［摘要］影响成人高等教育学籍档案管理工作效果的因素较多，数字化程度偏低、管理时效性不足、专业素质度薄弱等问题，直接或间接限制了学籍档案管理工作的时效性。为此，本文详尽阐述了学籍档案管理工作的关键问题，并界定了强化成人高等教育学籍档案管理工作的基本原则和方法，以期通过技术手段、制度方案、培训体系强化成人高等教育学籍档案管理工作的时效性，达到充分发挥预期管理效能的积极效果。
［关键词］成人高等教育;学籍档案管理;优化路径
成人高等教育是一种开放的、包容的教育类型，具有形式多样性、对象广泛性、需求多元化等特点。成人高等教育的学籍档案管理工作区别于普通高校，更具复杂性。
一、当前成人高等教育学籍档案管理工作的关键问题
(一)数字化程度偏低
成人高等教育学籍档案管理工作多年来并未真正脱离手工统计的形式，在人力所及范围之内仍然保留了多种管理任务。虽然物理存储是一项必要的管理环节，但总体效率很难提升，受限于人工操作的成本和资源限制，并无法形成较高的管理效能。尤其纸质档案管理也涉及更高的安全性需求，因而数字化程度偏低是目前成人高等教育学籍档案管理工作的主要问题。
(二)管理时效性不足
人工审核、修改、编码、归档等工作细节的最大弊端在于容易出现人为错误，而成人高等教育学籍档案本身也记录了极为详细信息，这些数据信息在经过反复校正后可保障较高的真实性，但也同样加大了管理负担。任何一项管理程序，都涉及细致入微的操作，必须强调精准度和实用性。但在技术、人力、管理方法等方面的多重因素制约，当前成人高等教育学籍档案管理工作的时效性仍然表现出了不足之处。
(三)专业素质度薄弱
各地区发展速度不一，成人高等教育学籍档案管理工作所录取的从业人员也存在较高的差异性，这种差异性主要表现为专业素质层面。当学籍管理人员具备了较为丰富的工作经验，则可将其工作内容有序排列，以最短时间整理和统计学籍档案管理类型。但经验丰富的管理人员本身也是稀缺资源，故而多数成人高等教育面临人力资源匮乏问题。而类似问题也是限制学籍档案管理工作优化和感受的关键阻碍。
二、强化成人高等教育学籍档案管理工作的基本原则
(一)档案管理技术升级
数字化发展路径是成人高等教育学籍档案管理工作得以完善的第一步，在互联网技术不断升级的过程中，档案管理模式亦然需要完成纸质存档到数字化存储的升级路径构建。数字化存档与物理存储本身是双重保障机制，即便任何一方存在丢失、损毁、资料冗余问题，都可从另一环节得到资料补偿，从而可降低单独存储档案资料的风险。尤其成人学籍更加需要借助网络资源拓展资料调取的便捷性，为并不在统一归属地的学生提供迁移档案的便捷性。基于此，档案管理技术升级成为一项必要的发展方向。
(二)档案管理机制转型
传统的学籍档案管理机制过度依靠人力，在管理制度和执行方向上也取决于人力资源的稳定性。诸如常年一线工作的在职人员，对学籍档案的主体路径相对清晰，对存档内容的更新速度和质量有所保障。一旦更换管理人员，其管理效能必然大打折扣。因此，传统的成人高等教育学籍档案管理更加注重人力方面的管理效能。但在学籍档案管理技术升级之后，对于存档内容的调取、更新、记录、转载、上传、替换等等操作行为，本身也具备技术性特征。因此，需要对档案管理机制进行重新设定，依据技术导向的需求完善管理机制，以及相应的管理制度落实方向，才能强化成人高等教育学籍档案管理工作的落实效果。
(三)档案管理效能开发
成人高等教育学籍档案管理工作在本质上并无法完全脱离其岗位职能，必须依靠技术能力较为突出，专业素质更为优秀的人才加以强化。但复合型人才和应用型人才本身也是管理工作中取趋之若鹜的人力资源类型。管理效能受到专业化程度的限制，人力资源同样受到专业能力的制约。在无法吸引更多优秀人才的情况下，唯一的补偿措施便是培训。通过数字化技能培训、档案管理知识培训等多方面的训练，加强成人高等教育学籍档案管理工作人员的专业化程度，方能真正实现从专业角度提升档案管理效能的真实效果。
三、优化成人高等教育学籍档案管理工作的积极策略
(一)构建双向存档管理机制
