档案信息中心工作计划范文1
关键词：信息技术；计划生育；档案管理；应用效果
随着信息化时代的发展，信息技术被广泛应用于各个领域和专业中。计划生育作为我国的一项基本国策，系统化的计划生育工作能有效解决我国人口众多的问题，提高我国人民的整体生活水平和生活质量，将先进的信息技术手段应用到计划生育档案管理中，有效促进我国计划生育工作的顺利实施。
一、计划生育档案管理中应用信息技术的重要性
1、提升计划生育服务技术
档案管理水平的高低是一个单位服务水平高低的真实体现，还能清楚的了解该单位发展的历程。计划生育管理部门通过信息技术形式来管理档案，是按照遵循政府服务部门发展要求的，按照法律制定管理工作的依据，加强档案管理的规范化是十分必要的。例如：以信息化管理档案能清楚的知道计划生育服务地和义务去计划生育手术的数量及基本情况，成为档案考核管理人员的重要依据。
2、切合档案信息化要求
在新的档案管理方式下，传统档案管理逐渐显现出其不足，如：档案以纸质形式存储，极易在储存过程中造成腐蚀、遗失。一旦发生上述情况，就会导致档案遗失，档案管理工作也会因此而打乱，提倡档案管理实行网络化和信息化，奖信息技术与档案信息化相融合，能促进计划生育档案管理工作的高效率、便利性，同时为档案管理员提供便利，实行更加优化的服务。
二、信息技术在计划生育档案管理中的应用分析
1、规范管理档案管理机制
将信息技术应用于计划生育档案管理中，为保证数据和网络在一个安全的环境内运行，需要制定相关规定，明确相关责任，建立起规范化管理体制。计划生育档案管理部门应根据国家制定的相关管理办法，建立健全计划生育档案管理规范、流程，按照严格的管理步骤，细化信息管理技术。加强对计划生育档案的传输，在传输过程中加强安全管理，保持档案管理的完整性。档案管理人员在实际工作中应保持高度的责任意识，保证档案管理的安全性与完整性。以信息化为手段，统一档案管理标准，在对档案进行收集、整理、编目与检索、统计以及保管等环节时均需统一的标准，标准化的管理能实现档案信息化管理的建立和网络资源共享。
2、提高档案管理人员的综合素质
人才是做好一切工作的保障，为促进信息技术在计划生育档案管理工作中的应用，应加强对档案管理人员的素质建设，首先，要让档案管理人员从根本意识上对档案管理工作起到重视，认识到档案管理工作与计划生育部门的密切联系，准确、详细的资料记录与广大计生家庭息息相关，从根本上提高档案管理人员对档案管理工作的重视，才能更加有效的开展档案管理工作。其次，还要加强对档案管理人员的计算机技能培训，全面提高档案管理人员的信息化技术水平，档案的登记、立卷、归档等都需要在计算机中呈现，这就需要档案管理人员具备交稿的计算机专业技能，只有这样才能保障档案管理工作的进一步开展。除上述措施外，计划生育档案管理人员还应具备较强的创新意识，在实际工作中培养创新能力，对于工作中存在的问题及时发现，及时解决，转变传统的管理思维模式，以新的方法和观念，积极探索。
3、统一档案管理设备
信息技术的应用是将档案信息转化为数字化信息，使不易保存的纸质信息转变为可以充分利用的电子档案资源，这就需要统一的管理设备和网络。让计划生育档案管理实现计算机化，在档案管理工作中利用信息技术，通过快速减速、编目、自动存储等功能，快速查找到需要档案信息，完善信息档案管理设备这一硬件条件，是实现自助化的前提。随着我国新生人口的增加，人口总量不断变化，城镇化的快速发展，人口流动性增强，计划生育档案的数量也随之增加，传统的纸质档案，既难以保存，所用纸张对环境造成了极大的破坏，档案管理机构面临着巨大的存储压力，利用光盘和磁盘储存能有效缓解存储压力，同时也减轻了档案管理人员的工作量，提高了档案管理的效率。在对档案信息进行存储时，还应保证数据的安全性，确保系统的安全性，防治不法分子钻漏洞盗取信息资料。将信息技术应用到计划生育档案管理中，能促进信息的高速传递，以创新的服务方式，充分实现信息的共享与交流。计划生育档案管理应不断适应当前经济社会发展的需要，以规范化、科学性、高效的信息管理方式实现信息的交流与共享。
4、注重资源共享
在计划生育档案管理中利用信息技术，电子档的来源是十分重要的，与原有传统记录方式相比，电子档案需要通过正式档案来源的真实性，来证明电子档案的真实性，从电子档案的最初形成到归档，需要经过一系列的过程，包括电子档的内容、框架等信息进行全面收集，最终形成资源共享。在生成电子档案的过程中，应保持软件格式的一致性，当前我国计划生育档案管理中，很难实现一体化工作模式，材料递送、数据转化均由不同人员完成，不同阶段经受的人不同，电子档案一旦发生格式变化，则会给后期工作带来较大影响。结语档案管理时一项长期、复杂的工作，将信息技术应用到计划生育档案管理之中，是计划生育档案管理适应当前经济社会发展的必经之路。在实际档案管理工作中，管理人员应积极转变工作思路和工作方法，正确面对当前计划生育管理中存在的问题，针对问题制定有效解决对策，促进我国计划生育工作向前推进。
作者:崔慧 单位:辽宁省朝阳市人口和计划生育服务中心
参考文献：
[1]周金莲,盛吉燕.试论信息技术在计划生育档案管理中的应用[J].才智,2015,31:234.
