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档案管理痛点范文1
关键词：电子档案；传统档案；差异共性
传统档案是记录个人或者组织在社会和国家发展中的各种重要的文字文献，在历史的发展过程中发挥着十分重要的作用，记录着人类和社会发展的重大事件和发展历程，这类档案在以前较多的是以纸质或者实物的方式来进行记录和登载。而电子档案是利用当前最先进的科学计算机技术来进行档案的记录，利用电子的文档和文件进行文字和其他事件的记录，最后将整体的档案进行有归类性地整理和保存，这便是电子档案的管理方式和管理目的。
1电子档案和传统档案在管理上的差异
1.1电子档案和传统档案的归档时间具有差异性
纸质的档案和电子档案的归档时间是不同的，纸质档案一般要在进行细致的登入，进行相关的编号和分类处理，再进行细致的核对和审核整理后才能进行相应的归档的工作，完成后还要进行日常的处理和看护，归档时间还必须进行严格审核。而电子档案可以进行随时的登记和确认，利用电子计算机快速的计算和统计分类管理功能可以将繁多的档案进行统一归档，且速度极快，最后以电子文件的形式发送给档案保管和管理部门进行管理。
1.2电子档案和传统档案的归档方式存在差异
电子档案文件可以利用先进的计算机技术中的电子编码技术，将需要记录的文字进行数字化，再利用文件将这些数字化的数据记录下来，不仅记录耗费空间小记录信息全面，而且可以实时进行档案错误的修改，将原始凭证中的关键信息进行特殊记录，但是却较难以进行辨别和确认。而传统的纸质档案在归档时则只能进行传统的书面记录，且无法进行更改，存在较大的局限性，但却没有存在电子档案在电子凭证方面难以辨别和真实的问题。
1.3档案文件分类和编目方式的不同
电子档案文件在进行分类和编目时主要还是利用了电子计算机的操作，首先在收到需要分类和编目的电子文件时，可以利用数字化程序对档案文件进行唯一文件号的编制，根据文件号的规律进行进一步的分类号和归档号的编制，管理人员可以根据分类号的归档号进行分类管理。而传统的纸质档案的归档和分类一般是按照档案的关键词和主题词进行录入和分类，在管理时需要耗费大量时间进行主题词的分类归纳，分类完在进行归档管理。
1.4电子档案和传统档案保管方式存在差异
电子文件主要利用的是高内存的硬盘等载体进行保存和管理，而这类物理保存方法容易受到老化和变质的影响使其性能大不如前，其可读性也会遭受一定的损害，但是由于科技的发展，文件的新载体和新储存载体的不断发展也促进着电子档案的发展提升，传统的纸质档案在保管方式利用纸质的文件载体，这也给改善电子档案保存环境的提供了一个有效方法，在接受完电子档案后，可以打印出纸质版的档案用来辅助保存，也是保障电子载体档案保管的一个方式。
1.5电子档案和传统档案的查询利用方式存在差异
传统的档案的查询方式主要是利用关键词来进行相关的信息查询，但是每次的查询量可能较大，不一定能够很快地查询到用户想要查询的资料，因此在一定程度上比较浪费人力、物力和精力。而相比传统的纸质档案，电子档案的的查询方式则更为人性化和高效化，利用电子档案的归档关键词进行搜索，电子计算机可以搜索到用户输入的所有的相关的内容，以便读者的选用，同时读者还可以通过成为档案数据库的相关会员进行远程登录操作，在线上线下都可以进行相关的档案文献操作和查询。
1.6不同档案管理方式对档案管理工作人员有不同要求
不同的档案管理方式对于档案管理的工作人员工作能力也有不同的要求，传统档案的管理需要管理人员具有一定的档案管理知识和技能，能够对档案的管理进行基本的整理，但是电子档案的管理则要求工作人员具有一定计算机操作和使用素质，要掌握最基本的计算机数据库管理系统的操作要领和技巧，能够进行电子档案的分类、查询和保存等基本管理手段，同时还要有创新能力，对电子档案的管理方式能够进行高效率的和高水平的提升，利用相关软件，将操作技能大大提升，优化电子档案的管理现状。
