档案管理工作论文(10篇)

2022-09-21 15:34:15 来源:写作指导

第一篇:高校档案管理工作研究

一、新时期高校档案管理工作存在的问题

(一)高校档案管理制度不完善

目前,由于高校档案管理制度的不完善,导致档案管理工作常常出现混乱的现象,比如档案编号不规范,案卷标题混乱,而且很多档案没有建立卷内目录。另外在档案的搜集、保存、借阅等环节出现较多纰漏,严重影响了高校档案材料的使用价值。还有许多高校普遍存在档案管理人员只重视档案的收集整理,忽视档案建档环节,导致许多档案不能及时建档,当出现管理人员调动时,易出现资料丢失等情况。

(二)高校档案管理人员素质偏低

新时期,档案管理工作对管理人员整体专业素质提出了更高的要求,档案管理工作不再是简单的整理文件、编号、归档。由于高校对档案管理工作的不重视,普遍存在管理人员录用门槛低,甚至许多是为了解决高等人才配偶工作而聘用,导致档案管理人员专业素质偏低,不能适应新时期信息化的高速发展对档案管理工作的要求,严重制约了高校档案信息的利用效率。

(三)档案检索效率低下

在我国高校档案管理工作中,档案检索主要存在两种方式,人工检索和计算机检索。虽然计算机检索在检索速度和效率上具有较大的优势,但是高校档案管理检索中人工检索依然是最重要的检索方式之一。人工检索不仅检索效率低下,而且不可避免地会出现错误。另外,由于高校在档案管理中的硬件投入不足,导致许多计算机检索软件匮乏,计算机检索的巨大优势不能有效发挥。这些都严重影响了档案检索效率,对高校档案的开发与利用极为不利。

(四)信息开发和编制存在缺陷

目前,高校档案管理部门在信息的开发和编制方面存在问题,由于许多高校档案部门对信息开发的不重视,普遍存在草率开发以应付检查的现象,导致档案信息开发选题不严谨。另外,由于重视程度和投入不够,往往开发出来的产品水平较低,不能有效发挥作用。

二、做好高校档案管理工作的措施

新时期下,高校档案管理工作存在诸多问题,严重影响了高校档案管理工作的正常运行,不利于发挥档案信息的作用。针对上述问题,提出以下解决办法。

(一)提高高校档案管理人员专业水平

要做好高校档案管理工作,首先在档案管理人员的聘用上要严把质量关,提高人员录用标准,制定录用专业限制条件。另外,在管理人员考察时,要着重考察其政治信仰、工作作风、责任心等,加强对管理人员的培训工作,提高档案管理业务水平,使管理人员工作积极性和主动性能充分发挥。

(二)完善高校档案管理制度

档案管理制度是档案管理工作的有效保障,高校档案管理工作的开展和运行要有完善的管理制度要求作为保证。高校在制定档案管理制度时,要保证其合理性和科学性,满足高校自身情况和档案管理要求。提高管理制度的可操作性,制定详细的档案管理流程,规范档案管理中信息收集、存档、借阅和保密等每一个环节。

(三)提高档案管理信息化利用水平

新时期,信息化是推动高校档案管理工作发展的有效武器,提高高校档案管理信息化管理水平,加大高校档案管理信息化投入,提高计算机管理在档案管理中的比重,建立档案管理系统,借助互联网和计算机管理,将高校档案管理全面推向信息化,对完善高校信息管理系统具有重要作用。

三、结语

新时期,高校档案管理工作要满足新要求,高校档案管理工作由于管理制度、管理人员素质、硬件投入等方面存在的不足,导致档案管理工作出现各种各样的问题。高校要提高对档案管理工作的重视水平,结合高校实际制定并完善档案管理制度,提高管理人员专业水平,为有效发挥档案信息的重要作用提供保证。

作者:姜晓波 单位:吉林建筑大学城建学院

第二篇:医院档案管理工作的现状与对策

一、医院档案管理工作的现状

(一)管理方法陈旧,管理态度随意。

随着社会发展及科学技术的进步,档案管理工作的外延和内涵都在变化。而很多医院依然还在用陈旧的经验与理念进行管理,缺乏科学系统的管理标准,致使档案管理工作形同虚设。

(二)制度不健全,收集效率低。

通常各医院都制定有比较健全的适用于本医院的医疗、行政、人事以及后勤管理制度,而档案管理方面却涉及较少,更不要说将档案管理纳入医院目标管理考核方案了。从而造成档案管理制度不健全且收集效率低。

(三)管理重复,管理分散。

各科室对档案资料分散、重复管理,造成人力、物力和空间的极大浪费。不利于档案的统一利用,很难保证档案资料的完整性。

(四)档案意识不强,档案利用率较低。

不能正确认识档案管理的重要性和必要性。可有可无的态度导致信息资源开发不足,造成档案利用率低甚至形同虚设。

(五)硬件投入不足,管理技术落后。

由于大多数医院医疗用房紧张导致档案用房狭小,设备陈旧、技术落后,造成档案保存以及资料分析的空间局限性。虽然计算机网络技术在医院的医疗技术管理中已经被广泛应用,而应用于档案管理的却相对较少,以至于很多医院的档案工作还停留在手工收集、查阅,很大程度低限制了档案管理工作的发展。

