企业采购人员职业素养提升

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企业采购人员职业素养提升

摘要:随着我国经济建设水平的不断提高,国家对优秀采购人员的需求量越来越大。而胜任力概念也逐步被人们所重视。本文分析胜任力视野下采购人员工作现状和采购人员职业素养提升策略,以期对需要相关资料的人士提供一定参考。

关键词:胜任力;采购人员;职业素养

随着国家“一带一路”发展目标的不断推进,中国品牌正在被世界上更多的人所认可。随着更多跨国公司与中国企业的合作,对专业性较强的采购人员需求也更大。但是,就我国目前的形势来看,专业化的采购人才较为匮乏,因此,在胜任力视野下如何提高采购人员职业素养,使之成长为“复合型多面手”,是很多企业亟需解决的问题。

一、胜任力概述

随着企业的不断发展,对采购人才的需要也更加迫切,而胜任力视野下,采购人员职业素养提升问题也受到企业领导层面的广泛关注。通常来讲,胜任力即能力素养,指的是在一个企业中,可以驱动员工做出一番工作成绩的完善系统的综合素养,也是指员工将特质、自我认知、职业素养、技能、知识、能力以不同方式进行表现的素养集合。细化来说,一个人可否在工作岗位上有所造诣,除了必须拥有的技能和知识之外,更重要的因素则取决于在大脑中深藏的价值观、动机及人格特质。简言之,人的成就动机与胜任力成正比,成就动机越强则说明胜任力越强,也就是说采购人员的技能、知识等不过是冰山一角,而冰山下面的动机、品质、自我形象意识才是代表其胜任力强弱的关键。从胜任力概念产生以来,就在企业的人资管理中被广泛应用,通过不断的实践证明,以胜任力模型对企业的人力资源问题进行管理,可以有效提升企业的管理能力,促进企业战略目标的更深入推进。

二、胜任力视野下采购人员工作现状

1.专业知识缺乏,工作效率有待提升

知识层面指的是采购人员在进行采购工作过程中,应必须具备的市场环境、人资管理、财务管理等专业性的信息知识,同时也是指采购人员在企业中所需要具备的相关信息能力,包括市场价格信息、供应商资源信息、设备/物项信息。这是采购人员必须具有的基础性采购知识,只有在这一基础上,才可以谈到是否具有胜任力。但是,就目前的采购人员的职业素养现状来看,情况并不乐观。首先,是由于采购并不需要具有较强的专业化知识,因此很多人认为采购并不需要技术素养,大部人都可以胜任。但事实上采购涉及到较多的内容,包括谈判知识、物流及设备/物项相关知识、相关法律知识、财务知识、国际贸易知识等,尤其在信息技术日益完备的当今,采购人员也应掌握一定的信息技术知识。其次,由于我国企业具有较高业内知识的采购人员队伍并没有形成规模,大部分采购人员都是在做中学,外加国内对采购人员的培训也缺乏一定的重视程度,就更谈不上对采购人员进行专业知识的培养。因此,上述原因都是导致采购人员专业知识较难得以有效提升的因素。

2.技能水平缺乏,岗位责任有待强化

技能又包括技术能力及采购人员自身的能力。所说的技能指的是对某项专业知识的运用及掌握能力,包括财务人员需要掌握的财务分析能力、信息技术操作能力;而能力则是指推理判断能力、拓展市场的能力、分析解决问题的能力、协调人际关系的能力,这是指采购人员与生俱来的,不易被外界环境所影响和改变的特质。也就是说,工欲善其事必先利其器,采购人员除了应具备完善的心理素养之外,也需要拥有精湛的职业技能,包括采购人员需要对供应商的信息、市场价格、设备/物项采集有足够的了解,同时也需要对本企业的配套物项设备有一定的了解,并且还需要对采购信息和编制预算都具有一定的处理能力,包括签订和处理采购合同的技能。采购人员专业技能及能力的提升,需要有一个系统完善的培训体系对其进行技能的培训,但是就目前的现状来看,采购人员技能培训现状并不理想,培训通常缺乏一定的针对性。

