数字档案论文范文1
在对高校档案管理中不仅仅要做好对电子档案的记录以及存储等方面的工作，还需要对档案工作的共享进行合理的分工。现对高校档案进行三个层次的分类：高校的原始资料和档案的扫描件以及档案数据库。其中高校档案的原始资料转化为扫描件是档案数字化技术的重点，包括对文件的扫描所采用的扫描仪的选择以及对文件扫描的清晰度，保证了对图像的采集工作。但是要在极短的时间内对档案进行扫描工作需要将档案进行拆分，利用扫描仪进行档案的扫描工作。而对建立高校档案数据库能够实现对纸质档案与数字档案的并存。高校档案系统数据库能够实现档案实体转化为数字档案，并借助多媒体来对纸质档案与数字档案进行统一的管理。档案转换为数字化可以借助多媒体、数据库、数据压缩等多种技术，将现存各种载体的档案进行数字化处理，形成文本文件、图像文件、图形文件、影像和声音文件，并存储到档案信息数据库中，实现了最大可能地保证信息的原始性和真实性。在建立高校系统数据库后对随时发生的信息变更都可以将形成的档案资料及时转换成为数据文件，保证了高校档案系统数据库中信息的时效性与真实性。
二、构建高校电子档案信息安全评价指标体系
电子档案安全评价方法有许多，但基于高校电子档案性质，其安全风险的评价方法主要有定量分析法、定性分析法、定量与定性结合分析法。信息安全评价体系的构建需遵循科学性、层次性、全面性、独立性、可操作性、动态稳定性等原则。
（一）评价指标的组成。电子档案信息安全评价通常涉及档案学、计算机科学、网络技术学、密码技术学、信息学等多个学科。同时其安全评价涉及的范围也是多层次的，包括硬件层、软件层、网络层等。因此其评价指标也是多元化、多学科交叉、多层次的。
（二）确定指标权重方法。结合高校电子档案信息特点，对于诸多安全评价指标，需确定与之对应的权重，对安全级别和要求进行分级，避免一概而论带来的资源浪费。通常权重确定的标准是依据档案信息量的大小、重要等级、敏感性等。对于高校电子档案信息安全评价指标权重确定的计算方法主要有：德尔菲法、层次分析法、环比法等。其中最为常用且实际效果较符合高校信息化安全管理实际的是德尔菲法和层次分析法。
（三）综合评价方法。综合评价是一项复杂的工作，许多相关学者都对其进行了长期的研究，并取得了一定的研究成果。对于高校电子档案安全的综合评价研究，总结起来大致分为以下几类：系统模拟与仿真评价、信息论方法、灰色系统理论与灰色综合评价、智能化方法、可拓物元分析法、动态综合评价法、交互式多目标的综合评价法、交合分析法等。
三、总结
数字档案论文范文2
关键词：海洋数字档案；信息安全；网络应用
在社会信息化的大环境下，数字化建设已成为评价一个国家信息基础水平的重要标志。海洋档案的管理作为社会信息资源系统的一个重要组成部分，也正面临着数字化时代的挑战。随着电子文件的大量出现，档案理论界对于电子文件是否应该转化为档案材料也从争论转为接受，这一革新要求我们改变原有对文件档案的理解，顺应技术发展趋势，更好地进行海洋档案管理工作。
1海洋数字档案的概念和特点
在1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案(Physicalarchive)和实态档案库(Physicalrepositoriesofarchives)相对应的虚拟档案(Virtualarchives)。国际档案理事会对数字档案的定义是:通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排。以此类推，海洋数字档案就是以代码数字形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的海洋方面的文件档案。数字档案改变了传统的档案载体形式与档案工作意识。数字档案的载体与传统档案的载体有很大区别，包括存贮电子文件、信件、图纸、报表所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带等。数字档案中的信息资料不以传统的笔墨纸张等直观的形象出现，而是通过二进制代码以数字形式存贮，成为肉眼不可直接识读的记录符号。档案信息传输平台数字化，当档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能，通常是以网站方式提供相关档案服务。海洋数字档案也有着与其他数字档案相同的特性。
