档案管理方式范文1
论文关键词：档案实体管理,信息管理,档案知识管理
档案是企业中的资源，它可以真实地反映出企业各方面经营活动的情况，同时档案也是企业中的无形资产，在企业管理工作中有着重要的作用，因此对档案进行规范化管理，是每一家企业在管理中的基本要求。纵观档案管理的发展过程，主要分为实体管理、信息管理以及知识管理三个阶段，只有了解各个阶段的档案管理工作，才能使企业档案管理尽快的完成转型。
2 档案实体管理的分析
2.1 档案实体管理阶段的主要工作内容与管理方法
在档案实体管理阶段中，文件内容和载体还没有区别开来，工作的主要内容依然被固定在载体上，所以这一发展时期物本管理理念渗透于档案工作的各个方面。在实际的工作中，档案管理人员主要对档案实体进行收集、整理以及鉴定后，再对其进行保管、统计以及利用，此时档案管理工作的内容主要是围绕档案实体开展，信息开发力度不够。在物本管理理念的影响下，档案工作人员采取手工管理的方式对档案进行收集、整理等，而档案的保管以及保护主要是比较简单的物理、化学技术。后期档案管理人员开始在工作中应用先进的计算机技术，但是功能还是比较单一。
2.2 档案实体管理阶段的理论研究对象
在档案实体管理的发展阶段，工作人员主要是对档案实体进行研究。在封建时期，史学家为了能够方便地编写史书，开始有意识地对档案史料进行简单的分类与整理。进入20世纪以后，才正式对档案进行专门研究，此时的理论研究仍然比较粗浅、直观。一直到20世纪中期，档案学才正式形成，但并没有独立作为一门学科而存在，这时主要是以机关档案的管理作为主要研究对象，很少涉及其他方面的内容。新中国成立之后，档案学才正式划分出来作为一门独立学科，这时档案管理理论得到了很大的发展。
3 档案信息管理的分析
3.1 档案信息管理阶段工作的主要工作内容与管理方法
在档案信息管理这一发展阶段，档案工作的主要内容在原来的基础上增加了检索和编研两项工作内容。在20世纪末之后，政府开始采取一系列的措施对档案管理工作进行改革，档案管理工作的侧重点逐渐发生变化，财务论文对于档案信息开发的投入越来越大，编研工作的内容得到了更深层次的发展。此时档案工作人员的管理方法也发生了较大的变化，逐渐摒弃传统手工管理方式，而是将先进的计算机技术应用于档案管理中，由于信息技术的应用，档案管理部门开始建立网络档案管理平台，使档案资料得以实现在线归档，而利用纸质档案数字化之后，更是实现了档案资料的自动检索，同时还实现了档案资料的缩微保存。
3.2 档案信息管理阶段的理论研究对象
在档案信息管理这一发展时期，档案工作的理论研究对象不再局限于档案实体，而是在研究档案实体的基础上，重视档案实体的研究。在应用现代信息技术的情况下，档案学者不仅要研究如何对档案实体进行有效的管理，而且还要研究档案实体管理制度对于当前档案信息管理的影响，关注档案信息的发展过程，重视信息的交流与共享，分析何种管理制度与方法符合当前的档案发展，从而建立完善的档案管理机制，采取有效地管理方法，进一步提升档案工作效率，全面实现档案信息化。
4结束语
档案管理的三个发展阶段是相互联系、不断变化的过程，不能将其截然分开，当前我国企业的档案管理正处于转型时期，是从档案实体管理阶段向信息管理阶段与知识管理阶段过渡的时期，档案管理人员正在寻求符合企业需求的档案管理体系，不断创新档案管理模式与方法，虽然取得了一定的进展，但总体上还没有得到质的飞跃，仍然需要继续进行探索。
参考文献
[1] 胡小琳.档案管理工作的跨越式发展——从档案实体管理向知识管理的演变[J].档案与建设，2013，08（04）：426-430.
[2] 曹瑞玲.档案知识管理与实体管理之探析[J].工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2012，06（02）：211-216.