2电子档案与传统档案管理的共性方面
2.1传统档案是电子档案的形成基础
电子档案并不是能够凭空进行记录的，其发展的基础仍然是纸质档案，档案资源的电子化是建立在计算机科学技术发展的基础上的，而纸质档案的信息来源都是来自于社会的各项实际活动信息的记录，也是反应社会情况的重要载体，因此这些档案的信息资源是无法自觉地进入电子系统和网络系统的，需要通过电子档案化的手段进行录入和传播，才能形成电子档案来进行更好的记录。
2.2电子档案管理基本原理是传统档案的集成和发展
电子档案的管理并不是完全隔绝了传统档案的管理方法和理论，而是在其基础上进行了极大的创新和提升，具有着传统档案管理方法不具备的多个功能，但是其发展到今天的水平也不是瞬间完成的，而是在发现传统档案管理和电子档案不相适应的缺点和不足，有针对性地从服务和管理方面改善电子档案的信息服务能力和保存能力，因此从服务手段、服务品质、管理能力和管理效果进行对比，电子档案的发展都是对传统档案的集成和发展，而其为社会服务的功能也将会比传统档案更加突出和优秀，进一步增强档案的实际管理功能。
2.3电子档案进一步扩大了传统档案的信息来源
电子档案由于其信息保存手段利用了最先进的电子科技技术和互联网技术，开拓性地将档案信息记录变为了电子记录的方式，使得电子版的档案可以在网络中进行档案信息的传播和使用，这也是传统档案所不具有的一大进步之一，传统档案的使用和传播范围较窄，而电子档案除集成了传统一些较好的优点外，信息来源的丰富更好地完善档案的社会功能和服务功能，更好地为需求者和阅读者提供服务。
3结论
综上所述，随着经济和社会的快速发展，对于档案的要求也越来越高，传统档案的记录和保存方式已经越来越难以适应快节奏发展的社会脚步，因此电子档案顺应时代的需求出现并慢慢取代了传统档案的存在，但是电子档案的发展也不是空穴来风，也是从传统档案这一土壤发展而来的，两者是存在着一定的差异和共性的，在其运行方式、管理方法和传播服务中都具有极大的共性特点，这也是电子档案发展的基础，从这些共性中取得发展的指导，但是电子档案和传统档案也存在着不少差异，也在不断地更新和加强，力求能够更好地为社会服务和大众服务。
参考文献
[1]毕大鹏.电子档案与传统档案的共性与差异[J]电子技术与软件工程，2016（01）
[2]孟繁友.组织机构代码电子档案管理及数据采集工作有效性探讨[J].标准科学，2015（12）
档案管理痛点范文2
关键词：档案利用；中国石油档案管理系统；档案搜索；档案借阅；档案报表；档案编研
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)21-5049-02
Research on Records Using in Electronic Records Management System
HOU Li-li
(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)
Abstract: Whether the module of records using is good or bad, relates to value and efficiency of Electronic Records Management System in use. The functions of the whole and every modules in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.
