摘要：随着社会的进步，事业单位的人员和事务也越来越多，相继产生的档案信息也不断增加，因此提高档案管理效率成为大部分事业单位的工作重点。传统的档案管理一般都是以纸质为主，在当前信息时代背景下，实行档案信息管理化是事业单位档案管理的创新和发展。因此，如何提高档案信息化管理的效率是当前事业单位的重要工作之一，本文就档案信息化管理进行分析。
关键词：事业单位；档案信息化；档案管理
近年来，信息技术在各行各业得到普及，大大提高了管理的效率和质量，其中档案信息化管理也已是当今的发展趋势。档案涵盖了很多方面的信息资源，包括人员信息、管理细节、工作状况等，这些都是事业单位的重要资源，既是事业单位的历史记录和证明，更可为日后工作管理提供有效的价值信息。事业单位在日常工作中会产生海量的档案文件，档案信息化管理能够有效地减轻工作人员的工作量和出错率，将纸质版档案转化为电子档案管理，为事业单位的发展提供更多便利的条件。此外，电子档案的形式多种多样，有文本、图片、视频、软件等，通过信息化管理能够快速进行查阅、传送、下载，大大加快了档案管理的进程[1]。
一、事业单位档案信息化管理存在的不足之处
（一）档案管理人员整体素质偏低
在实际管理过程中，很多事业单位的人员配置都未能满足实际要求，呈现出“人少事多”的局面，很多档案管理人员都是身兼多职的状态，加上并不是科班出身，对档案管理一知半解，平时工作量也大，因此没有更多时间去学习专业管理知识，导致档案信息化管理效率偏低。
（二）档案管理人员管理意识薄弱
很多档案管理人员对档案信息化管理仍有很多不理解的地方，甚至对一些操作方法完全不懂，无奈之下只能按照旧模式进行管理，从而阻碍了档案信息化管理的发展。还有些事业单位的领导对档案信息化管理缺乏重视，忽略了对档案管理人员的专业培训和人才引入，也缺少对档案管理人员进行规划管控，从而导致档案信息化管理跟不上实际的发展需求[2]。
（三）档案信息化存在安全问题
档案管理信息化会涉及大量的网络资源和渠道，安全隐患也是无处不在的。由于计算机硬件和管理软件都会存在一些不安全的因素，会对档案信息化管理系统产生严重的影响。例如，硬件方面磁盘失效、适配卡损坏会导致计算机无法开机，软件方面“黑客”攻击、病毒入侵、数据库被破坏等均不利于档案信息化管理的正常运转。
（四）档案信息化管理投入欠缺
档案信息化管理需要投入大量的资金，无论是硬件配备，还是人员规划。从硬件上说，电脑配置低或电脑数量有限，会对数据的录入和登记产生阻碍。从软件上看，档案信息化管理一般都采用档案管理系统软件进行操作，但是由于经费的缺欠，软件开发和设计较为局限，功能结构单一，导致信息无法进行更好地操作。
二、加强档案信息化管理的有效措施
（一）完善档案信息化管理制度
任何管理过程都离不开完善的管理制度，加强对档案信息化管理的管控，可以有效地约束档案管理人员的日常行为，更好地提高其服务意识和工作责任心。虽然档案信息化管理是一项繁琐而艰巨的工作任务，但只要制定好相关的规定和条例，让档案管理人员找到合理的方式，管理工作就会更为明朗。事业单位可以通过制定相应的制度，进一步规范档案管理人员的职责和分工，并将工作效率纳入绩效管理，更好地提升档案管理人员的工作热情和动力。与此同时，人事部门需要建立完善的培训方案，有针对性地对档案管理人员进行信息化管理的专业培训，有效地提升档案管理人员的意识和专业水平，更好地推动档案信息化管理的建设[3]。
（二）提高档案信息化管理标准
从目前的管理现状看，很多事业单位的信息化管理都出现不同程度的难题，管理过程中很难发挥真正的作用，归根到底在于管理的标准问题。首先，事业单位必须制定好档案信息化管理的标准，从每个工作细节进行规范，无论是录入的格式、文字的规格等都要进行统一的标准化，以提升档案信息的准确性和规范性。其次，在运行相关的系统软件时，事业单位必须进行统一的标准作业，指定档案管理人员用统一的保存路径和查询服务。与此同时，要把公开的信息到指定的网站或文件夹，实现信息的统一整合和处理，更好地提升事业单位内部的档案信息化管理效率。
（三）加大档案信息化资金投入
在档案信息化管理过程中会涉及到大量的技术设备和人力资源，事业单位要给予高度的重视，有效地利用资金加大对档案信息化管理的建设投入，为档案信息化管理提供有效的保障。加大资金投入之后，硬件和软件的配置都会得到提升和完善，对于信息化建设有着重要的意义和作用。硬件方面，事业单位可以购置一些技术设备，加强信息数据库的完整性和稳定性，才能更好地满足网络技术的要求和管理。软件方面，事业单位应对系统软件进行完善和优化，进一步提高系统的安全性和信息化建设，大大提高档案信息化管理的进程。同时，利用互联网技术实现档案信息化管理的共享和资源收集，提高档案的利用率，为各部门工作搭建良好的共享平台。
（四）加强档案信息化管理安全防范
采取有效的技术措施是提高档案信息化安全的重要手段，事业单位可以充分利用各类安全技术进行防御，提高档案信息化管理系统的安全性和防御力。如加密技术。加密技术就是利用代码作为一种密码，输入对应的密钥才能打开相应的文件内容，从而有效地保护了数据的安全。又如权限设置。事业单位可以对管理人员进行身份管控和验证，通过编制专属用户名和特定符号作为“通行证”，档案管理人员输入正确才能进入系统，这种技术手段能够有效地约束档案管理人员的访问权限和操作权限，有效防止无关人员的入侵或者破坏。在引入相关技术手段的同时，事业单位还可以加大对档案管理人员的技术培训和专业技术人才的引入，从而全面提高事业单位档案信息化管理的效率，有效地推动档案信息化管理的发展和创新[4]。
（五）建立档案信息化平台推广模式
事业单位应加强对信息化平台的建设以及推广，让档案信息化管理不再留于形式，而是让档案管理人员熟悉和认可信息化平台，将档案信息化管理工作落实到实处。此外，通过推广档案信息化平台能够有效地提高搜索档案的效率，以便为人们提供更优质的服务。在信息化平台推广的基础上，事业单位要不断进行资源网建设，优化和加强档案信息化管理技术。事业单位还要善于发掘信息技术的先进方式和模式，不断创新，从而促进事业单位档案信息化管理的可持续发展。总的来说，信息化管理是事业单位档案管理发展的必然趋势，事业单位要重视信息化管理的意义和作用，紧跟时代脚步，让档案管理创造出更多的价值。事业单位要针对实际情况进行分析，通过构建和完善管理架构和体系，加强对档案管理的安全管控和建设，发挥出档案信息化管理的最大价值。
参考文献：
[1]王慧.机关事业单位档案信息化建设的原则与途径[J].黑龙江档案,2018(1):91.
[2]高春雷.机关事业单位财务档案信息化管理问题及策略探讨[J].行政事业资产与财务,2018(2)：76+65.
[3]于娅.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].长江丛刊,2018(2):123.
[4]朱雁.浅谈如何加强事业单位档案信息化建设[J].人力资源管理,2018(3):189-190.
作者:张小静 单位:中国舰船研究院