(六)缺乏专业培训,人员素质不高。

医院在人才的吸纳与培养中,通常更偏重于医疗技术人员的素质提高,而往往忽略对档案管理人员进行素质培养以及档案知识的培训,导致档案管理人员思想陈旧、管理知识落后,缺乏创新和活力。

二、加强医院档案管理工作的对策

(一)加强《档案法》的学习,提高依法管档的自觉性。

《档案法》规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。这就要求医院领导要充分认识档案管理工作的重要性,在日常工作中大力宣传《档案法》,明确档案工作的重要性,使职工充分认识档案工作与医院管理的密切关系,促进全员档案意识格局的形成,形成依法管档、科学管档的局面。

(二)建立健全档案管理制度,实现规范化、制度化。

健全档案管理制度,建立科学的档案管理体系,是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际,根据相关法律、法规制订出科学、系统、完整、切实可行的档案管理制度并进行统一管理、统一考核,做到档案管理与医疗业务同步考核评价。

(三)改变分散管理、重复管理格局,采取集中统一管理。

充分运用法律手段与行政手段强制档案管理采取统一管理是推行档案工作标准化管理的基础。只有实行档案的统一管理,才能对医院档案进行规范化管理,真正充分发挥其凭证与研究作用。

(四)构建三级网络管理模式,为档案的开发利用提供可靠依据。

形成由分管院长统一领导,办公室主任或副主任负责,各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。这样一个统一机构、统一领导、统一制度、统一操控的管理模式,对于贯彻政策精神、监督组织各职能部门的档案工作、档案的收集和利用、档案的安全、完整性都有着极大的便利,也为医院档案的开发利用提供了可靠依据。

(五)加大硬件投入,实现档案的现代化管理。

一方面要提高现代技术的档案保护设备的配备,如档案库房的空调、去湿、灭虫、灭火设备;另一方面要引进现代化计算机管理设备,用于各项档案业务的储存、阅读、检索、分析,从而节省大量时间、人力、物力以及财力,提高工作效率,大量节省档案的保存空间,便于信息的保存,增加保密度,真正实现医院档案管理工作的现代化办公。

(六)强化业务培训,提高管理素质。

将档案管理人才的培养纳入到医院的人才培养计划。主要方式:一是专业培训、继续教育、知识更新等。二是深入临床调研医疗、教学以及科研对档案信息的需求,在不断总结探索中调整档案业务发展方向,提高档案管理水平,使之真正成为医疗工作的得力助手。

作者:赵靖 单位:东宁县人民医院病案室

第三篇:人事档案管理工作分析

一、人事档案管理工作中存在的问题

(一)人事档案管理工作意识淡薄,重视程度不高。

在人事档案管理过程中,人们对人事档案管理工作的意识浅薄,以为就是对人事档案的简单保管,只要不丢失能够随时查阅就可以了,通常对人事档案管理工作都持一个冷漠的态度,很多单位也因此减少对人事档案管理人员的配备,减少对人事档案管理工作所投入的资金,导致了人事档案管理工作得不到必要的保障,影响了人事档案管理工作的健康发展。

(二)人事档案管理制度、整理规范不健全。

人事档案的管理制度,收集、整理、编目等档案的整理规范不健全,人事档案管理工作没有制度的制约,没有规范所遵循,人事档案管理质量自然就难以保证。例如,人事档案收集归档工作制度不健全、执行不严格,往往造成收集归档工作被动、不及时。

(三)人事档案信息化管理程度不高。

随着科学技术手段的不断更新,人事档案已经普遍采用信息化手段来进行管理。但在人事档案管理工作中,有些先进的技术手段还没有被使用,计算机技术还没有在事业单位人事档案管理工作中广泛地运用,不利于提高人事管理效率,同时也造成一定的人事档案管理资源的浪费。

(四)人事档案管理人员的综合能力不高。

人事档案管理人员的综合能力是影响档案管理工作开展的重要因素。随着信息时代的发展,很多单位部门的人事档案管理也在逐渐向信息化、现代化发展,对人事档案管理人员的素质同样提出了更高的要求。但在人事档案管理的过程中,人事档案管理人员的业务技能、职业道德素养等都还有待进一步提高,比如有的工作人员不能对各种计算机技术进行有效地利用,不能对人事档案管理模式进行改进等,都会影响人事档案管理工作的效率。

二、做好人事档案管理工作的对策

(一)重视人事档案管理工作。

单位领导应高度重视人事档案管理工作,把它放在单位干部队伍建设的高度来对待,并将其纳入到议事日程。建立人事档案管理工作领导小组,定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决;建立人事档案管理达标升级考核机制,对人事档案管理工作实行定性定量考核,分级分类指导,等级升降动态管理,进一步推进人事档案管理工作的有序开展。

(二)建立健全人事档案管理制度。

人事档案部门要制定有关人事档案管理的制度,实行责任追究制,将责任分解到具体管档人员,保证工作质量,明确每一级负责人与管理人员的工作责任任务,并列入个人考核中,以促进人事档案管理工作的发展。同时,要定期检查人事档案归档工作,在录入人事档案时遵守制度与规范,以保证人事档案材料的准确与完整,维护人事档案的真实性与严肃性。