2网络环境下海洋数字档案的安全隐患
在数字化的过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成海洋信息的丢失或删改，却不易被察觉。
海洋电子文件的信息共享带来了一些不安全因素。以计算机为载体的电子文件，不同于以纸张为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读，并且信息容量巨大，传输快捷，这种电子文件的共享性和易用性是其网络化运作环境决定的，是一种进步和发展。同时，也给海洋电子文件带来了不安全和泄密因素。
目前的档案保护规程主要针对纸质载体制成材料的耐久性、保存环境等方面来进行，缺乏对电子档案长时间可靠保存的经验与技术。实践证明纸质载体的档案在一定的保护条件下可保存达上千年，而电子文件的物理载体寿命却远不如纸质档案，磁性载体档案的寿命最多只有十多年，光盘载体的寿命也不超过I00年。另外，纸张的损坏很容易被发现，但电子文件载体的损坏只能由设备检验。此外，由于信息技术的快速发展，信息保存的格式和载体都在发生变化，使得早期数字档案难于“阅读”，例如现在面对一个保存在5英寸软盘上的Wordstar格式的文件，恐怕大多数读者都会束手无策，而这只不过是20多年前主流格式与存储载体。
由于网络技术本身的安全隐患导致泄密。Internet/Intranet技术本身就不是一种很安全的信息传输方式，网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地，任何中介站点均可以拦截、读取、破坏甚至篡改信息。随着互联网的发展，互联网攻击手段也越来越多，攻击工具的破坏力越来越强，而安全技术是一种在对抗中被动发展的技术，它总是滞后的，这样就导致了网络的脆弱性。此外，网络硬件也是经常被忽视的但风险极大的泄密途径，主要方式有电磁泄露、非法终端、搭线窃取·后门程序等。
管理人员不足，技术水平有限。据有关资料显示，90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训，他们缺乏计算机与网络的相关知识，缺乏对档案信息网络的安全意识。
3网络环境下实现海洋数字档案安全的对策
如前所述，随着网络信息技术的迅猛发展和广泛应用，数字档案及海洋数字档案的安全保密问题日益突出，为严防密从网泄，确保电子文档安全，应在管理、网络安全和信息安全3方面采取有效的安全技术与措施。
3.1管理方面
加大人才培养力度，提高管理人员的技术水平。海洋档案信息数字化是信息时展的必然趋势，海洋档案管理人员要充分认识网络中的档案信息，不能认为只要把电脑管好了，信息没有丢失，就是做好保密工作了。海洋档案管理人员自身要增强责任感、使命感和危机感，树立高度自觉的档案信息安全防范意识。海洋档案管理人员要更新知识、技能，努力学习掌握档案现代化管理、计算机和网络安全等方面的技术，加快从传统型档案管理人员向现代化档案管理人员的转化。同时，海洋档案行政管理部门要采取相应措施，从政策、待遇等方面培养和激励专业技术人才。要通过在职教育、短期培训和学历教育等多种渠道和方式，提高和更新在职人员的知识水平和专业技能，充分调动海洋档案管理人员的积极性、主动性和创造性，为推进海洋档案信息化建设作贡献。
制定安全管理制度。在海洋数字档案安全管理中，除了采用相应的安全技术措施之外，更重要的是海洋档案管理部门还应当根据相关法律、法规，结合本单位实际，制定、完善一些制度。如，确定本单位档案信息的安全管理等级和安全管理范围，制定档案网络操作使用规程，用户身份认证制度，电子文件的接收、保管、检索、查询和网络安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋数字档案信息的安全保障体系。
3.2网络安全方面
硬件设备安全。涉及海洋电子文档的计算机应做到专人专用，使用的移动储存设备也应做到专用，不可混用。对于网络设备应该尽量使用通过保密检测的设备，不要盲目追求新产品、新技术，以减少泄密渠道。