Key words: records using; Electronic Records Management System of Petro China; records search; records lending; records report; records editing
档案利用，是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。因此档案利用模块，是电子档案管理系统中最重要的模块之一，直接衡量着档案管理系统的使用价值。开发一个好的档案利用模块，使档案管理系统不仅满足了用户查询搜索、借阅等功能，从长远角度看，将成为一个内容非常丰富的知识平台和社会资源。项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。本文主要介绍系统中的档案利用模块。
1 总体功能结构图
档案利用是用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括档案的搜索、借阅、报表、编研四个子模块。如图1。
2 各个子模块功能
2.1 搜索
系统不仅可以利用档案名、档号、类别、归档单位、归档日期等项结合进行高级搜索，还支持全文搜索。
2.2 借阅
系统除了可以借阅实体档案以外，还支持电子档案的在线借阅。电子档案的借出和归还都是由系统自动完成，无需用户手动操作。包括我的借阅、借阅审批、借阅办理等标签页。图2是档案的借阅/归还流程图。
2.2.1 我的借阅
用于实现用户的档案借阅以及个人借阅管理的功能，是用户自己的工作区。
包括我的借阅单、未归还档案和已归还档案三个标签页。
1）我的借阅单：保存在借阅列表中，但没有上交审批的借阅档案；
2）未归还档案：已通过审批借出，但未归还的借阅档案；
3）已归还档案：用户曾今借阅过，并已归还给档案馆的档案。
2.2.2 借阅审批
是对用户提交需借阅档案的审核过程。
审批部门包括用户本单位、归档单位、档案部门和指定的业务主管部门。系统规定了三种审批流程：
1）借阅无密级档案或借阅本部门有密级档案，如图3；
2）跨部门借阅有密级档案（归档部门是一般情况），如图4；
3）跨部门借阅有密级档案（归档部门为空或归档部门和档案保管部门是同一部门），如图5；
2.2.3 借阅办理
是由档案馆用户进行管理，主要管理档案的登记、借出、归还、催还、借阅查询等操作。
2.3 报表模块
固定报表模板有档基表、人员基本情况统计表、档案利用统计表、历年各类档案库存统计表、档案库藏情况统计表等。系统还支持自定义报表模板，档案工作人员可以根据自己的需求定义报表的行和列。
2.4 编研模块
编研模块是为编研人员提供的一个讨论平台，其中包括编研编写、汇编、参与等工作。
档案编研的流程是：档案管理部门人员填报“新建编研课题” 档案管理部门领导审核 档案编研。标签页包括待审批编研、进行中编研和已完成编研三部分。编研模块的流程图如图6。
3 结束语
中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。其中的档案利用模块以其强大的搜索功能、严密的借阅审批流程、方便快捷的电子档案在线借阅、灵活的报表模板自定义功能以及高效的在线编研平台，赢得了广大单位用户的好评。
参考文献：
[1] 邵彬,李莉.黄河档案利用软件系统分析设计[C].OA'2000办公自动化国际学术研讨会论文集,2000(11).
[2] 马娟红.浅谈档案利用中存在的几个问题[J].档案天地,2000(7).
[3] 赵屹,陈晓晖.中美档案利用若干问题比较[J].山西档案,2002(12).
[4] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学,2010.
档案管理痛点范文3
论文摘要:为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。以犯罪行为心里学为理论指导,以安全事件过程管理为主线,实现事前预防、事中控制、事后审计的安全管理。
现在大家谈论到信息安全,首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒体的宣传下,病毒、黑客已经成为危害信息安全的罪魁祸首。然而,对计算机系统造成重大破坏的往往不是病毒、黑客,而是组织内部人员有意或无意对信息的窥探或窃取。从技术上来讲,内部人员更易获取信息,因为内部人员可以很容易地辨识信息存储地,且无需拥有精深的it知识,只要会操作计算机,就可以轻易地获取自己想要得资料,相对而言,黑客从外部窃取资料就比较困难,首先,他们要突破防火墙等重重关卡,然后,还要辨别哪些是他们想要的信息。
