档案数字化论文范文1
在当前信息化环境下，招投标档案数字化后，有效的提高了档案管理的效率，在对档案利用时有了更大的便利条件。但招投标档案数字化过程中，也面临着较大的压力和挑战。首先，长期以来档案管理人员因循守旧的思想很难改变。由于信息化环境下，招投标档案的数字化其先进性和科学性是传统档案所无法比拟的，其无论是收集方式、管理方式还是利用方式都发生了较大的变化，但长期以来在传统档案管理工作中，档案管理人员谨小慎微及因循守旧的思想和观念在受到来自于档案数字化变革的冲击下，本能的会产生抗拒，在工作中就会有消极的情绪存在，不利于档案数字化管理工作的正常开展;其次，在配套设施上，包括档案数字化后所需要的信息生产设备、信息存储设备和信息管理设备，同时还需要软件、网络和信息安全保障，但在目前很多招投标机构中这些系统配套都存在着严重的不足，从而无法更好的满足招投标档案数字化的要求。由于当前软件开发时往往只是面对单一的档案管理部门，这就导致档案信息系统缺乏统一性和规范性，不能更好的满足档案信息共享性的要求，制约了档案数字化的进程。特别是在当前信息化环境下，网络和信息安全问题尤为突出，这对于招投标档案数字化管理带来较大的较大的安全隐患。最后是档案管理工作中缺乏统一的规范和标准。这就在很大程度上导致档案数字化水平处于较低的水平，更是不能与当前信息化环境下对档案管理的新要求相适应。另外当前招投标机构中信息处理复合型人才较少，由于人员信息化水平较低，不能更好的对数字化设备进行操作，从而无法将数字化的优势更好的体现出来。
二、信息化环境下招投标档案数字化管理的创新
(一)管理与理念创新
随着科技的快速发展，人类社会的不断进步，人民群众对档案信息的利用要求越来越高。就拿招投标档案而言，很多企业都有诉求反映到招标单位，如果能方便的浏览过去在该单位的投标记录和投标文件，企业愿意为此支付费用。所以在管理上，要考虑满足个人和企业法人的需求，在理念上，档案不再是“包袱”，它也可以创收。之前凭介绍信到窗口查阅的非保密档案，完全可以利用信息网络平台，电子商务交易办法处理，辅以个人、法人身份验证，届时，用户浏览授权内的网站就如同网购一样方便。
(二)技术与架构创新
应充分利用云计算技术、物联网技术、大数据技术及移动互联网技术对档案数字化进行技术升级与架构创新。基于云计算的数字档案管理系统主要由云计算数字档案管理应用程序，数字化档案管理节点，计算机专用网络、信息安全设备等构成。利用物联网的RFID技术可将电子档案与纸质档案完美结合，一一对应。基于大数据的数据挖掘与数据分析技术，则为档案信息化增值服务提供了想象空间。招投标双方能够从历史文件库中找到与当期项目相似的案例，对于招投标文件的理解，对于招投标工作的组织，都是非常有利的。
(三)规范与流程创新
真正把招投标工作和档案管理工作以及数字化技术结合起来，需要更新标准、再造流程。《电子招标投标办法》虽然对电子招投标的归档也进行了约束，但还是从大框架上给的要求。实际操作上，很多档案工作都是事后再次归口相关人员整理。如能够更新一下流程，把招投标工作的任何一项活动记录文件都作为档案组成因子，自动操作、随时归档，那么当一次招投标实例完成时，全部归档工作就自动完成。一切都可以靠程序完成，不再依赖人工，即提高效率又降低了人为错误。除了在招标机构内部考虑电子招投标与归档的实时结合，还可以由专业档案部门考虑各部门各机构档案数据的统一入库整合，这都是标准流程适应招投标档案数字化管理发展需求的体现。
三、结束语
档案数字化论文范文2
（一）高校民生档案数字化管理彰显了服务师生、以人为本的管理理念。民生档案是“关注人的生活品质的档案，在档案资源的建设、管理和服务的过程中，要以提升学校师生员工的生活品质作为民生档案工作的价值导向。”由于以往的档案管理工作桎梏，档案管理人员工作态度不佳，经常会出现重物轻人、重领导轻员工、重机构轻个人的现象，致使师生员工对档案馆及档案管理工作人员意见很大。而民生档案管理工作要坚持以师生为本，切实把师生员工根本利益需求作为档案工作的初始点。进一步实施民生档案数字化管理，可以改善档案管理人员的工作环境，减轻档案管理人员的工作强度，使之能够更好地关注师生员工的切实需要，解决师生员工的各种民生档案问题。