操作系统安全。安全的操作系统是网络安全的重要基础，因为所有的基本应用和安全措施(如病毒防治、人侵检测、设置防火墙和安全岛)都依赖操作系统提供的底层支持。充分考虑海洋数字档案操作系统的安全性是我国的国情所决定的，因为许多核心技术我国并不掌握，无法保证国外操作系统产品不存在后门程序。在海洋数字档案管理用操作系统方面要考虑以下两点:①采用的产品要具有自主知识产权，且源代码对政府公开;②定期利用漏洞扫描工具检测系统漏洞和配置情况，以便及时发现问题。操作系统的安全主要通过增强身份标志与验证、细化自主访问控制、用户职责划分、强制访问控制、审计跟踪和安全管理等方面的措施来实现，这些措施都可以对基本安全功能提供强有力的支持。
安装杀毒软件。防病毒必须从网络整体考虑，主动防御，改变被动劣势，要树立“预防为主，防治结合”的观念。从方便管理人员的工作着手，使其能够管理网络上的所有机器，如利用定时查毒功能，对客户进行扫描，检查病毒情况;利用在线报警功能，监测网络上的每一台机器，出现故障或病毒侵人时，网络管理人员都能及时知道，并作出反应。
内外网隔离。在内外部网之间，设置防火墙(包括分组过滤与应用)实现内外网的隔离与访问控制是保护内部网安全最主要的同时也是最有效、最经济的措施之一。无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能:过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
在必须使用公众网络时采用虚拟专用网络(VPN)技术。VPN能够利用Internet或其他公共互联网络的基础设施为用户创建隧道，并提供与专用网络一样的安全和功能保障。在互联网上传输数据时，VPN可提供保密和数据加密。如果某机关档案系统设有两个或更多分支机构，或者希望用户远程访问档案网络，这种方法尤其有用。
3.3信息安全方面
海洋数据备份恢复系统。备份数据可以防止磁盘驱动器出现故障、电源断电、感染病毒和发生其他事故时丢失数据。一旦发生了数据丢失，如果按照备份规程进行了备份，那么就可以恢复数据。海洋数据备份最可靠的办法是完全备份和增量备份相结合，例如我们可以每周执行一次完全备份，每天执行一次增量备份。除此之外，还应该选择不同的数据存储介质，并将备份介质存放于不同的安全地点。
载体保护。海洋数字档案的记录载体由于它的磁性、光学性和磁光性，易受磁场、光线、温度和湿度等环境影响。海洋数字档案存储介质应存放在无强磁场干扰、避光、防尘、无腐蚀性气体的环境里，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到相关标准的要求。加强工作人员责任心，提高操作能力避免不正确操作。例如，使用标识笔作标注时，会带来盘面的污损拿取时手法不正确，留下指纹中的油脂、盐分、微生物等长期依附其上，会腐蚀盘带。
数字签名技术。主要包括数字签署技术和验证技术，以解决伪造、抵赖和冒充等问题，在存储和流通过程中，保证了数字档案的原始性、真实性。目前常用的数字签名技术有光笔签名、电子签名、电子印章、数字指纹、数字水印、数字时间截和数字证书等。
信息加密。加密技术可以确保电子文件内容的非公开性，是保证电子文件机密性的重要方法，其目的是采取某种数字方法经信息伪装起来，使非法入侵者无法了解信息的真实含义。通常多采用“双密钥码”法。加密通信者各拥有一对密钥，任何发方可以使用收方的公开密钥加密明文后向收方发文，收方只用自己知道的解密密钥解密获得明文。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子文档具有很好的保密和保护效果。
双套归档制。实行“双套制”保存海洋电子档案，既在保存海洋电子档案的同时也保存对应的纸质档案，这也是在技术水平尚欠成熟的条件下解决海洋电子档案原始性、真实性问题的一种可行办法。
海洋数字档案的销毁。目前，数字档案销毁现状不容乐观，销毁随意性较大、方法不规范，为信息保密工作留下了隐患。数字档案的销毁可分为信息销毁和载体销毁两大部分。数字档案的信息销毁即逻辑删除是通过软件系统改变载体的状态，将数字档案数据从记录载体上彻底消除的一种方法，对于非保密性的数字档案可用逻辑删除的办法;数字档案的载体销毁是将数字档案的载体连同信息一起销毁的方法，主要适用于载体、一次写人不可更改的记录载体及受损伤不可修复的载体，此方法销毁比较彻底，不会留下失泄密后患。对应销毁的在网络上处于流转状态的电子文件、电子档案，属于非保密性的可做清除处理;对属于保密范围内的，要做彻底清除处理，连信息的微量信号也一点不能留，以防泄密。
数字档案论文范文3
