数字档案管理范例

数字档案管理

数字档案管理范文1

1什么是数字化档案管理

数字档案室的含义是指把电子档案作为一个对象,使用电子信息化技术设备方法,基于网络化来满足档案信息的收集与整理、管理、保存、信息资源共享利用的档案管理方法。

2高校建设数字档案的意义与好处

(1)如今是电子信息化时代,数字档案信息的建立的作用让学校内档案信息资源实现共享,提高了各部门管理的规范和流程化,数字化档案的管理,有效的利用了信息化技术管理,丢掉了传统数字化档案管理模式,计算机信息化档案信息管理,给学校带提供了很多的方便,先进的科技化网络技术以及科技信息资源的共享,给用户提供了优质的服务质量,实现有效资源信息之间的共同分享。(2)首先,数字化管理档案,不仅提高了高校档案的管理效率和利用率,还进一步节省了档案的储存时间和空间,并且使档案资料的保存时间更长,保证了档案资料的丢失和破坏。数字化档案管理最大的作用就是节省了工作精力和工作时间,电子档案数字化管理,可以将文字、声音、图片的内容一起保存下来,多种信息媒体的传输与保存,提高了档案的阅读、观看效率、还让档案内容变得更加的丰富了。

3民办高校数字化档案管理存在的问题

(1)随着办公自动化的不断发展,很多高校和企业已经实现了计算机自动化工作,所有的资源与信息都在网络中进行沟通与交流,只要简单使用一下鼠标和键盘就能获取到自己需要的信息,把自己获取的信息进行电子存档,这样的存档方式提高了工作效率,简化了很多工作程序,但是,一旦电脑出现硬件和软件问题,存入电脑中的档案信息很有可能会永远的丢失,因此,电脑的故障,会导致电子档案的破坏与丢失。其次,重复保存信息资源,这样不利于节约成本问题。严重浪费了人员劳动力、资金财产。数字化档案管理没有意识到它的重要性,并且还停留在传统的数字化档案管理模式当中,数字化档案建设太注重于形式化,而且没有规范数字化档案流程,由于民办高校缺乏资源、资金、设施设备、人员技术等问题,阻碍了建设数字化档案管理工作的进步与发展工作。(2)电子档案原文件的真实性与保密问题。电子计算机技术在信息管理保存的时候,很容易丢失与删减,而且删减后不会留下一丁点痕迹,并且就算有人删减并修改了自己的电子存档,自己也不知道和确定是否丢失了原文件。其次,计算机保存的电子档案文档,原文件作者无法签名,看不到自己的字迹,由此,很难判定电子档案原文件的真实情况,现在电子文件传输都是通过电子计算机直接进行传输,一个电子文件可以传送到多个电脑上,这对于电子文件的保密性与安全性,带来了很大的风险问题。

4大数据环境下,高校数字档案管理的途径与办法

4.1提升电子网络技术的安全问题建立

IT联网平台,提高档案信息大数据的安全管理,为档案管理员和信息资源提供人员创建一个沟通交流的安全的平台,通过IT信息技术将大数据以及档案管理工作相结合,慢慢改进档案管理的流程。管理安全大数据环境下,我们不但要重视数据的储存与资源共享,还要主动的去关注网络存在的安全风险问题,针对于网络安全问题,我们需要专业的档案管理人员对档案进行自动化备份和资料档案保密工作、并对网络设置防火墙安全系统,这些方式能有效的避免档案资料的丢失与破坏,大数据综合数字化管理需要提高网络技术安全。

4.2根据大数据时展,抓住时代更新的机会

近几年,我国越来越重视建设信息技术资源,很多发达国家已经推出了很多关于数据化管理的政策与方式,我国大数据背景下,数字化档案管理工作还需要更加努力的去研究,目前很多高校仍然在使用传统的工作模式,使用人工档案管理、重复繁琐的工作,大大降低了工作效率,查阅资料起来也非常不方便,档案资料一旦庞大,很难找到自己所需要的资料信息。在电子信息化时代的发展下,推动了数字化档案管理数据的发展,让档案管理方法有了新的发展机会。我们应该抓住这个机会,去改革与创新档案管理工作的有效途径。

4.3IT互联网平台的建立

档案的管理在大数据条件下必须全面运用现存的互联网信息的平台,建立一个有关档案的管理人员与档案的提交人员的操作性平台。(1)要对档案部门的信息化管理条件进行改进,使之具备大数据的相关平台。(2)积极通过大数据的平台,把档案的相关管理工作融为一体,逐步改进业务的流程。(3)大数据的条件下,要积极增加档案信息管理平台的网络安全性,通过合理的制度,使得档案信息的管理处于安全状态。

5结束语

随着时代的改革与发展,大数据时代推动了我国各个行业的发展与进步,档案工作在大数据时代影响下,迎来了新的生机与希望,我们要不断研究与创新档案管理的办法与途径,去开创档案管理工作的发展新局面,民办高校的档案管理工作与档案工作中存在着密不可分的联系,他们的关系一起促进了民办高校学校的办学质量和水平,因此,我们要跟上国家发展的脚步,一起走入全新的时代。

参考文献

[1]冯占江,郭妙英.大数据时代的数字档案管理思维[J].办公室业务,2019(03):77-78.

[2]陈海林.基于数字时代的高校档案管理现代化建设创新分析[J].智库时代,2018(50):86+89.

