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档案整理注意事项范文1
关键词：重大活动档案档案保护理论研究实施办法
近年来，北京举办了众多大型活动，从而形成了大量的珍贵档案。为了将这批档案完整齐全地接收进馆，从活动的筹办到召开，全程派专业人员参与了档案的收集和整理工作，并在活动结束后将这批档案安全接收进馆。考虑到这批档案历史意义的重要性，特为此建立了专用库房。我们保护人员针对专用库房的建造及档案保管保护中可能出现的系列问题，到相关单位进行实地考察并与专家交流意见。结合实际，提出了一套重大活动档案的有效保护方案。
一、理论研究方案
（一）档案库房管理标准问题
在接收的重大活动档案中，纸质档案有30多万卷，实物档案有1万多件。咨询了国家档案局科研所，他们多年来从事纸质档案的保护研究，认为纸张应该算是比较脆弱的物质，档案库房管理应该多从对纸质档案的保护方面制定标准。所以在制定档案库房管理标准时，采取倾向于纸张的保管要求。而对于其他载体档案，我们调研了首都博物馆文物保护修复中心，认为可以在制定档案库房管理标准时把文物保护的相关标准作为参考。
（二）实物档案整理问题
过去我馆在接收保管实物档案时，由于实物档案数量较少，通常只给一个目录号。但随着重大活动的开展，产生了实物档案数量不断增加，因此国家局科研所的专家们建议，重大活动档案应按不同档案实物载体进行分类整理保管。将这批实物档案分为纸张、纺织品、木制竹制品、贝壳类、陶瓷、玻璃、塑料类和金属制品类等九大类。
（三）实物档案消毒问题
由于纸张、纺织品、木制竹制品和贝壳制品等实物，在保管时主要是防霉防虫。因此重大活动档案入库前不必全部消毒，只着重对纸质和纺织类进行消毒。纸张可用低温冷冻法消毒，纺织物应采用环氧乙烷熏蒸消毒。另外，由于库房内保管有金属类档案实物，应注意不用臭氧等强氧化性气体进行消毒。
（四）档案库房装具问题
陶瓷、玻璃、塑料类属于易碎的实物档案，纺织品类实物档案易长虫，金属制品类实物档案易氧化生锈。因此建议在档案库房内除应设计移动的档案密集架外，还应定做一些固定的档案柜架。另外还应在档案密集架内设置隔板，这样可以使每列密集架内的空间相对独立，有利于档案的保护。
（五）实物档案装具问题
据国家科研所专家介绍，实物档案装具主要分为纸质类和塑料类，建议使用PVC、有机玻璃等材质制作装具。尤其是衣物类的丝织品，使用这种材质的装具既能达到PH值中性的要求，又能保证良好的密闭性，不易生虫长霉。对于陶瓷、玻璃、塑料类实物档案，建议在定制装具时，要有软衬里并加保护套，避免不慎损坏实物。
（六）实物档案装具指标问题
在档案装具制作过程中，建议提高装具的密闭性，便于在装具内放置除氧剂、干燥剂、防虫霉剂等。制作纸质、锦盒类装具时，应注意少用乳胶，最好只用纸板或用环保胶。
（七）实物档案鉴定问题
由于不同的档案装具，它的制作成本也不相同。为了突出重点，更好地保管实物档案，建议对实物档案的珍贵程度进行鉴定。对于比较珍贵的实物档案，应该用价格比较高、保管性能比较好的档案装具。
二、具体实施方案
第一步，把接收来的重大活动档案进行了分类、整理、编目；第二步，对专用库（空库）地面及墙脚喷洒高效氟氯氰菊酯以杀虫，几天后又换用臭氧灭菌，以确保档案库房无虫、无霉；第三步，对纸质档案分批进行冷冻消毒，然后将档案放进专用库永久保存。
（一）专用库房的具体要求
一是对装具的要求。为了更好地永久保存重大活动档案，需要在档案入库前采取一系列保护措施处理这些档案，并在保管中因地制宜地对其进行特殊保护。重大活动档案非常珍贵，为了长期保存这些档案，参照DA/T 24-2000《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》中规定，无酸档案装具中使用的纸张和纸板的PH值应在7.5至8.5之间。据此，联系厂家定制了用无酸材料制作的档案装具。为确保档案装具无酸，采用纸水抽提液PH值测定法对多批样品进行检验，确实符合标准后才将档案装盒存放。