（二）高校民生档案数字化管理解决了分散和集中、定式和灵活之间的矛盾。一是高校民生档案数字化管理需要档案馆要和其他部门进行系统对接，实现档案信息的有效沟通和传递，只要和其中一个部门进行联系，就可以查询到与之相关的民生档案信息。这就解决了当前民生档案分散管理和师生员工集中查询和使用之间的现实矛盾。二是实施高校民生档案数字化管理，不仅仅是简单地将各种民生档案目录实现电子信息化管理，或是简单地讲纸质文档转化成电子文档或图片，而是要充分利用信息网络媒介，搭建民生档案管理、查询、共享平台，供师生员工不受时间、地点限制进行自动化信息查询，实现权限申请、全文查询下载功能，从而解决档案定式管理和师生员工便捷利用之间的矛盾，最大限度的满足师生员工的切实需要。
二、高校民生档案数字化管理的原则
（一）循序渐进原则。高校档案馆库藏量大，各类民生档案纷繁复杂，在进行数字化转化时，不能一蹴而就，而需要对馆藏档案进行全面分析，明确档案资源信息的范围，以方便服务广大师生员工所需为目的，逐步地将保存价值较高、利用频率高的档案进行数字化。以教师的教学档案为例，教师的教学档案信息由所授课程名目数量、教学学期和年工作量、教学评价、发表的研究论文数量和级别、承担的科研项目等等，这些信息是教师职称评定、评奖评优、目标考核时，评定机构需要的重要信息来源。高校民生档案数字化管理具有一定的阶段性和持续性，因此档案管理者循序渐进，分清轻重缓急，逐步实现数字化管理。
（二）科学整合原则。民生档案都是与师生员工的生活工作利益紧密相关，如果民生档案丢失或者损坏，将给师生员工带来巨大的损失，也会给档案管理工作造成不必要的麻烦。因此在高校民生档案数字化管理过程中，要根据不同主体的各类档案信息的重要程度和使用频率，进行科学的整合，并结合档案载体的实际状况，选择适合的管理方式和保存形式。通过对教师民生档案进行集中整合，可以分为教师的个人人事信息档案、教学档案。就教师个人人事信息档案来讲，就可以用纸质文档形式进行保存，而对于教师的教学档案档案信息就可以采用纸质和电子相结合的方式进行管理。
（三）保密监控原则。在高校民生档案数字化管理过程中，虽然系统灵活的管理方式给广大师生员工查询和使用带来了很大的便捷，但是同样也带了很大的安全隐患问题。因此，在数字化管理进程的始终都应该做好保密监控工作。在高校民生档案数字化转换的初始阶段，一般会采用委托外包加工，对大量的档案库存进行集中处理，这时就需要档案管理人员参与其中，进行全程监控，尽力保证档案材料的完整性、安全性和保密性。在使用网络平台进行档案数据库建构、整理归档过程中，要做好网站的安全保护措施。通过杀毒软件、防火墙技术、网络安全检测、信息加密技术、用户身份权限认证等，保障数字化档案的安全管理和使用。
三、高校民生档案数字化管理的实现途径
（一）做好高校民生档案数字化管理的整体规划。实现高校民生档案数字化管理仅仅凭借几台现代化的办公设备和简单的登记扫描，很难达到数字化档案管理和使用的双重需求。“档案数字化是一个体制化、系统化的过程，需要建立基本的规划，有明确的阶段性目标和切实可行的方案。”首先，从学校层面来讲，要高度重视民生档案数字化管理的重要性，做好总体规划和布局，保障民生档案数字化管理的有效实施。学校领导要将民生档案数字化管理纳入到数字化校园建设的整体布局之中，要充分发挥民生档案数字化管理对学校发展和服务师生员工的重要作用，在宏观布局、管理规划、各部门之间的协调予以统筹与指导，在资源分配、资金支持、政策倾斜等方面予以保障。其次，提高档案馆领导和员工对民生档案数字化的认识，做好相关工作的布局与安排。高校民生档案数字化管理不是一朝一夕的事情，因此，档案馆领导要做好实施规划和工作计划，不仅要保证技术、资金和设备的支持，还要根据档案管理人员的专业背景、工作经验等合理安排各项工作。