档案管理方式范文2
[关键词]档案管理;方式;创新;探究
一、档案管理方式创新背景
档案管理方式的创新发展是有一定的背景，主要表现在以下两个方面。
（一）传统档案管理方式已经不能满足日益增多的档案资源
我国传统的档案管理一般是以立卷、归档、转递、借阅为主要方式，对所有的档案资料进行统计、管理。随着我国高校扩招的不断发展，高校毕业生以及就业人数的不断扩大，我国档案资源越来越多。而传统意义上的档案管理不能满足这些日益增多的档案资源，在这种情况下，档案管理方式的创新极为重要。
（二）我国信息技术的发展
我国信息技术的发展为我国档案管理方式的创新提供了必要的科技条件。目前我国很多企业普遍都应用网络档案管理软件进行档案管理，这种网络化管理提高了我国档案管理的管理水平和管理效率，因此面对网络技术的发展，传统的档案管理方式也要做相应的改进、创新。
二、档案管理方式创新途径
档案管理方式的创新是社会发展的要求。档案管理方式的创新途径也是多种多样的，具体表现如下：
（一）利用网络技术来管理档案
“ 把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信息，是档案部门义不容辞的职责。”因此，面对繁多的档案资料，面对冗杂的档案内容，如何通过有效的管理方式来进行档案管理是档案管理人员需要思考的重要问题。而网络技术管理资源是进行档案管理的重要的创新方式。利用网络技术的系统性和人文性，通过计算机来整合相关的资源，继而得出档案管理的结果，提高档案管理工作者的工作水平和效率。
（二）简化档案管理程序
传统的档案管理程序比较复杂，通过人工将所有的档案进行归档、分类以及审核、转递甚至借阅，每个程序都有每个不同人在办，需要各个部分的签字。这种档案管理程序比较复杂，在每个程序上都需要主要负责人进行签字。因此，在今后档案管理发展上，我们可以简化档案管理程序，可以采用“谁的责任谁担负”的方式让管理员进行档案管理上更简便，提高工作效率和水平。同时简化了档案管理程序可以让档案管理工作者有一定的自主性，有利于开展档案管理工作。
（三）档案管理人员管理水平与素质的提升
档案管理员是档案管理工作的主要操作者，档案管理人员管理水平与素质是关系到档案管理工作质量的重要因素。因此注重档案管理人员的管理水平与素质也是当前档案管理方式创新的重要内容。要让档案管理人员进一步认清档案管理工作的重要性，将传统意义上的慵懒的工作作风摒弃，以一种认真负责的心态对待档案管理工作，同时积极参加各项培训学习，以提升档案管理人员的管理水平与素质。
（四）档案管理范围的创新
就目前而言，我国档案管理的使用一般是局限在公务员或者大型的国有企业，外资企业以及我国中小私营企业用到档案的地方不是很多。而实际上随着我国市场经济的发展，外资企业以及我国中小企业对我国市场经济的发展起着越来越重要的作用，已经逐渐成为市场经济发展的主要组成部分。“越来越多的人加入到外企和私企的建设发展中去，这些企业的员工的档案管理也显得极为重要。”一个人的档案伴随人走一生，所以档案管理的范围进行创新可以使得档案资源成为一个人经历的有效见证。
三、档案管理方式创新意义
档案管理方式的创新对我国档案管理的发展具有极为重要的意义，主要表现在以下几个方面。
（一）提高了档案管理的效率
档案管理方式的创新有利于提升档案管理的效率。通过对档案管理人员素质以及水平的培训，使得他们认识到档案管理工作的重要性，这样在日常的工作中，积极性更高，同时因为受到专业培训的缘故，他们掌握了更多的档案管理方面的技巧，在履行自己工作职责的过程中，在很大程度上可以提高档案管理的效率。
（二）提高了档案管理水平
档案管理方式的创新有利于提升档案管理的水平。通过网络档案管理工具的应用，能够使得档案管理更加系统化、网络化，通过计算机系统对档案资源的分析获得具体详细的数据，这样可以有效提高档案管理的水平，提高档案管理在日常工作中的利用率，能够保证档案管理员档案管理工作的顺利开展。
（三）完善了档案管理制度
档案管理方式范文3
关键词：企业档案管理 发展方向 信息化 措施
企业的档案包括企业以及个人在社会活动里直接产生的具有保存价值和意义的文字，图象以及录音等各种形式载体的历史记录。这种历史记录是一种信息资源，它是信息和载体的结合产物。但是，在传统的企业档案管理中，很多企业的档案都有档案数量庞大，保管条件差，查找效率不高以及管理人员缺乏专业素养等问题，解决这些问题的最佳途径档案管理的信息化。
一、信息化档案管理的含义
档案管理的信息化，是指将传统档案管理模式中档案实体的保管作为工作重点，转向档案实体的数字化信息作为重心的过程。档案管理的信息化大体包括：建设基础设施，档案信息的数字化，创建应用系统，完善标准规范和培养相应人才等五个具体的方面。