[2]陈雪.刍议加强流动人口计划生育档案管理的措施[J].低碳世界,2016,15:256-257.
[3]王树菊.信息技术在计划生育档案管理中的应用探讨[J].东方企业文化,2015,09:203.
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【关键词】科技档案；管理；信息化
由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。由此可见，信息化是科技档案管理的必由之路。
一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用
科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，对于企业建设与发展具有重大的作用，特别是在进入现代化企业建设中，科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的就跟经济价值。
所谓科技档案信息化，就是根据企业的实际情况，在科技档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。具体来说，由于原始档案经过反复查阅，不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力，可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
二、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节
企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备，对企业进行全方位、多角度、高效能的改造，通过信息资源的开发和信息技术的有效利用，来提高企业的生产能力和经营管理水平，增强企业在国内外市场中的竞争力。
很多企业在改革发展的历史进程中，特别是经历了IP市场风雨变换的考验，以“抓住机遇，迎接挑战”为口号，已实现了信息化建设的新局面。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息，为很多企业的生产、经营、研发和领导决策服务，已成为很多企业信息化建设的核心环节。很多企业的科技档案信息化建设，将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期的全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平，建设成具有行业特色的专题数据库，这样才能为本企业提供高质量的信息服务。
三、科技信息化管理是一项系统工程
科技信息化管理是一项系统工程。管理的内容：一是负责制定科技发展规划，负责科技计划（资金）管理，包括科技项目计划，青年科技促进费项目计划等；二是负责科技管理成果，包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等；三是负责专利管理，包括申报、统计、实施等；四是负责计量管理，包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等；五是负责全质管理，包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等；六是负责标准化管理，包括标准的制订、修订、标准化审查等；七是负责科技统计工作；八是负责信息化工作，包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然，很多企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面，笔者之所以罗列出来，是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情，它是很多企业科技管理的重要组成部分，建立科技管理系统与科技数据库，同样是一项系统工程。
科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等，就为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。
推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说，如由于科技档案的信息化，其中包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。
科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的，也不是仅仅单凭几个计算机技术人员，它固然需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。
四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理
1.科技计划管理系统。
