档案信息开发管理思考

2012-05-05 14:38:45 来源:写作指导

 

2004年5月,国务院法制办公室对外宣布《政务信息公开条例(草案)》起草完成,2007年1月17日,国务院第165次常务会议通过了《中华人民共和国政府信息公开条例》(以下简称《条例》),总理签署,2007年4月5日,国务院第492号令公布了该条例,并于2008年5月1日开始施行。自此,政务(政府)信息公开制度,便成为我国建立法治国家的一项基本制度。   政务信息公开指政府部门通过多种方式公开其政务活动,公开有利于公民实现其权利的信息资源,允许用户通过查询、阅览、复制、下载、摘录、收听、观看等形式,依法利用各级政府所控制的信息。随着社会的发展,民主与法制进程的加快,政务信息公开已经不可避免的成为时代的潮流,在新的大环境下,作为政务信息主要内容之一的档案信息,它的开发利用工作会发生怎样的变化?档案信息资源的开发利用该如何去面对挑战?这都将是我们所要深刻思考的问题。本文将从这几个方面阐述我个人的一点认识和想法。   一、在政务信息公开背景下,档案信息资源的开发利用工作将更加深入收集收藏档案最根本的目的,就是要开发利用,满足广大的档案用户对档案信息资源的利用需求。档案只有纳入利用实践,使它所具有的特殊功能释放出来,才能充分发挥档案的积极作用,为社会创造更多的物质财富和精神财富。   1.政务信息公开促进了档案信息资源的共享   档案信息资源是整个社会信息系统的重要基石,而根据有关部门统计,有百分之八十的档案信息资源被政府机关牢牢的掌握着,因为政府是最主要的信息生产者、者和利用者。而在政务信息公开之后,各种法律法规以更加明确的形式规定各级政府机关和公共管理部门要积极主动地把机关单位等活动形成的一系列档案向各级各类档案馆移交。这样,让以往不能或很难收集的政务信息资源集中到各级各类档案馆中,既丰富了馆藏,又促进了档案信息资源的整合。政务信息公开以后,档案信息资源的流通渠道更加顺畅,因此,政务信息的公开期限也相对缩短,在一定程度上提高了档案信息的利用速度和效率,降低了获得信息的成本,保证了档案信息自身价值的充分实现,也有利于维护档案信息的内容完整和实体安全。   2.政务信息公开有利于群众档案意识的提高由于历史政治经济等各个方面的原因,人们对于档案开发利用的意识并不是很高,很多人不知道如何利用档案。随着社会各界对于政务信息的关注,对于档案信息的开发利用从内容形式等各个方面都提出了更高的要求。伴随着政府信息公开的全面实施,越来越多的档案管理机构接到有无相关文件的咨询。这不仅仅会促进档案信息的开发利用工作,而且有助于档案工作为社会各界服务,同时更加有利于提高整个社会的档案意识,有利于提高档案工作的社会地位,让广大人民群众了解档案信息开发利用的重要性,并且形成一种正确的档案开发利用意识,采用合适的利用程序开发利用档案信息,让利用者满意。   二、政务信息公开给档案信息资源的开发利用提出了新要求   现阶段,我国的政务信息公开正在朝着不断完善的方向发展,在推行期间也受到了群众的关注,但是,就目前的发展情况而言,政务信息公开仍然存在一些不足和问题,比如政务信息公开方面的法律法规不够完善,政务信息公开的程序繁琐,政务信息公开的形式不够灵活等,这些问题严重影响了档案信息开发利用,这就使得我们必须要认识到政府档案信息资源开发利用的内在规律,探究有效的政府信息资源的开发利用策略,以推进档案信息资源的开发利用,实现政务信息公开。   1.政务信息公开对档案管理工作提出新的要求   档案的管理工作可以分为两个方面,即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。它包括了档案的收集、整理、保管等程序在内。由此可见,档案管理工作为政府机关收集信息资料,并且为政府各个部门提供所需要的信息服务。政务公开与档案管理工作密不可分。这样就要求在档案管理工作的第一个环节就要慎重对待。   首先,从收集入手。政务信息公开工作想要切实有效实施的基本前提就是要政务信息的齐全,这里的齐全包括内容的齐全和实体的完整。政府各个部门和机关,在从事国家事务和活动时,形成大量的以各种载体形式存在的信息,这些信息在运行的周期结束之后,如果不能被及时收集,或者收集不齐全,就可能造成信息的缺失,长此以往,也许在日后的工作中会无法找到这些信息。   