在这五个方面中，档案信息的数字化是档案管理信息化过程的基础和核心。其内容包括：a.馆藏档案的数字化管理；b.实现现有电子文件归档。对数字化信息的管理和电子文档的归档要求必须其齐全完整，真实有效。
二、怎样实现档案管理的信息化
1.树立档案管理的现代化意识。现代化的管理理念是档案管理信息化的前提。要实现档案管理的信息化就必须实现管理思想的现代化。档案人员缺乏现代化管理的意识对档案管理信息化建设的进程会产生很大的影响。因为如果缺乏这种意识，即便配备了一流的档案保护管理硬件系统，也无法达到信息化管理档案的目的。所以档案管理信息化的建设过程中，首先要让档案的工作人员牢固地建立起凭借先进科技进行科学管理的思想，真正改正在计划经济时代树立起的重管理轻利用以及封闭保守等陈旧的管理思想，实现档案管理中的被动服务到主动服务，封闭式服务到开放式服务的转变，使档案的管理工作更加符合经济社会发展和新时代的需要。
2.建设相关硬件设施并提高相关技术。企业应尽快为档案管理部门配备信息化管理所需的计算机，扫描仪以及各种互联网设备等现代化档案管理设施，充分利用现代科学技术在档案管理中的作用，加速开发相关应用软件，加快档案信息的数字化处理进度。企业的档案部门也应尽快提高自身的工作能力，充分发挥各种先进设备的效用；同时还要尽量利用本身的大量档案资源的优势，挖掘企业的各方面潜力，及时开发有用的档案信息提供给其他相关部门加以利用研究，把各种档案的潜在价值转变为经济价值。另一方面，现代化技术在档案部门得到广泛运用的同时，也必将给档案管理工作带来新的活力，大大提高对档案进行管理利用的水平，加快档案管理信息化的步伐。
3.建立并完善信息化管理机制。在企业档案管理的信息化建设过程中，为使相关的责任更加明确，网络运行和数据传输的安全得到保障，企业还必须结合本身的实际情况建立一套相应管理规范机制。
首先应当改进原有档案管理制度，即档案管理部门需制定一套新的符合信息化建设要求的档案管理制度。新的管理制度要求之一是要完善对档案管理中的业务流程和技术的规范要求，使电子档案的管理工作环节和步骤得到细化；要求之二是要制定相关安全措施，尤其是要实现电子文件和电子档案的安全管理，保证企业电子档案的安全性以及完整性。
接下来需要统一档案管理的要求标准。标准规范化建设也是档案信息化的一项重要基础。对档案管理的标准化主要包括：档案整理标准化、统计标准化以及服务和各项技术的标准化等，这些标准化的要求将成为以后衡量档案管理工作效率高低的标尺。如果缺乏这些标准，企业的档案数据库就无法合理录入有效的信息资源，同时档案管理部门的工作也将由于没有必要的标准尺度而变得冗杂混乱，降低工作效率。
4.打造一支优秀的档案管理队伍。要实现企业档案管理的信息化，就必须提高档案管理人员的素质水平。档案管理队伍的建设是成功实现档案管理信息化根本要求，档案管理人员的质量对于档案信息化的发展速度和好坏有着决定性的作用。
要提高档案管理人员的信息化管理意识。子啊信息时代，文件的自动登记，辅助立卷，归档，著录检索以及信息网络的传递和安全利用基本都是在计算机上完成的。由此可见，必须要求档案管理人员不在熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理的同时，要能够掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
另外还应提高档案管理人员信息化工作的技能水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
三、小结
二十一世纪是信息的时代，信息化已经成为了时展的主旋律，更是企业档案管理的一个重要发展方向。档案管理的信息化将大大提高企业的工作效率，并为其发展方向提供有益的指导信息。为达到这一目的，企业必须积极配合，为档案部门提供必要的管理设备和人才的培养环境。同时档案管理部门本身也要努力在工作中有所革新，提高信息化管理的素养和水平，为其他部门提供更加丰富有效的信息，最终共同实现企业档案的信息化目标。
参考文献：
[1]高东红，田薇.浅谈档案管理信息化[J].神州（下旬刊）.2012年08期
档案管理方式范文4
【关键词】高校;学生档案;规范管理
学生档案管理主要是对学生在校期间的学习、生活及参加的各项活动的情况进行记录，对学校的各种活动进行直接反映。对学生发展中的各种有价值的资料进行保存，从而形成档案材料。高校学生档案管理，对于高校发展和学生未来就业都具有重要意义。随着高校规模的扩大，高校学生档案管理工作中存在的问题也逐渐增多，因而对高校学生档案管理方式的研究十分重要。
一、高校学生档案管理现状