科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计，利用先进的三层体系结构（BAS），应用JAVA技术开发，符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台，是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括：对基层、省公司和发很多企业的科技计划进行分类查询，按项目类别，负责单位对资金分配的统计，设备的购置计划，科技计划草稿，科技计划的上报等。该系统运行以来，通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。
2.计量管理系统。
计量管理主要包括：基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。
3.全质及标准化管理系统。
全质及标准化管理系统主要包括：行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果，企业标准化编写模板等。
4.科技成果和专利管理。
科技成果和专利管理主要包括：基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。
5.科技统计系统。
统计是科技档案工作的一个组成部分，基本任务是对档案工作情况进行统计调查、分析、监督，以计量化的管理，科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理，通过网络实现信息共享，使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。
在科技管理系统应用过程中，不仅实现了科技档案现代化管理，同时涌现出大量的新技术、新成果服务于企业建设。信息化是科技档案管理的核心，它可以带动其他新技术的应用与发展，科技档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。
参考文献：
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关键词：规划审批档案；档案管理；信息化建设
一、前言
规划审批档案是指在城市规划管理活动中形成的具有凭证作用和保存价值的文字、图纸等相关材料，它包括建设用地规划审批档案（含选址意见书）、建设工程规划审批档案、建设工程竣工核实档案。在整个城市建设档案管理中，规划审批档案占馆藏比重多为90%以上，且由于规划审批档案更具应用性和保密性，更成为了城建档案管理中的重中之重。当前，随着数字技术、信息技术、网络技术在我们城市生活中的渗透，信息化技术在城市规划当中的应用得到了长足的发展，而作为城市规划内容之一的规划审批档案管理，加强其信息化建设，对于促进城市规划档案资料管理具有积极的促进作用。为此，本文就城市规划审批档案管理的信息化建设进行简要阐述，以供参考。
二、城市规划审批档案的特点及档案数字化的优点
（一）城市规划审批档案的特点
1. 法律权威性。城市规划审批档案包括了由规划行政主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等“一书两证” 的原件，是按相关法律及其他法规性文件所规定的法定程序形成的，汇聚了诸多职能部门，如发改委、国土部门、规划部门、环保部门、消防部门等的相关单位的审批意见，是土地使用、工程建设的凭据，具备法律的权威性。在办理建设项目产权证的过程中，它起到法律凭证的作用。
2.客观真实性。城市规划审批档案直观的反映了建设项目各方面的情况，在“一书两证”载明建设项目的施工单位名称、工程的性质、建筑的面积、功能、造价等信息，具有客观真实性。
3. 内容广泛性。因为城市规划管理业务的类别众多，城市规划审批档案内容也相应体现出广泛性，包括了单位及个人建设工程的报建、建筑物的改造、功能变更、建设单位变更、建筑物广告、建筑物装修等内容。
4. 地位重要性。城市规划审批档案是城市规划管理工作中的前提和条件，其涉及城市规划管理中的建筑用地的申请、审批工程的选址、施工放线、批后管理等等工作内容，可以说，规划审批档案不完整或是管理工作不到位，都将给城市规划管理工作带来一定的困难，其在城市规划管理工作中具有非常重要的地位。
（二）档案数字化的优点
1. 档案管理数字化，通过现代化的检索工具，支持模糊查询及组合查询，用户在查询时非常方便，能快速的检索到自己需要寻找的档案信息，使之能快速的提供详细、即时的数据信息。
2. 改善档案的利用方式，将纸质档案转为数字化档案，可增强对档案原件的保护，使档案的使用更为安全，同时又可很好地防止档案原件被篡改，大大减少了原件受损或遗失的可能性。
3. 档案数据数字化，可使档案信息实现超时空流动，让办公人员足不出户就可以方便地调阅利用档案，扩大了档案的利用空间，使之由原始的保管中心转变为信息的控制中心。
4. 档案数据数字化，即改变了原始的档案纸质信息只供一人查阅的局限性，它可以同时供所需的用户进行查阅，不受时间和空间等限制，大大提高了其使用效率。
三、当前城市规划审批档案数字化建设的现状及面临的问题
（一）随着城市建设的快速发展，建设项目的数量激增，规划审批档案的数量明显增加。且随着公民法治意识的增强，当前越来越多人开始关注城市规划设计与审批管理，使得规划审批档案的利用率开始逐年增长。但当前，我国大部分城市规划审批档案管理中数据的提取率和入库率还很低下，致使著录数据检查不方便和入库不及时，暂时不能满足于人们对信息的即时需求。