二是对专用库房温湿度的要求。根据档案保护技术的相关标准并结合实际情况，我馆纸质库房的温湿度范围要求控制在18-22℃，相对湿度控制在45-55%之间，昼夜温度波动幅度应小于2℃，湿度波动幅度应小于5%。并通过中央空调系统24小时运行监测库房温湿度状况。
三是对重大活动档案的利用要求。档案在提供利用过程中，最易损坏或丢失。鉴于重大活动档案的重要性，我馆在档案对外利用方面，原则上不提供原件，只提供复制件。
（二）实物档案的保护措施
接收的重大活动档案除了大量的纸质档案外，还有大量的实物档案。根据档案载体的不同，将其划分为九大类，并对实物档案入库前的处理和在档案库房中的保管提出保护措施。
第一类毛、棉、丝和尼龙纺织品。对被汗渍、尘土污染的旧服装，用75%的医用酒精喷洒后在阴凉处阴干，以杀灭服装上的霉菌；所有未启封的清洁纺织品和经过酒精消毒的旧服装，放入低温冷冻库中消毒，杀灭害虫。保管中的注意事项：旧服装宜放在定制的防尘罩中隔尘，其他纺织品可放在密闭的硬盒中保管，以降低因尘土吸潮而增加纺织品的湿度从而滋生霉菌的风险；此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同；宜与纸质档案分开存放。
第二类纸制品。用低温冷冻的方法消毒，杀灭害虫。保管中的注意事项：此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同。
第三类金属制品。建议使用麂皮擦除金属制品表面的浮尘，以防止灰尘中的颗粒划伤金属物体表面以及灰尘中的酸性物质氧化金属物体。保管中的注意事项：每件档案宜单独存放在密闭的硬质装具中，在装具内放置活化硅胶并定期更换，以保持档案单独保管的小环境的干燥；此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同。
第四类木质、藤编、草编品；第五类玉石、水晶、珍珠、贝壳制品；第六类陶瓷、玻璃制品；第七类塑料、塑胶制品；第八类皮革制品；第九类混合材质品。这六类实物档案载体的理化性质较为稳定，属于比较耐久的档案载体，因此入库前只需清洁其表面的灰尘，防止灰尘中的颗粒对档案表面的磨损。保管中的注意事项：玉石、水晶、陶瓷和玻璃制品易于破损，在保管中应特别防止碰撞，宜单独保存在有衬垫的硬质装具中；这些档案保管的温湿度条件与纸质档案相同。
此外，对重大活动档案中出现的几种特殊实物档案也提出了相应的保管建议。第一种是磁性贴、磁性相框，应装密封袋保存，并将其存放在防磁库中，以便长期保持其磁性；第二种是荧光笔、油画棒，其性能较稳定，可与第九类混合材质品共同存放。内置香料的毛绒玩具可与第一类纺织品一同消毒和存放。第三种是旗帜，部分长有霉斑，建议将其清洗去斑，并用环氧乙烷消毒，装袋保存。第四种是不适宜档案库房中长期保存的实物。建议将实物摄像或拍照，加以文字说明以存档，并将实物处理掉。但考虑到重大活动档案的珍贵性，若想长期保存，也可以采用RP特制的薄膜袋，将这些实物装入袋内抽真空后保存。
总之，由于重大活动档案种类繁多、载体各异，保管需求复杂，所以必须全面细致地考虑不同档案的保护条件，才能将档案保管好，也才能为重大活动档案的长期保存和利用提供技术保证。
参考文献：
[1]国家档案局科研所《档案保护技术实用手册》
档案整理注意事项范文2
摘 要 数字档案室是新时代的产物，它是集加工、储存、管理的一种对数字处理的新型技术。随着信息时代的到来，人们对计算机的利用程度越来越高，而数字档案室更是运用了这项技术。管委会数字档案室的建设是一项复杂、细致的工程，它在建设的过程中要运用计算机技术、网络交换技术等现代高科技的技术。通过这新科技的运用能实现数字档案室对信息的查询和信息共享的目的。如今管委会的档案工作存在着一些问题，建立数字档案室势在必行。
关键词 管委会 数字档案室 建设