(三)加大人事档案管理的信息化建设力度。

加大资金投入,建立并完善人事档案信息数据库,利用人事档案信息资源完成各种人事相关工作,并能够更好地进行日常管理。要不断摸索人事档案应用软件与实际工作的结合点,利用计算机应用技术研发更完善的数据库,建立更加可行的档案信息系统,强化数据的再分类、再提取、再分析、再加工,提高人事档案数据的实用性,使其更快捷、更方便、更安全可靠,提高工作效率与人事档案内容的质量。

(四)提高人事档案管理工作人员素质。

为适应工作发展,人事档案管理部门要不同程度地引进相关专业人才,对已有的人事档案管理人员进行全面培训,学习人事档案管理工作的专业知识,积累管理经验,提升管理水平。同时,人事档案工作人员要不断熟悉管理业务,加强学习,在工作实践中逐渐成长为既懂得管理知识,又掌握信息化技术和信息化应用管理技术的复合型人才,成为人事档案管理工作的行家里手。

三、总结

人事档案管理工作对单位的发展具有十分重要的意义。随着市场经济的快速发展,在当前的经济发展过程中,人力资源成为单位发展的核心竞争力,越来越多的单位对人事档案管理工作的重视程度都在逐渐提高。因此,更需要我们创新工作思路,不断提高人事档案管理工作的质量,管理好、利用好人事档案,为促进人才资源开发和促进和谐社会建设的全面发展更好地服务。

作者:匡秀辉 单位:黑龙江省煤田地质勘察院

第四篇:事业单位档案管理工作优化分析

一、当前事业单位档案管理现状分析

(一)事业单位管理者对档案管理工作认识不足

事业单位管理者认为档案管理仅仅是一项辅助性工作,没有必要投入太多人力物力,造成一些不必要的浪费,单位管理者对档案管理工作缺乏应用的重视,从而导致相关管理规划制度欠缺实施力度,造成事业单位档案管理工作实施的有效性相对缺乏。

(二)事业单位档案管理工作缺乏信息化建设

随着我国信息技术的发展,信息技术在我国各领域都被广泛应用,然而,我国部分事业单位依然采用传统管理方式,没有将信息技术充分融入到管理工作中去,导致事业单位工作进度与低成本方式难以保持同步,大大削弱了事业单位管理工作的反馈机制,并且还造成了档案管理的同步要以更高成本作代价现象的出现,非常不利于当前事业单位档案管理工作的顺利开展。

(三)管理人员专业水平相对低下

我国事业单位大部分管理人员在管理方面还是比较有经验的,使事业单位服务管理工作能得到顺利开展,对事业单位的发展起到一定促进作用,但有小部分管理人员的文化水平相对比较低,管理经验比较缺乏,管理人员水平参差不齐。介于这一点,相关单位面应该加强对管理人员进行专业培训,提升事业单位整体素质水平。

二、加强档案管理优化的有效措施

(一)建立完善的档案管理制度

由于事业单位档案管理工作内容比较复杂,工作量较大,企为了方便管理必须将档案管理工作纳入到统一管理中来,建立相对完善的档案管理制度,增强管理依据性、规范性及权威性,对单位文件进行编制归档。《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、以及本企业《项目档案归档管理制度》等文执行,做到有迹可循,充分发挥档案管理最大作用,促进事业单位档案管理工作的顺利开展。

(二)实施档案管理一体化,加强档案管理

由于事业单位档案管理工作的开展通常会涉及到多个部门,为确保所有档案的完整性,单位管理人员必须加强档案管理一体化,确保档案资料的准确性。档案管理人员可以利用信息技术将纸质档案转化为电子档案,电子档案便于查阅,具有方便、快捷的特点,不过电子档案涉及到企业内部信息等重要资料,一旦丢失便很难找回。因此,档案管理人员必须对档案的归档、保存工作做好,实现企业档案的安全管理。

(三)加大对档案信息化建设的力度

单位必须加大对档案信息化建设的力度,用低成本方式来实现档案管理工作的具体运行,将网络信息技术完美融合到事业单位档案管理中,促进我国事业单位档案管理工作的顺利开展,为事业单位的全面发展打好基础。

(四)将档案管理纳入合同

合同扮演着决定性作用的角色,它是强有力的法律依据、相关单位应该将档案管理纳入到合同,为档案管理争取主动权,加强档案归档的完整性及准确性。

(五)提高档案管理人员的素质水平,加强相关培训

随着我国经济结构的改变,档案管理工作越来越趋于科技化管理模式,管理模式的转变对档案管理人员的自身素质水平提出了更高的要求。相关单位必须加强对相关人员的系统培训,他们必须具备专业文化知识、科技化管理手段以及正确的症状倾向。同时还必须加强与其他各部门之间的沟通,了解每一个工作环节,随时根据工作进度来调整工作流程。事业单位的档案管理人员是事业单位档案管理工作的重要组成部分。因此,他们必须不断提高自身素质水平,努力顺应时代的发展,才能真正促进我国事业单位的发展。

三、结束语

档案管理工作对于事业单位来说至关重要,因此相关单位必须将重点放在档案管理工作上,加强统一认识与宣传意识、建立完善的档案管理制度、将档案案管理纳入合同、注意档案安全管理工作的实施、提高档案管理人员的素质水平、实施档案管理一体化、做好相关的统筹规划和安排,以及加大对档案信息化建设的力度,从而达到提高事业单位档案管理工作的效率。

