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档案管理的建议和意见范文1
【关键词】企业；档案管理；现状；措施
一、企业档案管理工作的现状
1.服务意识差，档案信息资源开发力度不够
虽然在企业发展过程中，档案管理工作必不可少，但因其工作属性的原因，相对其他部门而言还是属于边缘部门，企业资金和人事安排都不尽完善，有的档案管理人员是兼职，有的档案管理人员工作岗位变动频繁，这些都容易造成档案管理出现漏洞，档案资料丢失，机密档案泄密等，无法给企业决策提供必要的信息资源。
2.档案管理分散，不利于资源共享
档案管理基本原则要求档案管理工作实行统一领导，分级管理方式，保o档案的安全，这样有助于资源共享。企业档案管理在企业运行中发挥着重要作用，需要长远保存的档案要由企业档案部门统一管理，其他各部门不能分散管理，也不能把档案据为己有。统一管理有助于维护企业档案的完整性，提高档案的安全性。现阶段，一些企业的人事档案、基建档案、财会档案等没有进行统一的管理，还是由各部门分散管理，有的甚至无人管理，有的也意识到了档案管理的重要性，配备了专门的档案人员，但由于档案管理水平参差不齐，档案的安全、完整还是无从保障，不利于资源共享，也不能给使用者提供快捷的服务。
3.档案人员整体素质不高，更换频繁
档案管理是一项政治性、服务性较强的工作，加强档案管理，需要工作人员热爱本职工作，既懂科学技术，又懂档案管理工作的专业知识，具备较高的政治素质和业务能力。但一些企业对档案管理存在思想认识上的误区，认为档案管理是操作性、常规性的工作，不需要什么专业技能，只要识字就能做好此工作。很多单位的档案人员年龄偏大，知识文化水平较低，没有经过档案专业培训，整体素质不高，很难适应新形势下企业档案工作需求。同时，企业改制后，各部门精简人员，企业档案人员更换频繁，档案的收集、整理、保管工作不能持续进行，不及时归档、整理，致使有的档案丢失，落到各部门或者个人手中，对以后档案的利用工作造成难题。
4.档案馆藏良莠不齐，档案鉴定工作开展不力
档案管理并不是一成不变的，为了保管有价值的档案，应剔除销毁失去保管价值的档案，突出重点，分类管理，提高档案管理的质量，为档案的利用及资源共享打下良好的基础。一般来说，很多企业的档案只要进了档案室，就会永远藏匿于档案室，有些档案没有了任何价值，不能发挥任何作用，长期积压使库存爆满，致使新的、有价值的档案不能及时进馆。这主要是因为档案鉴定工作开展不力，未成立专门负责此项工作的机构。
5.管理设施不齐全，不能满足档案保管需求
档案管理的目的不是为了获取利益，主要是为了体现社会效益，一些企业领导比较注重企业经济发展，不注重档案管理，这也使档案管理滞后于经济发展。很多企业档案管理部门没有专门的经费，档案管理设施不齐全，不能满足档案管理的需求，不利于档案的安全、完整保管，从而造成不了弥补的损失。
二、改善企业档案管理的措施
1.提高档案管理人员的素质
企业在发展中必会留下大量的档案资料，如工程图纸、技术资料等，这些档案资料对企业的运行发挥着重要作用。档案管理人员素质的高低会影响企业档案管理的优劣，提高企业档案管理人员素质，是提高企业档案管理水平的需要。首先，企业档案管理人员要具备较高的职业道德素质。这就需要档案管理人员树立服务意识，提高服务质量。同时档案人员要尊重历史，根据史实入档、用档。另外，档案人员还要有较强的保密意识，不私泄外泄，确保档案安全。其次，档案管理人员要具备专业素质。这就需要企业档案人员注重专业知识与技能学习，认识到档案工作的重要性，不断扩大自身知识面，以适应信息化社会的需求。最后，企业档案管理人员要具备创新意识。企业档案管理工作要具有开放性，需要创造性学习，用新思维对待新问题，提高档案管理层次。