我国现在管委会数字档案信息技术没有全面实行，就导致部门管委会的数字处理水平较低，所以在全国推行计算机等新型技术迫在眉睫，只有管委会全面施行了新型的技术才能使数据收集的工作水平提升，为管委会数字档案建设打下坚实的基础。本文将对管委会数字档案室建设的实际过程进行探讨，希望能对管委会建立数字档案室提供一些建设性的意见与建议。
一、配备基础设施
建立管委会数字档案室的第一步就是将各项基础设施配备齐全，使在建设的过程中不因为缺少设施而耽误工作。设施的齐全是建设数字档案室成功的第一步，首先要运行大量数字储存技术，数字档案室的各项设施都要正确的操作。其次数字档案室的每台电脑都要连接互联网，并设置防火墙，防止病毒入侵导致系统瘫痪。最后要配备数据库服务器和对数据进行处理的软件，来使整个系统正常运行。
二、管委会建立数字档案室的流程
（一）建立档案目录
数字档案目录的建立能为日后查找数据提供便捷的方法，所以目录的建立是有可行性的。将数字档案分成两大类：其一是案卷级，其二是文件级目录。将这些目录整理储存完成之后，组成一个完整的目录数据库。
（二）建立档案全文数据库
将管委会数字目录数据库建成之后，就来到了对全文的建设。主要工作就是将这些全文档案整理储存，并将常用的档案包括纸质档案、照片档案等，进行数字化的储存。
（三）对数字档案合理的运用
要对已经建立完成的档案进行安全保管，建科学的储存体系。在管委会全面实施数字化之后，将全部的档案信息都整理到管委会的服务器中，档案管理员要设置本单位的局域网，只有本单位服务器的工作人员才能进行查阅资料，这就很好的加强了档案的保密性。
（四）电子文档的归纳整理
管委会数字档案室的建设，最重要的作用就是使单位的内部文件保存完好，形成一个科学的管理体系。首先在文件初步形成的时候，就建立完整的储存体系和管理制度，不使档案的积压过多，造成日后工作的不便和档案的安全性疏漏。在电子文档中首先是将工作中形成电子文件归纳储存在档案管理系统，其次是单位接收的电子文件，也要进行归纳整理，使这两方面的文件都能安全合理的储存在管委会的数字档案室内。
三、管委会建设数字档案室的注意事项
（一）制定业务技术标准
在管委会数字档案室的建设中，要全面按照国家的有关规定进行。在建立过程中需要用到的技术也要符合国家的技术规范，从而形成一个完全符合国家标准的数字档案室。在数据库中的结构和格式都要符合国家标准，在业务技术标准制定之后，在按照要求去对文件进行分类、储存等工作。
（二）对数字化加工时要注意细节
只有在工作中做好细节的处理，才能保证一项工作能有质量的完成。在档案室建立这个尤其注重细节的工作上更是如此。例如在对档案室数字扫描这项工作过程中，要充分的注意文件的清晰程度和还原效果，不能应付了事。在对一些需要清晰度高的重要文件，要把握好扫描的时间，调整好分辨率参数，这些数字化加工的过程充分的体现了细节的重要性。只有在对数字化加工时充分的注意细节，才能将这项工作很好的完成。
（三）全程做好数字化加工的监控
在数字化加工的过程中，做好全程的监控能使工作高质量的完成，所以全程监控是非常有必要的。首先是在进行档案整理之前，做好检查工作，档案的原件必须的完整的，不能残缺不全，对一些磨损较大的档案原件，要进行修复。其次是对数字化完成的档案进行质量检查，主要检查范围是字迹清晰不模糊，图片档案清晰完整，还原度高。最后是将目录档案和已经数字化完成的档案图像进行比对，检查是否有不对应的情况出现。如果在全程监控中发现错误，就要立即修改，使整个档案室数字化建设更好的完成。
（四）对数字档案要做好备份
档案进行数字化之后，不能仅仅存放在计算机中，因为计算机难免会出现故障，要建立科学的储存体系，做好备份，不使档案流失的情况出现。备案的范围主要是：目录数据库、各类已完成的数字档案等。备份档案的目的就是增加档案的安全性，双份的保存才能使档案永久的储存。
四、结语
综上所述，管委会数字档案室的建设是一项复杂的工程，这项工作的完成需要管委会的成员辛勤无私的付出。因为数字档案室工作的特殊性，所以在工作中一定要认识到细节的重要性，这样才能使管委会数字档案室的质量上升。本文所提出的流程及注意事项希望对管委会的数字档案室建设提供一丝微小的帮助。
参考文献：
