档案安全管理规章制度范文1
一、构建档案安全风险评估指标体系
档案安全评估是对档案实体和档案信息资源所面临的威胁及其可能造成的影响的评估。确定档案安全风险评估指标体系是档案安全风险评估的首要任务，也是建立和推行档案安全管理工作的重要依据。本文将从档案安全日常管理、安全基础
设施、安全防护设施、档案信息安全四个方面构建高职院校档案安全风险评估指标体系[1]。
1、档案安全日常管理的健全性
档案安全日常管理主要包括基本规章制度的建立、组织机构的设置、事故处理预案的设置等方面。档案安全基本规章制度是档案安全管理工作的首要任务，其健全性事关档案安全管理的全局。一般健全的档案安全规章制度包括档案安全保密制度、档案库房管理规定、档案评估制度、档案出入库登记交接制度、设备定期检查管理制度、移动存储介质保密管理制度、涉密信息内容范围规定、档案安全事故报告制度、日常安全巡查制度、电子文件（档案）管理制度等。档案安全规章制度的不健全会使档案的接收、整理、移交、保管、利用等各个工作
图1 新升格高职院校档案安全风险评价指标体系
环节存在潜在的安全隐患，健全档案安全规章制度、设置合理的组织结构是及时发现与排除安全隐患的重要途径。因此，将基本规章制度的健全性、组织机构的设置、事故处理预案的可操作性等日常管理指标纳入档案安全风险评估指标体系是非常必要的。
2、档案安全基础设施是否符合标准
档案安全基础设施是档案安全的基本保障，事关档案事业的可持续发展。档案管的建筑设计、防火、防雷、抗震的设计、供电系统与消防系统等都应符合相关的标准与规范要求，档案馆建设应符合《档案馆建筑标准》、《档案馆建筑设计规范》等有关标准要求，处于沿海地区、地震带等特殊地理位置和区域的档案馆的防火抗震设计应按照《建筑物防雷设计规范》、《档案馆建筑设计规范》等要求确定不同的防范等级，防雷设计按照《建筑物防雷设计规范》的要求确定不同等级。《档案馆建设设计规范》对档案室的供电系统与消防系统也进行了明确规定，有可操作性的指标，便于对档案安全基础设施进行有效的安全风险评估。
3、档案安全防护设施的合理性
档案安全防护设施是档案的“安全防护网”，是确保档案安全不可或缺的因素。安全防护设施一般包括视频监控系统的配备、入侵报警系统的配备、出入口控制系统的完善、温湿度与控制质量符合标准、重要场所的安全防护等。安全防护设施不当将对档案直接构成破坏性威胁与损失，因此，安全防护设施是否符合标准要求是评价档案安全的重要指标。
4、档案信息安全是否符合要求
档案信息安全主要是档案信息化建设中涉密计算机与网络系统的安全性，以及档案信息内容的安全，此外还考虑了信
息安全的预警机制是否完善。
根据以上四个方面的内容，本文构建了新升格高职院校档案信息安全风险评价指标体系（图1）。
二、档案安全风险评价
对新升格高职院校档案安全风险的评估采用多因素分层模糊综合评价方法。模糊综合评价方法是一种建立在模糊数学基础上的定量评价方法，它利用模糊集合论概念与最大隶属度原则，对受多种因素制约的对象作出综合评价，这种评价方法适用于受诸多因素影响的档案安全风险评估[2]。本部分基于档案安全风险评价指标体系，以泰山护理职业学院为例，利用模糊综合评价方法对新升格高职院校的档案安全风险进行评价。
1、设立模糊评判矩阵
综合评价矩阵对应的评价因素分别为档案安全日常管理、档案安全基础设施、档案安全防护设施、档案信息安全，按照最大隶属原则，档案安全日常管理所对应的评价等级为较低，档案安全基础设施所对应的评价等级为很低，档案安全防护设施所对应的评价等级为较低，档案信息安全所对应的评价等级为很低。