2.充分开发利用档案信息资源
档案管理的目的是提供利用，提高档案管理水平，是要给企业提供良好的信息服务。因此，企业档案管理要充分开发利用档案信息资源，为企业发展提供有力的保障。首先，建立网络化系统。企业制定网络系统时，考虑档案网络化建设，开发档案信息资源库，使企业各部门能快速获取所需档案资料，达到资源共享的目的。通过网络利用资源，不会造成文件的丢失，也有助于档案的归档。档案人员通过计算机可以随时对档案进行归档、分类、整理工作，有效减轻了档案人员的负担。其次，推进档案的数字化进程。企业档案管理对有重要价值的档案资料要进行数字化，有些档案由于保存年代已久，拿出来使用的话很容易损坏，要注重对这些档案的保管，并对这些有重要价值的档案进行数字化处理，以便永久保存。最后，加强档案信息安全保障建设。注重档案信息化建设的同时，也注重对计算机档案管理系统的管理，配备防病毒软件，确保信息安全。
3.强化企业档案管理标准化建设
企业档案管理首先要确立归档制度。企业所有人员都有建立档案、保管档案的义务，不能私自截留档案。档案归档有明确的日期限制，如行政管理、生产技术等方面的管理类文件一年归档一次；产品开发、基本建设等方面文件材料要在项目完成后半月内归档等。企业档案归档制度的执行，需要档案人员监管，相关人员积极配合。其次，遵守档案管理流程。企业档案管理要遵守流程，主要有管理部门、文件整理、档案分类、档案编号、归档、保存档案、清理档案等方面。最后，完善档案管理制度。要建立健全的档案管理制度，主要包括档案保管制度、档案利用制度、档案统计制度等。
结束语
企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能，并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。
参考文献：
档案管理的建议和意见范文2
关键词：高校 教学档案 建设 管理 意义 途径
中图分类号：G64O 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）08（b）-0124-02
目前我国对于教育事业及教育体制的改革已经发展到了如火如荼的地步，高等院校在其教育教学的模式上有了很大程度的改善，不再只注重发展精英教育。近年来，高等院校在不断地扩招，让更多的人都能够考上大学，朝着普及化与大众化的趋势不断发展，为社会培养更多的高素质、高技能的人才。但是同时，高等院校在此发展趋势下，面临着新的问题与状况。教学环境与模式的改变，导致相关教学档案的种类与类型增加，对教学档案的管理难度也随之提升，这对高校教学档案的管理提出了更高的要求。
1 加强高校教学档案建设和管理的重要意义
1.1 保证教学有序化的开展
高校教师的工作中心就是开展对应专业的教学工作，教学档案的建立是在其教学过程中开展的，也是高校档案的重要组成部分及重点的内容。高校的教学档案能反映出该校的教学管理水平及教学的质量。因此，为了保障教学过程的顺利开展与实施，学校都会在刚开学时的教学工作会议中对该学期的教学任务进行部署，会议记录成为教师开展教学的文件材料。教师通过教学任务来制定相关的教学计划，开课计划，并以此来制定相关课程的安排。在一学期的课程结束后，还需要对教师和学生做出相应的教学评价，学校通过对学生的期末考试情况进行分析，进而对该学期课程的教学有一个较为明确了解，形成教学档案，保证教学有序地开展，提升教学的管理与水平。
1.2 强化教学管理