[1] 杨智勇，何宏甲.基于“集成”内涵的机关数字档案室建设研究[J].档案学通讯，2012（06）.
档案整理注意事项范文3
[关键词]档案管理；工作方法；注意事项
中图分类号：TE55 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）04-0345-01
引言
现阶段的档案管理工作特点有着注重管理，轻视工作服务性质的发挥，在任务开展过程中，更是缺乏管理方式的创新研究，工作质量达不到预期的目标。这些管理问题的存在需要我们管理者进一步对工作方法进行探讨，在保障档案管理期间安全性的同时，也要使档案真正发挥使用作用。
1.档案管理工作方法探讨
1.1 更新管理人员的素质
针对档案管理人员水平较低的问题，可以培训，定期对在岗人员专业技能进行考核，没能通过考试需要继续学习。在档案管理工作岗位中，还要形成流动性，使工作人员明白档案管理的重要意义，并在岗位中不断学习先进的管理知识，人员基本素质得到保障后，科学管理体系也能得到全面落实，传统管理模式中存在的问题，都能够得到解决。部分单位的档案管理工作是由临退休员工来完成的，可以通过公开招聘来选择人才，使真正有能力完成任务的人员得到录用，在工作岗位中会不断探讨高效方法，提升任务完成质量。档案管理人员的观念需要随时代更新，意识到档案管理的重要地位，单位可以对管理人员进行思想教育，提高他们的工作积极性。另外，管理人员的专业素质非常重要。单位在选择档案的管理人员时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。单位在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化培训。培训内容主要包括档案管理工作内容、管理方法、管理工作出现漏洞应采取的应急措施等，只有提高管理人员的专业素质，档案管理工作才有可能做得更好。
1.2 利用法律手段
单位的档案中，很多是员工的个人档案，一旦丢失或者泄漏将会造成严重后果。因此档案管理需要得到基层工作人员的重视，必要时可以采取法律措施对违规操作人员进行处罚，确保工作流程的严谨性，避免类似问题再次发生。机密文件的保护措施中，要将相关法律法规落实，并带领基层工作人员学习，这样才能够提升工作任务的完成质量，避免违法违规问题发生。档案管理工作涉及到企业的商业机密，也涉及到员工的私人信息，对于公司与员工来说都非常重要，因此，当事人一定要懂得利用法律手段来维权。只有将法律手段运用到档案管理中来才能提高档案管理的严密性，档案一旦泄露，企业就要根据法律的规定对相关人员追究法律责任，维护档案的所有权，这样一来，相关人员对档案管理的责任意识也就建立起来了。
1.3 将档案管理与信息化接轨
传统档案管理方法中，虽然工作人员已经拥有足够的经验，但所用技术落后，先进管理方法并不能体现在其中。想要提升档案管理效率与安全性，需要在工作阶段引入信息化技术，借助计算机设备高效完成任务，将纸质档案通过扫描录入保存在计算机系统中，使用期间可以直接搜索，这样能够节省大量档案查找的时间，同时也更安全可靠。通过对档案的备份处理，如果计算机系统受到病毒攻击，档案也不会完全丢失，以此来提升档案的安全性。信息化技术需要工作人员掌握基础的计算机操作技能，在日常办公中也会接触到计算机设备，为信息化管理理念落实提供了可行性。现在是信息化时代，档案的管理工作必须与信息化接轨，档案管理工作与信息化接轨的方式一般是对档案进行信息化管理，档案管理的信息化可以极大提高档案管理的效率，也可以提高档案使用的灵活性。档案管理的信息化进程需要大量的计算机设备以及专业的技术人才，单位档案管理的信息化建设需要投入很多资金，要注意的问题也非常多，相关人员应该引起高度重视。
1.4 建立完善的档案管理制度
针对现有制度中存在的漏洞与弊端进行修改完善，并保障制度的落实程度，领导干部更要加强与基层工作人员之间的交流沟通，明确管理制度落实中遇到的阻碍问题。这样在对制度进行优化时，落实层度才能够得到保障，为单位运营提供稳定的制度保障，档案也能在其中发挥积极有效的作用。
