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人力资源信息采集在人事人才管理的作用

2019-10-18 10:34 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

摘要:人力资源信息采集系统的安装使用,对于提高气象部门人事人才管理工作的效率、人事档案的利用率有着至关重要的作用。文章对人力资源采集系统安装、基础数据信息的采集完善及人力资源信息采集系统在人事人才管理工作中的应用等方面作了介绍,并对存在的问题进行了探讨。

关键词:人力资源;采集完善;实践应用

人力资源信息采集系统是广泛应用于气象部门人事人才管理工作的一个操作软件,主要以现代信息化技术为平台,以职工人事档案信息为基础数据,能够完成职工个人档案信息数据的采集、归类以及采集后的反查。软件功能强大,内容丰富,可以服务于任何具有层级关系的单位和部门,堪称气象部门职工人事档案信息的“电子活档案”。人力资源信息采集系统的安装使用,实现了传统纸质人事档案向电子信息化档案的转换,提高了气象部门人事人才工作的效率,在人事人才管理信息化建设工作中发挥着重要的作用。做好人力资源信息采集系统数据维护和开发应用,对于实现高效的人力资源管理有着重要的现实意义。

一、安装

(一)XP虚拟机安装

人力资源信息采集系统属于开发得比较早的一个操作软件,兼容性较差,只能在winXP操作系统下正常运行,不能适应目前主流操作系统,如广泛应用的win7及win10操作系统。经过实践摸索,我们采用win7或win10操作系统下部署XP虚拟机的方式来解决兼容性问题。新建虚拟机并使用XP系统镜像安装虚拟机一台,OracleVMVirtualBox软件支持虚拟机与实体机直接共享文件夹。设置好共享文件夹,人力资源信息采集系统的安装程序及数据文件可通过共享文件夹进行实体机与虚拟机之间的拷贝传输,最后在虚拟机中按照软件安装说明文档正常安装人力资源信息采集系统。

(二)利用备份功能实现快速安装

人力资源信息采集系统是基于单机版运行,不支持多机或网络版本操作。气象部门人力资源系统的使用现状,一般由人事干部负责系统的操作维护,按需求向上级领导提供所需的职工档案信息数据。笔者在实践中摸索出利用系统的备份功能,给人事主管和分管人事工作的局领导办公电脑快速安装人力资源信息采集系统,实现职工档案信息数据共享,大大提高了工作效率。安装方法如下:利用人事干部使用的人力资源信息采集系统,打开菜单“系统管理”,选择“工具箱”,点击“备份”,将目前所有数据备份成“**.dtt”文件,按存放路径保存好文件,显示备份成功。按照人力资源信息采集系统安装说明文档进行初始化安装,不需要重要定制机构管理模块代码库、指标集/指标项、单位编码和人员类别库等繁琐的系统本地化设置。打开菜单“系统管理”,选择“工具箱”,点击恢复,按照文件存放路径找到“**.dtt”文件,点击确定即可。这样只需简单的三步操作,人力资源信息采集系统连同所有数据就被复制到另外一台电脑,保证了原有的工作成果。

二、基础数据信息的采集完善

(一)人员信息维护

人力资源信息采集系统中的人员类别分为气象部门在编职工、地方编制、编外人员、劳务派遣、离退等。涉及的数据信息包括职工的基本情况、学历及学位、行政(党派,社团)、专业技术职务、岗位管理、工作简历、政治面貌、新工资变动、语言计算机等特长、教育培训、奖励及惩罚、离退休基本情况、考核(考察)、后备干部、家庭成员及社会关系、保险、出国(出境)、专业技术工作获奖、艰苦台站及边远地区等近20个大项,上百个小项的职工个人数据信息。通过对这些海量数据加以分类统计,总结分析,可以完成职工人事、教育、劳资等各类报表的制作,为人事人才科学管理及领导决策提供数据依据。多元化的人员构成,翔实的数据信息,能够准确采集、及时更新是整个系统正常运行的基础。人员数据信息维护分为不定时维护和集中维护。人员职务变动、专业技术资格变动、岗位变动等属于个别职工信息变动的,采取随时变动随时更新数据。属于全部职工工资统一调整、年度考核结果等变动的采取集中维护更新数据。不定时维护和集中维护结合使用,可以有效保证数据更新,提高准确度。

(二)批处理功能进行数据信息更新

对于涉及所有职工都要变更的数据信息,如果按人员逐一数据录入,一是工作量太大,二是不能保证数据的准确性,这时就可以利用系统的批处理功能实现快速录入,降低工作强度,提高工作效率。以考核(考察)子集中年度考核结果录入为例。进入在职库考核(考察)子集界面,打开“编辑”菜单,选择“批量修改”,在“可选指标项”下拉菜单中选择考核(考察)子集,将类别、考核时间、考核结果转移到“已选指标项”,类别=年度考核、考核时间=2018-12-30、考核结果=合格,新增选项栏“增加新分录”前的方框打“”,点击“开始修改”即可。这样所有人员的年度考核结果均为“合格”,然后将年度考核结果为优秀的人员逐个修改一下。年度考核结果为优秀的人员不会超过10%,相比全部人员逐个录入的工作量会大大降低。