（二）加强建设高校民生档案特色资源管理库。高校民生档案数字化管理的目标就是要提高档案管理的效率和水平。因此，在进行数字化管理过程中要根据高校民生档案的特性，建立专门针对高校师生员工工作性质和特需要求的民生档案数据库、全文数据库和多媒体数据库等。比如对教师教学科研基本信息数据库的建设，就可以满足人事部门在教师职称评定时，通过查询教师教学科研档案库，就可以知晓申请教师的基本条件，是否达到晋升的要求，避免了教师奔跑于各个进行登记、证明等繁琐的程序。对于高校民生档案数据库的建设，应该从两个方面着手：一是要深入调研，切实了解校内师生员工的切实需求，以满足师生员工档案使用需求，提高师生员工生活工作便利性为基础，建设行之有效的各类数据库；二是要根据实际，结合学校发展规划，有计划有步骤地建立为各个部门工作所需的特色资源库，如教学名师档案库，可将教学名师的教学录像、教学图片、教学大纲、教案等等信息纳入到资源库内，为学校对外宣传，申报更高一级的项目提供全面的档案信息资源，从而为学校节省了人力和物力资源。
（三）提升高校民生档案管理队伍工作水平。高校民生档案数字化管理需要不同载体的数字化转换，各类数据库的筹建、档案管理软件的开发与应用、多媒体系统的存储与利用、档案信息系统的综合管理等，在这一系列的过程中，对档案管理人员的综合素质要求很高，不仅要具备专业的档案学专业理论知识，还要熟悉和精通网络系统、应用软件的使用与开发。首先，要组织档案管理人员熟悉和明确各自负责领域的工作环节、工作要求以及工作所需的各种素质和能力，通过比照发现自身的缺点和不足。其次，档案馆领导要组织员工去民生档案数字化管理的先进单位进行观摩学习，了解先进的管理理念和科学有效地管理模式。在借鉴外在的成功经验的基础上，探索适合本单位的民生档案数字化管理机制，提升档案管理水平。最后，要通过多种渠道提升民生档案管理人员的综合素质和能力，优化档案管理队伍。档案馆领导要结合本单位员工的实际情况，按时按需选派员工外出学习和培训，提升档案管理队伍的综合素质，同时也要结合实际工作需要，引进高素质的工作人员，深入优化民生档案管理队伍。
档案数字化论文范文3
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。
首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性
1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
2、形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。
3、社会强烈需求
当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。
2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。
截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。
档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考资料
1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期
档案数字化论文范文4
我国少数民族原生档案主要分为以下几种类型，一是以当地文字记录的历史档案文件，如以蒙古文、藏文以及水书等文字记录的文件档案，依照现存的形式主要可以分为文书、碑刻以及竹简等；第二种是以汉字记录的少数民族档案文件，存在的形式主要是文书、碑刻以及印章等；第三种主要是以图画记录的历史档案，这类档案是最为珍贵的档案之一，对于研究少数民族文化发展具有重大作用。历史中由封建统治者对少数民族的统治过程中，形成的官方汉文少数民族历史档案，其存在的形式主要是文书、石刻以及印章等，文书是指统治者以文书的形式颁布的一些政治策略，石刻是指统治者以文字的形式在石碑上记录的一些事件、任务等形成的档案，印章主要是统治者向少数民族授予的具有权力象征意义的物件，保存完好的有《建伶道宰印》以及《南夷长吏•铜印》等。我国少数民族档案流失主要分为以下几种原因。一是非法文武贩卖活动导致大量珍贵档案流失。