摘要：科学技术推广、研究及应用主要通过科技档案实际记录情况反映相关内容，科技档案记录是开展科研活动的重要性条件，为一项非常重要的科研信息资料。油气科研档案中包含众多油气科研项目成果性资料数据及信息，主要记录了油气科学研究活动项目中各个环节及最终科研成果，为油气科研资料相关信息储存提供基础。
关键词：新形势；科研单位；档案数字化管理；问题及对策
2014年，国家颁布《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，这份文件中对企业单位、事业单位、党政机关要将档案信息融入单位建设规划中的相关事项提出了新要求，将档案工作管理进行统一部署、共同实施，加强传统档案管理数字化管理目标。计划在2020年，相关单位需要实现档案管理的信息化及现代化，全面加大档案资源储存量，让档案管理利用电子化及网络化进行管理。
一、科研单位进行数字化档案管理的重要性
（一）利用更加方便，提高服务效率
数字化档案管理的加强，能够将不同载体的科研档案资源变为数字化档案信息，档案资源利用网络技术进行连接，促进档案数据库的形成，这样则会将科研单位档案管理基本水平提高，也会节省成本，将档案管理中所需要花费的人力资源成本投入及资金成本投入降低，实现档案资源的共享及传承。科研单位档案管理数字化的不断建立，尤其是馆藏类档案检索工具的数字化，能够帮助科研单位相关工作人员进行高效的档案查看及借阅工作。数字化背景下的档案管理，能够将档案查询时间缩短，除此之外，还能够将查询准确率及全面性提高。无论档案查询规模大小及综合复杂程度，数字化查询都能全面解决，这样更能体现数字化档案管理优势。
（二）加强电子数据对“孤本”档案的保护
我国科研单位档案保存工作开始时间较早，档案室内具有储存时间较长的档案，档案纸张字迹及纸张质量早已发生改变，况且档案在借阅过程中会对档案造成损坏。但是，电子数据可以被复制，并可以进行重复性利用。所以，科研单位档案数字化管理的发展，能够将传统档案转换为电子档案进行保存，并加强对传统档案的实际利用率，避免档案原件因无限制的借阅使其受到损害，对科研单位存在的“孤本”档案进行了保护。
（三）建设科研成果展示平台
我国各个科研单位档案室内都储存有丰富的信息及数据，是大量信息的提供者及拥有者，利用数字化科学技术将档案信息转换为电子形式，将档案信息及数据上传于网络，将会促进中文信息资源的丰富程度，彰显科研工作成效，进一步提高国家地位。
二、档案管理工作问题分析
（一）对科研档案工作基本认识存在误区
技术创新及科研工作管理的主要承担主体为科研单位，主要业务有基础研究、技术研究、新技术推广、新技术应用等。所以，科研单位档案室内储存的档案资料主要以科研类为主，与此同时，还涵盖有新设备科技档案。但目前我国很多科研单位工作人员数量较少，科研场地面较小，科研单位涉及知识较为专业，很少专门设计科研单位档案管理部门。科研单位科研工作能够直接产生经济利益，但档案管理工作并不能产生直接经济利益，导致科研单位相关领导人员不重视档案管理工作在科研工作中的重要性，缺乏对档案管理工作的有效认识，使得档案管理工作效果难以发挥实际作用。我国很多科研单位都非常重视科研工作任务，并不重视行政管理相关工作，导致管理人员带头不重视档案管理工作，科研单位档案管理工作一般都会挂靠于非业务科室，例如科研单位的综合办公室，位于科研单位管理工作的边缘。这样的管理现状会使得档案工作人员不能发挥其工作责任心，不清楚档案管理工作的重要性意义，放松对档案管理工作的学习，不具备档案管理基础知识及理论依据，对科研单位内部所涉及到的相关专业知识也未充分认识。与此同时，科研工作一般会分组完成，科研工作进行中会对科室工作人员进行调动，使得兼职档案工作人员不能长期性从事档案管理工作，不清楚科研档案收集及管理职责等相关工作，与此同时，科研单位档案管理领导人员也未对其进行专业化培训及考核。