高校学生的档案进行管理具有一定特殊性，这项工作与干部档案、学生学籍档案管理有所不同。高校学生档案管理是对学生培养情况的反映，在档案中记录着学生的学习、成长及德智体美等方面的发展情况。对学生的档案进行管理，可以对社会选拔人才提供参考依据。现阶段，高校学生档案管理工作内容较为复杂，一定程度上增加了档案管理的难度，同时也使档案管理工作中存在一定缺陷。
（一）学生档案管理工作重视程度不够。当前，多数高校的领导对学生档案管理工作没有足够重视，档案管理观念较为淡薄，在日常工作中，把重点放在了学校的基础性设施和师资队伍建设中，没有对档案管理有足够的认识，只是单纯的认为学生档案管理工作就是对学生的信息进行搜集、保存和管理，没有对档案管理工作做出严格的要求，也未能形成统一化的标准。在开展档案管理时，档案管理人员，通常在每个学期的开学伊始和期末结束时，没有对档案管理工作做出认真的总结与对接，更是缺乏有效的监督和指导。
（二）学生档案管理制度不够完善。由于高校管理阶层对学生的档案管理工作没有足够重视，因而在档案管理工作中，也未能制定出严格的管理制度。而当前已有的档案管理制度也存在缺陷，导致学生档案管理工作缺乏一定约束性，没有工作标准可参考。同时由于学生档案管理工作本身没有明确的制度保障，相关管理人员没能对学生的档案管理工作进行定期的监督与检查，导致档案管理人员责任心不强，执行力不够，工作人员未能及时有效的开展管理工作，致使工作中经常会出现资料丢失、信息数据不全等问题。
二、强化高校学生档案管理的方式
现阶段，国家教育部门已经对高校学生的档案管理工作提出了更高的要求因而实现高校学生档案管理工作的规范化、制度化十分重要。随着我国教育制度改革的深入发展，高等教育的形式与内容也随之发生了改变。近些年来，高校受教育学生的数量逐渐增多，使得高校学生档案管理工作的内容也越来越复杂，档案管理工作的难度也随之增加，因而加强学生档案管理十分重要。
（一）注重档案管理，提高工作积极性。要强化高校学生档案管理，首先高校的领导阶层要提高对档案管理工作的重视程度，以身作则，充分认识到学生档案管理对学校于学生成长及高校发展的重要作用。高校在日常管理工作中，需要把档学生的案管理工作上升到学校战略性发展的层面上，积极响应与号召国家教育部门提出的方针政策，结合本校档案管理工作的实际情况，制度出科学化的学生档案管理制度。与此同时，需要更新高校学生档案管理人员的思想与观念，提高对学生档案管理的认识程度，认识到档案管理的重要性，从而增强工作责任心，提高执行力，对档案管理工作保持高度热情，进而积极投身到档案管理工作中来。
（二）完善制度，规范档案管理。完善的制度是档案管理工作顺利开展的重要保障，高校学生档案管理需要健全的规则制度来规范和引领。随着高校的不断壮大与发展，学校里有更多的活动和事宜需要整理和记录，面对高校日趋复杂的档案管理工作，只有建立起合理、科学、严格的制度，对学生档案管理工作中的每个环节做出详细具体的规定，才能实现档案管理工作的高效化。并对学生档案进行分类、整理与存档，针对管理中存在的问题，采取切实可行的应对措施，才能使学生档案管理工作有序进行。
（三）加大信息化投入，提高管理人员的素质。科学技术是第一生产力，在高校学生档案管理中，同样也少不了科学技术的大力支持。高校学生档案管理是一项复杂的工作，在平时的工作中需要不断进行经验教训的总结。部分学校在学生档案管理中，依然还采用传统的管理方法，用手工方式进行收集与检索，整理、检阅等方面的效率不高下，很多学生的资料信息丢失无法恢复。因而在新时期的学生档案管理工作中，需要加大信息化技术的投入，在广泛运用计算机技术的同时，也要加强计算机网络安全技术的实践，并要设置档案信息系统，加强对档案信息和文件销毁环节的技术运用与保密管理。为了更好的开展高校学生档案管理工作，需要认识到教育培训工作的重要性。可以对档案管理人员进行业技能培训，使其具备更加专业和规范的档案管理技能，努力培养出新时期专业技能高、纪律严明、业务精通的档案管理团队。
三、结语
学生档案管理是学校发展过程中的一项基础性工作，同时也是学校管理工作的重要组成部分，我们要提高对高校学生档案管理工作的重视程度。随着高校规模的扩大，高校学生档案管理工作中存在的问题也逐渐增多，因而对高校学生档案管理方式的研究十分重要。我们要加大管理方法的研究力度，从管理人员的素质、管理制度等方面入手，实现新时期高校学生档案管理的制度化、规范化，促进高校建设与发展。
参考文献
[1] 李红冠，张志超.强化高校学生档案管理，服务大学生成长成才[J].新西部，2012，05（31）：12-13.
[2] 尹晶华，姜秀华.改革高校学生档案管理的方案及展望[J].吉林省教育学院学报（中旬），2013，10（15）：15-16.