作者:韩炜 李尚丽 单位:山东省滨州市沾化区海洋与渔业局

第五篇:医院档案管理工作新思路研究

一、新常态下的医院档案管理问题分析

医院档案管理重要的职责就是制定规章制度,做好相关资料的收集及整理等工作,不断提升档案管理的实际水平,利用先进的计算机技术,实现现代化管理。目前,大部分医院仍然没有建立比较完善的管理制度,具体的工作分工以及考核制度仍然缺乏科学合理的设置。

1.档案管理人员综合素质较差,缺乏工作积极性。

首先,医院档案管理部门很少有一些比较专业的工作人员,甚至有些档案管理人员学历较低,缺乏专业的工作培训,缺乏基本档案管理相关的知识技能,缺乏完成档案管理工作的能力。其次,大部分从事档案管理的相关工作人员缺乏基本操作使用计算机的技能,更不能利用各种现代化的数据技术将整个档案内容进行相应的开发以及研究。

2.管理制度和设施不完善,极易出现档案丢失。

部分医院内部没有按照规定以及要求严格地完成档案的管理工作,不断降低医院内部档案管理的相应工作标准,缺乏专门的库房管理,甚至一些档案工作没有基本的收集、审核以及装订等工作内容,只是将大量的档案资料散放在角落中。最终导致医院的档案不全,为医院内部人力资源管理相关工作带来非常大的困难。

3.医院档案资料无法充分利用。

部分医院内部的档案管理工作被边缘化,档案管理部门不能实现信息资源的有效整合,无法及时提供利用各种有价值的档案资源,加深了档案管理保管与利用之间存在的主要矛盾。

二、新常态下完善医院档案管理工作的思路与措施

1.更新档案管理理念,不断加强工作人员自身的综合素质。

首先,必须更新管理理念,不断提升档案管理工作人员自身的综合素质,改变档案管理工作在医院被边缘化的现状。发挥档案管理工作的最大价值,为医院的正常运行以及发展提供更多有价值的信息资源。其次,结合医院内部的实际情况,组织相应的工作人员参加一些涉及管理专业知识、计算机知识等的综合能力培训活动,培养工作人员成为综合能力较高的人才,为档案管理工作打下坚实的人才基础。

2.完善医院档案管理制度。

建立一个科学合理的档案管理制度,保证工作能够有规矩可循。医院档案管理工作实际上涉及各个方面,能够准确地反映出医院整体的发展情况,并且能够为医院做出的任何决策制定医院的宣传资料等提供有效的依据。因此,医院对于档案管理的实际工作具有较高的要求。通过实践证明,建立完善的管理制度,能够有效提升档案管理工作的效率。

3.提高认识,充分发挥档案管理的作用。

不断加强医院各个层面人员对档案管理工作的认识具有重要的意义。受到各种因素的影响以及制约,医院档案管理工作实际上并没有充分发挥自身的价值,一些部门只有在需要档案的时候才想起档案工作,尤其是对于人才的聘用或者是对工作人员的考核等工作都需要利用相应的档案资源。因此,在新常态背景下,需要加强医院内部对档案管理工作的管理意识,科学、系统地完成医院档案资源的管理工作,完成档案管理工作的开发利用,并充分利用现代化的技术手段,做好每一项工作。同时要加大对医院档案管理的实际投入,得到资金以及人员的大力支持,不断改善档案工作的环境,利用先进的科学技术,实现大数据的档案管理。还可以结合实际情况,适当聘请退休的档案管理工作人员,这些工作人员拥有非常丰富的工作经验,利用他们掌握的丰富专业知识,帮助完善医院的档案管理制度,从事对档案资源进行科研的工作,发挥现代的技术力量,最终实现医院档案管理工作自身具有的最大价值。

三、总结

综上所述,医院档案管理属于一项非常复杂的系统工程,管理水平以及管理的质量能够直接影响整个医院顺利的发展。这就需要建立并完善医院档案管理工作制度,并做好管理工作的责任划分,提升工作人员对档案管理相关工作重要性的认识,积极引进各种先进的技术手段,最终实现档案现代化管理,为医院的档案管理工作打下良好的基础,然后利用完善的管理模式为医院内部的工作提供有价值的信息资源,保证医院工作的顺利进行,并推动医院的不断进步与发展。

作者:房云鹏 单位:吉林省中医药科学院

第六篇:档案管理工作路径探讨

一、信息时代下档案管理工作的内容及特点

(一)信息时代下档案管理工作的内容。

针对信息时代下的档案管理而言,它在一定程度上是与传统档案管理过程中的工作是不同的,它进一步地要求把现代信息技术在档案管理工作中进行充分的应用,这就需要相关的档案管理部门,不仅要在规划下进行,同时也要在组织下进行,在一定程度上对档案信息资源进行相应的采集,对其进行有效的整理以及保存。信息化档案管理在一定程度上能够对实体的保管进行脱离,不仅走向了数字化档案管理,同时也走向了现代化档案管理。

(二)信息时代下档案管理工作的主要特点。

一是在信息时代背景下,针对档案管理来说,不仅要对相关的法律进行遵循,同时也要对相关的政策以及法规进行遵循,并且这些政策在一定程度上都是由档案管理部门进行统一制定的。二是针对目前来说,档案管理大多数以电子档案形式或者是重要电子文件形式进行的,这在一定程度上标志着国家以及企业走向信息化时代。三是档案管理工作在信息时代下,对现代信息技术所具有的优势在一定程度上进行了充分的利用,不仅实现了档案管理的数字化,同时也实现了档案管理的网络化,对档案管理在工作过程中的效率进行有效的提高,让档案在管理的过程中不仅具有高效性,并且还具有一定的准确性。