数字档案管理范文2

关键词:供电企业;数字档案;档案管理

供电企业日常的生产决策与运行管理都离不开档案管理工作,为了更好地适应企业自动化与智能化的生产管理模式,就需要档案管理工作朝着数字信息化的方向发展,做好供电企业的数字档案管理工作是企业实现社会效益与经济效益相统一的重要途径,因此要认清当前数字档案管理中存在的问题并采取相应措施加以改善。

一、供电企业数字档案管理中存在的问题

(一)供电企业对数字档案管理的重视程度不高

在供电企业实施数字档案管理的实际工作中,仍然存在一些问题阻碍着数字档案管理的有效落实,其中供电企业对数字档案管理工作的重视程度不高是最重要的一项问题。在日常的管理工作中一些管理人员对数字档案管理的相关知识和操作技能掌握的并不熟练,无法良好的执行电子档案管理的相关工作。此外供电企业没有对数字档案管理的工作进行一个良好的规划和部署,由于数字技术的类型较多,如果没有对档案管理做出一个合理的规划,那么在技术的实施过程中就会造成阻碍。

(二)供电企业数字档案管理制度不健全

造成供电企业数字档案管理制度不完善的原因主要有以下三点:一是在数字档案管理工作中供电企业没有对档案管理的具体内容做出详细的核对分析。二是供电企业在制定数字档案管理的相关制度时没有考虑到企业自身的实际发展情况,直接照搬其他企业的数字档案管理模式,导致在实际展开工作的过程中出现严重问题。三是供电企业对数字档案管理的管理制度不健全。

(三)数字档案管理人员素质有待提高

数字档案管理人员的专业素质高低直接影响着数字档案管理的质量。在实际工作中一些档案管理人员并没有熟练地掌握数字档案管理的相关知识与操作技术,导致数字档案管理工作的效率低下。此外供电企业没有意识到,想要从整体上提高数字档案管理团队的水平就要积极引进专业技术型人才,不能盲目招聘,注重人才建设问题。

二、加强和改进供电企业数字档案管理的具体策略

(一)供电企业要提高对电子档案管理的重视程度

想要加强和改进供电企业数字档案管理工作,首先供电企业要加强对数字档案管理的重视程度,支持档案管理朝着数字化的方向发展,落实好档案管理各项环节的工作,加快数字化档案建设,进而提高数字档案管理的工作质量。同时数字化的档案管理建设需要一定的资金支持,供电企业领导加以重视可以保障数字化档案建设的资金落实到位。

(二)采用信息化管理软件,加强安全管理制度

为了更好地实现加强和改进数字档案管理工作,需要在档案管理过程中应用先进的信息化管理软件。传统的纸质管理模式已经无法适应现代供电企业对数字档案管理的要求,因此要应用科学、合理的管理软件实现数字档案管理的工作,以实现供电企业数字档案管理的全局部署,有效地减少档案管理过程中出现遗漏等现象,使数字档案管理的工作效率得以大大提高。同时在选择信息化管理软件时供电企业要做好对比分析的工作,在选择信息化的管理软件时要结合企业自身的工作环境、工作方式、工作内容等,使后续管理工作得以良好的进行,以更好地发挥先进信息化管理软件的作用,保证企业数字档案管理的有效落实。对档案的安全管理也是供电企业数字档案管理工作中非常重要的内容,并且档案安全管理工作要严格依照国家的相关法律规定进行管理,在档案的收集、管理、检索、查阅等环节都要建立严密的数字档案安全管理制度,以更好的约束相关管理人员的行为,使数字档案的安全得到保障。同时要提高档案管理人员的责任意识与安全意识。例如企业要定期举办数字档案管理的相关讲座或培训,加强工作人员的专业素质水平,提高数字档案管理的安全意识,设置数字档案管理的监督职位,安排专门负责档案信息安全的人员,有效保障对数字档案的安全管理。此外要对重要的数字档案或者文件进行加密处理,安装防火墙,实现内外网络的物理隔离,防止重要的档案信息被攻击和破坏,档案工作人员要熟练地掌握防攻击的网络安全技术,减少局部网络安全问题对全局网络安全造成严重的影响。

(三)加强电子档案的特色管理

在供电企业实施数字档案管理的过程中难免会出现急于求成的现象,导致档案管理工作没有得到有效的落实,因此供电企业需要采取循序渐进的数字档案管理模式,为了更好地实现档案管理的数字化需要做好以下三点:一是供电企业数字档案管理制度的制定要建立在满足基本需求的基础上,保证在实际工作中不断地为后续工作奠定好坚实的基础,以在整体上提高供电企业的效益。二是供电企业要对各个方面的数据与信息进行及时的备份,由于数字档案管理工作本身是一件非常庞大的工程,在现有的技术与设备的支撑下依然要做好对数据的备份工作,以更好地实现企业的长远目标。三是为了促进数字档案管理工作的综合发展,企业要适当地对短期发展目标与长期发展目标进行调整与设定。

三、结语

综上所述,加强和改进供电企业数字档案管理,首先要结合企业自身的实际发展情况,采用信息化的管理软件,加强电子档案的特色管理,以实现提高供电企业数字档案管理的整体水平。在不断完善数字档案管理工作的同时还要加强对档案信息安全的管理,这需要档案管理人员不断提高自身的专业素质以落实好数字档案的管理工作,增加企业的经济效益与社会效益。

参考文献

[1]戴圆圆.关于加强和改进供电企业数字档案管理工作的思考[J].中外企业家,2018(11).

数字档案管理范文3

档案馆原本的储存方式是用利用纸质文件进行资料档案的储存和管理,但是在数字化发展极为迅猛的今天数字档案馆已成了社会发展的要求,同时也是档案馆发展的新方向。所谓数字档案馆简单来说就是将信息的储存还有查询等用数字化的方式实现,同时和纸质档案一样,数字档案馆也一样具备有查询和检索等功能,并且相比较于传统的档案馆这些功能显得更加的方便和快捷。此外,数字档案馆的主要依托是计算机技术还有多媒体技术的不断发展进步。计算机技术的不断发展使得超大型档案存储成为可能,此外在网络技术的帮助之下档案馆的数据资料的支持可以跨越距离的限制和时间的约束。在需要的时候人们甚至可以实现随时随地的资料查询和数据整理。所以说总体来说数字档案馆就是一个网络化、虚拟化的档案馆,但是相比较传统的档案馆来说,数字档案馆的存储量更大、查询起来更加方便还有管理起来也更加的安全。虽然数字档案馆的建设以及后期成果比较理想,但是在现阶段数字档案馆的建设仍然还存在有一些问题。第一就是数字档案馆的建设需要相应的软件设置和硬件设置的到位。数字档案馆和传统档案馆的建设的一个很大的不同就是数字档案馆的建设工作需要高素质的技术人才作为建设基础,数字档案馆的数据库建设和后期维护管理都需要专业的高素质人才。第二,数字档案馆的数字系统需要具备有信息处理、储存还有管理等一系列功能,这需要相应的网络建设和系统建设,同时对于资源的整合利用还有目录数据收集处理都有比较高的要求。第三就是数字档案馆的建设需要不断的引进最新的技术,数字档案馆需要保证档案数据的安全性,因此对于其保护系统需要定期升级维护。而且数字档案馆的管理手段也需要紧跟时代进步进行不断的进步与改革。要不断提高其自主独立性。此外不仅仅是这些当面的建设,数字档案馆建设的相对应的保障措施也需要及时、准确的对档案馆建设提供帮助,确保档案馆的安全与正常运转。