2、综合评价
根据一级指标权重及综合评价决策矩阵P的值进行模糊变换的合成运算，得出高职院校档案安全风险评价结果为：
P=[0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.0401，0.0174，0.0014]
由B值可知评语为相当低，很低，较低，较高，高，很高，相当高的可能性分别为0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.04，0，0174，0.0014，按照最大隶属原则，隶属度最大值为0.3489，对应评语为很低。这表明泰山护理职业学院档案安全风险评价等级属于低级，该系统的整体安全水平较低，与国家对档案安全的要求相差甚远。
三、新升格高职院校档案安全管理工作存在的问题
从对泰山护理职业学院档案安全风险评价结果来看，新升格高职院校的档案安全管理存在诸多的问题，档案安全存在潜在的风险。主要表现在：
1、院校对档案安全管理工作重视程度较低
新升格高职院校受传统管理观念的影响，对档案安全管理的重视程度不够，安全意识淡薄，档案安全管理制度、安全防范设施等仍沿用传统的规章制度，难以适应学生与教师规模扩张对档案安全管理的新要求。同时也使得学校档案安全存在较大的安全隐患。
2、档案管理人员业务素质较低
档案管理人员业务素质较低，档案专业人力缺乏，尤其缺乏具备计算机网络技术的人才，使得档案管理方式与管理手段较为落后，档案信息化建设水平较低。这也导致在网络环境下档案安全潜在风险增加，网络病毒、网络不安全因素对电子档案的潜在威胁增加。
3、档案安全管理资金不足
新升格高职院校对学校档案安全管理工作的不重视，也使得档案安 全管理资金不到位，档案安全基础设施较为落后，从而难以有效应对火灾、水灾、震灾、害虫、霉菌、灰尘、紫外线、有毒有害气体等自然因素的影响。
四、高职院校档案安全保障体系建设
1、更新安全理念，强化档案安全保障意识
高职院校应树立档案安全即为学校生命线的理念，将档案安全工作放在学校档案管理工作的首位，完善档案安全管理规章制度，提升管理层次[3]。加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高工作人员及全校师生的档案安全意识与技能。落实档案安全责任制，制定相应的奖惩制度，确保各项规章制度的有效运行。
2、提供充分的经费保障
在学校财政许可的限度下，应设置学校档案安全保障建设资金，积极主动通过多种渠道与方法，将档案安全保障体系建设列入院校正常的资金预算中。从而为档案安全基础设施建设、安全防范设施建设、档案信息化建设提供有力的资金保障，消除档案安全隐患与安全漏洞。
3、重视档案专业人才的选拔与培养
学校应尽可能地配备具有档案专业背景的档案业务人员与专业技术人员，提高档案安全保障水平，满足档案安全管理需求。对档案管理人员开展系统培训，并选派优秀人才到高校、政府部门学习，为学校储备一支既有档案管理专业知识，又有现代化网络技术知识的高素质档案管理队伍[4]。
参考文献：
[1] 方 昀，刘守恒.档案馆档案安全风险评估内容分析和评估指标研究[J].档案学研究.2011（6）：74-77.
[2] 陈雪刚，程杰任.多因素分层模糊综合风险评估方法的应用研究[J].计算机工程与应用.2012.48（30）：128-131.
