数字档案工作计划范文1
【关键词】计划生育；档案管理；档案数字化
创新是民族进步的源泉，对于国家的繁荣、发展、创新都起着极其重要的影响。计划生育的档案管理工作应当不断创新，在工作实践中不断的提高自身的适应性从而更好地为社会服务，并在今后的发展中更好地适应社会主义市场环境。计划生育档案管理应当更好的为我国计划生育工作提供强大助力，并对计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题进行研究和分析，从而满足计划生育档案管理的数字化和信息化的发展要求，同时能够合理地解决计划生育档案管理创新及档案管理数字化中产生的问题。
1 计划生育档案管理创新
随着我国改革开放的不断深入，计划生育档案管理的改革与创新也在不断进行。计划生育档案管理创新对于解决人口问题的现状起着很好的规划和管理作用。以下从几个方面出发，对计划生育档案管理创新进行了分析。
1.1 加强对计划生育档案管理创新重要性的理解
计划生育档案管理人员应当注重理解计划生育档案文件管理的重要性，与此同时应当加强档案管理的力度，并对档案信息资源共享的重要性进行理解。从而最终实现计划生育档案管理技术的创新。计划生育档案管理工作对于宣传我国计划生育政策有着很大的影响，通过定期对计划生育档案管理工作人员进行宣传可以有效的使工作人员对计划生育档案管理工作有更深入和更全面的认识。
1.2 对计划生育档案进行规范化管理
计划生育档案管理人员应当对工作计划进行规范化管理，并建立相应的管理系统，从而使计划生育档案管理工作具有更好的权威性。为了提高档案管理的规范化水平，档案管理人员应当对新技术和新设备进行了了解和研究，并对设备系统进行定期维护，从而对计划生育档案资源进行合理利用，并通过规范化管理使得计划生育档案管理工作真实性不断提高，同时使计划生育档案规范化管理方案更具合理性，最终提高计划生育的信息管理水平。
1.3 提高计划生育档案管理的人才水平和设备水平
对计划生育管理人才的专业培训应当在定期举办的基础上，不断对计划生育档案管理工作人员的工作方法进行改革，从而加强档案管理人员的专业技能和处理问题的能力。除此之外，国家应当改进计划生育档案管理的硬件设备水平。随着计算机技术和网络技术的飞速发展，计算机技术和网络技术的应用对于计划生育档案管理的改进起到了极佳的作用，对于改进计划生育档案管理工作的工作效率并建立相应的档案管理系统起着极其重要的作用。同时软件技术的发展也为计划生育档案管理工作提供了更好的检索系统和信息存储工具。
2 计划生育档案数字化问题
随着现代信息技术和数码设备在人力资源档案管理工作的不断应用，对于计划生育档案管理的工作效率、储存时间、资源有效化都起着很好的提升作用。以下从两个方面出发，对计划生育档案数字化问题进行了分析
2.1 计划生育档案的情报管理
计划生育档案的情报管理对于处理许多复杂的档案数字、数据、信息起着重要的作用。通过在计划生育档案管理工作中对新型的信息模式进行应用并建立相应的数据树，同时通过对二进制代码的应用，可以在计算机内部对档案信息和数据进行统一处理。除此之外，通过对先进的数码技术进行合理利用，可以更好地提升计划生育档案的情报管理的通用性、安全性、标准性、可视性。计划生育档案的情报管理工作通过对计算机网络咨询、实时浏览等功能进行应用，可以对计划生育档案信息进行及时有效的更新。并可以通过互联网实现计划生育档案资源的有效共享。计算机技术和网络技术的应用对提升计划生育档案管理的技术集成、文档管理效率、信息存储容量有着很好的促进作用。在实际的档案情报管理工作中，档案管理人员应当时刻保持头脑清醒并维持良好的职业道德，同时保证档案的客观性和严谨性，从而提升档案的实用性，最终保证档案分类、档案材料、档案资源中没有错误的信息。
2.2 计划生育档案资源的虚拟化