近些年来随着我国在沿海城市逐渐推广经济开放政策，在经济利益的趋势下，一些非法贩卖文物的不法分子逐渐变得更加猖獗，随着我国人们对于档案重要性的理解加深，少数民族文化档案遗产具有巨大的升值空间，在民间一些文物商贩大肆搜集一些文化遗物，进而贩卖到国外，致使大量文物流失到国外，虽然这种现象引起了有关部门的密切关注，但这种现象在一定程度上并没有因此而消失，反而日益严重，其中流失最为严重的是以藏文、东巴文记载的文化遗产，目前在很多国家如英国、俄罗斯以及蒙古等都存在我国非常珍贵的少数民族历史文化遗产档案，主要原因是旅游业的发展，致使很多国外人士从当地人手中买了很多历史档案，造成大量档案流失到国外。第二少数民族在保护历史文化遗产档案上的意识非常的薄弱，导致一些珍贵档案换成了金钱。到目前为止，我国少数民族的历史档案只有很少的部分存在图书馆以及一些民族研究所之内，更多地还是在少数民族人民的手中，如大姓家族后人、巫师以及一些文物爱好收藏者。随着云南、湖南等地方的旅游业发展日益加快，一些文物档案所有人员没有什么保护意识，导致一些档案被贩卖，如在丽江地区，《祭天经》以及《昭通蛙钮彝文铜印》就是从此被人买走的。第三相关法律在保护少数民族档案上还存在很多的缺陷，保护力度不够。到目前为止，我国少数民族档案保护还处在一个初期发展阶段，在物权所有者方面没有做出明确的规定，管理机制也存在很多缺陷，种种原因都限制了档案的管理与保护。对于散落在民间的少数民族档案收集存在很多很大的困难，相关法度不够造成普通民众对于档案的保护意识不够强。
二、保护少数民族档案策略
本文建议从以下几方面来加强少数民族档案的保护，首先国家档案相关部门应加强征集流失国外以及民间的档案文献工作，尽量使散落在各地的少数民族历史档案搜集在档案馆中，以便能够进行更好地保管。具体而言，可以定期组织宣传，提高人们对于档案重要性的认识，鼓励民间收藏者捐献出收藏的档案文献。对少数民族宣传我国的《档案法》，使人们认识到档案的重要性，也可以通过各种宣传来鼓励相关人员捐献档案，并给予一些物质以及精神上的奖励。不断加强搜集散落在国外的档案文献工作，在前文提到由于战乱，导致我国的一些文献流失到国外，国外的一些出版社有时候会将档案文献出版，我国的相关部门应抓紧这个机会，搜集档案文献，争取以购买等方式来获取档案，对于具有特殊意义的档案文献，可以考虑以外交的方式来进行获取，利用可以利用的所有机遇来搜集流落在外的档案文献。第二建立健全档案保护法等的相关法律法规，对于从事历史档案文献倒卖人员进行严厉打击。目前我国档案法以及文物法中对相关贩卖档案文献的处罚，公安以及一些执法机关都应严格依照法律对违法行为进行严厉制裁，另外对于历史档案贩卖活动也要进行严格的排查，一旦发现不法行为，就要进行严格的处罚。第三对于一些纸质历史档案以及其他的一些特殊档案，要做好保护工作。由于这类档案文献容易受到环境的影响而造成损坏，因此档案管理人员一定要加强保护意识，对于这类档案进行一些技术性的保护，如对于保管的地方要能够防火、防尘以及防高温，纸质档案保存在温度在14℃~18℃之间的环境中，相对湿度保持在50％~60％，若是纸质档案出现了破损以及粘连现象可以采取一定的古籍修补技术来进行恢复。建立档案管理管理体系与监督体制，逐渐更新改造档案馆陈旧的设备等，如果遇到技术问题，一定要及时的求助一些技术人员，尽最大程度保证档案的完整性。对于不易于保存在档案馆的少数民族档案，如一些大型的不宜挪动的碑刻等，可以采取其他的一些手段来保护档案，如可以采用拍摄等手段来记录下档案内容，在石碑上涂一些有机硅材料来进行防腐工作。
三、档案数字化管理策略