档案安全管理规章制度范文2
建立档案安全法律体系，立法思路上，要树立构建档案安全体系的意识，应理清法律、法规、规章等各层次法律法规在档案安全体系上的任务和作用，确立档案法律的统领地位，法规、规章要秉承和发扬档案法律的内容和精神，规范性文件则重在执行法律、具体指导工作。在立法内容上，各层次法律的立法任务各不相同，内容的要求也不同。总的说来，上位法侧重抽象，下位法侧重具体；上位法侧重设权，下位法侧重实施。
《档案法》是档案工作的基本法，是档案工作法规、规章和规范性文件的立法依据，应该对全国档案工作做全盘统筹和规划，对档案安全工作要有明确的思路、安排和规划。
内容上，《档案法》要确定档案安全工作的原则、工作体制、监管主体、义务主体、职责主体、安全保障措施、查处制度、法律责任等，搭建档案安全工作的完整体系。一方面，《档案法》自身要根据自身的法律等级，确立基础性的、原则性的、体制性的内容。另一方面，在可以授权给下位法作规定的问题，不能规定太细，要授权给下位法，给下位法提供足够的立法空间。
一、在《档案法》体例结构上，应围绕档案的“保管”、“安全”和“利用”三个体系的建设来设定
整个档案法的构架应从五个方面来确定，即“总则”、“档案的保管”、“档案的安全”、“档案的利用和公布”、“法律责任”和“附则”。总则中，应明确档案安全工作的体制。档案安全工作体制对档案安全工作至关重要。建立统一的体制，是确保全国档案安全工作有序、有力开展的前提。在这个问题上，要确立各级档案行政管理部门对档案安全工作的绝对监管权，要明确“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门，对本行政区域内的档案安全工作实行监督和指导”，这也是防止档案法的法外之治，加强档案行政管理部门的管理职能，树立档案法的权威的有效措施。
二、档案安全应列专章
档案安全工作，贯穿档案的收集、整理和保管、利用整个程序，在档案工作的各程序都要强调安全和保密。因此，作为专章的“档案的安全”，应侧重规定以下内容。首先，档案法应明确档案安全保管工作中的义务主体，即应规定“各级各类国家机关、社会团体和其他组织、公民都有保护档案安全的义务”的总的规定。其次，要规定档案安全工作职责的承担者，即档案保管者维护档案安全的权利和职责。针对国家档案馆保存档案的信息的使用问题，尤其要强调国家综合档案馆作为国家保管档案的基地，对所保存的档案安全维护的权利和职责。第三，要规定公民享有与其自身相关的档案安全的权利。现行的档案法确立了公民有保护国家档案的义务，但对公民的档案权利言之甚少，对与公民切身利益相关的档案安全的权利更没有提及。针对实践中公民的档案被丢失、被顶换的现象，应该在法律的层面确定公民档案安全权利，这―方面体现了权利与义务相对应的原则，另一方面也为公民的档案安全的权利提供法律保障，在立法上具有进步意义。第四，要从“实体安全”和“信息安全”一档案安全的互有联系而又各有侧重的重要两个方面，提出档案安全措施原则性和强制性要求。在这个问题上，要实现两个改变：改变过去立法保护实体安全、不保护信息安全的立法思路(或称为不顾及信息安全，因为我们无法从内容上推测出立法者当时的意图，但在内容上，确实只注重“八防”等的明显针对档案实体安全的要求)；改变过去立法对档案安全一味强调与保密法的衔接，不提出具有档案工作特色的工作要求的做法。对此，在现有许可的基础上，档案法律至少要为档案安全设定两个许可事项：1、对档案馆建设的许可。近几年来，各级各类档案馆的建设工作如火如荼，但是对档案馆建设的监管，原有的措施由于文件层次低已经被清理掉，而现行的法律和法规对此没有规定。我们知道，对行政行为而言，法律没有明确规定的即为禁止。因此，由于立法的缺位，我们对档案馆的选址是否符合安全规范、档案馆的建筑设计能否保证档案的安全等问题无法进行有效监管。