数字档案作为一种新型的档案载体，越来越受到大家的关注，已经成为信息社会人们利用档案的一种重要方式。特别是2018年2月1日之后，随着《福建省数字档案管理办法》开始实施，如何发挥数字档案在信息社会的共享作用，是摆在各级档案行政管理部门及档案馆面前的一个具体问题。下面笔者就此问题谈一些看法，供大家参考。
一、数字档案管理现状
在互联网时代，各级各部门所管理的、本部门形成的业务档案数据，在《福建省数字档案管理办法》出台之前，已经部分实现了无条件共享，或有条件共享。比如人们可以通过互联网查阅国家颁发的政策法规，可以查到自己的银行信息，也可以查到交通违章处罚结果等等，这就是各部门业务档案数据无条件共享给人们带来的好处。除此之外人们还可以通过申请查到自己的学历、户口、房产等证明性的档案数据，这种有条件的数字档案共享、利用者在利用时虽然麻烦，但能够保护公民的隐私权不受到侵害。从目前现状看，各级各部门管理的业务档案数据所实现的共享，无论是无条件还是有条件、都不是在档案行政主管部门主导下进行的。而是由相关的业务主管部门开发、利用、维护、升级、更新。并且这种现象可能还会长期存在。这种百花齐放的现象造成各部门业务档案数据标准、格式不一，不利于全社会档案资源的整合、共享，也与《福建省数字档案共享管理办法》的规定相违背。另一方面，作为保管档案信息资源主体的各级国家综合档案馆，其馆藏档案数字化水平不高，据福建省档案局的统计资料显示，截至2017年底，全省100%完成馆藏档案数字化任务的只有3个，馆藏档案数字化率达到80%以上的有16个档案馆，还有14个县级档案馆馆藏档案数字化尚未实现“0”的突破。同时全省数字档案共享管理软件还没有与广大的档案管理人员见面、数字档案共享平台尚未搭建、现有的部分数字化成果还无法适应网上查阅、远程下载需要。虽然《福建省数字档案共享管理办法》已经开始实施，但各级档案馆和档案行政主管部门还有很多具体工作需要去做，才能真正实现数字档案共享管理。
二、完善数字档案共享措施，提高纸质档案数字化水平
没有规矩、不成方圆，要做好数字档案共享工作，首先要规范完善数字档案的技术要求、标准。对此《福建省数字档案共享管理办法》也明确规定：“全省施行统一的电子文件形成、归档和电子档案标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面的标准与规范。具体标准与规范由省人民政府档案行政管理机构会同有关部门制定，并与国家标准规范相衔接。”虽然这几年国家档案局先后了一系列档案数字化、电子文件档案方面的技术标准，如《文书类电子文件原数据（DA/T46-2009)》《档案数字化光盘标识规范（DA/T52-2014）》 《数字档案COM和COLD技术规范（DA/T53-2014)》《电子档案管理基本术语（DA/T58-2014)》《纸质档案数字化规范（DA/T31-2017）》《录音录像类档案数字化规范（DA/T62-2017）》《录音录像类电子档案元数据方案（DA/T63-2017）》《文书类电子档案检测一般要求（DA/T 70—2018）》《纸质档案缩微数字一体化技术规范（DA/T 71—2018）》等等。2018年开始，又制定了《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》 《电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》《档案移动服务平台建设指南》《档案数字化服务外包工作规范》《实物档案数字化规范》等项档案行业标准，并向社会各界广泛征求意见。但到目前为止，福建省只针对文书档案和民国档案出台了《文书档案目录数据交换格式与著录细则（DB35/T161-2002)》地方标准，《福建省民国档案文件级目录著录实施细则（试行）》（闽档〔2017〕27号）的规范性文件。对全省的文书档案、民国档案目录数据的交换格式和著录细则进行规范。而对各部门形成的各种业务档案目录数据和全文数据的格式标准、技术要求尚未进行统一规范。因此福建省档案局要按照《福建省数字档案共享管理办法》的要求，加快制定和完善全省各专业门类档案的著录格式标准规范，在制定档案数字化技术规范标准过程中，要结合信息公开和保密工作的相关规定，完善技术规范标准的细节要求，防止新制定的规范标准在实施过程、违反信息公开、保密工作的相关规定。同时做好档案服务共享平台搭建及档案管理软件的开发应用。