2数字档案馆的建设会产生的影响

2.1促进现行档案管理体质重点的改变

传统的档案管理制度的重点放在保护档案的安全不受损害,档案的安全性处于标准要求之中。并且传统档案馆在对于档案整体的保护工作上还是比较有优势的。但是这样的档案管理方式对于档案本身的价值是一种削减。在这样的档案管理方式之中虽然其安全性可以得到有效的保证但是其利用价值却没有得到体现。而在数字档案馆的帮助之下档案数据的安全性不仅能够得到保证而且档案的价值会得到更好的体现。而且数字档案馆本身的技术先进性对于档案的使用方式也可以产生积极的效果,使得档案的使用更加的凸显灵活性和多样性。

2.2冲击现有的管理体系

数字档案馆的建设对于现行的管理体系会产生比较大的冲击。传统的管理体系对于档案管理工作的进步会产生消极的作用。数字档案馆的建设冲击的原有的管理体系,让档案馆真正变成为人民服务的存在。此外数字档案馆中各部门之间的交流以及和外部部门之间的交流会变得更加的方便。

2.3促进相关职能的改革进步

传统档案馆的职能分配在数字档案馆的冲击之下也会出现改革情况。数字档案馆的建设工作需要各个部门之间相互努力配合,同时不仅要档案馆内部同心协力还需要外部人员的帮助。数字档案馆的建设涉及到的知识范围比较广,各个部门之间都需要给予相应的帮助,这个一个以技术为基础进而推动整个档案管理行业观念革新和体制重塑的一个重大改革。

3对数字档案馆建设的建议

数字档案馆的建设需要注意到四个方面。首先是应该对数字档案馆的建设给予足够的重视,这一点一方面是改变人们对于传统档案馆的观念,另外一种是对其建设提供足够的人才支持。其次,数字档案馆的建设需要加强其共享性,让档案的价值真正的发挥出来。再其次是需要对数字档案馆后续的建设和发展进行人才储备。最后是提高档案管理工作的安全性,确保档案的安全。

4结语

数字档案管理范文4

关键词:文化馆;档案;数字化管理

一、前言

随着科学技术的不断发展,数字化技术得到了非常广泛的应用,为了适应当今社会文化馆档案管理的要求,需要将数字化的管理方式运用于文化馆的档案管理工作之中,进而提升档案管理工作的水平,从而为珍贵的档案资料提供良好的管理。在文化馆档案管理的实际工作中,要对当前档案管理工作的不足进行充分的分析,再通过有针对性的引入数字化的管理方式,进而弥补传统档案管理方式的不足,经数字化技术充分的运用于档案管理之中。

二、文化馆档案数字化管理的必要性

文化馆档案的数字化管理是指通过扫描、拍照、手打等方式,将纸质的档案资料输入到数据库的服务器之中进行存储,进而实现档案资料的存储、备份以及检索利用等。对文化馆档案进行数字化管理的必要性主要体现在以下几方面:(1)由于档案资料往往都记录于纸张之中,而纸是一种比较脆弱的载体,经过长时间的使用会不可避免的发生不同程度的破损,会对档案资料的完整性造成严重的影响,因此,将纸质资料转变为数字形式有利于档案资料的安全保存;(2)由于纸质档案会占用大量的空间,随着档案数量的不断增多,对其进行管理的难度也会越来越大,尤其是对纸质档案进行查阅时,会浪费大量的时间,通过将纸质档案转变为数字档案,能够大大提高查阅效率,而且还有利于纸质档案的集中管理。

三、文化馆档案数字化管理的问题所在

由于档案的数字化管理所涉及到的内容较多,而且具有非常强的专业性,在当前文化馆档案数字化管理过程中,存在着如下的问题:(1)档案数字化处理设备配备不足,某些文化馆的数字化处理设备还比较落后,仅配备了计算机和扫描机等最基本的处理设备。在对文化馆档案进行数字化的转化过程中,还停留在本机上处理本机上保存的管理模式,没有专业的数据库服务器、存储设备及配套的安全设备。同时,还无法对数字档案进行有效的共享和进行异地备份,导致数字档案的安全性无法得到有效的保障。(2)档案馆缺少专业的数字化管理人员,文化馆中的档案管理人员往往都缺乏档案数字化管理的理念,也就无法对数字化档案进行良好的管理。同时,档案管也没有对档案管理人员进行系统全面的数字化档案管理培训,虽然很多档案管引入了先进的数字化档案管理软件,但是档案管理人员缺乏相应的数字化档案管理知识,也就无法充分的发挥出档案管理软件的作用。

四、提高文化馆档案的数字化管理水平的有效措施

为了进一步提高文化馆档案的数字化管理水平,需要结合当前数字化档案管理的实际情况,采取以下有效的改进措施:(1)加大数字化档案管理的投入,配备充足的数字化档案管理设备。文化档案馆要加大档案数字化管理设备的投入资金,并建立有效的监督机制,确保资金能够有效的投入到档案数字化管理设备上。在设备类型的选择上,要充分的考虑当前文化馆的实际需要以及经济上的合理性,优选出技术先进经济合理的数字化档案管理设备,进而提高档案管理的数字化水平。(2)制定切实可行的人才引进制度和培训制度,文化馆要通过引进专业的数字化档案管理人员和对档案管理人员进行有效的数字化管理培训,进而提高档案管理人员整体的数字化管理水平。文化馆要加大人才引进资金的投入,进而吸引到更多优秀的档案数字化管理人才,从而快速提升档案管理人员的整体水平。同时,还要加强档案管理人员的数字化管理培训,通过进行系统全面的有效培训,逐步提高档案管理人员的整体数字化管理水平。

五、结语

综上所示,在文化馆的档案管理工作中引入数字化的管理方式是大势所趋,也是档案管理发展的实际要求。通过对文化馆档案进行数字化管理,能够有效的提高档案的安全性,在实际的文化馆档案管理过程中,要对档案管理的实际情况进行充分的分析,尤其是档案数字管理中存在的问题,进而对问题采取有针对性的改进措施,从而提高档案管理的数字化水平。

参考文献

[1]赵红颖.图书档案资源数字化融合服务实现研究[D].长春:吉林大学,2015.