档案馆是档案的家，在档案馆建设的环节进行严格监管，是确保档案馆能为档案的保管提供坚实、有效的保管条件的有力措施，否则，“倾巢之下，岂有完卵”。在实践中，有的档案馆因选址不当、建筑不符合规范等原因，刚建成不久，又要考虑新建档案馆，不仅造成社会财富的浪费，也使档案长期处于不安全的状态，给档案保管带来极大的安全隐患。事实证明，对各级各类档案馆的建造进行许可，是确保档案安全的基础条件。2、要对档案中介机构中接触国家机关、事业、国家企业的工作人员的行为进行许可。近几年来，由于社会经济的发展，档案中介机构越来越多。档案中介机构在执业时，有机会接触国家机关的文件，因此，档案中介机构的出现，在为机关、企事业等带来便利的同时，对文件资料、档案的信息安全和实体安全造成也造成隐患。在现实生活中，机关、企事业单位普遍的做法是，尽量选用熟悉的、信誉较高的人员为自己服务，以保证档案信息和实体的安全。但是，要解决根本问题，必须对档案中介机构和从业人员进行资质审查。根据许可法的精神，由于《档案法》和《档案法实施办法》没有对档案中介机构及其从业人员设定许可，各地原来在地方性法规、地方政府规章中设定的对中介机构的许可在行政审批事项清理工作中被清理掉。现在看来，对中介机构一律进行许可，与行政许可法第十三条的精神有不一致之处。毕竟，作为市场的主体，档案中介机构的有些行为是其自身或者市场规律能调整的。但是，不论是国家文件、档案还是企业的文件、档案，毫无疑问，都有不宜泄露的内容，对中介机构工作人员，接触可能或者不宜公开的信息的行为，应当用一定的方法加以制约，这是有必要的。所以，立法者必须在作为市场主体的档案中介机构的市场主体权利和国家信息安全保护之间寻找一条出路，达到二者的平衡。这条出路就是对行为的许可，而不是对机构成
立的许可。就是说，立法可以对接触一定范围的从业人员的资质加以确认，或者采用更加有效的方法来确保档案的安全，改变目前没有对此类行为监管空白的状态。最后一点很重要，要把档案行政执法检查写进《档案法》。档案行政执法检查在各地已经规范化和常态化。多年的档案工作实践表明，由于档案具有不可再生、不可复原的特点，因此，从档案安全的角度，开展档案行政执法检查是及早发现安全隐患，防患于未然的有效办法，对充分发挥档案部门事前监督的作用，意义非常重大。在《档案法》里写进档案执法检查，要在现有的档案执法检查的基础上有进步、有力度、有硬度。有进步指检查形式应扩大包括常规检查、突击检查和违规督察；有力度指的是《档案法》要为执法检查赋权，将执法检查作为档案行政管理部门的一项法定职权；有硬度指的是对拒不接受检查的单位和组织，和对检查中发现问题又拒不改正的，要规定强有力的法律责任。此外，还要规定“档案行政执法检查的具体办法，由国家另行制定”，为国务院制定行政法规授权。
三、立法要建立有威慑力的档案安全法律责任体系
档案安全管理规章制度范文3
身份证明主要包括居民身份证和暂住证，要求必须是有效证件，不能超出法定有效期。复印件必须清晰，不能模糊不清，如果原件复印不清楚，可放大一倍，但不允许画描或涂改。3.身体条件证明。必须是县级或者是部队团级以上医疗机构出具的有关身体条件证明，查体表上个人信息栏目要填写完整，并且有本人、医师签字，体检专用章必须压盖照片。4.培训记录。驾驶培训记录上必须记载参加培训的科目和学时，并且有学员和教练员签名、培训机构扣章。一般理论培训不少于7天，术科培训不少于20天。其他材料。主要包括：《拖拉机（联合收割机）驾驶技能准考证明》、《拖拉机（联合收割机）驾驶人考试成绩表》、《拖拉机（联合收割机）驾驶证业务流程记录单》。这些材料由规定的岗位按照业务流程遵循“谁办理、谁签章、谁承担责任”的原则完成填写、签章（包括办理日期）。（四）业务领导岗审核。各岗位收集填写的材料最后汇集到领导岗，经业务领导审核签章后转到制证岗，核发农业机械驾驶证。领导岗审核的主要内容：1、驾驶证申请人提供的资料是否齐全、合法；2、办理程序是否符合规定；3、填写的格式、内容、签章是否完整等。