fbi和csi对484家公司进行了网络安全专项调查,调查结果显示:超过85%的安全威胁来自单位内部,其中16%来自内部未授权的存取, 14%来自专利信息被窃取, 12%来自内部人员的欺骗,只有5%是来自黑客的攻击;在损失金额上,由内部人员泄密导致的损失高达60,565,000美元,是黑客所造成损失的16倍,病毒所造成损失的12倍。这组数据充分说明了内部人员泄密的严重危害,同时也提醒国内组织应加强网络内部安全建设。
1 电子文档泄密途径主要有以下几点
1)通过软盘驱动器、光盘驱动器、光盘刻录机、磁带驱动器等存储设备泄密;
2)通过com、lpt端口、调制解调器、usb存储设备、1394、红外线等通讯设备泄密;
3)通过邮件、ftp等互联网方式 泄密;
4)接入新的通讯或存储设备,如:硬盘;
5)通过添加打印机、使用网络打印机将资料打印后带出;
6)通过便携式电脑进入局域网窃取信息,带离单位;
7)随意将文件设成共享,导致不相关人员获取资料;
8)将自己的笔记本电脑带到单位,连上局域网,窃取资料。
此外,还有很多其他途径可以被别有用心的内部人员利用以窃取资料。
2 传统解决方案的弊端
传统方案一:“我们已经部署了防火墙或专网”
防火墙或专网可以防止外部人员非法访问,但不能防止内部人员有意或无意地通过邮件或者移动存储设备将敏感文件泄露。
传统方案二:“我们给文档设置了访问口令”
口令并不能从根本上解决问题:先口令可以随着文档一起传播;
其次即使设置了口令只能简单的区分用户是否可以访问该文档,而不能限制用户对该文档的操作权限(如复制、另存和打印等操作)。
传统方案三:“我们安装内网安全管理系统封住电脑usb接口、拆掉光驱、软驱、内网与外网断开、不允许上互连网络 ”
文档的原始作者泄密;文档在二次传播的过程中失、泄密。
3 电子文档安全有效控制方案
为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。
以犯罪行为心里学为理论指导,以安全事件过程管理为主线,实现事前预防,事中控制,事后审计的安全管理。
3.1制定周详的事前预防策略
1) 控制信息传递途径,如通讯设备、存储设备;
2) 通过网络接入保护,限制外来电脑接入局域网;
3) 报警策略能够提示非法接入;
4) 互联网信息传递阻断策略能够阻断非法信息传递。
3.2 对泄密行为事中记录和控制,并及时启动控制和报警策略
1) 对泄密过程进行屏幕记录,方便现场查看,事后回放;
2) 详尽的电子文档操作痕迹记录,包括访问、创建、复制、改名、删除、打印等操作,便于信息泄密事后追查;
3) 集中审查终端共享,防止共享泄密行为。
3.3 详尽的日志信息,提高了事后追查的准确率
1) 进行电子文档操作及屏幕记录;
2) 对互联网信息传递进行记录,便于信息泄密事后追查;
3) 审计系统用户日志。
4 电子文档安全系统功能及技术阐述
1)禁用设备
程序功能:可按某台、某组或整个网络禁止使用哪些设备,包括:存储设备、通讯设备、打印设备、新加入的设备及其它属性。
管理作用:根据风险评估,制定事前预防策略,根据策略对相应的设备进行禁止,预防文件泄密。可以灵活的开启,不影响正常使用。
2)报警规则
程序功能:设置某个或某类文件的各种操作报警规则。
管理作用:对泄密者添加泄密设备(如:闪存、移动硬盘等)实现及时报警,对相应的文件或某个类型文件的操作实现及时报警,为安全事件发生后进行及时管理提供帮助。
3)网络端口管理(接入保护)
程序功能:通过设置禁用139和445端口,控制共享端口。
管理作用:可根据需要灵活的设置外来计算机跟网内计算机的通讯方向。
4)网络共享
程序功能:可以及时查看和删除网络内任意计算机的网络共享文件夹。
管理作用:员工往往因为工作需要设置共享文件夹,却容易被别有用心的员工或外来计算机窃取。
5)文档操作
程序功能:可以详细的记录每个员工在本机及网络上操作过的文件,包括访问、创建、复制、移动、改名、删除、恢复以及文档打印等记录。
管理作用:让泄密行为的痕迹得到监控,为泄密行为的事中发现,事后追查提供了帮助,弥补了电子文档安全管理中的最薄弱环节。
6)锁定计算机
程序功能:可以锁定网络内任意计算机的键盘和鼠标操作。
管理作用:若发现网内计算机有非法操作,可及时控制,挽回损失。
7)邮件、ftp和msn监控
程序功能:记录通过pop和smtp协议收发的邮件正文内容及附件,如:outlook、foxmail等,可记录通过web方式、ftp收发的邮件、传输的文件目标去向及名称。
管理作用:实现互联网传递信息的安全管理,实现邮件备份管理,提高事后追查的便利性。
8)上网限制
程序功能:通过多种策略规范员工上网行为,比如:收发邮件、浏览网页、ftp、使用其它连接。若外发数据超过一定数值,可阻断此类行为。
管理作用:方便管理者对网络行为进行集中控制,避免通过互联网进行信息泄密。
参考文献:
[1] 綦科,谢东青.网络电子文档安全管理研究[j].计算机安全,2006(10).