[2]彭清清.我国数字档案馆信息资源服务研究[D].合肥:安徽大学,2014.

[3]王镇.县级档案馆档案数字化建设研究—以太原市X县为例[D].太原:山西大学,2016.

数字档案管理范文5

关键词:网络环境;机关档案管理;数字档案;安全管理;大数据技术

在网络环境下,现代信息技术的快速发展和广泛应用对机关档案管理产生重要影响,特别是机关数字档案安全管理,更是面临着巨大挑战[1]。因此,要对网络环境下的机关数字档案安全风险进行系统研究,根据机关数字档案安全风险特点与问题,制定和实施有针对性的解决措施。机关档案数字化带来新的问题,涉及新的载体安全、内容安全、过程安全等诸多问题,是机关档案管理传统模式所不曾遇到的,必须以新的思想、技术、方法与路径,对机关数字档案管理系统开展安全管理[2]。特别是在网络环境下,数字档案存储和查询利用时空分离,更要对机关数字档案的安全性进行实时动态管理,避免机关数字档案在查询利用各个环节中受到外在侵害。加强机关数字档案安全管理,可以有效保障机关档案信息的安全。

一、网络环境下的机关数字档案安全管理内容

网络环境下的机关数字档案安全管理,内容涵盖了数字档案管理各个环节,主要包含了机关数字档案基础设施和运行环境安全管理、机关数字档案数据安全管理、机关数字档案的网络安全管理、机关数字档案应用安全管理、机关数字档案系统安全管理、机关数字档案的人员安全管理、机关数字档案的授权和审计安全管理等方面内容[3]。

1.机关数字档案的基础设施和运行环境安全管理。机关档案数字化建设,需要投入大量资金,购置专门档案管理设备和专业档案管理系统。由于资金投入的限制,一定程度上导致机关数字档案主机系统安全等级较低问题,供电条件、防火防盗、温度和湿度等必备条件难以保障,甚至把机关数字档案简单地存储在一台未加密、未备份的普通电脑中,给机关数字档案带来很大的安全隐患。

2. 机关数字档案的数据安全管理。载体与介质安全、档案数据访问安全、档案数据完整性和可用性、档案数据存储备份等,都是机关数字档案的数据安全管理主要内容[4]。在机关数字档案的数据安全管理中,介质损坏、电脑病毒、硬盘损坏等,都可能导致机关数字档案资源被破坏或者被非法使用、被恶意篡改等。数据是机关数字档案的核心,机关档案数据一旦发生上述问题,将给机关数字档案带来无法估量的损失。

3.机关数字档案的网络安全管理。机关数字档案的网络安全管理,主要是对网络窃取、网络非法接入、网络故障、网络 ARP 攻击(地址解析协议)和 DDOS 攻击(分布式拒绝服务)等进行安全防护。这些网络安全问题,不仅可能导致机关数字档案系统无法正常使用,甚至可能导致档案数据外泄问题,特别是网络 ARP 攻击,会导致数字档案管理系统被非法侵入和非法控制。

4.机关数字档案系统安全管理。档案管理系统的稳定运行,是机关数字档案管理的重要支撑保障。由于技术本身的不完善,系统在运行过程中存在各种安全隐患,如数字档案的平台故障、网络故障和设备故障等。这些故障的出现将会直接影响机关数字档案的安全和机关数字档案系统正常运行。因此,机关数字档案系统安全管理,主要承担了降低运行安全隐患,快速解决运行安全问题,以最快速度恢复档案管理系统运行的责任。

5.机关数字档案的应用安全管理。由于机关数字档案自身价值较高,从而引发许多非法用户以各种非正常手段入侵机关数字档案管理系统,非法获取系统操作权限,导致档案管理系统数据外泄、数据损毁、非法篡改等;或者合法用户以不合法手段实施了超越权限的操作,非法获取机关档案信息、篡改档案数据等;档案管理系统设计缺陷,导致查询利用不规范或不合理等。这些都可能导致机关数字档案应用安全风险,只有加强机关数字档案的应用安全管理,才能为用户提供稳定的档案信息服务。

6.机关数字档案的人员安全管理。在机关档案管理中,由于编制紧张,未能配备专门档案管理人员,无法有效保障机关数字档案的运行维护工作;或者是由于人员培训不足,导致机关档案管理人员专业技能缺乏,很难胜任新形势下的机关数字档案安全管理工作;档案安全意识薄弱,甚至个别机关档案管理人员在外在诱惑之下,对机关档案数据进行非法篡改或窃取,产生机关档案数据的“安全风险”;机关数字档案管理中,缺乏规范性操作流程和要求,导致管理漏洞。人是机关数字档案安全管理最为活跃的影响因素,应加强对机关数字档案工作人员的安全管理,形成安全风险防范第一道防线。

7.机关数字档案的授权和审计安全管理。主要对机关数字档案管理中的授权和审计过程进行管理。由于机关数字档案管理中的授权机制不完善,导致权限混乱、乱授权和过度授权等问题;由于系统审计日志缺失,从而导致无法对非法入侵及时阻止、有效跟踪、快速追查等问题。机关档案的授权和审计管理,需要建立完善的授权管理机制和系统的审计日志,对非法入侵进行提前防控。