档案的整理
档案管理岗应当将以下材料存入档案：1《.拖拉机（联合收割机）驾驶证申请表》2.申请人身份证明复印件3.身体条件证明4.考试成绩表5.准考证明6《.拖拉机（联合收割机）驾驶证业务流程记录单》7.驾驶培训记录8.理论考试试卷编目装订。档案管理岗将农业机械驾驶员档案办理接收手续后，逐档填写《拖拉机（联合收割机）驾驶证档案材料目录》，并进行装订成册。装订时，按照以上所列顺序排列装订，通常采取左侧装订的方式进行装订。填写档案袋。拖拉机联合收割机牌证档案、拖拉机联合收割机驾驶员档案通常采用“一机一档、一人一档、分别保管”。因此每辆车、每个人都必须填写档案袋。档案袋上必须填写完全，不应该存有漏项。驾驶员档案必须填写：档案编号、驾驶证号、驾驶员姓名及家庭住址。为了方便查找档案，档案封口处在同一方向应当标注档案编号。（四）档案上架。上架是档案整理的最后一道工序。档案室保管档案一般按照分类进行整理和保管的，因此在档案存放时，首先应按档案分类来进行，即同类型档案放在一起。当确定了档案的排列顺序后，就可以安排上架。上架的次序应根据档案架（柜）的编号依次进行。档案的存放方式一般有两种：竖放或平放。拖拉机联合收割机牌证档案、拖拉机联合收割机驾驶员档案通常采取横着竖放，开口朝外，并且从左往右、从上往下排列。
档案安全管理规章制度范文4
1 档案数字化的质量控制
所谓的质量控制就是为了提升档案管理工作的效率，提升档案工作的质量所采用的一些技术，这些技术可以对档案管理工作中的一些缺陷进行消除。在档案管理实现数字化的过程中，必须对其质量进行控制。
1.1 质量控制的内容
第一，选择数字化方案。在进行档案管理工作的过程中，要根据档案的特点以及保存的形式来制定相应的计划和方案，所以，进行档案数字化也是如此，数字化方案的制定要尽量符合标准，其中包括档案数字化的原则，技术水平以及操作方式等等。
第二，要选择正确的数字化软件。在实际的工作中，数字化的软件种类繁多，特色各异。在选择的过程中，相关的技术人员要做好调研工作。选择符合档案管理工作的现状，同时能够做到效果最大化的数字化软件，进而提升档案数字化的效率。
第三，人员选拔和培训。提升档案数字化质量的主体是人，因此，做好人员的选拔工作和培训工作是至关重要的。具体来说，工作人员的专业技能和实际的操作能力是选拔的关键，同时其职业道德和专业素质也要达到相应的标准。定期进行人员的培训也是一种较为重要的形式，不仅要将专业的知识进行灌输，同时还要对档案管理的相关制度和规定等进行明确，另外，相关的工作人员还需要对档案管理的相关软件进行熟练掌握，这样才能促进档案数字化工作的效率。事实上，人员选拔和培训所涉及到的内容较为广泛，管理人员应该做好充足的计划。
第四，检查、监督、验收和评估。这可以说是质量控制的最后一个环节，档案数字化的质量主要依靠这一环节来决定。需要注意的是，检查的对象包含的内容相对较广，除了一些设备之外，人员的工作状况以及工作的流程等都是比较重要的方面。所谓的监督就是要根据实际的工作状态找到档案数字化过程中存在的问题，并且提出相应的解决措施。如果监督工作中遇到一些不能解决的问题，需要向上级部门报告。另外，验收工作就是要对画幅的完整性以及清晰度等机型检测，对档案的质量进行扫描，档案信息的数字化成果要充分应用到计算机系统中，做好综合的评价和分析是至关重要的。
1.2 质量控制的手段
第一，明确分工和责任。对档案数字化的集成进行质量控制所采用的手段多样，其工作方案，档案的总量以及数字化的程度不同，因此，相关工作人员的工作任务，工作量等都存在着明显的差异。要想对质量进行严密地控制，需要将分工进行明确，同时明晰工作的思路。