3.团队意识模糊,创设环境有待整改

在企业发展过程中,对于采购人员的培养问题来说,存在团队意识模糊的问题,这也在整体层面制约了采购人员的专业化发展。具体来说,单打独斗的时代已经过去,企业的采购人员要想得到更好发展,需要借助团队的力量进行发展。但现实情况却是一部分采购人员只将发展眼光局限于自身的发展,对团队的发展概念有所忽视。同时,从企业层面来讲,也没有对采购人员团队化发展问题进行关注,忽视了打造优质化采购团队的概念。或者,有一部分核电企业虽然进行了采购人员的团队化管理,但也仅限于管理层面,对采购团队的合作、共享、共同发展意识存在一定的认知局限,更谈不上在信息化背景下,以信息技术为依托,建立采购人员信息技术共享交流中心。在这种团队意识模糊的情况下,很难形成一个良好的采购人员发展环境,进而制约了采购人员的良性有序发展。

4.人际概念忽视,采购能力有待发展

作为一名企业的采购人员,必须具备优秀的沟通技能,这是作为采购人员的一项基本性要求。首先,在人际交往过程中,应对双方互惠互利、合作共赢的思想进行树立,这是双方进行沟通和交流的基础性前提。对于采购方来说,需要在质量、价格上都获得更高的收益,但是也不应将对方的利益进行忽略,需要考虑为对方留有一定的利益空间,只有这种双方共赢的模式才会确保双方可以进行长期合作,不然交易会很难达成。再者,一味注重将价格压低,会迫使对方做出以次充好的做法,这样表面上来看是为企业节省了资金,但实际上却对企业所获得的设备/物项质量埋下隐患,进而对企业工程质量产生影响。此外,在沟通环节,也应注意态度的不卑不亢、有礼有节,在讲究原则的基础上,也应具备一定的灵活应变能力,只有这样才可以更加高效率、高质量地完成采购任务。同时,由于采购人员的身份较为特殊,在供应商眼里,采购人员属于买方,但是在企业其他相关部门的眼里,采购人员的身份又转变为卖方,而这种特殊性的身份转换,使采购人员的身份变得有些尴尬,通常都会夹在买方与卖方之间,而在这一过程中,出色的沟通技巧通常都会是采购人员这种尴尬的身份得以很好的转换,使其游刃有余地应对供应商及企业各部门领导。但是,现实的情况是采购人员在进行采购工作的过程中,通常将工作重心放在采购工作本身,而对人际交往问题进行了忽略。殊不知,这会在整体层面制约采购人员的采购工作进展,导致无论在供应商方面还是在企业方面,都较难达到让双方都满意的效果,从而制约采购工作的顺利进行。

5.个性特征弱化,创新意识有待凸显

在胜任力视野下,所说的个性特征指的是一个人究竟可以做些什么,也就是胜任力中所说的“力”,它代表的是人们所拥有的专属特征,同时这也是一个采购人员在企业中所拥有的持久性和深层次的性格特质,它决定了一个人的思维方式,并通过这种模式对其不同的工作场景进行预测。一般来说,个性特征分为五方面的内容,分别是技能、知识、特质、自我概念、需要动机。若将个性化胜任力比作冰山,那么技能和知识是冰山外面显露出来的,但是隐藏在冰山下面第一层的是自我形象认知及角色定位,而在第一层下面隐藏的是内驱力、社会动机、价值观、特质、个性,同时也包括影响力和感染力,锲而不舍以及成就导向等。因此,在胜任力视野下要想有效提高采购人员的职业素养,应对其冰山下面的角色定位及内驱力等形成了解,从而才可以有针对性地从个体以及客体两个层面对采购人员的职业素养进行有针对性的提升。