在当前信息化环境下，招投标档案数字化后，有效的提高了档案管理的效率，在对档案利用时有了更大的便利条件。但招投标档案数字化过程中，也面临着较大的压力和挑战。首先，长期以来档案管理人员因循守旧的思想很难改变。由于信息化环境下，招投标档案的数字化其先进性和科学性是传统档案所无法比拟的，其无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了较大的变化，但长期以来在传统档案管理工作中，档案管理人员谨小慎微及因循守旧的思想和观念在受到来自于档案数字化变革的冲击下，本能的会产生抗拒，在工作中就会有消极的情绪存在，不利于档案数字化管理工作的正常开展;其次，在配套设施上，包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，同时还需要软件、网络和信息安全保障，但在目前很多招投标机构中这些系统配套都存在着严重的不足，从而无法更好的满足招投标档案数字化的要求。由于当前软件开发时往往只是面对单一的档案管理部门，这就导致档案信息系统缺乏统一性和规范性，不能更好的满足档案信息共享性的要求，制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下，网络和信息安全问题尤为突出，这对于招投标档案数字化管理带来较大的较大的安全隐患。最后是档案管理工作中缺乏统一的规范和标准。这就在很大程度上导致档案数字化水平处于较低的水平，更是不能与当前信息化环境下对档案管理的新要求相适应。另外当前招投标机构中信息处理复合型人才较少，由于人员信息化水平较低，不能更好的对数字化设备进行操作，从而无法将数字化的优势更好的体现出来。
二、信息化环境下招投标档案数字化管理的创新
(一)管理与理念创新
随着科技的快速发展，人类社会的不断进步，人民群众对档案信息的利用要求越来越高。就拿招投标档案而言，很多企业都有诉求反映到招标单位，如果能方便的浏览过去在该单位的投标记录和投标文件，企业愿意为此支付费用。所以在管理上，要考虑满足个人和企业法人的需求，在理念上，档案不再是“包袱”，它也可以创收。之前凭介绍信到窗口查阅的非保密档案，完全可以利用信息网络平台，电子商务交易办法处理，辅以个人、法人身份验证，届时，用户浏览授权内的网站就如同网购一样方便。
(二)技术与架构创新
应充分利用云计算技术、物联网技术、大数据技术及移动互联网技术对档案数字化进行技术升级与架构创新。基于云计算的数字档案管理系统主要由云计算数字档案管理应用程序，数字化档案管理节点，计算机专用网络、信息安全设备等构成。利用物联网的RFID技术可将电子档案与纸质档案完美结合，一一对应。基于大数据的数据挖掘与数据分析技术，则为档案信息化增值服务提供了想象空间。招投标双方能够从历史文件库中找到与当期项目相似的案例，对于招投标文件的理解，对于招投标工作的组织，都是非常有利的。
(三)规范与流程创新
真正把招投标工作和档案管理工作以及数字化技术结合起来，需要更新标准、再造流程。《电子招标投标办法》虽然对电子招投标的归档也进行了约束，但还是从大框架上给的要求。实际操作上，很多档案工作都是事后再次归口相关人员整理。如能够更新一下流程，把招投标工作的任何一项活动记录文件都作为档案组成因子，自动操作、随时归档，那么当一次招投标实例完成时，全部归档工作就自动完成。一切都可以靠程序完成，不再依赖人工，即提高效率又降低了人为错误。除了在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合，还可以由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合，这都是标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的体现。
三、结束语
数字档案论文范文4
高校数字化的档案信息从传输、存储到显示利用都要通过计算机来实现，计算机和网络是生成和利用数字档案信息的基础和前提，离开计算机软硬件和网络的传输，数字化的档案信息就不可能读取和显示，因此，数字化档案信息对计算机及网络有很强的依赖性。然而众所周知，计算机及网络具有一定的不安全性，因为计算机网络的某些隐患，有时会使档案信息遭到毁灭性的破坏，这就产生了档案信息的安全问题。如何确保数字化档案信息的保密性、完整性、真实性和可利用性，给高校档案数字化工作带来了极大的挑战，对高校在档案数字化进程中采取先进技术和有效措施，保障高校档案信息安全提出了较高的要求。