第二，建立健全规章制度。对于档案数字化的流程来说，做好档案信息的建设工作具有重大的意义。在实际的工作中要以健全的规章制度作为指导，同时，实现档案信息的共享。要根据国家制定的规章制度和法律法规来对档案信息的质量进行规定。
第三，落实适当的奖惩制度。为了激励档案工作人员的积极性，可以采用相应的奖惩措施，由于档案数字化工作的系统性和基础性较强，因此，要根据工作人员的优点和缺点来采取相应的奖惩措施。
2 档案数字化的安全保密控制
2.1 安全保密控制的内容
安全保密工作是档案工作的重要内容。档案数字化的安全保密控制，就是要保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免出现泄密问题。安全保密控制是档案数字化过程中应优先考虑的问题。
2.2 安全保密控制的手段
安全保密控制是指对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先分析，并依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，有效控制泄密事故的发生。档案数字化工作的安全保密控制主要包括：规章制度的建立，网络和计算机安全方案的确立，场所的选择和安防系统的建设，档案实体的使用和保管，数据库的维护、整理和数据备份。
2.2.1 加强教育，提高人员思想素质
档案数字化过程中存在着许多不安全因素，其中，人的不安全行为是安全保密控制的重点。人的不安全行为是与人的心理特征相违背的、非理智的行为。为此，可通过加强教育来控制人的不理智行为。首先，应组织工作人员学习档案安全保密的相关规章制度。其次，科学地设计档案数字化工作流程，明确各个环节需要注意的安全保密问题和需要遵循的原则，从而提高参与人员的安全保密意识。第三，组织定期或不定期抽查，发现问题及时纠正，并对参与人员进行批评教育。
2.2.2 强化人员管理
人是档案数字化工作的主体，强化人员管理，能为安全保密工作奠定坚实的基础。为此，可从以下三个方面人手：第一，严把人员政审关。第二，明确参与人员的岗位和职责。第三，对工作人员的思想意识、工作质量等情况进行定期考核。此外，对于退出此项工作的人员，要及时收回其证件、门禁卡等，并在门禁系统中删除他们的认证权限。
2.2.3 落实制度建设和安全系统建设
安全保密制度在档案数字化工作开展之初都已建立，但其在贯彻执行过程中往往会大打折扣。这主要是由一些原因引起的，如错误地认为执行安全保密制度会影响工作效率，工作中麻痹大意等。为此，我们要克服错误认识，严查细究，对人为造成的泄密问题，要按照相关规章制度严肃处理，使安全保密工作受到应有的重视。同时，还应落实安全系统建设，强化技术防范手段，配备安全防护设备，配置信息安全设备和软件，确保档案实体、数字化加工设备和档案信息的安全。制度建设和安全系统建设相辅相成，缺一不可。
档案安全管理规章制度范文5
一、加强规章制度建设，不断规范档案管理
一是我局高度重视档案管理，并将档案管理与各项业务建设摆在同等重要的位置，我局成立了由局长为组长，副局长为副组长,各股室负责人为成员的机关档案管理领导小组，切实加强对档案管理工作的组织领导，进一步推动我局各类档案的现代化管理水平。二是通过建立了《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《文件归档制度》、《档案员工作职责》等制度，做到以制度强化管理，保证档案的安全，提高档案管理工作效率，发挥档案在农村经济建设中起到的原始资料作用。三是及时对2014年度文件进行归档。
二、加强业务培训，不断提高工作人员的业务水平
我局要求档案管理兼职人员紧跟形势，不断学习，不断更新自己的专业知识，提高自己的专业技能，并且结合本单位实际，年初制定了学习计划，组织档案人员学习《档案法》、《归档文件整理规则》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》、《档案工作要点》等各项规章制度。