除了以上几种保护少数民族档案的策略，我国也要尽快实现档案的数字化管理。要想加快少数民族档案数字化管理建设，首先要做的就是提高工作人员对少数民族档案信息化建设的认识。可以说少数民族档案信息化建设是一个比较长远的发展历程，不可能一蹴而就，在建设过程中需要对少数民族档案管理工作进行深入的改革，档案管理部门要认清这一点，转变传统“重藏轻用”的观念，使得服务模式变得更加的主动，利用现代化的技术手段来改变传统的手工操作和查询的方式，做好信息化建设的思想准备，为档案管理信息化创造良好的条件。尽快实现少数民族档案信息化管理，实现常用少数民族档案的数字化，档案的数字化管理能为使用者提供更加明确的档案类型，极大地提高少数民族档案管理人员和利用者的工作效率。从长远考虑，加大资金投入，加强档案信息化基础设施建设，主要硬件设施建设包括数据服务器、图文影像扫描设备、数码摄像机等，软件设施包括规范化的档案信息管理系统等都需要进行完善，少数民族档案管理软件要涵盖档案信息的收集、处理、整理以及检索、利用等的服务功能，同时还必须适应多种平台以及不同操作系统的运行，本身要具备较强的安全控制能力以及连接其他数据库系统并进行交换数据的能力，保证各系统管理网络顺利进行。在建设少数民族档案信息化管理体系方面，首先就是建立一个比较新型的管理机构，使得管理网络能够覆盖到所有档案，档案管理各部门要根据具体情况建立双向、开放的交互式档案管理网络。第二建立一套比较科学的少数民族档案管理机制，依据相关法律法规要求，来制定比较详细的管理办法，提高档案管理水平。少数民族档案信息化建设的关键问题就是信息的安全性、真实性、完整性、可靠性以及其实用性能。为满足这些问题，就需要制定相对统一的电子文档归档管理制度，整体保管，加快档案信息网络平台和信息安全基础设施的统一化建设。另一方面也要注意少数民族档案资料的质量，多多加强网络技术、服务设施以及网上档案资源开发等工作，制定一系列有实际约束力的规范和标准来建立档案信息网络，使得档案网络更加的具有统一化，实现档案信息的共享。少数民族档案人员素质将会影响到档案利用的效率，现代的高效管理人员一定要具备现代化信息技术，能够熟练的使用计算机来进行信息化的办公，否则无法满足档案信息化管理的要求，电子文件的收集和管理也就无从谈起，档案信息化、网络化的管理和服务也不可能完成，所以少数民族档案管理部门一定要注意这一点，尽量为档案管理工作配备计算机专业的人士，为档案利用者提供技术上的支持，减少档案利用者的麻烦，同时还要对现有的档案管理人员进行在职培训，提高工作效率。
四、结语
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（一）档案管理意识严重缺乏很多医院在发展医疗水平的过程中，忽视了档案管理工作的同步创新。由于思想观念上的局限，一些医院的负责人没有将档案管理工作创新提上日程，不愿意投入人力、物力。当等到医疗水平达到一定的水平后，医院领导层才开始关注到医院档案资料的重要性。然而由于管理机制与人才储备的缺失，档案信息已经得不到有效的利用。
（二）电子和纸质文件双重保存状态导致资源重叠目前很多医院都实现了办公自动化，网上传递办理的文件办完后又印发纸质文件归档保存。这就导致了内容相同的两种文件同时和保存的局面，造成了相关资源的严重浪费。
（三）档案管理系统和办公自动化系统缺乏联系目前大多数医院都使用了办公自动化系统，这些系统大多是专门为本医院或者上级主管部门设计的系统软件，而该系统绝大部分是针对该医院或者医疗系统而制定的个性化软件。而医院的档案管理系统则是由行政主管部门设计的通用的规范化、标准化的系统。两套系统是由不同单位设计，运行环境也不同。这就导致两个系统相互隔离，数据不能共享和转化。
（四）数字化档案资料利用效率低下很多医院仍然使用着旧有的档案管理模式，医院各种档案资料的检索以及借阅都由人工操作来完成，计算机等数字化设备在整个过程中往往只是用于文字录入、编辑以及打印。人们往往忽略了以数字化网络形式传递的医院数字档案资料，极大地消耗了相关资源。
二、构建医院档案管理数字化体系的现实路径
（一）建立健全医院数字化信息档案管理平台医院要实现档案管理数字化，必须先开发出一套符合医院自身特点的档案管理软件系统，并配备相应的硬件设施。档案管理系统应该采用双服务器、光盘等双备份以及高速扫描仪集中扫描等功能，使档案资料能够及时、准确归档，确保档案的安全管理。同时，还应构建档案查询系统，透过触摸屏检索查询和网络文档传输实现档案资源数字化管理。还要定期对档案管理系统进行技术检查，不断更新和优化管理系统。