计划生育档案资源虚拟化有助于实现服务器资源的集中管理，从而能够更好地改善服务器的管理效率并提升计划生育档案资源保存时间同时降低储存成本和管理成本。通过虚拟资源的有效构筑，计划生育档案资源可以和图书馆等公共信息平台进行有效联结。从而提供更好地档案服务，并实现信息资源的共享化同时实现档案工作的重大革新，对计划生育档案数字化管理的实施、计划生育档案管理系统的创新、计划生育档案管理模式创新都有着很大地提升作用。计算机技术的应用对计划生育档案管理工作的工作价值有着很大的提升效果，在工作中可以通过使用文档管理集成系统的对传统的档案管理软件和数据库管理程序提供更先进的技术支持，并对工作流程进行改良，从而能够更好地提升档案管理功能和档案管理机制。对于档案管理技术的智能化、信息化水平的提升起着不可替代的作用。计划生育档案管理的智能检索技术对于加快档案的检索速度、提高档案的检索效率有着很好的效果。在计划生育档案管理安全性的提升上，通过对加密技术进行应用，计划生育档案安全性的提升变得简单、方便，从而更好地满足计划生育档案信息的保密需要并完善信息档案管理系统的防护措施。除此之外，数据归档的简约化可以使工作人员能够更直观、准确、完整地了解用户的信息并提供更好地档案服务。对于提高计划生育档案管理的自动化、信息化水平，完善计划生育管理体系和服务内容的革新起到了很好的影响，并对计划生育档案管理的创新提供了一个前所未有的发展空间。
3 结语
计划生育档案管理创新及档案管理数字化不仅有助于计划生育档案管理规划的改良和革新，并对我国计划生育工作的有序开展起到了很大的帮助作用，同时对计划生育档案管理工作中存在的问题进行合理的解决，从而促进了计划生育档案管理工作的发展和创新。计划生育档案管理人员应当努力学习专业知识和技能，并通过实践将学习的知识和技能进行应用，从而更好地实现档案信息的有效增值，使得档案工作能够发展迅速。对于档案管理工作在信息社会中的发展起到极大的促进作用。计划生育档案管理人员应当对专业知识进行应用从而对档案管理系统的增长模式、管理方法、管理优势进行深入的研究和分析，从而做到迅速、准确地为计划生育档案管理系统提供有效的数据，并为人力资源档案参考价值和权威性的提升起到贡献作用，从而实现档案信息资源的合理分配，最终提高计划生育档案管理的实用价值和档案管理的工作效率。
【参考文献】
[1]殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报，2010，2（19）：77.
数字档案工作计划范文2
一、形成及其相对封闭性
国土规划数字档案馆管理对象是国土档案，即国土资源部门在日常工作活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、声像、实物等不同形式和载体的历史记录①。由于档案类型多样，形态差异大，质地多样，管理国土档案存在一定的困难。20世纪90年代，在国家信息化策略推动下，国土规划部门开始档案数字化工作，建立数字档案目录，使用计算机进行检索利用等。进入21世纪初，目录数据库已经完成，全文数据库不断增多，形成了大量的国土档案，相关管理部门开始建设国土档案管理系统，并不断进行改造、升级，形成了比较成熟的国土档案信息管理系统。近10年来，尤其是在《国土资源信息化“十二五”规划》的引导下，数字档案馆基本建成。如武汉市国土规划数字档案管理系统、山东省济宁市国土一张图档案管理系统、安徽省安庆市可视化城建档案管理系统等结合自身工作职能，称谓“不同的数字档案馆”。目前，全国范围内，国土规划数字管理系统不仅能够满足特定区域内国土资源系统档案管理的实际需求，而且能够满足T级档案信息数据的可靠存储和快速检索，对土地、地质矿产、测绘、综合文书、声像等各大类档案数据进行统一集中管理，实现了国土档案数、图、文“一体化管理”。