1.5 奖励科学合理的奖惩制度
对于档案管理人员的内部控制，也要形成奖罚体系。对违规操作现象能够起到制约作用，在岗位中表现突出的员工也能够得到奖励，为其他员工树立工作榜样，在工作任务开展期间，制度落实也能因此得到保障，促进档案管理效率不断提升，基层员工工作积极性也得到了保障。在奖惩制度中，要保障落实期间的公平性，这样才能促进工作人员办公积极性不断提升，工作任务完成质量也会有明显的进步。
1.6 编制分类大纲，充实内容
档案资料来源非常广泛，面宽、量多是最为突出特点，在收集整理过程中，为了能够提高整理有效性，可以编制分类大纲。具体来说，第一，公文。公文是行政服务中心日常处理的档案之一，主要有指导性资料和单位材料文件，在实践工作中，我们将上级资料整理到一起，然后整理平级部门的资料，按照文件的重要程度逐一进行整理，不仅能够避免档案的遗漏，且在此过程中能够对于方针、政策的落实进行检查。第二，针对有必要保存的重要资料，如服务中心各个部门的活动影像资料及照片等。第三，多种参考资料，通常来说，主要包括先进事迹、内部编印等资料，确保各项资料都能够在各个不同的类别当中。
1.7 分类存放处理，确保准确
在具体工作中，我们应结合分类大纲准备资料盒，并在封面处进行明确的标记，如协议合同、行政收文等。资料盒当中有收文簿和发文簿，并对此做好等级及编号处理。档案管理人员是该项工作的核心，应充分掌握文件的等级及编号标准，且要在日常工作中养成认真登记、合理存放的好习惯，由上级至下级都形成有序的工作格局。最后档案管理人员要对资料的收集、整理进行指导，发挥自身积累的理论知识及实践经验，在编制好的大纲下对档案资料进行定期整理，及时转移或者销毁不必要的档案资料，从而确保该项工作有条不紊的开展。
2.档案管理工作注意事项分析
档案管理在引入信息化管理技术时，要考虑工作人员的适应能力，可以对在岗员工进行培训，熟练操作计算机设备，这样才能使信息化技术真正发挥功能。网络信息系统的中心机房选址非常重要，工作人员要对多方面的环境进行仔细勘察，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方。防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重的威胁，因此，单位的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，确保整个网络系统的安全稳定运行。对计算机网络系统定期进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。
在保存纸质档案时要注意以下三个问题：
（1）相关工作人员一定要对档案进行精确分类，在分类时应该先对档案进行基本分类，再进行细化分类，不管档案使用电脑存档还是收藏在单位专用的档案室。（2）在档案管理的收藏方面，单位一定要注意档案室的环境，谨防潮湿。（3）单位一定要注重档案的使用，充分发挥档案的作用。
3.结语
随着我国经济体制的不断改革与社会的不断发展，我们必须对档案管理手段进行全面改革，及时转变档案管理理念与技术，将先进的信息技术融入其中，提高管理工作的效率，建立相对完善的档案管理体制，做好相关的统筹安排，提升风险防范意识，开展相关培训活动加强对档案管理人员素质水平的培养，为我国档案管理工作的改革奠定基础。
参考文献
档案整理注意事项范文4
关键词：高校毕业生；档案整理；意义
中图分类号：G647 文献标识码：A
收录日期：2013年1月21日
高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。档案整理是指处于零乱的和需要进一步条理化的档案进行基本分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程，是档案管理的一项重要内容。
一、档案整理的要求