在高校教学中，教学档案就是对教学管理及教学活动的客观性记录。教师通过记录的信息，能够从中找出教学中存在的问题，进而有针对性地改善教学的方式方法，提升教学的质量，为相关的教育决策及教学管理的改变提供参考的信息，能够为教师的日常教学管理水平以及进行某些教学研究活动提供相应的参考依据。教学档案是在教师日常的教学管理工作中产生的，同时也为教学管理实践提供相关的服务，进而提升高校教师的教学管理水平。
1.3 进行教学评价的基础与前提
高校教学档案中客观、真实地记录了学校的教学活动，是教师在教学活动中对相关知识的收集与积累，其能够准确地评价教师的教学状态与教学效果。同时，教学档案的积累是教学评价指标体系的具体体现，能够客观、真实地反映高校在某一时间内的教学质量。除此之外，完整的教学档案是进行教学评价的基础条件，对教学档案进行规范化的管理能够有效地推进教学评价的开展。同时，进行教学评价也能够促使档案建设更加完善，提升档案管理的水平。
2 高校教学档案建设现状
近年来，高校对教学的评估、对相关专业就业发展前景的评估以及对应届毕业生就业情况的评估等都极大程度地促使了高校教学档案的建设，提升了教学档案在高校教学管理中的重要地位及其意义与影响。同时在这些年的建设与发展中也取得了一系列的成绩，促进学校的发展。我国的高校都能够依照国家的相关规定与要求，建立专门的档案室用于管理、存放教学档案，对于立档的制度也做出了明确的规定与计划。与此同时，还能够通过相关的评估，提升对档案进行管理的意识，加强管理的措施。但是，我国高校在档案管理方面仍存在很多问题。
2.1 档案内容不全面
高校档案在建立时其来源广泛且分散，档案的形式与内容也复杂多样，这些特点给档案的收集、归纳与管理的工作带来了较多的任务量。与此同时，高校中进行教学管理的部门，由于其所管理的专业不同，教学的侧重点也不同，通常情况下对于文书档案以及学生的相关活动材料比较重视，而忽略在教学一线中产生的材料。例如，高校教师进行说课、讲课等方面的材料不完整、不全面，尤其是在细节方面的材料缺少的比较多，因而所建立的相关教学档案也是不全面的。
2.2 档案管理水平落后
在我国，还有很多高校对于教学档案的认识程度较浅，因而对教学档案建设与管理方面的重视程度较差，相关的资金与技术的投入较低。就目前而言，这些学校对于教学档案的管理与存放还都停留在传统的纸质状态，并且其档案的管理工作还是凭借手工来处理，工作效率十分低下，与当前社会的发展水平极其不相符。
2.3 教学档案管理制度不完善
在高校中，教学档案管理工作是一项专门的业务，需要制定严谨、科学的操作规范，依据一定的标准进行分类，采用科学的管理方法。同时，对于教学档案的管理，其管理工作中的每一个操作环节都要制定明确、标准、规范化的操作制度，对于不同运转阶段的文件材料需要依据档案法规来进行科学化的管理。但是在大多数高校中，虽然制定了很多的管理制度与规范，但是对于档案的管理，尤其是对教学档案的管理方面，其所制定出的制度是不完善、不规范的，对于相关责任人的权责规定不清，且执行的力度较差。
2.4 教学档案管理者专业性较低
目前，大多数高校教学档案管理工作者所学的专业几乎都不是管理方面的，因而，在实际的操作工作中缺乏相关的知识与技能。同时又由于学校繁杂的事务及相关的岗位变动，很多教学档案管理者都是身兼数职，缺乏时间与精力学习、弥补其专业知识与技能。
3 加强高校教学档案建设和管理的方式构建
3.1 提升教学档案管理工作的重视程度
想要完善高校教学档案的管理工作，进一步提升高校的教学效率，不仅需要相关管理人员的努力，同时还需要高校上级有关领导的重视与支持。通过在学校中建立教学档案管理工作的领导体系，加强对教学档案管理工作的领导与监督，进而提升档案管理的工作水平与效率，将教学档案的管理工作作为学校的基础性工作与任务。
3.2 提高教职工的档案意识