档案管理方式范文5
本世纪以来，为回应数字时代的挑战，我国多个地方档案局（馆）先后建立电子文件中心的机构或项目，针对某行政区划内的机关电子文件，开展各种集中管理的实践，迅速吸引业内外人士的注意力，也引发了研究的聚焦，可以说电子文件中心的实践和研究高度互动、平行发展，形成了一个颇有特色和影响的领域。笔者于2013年4月7日选取中国期刊全文数据库（），以“电子文件中心”或“数字文件中心”为检索词，以主题为检索字段开展精确检索，共检索出174篇文献，其中“电子文件中心”命中文献168篇，“数字文件中心”命中文献6篇。电子文件中心是个固定的名词称谓，各地对其功能定位却并不一致，电子文件集中管理内容也有很大差异，或在查阅利用，或在长久保存，或在临时代管，或在系统建设，或在信息备份，形成一名多实的局面。在未有定论的情况下，电子文件中心实践仍在向纵深方向发展，以地方名称命名的各种电子文件中心“模式”纷纷出现并得以宣传推广。2010年，国家档案局行业标准“电子文件中心系统功能规范”正式立项，是时候统一电子文件中心的定位了。揭示我国电子文件中心问题背后的实质，而不是简单肯定或否定某一种模式，可以为相关问题的解决提供基础。
2研究方法
鉴于研究的目的在于发现我国各种电子文件中心理论和实践背后的规律性内容，故而本文采用历史回溯的方法。笔者以文献调研为主，以实地调研为辅，对我国电子文件中心实践和理论的发展过程进行梳理，通过对发展动力、发展阶段、研究过程的回溯，发现我国电子文件中心问题的实质，是档案界对于数字时代地方政府对档案集中管理方式的积极探索，探索的结果在于坚守和拓展，所谓坚守，是对档案永久保存职能的坚守，所谓拓展，是对除永久保存之外档案集中管理职能的尝试。
3我国电子文件中心的发展阶段
电子文件中心建设始于21世纪初，起初只是个别地方的探索性做法，经国家行政管理部门的大力推广和推动，短短十余年左右的时间，已在全国全面铺开，大致经历了起步、高潮、全面发展三个发展阶段。
3.1起步阶段
该阶段的时间跨度从21世纪初到2007年，标志性事件是有关地方开始出现名为“电子文件中心”的建设项目。尽管同类的实践项目早于2004年，比如2004年4月青岛市数字文件中心建设完成并正式投入运行，12月通过鉴定验收；[1]但是我国档案学界习惯于将2004年底江苏省常州市电子文件中心的启动视作我国电子文件中心建设的起点，随后带动了全国电子文件中心的快速发展。[2]2005年10月，第一个省级电子文件中心———安徽电子文件中心启动，[3]标志着电子文件中心建设范围由市及省。
3.2高潮阶段
该阶段的时间跨度从2007年到2009年，标志性事件是全国各地大规模涌现“电子文件中心”建设项目。2007年4月26日至27日，国家档案局在江苏、安徽两省召开了全国电子文件中心建设经验交流会。此次会议经中共中央办公厅批准召开，重点研究全国电子文件中心建设情况。与会代表实地考察了江苏省常州市、张家港市、江阴市和安徽省开展电子文件中心建设的情况，听取了天津、上海、江苏、安徽、山东、广东、四川、陕西等八个省、市档案部门开展电子文件中心建设的经验和做法。[4]参会的各地方档案部门回到当地之后，贯彻落实会议精神，开展本地电子文件中心建设。
3.3全面发展阶段
该阶段的时间跨度从2010年至今。2009年底，国家档案局局长杨冬权在全国档案馆工作会议的讲话中明确指出：“努力把各级国家档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心‘五位一体’的公共档案馆，实现档案馆事业的跨越式发展。”[5]自此，电子文件中心建设已经成为各级综合档案馆的基本任务。
4电子文件中心的发展动力
是什么原因让一个新生事物在功能定位不统一的情况下，便以较大力度全面推开？我们认为有必要分析电子文件中心的发展动力。电子文件中心是我国特殊文件、档案管理背景下的产物，其诞生有三大动因：
4.1公开现行文件的需求
1998年深圳市档案馆以“文档资料中心”的设置首开现行文件服务，为档案部门担此职责积累了实践经验。[6]在政务信息公开的巨大推动力下，2004年底，全国千余家档案馆都已开展了此项服务。[7]信息时代，政府文件大多以电子形式产生、处理和。档案部门如果要成为政务信息公开的统一窗口，那么统一收集、管理政府机关的电子文件可以为之提供坚实的前提。
4.2集约化管理电子文件的需求
“IT黑洞”以鲜明、形象化的比喻告诉人们：信息化投入将是一个持续不断的过程，而如何提高产出将是隐匿在信息化华丽外衣下的严峻挑战。小而全的机关档案室，即便只是管理着纸质文档，人员、场所、经费等方面的投入，已经显现出与机构精简、政府效率提升大潮的不和谐之音。管理电子文件所需的软硬件购置、维护、升级的往复投入，放大了积存的不和谐。电子文件中心，只需一套软硬件设施和一班人马，便可完成原来四、五十家机关档案室的大部分工作，并可在积聚的文档信息的基础上进行种种增值开发与服务。集约是包括电子文件管理在内的所有信息化建设的必由之路。