三、加强基础设施建设，确保档案安全
牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，确保档案安全万无一失。我局成立了标准化档案室，使用专门档案柜，采用符合国家标准的档案盒装档案。同时对局下属各单位档案工作进行重点检查，把安全工作重点从事后处理转到事前防范上来，对检查中发现的问题和隐患，及时采取措施、整改，坚决堵塞危及档案安全的漏洞，防止各种危害档案安全事故的发生。做到责任到人，增强了档案利用安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用关系，保证档案不丢失、不损坏，档案信息不失密、不泄密。
四、抓好我局内部管理和档案业务建设
根据《国家行政机关公文格式》、《中国共产党机关公文处理条例》的要求，我局在抓好内部管理工作的同时，认真做好档案业务的建设，使档案工作走上制度化、标准化、规范化、法制化管理的轨道，做好档案的保管和利用工作，加强了文件的接收与整理。
档案安全管理规章制度范文6
关键词 行政执法 档案管理 方法
中图分类号：G271 文献标识码：A
行政执法档案是指行政执法机关在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查及其他行政执法活动过程中形成的具有一定保存价值的各种文字、图表、声像和电子载体等分类保存的原始材料。行政执法档案的管理严格与否直接影响到执法行为资料以及原始文书资料的完整和安全，具有十分重要的现实意义。
（1）必须要加强对档案管理工作的组织领导，明确人员职责。行政执法档案要求原则性强、真实性强、专业性强、保密性强，这就决定了参与行政执法档案工作的人员要熟知本行政执法部门各类法律法规知识，并具有相应的档案专业知识和业务能力，最好是取得档案学专业大专以上文凭。一是，要配备具备较高政治素质和业务素质的档案管理人员，成立行政执法档案管理组织机构，鼓励和选拔优秀人才参与档案管理工作，不断提升档案管理人员整体素质；二是，要加大对档案人员的培训力度，制定年度专题培训计划，重点学习《中华人民共和国档案法》及本部门行政执法法律法规和规章制度，借鉴档案管理先进单位的经验和做法，不断向行政执法工作比较成熟的其他部门学习，严格执法档案的收集、整理、鉴定工作，通过分析具体案例、座谈交流等方式，提高档案管理人员的统筹规划和应变能力，真正做到依法建档、依法治档、依法管档。
（2）要加强档案设施配备，确保环境安全。行政执法档案因为具有一定的法律性、原则性、连续性和保密性，需要配备完善且安全的硬件设施、软件设施和信息化基础设施。一是，要配备硬件设施。要有单独的行政执法档案室，配备具有防磁化、防碰撞、安全稳固的档案橱和文件柜，分类、有序、整齐地进行排列档案，并配备齐全的安全防护设施和一次性鞋套等卫生设施，由专职档案人员管理，随时做好档案室的防火、防盗、防虫、防霉变等工作，定期对各类设施进行维护保养，提高安全防范能力；二是，要配备软件设施。行政执法档案室要建立《行政执法档案出入库规定》、《行政执法档案借阅登记制度》、《行政执法档案销毁制度》等规章制度，要求制度上墙，并严格遵守。要设立行政执法档案室借阅登记台、监督台等，为档案入室、管理、借阅、归还提供便利；三是，要配备信息化基础设施。档案管理人员要充分利用信息化资源，对档案进行全方位、多功能、多层次的现代化管理，利用多媒体功能，在确保档案信息安全的前提下，通过磁盘存储、光盘备份、局域网传输、触摸屏查询等方式，多媒介存储，多方位查询，切实做到行政执法档案的原始资料完整化、电子载体清晰化、检索利用便捷化、保管价值最大化。