（二）纵观当前我国大部分城市规划档案数字化使用的系统，后台数据库结构和档案管理系统数据库结构完全不同，其是先借助外部程序，将数字化系统的数据进行转换处理，使之结构与档案管理系统数据库结构相同后，方可进行入库工作。而在数据提取成功后，如发现其中的数据出现异常，则需把数据修改后再全部重新提取。这样一来，不仅数据导入步骤繁多，且修改步骤复杂繁琐，重复劳动量大，工作效率不高。
（三）我国现阶段城市规划审批档案管理水平普遍不高，往往只能满足于计算机的简单操作，不能站在整个城市规划的全局上，对规划审批档案进行高层次的现代化信息管理，使之更好地服务于城市规划管理。
四、完善城市规划审批档案信息化建设的建议
（一）完善软硬件基础设施
要完善城市规划审批档案信息化建设，首要的任务就是要完善软硬件基础设施，即根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备，选择先进、成熟、适用的技术，使之能完成业务管理、事务管理、档案利用服务等工作。同时，为了进一步提高城市规划审批档案管理的技术水平，还应努力与资源数据库系统相互融合，构成一个有机的整体，形成从数据录入到数据管理再到数据加工输出全过程的应用。
（二）制定统一的档案管理规章制度、标准和规范，推进规划审批档案的数字化
要完善规划审批档案管理的信息化建设，则应制定统一的档案管理规章制度、标准和规范，继续做好规划审批档案的管理和利用工作，加强对各档案管理工作的指导，推进规划审批档案的数字化，整合各档案管理系统和档案数据，采取各种措施做好档案安全工作。
（三）优化城市规划审批档案系统的措施
1. 完善数据检索功能
规划审批档案数字化系统主要是对建筑工程审批和竣工验收审批这两类规划审批档案进行著录、扫描录入数字化，并对此建立匹配相应的索引信息，存储到后台档案管理系统的案卷件表中，以供以后的处理和利用。而在这一过程中，要完善数字化系统的检索功能，则是加强对档案著录数据以及关联影像文件的检查，以减少档案数据资料的出错率。
如：①卷内文件序号按流水递增，当插入新文件时，后面的文件序号可以自动按序增加。②对文件的页号与序号按规则自动检测，不可出现页号小于序号的情况。③按阶段设置的逻辑关系来检查用户输入的各文件阶段信息及逻辑关系是否正确，建筑工程审批档案的阶段中必须有工程阶段，竣工验收审批档案默认所有阶段为竣工阶段。④在著录信息提交时按设置规则检查档号是否合法，过滤某些字段中的非法字符。
2. 简化数据入库的工作流程
对数据入库的工作流程进行优化，即主要是依据档案管理系统的数据库存储结构对数字化系统数据存储方式进行改造，即分为“文件著录信息”和“电子影像”，然后简化数字化系统和档案管理系统的接口操作流程，按档案类型、档案号等条件将接口表数据分批量导入到正式库，如“接口表（以档案管理系统为准）”+“影像文件（按服务器目录存放）”，随后进行档案资源管理和档案的利用管理，最终提高档案资源的采集、管理以及利用的效率。
3. 其他方面的系统优化
为更进一步的减少档案管理人员的工作量，提高工作效率，在进行信息化建设的过程中，还应做好以下系统的优化工作，即：①部分字段信息设置默认值或者可以根据规则继承信息；②根据序号前后相邻的两个文件的页号，自动计算出文件页数；③著录控件大小和位置按用户操作习惯调整；④在进行著录过程时，可按三个层次将案卷进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录；⑤在进行著录过程中，可直接在全引目录上对如“”房档“案件”等特殊形式的档案在电脑上按人名、地址和时间等用案卷目录直接录入，然后分门别类，给出一个分类号；⑥为提高检索效率，可在著录的过程中，用“关键词”代替原本的“主题词”，即用揭示主题内容的关键词、词汇等进行标识，在录入电脑后用电脑的批量处理功能进行一一分类。
（四）不断提高城市规划档案管理人员的综合素质
城市规划档案管理人员不能只满足于掌握简单的计算机应用知识，而应不断更新自身的观念，调整心态，学习并掌握必要的网络知识和现代化技术，对纷繁复杂的规划审批数据进行标引、分类和有效管理，使之能发挥出最大的利用价值，满足于城市规划管理的最大需求。
当前，我国城市规划档案管理部分应加大对档案管理工作人员的信息化培训工作，按照分层次、分阶段和根据业务需要的原则，不断提高其业务能力和技术水平，使其能熟练掌握先进的现代化信息技术以及应用新技术、新设备和新方法。同时，还可公开向社会上引进一些具备信息服务设计、系统分析能力、数据开发和分析能力、网络设计和管理能力等人才，使之能全方位地对信息系统进行维护，确保规划审批档案的安全性和应用性。
（五）继续推进规划审批档案信息平台成果应用，扩大服务范围
加强和完善城市规划审批档案管理信息化建设，其最终目的是服务于城市规划管理。因此，在完善信息化建设的进程中，则应继续推进规划审批档案信息平台成果应用，扩大服务范围，逐步改变传统的规划审批档案信息形式和提供利用方式。首先，应整合规划审批档案信息资源，通过建立城市规划审批档案特色专业数据库，应用信息技术改造和提升传统信息开发和服务利用方式，扩大服务范围，改进服务质量，提高城市规划审批档案信息的开发深度、利用率，提高其对社会的贡献率。其次，应围绕网上应用，面对新一批网上档案信息的用户，可有计划地上载开放档案目录，并向专业特色的城市规划审批档案原文信息服务发展，向社会提供网上查询和多方面的网络利用服务，进一步发挥城市规划审批档案信息资源服务社会的作用。
参考文献
[1]胥朝芸.城市规划审批档案信息化建设浅析——以杭州市城市规划档案馆为例[J].云南档案，2009（10）.