（一）毕业生档案统一装入学校下发的机要信封中（保留原高考的档案袋）
1、落实就业单位毕业生档案，在机要信封正面左下角用铅笔写明毕业生的姓名、专业、学历、毕业时间、就业单位名称及单位所在地。
2、没有落实就业单位的毕业生档案以及灵活就业的毕业生档案，按照生源地分类整理，在机要信封的正面左下角用铅笔写明毕业生的姓名、专业、学历、毕业时间及生源所在地名称（到市、县）。
（二）档案分类整理
1、落实就业单位毕业生的档案；
2、没有落实就业单位毕业生的档案；
3、考取研究生档案；
4、欠费、欠贷款的毕业生档案；
5、灵活就业的毕业生档案。
（三）列出报送的档案清单，档案顺序要与档案清单顺序一致。
二、档案整理的内容
1、高中阶段档案材料和高考录取标志的材料；
2、大学期间的思想品德鉴定表；
3、高等学校毕业生登记表；
4、历年学习成绩单；
5、选修课成绩单；
6、学位授予（不授予）证明材料；
7、毕业离校前的体检表；
8、高等学校毕业生就业通知书；
9、奖惩情况；
10、上学期间的欠费说明和国家助学贷款的情况说明；
11、入团志愿书；
12、入党申请书、入党积极分子登记表、优秀团员推荐表、预备党员登记表、入党志愿书、思想汇报、函调政审及综合政审材料等。
三、档案整理的步骤
1、分类。按照整理内容分类。
2、卷内文件材料排序。按照文件内容的时间先后顺序排序。
3、根据排序结果，对卷内文件材料按档案整理内容的名称编制目录，并按时间顺序填写到档案袋的封面上（充分重视和利用先前的整理基础，不要轻易打乱顺序重整。）
4、装入学生原来的档案袋之后，再装入机要档案袋，密封，加盖公章。
四、档案整理的意义
学籍档案整理工作是一项既细致又繁忙复杂的业务整理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，因为学生档案是人生足迹的一种真实记录，具有不可替代的作用。可很多毕业生对学生档案管理不够重视，在档案传递过程中出现一系列问题：有的学生在毕业时将档案带回家中；有的撕毁档案封条私自翻看等。国家的相关政策规定：毕业生暂时找不到就业单位，或到非公有制单位工作，其档案可以保存在自治区各级毕业生就业指导中心或人才交流中心，或在学校免费保存两年。但是，有些学生毕业时把档案放在学校不管不问，这些做法都会给日后的工作带来麻烦。实际上，学校保管的只是学籍档案，不是人事档案，它不计算工龄、转正定级、评定职称等。另外，国家招考公务员，企事业单位招聘员工等都要审查，特别是随着新的劳动合同法的实施，档案的作用显得更加重要。因此，毕业教育应当包含档案管理的知识及注意事项等内容，广大毕业生们在毕业时也一定要重视档案问题，使自己在踏上工作岗位时没有后顾之忧。
主要参考文献：
档案整理注意事项范文5
1.1文书电子档案整理
一是内部文件。以年份、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。中国编辑。
二是外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
1.2科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多,可以先按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应附上电子文件内容说明和注意事项。
1.3会计电子文件整理
一是工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月的工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附有移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
二是账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
2电子档案的保护
2.1优盘或大容量移动硬盘的保护