二、信息时代下改进档案管理工作的措施

(一)不断推进档案管理的制度建设。

制度在一定程度上是规范管理的主要基础,同时也是对档案管理科学化的基本要求。由于档案管理方式的变革,进一步要求对其管理制度也要作出相应的调整。要想把档案管理工作做好,首先应该做的就是加强制度建设,相关的工作要作出具体的规定,只有这样才能让档案管理工作在今后能健康有序地发展。档案的保存时间、方式、方法以及公开的程度都要进行明确的界定,让档案管理相关的工作人员在对档案管理的过程中能够有章可循,在新技术背景下,让档案管理更加规范有序。档案管理制度建设一定要适应社会的发展,对不适应发展的制度不仅要进行修订,还要对其进行变革,对空白的地方要制定出新的制度进行相应的补充等。

(二)完善档案管理的体制。

由于信息化技术的不断发展,让档案工作管理工作能够和信息技术进行有效的集合。但是就目前来说,在信息化的时代下,档案信息管理体制在一定程度上存在着管理力度不够的问题,并且档案在使用的过程中也不是很方便。我国的档案信息系统在进行建设的过程中比较分散,在软硬件进行选用上也还存在着一定的问题,所以,应该在管理体制上进一步地保证各个部门能够在一定程度上对信息自动化系统进行统一的管理,这不仅要求对技术操作进行有效的规范,还要求对软硬件的选择进行相应的规范。

(三)实现档案信息资源的充分共享。

目前在信息化建设过程中,对软件的使用比较混乱,而且硬件上的功能在一定程度上也没有得到有效地发挥,这样就会进一步导致档案信息不能充分共享,相关各个部门的档案信息在管理的过程中都是各自为营。所以,应该在一定程度上应该明确档案管理过程中的内容以及范围,并且有效地规范档案管理过程中各项工作和档案管理过程中各个环节,建立相对比较规范的系统工程,以保证档案信息资源共享渠道的畅通。

(四)加强档案信息数据库的建设。

我国大体上还处在文件处理向信息化管理进行过渡的阶段,因此,要想向信息化管理的过渡进行得更快,其中比较重要的就是建立档案信息数据库。针对数据库系统建设来说,它不仅是档案信息管理的核心,同时还是其重要的基础。建立数据库在一定程度上是需要长期的过程,我们应该本着从低级到高级的过程进行相应的建设。在对数据库建设的过程中,应该把档案管理的相关工作和计算机技术这两者进行有效的结合,并让其能够在一定程度上协调合作,把综合数据及档案目录库进行相应的集合,只有这样才能进一步地形成网络开发式以及分布式的数据库,使信息化档案管理工作过程中的效率进得到不断地提高。

(五)提高档案管理人员的素质。

档案管理工作进步和发展需要有与之相适应的的管理队伍,因此,要加强对档案从业人员的教育培养,不断提高管理人员的素质。一是档案管理人员自身要具备较强的业务素质和能力,对其相关知识进行有效的的掌握,并能运用现代化手段对档案进行规范化管理。二是档案管理人员一定要具备较强的责任心和事业心,对档案管理工作能够全身心地投入。三是相关的工作人员要树立较强的大局意识,使档案管理工作能够满足国家规定的要求,保证工作的过程中不会出现纰漏。

作者:王维佳 单位:呼兰区档案局

第七篇:高职院校科研档案管理工作思考

1.高职院校科研档案管理工作现有问题

1.1档案管理基础薄弱。

目前,许多高职院校科研档案管理工作沿用普通高等专科学校档案管理制度与方法,缺乏实施细则与明确的档案管理目标,普遍按照申报、立项、开题、结题的程序建立、整理和归档科研档案。事实上,档案的收集是否齐全、内容是否翔实均未得到统一的审核与评定,同时,科研项目的核心技术内容往往得不到有效保护与保存。

1.2载体单一,格式混乱。

信息化技术快速发展,对高职院校科研档案管理工作产生了深刻影响,越来越多的高职院校配备了齐全的信息化设备,对档案管理工作的信息化改革奠定了坚实基础。但目前,我国高职院校科研档案管理工作的信息化水平普遍较低,纸质档案多于电子档案,且不论是纸质档案还是电子档案,规格不一、格式不完善的情况十分普遍,给今后科研档案开发与利用带来一定阻碍。就电子档案而言,虽然它不受时间和空间的限制,通过存储、复制、下载等方式就可加以利用,但格式不完整、不统一等问题将影响档案利用者的检索、下载与利用活动,可见强化科研档案管理的规范化与信息化建设势在必行。

2.高职院校科研档案管理改进策略

为提升高职院校科研档案管理工作成效,应采取以下改进策略:

2.1强化科研档案管理工作基础建设。

首先,不断完善科研档案管理制度,在上级主管单位、院系领导及档案部门负责人的指导下,对科研档案的收集、整理、录入、鉴定、保管、检索、编研、统计等工作流程、方法、目标和注意事项进行明确,并形成相应的规章制度,就以上科研档案管理工作环节的方方面面进行严格要求。对部级、省厅课题项目管理采取问责制,责任落实到人,使项目负责人和各级管理部门各司其职、各负其责。对各类重点课题进行中期检查和跟踪检查,保障课题高质量完成。其次,采用课题组立卷归档制,对课题组科研档案的收集与归档工作程序进行规范,要求承担课题项目的部门对课题材料进行全面、系统、准确的收集和整理。档案内容具体包括科研准备阶段,有科研课题审批文件、任务书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书等文件;研究实验阶段,各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料;总结鉴定验收阶段的工作总结、科研成果、论文、专著、技术鉴定材料、成果申报奖励及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

2.2推进科研档案管理信息化、规范化建设。

目前我国高职院校科研档案管理工作偏重收藏,对其开发与利用不足,随着高职院校科研工作不断发展,科研档案资源的利用价值将进一步提高,随之强化科研档案管理的信息化、规范化建设势在必行。对此,高职院校档案管理部门首先要逐步推进信息化建设,逐步完善学校档案管理信息系统和数据库,逐步将纸质档案转化为电子档案,采取纸质档案与电子档案相结合的管理方式,为科研档案交流、共享、编研等工作奠定良好基础,使科研档案需求者及时、快捷、方便地查找和调用相应档案资料。其次,强化科研档案管理规范化建设,对各种载体的科研档案规格、内容、格式等进行统一,对不符合要求的科研档案进行修改和订正,归档前对档案资料内容和格式进行严格审查,确保科研档案格式规范,内容准确而翔实。

2.3创新科研档案管理思路。

首先,树立知识产权意识,强化对高职院校科研档案的知识产权保护,对科研项目的研究过程、知识产权的获取、知识产权的维护、知识产权的转让等过程进行详细记录,并将相关资料归档,为维护知识产权秩序,促进高职院校科研工作健康发展提供有力支持。其次,树立保密意识,对科研档案的密级划分、适用范围、机密档案的归档与保存等工作环节详细规定,确保科研档案的保密性与完整性,保护高职院校科研成果不受非法侵犯,保证机密档案资源不流失、不损毁。

3.总结

做好科研档案管理工作对促进高职院校科研、办学事业健康发展有着重要意义,认真分析科研档案管理工作中的现有问题并采取针对性改进策略,是当前高职院校档案管理人员义不容辞的责任。对此,高职院校科研档案人员可从完善科研档案管理制度、强化科研档案信息化和规范化建设,以及创新科研档案管理思路等方面做起,全面推进高职院校科研档案管理工作发展。

作者:吕亚梅 单位:宝鸡职业技术学院

第八篇:工程项目档案管理工作探讨

一、工程项目档案的重要意义

由于工程项目的建设需要投入更大的资金,建设周期长;一般工程项目都由施工前、施工中、竣工验收三大步骤,施工前所形成项目决策、审批、预算编制、投标等资料都需要进行储存保存管理;施工中所形成的检查报告、产品批次等;竣工验收所形成一系列的验收文件都是工程项目档案的具体表现。工程项目档案记录了整个项目从始到止的全过程,是最原始准确的记录,是反映该工程项目整体质量的重要凭证,也为以后工程项目改建、管理提供重要依据。但是目前很多公司对工程项目的档案管理工作还存在一些问题。

二、如何做好工程项目档案管理

(一)因地制宜的制定档案管理制度。

工程项目档案具巨量,且种类繁多的资料,因为在其形成过程中,由于工程项目是个系统工程,各种子系统整合起来,才构成整个的工程项目工程,其档案形成同样如此,也是由各个子系统的档案所构成的。因此,首要加强对档案工作的组织领导工作,根据项目的实际情况配备档案管理人员并建立科学、健全的项目档案管理制度,来明确岗位责任、绩效考核、奖罚制度,只有科学、健全的项目管理制度才能完善工程项目档案的管理,通过各个部门的协调组织,监督使档案工作实现制度化、科学化、法制化,让整个工程项目建设的管理做到有章可循,有法可依。

(二)工程项目施工前档案准备工作。

作为档案人,应该事先介入、控制为主,施工前,建设单位首先在施工合同中明确相关单位的档案收集方面的要求及违约责任及把档案的重要性向各个部门宣传,做到预防为主。由于一个工程项目所涉及到建设、监理、设计等不同的公司或部门,它们在工程项目各个阶段收集着不同的资料,因此,档案管理人必须要落实好各个单位、部门的档案职责。要保证工程项目档案能够及时的、按质按量完成收集工作,例如审批文件、预算文件、监理规划、相关的图纸、验收记录等。只要我们抓住主要环节,把握重点,才能把档案管理工作做好。

(三)注重企业档案现代化建设。

随着时代不断进步,在信息时代的今天,大量工作将有计算机软件、系统来完成,它能快捷、安全的对这些工作管理和分析,档案工作也是如此。由于工程项目的档案生成大量的文件。

三、工程项目档案管理遵循原则

工程项目档案管理之所以存在,主要是为了保证档案的完整性、准确性、系统性以及安全保管的作用。待到工程完工后投入生产运行,再为其提供服务。并且可以等到未来类似工程开展的时候为其提供宝贵的数据参考。所以,工程项目档案管理工作需要认真进行,并且要严格保证档案的完整、准确、系统和安全。