二、数字化进程中高校档案信息安全现状
档案数字化给高校档案工作带来了新的生机，数字化档案信息的网络传输和查询在为社会提供广泛信息服务的同时，也给高校档案的信息安全带来了严峻挑战。例如：在数字化加工过程中，有的高校利用勤工助学学生或通过外包实现档案全文数字化，存在对学生培训不够和对数字化加工服务机构、加工场地、加工人员和加工成果等方面监管不到位，管理不规范的问题；有的高校档案管理人员没有经过正规的机要保密培训，在工作实践中，对已触“红线”的档案信息资料继续以常规方法挂网；有的政府信息安全部门对进行档案数字化工作的单位指导不到位等等。
1.高校档案数字化进程中没有完整的法律法规制度保护信息安全。
目前，各高校全文数字化工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等法规。法规制度分散零乱，缺乏系统的规划和设计，对于高校档案信息安全保障法规不成体系，缺少专门的法规。
2.高校档案数字化没有统一技术规范标准。
目前，没有一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案数字化技术规范，来保证高校档案数字化工作能够安全、科学、规范、有序地进行。
3.高校档案数字化评估、防范少，档案信息安全缺乏预警能力。
高校档案信息安全保障体系的各部分建设仍处于相对独立的状态，常将档案信息安全保障与档案信息安全保护混为一谈。人员岗位职责不明确，业务操作不规范，有越岗代岗现象，有的操作人员在相关计算机上使用与档案数字化无关的软件，难免带来病毒侵袭等隐患，造成数字化系统瘫痪，使得安全保障阶段的能力仅仅停留在保护的水平上，不能主动防御和动态保护档案信息安全。
4.高校档案专业人才短缺，档案信息安全保障缺乏发展能力。
在档案信息开发和利用过程中，人始终参与其中，是档案信息安全的制造者，也是档案信息安全的护卫者。随着档案信息化的推进和档案事业的发展，对档案工作者的要求也越来越高。在档案信息安全保障体系建设中，专业的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、数字化进程中高校档案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校档案信息安全的基础。
法律制度是高校档案数字化工作生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。连续、有效、健全的制度是科学应对档案数字化进程安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各方面人员应对安全风险的积极性才是根本。在数字化进程中，要保证高校档案信息安全，必须加强法制管理，充分运用法律手段，规范档案管理人员对数字化档案信息的安全保障。把保障档案信息安全的各项工作纳入法制化、规范化的轨道，进而提高档案管理部门对档案信息安全工作的管理水平。目前，高校档案数字化进程中应遵循的相关法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《电子公文归档管理办法》等等。这就要求高校有关部门一方面要依据现有法律法规，加大执法力度，严格执法，切实起到保障高校数字化档案信息安全的作用，另一方面针对高校档案信息安全面临的复杂问题，上级有关部门要进一步完善高校档案信息安全的法律法规，尽早出台有效的专门的法律依据。同时，高校也要根据自身的实际情况，修订数字化档案信息安全管理办法。
2.制定档案信息安全标准是高校档案信息安全的前提。