一是统一配发优盘或大容量的移动硬盘,并赋码,专码专人专用,登记造册,列入资产。二是加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的优盘或移动硬盘不带病毒。三是对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。四是在条件允许时,及时将存储电子文件的硬盘载体更换成光盘,便于长久保存。
档案整理注意事项范文6
在《机关档案工作业务建设规范》中规定：“机关档案人员在调动工作时，务必在办完档案移交手续后方能离开岗位。”[2]要做好档案交接工作，不仅要明确档案人员责任，也要维护档案的安全性和完整性，确保档案连续性的必要因素，这也是在档案相关的法律、法规中有明确要求的。
一、档案人员交接时的交接的步骤与内容
基层单位的档案交接工作。步骤如下：一是档案交接工作需要预处理，先由交出方就本单位档案工作概况对接收人员进行简要说明，然后带领接收人员到档案库房查看。二是由主管档案工作的负责人召集档案交接双方人员，提出交接方案及具体要求，正式启动档案交接工作。三是按顺序交接全部材料，与接收人员明确交接工作的注意事项，对具体交接事项进行协调对接，保证档案交接工作顺利进行。四是按年度编排档案管理台账，对照实体档案分类、载体，依次以案卷为单位进行交接，在交接过程中发现问题及时记录。对档案室常年增量、各种类、各载体档案数量变化，以及档案鉴定销毁期限、已销毁档案进行说明。对于档案有无重大破坏、损伤、受灾等事故发生，外借档案有无丢失，尚未归还等问题，都要向接收人员作具体说明，对于如果有档案计算机管理系统的单位，还要对系统进行演示，对程序操作及注意事项逐次讲解，对数据库运行、曾经发生的重大故障予以说明，直到接收方掌握为止。五是交接双方在预先准备好的档案交接清单上签字，至少一式三份，交接方、接收方、单位存档各一份，注明交接具体日期、交接双方职务（职称），然后送请分管档案的领导审阅无误后，由分管领导在“监交人”一栏签字盖章。六是交接工作善后事宜。前任档案员可以对现任档案员具体介绍档案全宗结构，档案管理制度沿革、档案检索利用特点，以及档案整理、统计、鉴定等若干工作标准、环节、方法、技巧和管理经验，使得本单位档案管理工作具有良好的延续性。[3]
前任档案人员在交接时应仔细核实以下内容：一是核实档案柜的标签与实际存放内容是否相符，清查柜内档案的数量，认真核对每一年的数量，使移交的档案分门别类，排列有序。二是催还借出档案，暂时不能归还的档案需要注明情况。三是对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量、销毁档案等情况逐项列表。四是核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料。五是尚未完成的档案工作，应请示单位领导明确下一步工作的完成人员。
继任档案人员则应做好接交工作：一是了解档案交接工作的相关规定。二是逐项核对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对于不清楚的事项及时向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录。三是抽查电子档案和机读目录是否可读。四是学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法。五是向监交人员报告接交的具体情况。六是办好档案交接的其他工作，并及时填写档案移交单，要求移交人、接手人、监交人签字。确认移交工作顺利完成，并明确其在今后的工作中如遇到不明白的事宜，可以向谁询问。[4]
二、基层单位档案交接工作中存在的问题
（一）领导对监督档案交接工作重视不够
不少基层单位的领导对待档案工作的态度，仍然是上级检查时很重要、真正落实时很次要、工作繁忙时可不要。特别是在机构调整中，很多基层单位的领导首先要解决的是人员的安置问题，而对档案工作关注不够，影响档案工作的开展。通常表现为：一是忽视档案的交接工作，档案交接工作应该有监管，领导控制，但实际党政领导重视不够，没有分管领导监管，主管部门负责人也不承担责任。二是忽视交接文件的基本要求。三是忽视档案交接工作的重要内容。