（二）加强档案资料管理相关领域的信息交流1.在数字化档案管理系统和办公自动化系统之间建立桥梁。各级医院应该在信息查询接口程序中加入档案资料查询功能，使目前的办公自动化系统、财务管理系统、教研管理系统、人事管理系统与档案资料管理系统之间实现无缝集成。这样更利于收集各部门电子文件，完善档案资料库数据信息，真正实现在数字化档案管理系统与办公自动化系统之间建立有效联系2.在纸质文件和电子文件之间构建纽带。对于纸质文件和电子文件双重保存的问题，可以将纸质文件和电子文件以文本方式和影像方式共存，并依据数字化档案的特点，制定系统的档案管理规章制度。要确保档案资料的安全性，纸质文档与电子文档之间的非重叠性和可共享性。
（三）构建高素质档案管理专职队伍要实现医院档案管理信息化，就必须要有一批精干的档案管理人员。管理人员要具备较高技术水平和知识层次。医院的档案管理人员必须具备较强的分析能力，要能够精准把握一些专业性较强的档案资料，同时还要能够根据要求提供大量档案资料信息。医院以及相关部门应大力引进高素质人才充实档案管理队伍，同时应加强对档案管理人员的培训力度，力争提高数字化档案管理人才储备水平。
（四）增强医院人员的档案管理意识医院要重视档案管理的重要性，提高各级人员尤其是各级部门领导的档案管理意识，使他们认识到档案管理数字化建设的重要意义，为构建高效的医院数字化档案管理体系提供各种资源保障。同时要加大宣传力度，提醒医院人员自觉保护档案资源。
三、结语
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1.社区居民健康档案建立可有效提升居民健康服务水平。
社区居民健康保障，是一件关系着国计民生的大事，涉及民众的基本利益；社区居民健康档案建立，是一项非常复杂而又系统的工程，是信息化社会中居民各类健康事件所产生相关健康数据的详细历史记录，该项工作的成果直接体现着现代健康信息化建设水平。
2.社区居民健康档案多档合一，有效提高了信息应用效果。
社区居民疾病治疗过程中，通过居民健康档案系统的应用，可以将医疗、康复、保健记录等信息进行自动归类。居民健康档案种类呈现出多元化的特点，如何有效提高管理效率显得非常重要，社区居民健康档案信息平台的建立，可以自动存储相同信息模块内信息，实现多档合一，及时为社区居民提供优质的医疗服务。
3.社区居民健康档案建立，可以实现双向转诊以及卫生资源的优化配置。
实践中可以看到，社区居民健康档案的建立，不仅可以有效组织和集合居民健康档案信息资料，而且还可以在社区居民健康档案信息共享平台上实现健康信息在社区与医疗机构间的双向传输。通过信息双向传输，不仅可以有效满足社区居民在社区卫生服务中心自我预防和保健，而且还可以通过社区卫生服务中心就无法有效诊疗的病人情况及时传送到医院，在上级医院主治医师的指导下诊疗或根据病人患病情况转诊到上级医院治疗。在医院治疗时，社区居民无需重新做重复的体检，只需根据就诊人员的信息从档案系统中调取健康档案资料，了解其以往病史、就诊状况，并且做出针对性的治疗方案。
4.社区健康档案建立对深化我国卫生事业的全面发展意义重大。
社区居民健康档案建立的一个主要目的就是要记录居民医疗、康复和卫生保健信息，因此居民健康档案的规范性、完整性显得非常重要；社区居民健康档案的建立，不仅可以及时、有效地将信息录入到信息平台之中，而且还可以顺利实现不同信息平台之间的资源信息共享。
二、社区居民健康档案管理系统建立
基于以上分析，笔者认为当前居民健康档案主要包括普通的、儿童的以及心脑血管方面的健康档案，而且社区居民健康档案系统又包括五个功能模块，即档案管理、信息服务、家庭监护、信息传输以及系统管理等模块。对于系统中的档案管理模块而言，该模块为普通健康档案、儿童健康档案和心脑血管健康档案提供档案添加、修改以及删除和查询等功能，还包括档案报告的统计与打印。对于信息服务模块而言，该模块通过计算机网络系统，将整个社区内的居民家庭与社区卫生服务中心联系在一起，方便社区居民通过网络获知所需各种信息资料，并且及时将个人的信息告知社区卫生服务中心，以便后者及时作出针对性的治疗方案。对于家庭监护模块而言，该模块主要是利用现代计算机网络技术设备，实现对整个社区独居老人、患有心脑血管等疾病的病人，进行家庭监护。