②近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了“空间库、目录库、图文库”三库合一的数字档案馆管理模式，不仅将电子公文流程形成的电子档案、档案数字化后形成的档案进行统一管理，而且具有统一的档案管理平台和档案利用平台，实现了档案利用的电子化、平台化，初步建成了国土规划数字档案馆。这种数字档案馆，通过与规划部门、土地管理部门、测绘部门等的结合，形成了一个开放的数字档案馆生态系统。应该说，从国土档案到国土档案信息管理系统，再到国土规划数字档案馆生态化，是计算机技术、通信技术、GIS等现代信息技术发展的必然趋势，也是国土规划管理部门不断创新的结果。然而，目前看来，国土规划数字档案馆生态系统是一个相对封闭的系统，主要体现在：以管理为主，利用为辅；以系统内部使用为主，公共使用为辅；以土地规划为主，与其他部门的结合有限；以区域内利用为主，全国范围内的整体使用尚未形成。也就是说，数字档案馆的功能集中在工作人员对档案信息资源的管理，主要是单位内部国土规划部门使用，面向社会公众、面向其他管理机构、面向全国衔接的统一平台尚未建立，导致了国土资源规划数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”存在着不平衡现象。这种现象的产生，一是因为数字档案馆建设的时间不长，其功能的完善需要时间；二是因为从已有的档案管理系统开发成数字档案馆是一个质的飞跃，这在不少单位并没有清晰的概念。因此，需要充分认识国土规划数字档案馆生态系统的开放性，促进其快速成熟。数字档案馆生态系统是“数字档案馆空间范围内的人与其生存的环境相互作用而形成的统一复合体”，“是用生态系统的概念、理论和方法研究数字档案馆的结构、功能和管理运作”③。据此，国土规划数字档案馆生态系统是一个由人、国土数字档案信息资源、地域环境等要素组成的完整统一体。国土规划数字档案馆作为一个有机的生命体，不仅涉及该生态系统的形态结构，而且存在结构要素及其相互之间的关联，以及工作人员与数字档案馆生存环境之间的相互协调，从而实现数字档案馆档案信息的“管理”与“利用”和“输出”与“输入”之间的平衡。
二、开放性是基本体现
档案馆在社会中是一个独立存在的个体，是社会的一个组成部门，它存在于社会之中，受社会的制约，同时也对社会产生作用，具有社会服务性。档案馆不同于档案室，它保管档案的目的不是为某一单位、某一系统小范围服务，而是为社会各项工作提供服务。它的服务范围大而广，面向社会各个方面，遍及机关、团体、企事业单位和公民个人，④这是自19世纪40年代至今档案开放的基本结论。数字档案馆的本质是档案馆。数字档案馆是利用各种信息技术手段将原有的馆藏档案数字化，并收集、采集、捕获有价值的数字档案信息资源，通过网络技术建立分布式、跨地域的有序的档案信息资源管理系统；该系统以数字档案信息资源为基础，以信息技术、网络技术、数字技术、多媒体技术等为平台，以用户需求为根本，提供各种信息服务。⑤国家档案局的《数字档案馆建设指南》⑥指出，数字档案馆的四项基本业务功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏广泛的、本机构以外的“利用”环节，便不能称为数字档案馆。基于这种认识，国土规划数字档案馆理应是服务社会大众的档案馆，是大众利用国土资源信息的开放性的窗口。
1.是自然生态系统基本法则
任何一个自然生态系统都是开放的，有输入和输出，而输入的变化总会引起输出的变化。虽然输出并不是立即变化，有时会延迟，但是决不会赶在输入之前。输出是输入的结果，输入是原因和源头，两者呈现一种动态的平衡。⑦信息生态系统中，信息的生产者、传递者、分解者、消费者与外界环境之间的信息交换，构成了一个信息生态循环。⑧数字档案馆生态系统作为人与其生存环境相互作用而形成的统一复合体，与外界环境有着不断的交流，其自身处于不断输入和输出的循环往复之中，通过信息传递和价值转化不断地与外界进行交流，包括机构、人员之间的相互交流与合作，这是自然生态系统的基本法则。