采取多种方式，向高校的全体教职工进行《档案法》和国家关于高校教学档案工作相关规定的宣传与教育，使得高校的全体教职工对于教学档案的重要性有一个全面的认识与理解，进而配合高校的教学档案管理人员进行教学档案材料的收集与整合的工作。同时，还可以通过促进高校各部门间工作的合作，加强其交流与沟通，进而实现档案资源的共享。
3.3 提升教学档案的管理水平
高校进行教学档案的管理工作，主要是为了在以后的工作中能够方便地使用。随着现代信息技术的发展以及计算机网络的普及，高校在进行教学档案的管理工作时可以利用校园网络平台，建立相关的资源数据库，实现教学档案的电子化、网络化管理。将相关的档案数据信息实现数字化，同时构建目录查询系统，可以为广大的师生提供更好的服务。通过对教学档案进行数字化的管理，能够减轻相关工作人员的负担，提升其管理工作的效率，进而实现信息共享，提升教学档案的服务水平。
4 结语
在高校教学档案的管理工作中，需要顺应时代的发展，将信息化与网络化的技术应用其中，同时从科学发展的角度出发，对教学档案管理的制度进行完善，进而提升教学管理质量与水平，最终提升高校的教学质量与水平。
参考文献
[1] 严瑛，杨永洁.加强高校教学档案建设和管理的意义及途径[J].青岛大学医学院学报，2012：48（2）：177-179.
[2] 刘萍.关于高校教学档案管理存在问题的研究[J].中国科技信息，2010（10）：166-167.
[3] 孙艳敏.浅谈高校教学档案管理工作的重要作用[J].华章，2011（5）.
档案管理的建议和意见范文3
大型医院建设过程中，基建档案管理往往滞后。如何在管理好基建项目的同时，做好项目基建档案的管理，是每一个院长和档案管理者应认真解决的问题。
关键词
大型医院?基建项目?档案管理
Abstract
In the process of the large hospital construction, the archives management usually lags behind. Each director of hospital and archivist must take the archives serious while doing the construction management.
Keywords
Large hospital?Construction project
Archives management
doi:10.3969/j.issn.1671-9174.2012.07.006
随着新医改的推进和城市化进程的加快，公立医院迎来了新一轮的建设浪潮。很多三级医院床位从以前的1000张猛增到2000张、甚至是3000张，建筑面积也动辄十几万，甚至二十几万平方米。但在这些大型医院建设过程中，基建档案管理却往往严重滞后。
一、大型医院基建项目档案的特点
（一）工艺流程复杂，档案种类多易分散
大型医院建设工程除了一般建设项目都有的土建安装装修外，还有其特殊的工艺流程，如医患分流、洁污分流，手术室和ICU空气净化，放射放疗核医学科射线防护，医疗废水废物处理等等，这些都有专门的工艺流程标准和要求。另外，一般医院建设项目要招标40～45个，多者能达到80多个，由此产生大量的招投标和评标资料。因此大型医院建设涉及面广，参与部门多，档案资料容易分散。
（二）建设周期长，档案资料容易流失
医院建设工程从立项、招投标、勘测、设计、办理手续、开工，到主体和配套施工，再到装饰装修、绿化亮化，最后到竣工验收投入使用，一般最短周期为两年半时间。如果遇到汛期长、天气冷等天气因素，或建设期间通货膨胀，人工费、材料费大幅涨价等市场因素，或者工程前期论证不细，设计大量变更、决策机制效率不高、建设资金不能保证等甲方因素，或者安全出问题、组织管理不善、资金断链等乙方因素，都会使项目工期不同程度延长，工期少则三四年，多则五六年。时间越长，档案资料流失可能性越大。