二、加强网络环境下机关数字档案安全管理策略与路径

针对网络环境下机关数字档案安全管理内容与问题,应从以下几个方面加强机关数字档案安全管理。

1.强化机关数字档案安全管理意识。首先,随着网络技术的发展和应用,无论是机关档案自身,还是机关档案管理,都发生了根本性变化,机关档案数字化是必然发展趋势,加强机关数字档案安全管理刻不容缓[5]。因此,要从思想认识上强化机关数字档案安全管理,突破传统档案管理思维束缚,根据现代信息技术特点,探索更加适合网络环境的机关数字档案安全管理路径。其次,网络环境下的机关数字档案安全管理,不仅要求增强档案管理人员的安全意识,还要对档案管理人员信息技术水平进行考核。因此,机关档案管理人员要切实提升自身的数字档案安全管理能力,重视档案管理人员数字档案安全管理能力培训,加大专业人才引进力度,通过提升服务技能达到提高机关数字档案安全管理的目标。

2.构建机关数字档案信息安全存储基础。在信息时代,数据将会以指数级增长,而且数据类型和形式更加多样化,增加了机关数字档案信息安全存储的难度和风险。特别是机关数字档案信息体量十分庞大,容易受到网络黑客恶意攻击,导致机关数字档案信息被非法使用。因此,要对机关数字档案信息安全存储进行重点关注,构建稳定可靠的安全存储基础,构建全面的档案信息存储防护体系。第一,要扩充机关数字档案存储容量,为机关档案信息存储提供足够的数字空间。机关档案管理中形成的大量存储数据,不仅数量急剧增加,而且结构更加复杂,现有的存储方式已很难满足实际需要,因此要构建容量足够大、安全性足够高的机关数字档案安全存储方式。第二,要在众多的机关档案信息存储方式中,择最为合适的方式,改变传统的单一存储方式。对于结构松散的半结构化机关档案数据,采取面向文档需要的分布式存储方式;对于结构化的机关档案数据,采取主题存储方式。要针对信息类型的不同,采取不同的数据存储方式,提高机关数字档案信息安全和开发利用的有效性。

3. 加强大数据技术在机关数字档案安全管理中的应用。纸质馆藏内容基本上依靠手工整理、人工编目,是传统机关档案管理的主要技术手段。但是在网络环境下的机关数字档案管理中,档案管理工作借助于现代信息技术完成,特别是大数据技术的出现,在机关数字档案安全管理中得到广泛应用。首先,通过大数据与机关数字档案安全管理的深度融合,提升机关数字档案系统的安全防御级别,更好地应对更高级别的持续性网络攻击,对各类计算机病毒、网络黑客的非法入侵进行有效防御。其次,在推进机关档案数字化管理过程中,通过大数据技术的应用,对机关档案管理全流程进行实时上传,建立机关数字档案全路程跟踪溯源,确保数据不被恶意篡改。再次,通过大数据技术的应用,实现机关档案数据安全管理系统的多节点接入,更好地实现对机关档案数据的授权访问,强化了机关数字档案的安全性。

4.建立安全高效的机关数字档案信息管理系统。机关数字档案本身具有与载体分离、高度依赖系统等特点,从而对机关数字档案信息管理系统的安全性提出了更高要求。配置更为优质、先进的硬件设施,建立集收集、存储、分析、开发、应用为一体的机关数字档案信息管理系统,是机关数字档案安全管理的重要任务。因此,要建立一个基于云计算技术的机关数字档案信息管理系统,不仅能对数量繁杂、类型多样的机关数字档案进行收集、分类和分析,挖掘机关数字档案之间的关联性,还要具备快速扩容和安全存储能力,提高机关数字档案信息管理系统安全性,为机关档案管理人员提高工作效率和服务水平奠定基础,同时也提高机关数字档案安全管理水平。

三、总结

数字档案管理范文6

关键词:资源共享;自然资源档案;自然资源档案管理;档案数字

自然资源档案是自然资源相关部门在实际工作中形成的具有重要保存价值的实体资源,包括文书档案、图表档案和音像档案等多种形式[1],做好自然资源档案管理,对于加强国土空间管理、生态环境保护、生态修复、自然资源规划等都有重要作用。传统区域自然资源档案管理模式无法整合档案资源,虽然2018年机构改革对自然资源相关部门进行了整合,但是依然没有摆脱自然资源档案区域管理的现状[2]。在资源共享背景下强调自然资源档案管理和档案利用,是做好新时代档案管理、推动生态文明建设的重要手段和必经途径。

1资源共享视域下的数字档案管理概述

随着互联网技术发展,共享成为经济发展新动力,原本闲置资源被盘活,资源利用效率得到优化[3]。资源共享成为社会发展的热点,改变了社会资源优化配置生态环境。新修订档案法对档案信息化内容作了具体规定,分别对电子档案管理信息系统建设、推进传统载体档案数字化、电子档案的移交和检测、数字档案馆建设、档案信息资源共享服务平台建设等工作提出明确要求[4]。近年来,自然资源档案管理相关部门相继建立了一批数字档案室,确保国家级电子(数字)档案室系统项目建设精准落地。资源共享视域下数字档案管理的最终目标是实现档案利用,公共档案数据的开放以及同类档案数据的聚合利用都更利于发挥数据的价值。将区域数字资源和档案资源融合起来,在提高档案管理数字化水平的同时,将档案资源利用融合到档案利用中去。

2资源共享视域下自然资源档案数字化管理的策略

自然档案资源是自然资源、生态环境和人类生态活动的真实记录,在资源共享视域下做好自然资源档案数字化管理,对于推动社会经济发展、维护社会生态、提高自然资源治理体系和环境治理现代化建设具有重要的意义[5]。资源共享视域下做好自然资源档案数字化管理,需要从自然资源档案数字化和共享两个层面入手,具体实施策略如下。