2.是技术发展的必然产物
20世纪60年代以来，随着全球范围内“第三次浪潮”的兴起，信息技术对档案工作产生了极大的冲击，对数字档案馆的产生和发展产生了重大的驱动作用。近年来，计算机技术、信息处理技术、信息可视化技术、存储技术、网络技术以及web2.0技术、云计算技术的发展，为数字档案馆的建设和发展提供了技术支撑平台。在一定程度上，数字档案馆是现代信息技术发展的产物，也是集成了众多现代技术的复合系统。国土规划数字档案馆生态系统在建设过程中主要依托3S技术、物联网、ArcGIS、WebService等先进技术，这些先进技术在国土规划数字档案馆开发应用，本身就是一个种开放性的体现。同时，这些技术不断更新、升级，早期的国土档案数字化也不断发展成国土规划数字档案馆生态系统，不仅体现了技术的推动作用，也展示了国土规划数字档案馆的开放性。
3.是落实民生政策的必然要求
自2007年党的十七大召开以来，各级政府部门纷纷将民生问题与部门职能相结合，形成了全社会关注民生、重视民生、保障民生、改善民生新局面。国家档案局颁布的《关于加强民生档案工作的意见》提出，要建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系。显示了我国在推进政治民主化、打造阳光政府、满足公民信息获取过程中所做出的积极努力，也为进一步发挥档案信息资源社会价值、实现档案信息共享迈出了坚定步伐。国土规划数字档案馆保存有国计民生的重要档案信息。例如，征地文书、土地调查、土地登记、违法占地处理材料等，详细地记录了土地开发利用过程的基本情况。这些信息不仅是确定土地权属的依据，也是征地、处理纠纷的依据，还是土地科学规划利用的依据。从这个角度看，落实民生，也必须将国土规划档案馆设计成一个开放的生态系统。
三、推进实践应用
国土规划数字档案馆生态系统的开放性符合数字档案馆本质与时展潮流，有着坚实的理论基础，也有着广泛的实践应用。
1.应用视角
(1)多目标
不同的使用者，对同一档案信息有不同的使用需求。例如，国土规划数字档案馆的人口信息，可以用作学区规划，也可以用作住房区规划等。档案资源具有多目标的使用特性，从而大幅度地提高了开放国土规划的档案资源的价值。
(2)多内容
国土规划数字档案馆含有丰富的专业化档案信息资源，在开放性的视角下，可以将不同来源、不同载体的档案信息资源进行整合。例如，同一主题下不同载体（纸质和声像）档案进行整合，或透过共同的地理坐标系统将各种不同主题的档案资源套叠，以方便对档案信息的深度挖掘，并逐步形成良好的生态环境。
(3)多途径
国土规划数字档案馆拥有调查、收集、整理的专业档案，是真实、完整、可靠的档案信息资源，为利用土地的不同机构（尤其是政府机构）和个人提供了保障。例如，有关机构进行土地规划、旅游规划、商居土地投入或个人进行土地置换、拆迁补偿等，就可以通过专业数字档案馆的平台进行咨询利用。通过协调“管”与“用”的关系，形成良好的生态平衡。
(4)多范围
公路建设选线、垃圾场选址、工业发展区区位规划等空间选址，均需要利用国土规划数字档案馆生态系统的支持，再配合专业的数据库，整合专家系统，出台建设规划方案，分析各种方案的优缺点，从而使决策的过程更加科学化。国土规划数字档案馆整合了庞大的国土及规划专业档案信息，通过该数字档案馆生态系统不断与外界进行信息交换，有利于未来空间发展。
2.应用重点
(1)与政府部门相结合，实现生态系统的区域开放性