二、大型医院基建档案管理中存在的主要问题
医院基建档案是指在医院建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、竣工、验收、试运行等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。目前大型医院建设中档案管理存在以下问题——
（一）建档意识不强
根据2006年6月国家档案局、国家发改委联合的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。但很多医院院长和基建管理人员不知道也不清楚此项规定。有的医院院长认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端。常常对档案工作表现出敷衍塞责的态度，在建设中重进度，轻资料的现象非常普遍。有的医院到项目验收时匆忙找补，有可能不全或不真，使项目留下永久遗憾和欠缺。
（二）没有很好建立档案管理机制
很多医院本身就没有档案管理的专门机构，基建档案更是被忽略。大部分医院工程指挥部或筹建办公室都不配备专职档案资料管理人员，对基建档案也没有考核和检查。还有的把大堆图纸资料放到档案室就算归档，没有交接，缺乏整理，需要时却找不到。
（三）资料收集归档不及时、不完整
由于大型医院建设周期长、资料多、工艺复杂，很多建设资料不同程度掌握在不同人的手里。有的在甲方专业技术人员处，有的在乙方施工人员处，有的在监理单位，还有的在中标单位。工程人员不了解档案专业和技术知识以及工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
（四）档案管理手段落后
医院工程指挥部或筹建办公室大都在工地现场，用房紧张，条件简陋，很多基建过程中形成的资料堆叠在办公室里，少有甚至没有档案管理的橱柜和工具。声像档案、电子档案缺乏硬件保存的介质，不能做到定期整理和档案转移，档案的质量安全得不到保障。
三、对策
（一）转变观念，重视基建档案管理
医院基建档案真实反映了医院建设工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，对医院日后的管理、使用、维护都有着十分重要的作用。医院基建档案还是建设项目评价的依据，“鲁班奖”、“泰山杯” 都是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，结合现场进行综合测评的结果。同时基建档案也能反映医院建设项目的决策过程。
（二）健全制度，理顺档案管理机制
对有大型基建项目的医院来说，应成立工程项目建设档案工作领导小组，明确工程项目指挥部或筹建办公室中有档案专业培训背景的专职档案资料管理人员1名，其他筹建人员也要“一岗双责”，除做好专业技术工作外，做好资料的及时收集和整理，建立起工程建设档案工作人员网络体系。同时，建立档案资料收集整理归档制度，定期催交，及时整理，加强考核，理顺档案工作管理体制和工作程序，争取项目完成竣工验收时，资料完整。
档案管理的建议和意见范文4
关键词：新型r村合作医疗 档案管理 健康发展 医疗保障
从新型农村合作医疗制度开始实施至今，短短几年的时间，新型农村合作医疗已经惠及数亿农民。中国属于比较晚起步实施新型农村合作医疗档案管理的，并没有完整的一套统一标准，档案管理工作人员根据自身的工作经验，结合新型农村合作医疗发展的新特点、新趋向和每个地区特有的实际现状来进行档案管理的工作。为健康发展新型农村合作医疗档案管理工作提供了宝贵的经验。