4.3永久保存电子文件的压力
2006年8月5日，美国国家航空和航天局(NASA)宣布，记录人类首次登月的1.3万盘原始录像带遗失，并表示主要此前电视上人们看到的都是转化后的影响，比较模糊，而这次一时的原始录像具有高清晰度的画面，清晰地记录了阿波罗登月时的状况，如果丢失，损失无法估量。[8]这则社会新闻将电子文件的保存问题纳入了公众视线，使得普通公众认识到数字文件除了满足当下应用之需之外，尚对历史的延续、文明的传承干系重大。电子政务的发达，意味着对电子文件依赖程度增加，意味着政府管理社会事务的过程将以电子的方式记录并留存。21世纪，全世界的国家档案馆都将集中作为保存电子文件之道。由档案部门以其专业技能来抵御各种可能摧毁数字记忆的技术风险和非技术风险，将电子文件中心建成“电子记忆宫殿”，履行保存社会记忆的神圣职责。上述三股力量的合力作用下，电子文件中心现身于历史舞台，在我国文件中心的实践基础较为薄弱的情况下，特地为电子文件管理成立的电子文件中心，并非西方文件中心实践在电子环境下的简单照搬，而是一套兼具现行文件服务中心、文件中心、电子文件档案馆功能的复杂运作系统。
5电子文件中心功能定位的研究过程
正是肩负多重使命，各地对于电子文件中心的认识不一，实践做法五花八门。学者们对电子文件中心问题的关注，出发点和焦点在于其功能定位的设计和总结。通过梳理相关文献的发展脉络，我们发现我国电子文件中心功能定位研究过程具有如下几个方面的特点：
5.1以现行电子文件统一利用为起点
2003年，何嘉荪教授首先对具有中国特色的数字文件中心进行了概念设计，他认为以已经在各地兴起的现行文件阅览中心为基础，可以开始考虑在我国比较普遍地建立文件中心或数字文件中心，与国外半现行文件保管中心的对比，这种数字文件中心为立档单位暂时保管现行文件，并在此基础上实现利用服务，这个中心可以是数字档案馆的组成部分，也可以相对独立。[9]何教授务实地抓住了现行文件阅览中心的实践基础，然而他更多地从电子文件长期保存这一档案部门核心职能出发，考虑到电子文件进馆时日尚远，提供一种过渡性设计，现行文件服务只是其更容易为人接受的增值。其思路在此后一些文献上得以继承和发展[10]，也为天津[11]、绍兴[12]等地所实践。随着江苏省部分城市电子文件中心的兴起，电子文件中心的理论探讨从概念设计走向功能确认。2005年，张照余教授连续四篇发文阐述电子文件中心问题，[13]掀起了电子文件中心研究热潮，张教授的论述并不涉及归档电子文件代管，而是突出强调了电子文件中心是现行电子文件的网上阅览室，基于这个功能定位，进一步明确了电子文件中心系统的功能，包括归档前电子文件的接收、审核、和保管（非档案化管理）等。借助于政府信息公开的东风，这种模式为常州[14]、张家港[15]、南宁[16]等许多地方的实践所落地，也为2007年全国电子文件中心建设经验交流会所推广，可以说是最为普及的电子文件中心定位。
5.2以电子文件集中式长久保存为核心
虽然档案部门以“现行文件利用”为电子文件中心建设的切入点，然而电子文件管理的实践者和研究者，仍然无法忘记电子时代档案部门长期保存文件的使命。2005年底安徽省电子文件中心以永久保存数字遗产为核心目标。而2006年之后的电子文件中心研究，也越来越重视电子文件长期保存。比如，胡杰继2005年和导师张照余教授共同提出“现行文件利用”的功能定位之后，在其2007年的硕士论文中对电子文件中心的功能进行了拓展，他认为电子政务环境下的电子文件中心还应该具备“归档”功能，是电子政务办公自动化系统到档案管理系统的中间环节。[17]虽说是中间环节，却也在一定程度上是对档案集中保管职能的回归。邵枫是我国首位总结多种而非构建一种地方政府电子文件中心建设模式的研究者，他总结了窗口式、备份式、归档式等三种模式。[18]其中窗口式的功能定位即现行文件的公开服务；备份式除了窗口的功能之外，还承担本级政务网上文本文件的备份任务。归档式除了前两种模式的功能之外，还是政务网各入网单位电子文件在线移交的统一通道，在形式上更接近一个“数字化档案馆”。在这三种模式中，他认为归档式对档案信息化的贡献最大。档案学者的天平进一步向长期保存倾斜。冯惠玲教授将研究视野扩大至所有综合档案馆开展的针对原生性电子文件的集中管理项目，而非单独针对“电子文件中心”，也更具有普遍的意义。同样基于功能，她总结了四种项目类型，分别是永久保管型、中转站型、现行文件查询服务型和备份型[19]。这四种模式相互排斥，她认为只有永久保存型才是综合档案馆开展电子文件集中管理项目的准确定位。冯教授也成为第一个旗帜鲜明地主张“永久保存”应当成为档案馆设立电子文件中心的宗旨，其总结和结论在较大范围内产生了影响，黄玉明[20]、于英香[21]、李明娟[22]、肖秋会[23]等人结合不同地方的实践，重申了永久保存电子文件是综合档案馆在数字时代的基本使命。赵屹则进一步指出，电子文件中心、数字档案馆是从不同角度对于同一新生事物命名所形成的不同名称的概念。两者的本质并没有区别，这两个概念理当保留其中一个，淘汰另一个。从字面上看，她更加认同电子文件中心这个概念。[24]至此，电子文件中心应集中地长久保存电子文件的呼声达到顶峰。