为政府部门规划服务是国土规划数字档案馆生态系统的基本任务。2014年以来，国家发展改革委、国土资源部、环保部和住建部在28个市县开展了“多规合一”试点。⑨随之，其他市县甚至一些省级行政区也陆续提出。究其实质，“多规合一”就是国土规划数字档案馆与政府部门结合，不同的政府机构利用数字档案馆平台，消除原有的市县规划下的自成体系、内容冲突、缺乏衔接协调等问题，以此来提升政府对于土地空间的管控能力，促进国土空间集约、高效、可持续利用和规划管理。国土规划数字档案馆生态系统开放性应用最早体现在政府规划方面。在国土规划数字档案馆建设以前，由于政府部门之间的“信息壁垒”，各种与规划相关的信息无法及时地传送，冲突时有发生。国土规划数字档案馆拥有精准的土地档案信息等资源，通过信息的及时推送，打破了政府部门之间的“信息壁垒”，实现了国土资源与管理机关与政府其他部门之间的信息共享，进而为政府各部门之间搭建起了“桥梁”，形成了节约型的生态系统。
(2)与“智慧城市”相结合，实现生态系统的整体开放性
为“智慧城市”服务是国土规划数字档案馆生态系统功能的拓展。近年来，国土档案管理系统通过与GIS技术的结合，形成了空间库、目录库、图文库三库合一的数字档案馆管理模式。例如，陕西省西安市勘察测绘院建立了规划用地档案管理的GIS系统，科学管理大量征地信息和档案资料⑩；安徽省安庆市城建档案馆通过融合城建档案管理规范、著录规范和GIS技术，研制开发了“可视化城建档案管理系统”；山东省济宁市国土资源局建立的“国土一张图档案管理系统”，实现了国土档案“数、图、文”一体化管理；武汉市国土资源局开发设计了国土规划数字档案馆，初步实现了国土规划数字档案图文一体化查询。随着城镇化进程的加速，我国城市人口激增，交通等问题开始凸显。国土规划数字档案馆为加强城市管理，为“智慧城市”建设提供了框架和基础。“智慧城市”绝不仅仅是实现城市的智能化，还包括人的智慧参与、以人为本、可持续发展等，具有丰富的内涵。国土规划数字档案馆生态系统的整体开放性就是与“智慧城市”建设全面结合，充分展现国土规划数字档案馆生态系统的开放性建设在“智慧城市”建设过程中的重要地位，全面实现档案信息与地理信息、社会信息的融合与共享。例如，与实时路况结合，实现智能交通；与遗产资源结合，实现历史遗产的保护；与旅游资源结合，推动旅游业的发展等。总之，国土规划数字档案馆生态系统与不同行业、系统或空间的结合，创建“互联网+”国土规划数字档案的空间，衍生出基于国土规划数字档案馆生态系统的新平台，从而推动“智慧城市”的发展。
(3)与民生工程相结合，实现生态系统的全面开放性
为民生服务是国土规划数字档案馆生态系统发展的基本要求和最高境界。例如，广州市城市建设档案馆承建的“数字城建档案馆系统”，将科技、文化、医疗、电子商业等领域信息数据库建立互联关系，为丰富传统档案馆馆藏提供线索和可能，并实现资源共享，为公众提供便捷的服务。从民生角度出发，数字档案馆通过档案信息资源集成系统和档案网站构建档案信息总和服务平台进行数字档案信息资源整合和利用，能够打破馆际界限和“信息壁垒”，集成各类档案信息资源，协同各数字档案馆间业务处理，实行统一认证、统一浏览和统一检索，为用户提供一体化的档案信息服务，体现了国土规划数字档案馆生态系统发展的整体趋势。网络环境下，国土规划数字档案馆生态系统开放性建设与当前各种互联网应用相结合，如公众常用的地图软件、出行租车软件以及团购软件等，通过开发国土规划数字档案馆移动应用或平台，创建国土规划数字档案馆微信公众号等方式，将国土规划数字档案馆中的数字档案信息以立体或平面图及文字形式展现在公众面前，方便公众的日常生活，增强国土数字档案信息资源在公众生活中的影响，激发国土数字档案馆生态系统活力，实现国土规划数字档案馆生态系统的全面开放性。
作者：陈胜 张萍 丁玲 单位：武汉市国土资源和规划信息中心
注释：
①林琼.国土档案数字化建设问题与建议[J].中国土地,2015(7).
