档案专业信息技术认知能力培养探究

档案专业信息技术认知能力培养探究

摘要:与现代信息技术的深度融合是档案学科发展的趋势与动力,对信息技术的认知及应用能力是档案学研究生必备的素质。但认知不能仅限于对宏观概念的泛泛感知,也不能过分强调对技术细节的精通,而是基于档案学研究与创新的需求,按照一定的层次培养学生对技术原理的理解与辩证分析能力,以及对技术的作用、应用条件、实施工具的认知能力。

关键词:档案学;研究生培养;信息技术;认知能力;数据管理

当前,各个学科均面临自然科学和社会科学一体化所带来的严峻挑战,领导社会发展的决定因素已逐渐从有形物质向无形信息转移。[1]档案学在以学科交叉、渗透和融合为重要趋势的现代学科发展环境中,不断吸收其它学科的营养并通过学科的内化,演变产生新的研究领域。[2]与现代信息技术的深度融合是档案学科发展的趋势与动力。档案学教育需要紧跟时代的发展步伐,树立开放性思维、共享性思维和技术化思维等理念,围绕档案数据的运行流程,展开教学和研究。[3]因此,对现代信息技术的认知能力是档案学科研究生必备的基本素质。

1档案中的技术特性

可接受的科学就是技术上可理解的科学。[4]一门科学只有在对相关技术充分理解的基础上才能得到发展与创新。档案是一种社会现象,伴随着人类社会活动产生与发展,同时也是物质现象。[5]档案学的研究与发展不能脱离现实的技术环境而独立存在。档案的形成、记录的方式与内容、基本属性的维护、价值的实现及应用拓展均与现实中的技术环境密切相关,甚至部分档案研究对象本身就属于技术范畴,如档案保护技术、缩微复制技术、电子文件管理信息系统等。当然,科学技术也具有社会属性[6],技术也受到各种社会条件的制约和影响。由此可见,一定层次的现代信息技术及其原理是其理论体系的构成要素,也是档案科学研究认识客体的一个重要组成部分。一个不熟悉研究客体所处的环境系统及其存在形态的人是难以介入对其进行深入研究的。

2认知的基本模式

2.1认知的层次与深度。现代科学技术整体中存在着三个明显的层次,分别是基础层次、应用层次与开发层次;从认知的角度又可以分为四个基本层面,即设计层面、技术层面、决策层面、应用层面。[7]档案学研究生教育不是职业教育,不应过多地受到档案系统现实需求的影响。[8]对信息技术认知能力并非是对相关技术原理、数理方法的精通,而是在理论层面对技术的基本原理、方法论的辩证理解,及在应用层面对应用条件、功能及可靠性的熟悉和了解,提升与本学科相关性的感知能力。因此,对技术的认知必须基于档案学的需要,更强调从决策层面与去理解和认知信息技术及其环境,同时从应用层面去感知技术的作用。决策层面的认知的要求从自然辩证法的角度把握技术与档案学研究的关系。在应用层面,能够针对档案研究及管理的具体问题,深入了解相关技术手段、方法的作用、应用背景、条件及技术工具。

2.2认知的系统性。信息技术的认知培养应该具有系统性,针对一个理论或实践问题形成完整的技术体系。系统是相互联系、相互作用的诸元素的综合体,[9]虽然档案学不同研究领域对于技术认知的层次、水平及技术环境要求不同,但是二者的结合与协同必须基于系统认识的观点,涉及到的理论体系与技术架构能够实现系统级的协同与衔接。这也是最终实现档案学理论突破的关键所在。从系统科学的角度看,简单的、分析的、隔离的方法处理耦合紧密的事物不再适用。[10]因此,文件连续体理论的核心在于时空整体性和非间断性,[11]对应的技术体系也需要具有系统连续性。除了以指令模式、数字模式支持传输、存储、利用等程序化的操作外,还需要支持基于数据挖掘、机器学习等知识与智能服务,这样才能将电子文件的现行、半现行与在线归档形成一个连续的系统过程。

3关键信息技术与知识要点

3.1信息在计算机中的表征:与档案基本属性及效用相关3.1.1信息表征技术的基本逻辑。信息表征的计算逻辑主要有不同类型数据的二进制编码、数据格式、数据结构、数据的存储与表达模式、数据安全维护等,这是数字化档案长期保存的软件基础。在决策层面首先要理解用二元编码来表征非数值型信息(文本、图像、声音、视频等)的基本机制、编码标准的特点,及其蕴涵的方法论。3.1.2信息表征的物理形态。物理状态是计算机表征信息的电气及物理信号特征,决定了信息存储的时间、空间的物理特征,是数字档案长期保存的物质基础。在决策层面,要能够理解数据与信号之间的辩证关系,不需要掌握物理信号的电气原理及其物理化学性质,而是要理解不同信号的物理特征及其表达数据的方式。在应用层面需要能够掌握不同物理信号对应的介质类型、工具及使用方法等。

3.2数据的管理与利用模式:与档案长期保存及利用相关3.2.1数据的基础管理技术:与档案的长期保存相关。从信息构成的角度来看,完整的档案包括了档案内容、背景、环境及描述信息,这些信息的特征决定了数据的类型、格式,信息之间的关系也决定了数据的系统层次与结构。数据的存储与利用需要保证所承载信息的可靠性与安全性,同时也要维护信息的完整性、关联性及一致性。因此,档案的长期保存的本质是数据及其关系的长期保存。学生对数据管理的技术认知同样应基于决策与应用层面。在决策层面的理解,首先是基于长期保存研究的需要,能够理解与认识表达不同信息的不同数据类型的特征及典型集合类数据的基本组织模式;其次,要理解数据模型的概念,数据模型是数据表达信息的抽象模型,基本要素为结构、操作与约束;最后是对数据管理工具数据库的认识,数据库是实现数据管理的主要工具,从数据模型的角度理解数据库的基本架构。在应用层面,要能够认识常见数据类型及对应的存储范围、允许的操作、语用功能等;针对数据库了解数据完整性约束实施的基本机制。3.2.2数据利用技术:与档案的有效利用相关。档案信息在利用上时效性要求相对不高,但对于信息的准确性、可靠性要求较高。利用一般基于两种模式,一是作为凭证重现历史,二是作为数据挖掘或分析利用。决策层面重点要理解数据在计算机系统中数据抽取、转换、迁移的策略与实现模式,了解基于数据需求的软件工程方法,进一步理解数据的知识发现与利用的基本策略、思想方法。应用层面需要了解数据查询、视图、游标等检索利用技术的基本功能与应用条件,掌握建立在统计描述基础上的典型图表表达数据规律的可视化方法与工具。

3.3机器学习与智慧化技术:实施电子文件全程管理的关键技术要素前端控制思想与档案学传统的“文件生命周期”“文件连续体”理论以及现在广受瞩目的“新来源观”“知识服务”等存在着有机的联系。[12]电子文件研究需要解决的重要问题就是通过前端管理的知识服务来支持文件连续体理论,使得电子文件的生命周期成为一个时空连续过程。实现该目标需要理解信息技术的系统性需求。在决策层面要从系统的角度理解与认识基于指令模式与基于数据的智能模式的技术特征、实施的基本原理。在应用层面应该了解数据挖掘与知识发现经典算法的实施条件、功能作用等;从系统化、结构化的角度理解实施智能化、智慧化管理需要的技术体系。

作者:刘双红 余建国 单位:郑州航空工业管理学院档案馆