一、档案管理在新农合发展中的重要地位
新型农村合作医疗也称“新农合”，他是由政府组织、引导、支持，农民自愿参加的，以个人为单位缴费、集体和政府部门共同筹集资金的方式，达到大病筹资为主的农民医疗同舟共济的医疗制度。档案管理是新型农村合作医疗档案管理工作中最基础的工作，但它却促进着医疗档案的发展。新农合至今也存在着很多不足的地方，比如：制度不完善、管理人员文化水平普遍低等问题，可能在档案的收集或者保存过程中遗失一些信息，就无法达到本该的全面性，导致在后续问题上不能方便使用。
二、新农合档案管理工作的建议
新农合档案管理工作是在各个经办机构和定点医疗单位里通过档案保存各种有价值的文章、图片、电子文件、发票等汇成一个历史记录。
1、完善档案管理制度
结合新型农村合作医疗档案现状和《中华人民共和国档案法》要求，制定一套适合新农合管理档案的管理制度。同时对档案进行分类和规划，做好档案管理工作，并确保在录入参保人员的信息时，根据参保人员真实名字和实际基本信息录取，以防出现同名不同人的情况。随时关注医疗信息档案发展的情况，不短更新和完善参保人员的信息，完善新农合档案管理工作，确保参保人员就诊和报销的问题。
2、打破传统观念，开拓新途径
传统观念中档案管理工作就是收集、整理和保管各种信息，然后坐等参保人员上门咨询，轻松也悠闲。现在得重视怎么通过提高档案管理来促进新农合的发展与建设，着重从服务出发，一、主动出击，大力宣传新农合的对农民的优势，随机走访，收集参保人员信息。二、通过开发档案管理信息资源，扩大运用档案的新途径，比如通过档案信息总结然后提供给领导和相关工作人员，作为新农合发展的依据和参考。
3.加强档案室硬件设施
科技技术不断的发展，新农合档案资料的分类也多样化，不仅有以往的文字，图片之类的，甚至也有光盘之类的电子档案，这对档案室的硬件设备要求很高，各个单位得根据自身具体情况来规划备配照相机、打印机等办公室必备设备，并采用档案管理专用系统辅助信息整理、分类、统计等工作，代替传统手工操作，增加信息储存量和改善检索慢的情况.从而提高工作效率。如果有条件的单位，可以在局域网列一个专门文件，放置档案的一些目录和内容，这样每个部门可以借阅资料，了解档案信息，从而合力推动新农合事业的发展。
4.提高档案管理人员工作水平
档案管理人员工作水平的高低直接影响到工作的效率，因此各个新农合管理部门应该对现有职员进行培训或者外派学习等活动，提高管理人员的素质和工作能力，另外创造条件吸纳社会上具有现在科技专业人才，互助带动档案管理工作的提高。
5.增加档案管理的管理和监督力度
①在每个新型农村合作医疗管理设立办事机构，管理人员按照规章制度管理档案信息，保管好参保人员的医药费票据，然后进行录入到档案内，按照新农合的报销制度进行补偿报销之类，到达新农合的最终目的，确保好参保的农民的保命钱。
②加强管理新型农村合作医疗定点机构档案。每年都审核定点机构的档案信息，通过审核的才能签订协议，对没通过审核的机构进行勒令整改，对整改后还不能达标取消资格的定点机构，但要确保妥善保存这些档案的。
③严格按照新农合的管理方法，医生在必须使用非报销药品的时候，提前告诉病人，争取意见，尽量控制不使用非目录药品，避免结算报销纠纷。工作人员得为病人“三把关”，即“入院、用药、审批”，做到尽可能的减少农民医药费的负担，确保农民的利益。
总之，新型农村合作医疗是解决中国“三农”问题的决策，档案管理工作就是促进新农合发展的基础。从自身做好档案管理工作，落实新农合政策，确保农民的根本利益。
参考文献 ：
[1] 徐拥军.从档案收集到知识积累[M].是由工业出版社，2008：6-24
[2] 纪新.转型期大型企业集团档案管理模式研究[D].天津师范大学，2008：46-57.