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【关键词】计划生育技术服务；医疗档案；计划生育服务机构；医疗文书；规范化管理
计划生育技术服务医疗档案是人口计生工作的一个重要组成部分，加强和规范计划生育技术服务医疗文书管理，对保证医疗信息的完整性、准确性以及充分利用信息资源具有重要意义，可使每一份计划生育技术服务医疗文书能够最大限度的服务于技术、培训学习、科学研究、预防并发症和提高计划生育服务机构管理能力。
1 计划生育技术服务医疗档案管理的重要性
在如今这个社会，档案管理的进步工作是必须的，社会的信息传播速度不断变短，曾经的档案信息管理方式对于现在人们要求强调的巨大并且准确可靠的信息量和查找速度早已不能满足，改进原有的档案管理方式，是必然的。很多的档案都可以利用先进的计算机设备，通过信息的共享来进行储存和查找，所以信息化的档案服务需要不断的进步。面对这个信息化的社会，用原有的档案管理方式来进行工作已经是不可行的了，现代化的信息水平的要求不断的对传统的档案管理方式进行挑战，面对这些的计生服务站，应该做的就是顺势进行改革，把现代化，信息化的档案管理发展工作提到日程，加速建设，让档案的管理工作能够在现有的信息化形式中发挥更大的实用价值。计划生育技术服务档案是制定人口计生政策的重要记录，是搞好人口计生工作的基础资料。随着人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展，对计划生育医疗档案的管理工作提出更高、更严、更新的要求。计划生育技术服务医疗档案有以下几个方面的重要作用。
1.1 计划生育技术服务医疗档案是一个单位技术服务的原始依据，它代表着本单位的技术水平，也容易地反映了其发展历程。
1.2 计划生育技术服务医疗档案为计划生育科学技术研究提供了重要且必不可少的基础资料。
1.3 计划生育技术服务医疗档案是技术服务事故、纠纷发生后的重要依据。医疗文书是纪录患者就医过程的客观文书，也是解决医疗纠纷，进行医疗事故技术鉴定、判断医务人员和医疗活动与患者损害后果之间因果关系的重要法律依据。
2 规范计划生育技术服务医疗档案管理制度
2.1 通过学习，提高计划生育技术服务人员对医疗重要性的认识，落实人员责任，组织技术服务人员认真学习相关法律法规。
2.2 加强技术服务人员医疗文书书写的培训，计划生育技术服务记录应按照《病历书写基本规范》的要求和《计划生育技术服务医疗文书书写式样》的内容和格式书写工整、清晰，诊断准确，语言通顺，表达规范，标点正确，做到客观、真实、准确、及时、完整。
2.3 计划生育技术服务机构应加强资料、档案的管理。建立档案接收记录，按立卷标准，及时分类整理、立卷、编目。建立健全医疗文书档案保管，统计、借阅、复印管理制度，防止损毁、丢失、丢弃原始文书。在整理归档前严把医疗文书的质量关，不规范的医疗文书一律不得进入档案室，在整理归档时严格执行病历管理制度。
3 计划生育技术服务医疗档案规范化管理今后的发展
3.1 设置专用的病室
《计划生育技术服务质量管理规范》中明确要求乡镇级计划生育技术服务机构，应设有专用的存放计划生育技术服务医疗文书的档案资料柜；县级以上计划生育技术服务机构应建立计划生育技术服务医疗文书档案资料室。
3.2 专职管理人员
应着重培训专职的医疗档案管理人员，严把医疗文书的质量关，不规范的医疗文书一律不得进入档案室，以适应新的病历的发展。
3.3 规范管理程序
制定从医疗文书的格式，填写、审签、交接、到归档、保管、借阅等一系列管理规范，并严格遵守。
3.4 电子化管理
计算机是现代化管理手段不可缺少的工具。用计算机储存整个计划生育技术服务站的各种业务、行政上的档案方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，加快了工作效率。同时，利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密度。
4 如何改进有关在计生服务站档案信息化建设存在的问题
4.1 加强原有的基础设施的建设工作
局域网络在很多企业的档案建设中都起到很大的作用，能够加速完善信息化管理。而在我国，这只有一小部分的计划生育技术服务站是较为完整的，其余的很多计生服务站都没有这方面的意识，使得计生服务站的档案制度不够规格。
4.2 没有完整的技术保护政策
我国有关电子格式的文件，其具体的规定还没有一个严格标准的法律条例和明确的地位，不能有效的保证其安全性，没有一个清晰正确的管理标准，这些都需要等待制定和完善，安全问题比较严重。
4.3 不够完整的有关体系
关于档案工作，标准和规范是目前档案现代化发展的一个大的前提条件，在现在看来，虽然关于档案管理，已经有了部分的标准化文件发出，却离使档案现代化的发展更加迅速有一定的距离，这些不完整使得整个的档案建设速度有了约束。
4.4 基础的设置等待加强
这项非常好理解，主要就是有关机器设施，计算机软件档案处理得自动化程序，计算机上档案的数据完善等等。
4.5 档案建设方面缺少人才
对于档案的现代化信息完善来说，想要让信息化的档案建设有明显的进展，要求技术人员的相关知识方面非常专业，不光包括了档案管理方面的知识，还涉及到电脑和网络方面的知识，这就培养复合型的计生服务站人才。
4.6 档案安全第一
档案的安全重要性是不言而喻的，对于档案的安全保密措施一定要严密的进行，培训计生档案工作人员的防范措施以及保密的意识，在监控上面也要大下工夫。
5 总结
对于计划生育技术服务站的工作进行现代化的改革是非常重要的，医疗事业能否进行可持续的发展和自己本身如何发展都是要靠现代化的发展才能实现的。为了能够在工作中加快工作效率，并且使计生服务的档案工作更加准确和便捷的提供服务，需要合理的培训和运用这一方面的人才，让其在岗位上更好的工作。这样一来，计划生育技术服务站档案发展才能变得更好，效率才会更高。现在化的计算机信息管理方式能够把管理员工在传统的手动工作转变为脑力工作研究和开发才能让计生服务的工作得到更好的开展。
【参考文献】
[1]程洁.档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学，2011，23（05）：45-46.