[2] 祖峰,熊忠阳,冯永.信息系统权限管理新方法及实现[j].重庆大学学报:自然科学版,2003(11).
[3] 邹伟全.文档一体化理论依据新探[j].北京档案,2002(3).
档案管理痛点范文4
微软的.NET平台给应用程序开发提供了一个非常好的基础系统平台，.NET可使用户轻松进行互联网连接，并轻松完成那些在当今看来十分费时而且费力的事务。但是，如何在这个系统平台上构建自己的应用系统，还需要我们针对应用系统的特点，构建自己的应用系统框架。本人结合多年的开发经验，设计了一套.NET下的三层应用系统――电力档案管理信息系统，已经在昆明供电局耀龙供用电有限公司的档案室中应用，取得了很好的效果。现在向大家介绍这个电力档案管理信息系统的整体解决方案。
2 开发环境
本系统采用B/S结构进行开发，客户端用WEB页面实现同用户的交互，可以运行在任意WEB浏览器中，无需在客户端安装任何软件，推荐使用IE5.5及以上版本；服务端采用微软.NET开发技术中的技术实现业务逻辑的处理，其页面是编译后执行，处理速度快；数据库采用商用型关系数据库SQL Server2000，其具有很高的安全性、良好的性能及支持多用户并发处理等优点，很适合用于集中存储海量档案数据。
3 系统体系结构
电力档案管理信息系统采用了目前比较流行的B/S三层软件体系结构进行开发，系统清晰地划分为三个层次：用户界面层、应用服务层、数据层，如图所示。
3.1 用户界面层
运行于客户端的软件系统，用于收集用户输入并展现处理结果给用户，实现同用户的交互功能。本系统提供基于浏览器的程序，无需在客户端安装，易于维护，建议使用微软公司的IE5.5及以上版本。
3.2 应用服务层
该层的功能由运行于服务器中的.NET组件来实现，这些组件提供的功能统称应用服务，用于实现业务逻辑的处理，是电力档案管理信息系统的核心，该层主要解决以下几个方面的问题：
• 数据的表示方式，也就是实体类的表示方式，以及同数据库的对应关系，即所谓的O-R Map的问题。
• 数据的存取方式，也就是实体类的持久化问题，通常采用数据库来永久存储数据实体，这就需要解决同数据库的交互问题。
• 业务逻辑的组织方式。在面向对象的系统中，业务逻辑是通过对象间的消息传递来实现的。在这个部分，为了保证逻辑处理的正确性和可靠性，还必须支持事务处理的能力。
• 业务服务的提供方式。为了保证系统的灵活性和封装性，系统必须有一个层来封装这些业务逻辑，向客户端提供服务，同时作为系统各个模块间功能调用的接口，保证系统的高内聚和低耦合性。
为了能够很好地解决这些问题，我们将应用服务层又细分为五个部分：数据实体层、实体控制层、数据访问层、业务规则层和业务外观层。
3.3 数据层
数据层由Oracle、SQL Server、DB2等关系型数据库组成，用于数据的集中存储，提供数据的查询、增加、删除、修改，存储过程的执行等功能，本系统采用SQL Server2000数据库来实现。
4 系统实现的功能
本系统主要实现了如下的功能：
（1）档案的数字化：数字化是档案管理的大势所趋，也是必然结果。它主要面对的是传统纸质档案，因为计算机本身就是数字处理机器，如果档案不进行数字化，就根本不能进入计算机，也就无法进行更高层次的管理。
（2）案卷管理：系统提供案卷的增加、修改、删除、打印等功能。
（3）档案编目：编目是档案管理系统较重要的功能，每卷都有一个目录，反映一个卷所有包含的内容，其好坏直接关系到档案的使用率，系统提供目录的增加、删除、修改及排序等功能。