在共享平台搭建过程中，可以充分利用现有的福建省档案信息网，将档案共享服务的相关APP软件在档案信息网站上面，利用者可以通过电脑、手机下载“福建省数字档案信息共享服务APP”，办理档案利用业务，实现网上远程下载本人档案信息，足不出户就可以查阅利用者想要的档案信息。在开发“福建省数字档案共享服务APP”的过程中，要使软件具备审查利用者身份的功能，利用者通过上传身份证照及本人手持身份证的照片，实现利用者身份认定工作。由于有条件共享的数字档案内容往往涉及到公民个人的户籍、婚姻、财产、就业状况、荣誉及不良的负面信息等等，对于此类数字档案信息的提供利用，数字档案信息管理软件要具备审核认定利用者身份的功能，能够严格按规定做好利用者身份的审查认定工作，这样才能实现上网查档、远程下载本人所需要的数字档案信息。同时数字档案共享管理平台要对所收集到的利用者身份信息做好管理、保护工作，防止公民信息非法泄露，确保利用者个人信息安全。根据2017年6月1日实施的《最高人民法院、最高人民检察院关于办理侵犯公民个人信息刑事案件适用法律若干问题的解释》（法释〔2017〕10号），档案部门在查阅利用档案过程中，其相关工作人员实际上是“向特定人提供公民个人信息”，如果档案部门相关工作人员对服务对象审查把关不严，或是对收集到的利用者个人信息保管不善，就会出现侵犯公民个人信息的行为。这种行为一旦损害到相关公民正当权益，数字档案信息管理方的有关人员就会受到相应的法律制裁。数字档案共享分为无条件共享、有条件共享和暂不共享三类。在开展数字档案共享过程中、要做好纸质档案数字化副本的处理工作，避免在数字化处理过程中、将不宜公开的档案信息作为无条件共享的数字档案对外提供利用，确保数字档案共享过程中不损害相关方面的权益。因为即使是无条件共享的公开信息，其数字档案中可能还带有不宜公开的内容信息。按照《国务院办公厅关于做好政府信息依申请公开工作的意见》（国办发〔2010〕5号）第二条第二项规定“行政机关向申请人提供的政府信息，应当是正式、准确、完整的，申请人可以在生产、生活和科研中正式使用，也可以在诉讼或行政程序中作为书证使用。因此，行政机关在日常工作中制作或者获取的内部管理信息以及处于讨论、研究或者审查中的过程性信息，一般不属于《条例》所指应公开的政府信息。”文件底稿属于发文单位公文处理的过程性信息，不属于信息公开范围。也就是说，一份可以公开的政府信息是指机关单位对外正式的文件或其电子文件，而文件起草过程中形成的底稿（包括电子底稿）则不属于公开范围。根据《福建省数字档案共享管理办法》规定，已经公开的政府信息，其数字档案属于无条件共享类数字档案。这些已经公开的政府信息如果是电子文件，则档案部门可以直接将这些无条件共享的电子文件提供利用。如果这些政府公开信息是纸质档案，要实现数字共享、就必须对其进行扫描处理成为数字化副本，按照正常的纸质档案数字化操作规程，本单位形成的文件，在数字化扫描过程中，一般是正文和底稿作为同一份文件对待，扫描成为一份文件，也就是说，如果用纸质档案的数字化副本提供利用，就会把正文和底稿一并提供出去。这种的做法明显违反了国务院有关政府信息公开工作的规定精神。针对这种情况，笔者认为，档案部门要调整纸质档案文件级目录著录要求及数字化操作具体做法。具体可以参照《福建省民国档案文件级目录著录实施细则（试行）》的做法，民国档案文件级目录著录时，是将文件的主件和附件分开著录，即有附件的一份文件要著录两条文件级目录。因此我们可以把一份文件的正文和底稿分开著录成两条目录，这样在全文扫描数据挂接过程中就可以实现正文与底稿分开，避免了在实现数字档案共享过程中、违反政府信息公开条例的规定精神。俗话说“巧妇难为无米之炊”，如果现有的馆藏纸质档案没有实现数字化，那数字档案共享也就成为一句空话。由于受技术力量、人员和经费等因素影响，县级档案馆的数字化工作在全省综合档案馆中总体水平偏低，成为制约全省数字档案共享的一个重要因素。因此县级档案部门要集中精力做好馆藏档案数字化工作，提高馆藏纸质档案的数字化率，同时省级档案部门也要加大对县级档案部门数字化的支持力度，这种支持不仅仅限于经费方面，也应该包括技术、政策方面。只有这样才能争取按省两办《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》的时序要求完成数字化工作。数字档案共享管理，是信息社会对档案部门提出的新要求，各级档案部门只有按照《福建省数字档案共享管理办法》的要求，管好自己的一亩三分地，做好各自职责范围内的工作，才能早日实现数字档案信息资源共享，利用者足不出户就可以远程下载所需要的数字档案。
作者:邱宗灿 单位:福建省仙游县档案馆