[2]杨萍.浅谈高校档案管理存在的问题及对策[J].中共郑州市委党校学报，2011（03）.
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[关键词]企业档案；信息化；思考
一、企业档案信息化建设的原则
（一）开发利用为中心
在企业档案信息资源中，除去财务档案及人事档案涉及查阅权限、安全及部分保密的内容外，大部分是可以开放利用的，因此在企业档案信息化建设中，其档案信息管理软件要围绕开发利用来设计。
（二）抓住重点、阶段推进
企业档案信息化建设要经过起步、试运行、全面应用等发展阶段。现阶段的工作重点应放在档案信息化所需硬件设施投入到位，档案信息数据库建设、档案信息网络建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化管理人才的培养以及相关信息化管理规章制度的建立方面。
（三）夯实基础、加快数据库建设
实现档案信息化关键是数据库建设，要认真做好档案的收集、整理一系列基础工作的同时，建立健全和完善数据库，这是实现企业档案信息化建设的核心内容。
二、企业档案信息化建设存在的问题
（一）对档案信息化建设重视不够
企业注重生产经营、降本增效，对于支持和服务于企业综合档案管理信息化建设重视不够，推进力度不强，影响了企业档案开发利用效果。
（二）缺乏统一规划和技术支持
在开展档案信息化管理工作中，缺乏统一的档案信息管理软件，信息化建设各自为政，尚未确定数据的统一格式和标准。
（三）数据库建设不够完善
为了更好在开发利用档案管理要实行纸质档案与电子档案并存。目前档案信息化建设正处于由纸质档案向信息化建设过渡阶段，建设和开发数据库系统是做好事档案信息化建设的核心和基础。
（四）档案管理人员缺乏现代档案管理技能
目前在档案信息化管理过程中，计算机应用仅限于目录级检索，部分档案员未完全掌握电子档案归档管理、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能，缺少系统的档案信息化管理技能培训。
三、加强企业档案信息化建设的具体措施
（一）加强领导、增加投入
领导要站在现代化企业发展的高度，充分发挥档案对企业发展的重要作用，将档案工作纳入企业生产经营总体规划，及时协调解决档案管理工作中的实际问题，增加投入，确保所需硬件设施配置到位，以保证档案工作的有序开展和正常运行。
（二）注重管理，打牢基础
一要制定企业档案信息化建设发展战略规划，为实现档案信息资源更好地开发利用创造条件。二要增强综合档案室的业务监督，明确工作职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，使档案收集管理达到标准化、规范化。三要是加强档案管理软件的应用，采用企业档案相对统一，符合规范的档案管理软件，推进档案信息化数据库建设，实现案卷级、文件级的电子检索。四要加大电子文件的归档管理。综合档案室作为归档文件、资料信息接收和管理的职能部门，要严格执行文件归档、档案管理制度，要严格执行纸质文件和电子文档同时归档的双套制管理办法，最终实现数字化档案室。五要积极推进档案信息化建设与办公自动化同步发展，充分利用和发挥企业局域网作用，有计划地上载档案目录或可公开的档案信息全文，进一步发挥档案信息资源服务于企业的功能，创造更大的潜在效益。
（三）加强培训、提升素质
企业档案信息化管理是以计算机技术应用为载体，这就要求档案工作者不仅要具备档案管理专业知识，还要具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。因此，培养一支能够胜任档案信息化建设的复合型人才队伍是当务之急。一要加强培训，制定切实可行的培训计划，积极参加计算机应用基础知识、数字化网络技术知识等现代化管理知识的培训，采取多种形式提高档案专业人员掌握和运用现代化技术的能力，以适应档案管理工作信息化的需要。三要加强档案工作者信息意识的培养，改变传统的档案管理思维模式，要充分运用信息资源管理和和技术手段，对档案实行现代化的科学管理并有效开发利用。四要建立必要的激励机制，对超范围的服务应开展有偿服务，充分发挥档案管理人员爱岗敬业、积极进取的工作热情，提高工作效率和质量，为企业的建设发展发挥更大的作用。