其次,从整理、鉴定、保管入手。政务信息公开就内容而言,应该是有价值的信息,一些无关紧要的、利用价值不高的信息没有太大值得公开的价值。在档案管理工作进行时,应当认真对政务信息的内容进行评估、审核、鉴定,立足于长远,合理的制定其保管期限,根据鉴定的结果,采取相应的措施。对于需要永久或长期保管的文件,要及时的归档上架,以免造成丢失。   2.政务信息公开对档案信息开发利用工作中保密与公开的要求   在我国,绝大部分政府机关保存的档案信息都是处于封闭、闲置或者是半封闭、半闲置的状态,许多涉及公众利益的文件只被政府部门作为执法的内部规定,而不向公众和与此利害关系的人公开。除此之外,在对档案信息资源进行开发利用的过程中,工作人员对于保密文件以外的档案是否公开,公开期限如何诸如此类的问题一直没有达成一个科学的认识和规范的要求。这样就使得一些非保密性的有重要利用价值的档案无法通过正常渠道让公众共享和利用。   其实,无论是公开还是保密,都是从维护国家的根本利益出发的,信息社会的发展和政务信息的公开要求在档案信息开发利用过程中更加重视保密与公开的界定。在实践中,政府为了其必须保护的社会价值,也有权对一些信息加以保密。对于涉及党和国家秘密的文件、图纸、资料以及有关政务、事务活动的相关资料,都要严格遵守保密工作的有关规定,禁止公开,一定要在制度上确保政务信息在安全的前提下开放,让政务档案信息能在安全的前提下得到共享。#p#分页标题#e#   3.政务信息公开对档案工作人员的要求   为了更有效的进行档案信息资源的开发利用,政务信息公开对档案管理人员提出了新的要求,它要求档案管理人员在不放弃自己本身业务知识的学习外,加强其他各个方面知识的汲取,全面了解政府的运行机制和流程,了解政府的相关业务内容,学习各种法律法规知识,同时还要加强档案工作人员的思想道德修养,提高个人本身素质。政务信息的公开,社会各个领域的飞速发展,让档案工作人员必须由专才变成通才,充分发挥主观能动性,让工作中的积极性和主动性取代原本的从属性和被动性,这样才能提高档案工作人员的社会地位,更好的指导群众对档案信息资源进行开发利用工作,让档案的价值在社会各个领域都能得以实现,让档案工作真正融入到我国的现代化建设中去。   三、政务公开背景下如何做好档案信息开发利用工作   就目前我国档案信息发展的现状而言,开发利用工作跟不上信息时展的要求,馆藏档案贫乏,时效性差等。因此,应当积极拓展档案信息开发利用的新途径,针对社会的需求和具体服务的对象、目标,整理已经移交到档案馆的档案信息,收集尚未移交到档案馆的档案信息,及时为社会提供服务。档案部门应当树立服务意识,做好档案信息开发利用工作,主动为政务信息公开服务。   1.认真贯彻实施《中华人民共和国政府信息公开条例》《条例》确立了政府部门和人民群众在政务公开上的权利和义务,明确了政务公开的范围及时限等。《条例》的出台对促进政务公开、保障公民知情权有深远的意义。因此,各级政府及档案部门要切实贯彻实施《条例》,以《条例》来规范行为,使立法目的得以实现。各级档案部门更应以此为契机,找准政务公开与档案信息资源开发的结合点,以政务公开促进档案信息资源的开发利用,以优质高效的档案信息开发利用为政务公开服务。   2.制定相关的制度服务于政务信息公开政务信息公开工作是一项全局性的工作,它有着时间性强、涉及面广、工作量大、服务性强等特点,因此必须要建立和完善公开查阅服务的制度,用制度的约束力和权威性规范查阅服务工作,达到政务信息公开后各个阶层方便利用的目的。   此外,各级档案部门要在政府的领导下,加强与信息委、法制办等部门的密切联系,并且积极参与政府信息公开工作,与有关机关共同研究工作中遇到的新情况、新问题,提出相应的解决措施,并及时了解政务信息公开的执行情况,明确公众对政务信息公开的态度,及时向有关部门反馈最新的工作动态。同时档案部门一定要明确相关部门的工作职责,切实做好政务档案信息公开工作服务的各项准备工作,建立相互协作的服务工作机制,保证档案部门能遵守制度为政务信息公开工作服务,确保政务信息公开服务工作的顺利进行。档案部门要认识到开发档案信息资源的重要性,建立和完善政务公开信息送交的内容、载体、数量、时限、渠道、形式、格式、手续和监督检查等各项制度。