5.3以电子文件管理系统统一建设为新的发展点
2012年，梁凯基于杭州市电子文件中心建设的实践，提出了一种新的功能定位，即为政府机构提供统一、专业的电子文件管理系统（ERMS）应用服务。[25]各单位无需自行构建电子文件管理系统，电子文件中心负责提供统一规范的电子文件管理系统（该系统在实际应用的时候，可以只用来管理归档电子文件———作者注）。我们也可以将这种电子文件中心模式归纳为系统服务型。与中转站型不同的是，系统服务型中的系统仍然为各立档单位所有、所用，除了系统维护、存储等后台工作，电子文件的捕获、分类、鉴定、处置等前台业务工作，仍然由立档单位负责。也可以说，系统服务型将中转站型中立档单位和文件中心两个系统的功能合并，将立档单位、文件中心的文件归档、归档文件代管顺序衔接的职责分工变为了系统前台操作和系统后台维护同步进行的职责分工，是对中转站型的发展和升华。无独有偶，2012年夏天，笔者去青岛档案馆调研，发现该馆2003年建成使用的“数字文件中心”也有类似的功能，虽然在其介绍文献中没有将重点放在电子文件管理系统统一建设上，但是在“同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”的背后，就是统一的“易初档案管理系统”。[26]我们再次反刍相关文献，发现以绍兴为代表的一些中转站型电子文件中心，各立档单位使用的也是统一的档案管理系统。这些现有的工作基础，将档案部门统一建设和维护ERMS的机会摆在我们面前。
6结
通过历史回溯，我们认为电子文件中心实践和研究现象背后的实质是我国地方政府数字档案集中管理内容和方式的积极探索。可以说电子文件中心是我国档案界抓住了历史机遇的一个概念，是一个包含了利益相关方博弈的概念，是一个集技术变革和机构变革于一身的概念，也是一个需要再次构建的概念。
6.1电子文件中心是我国地方档案部门抓住历史机遇创造的概念
21世纪初，按照当时的规定，电子文件同样要遵守实体档案在原单位保管二三十年后方才进馆的时限要求，而在系统不断变更的条件下，在原单位保存时间过长一方面加重了立档单位的负担，另一方面也加大了保管不利的风险。那么，档案馆是否坐等这二、三十年呢？希望有所作为的地方档案局馆不愿被动等待，于是利用电子政务建设的大平台，创造性地构建了电子文件中心这个概念，搭着现行文件公开、系统集约化建设，甚至是信息备份的快车，各自出招，各自占地，希望在数字时代有所作为，闯出一片天地。
6.2电子文件中心的不同定位反映了地方政府不同的档案集中管理内容和方式
不管档案部门如何拓展，开垦了多少新领域，其根本的立足点仍然在档案长久保存的法定职责。由档案局馆建设的电子文件中心，承担的是立档单位电子文件的集中管理，在具体的管理任务中，虽然备份、代管、利用都为特定环境所需要，但就合法性而言，进馆范围内的电子文件长期保存最为名正言顺，这个功能定位得到广泛的坚守、认同也不难理解。文件长期保存的质量受制于归档文件的管理质量，在纸质时代，档案局通过统一制度、统一规范等软性方式实现对进馆档案的质量控制。在数字时代，由于制度、规范最终要在系统中实现，以杭州、青岛为代表的地方档案部门，面向立档单位提供统一的电子文件管理系统，化软控制为硬控制，这样的举措不仅不违背档案集中保存的宗旨，而且有助于该宗旨的最终达成。“电子文件中心是什么？”的问题，其实可以理解为“哪些电子文件（档案）管理工作可以集中开展？”这样一来，我们的思路就不会受限于“电子文件中心”这个特定的称谓和概念，而对档案部门工作内容及其方式进行全方位的思考。我们认为，数字环境下，可以跨机构集中开展的工作，包括制度、系统、业务三个层次的工作，其中，制度建设和长期保存业务和纸质环境中的相关工作一致，系统建设则是新增的内容。可以集中建设的系统类型除了ERMS之外，还可能包括数字档案馆系统，即由上级档案馆统一建设数字档案馆系统，供其下级档案馆使用，这种IT集约化服务型的数字档案馆运行模式方式已经在2007年被设计出来，[27]该构思借助于云计算技术，在5年之后的北京市科委项目资助的北京市数字档案馆建设方案中得以清晰化。[28]