(三)人员增减变动

人员增加通常有两种情况,一是新招录的毕业生,二是人员调入。对于新招录的学生气象系统外调入人员,需要按照纸质档案内容,逐项录入到人力资源信息系统各个子集中。如果是气象系统内调入人员,可接收对方单位发送过来有“*.mdb”格式人员数据信息。1.发送数据。打开“查看”菜单,选择“查询”,在“人员基本情况”下拉菜单中选“姓名”,输入调离人员姓名,点击查询。出现提示信息,是否和上次查询结果合并,选择否,点击退出。打开“系统管理”菜单,选择“工具箱”,点击“发送数据”。首先选择库“在职”,其次点击“浏览”,选择路径保存文件“*.mdb”,关键的步骤是要勾选“查询结果”,最后点击“确定”,这样要调出的单个人员数据就从人力资源信息系统中导出并保存在电脑中。2.接收数据。接收数据相当于发送数据的逆操作。打开“系统管理”菜单,选择“工具箱”,点击“接收数据”,点击“浏览”,找到“*.mdb”格式的人员数据的存放路径并双击,点击“确定”即可。

三、人力资源信息采集系统在人事人才管理工作中的应用

(一)提供职工花名册

利用人力资源信息采集系统,可以制作职工花名册,花名册所需项目数据根据实际需求任意增减。打开菜单“工作表”,点击“花名册”,选择“新建花名册”,“备选指标”栏可以选择人员基本情况、学历及学位子集、行政(党派、社团)职务子集、专业技术职务子集等子集其中的一个,也可以同时选择几个子集。以选择人员基本情况和学历学位子集为例,将所需要的信息选择在“花名册显示指标项”,点击确定即可。打开“文件”菜单,选择“输出到文件”,保存类型下拉菜单选择“*.xls”格式文件,这样按照实际需求项目的职工花名册就制作完成。

(二)计算职工年龄、工龄

计算功能可以快速计算出职工的年龄、工龄。第一步,定义计算工式。打开菜单“计算”,选择“定义计算公式”,定义公式“UYears(出生日期,#2018-12-31#)。第二步,计算年龄、工龄。首先,鼠标放在人员基本情况表上,打开“计算”菜单,选择“工龄”、“年龄”,点击计算即可计算出所有职工截止2018年12月的年龄和工龄。

(三)查询人员工资档案,为人员经费预算提供基础数据

新工资变动子集提供了国家编、地方编、外聘人员、离退人员的工资数据信息。利用新工资子集数据,可以方便查询各类人员的工资收入档案,制作工资收入报表,为人员经费预算提供基础数据。

(四)利用查询功能,实现数据分类统计

通过设置查询条件来查找特定的人选,可以实现不同人员不同数据的分类统计。查询分为两种,一种是由上级下发的常用查询,另一种是自定义查询条件进行查询,也可以将自定义的查询条件保存起来,就变成常用查询来使用。通过选取查询的指标与项目进行查询。如查询35岁以下的科级干部,条件1为“年龄<=35”,条件2为“职务级别=正科级”,条件3为“职务级别=副科级”,查询条件表达式修改为“1*(2+3)。点击查询,即可统计出35岁以下的科级干部信息。同时点击“保存”查询条件,这样以后要查询这个条件时,就可以在常用查询里使用。

四、存在的问题

(一)人力资源信息采集系统兼容性较差,系统安装存在局限性

人力资源信息采集系统运行环境要求是基于Windows95、98、2000、me、xp或WindowsNTWorkStation4简体中文版操作系统,使用ACCESS格式数据库提供数据支撑。要求在安装使用采集系统之前先将自己电脑的时间格式进行短日期格式设置。设置方法:在“控制面板”中运行“区域设置”项目,在用户对话框中选择“日期”项,将“短日期格式”设置为“yyyy-MM-dd”。具体如图所示。对计算机短日期格式的设置要求,使得人事人才工作中常用的其他操作软件,如机关事业单位工资管理系统、公务员信息采集系统等,就不能和人力资源信息采集系统同时安装在同一台计算机上,人力资源信息采集系统必须保证专用电脑单独安装,这样会造成办公硬件资源浪费。

(二)系统内置的应用库数据信息更新不及时,造成部分项目数据出现误差

随着国家行政区划调整,有的地级市降格为区县级,有的县级升格为市辖区级。如陕西西安下属的户县、高陵县已在2013年升格为鄠邑区、高陵区,但人力资源信息采集系统基本信息集中的籍贯子集,下拉项可选择的地名信息一直未能更新,依旧是户县、高陵县,这样选成新录入人员籍贯信息出现偏差。

(三)单机版运行,不利于实现数据共享

人力资源信息采集系统是单机版运行,不支持网络版运行。单位主管领导,人事干部不能同时登陆人力资源信息采集系统查询最新的人员档案数据信息,不能实现数据信息的共享。五、小结经过多年的工作实践,人力资源信息采集系统不断改进更新,系统的稳定性、可操作的便捷性大大提高,初步实现职工档案数据的信息化。随着大数据时代的到来,希望这些档案数据搭乘智慧气象的快车,成为气象事业发展的助力器,为实现气象现代化提供强有力的支撑。

作者:刘小英 单位:陕西省西安市气象局

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