1.系统收集各种材料。对各个部门和人员在工作的过程中所形成的各种档案进行合理的归档,并且要对这些材料进行认真地检查和审核,确保材料是原始材料、完整和准确。

2.对于收集到的各种材料,根据其性质、用途等特征进行科学分卷建档。

3.对卷内文件进行认真细致的整理,这是工程项目档案管理工作的重要环节。档案整理八步:第一,依照建设项目档案的归档范围对收集到的材料进行鉴定和分类,除去那些重复文件和不属于该范围的文件。第二,按照材料的属于、文字、图表、图纸等进行分类,然后再按照立项、设计、施工和竣工四个阶段进行细分。确保文件按照阶段、项目等进行细致的区分。第三,在同个项目中,要依照专业的不同进行区分。对于以单体工程进行的项目,需要先将文件材料依照单体工程标准进行细分,然后再按照专业进行分类。第四,分类组卷。依照问题类别对管理型文件进行分类,按照专业类别对图纸进行分类,按照规律对于施工文件进行分类。第五,以文件、材料、图表和图纸的数量根据实际进行分类组卷。第六,卷内文件材料排列。如果单个项目中相关文件材料数量很少,则可以直接将所有文件归为一个组卷,但是需要按照先后顺序对组卷中的文件进行排列。也可以按照所反映的问题对文字材料和图纸图表进行分类,或者以时间和重要程度作为标准对档案进行排列。而图纸的排序则按照目录进行。同个档案中,文字材料需要排列在图片材料的前面。第七,编目。第八,案卷装订。

4.诸如案首处理和目录填写等其他工作。在进行档案分类的过程中,要认真处理卷内目录的填写,以保证更快的进行档案的检索。在进行卷内目录填写的过程中,一是要项目完整性应该得到保障,要确保序号、文件编号、责任者以及材料提名和页码、形成时间及相关说明都进行详细和完整的记录;二是要确保目录填写的规范和完整,时间格式、字体大小都有统一标准。还应当认真处理案首工作,因为案卷封面内容中具有案卷形成单位的标注、卷内文件的起始时间、文档的保管期限限制以及文件保密级别的限定,所以要注意对立卷单位、时间、保管期限和保密级别的认真填写。

四、总结

作为工程项目中非常重要的一个步骤,工程项目档案管理不仅是竣工验收的一部分,同时也是确定竣工验收的一个非常重要的依据。工程档案资料是否符合验收标准,依赖于档案管理部门的认真工作。从事工程项目档案管理的工作人员,必须从思想上高度重视这项工作,认真细致对待这项工作的各个环节,充分利用计算机等各种现代化的设备,提高档案管理的效率性,使档案管理工作更好的服务于工程项目这个大局,为经济建设提供优质服务。

作者:陈霞 单位:中铁宝桥(扬州)有限公司

第九篇:高校档案管理工作中问题与对策

一、高校档案管理工作的重要意义

高校的管理、科研以及教学等活动,是高校档案的主要内容。因此,顺利开展档案管理工作,对高校的未来发展有着非常重要的意义。高校要想使其建设与管理工作具有连续性,就必须实施档案管理。档案管理能够为高校的教学评估工作、科学研究工作、教学改革、党政管理工作以及教育宣传、史志编修提供可靠的信息资源。

二、高校档案管理工作的存在问题

(一)管理模式。

随着社会的进步及科学技术的不断发展,信息化已经成为当今社会的主要潮流,与人们的生活、工作密不可分。不过,很多高校在档案管理工作过程中,依然沿用传统的模式,对档案进行人工检索、整理、立卷以及归档。即使高校为档案管理工作配备了先进的计算机设备,它也只能发挥其输入输出的简单功能。高校并没有构建一个符合现代化需求的信息管理系统,这不仅导致高校的档案管理工作琐碎且繁重,档案管理工作人员工作效率较低,准确性不高,还很大程度地限制了档案的价值。

(二)服务功能。

我国高校在对档案进行管理时,主要侧重于档案对机关部门工作以及校领导决策的服务,并没有注重档案管理工作的全面发展,无法满足管理、科研、教学等方面的服务要求,致使档案管理工作的服务功能比较单一化。并且,档案管理工作与高校师生并没有直接关联。因此,也没有实现高效全体人员参与档案管理工作的根本目标。

(三)档案内容。

在高校档案管理内容中,学生档案特别容易出现内容较少的现象。这是高校并没有建立健全学生档案收集制度,也没有设定工作的标准规范,并且没有给予学生档案收集工作足够的重视等原因造成的。

(四)工作人员素质。

很多高校对档案管理工作的重视度较低,导致并没有为档案管理工作配备具有专业知识与素养的工作人员,很多档案管理人员都不具备合格的专业技能以及信息网络技术。高校也没有对他们进行专业的系统培训与学习,这便导致档案管理工作人员只能对档案进行简单的整理与归档,无法从事档案管理的创新性工作,例如档案信息编研,对高校的档案管理水平有着较大的制约性。

三、高校档案管理工作的应对措施

(一)提高工作人员的素质。

档案管理工作人员的专业能力水平对档案管理工作有着重要的影响。只有提升档案管理工作人员的业务素质水平,才能提升档案管理工作的质量。要想提升档案工作人员的素质,高校首先要对工作人员进行严格的选拔,工作人员必须是具备了专业知识、专业技术的人才;其次,高校还要对工作人员进行专业培训,增强他们的现代信息技术的操作能力。