（二）科技类档案归档资料不够完善
科技档案是档案管理工作中的重要组成部分，档案收集会影响档案分类、整理、编研、保管、检索等一系列工作。一般情况下，一个完整的科研项目需要从初期调研到后期验收、鉴定成果，需要花费几年时间。科技类档案在档案管理工作中应重视收集，时间跨度较大，或文件资料不齐全，又或者保管不当，容易丢失等都是科技档案管理中经常出现的问题。因为科技档案日常管理及科技项目存在脱节现象，档案管理工作人员仅将关键的技术型材料保管好，并不会对科研中期相关资料收集引起重视，但这些资料往往会对科研项目有较大的帮助。除此之外，工作人员缺乏科研相关内容认识，对档案资料进行收集时，经常出现档案数量多且质量较低的问题，收集资料只是表面上存在是，但关键性技术及原始资料记录较为缺乏，甚至会将不属于科技类档案管理范围的资料放于其中，导致档案在后期查阅及参考难度较大。
（三）缺乏先进的档案管理手段
科研单位档案数量较少，档案管理基本采用传统档案保存办法。随着我国计算机技术及网络技术的不断普及，无纸化办公模式逐渐被各行各业所接受，不管是普通文件还是公文，会直接运用计算机进行应用，文件传输也在电脑系统上完成。当前档案管理实际应用中，计算机技术仅仅只对档案文件进行简单的查阅及检索，其余计算机功能使用相对较少。科技档案管理较为落后的重要原因在于人为，工作人员年龄较大，没有熟练的计算机应用能力。
三、科研档案工作管理思考及解决对策
（一）提高档案数字化重视程度
科研单位需要加强对档案信息化管理的正确认识，将档案信息化管理作为科研单位事业中的一项重要工作任务管理，对档案管理工作进行规划。为了保证信息化档案管理工作能够做到位，单位需要将信息化档案管理目标纳入单位建设规划中，将这项工作任务与绩效联系，建立奖惩责任制度，提高工作效率及服务质量。只有单位领导加强对信息化档案管理工作的重视程度，员工才能做好档案管理。
（二）将档案管理工作人员综合素质提升
档案管理工作人员需将自身能力提升，不仅需要具备政治理论，还需具备专业知识及创新能力。让其成为一个熟悉档案工作有具备专业知识的复合型档案管理人员。档案管理工作人员需加强对档案归档及馆藏档案数字化管理方式的学习，将信息化档案管理质量提升，促进档案管理信息化发展，提高档案管理能力，加强信息化程度。
（三）将归档资料收集及整理工作做好
科研项目在发展初期需要将档案管理人员落实，从项目开始到结束进行全面跟踪，对项目中所产生的所有文件进行收集。若文件丢失或存在不完整情况，需要进行第一时间补救。科研活动可能会形成周期较短、时效性较强的文件，需要工作人员进行及时收集，避免造成文件缺失现象的出现，影响整个档案材料收集质量。项目发展过程中，周期性较长的材料需根据项目规定节点对收集时间进行规划，保证材料完整。
（四）促进档案的现代化管理
现代化档案管理过程中，需加强管理信息化建设，加强对计算机软件的更新及使用，将档案以数字化形式进行储存，并进行实际处理，档案管理需依靠网络化方式进行统一化管理。与此同时，还需加强制度建设，将档案收集、整理、信息化建设等工作全面落实，并根据实际情况制定安全管理应急预案，加强对实体档案及档案信息的保管，做好档案备份及数据存储工作，保证档案安全性。
四、结束语
档案部门若想加强档案管理工作，就需要加强档案管理信息化建设，当然，也是一项比较系统且复杂的工作。数字化档案管理工作需要科研单位加强资金投入，将单位基础建设不断完善，定期为档案管理工作人员进行培训，提高科研单位内部档案工作人员自身综合能力，为用户提供更加优质的服务，将档案管理效率提升，让档案数据及信息更好的服务科研单位所进行的科研项目。
参考文献
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作者:王倩 刘晓华 单位:国土资源部油气资源战略研究中心a