档案信息安全标准是一种多学科、综合性、规范性的标准，其目的在于保证档案信息系统的安全运行，保证利用者和设备操作者的人身安全。面对数字化档案事业的不断发展，制定数字化档案信息安全标准对保证高校数字化档案信息安全与保密起着重要的作用。高校要根据国家相关标准与规范，结合学校实际情况，在充分调查研究的基础上，制定一套具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强的档案信息安全标准，保证高校档案数字化工作科学、规范、有序地进行。档案信息安全标准包括以下几个方面的内容：一是网络基础标准，主要涉及基础通信工程建设、网络平台建设、网络互联互通技术等方面；二是应用标准，基于部分高校档案数字化信息也会面向公众，为社会提供必要的服务，所以要制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准等；三是应用支撑标准，主要涉及信息交换平台、电子记录管理和数据库方面的标准，能给高校档案数字化提供各种支撑和服务；四是信息安全标准，主要涉及安全级别管理、身份认证、访问控制、加密算法和数字签名方面的标准；五是管理标准，主要涉及人员管理、制度管理和档案信息管理等方面的内容。
3.安全技术保障是高校数字化档案信息安全的核心。
数字化档案信息是高科技产物，因此也需要高科技技术来保障档案数字化信息服务、编研工作和档案信息安全工作。高校档案数字化进程中面临的技术风险多种多样，归纳起来主要有：软硬件配置不当、数字化技术不成熟等等，这些都会对信息安全构成隐患，但只要有防范意识，绝大部分风险都可以规避。目前，高校档案数字化进程中涉及到的信息安全技术主要有以下几种：一是防火墙技术。它是设置在被保护网络和外部网络之间的一道屏障，在外部网与内部网之间建立起一个安全网关，从而防止发生不可预测的、潜在破坏性的侵入。它可以通过监测、限制、更改跨越防火墙的数据流，尽可能地对外部屏敝网络内部的信息、结构和运行状况，以此来实现网络的安全保护。二是数据加密技术。数据加密技术一般与防火墙技术配合使用，它是为提高信息系统及数字档案信息的安全性和保密性，防止机密信息被外部破析所采用的主要技术手段之一。三是反病毒技术。反病毒技术包括预防病毒、检测病毒和消除病毒三种技术。四是访问控制技术。在操作系统和数据库系统中规定了访问控制的权限，如规定文件建立者具有可读、写、修改或执行的权限。强制性访问控制引入了安全管理员的机制，增加了安全保护，可防止用户无意或有意地使用自主访问的权利。五是安全审计技术。通过对网络内发生的各种访问情况记录日志，并对日志进行统计分析，进而对资源使用情况进行事后分析，它也是发现和追踪事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校数字化档案信息安全的关键。
数字档案信息安全管理是以数字档案信息及其载体为对象的安全管理，它的任务是保证高校数字档案信息的使用安全和信息载体的运行安全。数字档案信息安全保障的管理体系是指以系统全面科学的安全风险评估为基础的、体现“防患于未然”为核心的、动态的数字档案信息安全管理。数字档案信息安全管理活动包括建立机构、制定计划、开展培训、落实措施、检查效果和实施改进等过程。学校档案部门必须成立一个安全管理工作组，负责实施和监控整个档案数字化信息安全管理活动，对档案数字化信息及信息处理设施的威胁、影响、脆弱性及三者发生的可能性进行评估；不定期对人员进行安全策略及安全技术的培训，有效地遏制来自外部和内部的攻击，增强安全防护能力和隐患发现能力，确保高校数字档案信息资源内容和信息载体的安全。
5.高素质的人才是高校数字化档案信息安全的保证。人员管理是高校数字化档案信息安全工作中最关键的部分，也是最难的部分。应对各个时期的安全风险，有效管理参与人员应建立在以下两个假设之上：一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负着保证信息安全的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。二是参与人员分工不同，每类人员参与档案信息安全的工作分工也不同。在保证档案信息安全工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者和利用者的权利、责任和义务。
四、结语
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人是推动数字档案建设发展的动力，也是影响数字档案信息安全的关键因素之一，数字档案信息管理人员的安全意识、安全技能等将直接影响数字档案信息的安全。当前，影响数字档案信息安全的人为不当因素主要有：一是管理人员安全意识淡化。不少从事数字档案信息管理的人员对安全管理的重要性认识不足，过分依赖安全技术，认为只要配置了安全防护策略、安装了防火墙和杀毒软件，就能保证数字档案信息的安全，而没有意识到在确保数字档案信息的安全中，技术因素只降低安全风险，人的安全意识才是最重要的因素。二是管理人员对新技术应用能力的不足。区别于传统档案管理，对数字档案信息的管理更多的要借助计算机应用软件来完成，这些应用软件能够大幅度提高办公效率，但在使用过程中难免会出问题，如果操作人员缺乏应用的处理能力，将会造成数据信息的丢失，从而数字档案信息的安全。