参考文献：
档案信息中心工作计划范文6
【关键词】大数据； 档案管理部门； 数据信息资源整合与共享
大数据是由规模较大、结构复杂以及类型众多的数据构成，利用云计算对数据处理及分析的巨大优势，对数据信息资源进行整合与共享，不断形成一种智力资源，提升知识服务能力。2015年，我国提出《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，为进一步加快档案数据信息资源的整合与共享，不断发挥档案管理部门的巨大作用，实现以信息化为核心的档案管理提供了遵循。大数据时代的到来，档案管理部门应当意识到档案数据信息资源管理的大数据特征，通过不断改进目前的档案管理方式以应对大数据对档案数据信息资源共享到来的机遇与挑战。本文将通过使用SWOT方法探究大数据背景下档案馆数据信息资源整合与共享所面临的优势、劣势、机遇与挑战，以求能够为档案馆的相关工作做出有益的探索。
一、大数据时代中档案数据信息资源整合与共享SWOT分析
（一）优势。1.档案馆的技术优势。目前，档案馆已经将传统的档案数据信息整合成了数字化的档案资源，并通过档案网站以及数据库的方式基本上实现了“一站式跨库检索”等档案共享的功能。此外，档案馆为了保障信息交换的安全性，不断引入诸如“身份认证”等多项技术，在一定程度上保障了档案数据信息资源在整合和共享过程中的安全性。在大数据时代，档案馆建立了电子档案阅览室、档案云平台网络等顺应时代潮流的新技术、新功能。在“档案云平台”中，用户可根据自身需求查阅政府信息公开文件、档案数据信息资源以及档案馆馆藏等。2.档案馆具有良好的档案保管条件。在2014年8月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，其中要求档案管理部门应当不断建立及完善“人、物、技”等三位一体的防御体系，不断确保档案的安全管理。在这种大背景下，某些地区的档案馆已经顺应大时代需求，建立了智慧馆库，这主要是以物联网、云计算、大数据为技术支撑，对档案馆进行智能一体化的设计方式，完成对档案数据信息资源的统一保管，实现档案管理工作的网络化、科学化及智能化。
（二）劣势。1.档案数据信息资源整合与共享观念较低。由于存在着传统思维的影响，较多档案管理部门在数据信息资源共享方面的积极性较低，形成了“信息孤岛”的现象。这种“重藏轻用”的思想仍然左右着档案管理部门的工作，这往往导致档案管理部门不积极主动参与档案数据信息资源的整合与共享工作。此外，全国各地档案管理部门只强调档案信息资源的网络设施及设备的投入，并未能顺应大数据时代背景下的档案数据信息资源工作，致使未来档案数据信息资源整合与共享工作陷入未知的境地。2.档案数据信息资源整合与共享工作缺乏统一的技术整合规范标准。目前，在档案数据信息资源的整合中，国家并未从顶层设计中出台具有规划性、统一性的档案数据信息资源的整合与共享标准，对这项工作的制约较大。这是由于在档案数据信息资源的标识、查询、整合、共享中，若没有统一的标准及规范，则无法进行全局性的规划与设计。大数据背景下，档案数据信息资源整合与共享工作具有技术密集型特征，因此，这项工作将会涉及到一系列的技术性问题，对其提出了更高的要求。如果规划标准缺失，将会无法推动这项工作的顺利实施。
（三）机遇。1.政策的利好性。在“十二五”规划期间，《全国档案事业发展“十二五”规划》要求实施公共档案数据信息资源的整合与共享项目，不断打造“一站式”的档案数据信息资源整合与共享服务平台，为社会提供优质的档案服务。此外，在“十三五”规划期间，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，要求初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。各级国家机关、团体、企业事业单位档案应当建立更加齐全的档案资源，完善以服务群众为中心的档案资源体系。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》有三个特点：一是把档案信息化作为档案管理现代化的核心内容。二是更加重视档案在经济社会发展中的基础作用，一方面《规划》提出档案的业务指导、监督、移交接收要向更宽广的领域延伸拓展，另一方面《规划》把档案的开放开发放在了更加突出的位置，对档案馆的服务能力也提出了新的要求。