[3] 冯宝华.新时期加快档案管理工作现代化建设的思考【J】南京工业大学学报（社会科学版）.2004
[4] 杜娜.做好新型农村合作医疗档案管理的思考【J】吉林农业.2012
档案管理的建议和意见范文5
辽宁省高级人民法院：
你院辽法（88）民请字第1号请示收悉。以研究，现答复如下：
对于夫妻一方下落不明、另一方诉至法院，只要求离婚，不申请宣告下落不明人死亡的案件，不论下落不明人出走时间的长短，法院均应受理，并应依照《中华人民共和国民事诉讼法（试行）》规定的普通程序进行审理；法律文书的送达依照民事诉讼法（试行）第七十五条的规定进行。
档案管理的建议和意见范文6
【关键词】档案利用；信息反馈；机制
一、档案利用信息反馈的内涵
我国的档案利用理论是在20世纪80年代由吴宝康先生首次提出。
1984年初，吴宝康先生在《档案事业的建设与档案学》一文中说：“档案学也应该研究在‘新的技术革命’和‘信息社会’到来的形势下所带来的新情况和新问题。”在1986年7月29日，他在一个专题报告中提出的“关于档案学未来发展的十大趋势”中就指出开发档案信息资源的研究将成为档案学研究的中心课题。档案利用信息反馈，是指“在档案利用这一连续活动中，档案工作者和档案利用者将发现的问题和情况、提出的要求、意见、评价和效益等，以信息的方式反过来传输给档案部门，档案部门据此来调节档案工作各环节，使其逐步趋于完善，在满足利用者需求的过程中不断提高档案管理的水平”。
二、档案利用活动中信息反馈机制的构建
（一）构建档案利用信息反馈制度体系。纵观国家档案法律法规，对于档案利用信息反馈作出的规定微乎其微，档案利用信息反馈在国家档案法律法规中并未取得一席之地。建立健全档案信息反馈制度体系，可使档案利用信息反馈工作有章可循、有据可依，也可使档案利用信息反馈真正成为档案利用者和档案工作者的责任。
1.完善借阅制度。将档案利用信息反馈的有关规定纳入《档案利用借阅制度》中，并设立相应组织机构，明确职责分工。制度的完善可以使档案管理人员和利用者有章可循，一是让管理人员清楚，反馈信息的收集是我们服务工作流程中的一个重要部分。二是要让利用者明确其利用档案的权利和义务。
2.成立档案利用信息反馈协作小组。协作小组以档案馆馆长为核心，成员由档案馆各个部门负责人、利用部门有关人员、档案法规宣传部门有关人员、利用档案较为频繁的相关单位负责人组成。其职责主要为：定期收集国家相关政策法规信息、市场信息、用户利用效果数据，研究并撰写利用需求分析报告；借助各类新闻媒介媒体，进行档案利用的宣传报道工作；定期搜集用户关于利用问题的意见、建议并调查处理档案利用活动中的善后问题等。
3.设立档案信息反馈员专报制度。档案馆可与社会有关部门建立联系，聘任该部门档案人员或办公室人员为信息反馈员，倾听和搜集社会对档案部门的呼声和要求，及时反馈信息并为档案部门提出合理化建议。
4.建立档案利用信息反馈的奖惩制度。各地各级档案部门应建立健全奖惩制度，对提出有价值的反馈信息的档案利用者进行物质或精神奖励，对失职的档案工作人员进行惩处。
（二）完善档案利用反馈信息收集机制。多数档案部门只注重档案信息的提供，忽略了对利用后反馈信息的收集，即使收集也只是为了工作总结，没有进行分析和研究。目前，反馈信息收集的问题主要表现在内容不全面、手段单一、方法被动、缺乏时效性等几个方面。
1.加强利用者意见箱管理。应安排专人管理意见箱，做到定期开箱，对来函进行分类，分析整理出有价值的建议和意见，及时处理，并公示处理意见。
2.完善档案利用登记表。档案利用登记表填写项目除包括利用者基本信息外，可增加利用者的电子邮箱、住址、教育程度、利用内容、利用目的、利用效果、对档案利用服务的建议、利用档案所取得的社会效益和经济效益、相关栏目的解释说明和填写说明等内容。档案部门还应为利用者提供相应的指导和帮助，避免利用者漏填或错填，同时应加强保密工作，防止利用者个人信息泄漏。