2数字档案信息标准尚不健全
目前，影响数字档案信息安全最大的瓶颈问题就是标准的不健全，造成这一问题原因主要有：首先，从横向上看，部门与部门、单位与单位之间的藩篱，影响标准的统一性。国家档案局虽然出台了《档案管理软件功能要求暂行规定》、《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档及电子档案管理规范》等文件标准，但总体来看，这些标准要求相对比较宽泛，缺乏可操作性，并允许各单位根据实际情况进行再次开发设计，降低了统一的规范性要求。不少单位就自搞一套，而相互间兼容性又不够，导致数字档案管理系统的通用性、共享性较差，无法实现单位间档案信息的无缝交流，甚至出现“信息孤岛”现象，如若该单位发生灾害等情况时，档案信息很难恢复重建，严重影响数字档案信息的安全。其次，从纵向上看，不少单位为追求上项目、造声势，开发出管理软件没有充分考虑信息技术发展带来的影响，一些看似当前管用、可用的管理系统，若干年后很难保证还可以继续使用，若要重建或并入其它系统，原有档案信息的格式多种多样，很难保证在新系统中全部继续可用。
3数字档案信息网络系统自身的安全漏洞
各种信息网络系统都不同程度地存在有一些漏洞，给信息管理带来安全隐患，数字档案网络系统也不例外，其自身的安全漏洞严重影响着数字档案信息的安全。其一是网络通信协议的安全漏洞。多数档案信息网络是依托开放的网络平台，所使用的网络通信协议如TCP/IP协议等，也是大家所熟悉的，但这些协议大多带有安全漏洞。其二是各类软件的安全漏洞。档案信息网络所采用的系统及应用软件，在开发过程中不可避免地都会存在一些漏洞，有些甚至被故意安置一些后门，这些后门和漏洞极易被黑客所利用，造成对数字档案信息的扩散、盗取、篡改等，严重时可导致整个系统的崩溃与瘫痪。其三是感染病毒。为方便信息查询和利用，档案信息网络系统都提供有用户登录功能，有的还能自行下载保存档案信息，这也为计算机病毒的传播提供了便捷途径，加之有些系统的防病毒措施不完善，很容易造成病毒的快速传播，给数字档案信息系统造成较大的安全威胁。
4存储介质的选择及保存环境不当
数字信息存储技术快速发展，使得存储介质的存储容量不断翻新，而不同类型的档案信息对介质的要求也不一样，因此存储介质的选择成为了其中的关键。如何选择存储介质，也没有绝对的标准，为了能使数字档案信息长期安全地保存，应根据数字档案信息自身的特殊要求，正确选择符合实际、质量过硬的存储载体。但有些单位在选择存储介质时，没有全面考虑档案信息的自身要求，更多由于受经济承受能力的制约，选择一些所谓"质优价廉"的产品，对存储在其中的档案信息造成极大威胁。存储数字档案信息的载体多为光电介质或磁电介质，这些载体对环境的适应力较差，受温度、湿度、磁场强度等外部因素影响较大。因此，保存数字档案信息的载体对物理环境的要求比传统档案保存环境更加苛刻，应满足恒温、恒湿、避免腐蚀性气体、远离静电及磁场干扰等条件。但不少单位缺少这样的环境条件，只能将这些载体置于普通环境中，这就加快了其老化速度，容易出现各种故障，使存储在其中的信息读取不出来。
5数字档案信息管理法规的不完善
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（一）有利于提高学籍档案管理工作效率
将学生学籍档案数字化对于提高学籍档案管理工作的效率和减少劳动成本都有着十分重要的作用。学生的学籍档案中有着丰富的信息，里面包含有学生在学校期间的思想、学习、生活等方面的具有参考价值的资料，同时还包含有学生在学校的教训和管理活动所形成的具有参考、利用价值的资料，而且其所记录的时间跨度相当的长，信息量是否的庞大。同时，随着现在高等教育的逐渐普及，在高校中接受教育的人数也在不断的增加，面对如此庞大的信息数量，学籍档案管理工作的效率已经越来越受到重视。进行学籍档案数字化管理，不仅仅能够减少学籍档案管理工作人员的工作量，同时还能够减少他们出错的几率，从而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整学籍档案信息