三、胜任力视野下采购人员职业素养提升策略

1.以丰富知识,优化人员胜任素养

首先,作为一名采购人员应具有高度的廉洁自律精神,对“手续费”、“吃回扣”等问题进行坚决抵制,也应廉洁从业并对职业底线进行严格坚守。其次,采购人员作为一个执行者,其对整个采购工作流程进行管理,以此确保采购任务的高效完成,并在此基础上确保企业所管理工程的顺利发展。再次,采购人员也是一名管理者,需要对企业的经费使用进行合理管控,以此确保企业的相关利益及合法权益受到保障。最后,采购人员还是一个服务者,需要服务于企业的采购管理工作,将企业的采购需求视为己任。在满足了上述要求后,企业的采购人员才具备了基本的采购人员资格。从更深层的角度对胜任力进行定位,包括采购战略目标、采购主体行为、采购知识点掌握三位一体的综合模式。它涵盖了对日常事务进行处理的知识能力、对任意的任务和非具体的问题进行处理的知识能力,与组织情境相结合的采购管理知识。因此,在企业发展过程中,需要对采购人员的知识内容进行丰富,以此优化人员的胜任素养。通常来讲,胜任力指的是为对某种理想绩效进行达成,而以恰当的方式对某一特征进行贯穿,具体包括心理定势、思维模式、物质、动机、感知、思考、知识。而其中最具基础意义的就是采购人员对专业化采购知识的掌握程度,这也是胜任力背景下确保采购人员职业素养得以全面发展的基础性依托。所说的采购专业知识指的是所采买设备/物项的设计、技术知识和相关的经验积累。所采买设备/物项知识指的是采购人员应懂得企业采购材料的相关设备知识,包括设备的功能、原料、制作过程、维修、质保要求等内容,只有这样才能做到采购过程不会出现盲目性,进而有效地找到合适供应商,进而在合同谈判和执行阶段游刃有余,可全程对风险、进度进行管控。同时,企业层面也应注意对采购人员进行培训,使其在掌握相关采购方面的专业知识之外,也应培养其企业管理、物项流通、行销、行业资讯等相关行业知识。此外,还要求采购人员需要具有专业性投入的能力,这是由于采购人员需要投入更多的时间和精力去对市场进行了解,以便对市场的发展趋势形成动态化的了解。同时,采购人员也应对更多的供应商进行挖掘,而这也需要采购人员进行不间断的自我充电,使自身对企业的发展以及核电采购的知识有更全方位、立体化的认知,从而使采购人员的胜任素养得以优化,使采购人员可以更好地为企业创造价值。

2.以提高技能,优化岗位胜任素养

在企业经营发展过程中,采购人员应注意对自身的采购专业技能进行提升。传统层面的采购人员只需以买手的身份,对企业所需要的设备/物项进行购买,但是随着时代的不断发展,采购人员的自身采购技能涵盖的方面越来越广泛,尤其在胜任力背景下,采购人员的自身技能包括对设备的采集技能、对市场价格的把控技能、对供应商的维护技能、对设备及物项使用特性的了解技能、对采购信息的处理技能、对采购合同的签订及处理技能、对采购预算的编制技能等。因此,从采购人员自身角度来讲,应以自学的方式,通过阅读专业化书籍、参加专业化的采购人员技能网络培训班,不断对自身的采购附加技能进行提升,而从企业层面来讲,则应以开设主题培训班的模式,对采购人员进行集中化培训,培训内容可以包括对采购人员应掌握的基础性专业技能进行认知,对最前沿的采购人员专业技能进行掌握,包括采购谈判技能、降低设备采购成本技能、分析价格技能、与供应商的交往技能等。尤其在胜任力视野下,采购人员更应在提高自身采购技能的基础上,对自身进行角色定位,同时也包括对采购对象的角色定位,在供应商面前构建自我形象,树立自信心,以此更加完善、系统、顺利地将采购工作进行下去。同时,也应在胜任力模式下,对自身的价值观以及个性特质进行深度的自我剖析,从而真正实现知己知彼百战百胜。而从企业层面来讲,也应对采购人员的个性特征进行分析,采购人员的行为通常是特定情景下,将自身的动机、态度、技能、知识综合进行的具体体现。因此,只要情景相似的情况下,类似的行为依旧会出现,所以企业可以根据采购人员的这一特征,对其的人格特征进行深度剖析,然后采取有针对性的方式,对采购人员的技能进行差异化培训,从而使不同层面的采购人员都可以根据自身的特点进行更加高质量的采购技能提升。比如,对于自我管理能力较差的采购人员,应对其进行导向性引领,树立其责任意识,使其懂得采购人员的真正意义。对于学习意识较差的采购人员,则应对其进行创新性的引导,提升其采购创新意识。对于协调沟通能力较差的采购人员来说,则应对其进行沟通能力的培养,要求其在沟通前先学会倾听,懂得对方的意思后,再进行交流会觉得沟通变得轻松而顺畅。对于缺乏服务意识的采购人员,则需要树立其服务意识,使其懂得需要对客户的需求进行挖掘,并在此基础上,才可以对客户的不同愿望进行满足,从而达到持续供应的发展效果,进而真正做到提高采购人员技能的情况下,对采购人员的岗位胜任素养进行提升。