（4）档案录入：文件归档是档案管理系统中最重要的部分，因为只有文件信息及资料能够按时进入档案信息库，才能够保证档案信息的完整，才能够提供进一步的利用。
（5）档案检索浏览：用户登录系统后根据自己的权限可以全文浏览相关档案、案卷列表、卷内目录等信息。
（6）权限管理：包括用户及用户权限管理两部分。用户管理主要有用户注册、注销、用户信息修改、密码修改、用户分类等；用户权限管理定义各类用户的操作权限，例如用户能查看哪些档案不能查看哪些档案，对档案是否有增加、删除或修改的权限等。
档案管理痛点范文5
（一）电子档案裁体的寿命
纸质档案单位面积上存储的信息量很少，当今的信息存储技术，可以将一幅详细地图中的成千上万个信息存储在小小的一张光盘上，这无疑是技术上的一大进步。但是，当存储载体的记录信息能力高速增长时，存储信息的新型载体的寿命却不如纸质。手工纸的手稿可保存上千年，而电子档案载体的寿命非常短。磁带最多只有十多年，而光盘生产厂商的承诺至多也没有超过100年。另外，纸张的损坏很易被发现，电子档案载体的损坏只能由设备来检验。影响电子档案保存寿命的另一个重要因素是将来的设备可能无法读出今天记录在载体上的信息内容。
（二）电子计算机的技术更新
除载体的自然损坏外，影响信息存取的还有设备和软件问题。在数字世界里，技术设备与存储载体紧密联系在一起，高密度的信息存储必须依赖于复杂的电子设备和有关的软件，而这些设备及软件总是在随着技术的进步而不断地更新，一旦硬件或软件被淘汰，其记录在存储载体上的信息将无法读取。例如，CD光盘的寿命比其他新型数字存储载体寿命都长，然而最初给它记录信息的电子计算机系统，可能早已更新换代多少次了，这就使得CD盘上的信息可能无法读取。
档案馆主要是保存永久档案，有的几十年后才能对外开放。几十年后不但载体可能自然损坏，其读取设备可能早就更新换代多次了。环境技术的生命周期对于电子档案的保存提出了严重的挑战，数字技术的软硬件一旦过时，厂家就可能不再提供该产品，没有相应的软硬件平台信息就无法读取。这是电子档案管理人员必须面对的现实。
（三）信息的真实性
电子档案存储载体存在的另一个严峻问题，是数字信息可以不留痕迹地被修改。档案馆提供给用户的电子档案信息是否准确可靠，也是对电子档案管理提出的另一挑战。
二、电子计算机软硬件技术过时的对策
电子档案管理在技术上有三个大问题：存储载体不耐久；读写信息的电子计算机软硬件技术过时，电子信息内容的真实性。
电子档案存储载体的寿命一般都超过了读写它的电子计算机软硬件技术生命周期，使得载体寿命相对于软硬件技术过时而言，显得并不十分重要。世界上几乎没有一个厂家可以保证，它生产的电子计算机硬件和软件不会过时。技术过时使得各种信息的寿命受到威胁，几乎都不安全。下面列举几种对策方法也只能作为参考。
（一） 再生性技术保护
这里所说的再生性技术保护，是指将技术过时的存储载体上的信息适时地转移到纸张或缩微品上，不再使用电子计算机软硬件读取。这种方法为长期保存信息提供方便并避免软硬件技术过时带来的任何麻烦，对于电子计算机技术人员来说，这可能是最希望采取的方法。但却存在几个现实问题：一是有些信息无法转移到纸张或缩微胶片上，如声音信息、超文本信息、多媒体信息等；二是上述信息即使可以转换，也必将失去它原有的风格和能力，如将电子档案的文本格式信息转移到稳定长久载体上，使之具有寿命长、人的眼睛可直接阅读，不受软硬件技术过时的限制等优点，但却失去了数字化的传递与使用的灵活性。因此，这种方法适用于利用率很低的电子档案。
（二）建立电子计算机技术档案馆