三是在档案安全方面强调继续开展馆库建设、保障档案实体与信息安全、推进异地异质备份等工作。2.大数据形式下数据挖掘技术的不断提升。随着大数据时代的不断到来，越来越多的数据信息资源是以半结构化和非结构化数据进行存储。基于浏览器或者搜索引擎检索信息的能力是极其有限的，无法适应时代的发展。大数据时代，通过Web文本挖掘技术，可有效提升档案数据信息资源的检索效率，利用Web2.0对数据信息资源进行聚类分析，将零碎的档案数据信息资源进行整合完善，发挥其最大的使用价值。此外，Web2.0还可分析用户的检索痕迹，使提供的检索内容不断精确、完善，不断优化用户的检索效果，提升了效率。在用户检索的过程中，系统还将会根据用户的检索痕迹，自动推送用户可能感兴趣的档案数据信息资源，供其参考。
（四）挑战。1.档案数据信息资源整合与共享技术手段较为落后。在我国，档案数据信息资源的服务方式主要是以馆藏介绍、目录查询等为主，与国外发达国家相比，还存在着较大的差距。尽管我国非常重视档案的数据信息资源整合与共享工作，然而未能从顶层设计中出台相应的法律法规、宏观调控以及相关制度来推动这项工作的完成。此外，由于各地的档案管理缺乏全局性的规划，这进一步制约了我国档案数据信息资源整合与共享的工作。2.档案数据信息实施精准管控难以实施。动态性、交互性是大数据时代中数据的必要特征，这导致数据难以进行精准管控。然而互联网上的数据信息资源是档案资源的重要组成部分，由于这种类型的数据信息资源具有较大的动态性、自由化及随意性，这给档案管理部门的资源管理工作带来了较大的困难。此外，在大数据时代，网络作为档案馆及用户之间的桥梁，档案馆可通过其网站向用户进行数据信息资源的输送，而用户可提供网站与其进行参与互动，实现了良好的双向沟通。因此，对于档案馆来说，能够实现这种繁杂、动态性强的交互，将会面临更多的挑战。3.档案馆应当不断克服大数据时代所面临的安全问题。由于档案数据信息的种类较多，档案管理部门应当明确档案数据信息资源的存放情况。比如，哪些数据信息资源需要加密存放，哪些资源可以对外公开。尽管，目前档案管理部门已经开启了“身份认证”系统，但这并不能有效地对用户的行为进行约束。大数据时代，数据信息资源变得更加开放，而这对档案数据信息资源构成了较大的威胁，例如可能存在着黑客的非法入侵、电脑病毒等进一步威胁着档案资源的安全。此外，在云环境下，云安全问题进一步加大了档案资源的管理y度。
二、大数据时代中档案数据信息资源整合与共享的发展趋势
（一）加大人才培养力度。在大数据时代下，档案数据信息资源的管理发生了较大的变化，这对档案管理人员的素质提出了更高的要求。档案管理部门应当充分意识到人才培养的重要性，加大对档案管理人员的培训力度，为档案管理人员树立一种危机意识、竞争意识。利用自主学习、专家讲坛等多种方式培训档案管理人员的各种技术，顺应大数据时代中档案数据信息资源管理的各种技能需求。通过在实践中不断完善档案管理人员的人才队伍，为大数据时代中档案数据信息资源的整合与共享奠定坚实的基础。
（二）建立统一的档案数据信息资源管理体系。档案数据信息资源的整合与共享在统一的整体中又包含了两个层面。随着信息化发展的提升，数据信息资源的重复建设浪费了较大的人力、物力及财力，因此，为了打破这种局面，应当加强各地区档案数据信息资源的整合与共享工作，不断打破“各自为政”的格局。尽管档案数据信息资源的整合与共享仍处于一个探索的阶段中，需要通过科学的运作方式、有条不紊地规划及制定未来的发展规划。
（三）制定统一的档案资源管理标准。在大数据时代中，档案数据信息资源的多样化已成为常态化，若要完成对各地区档案数据信息资源的整合与共享，则需要构建统一的档案资源整合标准体系，完成对不同数据信息资源的整合与共享管理。这其中包括了业务系统的协议标准、各种数据的统一存储格式等，以统一、规范的形式对档案资源进行整合与共享。
三、结语
通过上述研究表明，在大数据时代中，档案管理部门应当依托自身的优势，抓住外部的发展机遇，顺应国家及时代的发展要求，进行档案数据信息资源的整合与共享，实现档案资源的应有价值。
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