划分步实施

首先要明白国土资源档案数字化管理的难度,这是一个系统性的综合工程,涉及到诸多部门的支持,同时还需要相关人才的支持。所以不可能一步完成,所以在实施过程中要通过制定完善的实施计划着手。然后再进一步落实资金、实施单位和基础设施构建、人才培训和意识培养等一系列工作。接着当数字化管理系统搭建完成之后,就需要组织相关的人员对传统的国土信息资源,如纸质档案、录像带资料等进行手工录入和数字化转换,并且在录入数据库系统时,需要对数据内容进行严格审核,确保在数字化转换过程中,信息资源没有失真,只有如此才能够有效提升国土资源档案的使用效果。

(三)搞好安全性建设

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借助于图书管理系统,图书征订、新书登记以及图书编目等功能都可以有效实现,系统规范图书进库工作;预借、借书以及还书工作则属于流通作业,这样三种作业的工作量就可以得到根本减少。信息查询模块,则可以保证在各种条件下,都可以有效的查询和统计馆藏书;系统维护可以合理运用本系统,并且快捷迅速的解决随时出现的问题,条形码扫描也是系统所支持的,在实际使用的过程中,扫描枪在扫描图书ISBN图书编码时,从因特网上就可以将图书相关信息给下载过来,如书名、简介以及出版社等等,这样就可以最大程度的降低录入人员的工作量。

二、电子文件的归档与接收

电子档案的主要来源就是纸质档案,借助于传统的方法来收集、处理和鉴定文件,采用一系列的技术手段,促使库存档案的数字化得到实现,产生的电子文件符合相关要求。库存档案数字化之后,和传统的纸质文件相比,电子原件可以作为纸质元件的副本使用,因为依然可以有效的编辑和修改形成后的电子文件,同时,在网络上传和复制文档的过程中,人为因素发挥了较大的作用,那么就无法确定它的真实有效以及原始性。因此,在电子文件形成的过程中,就需要形成一份电子文件,将电子文件的静态和动态数据信息给涵盖过来,保证电子文件拥有齐全的信息,查询和辨别起来较为方便,这样才可以有效增强档案原始性,在较大程度上提升电子文件的利用程度,同时,电子文件的数据信息方面,也需要对人为干预进行减少,因此,就需要对系统自动提取产生足够的重视,档案管理人员如果发现了问题,可以向归档人发回。

三、电子档案的存储与备份

电子档案因为过分依赖计算机,那么就不够稳定,主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定,随时都可能有意外情况出现,那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式,如文本文件、图像文件、音频视频文件等,可以选择不同的方式来存储电子原件,如数据库存储、光盘存储等,在选择的时候,需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证,那么在档案管理中,还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复,这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份,同时,第三方介质也需要注意存储,比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来,并且不接外网,这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证,如果有意外情况出现,借助于备份信息,系统就可以得到有效恢复。

四、电子档案的检索和利用

我们需要注意的是,档案管理工作就是更好的服务于使用者,最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案;在共享档案管理系统数据时,档案使用者在对需要的资料进行查找时,可以更加快捷和准确,将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比,电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新,同时,对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变,可以更好的服务于档案利用者。同时,电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面,主要利用用户权限来限制;维护下管理包括很多方面的内容,在数据库管理中,主要是进行一些日常的维护;查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。

五、结语