（二）缺乏制度保障
档案交接是一项责任重大的工作，在交接工作中应认真细致、手续规范。但有时候，档案人员在离开或调动时，交接手续不齐，程序不规范，内容不清楚，该检查的不检查，该签字的也不签字。主要原因是档案管理工作中没有档案交接工作的制度和流程的制约，很多单位档案管理制度不健全，或者制度中没有明确的档案交接制度。[5]
（三）缺乏必要的专业能力
基层单位档案工作水平的大幅下降是造成档案机构精简、档案人才流失的直接结果。基层单位档案管理岗位通常设在办公室，办公室一般都人手紧张且档案管理人员都是兼职。部分档案管理员甚至身兼数职。此外，继任档案人员大多先被分配到档案工作岗位，然后才参加档案业务培训，使得继任档案人员到岗后只具有理论知识，并无实际操作经验。若碰到粗心的档案人员接任，很可能把多年的宝贵材料当作废物处理，给单位造成不可弥补的损失。因此，在交接岗位时需督促前任把规定的工作做完，否则不予以调岗。
（四）离任档案人员的责任心不强
在档案交接过程中，由于即将离任的档案人员责任心不强，或者只是匆匆看看档案室，抑或只是简单地移交了钥匙，使继任档案人员对档案的种类，检索工具，数量，状态，储存方位都不明确，导致对未来工作的错误引导。此外，一些即将离任的档案人员带着情绪离开或转岗，仓促交接，急于“甩包袱”，致使继任档案人员对单位档案工作的情况不清，造成工作无法衔接。
三、基层单位档案交接工作的对策
改变基层单位档案交接工作中存在的问题，切实做好档案交接工作，这不仅需要基层单位的领导者在思想上认识到做好基层单位档案工作的重要性，更要尊重档案工作的专业性，给予档案工作足够的重视。具体对策及措施如下：
（一）严格管理，规范档案交接程序
对于前任档案人员来说，进行移交工作前应主要做好以下几项工作：一是全面清查所有档案，做到账物相符合；二是分类存放未整理的零散文件材料，做到系统有序；三是及时催还借出的档案，对于未能归还的档案，要在借据上注明未及时归还的原因；四是按档案移交要求编制档案移交表；五是编写档案移交说明并签字。对于继任档案人员来说在接收之前要做好几项工作：一要了解档案管理的基本理论知识；二要了解档案移交准备工作情况；三要向前任档案人员了解目前档案工作的情况；四要了解移交单位职能活动内容和工作活动情况。
值得注意的是，在前任档案管理人员调离档案管理岗位前，要预留一定的时间，使继任档案人员充分适应目前的岗位，并在交接结束后评价前任工作人员在交接工作上是否认真负责，将结果告知前任档案人员并在人事档案中注明，使其意识到交接工作表现将对其未来择业产生直接影响。
（二）先培训后上岗
继任档案人员，要做到先培训再上岗。在工作交接中由前任档案人员向继任档案人员介绍单位档案工作的基本情况、传授工作经验和方法。档案工作做得越久，经验越丰富，前任档案人员的经验往往能让继任档案人员少走弯路。因此，要更多地给予继任档案人员提前了解档案工作的机会和时间，尽快地熟悉档案工作。[6]
（三）提高档案人员的事业心和工作责任感
一些基层单位对档案工作者缺乏应有的重视和关怀，对档案工作人员权利的忽视，影响了档案人员的工作热情。因此，基层单位的领导要主动关心档案人员的工作和生活，帮助他们解决待遇、职称、在职培训和继续教育等诸多实际问题。或者是基层单位领导大力提拔档案管理人员，使其成为单位的中层领导。此举措既提高了档案管理人员的工作积极性，又体现了档案人员的工作价值，还能为单位的档案工作添砖加瓦，保持档案人员队伍的稳定性，提高档案人员的工作责任心，有效开展档案交接工作，确保基层档案工作的连续性。[7]此外，基层单位领导还要做好思想教育工作，这是增强事业心和责任感的一种重要方法，通过档案移交工作，明确岗位职责，并将档案工作列入部门年终考核中，让档案人员意识到责任感和使命感。
（四）加强过程监管和结果考核