建立一个过时的电子计算机技术档案馆，收集技术过时的电子计算机软件、硬件，提供利用，读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。例如，收集过时的磁带驱动器和过时的操作系统。这种方法要广泛收集保管过时技术的全套硬件与软件，还必须保持操作这些过时技术的某些技能。由于设备的老化，原生产厂家不再生产这些设备的备件，存储载体在不断损坏等原因，使得代价十分昂贵，不是档案部门自己力所能及的可以采取的措施。
（三）拷贝和迁移
拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由于存储载体理化性能变化引起的信息丢失。这应该成为档案馆管理电子档案的一种基本方法。这只是常规的管理工作，而不能解决电子档案由于软硬件技术过时引起的长期保管问题，解决这个问题的可供考虑的方案是迁移。
将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上的复制称为迁移。迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程，这个过程使得信息在将来也可以被存取。迁移意谓着基于字符的数据，可以从一个存取载体转移到另一个存取载体上，以进行数字信息的保护，
即便是纯文本的电子文件也是如此。
三、信息真实性的对策
档案馆保管电子档案，可能经常要进行数字信息的大量存取。用户要求被存取的信息是真实的。存储载体损坏的复制与软硬件技术过时的迁移，不能只保证信息存取的实现，而更要保证被存取信息的原始性、真实性。保证被存取的信息是原始的、真实的，是对电子档案管理的又一个挑战。
档案管理痛点范文6
【关键词】电子学籍档案；管理；普通高中；具体应用
社会不断发展的今天，个体的档案在整个社会中起到的作用越来越突出，而学籍是学生档案的一个重要组成部分，对学生的学业来说起着十分重要的作用。它详实的记录了学生在学校学习过程中整个学习状态和具体生活状态，也表现出学生学习所在的学校展现出来的具体情况，十分丰富多彩的学习状况，由此可见学籍的涉及内容范围很广，并且是学生学习状态以及学校具体情况的真实性反应。这对于教育部门以及学校具体管理工作的开展和教学内容的选择方面具有极高重要价值。而随着科学技术不断发展，学籍也朝着电子化和数字化方向发展，表现出了优越性。
一、电子学籍管理所具有的重要作用
现在许多高校学生毕业之后，因为思想中没有档案的概念，使得他们没有档案的重要性的想法，对档案如何处理和安排也毫不关心。所以，现阶段越来越多的高校毕业生对自己的档案采取一种漠然的态度，一旦开始工作、读研、出国等，就发现自己的档案早已经不知道被放置在何处，成为一个阻碍。
（一）电子学籍档案在保管方面具有极高的优势。与传统纸质学籍档案的管理工作相比，电子学籍档案的管理具有极为明显的优越性，主要表现在以下几点：首先，由专门的系统进行学生各种资料的收集和整理，不论是在学校期间的各种荣誉奖项，还是在学校期间的学习成绩，都晚安整整的保存在这个专门的系统之中。不仅由专门的档案保管所进行档案的保存，学生也有自己的一份报关，定期在档案中输入各种的信息，十分的方便并且安全。其次，所有的教学信息都储存在专门的教育系统之中，以互联网为基础，通过正确的登录步骤就能够查看学生的各种信息内容，这样方便了学校对于档案的管理，还简化了整个档案的具体工作效率，更加的省时省力。