2.1 多举措推动数字化建设。不断增强自然资源档案管理能力。就网络控制下的自然资源数字化档案管理系统来讲,必须通过数字化建设推动自然资源档案共享性发展。自然资源内部档案管理层面,建议全面推动信息化向数字化转型。同时,增强档案管理可靠性。加强自然资源档案管理所具备的可靠性,需要结合相关标准严格要求硬件的组成以及磁盘阵列产品的结构,夯实数字化档案管理系统功能更新的基础。同时,磁盘阵列需要多元化保护级别,确保系统功能,让数字化档案管理系统相关数据拥有安全性基础。全面贯彻落实国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合自然资源档案管理部门实际工作,强化档案信息化管理逆向思维,协同档案利用需求思维,制定自然资源档案管理部门信息化材料归档范围和档案保管的具体实现要求,增强档案管理的规范化水平,做到“应收尽收、应归尽归”。

2.2 建立健全数字信息系统。通过自然资源数字化处理的档案,重要的是加强档案管理。建议购买自然资源档案相关档案管理软件,实现自然资源档案内部授权,对接各部门发展端口实现网络化管理。自然资源档案各部门的档案信息可以自行录入系统,档案管理部门可以进行有效的归档,提高档案管理工作效率。根据目前人们“互联网+移动APP”的生活习惯,加强自然资源档案管理部门的智能化档案管理APP建设,自然资源档案管理相关人员可以有效利用APP查阅和利用档案,实现自然资源档案管理和利用效率最大化。通过信息化系统建设,为自然资源档案管理系统运行提供可靠性、安全性的保障。自然资源档案系统有着极为严格的硬件要求,需要能够热插拔的硬件以便保障系统应用的连续性。合理运用数字技术,实现自然资源档案管理虚拟动态演示。档案管理数字技术具备明显的交互性,推动档案管理数字技术有效运用,可以从自然资源档案管理需求者角度自动调整档案管理方向。对档案管理现代化来讲,这种虚拟的技术可以实现档案管理内部结构关系、外部模拟结构和需求模型虚拟,借助3D环境光源模拟系统打造立体化的档案管理格局。

2.3 高效获取档案数据资源。自然资源档案数字化管理涉及大量信息设备的使用,包含各类区域网络、硬件设备及软件等,所以自然资源档案管理需完善数字化档案管理配置,并重视自然资源数据库管理,从而推动区域档案资源共享,为区域生态建设和资源发展贡献力量。要推动区域档案资源共享,必须做好自然资源档案管理基础数据采集,主要包括自然资源档案管理历史数据、管理需求、管理发展趋势等,为确保自然资源基础数据的真实性和可靠性全面发力。一是有针对性地开展自然资源档案管理调研。通过实地调研自然资源档案管理对象的方式掌握基层档案需求数据资源,获取有效的自然资源档案管理基础数据。二是利用现代技术梳理档案自然资源历史管理数据。通过查找、数据浏览等方式,了解自然资源档案管理历史记录,明确区域自然资源共享方向。三是利用自然资源档案数据系统进行综合测量,对获得的自然资源档案管理基础数据进行综合汇总。最后利用大数据技术处理自然资源档案管理数据,做好档案管理数据归类处理,为档案共享奠定基础。

3结语

信息时代下,自然资源档案共享成为档案管理的必然趋势,自然资源档案管理者应当深入认识档案管理共享、档案数字化建设的必要性。健全自然资源数字化档案管理基础配置,将现代化数字技术运用到自然资源档案管理工作中,实现信息技术与档案管理的深度融合,同时将数字技术与自然资源档案个性化服务有机结合。如上举措能提升自然资源档案管理效率,满足社会对档案利用的需求。

参考文献:

[1]汤沛淳.自然资源档案的特点及管理工作实践路径思考[J].传媒论坛,2020,3(13):118-119.

[2]赵华.试论新形势下自然资源档案管理工作存在的问题及对策[J].兰台内外,2020(12):49.

[3]汤安琪.自然资源档案数字化建设策略探究[J].办公室业务,2020(06):178-179.

[4]郑金月.从档案治理体系视角看新修订档案法[J].浙江档案,2020(07):14-17.

数字档案管理范文7

关键词:青年档案工作者;档案;数字化;管理引言

指出:“经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案,在全面建设小康社会进程中,档案工作显得越来越重要。”现在,各行各业都已经步入数字化的道路,档案事业的服务属性决定了档案走向数字化是必由之路[1]。传统档案管理是以纸质档案为管理对象,通过人工操作实现档案管理及利用,档案数字化管理是以数字化档案为管理对象,将纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中,利用计算机系统进行管理,实现检索、查阅、利用等功能。

1档案数字化管理的意义

首先,能更安全地存储档案,保护历史资源。传统纸质档案易受到环境、气候、虫害等影响,随着时间的推移容易造成档案的缺失。而数字化档案能更完整地保存档案,对年代久远的档案材料,可防止部分档案篡改的行为。在传统的档案借阅模式中,查阅者及档案工作人员查阅档案时需要频繁调取档案,数字化管理后可在一定程度上避免人为因素对原始纸质档案的损坏,加强对原件的保护[2-3]。其次,能更高效地查阅档案,提高档案利用率。档案数字化管理依靠档案管理系统,通过搜索关键词能用最少的时间查找到目标档案,减少劳动时间,提高工作效率。同时,借助计算机网络可实现多地、多人共享查阅,提供更加便捷的服务[4]。

2青年档案工作者在档案数字化管理中具有的优势

现在,越来越多的青年加入到档案工作队伍里,与档案老员工相比,青年档案工作者具有很多优势。首先,知识优势。青年档案工作者受教育程度高,具有较高的政治觉悟、广阔的知识结构、系统的技能水平,掌握更多的现代信息技术的基本操作技能与知识,对计算机技术的应用也更加熟练。其次,精力优势。档案数字化管理工作存在工作时间长、工作量大的特点。青年档案工作者具有强健的体魄、充沛的精力,而且受婚姻、家庭、人情世故的牵绊较少,能全身心地投入工作[5]。最后,潜能优势。青年档案工作者对新事物、新理念接受能力强,能最快地适应档案事业转型发展;青年档案工作者具有开拓创新精神,善于思考,能够及时转变工作方式,对档案管理、宣传、利用等功能起到推波助澜功效,能够不断地对档案管理系统进行完善,适应信息化发展;能够肩负档案宣传职责,满足社会对档案资源的需求,能够挖掘档案数据资源,强化档案服务功能,发挥档案价值。

