【摘要】科学合理地对人事档案进行管理和利用，能够在很大程度上为发现人才、使用人才以及管理人才提供帮助。在改革开放和市场经济影响的背景下，人事档案管理工作也发生了一定的改变，只有不断创新和优化人事档案的管理和利用，才能为人事档案管理和利用提供有效的保障。
【关键词】公路行业；人事档案；管理利用
众所周知，每一个人的学历和资质等实际情况都会被真实准确地记录在人事档案中，同时和劳动保障组织关系以及工资待遇等有着密不可分的联系。将人事档案管理工作做到位，再通过合理利用人力资源，可以维护劳动者的合法权益。人事档案有着真实性、全面性、动态性以及机密性等特点。因此，在对人事档案进行管理和利用的过程中，一定要综合分析行业发展的基本特点等其他各种因素。
一、人事档案可以为公路行业发展提供帮助
做好人事档案的管理和利用工作，可以为公路行业的发展提供很大的帮助。第一，能够整合公路行业中的人力资源，将人力资源潜力最大程度发挥出来，为公路行业的可持续发展奠定稳定的基础。第二，可以为公路行业工作人员的人本化管理提供参考依据，在提升工作人员工作积极性的同时，促使工作人员对公路行业有一定的归属感。比如通过人事档案，可以全面了解每一位工作人员家庭的实际情况，针对家庭经济困难的员工，公路行业可以实际情况为基础，对其给予适当的帮助，为了避免在日常工作中出现意外事件，可以通过人事档案了解每一位员工的身体状况。除此之外，以人事档案中每一个人的业绩和资质等内容，可以对每一位员工的任职岗位作出合理安排。第三，科学合理地对人事档案进行管理和利用，能够提升公路行业内部的管理效率，为了对公路行业工作人员进行严格的管理，应对每一位工作人员的性格、个人能力、个人水平以及个人发展需求等有一个全面的了解，这对公路行业内部人员制定激励制度有良好的促进作用。
二、分析公路行业人事档案的管理和利用
（一）对公路行业人事档案作出规范化的管理，提升人事档案的利用质量。若想在提升人事档案利用工作质量的同时，对公路行业人事档案做出规范化的管理，可以按照以下内容进行：第一，在收集完成相关档案材料之后，以档案的具体内容和用途为基础，严格按照相关要求对档案材料进行一定的筛选和鉴别。完成上述内容之后，在第一时间归档处理各种档案材料，在审核档案的过程中，应清除相同或者无用的材料，补充缺少的档案材料，如果发现档案材料出现修改或者造假等问题，应在第一时间上报给上级部门或者领导。另外，一定要准确分出各类档案资料，其主要是为了保证人事档案的全面性。比如针对党团材料来讲，其中应包含入党或入团志愿书、申请书以及组织推荐信等；而学历材料则应保证其具备完整的学生入学通知、学生信息登记表、学生成绩表以及学生个人毕业信息登记表等。第二，只有做到人事档案的严格排序和编目，才能方便后期人事档案的查找，在排序和编目人事档案的过程中，可以利用主次关系或者时间顺序等排序法，当完成排序之后应及时编写好目录，其主要是为了保证档案材料目录符合档案内容。针对人事档案中存在的字迹模糊，或者载体变质等现象，相关工作人员要对其进行复制抄写或者打印，如果出现材料规格和装裱准则不符的情况下，可以采取有效措施进行统一规格。人事档案材料的统一规格，不仅可以方便档案材料的管理，也可以提升档案材料的整齐美观性。如果档案中含有金属制品，相关工作人员应将金属制品拆除之后方可进行归档，其主要是为了增加档案材料的使用年限。另外，在整理完成档案材料之后，应对其装订成卷，将装订孔打在材料的左侧，利用统一规格的卷盒或者卷皮等，将档案号、档案人姓名、档案人出生年月日、档案人籍贯等相关信息填写在卷盒上，在完成装订之后，工作人员要对其进行严格的审核校对，只有保证其质量达到相关标准才可以入库保存。
（二）对人事档案进行信息化管理，提升利用率。做好人事档案管理的信息化建设，无论是档案资源的传递，还是档案资源的共享，都能提供很大的帮助。另外，也能加强提升人事档案的利用率。首先，相关工作人员要加大人事档案专用数据库的研究和开发力度。公路管理部门和国家要以人事档案利用要求为基础，对公路行业人事档案专用管理系统作出研发，在此过程中，应保证公路行业人事档案专用管理系统具备良好的先进性、可靠性以及通用性，其主要是为了避免因为各级单位单独设计的原因，而导致档案资源无法进行科学合理的传递和共享。在建立公路行业人事档案专用管理系统时，可以按照以下内容进行：首先，将纸质或者其他载体的档案材料转变成电子档案，在电子档案信息中应具备完整的人员信息，比如学习和培训的实际情况、诚信记录以及科研结果等。将档案材料信息库和人才资源信息库融合在一起。如此一来，可以通过人事档案的信息化管理，为综合利用档案材料和人才交流提供一定的帮助，值得注意的是，要加强更新和完善数据库中的档案数据，以此来提升管理系统的利用效能。其次，开展公路行业人事档案信息化管理阶段，在完成研发或者建设信息管理系统之后，如果想要为档案信息的安全性提供保障，则需要加强系统分级管理，以公路行业人事档案中相关信息的保密性和安全性要求为基础，制定出档案资料的保密等级，不同档案中的人员部门和单位等访问权限，也要分别以实际情况为基础，设置出不同的访问权限，这样档案利用人员可以在被授权的范围内查看相应的档案资料，从而保证人事档案可以在公路行业之间实现信息资源的共享。
（三）完善和优化利用服务工作，将人事档案的作用最大程度发挥出来。具体来讲，合理利用人事档案主要是为了对档案中信息资源进行合理开发，如果想要保障档案资源开发的科学合理性，则需要相关人员和部门高度重视档案利用服务工作。第一，确定档案利用范围和方式，比如针对公路行业中的干部档案，应以相关规定为基础。在利用人事档案的过程中，应以查阅和借阅的相关规定为基础，提升利用过程的规范性。将被动服务和主动服务有效融合在一起，可以起到优化人事档案利用的作用。除此之外，针对人事档案中出现的变动情况，管理人员一定要对其进行登记，并及时录入系统，这样可以为档案使用人员提供准确的信息。第二，高度重视优化人事档案的利用环境。在公路行业人事档案的管理应用中，不仅要建立良好的档案利用信息系统，也可以实际情况为基础，建立相应的人事档案查阅室。在人事档案阅览室完成相应的查阅。通过这种方式，不仅能为公路行业人事档案的安全保密性提供有效的保障，而且也能在很大程度上避免档案资料出现丢失以及泄密等现象，从而使档案服务水平有大幅度的提升。如果想要为管理人员监督和检查档案的使用情况提供帮助，可以由管理人员指导档案利用人员对档案资料作出查阅，同时管理人员也可以回答档案利用人员所提出的问题。除此之外，提升服务意识，积极为人力资源的开发和利用提供重要信息。
三、总结
综上所述，做好公路行业的人事档案管理工作，可以提升公路部门内部人员的管理水平。如果想要对人事档案作出合理的管理和利用，则应改变传统管理模式，以现阶段的档案管理要求为基础，建立更加先进和完善的档案管理模式，这样可以提升档案利用的规范性、科学性以及有效性。
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作者:尚阳阳 单位:陕西省榆林市榆林公路管理局