②李晓燕,范威,陈三梅.济宁市国土资源局数字档案馆建设设计思路[J].国土资源信息化,2013(3).
③金波,汤黎华,何伟祺.数字档案馆生态系统建构[J].档案学通讯,2010(1).
④朱玉媛.档案学基础[M].武汉大学出版社,2008.
⑤倪代川,金波.论数字档案馆生态系统的功能[J].档案学研究,2013(4).
⑥数字档案馆建设指南[EB/OL].⑦蔡晓明.生态系统生态学[M].科学出版社,2000.
⑧蒋录全.信息生态与社会可持续发展[M].图书馆出版社,2003.
⑨“多规合一”：找准方向绘蓝图[EB/OL]
⑩马骏,贾斌.基于GIS的西安市规划用地档案管理系统[J].测绘技术装备,2002(4).
11.安庆市城建档案馆.安庆市可视化城建档案管理系统通过省科技成果鉴定[J].2003(4).
12.李晓燕,范威,陈三梅.济宁市国土资源局数字档案馆建设设计思路[J].国土资源信息化,2013(03).
数字档案工作计划范文3
关键词：数字档案；安全风险；应对策略
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
1数字档案安全风险应急响应
数字档案安全风险应急和安全评估是一个有机的整体，一个完整的安全评估工作也包括对组织的安全突发事件及时响应能力的评估。安全评估侧重对组织日常信息安全的测评工作，应是常态化，经常性的组织行为，而安全风险应急措施是在组织安全突发事件发生时的一种突发性、临时的组织行为，但对安全事件的应急准备工作则应和安全评估一样，是一种有计划、经常性的组织行为。安全风险应急实施人员通过对各种不确定因素的分析，在突发、重大数字档案信息安全事件的发生，及时采取有效措施，弥补损失并阻止恶性事件的扩大，使数字档案信息的损失降至最小。
在数字档案信息安全应急响应中主要有计划的准备、计划的编制和计划的实践三个关键环节使整个组织形成了一个信息反馈、控制、管理、决策的良性循环。在应急响应三个环节中，计划准备是基础，计划编制是依据，计划的实施是应急响应的核心。
计划准备阶段是在安全评估的基础上，全面掌握数字档案管理系统及组织存在的不确定风险因素，明确组织及应急目标，制定应急策略。
计划编制是在明确应急响应需求和响应策略基础上，将各项需求和措施进行细化、分工，以明确不同职能部门及人员的工作内容。
计划的实施是组织内相关职能部门对应急计划的实现，通过计划的实施，在原有安全措施的基础上，对存在的可能造成威胁数字档案安全的因素进行排查与补救，使其达到安全管理级别。
2数字档案安全风险应对层次
影响数字档案安全的因素多种多样，环节涉及数字档案从生成、收集、保管直到提供用户利用，关系到其形成机构、管理机构、流通机构、档案管理信息系统、人员、管理规范等多个方面，按照应对措施涉及范围，将对数字档案安全风险应对划分为三个层次：社会层面、区域层面、机构层面。
1)社会层面
社会层面的数字档案安全风险应对主要在国家层面动作，安全风险应对主体包括两类：一是主管全国信息化建设部门，包括国家信息化领导小组、国家档案局以及各个部委的信息化部门、档案机构等；二是国家档案馆。前者负责管理社会环境安全风险因素，营造一个相对安全的社会信息环境，使社会整体有较强的数字档案安全意识，逐步健全数字档案管理规范体系，完善数字档案信息服务体系。后者则对数字档案信息的收集实现安全管理。
2)区域层面
区域层面数字档案安全应对主要体现在一个特定行政区的范围内，其应对主体包括该区内主管数字档案的行政管理部门，如信息化指导办公室、档案局，其次是该辖区内的综合性档案信息中心、文件中心、联合档案室等。前者主要负责保障本区域档案信息化建设的社会环境，后者主要任务是保障委托单位数字档案信息的真实、准确、可用。