3青年档案工作者应该做好以下工作

青年档案工作者在档案数字化管理中虽然存在明显的优势,但在工作中仍有许多做得不足的地方,需要继续锤炼自己,做到“独当一面”“游刃有余”。具体为:

3.1“勇于担当”,要有强烈的责任感、使命感

首先是政治担当。青年档案工作者参加工作时间短,工作经验不足,思想单纯,易受不法分子利用,要强化政治理论学习,提高明辨是非能力,遵纪守法,不做损害集体及国家利益的事情。其次,培养敬业精神。青年档案工作者要正确认识档案工作的重要意义,围绕着“为党管档、为国守史、为民服务”的责任担当,做好工作的每个细节。提高主动服务意识,加大对单位重要决策、重要档案的收集力度;树立为人民服务意识,为查阅者提供便利服务。最后,明确定位,做好职业规划。青年档案工作者往往怀有远大理想,希望实现自身的价值,认为档案工作是一项幕后工作,工作不出业绩又缺乏亮点,觉得难以得到领导的“青睐”“赏识”,其实这样的思想是错误的。产生这种思想的主要原因是自身定位不明确,缺乏职业规划。明确“为人民服务”的定位,肩负推动档案事业的改革的任务,将自己的豪情壮志、雄心抱负融入到踏踏实实、兢兢业业的工作中,坚持不懈地努力,同样会展现出自己“闪光”的一面,实现自身的价值。

3.2“防患于未然”,筑牢档案安全防线

刚刚过去的法国巴黎圣母院的火灾,无不令人扼腕叹息,短短几个小时,人类瑰宝顷刻化为灰烬。安全是档案工作的生命线,也是档案事业的根基,档案安全是对青年档案工作者提出的最低要求。首先,要对档案有神圣的敬意。思想上时刻绷紧档案安全这根弦,筑牢档案安全防线,用实际行动来履行档案工作者的职责与义务,在紧急、关键时刻,要用生命保护档案。其次,明确风险隐患点,注重细节。库房管理、档案仪器设备、电线电路、计算机防火墙、档案系统管理权限、档案数字化加工、数据存储等方面都是风险隐患点,稍有疏忽都会造成档案安全事故。档案库房进出管理不严会造成档案丢失,温湿度管理不当会出现档案纸张黄化、虫蛀现象,直接影响档案数字化加工;仪器设备运转不正常、插线板电路老化会引起火灾;网络病毒及黑客的各种攻击会造成网络瘫痪;越权访问登录档案管理系统会造成档案被随意查看、删除、篡改及窃取;档案数字化外包加工未按规定执行会造成泄密[6]。最后,注意保密安全。档案管理人员要注重自身的言行,在任何场合都要做到守口如瓶。对密件管理严格按照保密相关规定,不能凭个人感觉进行解密。档案数字化外包加工需签订保密协议,加工场地需做到无死角监控。

3.3“有条有理”,做好纸质档案数字化工作

档案数字化管理的前提是纸质档案数字化工作。纸质档案数字化工作的质量好坏直接影响着档案数字化管理水平的高低。纸质档案数字化工作需要投入较大的人力、物力和精力,青年档案工作者需利用自身的智力优势,将档案管理与计算机管理、互联网技术相融合,在充分调研、认真规划、合理开展纸质档案档案数字化工作。一是配置档案数字化设备。根据本单位的档案量选择适合本单位的档案管理系统软件、安全控制系统以及先进的扫描仪等设备,对书面文字、照片图像等材料进行准确扫描、数据录入、整理分类、存储保管和查阅利用。二是合理制定档案数字化工作方案。根据纸质档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素制定科学合理的工作方案,确保档案数字化工作达到预期目标。对保存价值高、开放等级高、使用频率高、档案损毁度高的档案优先数字化,根据数字化资金情况,有计划、分批次对档案进行数字化[7]。三是建立健全相关制度和工作标准,使档案数字化管理做到有章可循、有法可依,实现有效管控。主动承担起草包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、载体管理、档案实体管理等档案数字化管理相关制度。

3.4“尽职守则”,重视日常管理规范化

数字档案管理范文8

档案数字化管理是网络时代的自身基本价值的功能需求,是这个时代档案工作的新使命。档案资源数字化管理因为要结合计算机技术的软硬件环境来实现,在整个管理过程中会凸现出数字化档案管理的种种优势与困境。本文分析了档案资源数字化管理面临的困境,提出了一些对策。

关键词:

网络环境;数字档案管理;优势;困境

现代信息和网络技术的飞速发展,电子政务建设的不断深入,电子文件已不单是一种新型载体,同时也意味着人类记录信息、传达和留存信息的方式已经发生了巨大的变化。在漫长的档案史上是另一次的重大变革。档案信息数字化、档案信息资源数据库、虚拟档案馆等的建设已经提到时代的议程。传统的档案管理模式已经逐步不再适应这个时代。

一、档案资源数字化管理是信息时代的大势所趋

在重视历史积淀的文化传统思想指引下,由于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术飞速发展,这个过程中产生出来的数字化档案信息分散存储于不同载体、不同地理位置,唯有依托于计算机和网络链接的方式才能实现数字档案信息资源的及时共享。档案信息化建设迫在眉睫,首先应以运用为导向。随着社会信息化的扩大深入和政府机构服务社会的数字化需求,电子政务建设在不断地强力推进。这种行政方式的变革必定促使档案资源施行数字化管理。档案数字化管理必须在数据管理的基础上,围绕网络建设这个中心,完善各种业务信息应用系统,然后向纵深的网络化发展。档案资源数字化管理势在必行。