(二)创新档案管理模式。

高校要依据自身的实际情况,制定符合自身发展需求的档案管理体系。只有建立健全档案管理制度,才能保障档案管理工作的顺利开展。不仅如此,高校在制定档案管理体系的同时,还要设定相关的考核制度,并在档案管理工作中进行贯彻与落实。而且,传统的档案管理模式根本无法满足信息化时代对高校档案管理工作提出的要求,高校还应对档案管理模式进行有效创新。例如,推行部门立卷、缩减立卷的归档周期、改进工作手段以及将档案号改为条形码等。这样不仅可以提高档案归还效率、增强档案管理的可靠安全性,还能促使信息化管理模式的优势得以最大程度的发挥,提高高校档案管理工作的能力水平。

(三)促进档案管理的现代化。

随着现代科学技术的不断发展,档案管理的手段也在不断改进,为了促使高校的档案工作,在社会经济新形势下,依然可以为高校变革提供可靠的参考信息,高校必须在档案管理过程中科学有效的应用新技术,改变传统的单一发展模式,加快高校档案管理的信息化进程。

四、结语

高校档案管理工作具有非常重要的意义,高校领导者以及档案管理工作人员应该对档案管理工作进行综合性的开发与建设,提高档案管理工作的技术含量,从而促使档案管理工作的社会价值得到充分的发挥。

作者:尚静 单位:湖北医药学院

第十篇:新常态档案管理工作分析

一、档案管理工作面临的现状

一是档案管理工作的重视程度有所提高。随着现代计算机技术的应用与完善,以及信息的便捷传递,各单位与部门的领导已认识到档案管理工作的重要性。不仅在硬件的配置上而且在软件的提升上都给予了充分的重视,同时对资源和专业人才的配备都给予了相对的倾斜。这给档案管理工作的改进创造了必要的条件。二是档案管理所需的现代化设备相对齐全。电脑、打印机、扫描仪、专业管理软件、多功能保管柜(架)以及监控设备等基本能正常配备。“巧妇难为无米之炊”,有了必要的设备,就为档案管理的新常态提供了保障。比如,进行电子档案的数据化录入,纸质档案存储区域安装各种摄像头等监控设备,确保了档案核心机密的安全性。三是档案管理的信息化建设水平有了提升。无论是机关、事业单位还是企业都在向无纸化办公迈进,档案管理工作也随着开始了信息化和数字化。各种档案资料都通过统一的数据库进行录入和管理,方便调阅和查询,使数据分析更准确和便利。有些单位开始将档案管理系统和办公系统以及网络服务系统进行有效整合,从而提升了档案管理的便捷性和高效性。四是有些人对档案管理信息化认识不到位。档案管理信息化作为一种新的档案管理手段,在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有一定的差异。在从传统的纸质档案管理向电子信息化管理转换过程中,一些人不能与时俱进改变认识,认为纸质储存才是档案,电脑储存失去了档案的原始意义;另外,档案管理搞信息化建设需要设备资金投入,录入也会浪费大量时间和精力。这些不到位的认识会影响到信息化的进程。

二、新常态下完善档案管理工作的有效举措

1.提高对档案管理工作重要性的认识。

档案管理工作小到与我们每个人的工作和生活息息相关,大到关系国家方针、政策的制定和调整。档案管理的信息化和数字化,可以对庞大的数据群体进行迅速分析,从而得出最科学的结果,应用到国家的各项建设事业中去。所以,只有全社会都重视档案管理的新常态化建设,我们的档案管理工作才能有实质性、突破性的跨越。利用电子计算机以及专业档案管理软件,可以有效提高档案管理工作的效率,减轻档案管理工作人员的劳动强度,在进行档案管理的过程中,避免文档的存积。档案管理信息化可以方便对文档的补漏,档案管理人员仅仅需要对档案进行归档,在计算机上对相关信息进行检索,就可以方便地找出档案管理中的问题,及时补漏。档案的信息化管理可以有效实现信息的开放性及共享性,提高工作的效率。

2.加大档案管理工作的投入保障力度。

在档案管理工作中,人才、资金、技术、培训等多方面的投入必不可少,没有专业性人才,信息化工作就无从谈起。而缺少资金的保障,就无法采购新设备、新技术。没有信息化所需的技术,工作就会盲目,无从适应数字化需要。如果没有培训保障,档案人员就不能更好地接受新知识、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素为主导,调动人的积极性尤为重要,所以工作中的激励机制同样是做好档案管理工作的有力保障。我们各级单位和部门,特别是各级领导要对档案管理工作给予充分的重视与支持,尤其是人才的选拔和培养,档案存储场地和管理设备的配置等。

3.完善档案信息化管理体系尤其重要。

开展各项工作都需要有一整套体系,保证所开展的工作完整、规范、良好地运作。建立完善的档案信息化管理体系是开展档案管理各项工作的基础。一是要建立完善的质量标准体系。对档案信息化管理的工作标准及目标要求进行明确的规定,以保障档案信息化管理能够有方向性的指导和必要的约束。二是要建立完善的开发利用体系。对档案资料的存储及信息咨询服务等一系列流程进行有效规范,开发有效的信息技术及检索工具。三是要建立规范运作的制度保障体系。要确保工作规范有序开展,提高信息化管理的技术水平,从而在有效实现信息化管理的基础上实现档案的科学化管理。

作者:付淑芬 单位:东辽县卫生和计划生育局