学籍档案中需要记录许多的信息，然而现在的学籍档案管理基本上是将这些信息分开来存放的，通常都是以院系、专业、班级为单位来装订成册的，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是将学生的各种学籍信息来进行分开的存放，而不是统一存放管理的。这种信息的分割管理，很容易让想要了解信息的人无法获得全面的信息。但是如果将这些信息进行数字化存放到统一的数据库中，虽然学生的信息是由不同的部门的人分别进行录入的，但是在数据库中的存储却能够让这些信息统一的呈现出来，从而让学生的学籍信息更加的完整。
（三）实现资源共享，方便管理
学籍档案信息数字化是各个高校学籍档案管理工作的一个重要的发展方向。将学籍档案管理数字化建设纳入到学校档案管理信息化建设中，可以有效的实现资源共享，利用学籍档案的管理，同时还能够对学校的管理环境进行优化，使得学籍档案管理工作真正的为学生、学校，乃至整个社会服务。
二、当前高校学籍档案数字化建设存在的问题
（一）数字化程度不足
高校虽然将学籍档案管理数字化建设当中工作中的重点，但是当前仍然存在着数字化程度远远不够，现行使用的数据库与网络技术还没有跟上时代的发展步伐。长期以来，学籍档案管理工作都是依赖人工完成的，而并非是使用现代化的信息技术手段来进行，手工操作面对如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同时使用人工进行管理还存在着许多的不可控因素，使得学籍档案管理工作很多地方都不规范，不规范的管理工作大大的降低了学籍档案管理工作的效率。而现在一些已经采用了先进的网络硬件设备的高校却有存在着“重硬轻软”的现象。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，学校还没有意识到要在网络硬件平台上搭建一个更加合理的信息化软件环境，使得先进的硬件系统得不到充分的利用。
（二）当前的学籍档案管理系统无法满足学籍工作的要求
有很多高校为了能够改善本校的学籍档案管理工作，或自己开发或者和其他公司合作进行开发了一些教务管理系统，这些软件的开发对学籍档案管理的数字化起到了一定的推动作用，并积累了一些经验。但是在这些软件中还存在着不少的问题。例如适应性不强，每个高校的具体情况各部相同，而这些软件都是结合每个高校的自身当前的情况所开发的，因此就不具备很强的适应性。功能不够完善，有很多的软件都不能很好的涵盖学籍档案管理工作的各个环节。
（三）学籍档案管理工作人员的计算机水平不够高
现有的学籍档案管理工作人员基本都只是对自己的业务知识很熟悉，却对各种计算机技术不怎么了解。几乎所有的高校都存在着这个问题。现在的高校都急需既精通学籍档案管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型人才。之所以现在很多学籍档案管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人系统的却又不高所造成的。
三、高校加强学籍档案数字化的措施
（一）引进功能较为齐全的学籍档案管理系统或者晚上现有系统功能
高校应该根据自身实际情况，建立起一个完善的网络学籍档案管理系统，可以跟系（部）、处室、班级相连，进行数据共享。为此学校可以根据自身情况，对现有的软件系统功能进行完善，使之能够完全的适应学校学籍档案管理的要求。或者学校去引进符合学校现状的先进学籍档案管理系统，以此来积累经验推进学校学籍档案数字化的进程
（二）加强学籍档案管理软件开发人员与学籍档案管理工作人员之间的沟通
为了能够真正的开发出符合学校自身情况的学籍档案管理软件，开发人员必须要深入到学籍档案管理工作的第一线，以此来对学籍档案管理工作有一个更加直观的了解。同时还必须要与学校学籍档案管理工作人员进行深入的沟通，对他们的需求有一个详细的了解，并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习，在此基础才能着手开发学籍档案管理软件，同时在开发的过程中要随时与学籍档案管理工作人员进行沟通，以便于做到有错误及时的改正。