6.3需要对地方政府数字文件、档案集中管理机构、项目重新命名
档案管理方式范文6
前言
随着我国高等教育社会化程度的逐渐提升，建立一个新型的师资队伍逐渐成为高校急需解决的一个问题，是高校改革发展的首要工程。而这项工程就需要依靠高校人事档案价值功能的发挥。现如今，许多高校的人事档案管理还存在着一定的问题，需要进行不断的创新，要做到与时俱进，采取新型的人事档案管理方式。如此，才能够进一步推动高校人事档案的有效管理。
一、当前高校人事档案管理存在的问题
1.资历材料空虚
因为受到历史原因的影响，在档案材料中，涉及个人经历与资历的记载都更加偏向于政治。例如，某个人参与了各种政治运动或者获得什么荣誉奖励等。在档案材料中，内容大多都是套话以及官话，大多数档案材料都大同小异。并且对于个人的经历的现实性材料记载较少。例如，关于个人的业务能力、专业特长等方面的材料收集较少。这些抽象以及虚化因素的存在，就促使高校人事档案形成了一种陈旧的经历资料，难以对高校师资人员的素质能力进行真实、客观的反应。
2.实绩材料有所欠缺
从当前高校人事档案的收集范围来看，以下几方面的材料还没有得到有效的收集[1]，（1）个人工作表现、（2）后备干部登记、（3）专业人才登记、（4）定期业绩考核、（5）重要学术研讨活动。之所以会存在着这一局面，第一是因为观念较为陈旧，手段不够先进，第二，方法使用不当，缺少内外结合的定期收集、第三，在整理前与整理后的随时补充工作不到位。这样一来就导致了档案缺少个人实绩材料，导致个人的信息一致没有得到有效的更新。
3.未能制定有效的管理机制
在高校人事管理系统中，人事档案是其中的一个重要环节，对整个管理系统的功能发挥有着直接的影响。人事档案对高校师资人才的利益有着直接的影响，所以必须要对师资人员各方面情况进行反映。因此，就需要加强对档案工作的领导。然而许多高校的领导对这项工作的重视度不够，也没有制定相应的管理机制来对工作人员的管理进行规范，并且没有动态监督考核以及奖惩制度，导致档案管理人员的工作积极性不够，责任心不强，极大的影响了档案管理工作的严肃性。
二、人事档案管理方式的分析
要想提升高校人事档案管理的效率，解决当前高校 人事档案管理中所存在的各项问题，就需要高校与时俱进，要突破传统的档案管理方式。传统的档案管理工作就是围绕档案材料进行收集、鉴定来进行的，管理工作就相当于保存档案。这种管理方式很难适应时代的发展，很难适应高校的发展，故此就需要对传统的人事档案管理进行改革，要实现对人事档案的信息化管理[2]。
要想实现档案的信息化管理，就需要建立符合高校人事档案信息产生规律的计算机管理系统。系统的功能一定要与高校的人事制度相适应，要能够为高校的人事工作提供服务。系统要具有查询以及检索和统计等功能，还需要具有安全的防泄密功能。
为了保证系统的功能得以实现，就需要按照以下几方面的原则来确立系统的数据项目，（1）及时、（2）准确、（3）有用。“及时”的原则就是指能够及时的反应当前人事管理工作中的最新动态情况。因为在高校干部人事工作中，会产生经常性的变动，教师的离职与任职等，都需要进行及时的更新，要将其录入到人事档案管理系统当中。“?嗜贰痹?则，也就是一定要确保档案信息的真实可靠，对于一些虽然有用，但是却很难掌握标准的数据信息，就不应该将其录入到计算机管理系统之中。“有用”的原则就是要根据高校人事工作的具体需求，来选择一些频率较高的数据。
根据上述几个原则，那么高校人事档案信息管理系统就需要包括下面几个数据项目：
1.现实信息项目
这个数据项目也是高校计算机管理系统中最为基本的一个部分，也是反映高校师资人才的现实情况的数据群，包括：教师的姓名、年龄 、学历以及职务等等。
2.历史信息项目
这个项目数据是对基本信息项目的展开和补充，它从历史的角度出发，来对数据的整个变化过程进行描述，以便全面的了解高校师资人才的信息。 第一，简历部分。这个是对高校师资人才经历的反映，也是了解师资人才的一个重要信息数据。尤其是用人制度的改革，人们不断的调整自己的角色和位置，而且人才的流动异常的频繁，作为高等院校人事管理部门，就需要及时的收集这些变化的信息。第二，职务任免部分。它是高校师资人才工作能力以及工作业绩的具体体现，也是人事档案中非常核心的一个部分，具体有任职单位、所任的职务等等。第三，学历材料。它反应了高校师资人才在专业学习方面的水平，也是衡量人才的一项重要依据，随着在职教育的不断发展，其变化也非常明显。高校人事部门需要对任职教师的学习时间以及单位和所获的学位情况进行了解。第四，考核材料。它是高校师资人才的现实工作情况的反应，也是对高校教师进行考核的重要依据。随着考核工作的制度化，对在职人员的评价也江湖变得更加准确、客观。主要包括以下几个数据，工作内容、领导的评价、群众的评价、工作岗位等等。