对于信息传输模块而言，主要是建立健全社区医院服务网络，从而使社区医生通过网络得到多家医院专家们的技术指导。如果社区居民病人需在大型医院接受相关诊疗，则只需通过该网络系统，医院医生即可方便快捷地获知该病人的病历及病情。对于系统管理模块而言，主要用于病人资料的添加、删除以及修改和权限设置；同时还具有用户密码修改、数据库备份与还原等功能。社区居民健康档案管理系统数据库主要包括，社区居民基本信息表、体检表、社区医生表、居民辅助检查表、儿童信息表、家庭信息表、儿童体检表、妇科保健信息表、孕妇信息表、妇科检查治疗表、常见疾病表、慢性病人信息表、保健信息表以及慢性病人和发病记录表等；在该系统中，社区居民的个人信息资料，主要存放在基本信息表中。社区居民健康档案管理系统的设计采用三层体系架构———B/S结构（Browser/Server，浏览器/服务器模式）。业务逻辑层在体系架构中的位置很关键，它处于数据访问层与表示层中间，在数据交换中起承上启下的作用：向数据库服务器发送客户端的请求；将服务器处理结果及时地返回到客户端。在此过程中，数据库服务器只是根据客户端的请求，把处理后的数据反馈给业务逻辑层，这样就减轻了服务器的负担，从而提高了工作效率。
三、社区居民档案数字化管理
社区居民档案管理过程中，为进一步适应现代管理要求，全面提高工作效率，所有信息资料需通过社区卫生服务管理系统软件处理，即实行数字化管理。在社区居民档案管理系统中，各数据信息之间既保存着一定的关联性，又表现出一定的独立性。其中，数据又可以分成与系统相关的应用数据、与系统管理相关的管理数据。其中，应用数据主要有家庭档案、保健档案、个人档案、儿童档案以及死亡和残疾档案等。上述数据记录差异性信息，具有各自相互独立的特性，但这些信息彼此之间又互相关联。用户进入系统时，首先需进行登录，其采用的是双密码验证模式；双密码分别用于连接应用、数据库两个系统，主要目的在于防止利用用户授权密码打开数据库，泄露病人及家庭信息。同时，对数据库访问系统，采用的是角色管理以及分级授权模式进行控制，并且设有存取权限。应用程序级功能控制，通过控制应用程序菜单项应用权限来实现；利用SQLServer建立社区居民病历信息备份与转储，一旦系统遭受破坏或者出现了误操作现象，可将其恢复到原来的状态。在实际操作过程中，为了能够更好地适应社区居民健康档案的现代化管理要求，全面提高工作管理质量和效率。笔者建议将社区卫生服务中心所掌握的所有的信息资料，都通过社区卫生服务管理系统，利用软件技术实行数字化管理。其中，家庭档案信息数据管理，主要是以家庭为单位的管理；而个人的档案数据管理，主要体现在个人基本健康资料的记录；对于保健数据管理而言，其中主要包括病历数据、免疫数据、体检数据、妇女保健数据以及儿童保健数据和残疾登记等；实用的数据查询：能根据自定义从系统查询各种数据，对提取的数据可以进行整理并输出为EXCEL文件；数据统计分析：能根据自定义从系统提取各种数据进行统计分析，并自动生成统计图；灵活的报表打印：系统提供多种报表格式，可根据自定义从系统提取所需数据以形成各种报表；数据备份：能进行数据库备份，数据不易丢失；数据合并：能将各社区卫生服务站数据集中合并到数据处理中心。对于社区居民健康档案而言，各数据信息之间既存在一定的关联性，又保持相互独立。数据信息分为与系统有关的“应用数据”和与系统管理有关的“管理数据”两大类。其中，应用数据包括家庭档案、个人档案、保健档案、儿童档案、残疾档案、死亡档案等。这些数据记录不同类别的信息，它们具有各自独立的特性，但是这些信息又是互相关联的。通过这些信息数据之间的相互关系，可以帮助我们对数据进行管理和查询。同时，为了逐步实现居民健康档案管理信息化，笔者建议利用区（县）、市级居民健康档案计算机网络平台，逐步建立覆盖全省的居民健康档案管理信息网络系统，网络用户包括区域内所有医疗卫生机构，实现资源共享，条件成熟时向社会开放。统一使用省级开发的居民健康档案信息管理软件，提高居民健康档案信息管理水平，逐步实现全省居民健康档案管理信息化，为医疗服务、医学研究、科学决策等提供服务和支持。
四、结语