数字化发展虽然是技术升级的必然路径，但物理存档并不能完全取缔，学籍档案管理工作需要在两个发展方向上寻求平衡点。物理存储与电子存档本身是一种相互协调机制，即为双向补充，也是一种双向资源的互助。当学籍档案管理不断向网络资源靠拢后，这样的发展优势也会更为突出。双管齐下，同时解决电子档案与物理档案的管理问题，是未来成人高等教育学籍档案管理工作的重点。可从电子档案收集、管理、利用的管理流程方面加以优化。打造完整、高效、安全、易用的档案管理系统。技术方面可与专业的软件系统开发企业合作，功能上尽量完善建库、移交归档、数据录入、原件扫描采集、报表打印、数据导入/导出、统计、档案销、档案编研、在线借阅、监控报警，以及电子档案下载、浏览、打印等方面的环节功能。立足于学籍档案管理的安全性、便捷性、时效性，选配适应度更高的技术功能，以提高系统录入与查询效率为前提，为学籍档案管理工作提供辅助性支持。将传统的管理方案更为系统化和流程化，支持化纸质档案和电子档案的借阅、归档，充分发挥双向存档管理机制的优越性。
(二)开发外部管理资源平台
在本校人力资源相对匮乏的情况下，在职人员的专业素质培养成为重要课题。但培养效果也需要在较长的时限内才能得到真实效果，短期内的管理效能可从外部资源获取。例如，将部分学籍档案管理工作交由外包团队执行，而本校则主要负责监管与审核。可在本校学籍管理中心建立外部资源平台，将成人学籍上传至云端，以供服务方随时下载整理档案，借助云平台再次传达至校方。将外部资源整合为本校资源，将本校学生部分学籍信息公布于网络端口，也是与企业对接的另一种形式。对于成人学生在后续职业发展的需求具有较高的支持作用。
(三)补充管理技术需求导向
在学籍档案的管理工作中能够发现，随技术升级之后的数字化存档内容丰富，可拓展的存档类型也会有所增加。普通的存档信息仅记录了成人学生的基础信息，但是对于从业经历、专业发展倾向、或此前的学历证明等等，基本情况并不全面。对于成人学生而言，补充职业发展关键信息成为优化学籍档案可利用价值的重要切入点。例如，将某位同学在资质认证或比赛中获取的证书录入学籍档案，通过三维扫描还原证书资料的真实信息，便可为该名学生提供一种来自高等院校的专业验证。这样一来学籍档案便可升级为一种认可资源，对成人学生的支持效果也会更为突出。基于此，成人高等教育学籍档案管理工作的优化方向可从细节处加以提炼，通过补充管理技术需求达到强化管理质量的积极作用。
(四)架构专业素养培训体系
学籍档案管理并无法真正脱离人力操作，关键问题在于强化该名管理人员的专业化程度。必要的培训措施亦然是补齐技术能力，加强专业素养的突破点。基于此，需要架构专业素养培训体系，针对成人高等教育学籍档案管理工作的具体内容、技术能力、操作精度、实践经验加以培训。可在非工作期安排培训内容，亦可通过网络培训更好地利用培训时间。在成人高等教育学籍档案管理工作中能够发现，其档案管理知识的分布呈现出横纵交错的特征。培训重点可落实于隐性知识的显性表达方面，将档案管理重点内容、精细化内容、操作标准内容深度剖析，设计知识问答、知识求助、专家库等辅助培训模块，在工作人员遇到较难解决的问题时提供指导方案。
(五)监督管理双向效能开发
学籍档案管理工作必须契合成人高等教育的发展方向，在管理制度上也需要采取相应的奖惩措施。这样的制度设立是基于培训体系与考核体系的双重优化，可支持工作人员不断向经验累积的正面发展方向持续努力。一方面，监督体系需要上一层级的管理执行发挥效能，通过定期与不定期考核，验证学籍档案管理人员的工作能力。需要从数字化技术操作能力、档案管理专业知识、学籍档案管理工作执行效率等三个层面进行考察。进而对考评分数较低的工作人员给予警示和惩罚，加强学籍档案管理人员的自觉性。另一方面，管理体系需要借助相应的奖励机制配合完成。在不定期考核中能够对学籍档案管理工作的制度牢记于心，且运用多种技术手段不断加强管理效能的工作人员给予奖励。进而通过监督管理双向效能开发，优化成人高等教育学籍档案管理工作本身的时效性。
四、结语
综上所述，成人高等教育学籍档案管理工作具有较强的针对性，需要技术升级、制度革新、以及更为专业的培训加以强化。通过构建双向存档管理机制，完善物理存档和数字化存档的技术功能。借助外部管理资源平台的开发，补齐当前学籍档案管理人力资源要素。同时依据管理技术需求导向进行补充，依据专业素养发展方向设定培训内容，达到从传统管理手段到现代管理智慧的升级，弥补管理技术更新后的相关要素。最终通过监督管理双向效能的开发，打造现代化学籍管理专业团队，采取相应的奖惩机制完善管理效能。进而优化成人高等教育学籍档案管理工作本身的时效性、系统性、技术性，达到优化管理效果的真实作用。
参考文献:
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作者:王萍 单位:广东开放大学