（二）电子学籍档案在学籍的改动方面具有优势。在高速发展的社会中，信息总是时刻处在高速的变动之中，教育教学也在所难免。学生在学习过程中，总会遇到这样或者那样的问题，从而导致学校的改变或者年级的变动，甚至会出现休学、退学的现象。这种时期需要提交大量的表格，手续很多。但是电子学籍档案在这一方面的手续要明显简化于传统的档案管理方式。因为电子档案主要基于互联网，在专门的系统中进行内容的更改就可以了，修改后，信息共享就可以使得全国各地的教育机构看到学籍的变化。这样不仅简化了工作步骤，还提高了办事效率。
（三）电子学籍档案管理是整个学校管理的重要组成部分。在具体的教育教学管理活动中，学校应该重视电子学籍档案的突出优势，把握好电子信息档案所掌握的各种真实性信息，更加做好教育教学的服务。对于电子学籍的管理中，极好的发挥了整个网络的独特性优势，满足了整个学校的社会发展需要，能够密切不同部门的沟通和联系，推动着学校朝着统一的方向不断发展，并且帮助学校实现自身监督管理工作的标准化。
二、电子学籍档案管理在普通高中中的具体运用
学籍管理是一项十分严肃并且对于严谨程度要求极高的管理工作，需要学校高度的关注这一项工作，并且秉持着高度的热情来对待管理工作。
（一）现代高中需要转变传统学习管理意识。随着科学技术不断发展，我国教育也受到计算机网络的影响，朝着电子化的方向发展。从这一角度看出，学籍档案朝着电子化的方向发展是主要性的趋势。中小学生电子学籍管理是教育工作者在逐步发展中不断探索的成果，它是适应信息时代教育教学管理的一种重要模式。在潜移默化中，它逐步提高了教育界的管理水平和效率，实现了学校和教育行政部门办公自动化的管理模式。实践证明，有效实施电子学籍管理，对于教育教学的管理质量非常有益，同时有利于学校、学生管理信息的积累、分析、利用、交换和共享。电子学籍管理的主要内容是熟练运用电子信息技术，利用电子信息技术的优势对学籍管理的方式、方法进行改革，以此提高办事效率。现阶段我国的学籍管理制度都已经是电子化管理。电子信息化管理的应用能够帮助我们快速的查阅学生的学籍信息，在中学生的高考、升学、就业等多方便起着至关重要的作用。所以，电子学籍档案对学生来说，是成长、学习的痕迹，更是一个学生学历证明的重要材料。
（二）给电子学籍的管理制定健全的制度。教育部门和学校要负起责任，切不可马虎。学校的学籍管理工作应该交给一些管理经验丰富、责任心强的老师。这些老师应该有着熟练的计算机技能，对电子数据的管理有着过硬的基本功。学校还应该制定健全的制度，有序地管理学生的电子学籍。制定科学、规范、高校的管理制度也有利于学校管理工作的健康运行，是一个学校教师的素质水平和综合水平的体现。学校应该做好细心的准备，相关的教育部门也应该给以足够的认识。学籍的电子档案也应该坚持“以人为本”的原则。深入贯彻落实学生信息的准确化和标准化。学生档案的纸质版和电子版相对接，做到真正地服务于学生。有效的管理，必将带来学校的有序管理，是受学生和家长们值得肯定的制度。
三、结语
随着我国整体教育水平的提高，大多数的家长已经不满足于学生只有九年义务教学，追求更高的学历是学生和家长的追逐的目标。所以，学籍的流动性也很大，所以学籍是非常重要的。学校科学、规范的学籍管理制度也直接影响学会学籍的相关工作。伴随着计算机水平的发展，我国的电子学籍必将成为趋势。所以，不断地根据教育现状的特点，从而改进电子学籍管理，在实践中积极稳妥地去工作。学校有序组织相关老师和部门管理人员去认真落实电子信息档案的整理和扫描工作，才能为学生带来切实地方便，从而辅助我国教育教学质量的提高。完善相关部门的科学化管理，并真正地让学生家长感受到电子信息档案的好处。
参考文献