3.以团队意识,优化环境胜任素养

在企业经营发展过程中,对采购人员的要求日益增多,同时,还需在此基础上对采购人员的团队意识进行培养,使采购人员在团队管理模式下,使其采购能力得以质的提升。也就是说,对采购人员队伍培训体系的构建,对提高采购人员的职业素养具有重要作用,在对采购培训体系进行构建的基础上,首先需要对采购人员的培训需求进行了解,包括采购人员个体层面的采购职业素养,以及采购人员对自身素养的评价与认知,包括对现有培训课程是否满意,以及急需从哪一方面对自身的采购能力进行迫切提升进行了解。此外,还需对培训需求进行组织调研活动,包括企业对采购人员所提出的具体要求、企业的战略发展目标、企业的发展规划、采购人员岗位需求分析等内容。从而也可以使企业对采购人员的具体工作内容有一个全方位的了解,包括采购人员在工作过程中遇到的一些常见问题。同时,无论是供应商的审核,还是对采购计划的制定,以及对相关采购工作流程的制定等相关内容都需要从团队层面对采购人员进行培训,而上述内容将会对采购团队进行系统性培训,同时也可以为培训课程体系的构建提供基础性依托。

4.以人际沟通,优化采购胜任素养

对于一名采购人员来说,在企业的发展过程中,需要具备较强的沟通技巧,这才是与供应商进行交往的先决条件。以人际沟通对采购素养进行提升,是胜任力视野下采购人员发展的软实力,同时也是与供应商进行下一步联系的敲门砖。首先,对于采购人员来说,其人际交往能力应具备较强的灵活性,在与供应商进行交流的过程中需要注重与其进行情感沟通,同时也应进行诚信化采购沟通,应懂得自己代表的不仅是采购人员本身,同时也代表了自己所在的企业,因此应为企业树立诚信意识,进而促进企业的可持续性发展。再者,也应具有维护优质供应商意识从而真正实现利益双赢,获取优质设备与服务的同时维持与供应商的长久合作关系。也就是说,通过与供应商的交往,使自身的采购素养得以优化。

5.以个性特征,优化创新胜任素养

企业在经营发展过程中,采购部门对企业的发展发挥着重要作用,它与企业的成本支出具有较强的关联性。而采购部门中每一名采购人员的个性特征都不尽相同,将个性特征分为五个层次来讲,分别是知识、技能、自我形象、特征、动机。而其中所说的动机指的就是个性特征的最真实内涵,前四种个性特征都可以改变,但动机是最难改变的,而这也是对优秀者和平庸者进行区分的关键。胜任力视野下,企业可以利用培训等模式,对采购人员进行培训,并根据每名采购人员的动机不同,制定具有针对性的培训模式。比如,有一部分采购人员其动机只是单纯地利用这份工作赚钱,因此相对来说其工作能力就会稍差,而另外一部分采购人员将采购工作看成是自己的事业,用心去经营这份事业,在工作中为企业的发展做出自己的贡献,因此这部分采购人员的工作责任感就会较强,相应其工作胜任力也会较强。但是,由于个性特征的差异化,以及个人层次的不同,却可以在共同发展过程中起到相互制约的作用,所以可以将个性特征不同的两个人分成一个小组,共同进行采购工作,以这种创新模式对胜任素养进行优化,可以有效提高采购人员工作效率和工作质量。

四、结语

总之,在胜任力视野下,对企业采购人员提出了更多要求,胜任力不仅是将普通者与有成就卓越者分开的深层次的个人特征,更是自我形象、价值观、态度、动机的结合体。采购人员胜任力的强弱,与其工作成就具有较强的关联性,因此企业需要通过各种培训手段,以及现实历练,对采购人员的职业素养进行提升。

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作者:梁婷 单位:上海核工程研究设计院有限公司