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会计电算化档案管理浅谈

2021-03-25 13:55 来源:会计电算化论文 人参与在线咨询

会计电算化逐步取代手工记账,是会计发展的必然趋势,会计电算化普及对会计档案管理提出了新的要求。

一、电算化会计档案的内容与特点

会计电算化档案主要包括存储在电脑硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和电脑打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据则是指记账凭证、会计账簿、财务会计报告等数据。按照《会计档案管理办法》规定,采用电脑进行会计核算的单位,应当保存打印出的会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财务部、国家档案局备案。电算化会计档案与传统的会计档案相比,有其自身的特点,主要表现为:

(一)存贮范围更广。电算化会计档案存贮的范围比传统的会计档案更广,电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外,还包括存贮在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息,如程序开发设计说明书以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等。

(二)存贮形式更多。作为传统审计对象的凭证、账簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变,会计数据不但以打印输出的纸质形式存在,还以电磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘等载体上。磁性化存贮介质方式的介入使档案的管理更加简洁、快速、有效。

(三)存放方式更严格。由于电算化会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘等,而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等影响,因此存放点必须具有更加严密的防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等措施。

(四)对档案管理的要求更强。电算化会计档案的管理和利用受会计软件的种类和版本的影响,实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本和种类就越多,电算化会计档案只有得到科学的管理,才能被正常利用。

二、会计电算化档案管理存在的主要问题

(一)完整性、安全性不高。我国自实施会计电算化以来,采用会计电算化的单位较多,但多数单位真正运行时间较短。有些单位为了适应会计电算化系统技术环境、制度环境的变化,对会计软件进行了升级,而原有的会计软件及相关资料未能及时进行整理归档,这些会计档案资料就得不到及时地收集和利用,而且这也不符合控制制度的要求。随着时间的推移,会计档案的完整性、安全性就得不到保证。

(二)电算化会计档案管理制度尚不完善。很多单位认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化,对电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度;没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定;也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。

(三)档案管理人员的业务素质不全面。目前很多企业中的档案管理人员的素质缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识,造成电算化档案管理工作整体水平不高,制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。

(四)计算机系统及网络安全存在隐患。计算机系统尽管功能强大、技术先进,但仍有很多缺陷。首先,计算机系统内存储的数据输入易被篡改,软件被修改或破坏,安全存取功能薄弱等。其次,在网络联通五湖四海的今天,网络系统中信息易被窃取或泄露、非法增删改等。计算机系统不安全的另一主要方面就是计算机病毒的危害,其破坏性极大。

(五)电算化会计档案载体存在的问题。电算化条件下,会计档案载体本身发生了巨大变化,它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表之外,还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及全套文档资料。由于会计数据被记录在磁盘、光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,这种通过计算机技术手段实施的信息篡改、修改复制、伪造、销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和社会危害性,并且发现难度非常大。另外,电算化会计档案又受载体的质量、存放环境、存储信息有效期等条件的影响。

三、加强会计电算化档案管理的措施

(一)保持电算化会计档案的完整性。管理会计数据在未打印成书面形式输出前,应妥善保管并保存副本。记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账都应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。电算化会计档案应定期将会计数据备份至磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。

(二)完善管理制度。会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后,会计档案增加了新的内容。因此,在电算档案管理制度中,对电算化会计档案的归档、保管、借阅、备份会计等都有相应的管理制度。各种纸质的会计档案和介质的会计档案要及时合理归档,做好记录。归档的档案做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作。要建立严格的电算化会计档案借阅制度,借出、查看、归还要做详细记录。

(三)提高会计部门人员素质。会计电算化不仅需要一定的专业会计人员,而且需要一定的计算机人员参与维护日常使用和确保其数据的安全。所以必须不断提高会计人员的计算机操作能力,同时需要有一定数量的计算机高级人才管理与维护电算化会计软件的正常使用、网络的安全运行,不断开发更合理、高效的电算化会计软件。只有两者共同配合,才能有效保证会计电算化正常运行。

(四)加强网络安全管理。配备专业计算机管理人员,建立预防病毒和黑客的安全措施,加强对计算机病毒的预防、检测以及杀毒工作,定期对系统安全性进行检测,排除安全隐患。

(五)会计数据双备份。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应实行“AB备份法”进行数据的备份。备份时要注明形成档案的时间与操作员姓名,并贴上写保护封签,存放在两个不同的地点,防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。档案应保存在远离磁场的位置,注意防磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。总之,电算化会计档案管理既是一项重要的会计管理工作,又是一项重要的档案管理工作,各单位应依据电算化会计档案形成的规律和特点,进一步加强和改进管理方法,充分发挥网络时代的会计档案信息优势,提高电算化会计档案利用效率,为领导决策服务,真正使电算化会计档案在会计工作中发挥出应有的作用。

作者:马清兰 江巧 季晓毓 单位:山东省农业机械推广站

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