3.开展回访调查。回访调查的目的是了解档案的利用效果和预测利用的需求趋势。首先，需要对利用者进行分类。根据回访目的，结合档案利用信息库，选择分类标准，确定重点利用者和一般利用者。其次，确定回访策略。通过档案利用登记表等渠道了解利用者的整体情况，根据实际选择电话回访、邮件回访或当面回访等形式。第三，确定回访方案。根据利用者实际情况和回访目的，确定回访的问题及提问方式。第四，开展回访。第五，处理回访信息。及时整理回访信息，对回访者的反馈信息进行分类整理，把具有价值的内容汇总起来形成总结报告，作为工作参考。
4.增强档案网络平台互动性。档案网络平台应嵌入多种交互服务模块，提供各种交流途径，如电子邮件、博客、留言板、在线咨询、网络论坛、手机反馈等。同时，反馈界面要易于识别、便于操作，以方便各单位档案员和利用者使用。
（三）优化档案利用信息反馈处理机制。当前，多数档案部门重收集而轻处理，缺乏组织和制度保障。在反馈信息搜集齐全后，档案工作人员应对其进行整理分析，去粗取精，由表及里地揭示问题的本质和规律，为改进利用工作提供依据。
1.反馈信息的分类和筛选。首先，按照反馈信息所涉及的内容对其进行分门别类。常见的反馈信息主要分为以下几种类型：解决学历和工龄问题的信息、开展历史研究和编史修志的信息、用于工作参考和进行科研产品开发取得成果的信息、利用档案取得经济效益和社会效益的信息、利用者对档案部门工作的评价、意见、建议和要求等信息。然后，在信息分类的基础上，利用类比法、法、时序法等信息筛选方法进行分析研究，经过滤筛选后选取有保存价值的反馈信息。
2.反馈信息的整理加工。对反映已经取得效益的信息进行审核、编选和加工整理，编辑成档案利用效益典型实例汇编，送交领导参阅或印刷出版。结合馆情将评价性、建议性信息写成专题性意见或建议送领导参阅，以用于指导改进工作。
3.反馈信息的执行。在获得档案利用反馈信息并形成具体的改进执行方案后，须调动相关工作人员，配备充足的物力和财力，认真贯彻落实方案中确定的任务，按要求完成任务。这是整个信息反馈的中心环节。
4.反馈信息的再反馈。再反馈是将反馈信息处理情况向反馈信息提供者进行通报，除了对反馈信息提供者表示感谢外，还要征询他们对反馈信息执行结果的评价，鼓励他们提出相关建议，以不断提高档案利用服务水平。
（四）构建档案利用信息反馈保障体系。具体如下：
1.组织保障。档案部门应将档案利用信息反馈工作纳入日常工作范围，并设立相应组织机构，明确职责分工，从而保证档案利用信息反馈工作有章可循。
2.经济保障。运用经济原则，把信息反馈的质量、效果与利用者、档案部门和档案工作人员的经济利益联系起来，以有效地调动各方面的积极性和主动性，提高档案利用信息反馈工作的水平。
3.人员保障。档案管理部门要发挥宏观调控作用，建立竞争机制，开创利用者参与档案工作人员绩效考评，尤其是信息反馈处理工作考评的渠道。档案工作人员要主动学习，提高自身素质，以适应信息时代对档案工作者提出的新要求，实现由档案保管员到档案信息开发者的转变。
三、档案利用活动中信息反馈机制构建的理论与实践价值
（一）理论价值。档案反馈机制的建立，有助于将档案学理论研究与整个社会环境接轨，进一步拓展了档案学理论的研究领域，有利于更客观地总结档案利用的规律，探讨档案利用的特点，不断提升档案学理论研究水平。
（二）实践价值。档案信息反馈机制是一个档案利用社情民意双向信息服务反馈系统，把档案利用工作与整个社会紧密地联系起来，既有利于档案利用工作的深化与发展，又有利于档案利用渠道的通畅；既有利于情报的搜集，又有利于问题的及时解决。机制的建立使档案利用从静态分析转入动态分析，从局部分析转入全面分析，真正把用户的要求当作工作的重点，社会的要求当工作的重心，档案利用工作因之而充满活力并处于良性循环的发展状态。
总之，档案信息反馈工作是档案利用工作重要组成部分，是衡量档案工作服务质量的手段。要做好档案利用工作，利用信息反馈机制的建立必不可少。研究档案利用工作，必须研究利用工作系统内部和外部的信息反馈，只有这样，才能使档案利用工作理论和实践得到进一步深入和完善。
【参考文献】
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