二、档案资源数字化管理的自身优势

一是存储于服务器、磁盘或者光盘等载体上的数字档案资源,受时空限制比较小,脱离实体档案,可以无数次的复制,携带方便。利用者只需获得访问权限,就可以随时实现异地调阅所需的档案信息。数字档案管理系统的运行已经涵盖了收、管、用、存四个阶段,可以实现在线收集,进行目录建库、在线接收、脱机接收、文件格式转换、档案征集等工作;实现在线管理,进行档案整理、编目打印、专题组织、档案鉴定、档案统计等工作;实现在线利用,进行档案检索、全文调阅、视频点播、照片档案浏览、档案出证等工作,无论是收、管、用、存哪个阶段,操作十分简单、便捷。档案管理员通过档案管理系统将数据进行著录、保管、利用就可以涵盖档案管理的全阶段。二是档案资源数字化管理非常有利于开发库存的档案信息资源。实现档案资源数字化管理后,各门各类数字档案信息资源通过系统检索,可以快速实现查找,并且系统自觉对信息进行优化,可以查找到的是相关联的问题或事件的所有数字档案资料,不再是单个的文件。这可解决和缓和档案文献的客观状况与人们实际利用要求之间存在的种种矛盾,极大地满足档案资源深层次查询利用与编研开发。三是确保部门案卷的质量。广东省广州市广播电视大学档案信息化建设初期结束后,各归档部门人员只需要将文件材料数字化后输入网络管理系统。档案室统一接收后,进行立卷编码保存。这样非常有利于收齐收全档案材料。同时也避免了档案室的档案管理员因为未能全面了解各部门的工作,而造成的关于材料准确性方面的断定失误,影响案卷质量。

三、档案资源数字化管理面临的困境

由于数据安全的要求,部署在局域网中的包含着全部档案信息数据的数字档案管理系统一般是与外网隔离的。但在目前普遍技术相对落后的条件下,数字化档案管理还面临着种种困境。一是档案资源数字化管理虽然操作方便、传递快捷、存储空间小,档案装具、档案安保系统却要相应的趋于半智能化或者智能化。一旦性能不稳定,劣势就会凸显,其真实性和保密性难以掌控。此外,存储在计算机里的数字档案信息资料可以在编辑修改时不留任何痕迹,一经修改后真伪难辨,业务操作主体的可信性、可审计性以及不可抵赖性就无法保证,数字档案的可据性就大受质疑。二是数字档案资源对存储载体依赖性相当强。档案资源数字化管理后,档案检索工具必须以计算机作为依托,数字档案信息对软硬件设备的依赖性会很强,不能像纸质文件直接读取。但是计算机更新换代非常快,造成早期形成的电子数据在新的软硬件环境中无法读取,还有的因为应用软件不兼容数据读取不了。档案资源数字化管理的条件必须尽快完备,才能适应外部环境的变化。否则,数据一旦丢失或遭受病毒的侵害,档案数字化管理势必成空。三是数字档案管理系统与其他业务信息管理系统并不兼容。比如广东省广州市广播电视大学教务处使用学籍管理系统和教务管理系统,人事部使用人事管理系统,财务部门使用财务管理系统,总务处使用资产管理系统,机关部室使用OA办公平台等。这些业务信息管理系统各自按照自己部门的工作需求来开发,系统设计单位不同,软件环境差异较大,建设模式与技术架构也不一致,产品接口不合标准,难以兼容,所形成的数据无法转换,无法完成数字档案数据直接在线迁移。文件归档、数据收集和录入由此滞后。四是我国目前采取的是“双轨制”和“双套制”文档管理模式。纸质文件与电子文件同步随业务流程在流转,最终两套归档。虽然这样做法有它自身的优势,但是技术的更新发展,观念也要相应地更新。文件以纸质形式为主的形势将逐步转向以电子形式为主,管理的模式也已经在悄然转型,未来我国势必实现以电子形式为主的档案管理模式。当然,管理模式的转型是一个相当长期的过程。五是档案资源利用率不高给档案数字化管理带来了阻力。档案管理的基本职能就是提供利用,主动为大众服务。这是档案管理应积极努力的方向,也是档案管理应具有的义务和职能。档案资源利用率不高,虽然这些年档案信息化建设有了加强,档案数据管理系统通过档案原件扫描、档案内容录入、档案编研等手段推行档案信息的网络利用。但很多单位档案管理人员信息化水平不高,人工纸质目录检索还是档案查询的主流手段。数字档案资源利用率总是得不到提高。

四、如何解决档案资源数字化管理过程中遇到的困境和难题

基于上文提到的种种情况,参照国内外最先进的技术手段,形成了一些想法,提出以下几点建议:一是优化档案资源数字化管理环境。档案资源数字化管理是一项系统工程,包含顶层设计、系统选型、软件开发、技术规范、全程参与、归档整理、存量纸质档案的扫描录入、增量电子档案的数据管理、多样化的异地备份、利用平台、数据安全等,硬件加软件的系统。通过档案资源数字化管理系统,来涵盖文件从生成、流转、归档到移交、保管、利用和销毁等全过程业务,实现身份统一认证,信息统一分类,权限统一分配,使不同体系的应用系统得以集成到一个统一的框架体系中,实现共享。二是实现互联互通,对接所有的业务信息系统。在目前这种各个业务信息系统各自为政的状况下,要实现现有的档案信息资源多网互联,多系统信息互通,首先必须实现各模块软件的紧密集成,搭建业务应用系统,实现数据的可视化管理和综合分析应用。通过建立业务组件,为各系统扩展提供接口。在档案资源数字化管理系统建设的推进中,建立起相关的制度,尤其是电子档案数据安全管理制度,来强化相应有效的推进机制,促进数字档案的建设。三是加快人才队伍建设。网络时代的档案管理要实现由过去的手工劳动密集型向以办公自动化为依托的技术密集型转型,必须有一支既懂计算机网络技术又懂档案专业的高素质、高技能的复合型档案管理人才队伍。这是实现档案信息化,与国家信息化建设相衔接的关键所在。

综上所述,档案数字化管理终将成为档案管理现代化的必经之道。针对档案管理数字化进程的现状,还需继续深入研究对策,逐步充分实现档案数字化管理的网络共享,早日实现纸质档案的绝大部分功能。

作者:傅永珍 单位:广东省广州市广播电视大学

参考文献:

[1]薛斌,马欢,薛文.我国高校档案信息化建设存在的问题及对策[J].科技资讯.2014(25).