3)机构层面
机构层次的数字档案安全风险应对主要体现在数字档案形成机构内部，主体包括形成、管理、利用数字档案的参与者，主要任务是提供高质量的数字档案信息。
3数字档案安全风险应对手段
无论是社会层面、区域层面还是机构层面，实现数字档案安全管理策略的具体应对手段主要有：系统、管理、制度、人员及资金。
1)系统
生成、管理和保存数字档案的环境和管理信息系统的安全是保证数字档案安全的基础，"系统"类的数字档案安全应对手段，既要应对信息技术的先天缺陷，又要尽量减少管理信息系统及信息传输通道设计中考虑的不周，这主要涉及计算机硬件、网络设备等物理设施与应用软件、协议等软件平台等多个方面。
2)管理
主要指数字档案的生成、保存、传输等管理性工作。数字档案和组织业务活动相伴而生，因此组织的管理活动每个环节都承担应对数字档案安全风险的任务。数字档案信息生成环节的优化与管理方法的改进，可以有效防范和控制数字档案在管理与流通服务中面临的各种威胁。
3)制度
制度是要求数字档案生成、管理、存储、利用各环节的参与人员共同遵守的规章或准则的统称，包括政策、法律、法规、标准、内部规定等多种形式。
连续、有效、健全的制度是科学应对数字档案安全风险的保障。通过科学的制度建设，约束威胁数字档案安全的人为因素，调动各种人员应对安全风险的积极性才是根本。
4)人员
人员是数字档案安全风险应对中最关键的部分，也是最难的部分。应对安全风险，有效管理参与人员是建立在以下两个假设之上：
一是人人都可能带来不确定的安全风险因素，人人都肩负应对安全风险的职责。在对外部非授权用户制定防护措施时，也要加强对内部人员的管理、培训、监督和审计工作。
二是参与人员分工不同，每类人员参与应对安全风险的工作分工不同。在应对安全风险工作计划中，应明确主管领导、技术人员、管理人员、数字档案形成者、利用者的权利、责任和义务。
5)资金
资金是应对数字档案安全风险的基本保证。在风险评估及应对中，尽管资金不是充分条件，但是不可或缺的必要条件。组织管理、制度建设、人员激励等都离不开财力的支持。资金的参与，使安全风险应对工作在保障数字档案安全工作中发挥更有效的作用。
4数字档案安全风险应对策略
根据数字档案安全评估结果，全面分析数字档案生成、保存、管理、流通等各环节存在的影响其长期保存及安全利用的不确定因素，明确现有安全规则水平，在尽可能减少组织成本情况下，对威胁数字档案安全的不良因素进行有针对性的保护措施，使数字档案安全保护能力达到更高水平，保障数字档案价值的有效发挥。
依据安全风险管理的基本原理，应对数字档案安全风险，可以采用预防、减轻、接受、转移和回避这五种基本策略。
1)预防
风险预防是一种主动的应对策略，是一种事前控制，目的在于尽量规避安全事件的出现，是效果最好的安全风险应对策略。基本方法包括：防止不确定因素的出现、消除已经存在的不确定因素、有效管理不确定因素，防止安全事件的发生三个方面。
2)降低风险
降低风险也是一种主动的安全风险应对策略，在安全风险事件发生前，能通过计划、准备和控制，削弱不确定因素的威胁力量，降低安全风险发生的可能性或减缓不确定因素带来的不良后果。在无法完全预防不确定因素带来的不良后果时，合理规避风险也是一种优化选择。根据二八定律，在不确定因素中，只有很小一部分威胁最大，集中力量控制对数字档案影响最大的一部分不良因素，切断安全风险的连锁与耦合作用，降低安全风险的整体水平。因此，在数字档案安全管理过程中，对造成安全事件的源风险及低层风险因素的评估与预防应更加重视^。综合运用预防与降低风险两种策略，能有效阻止影响组织目标的重大安全事件的发生。
3)转移风险
转移风险又叫合伙分担风险，虽然它不能降低安全风险事件发生的概率或减轻不良后果，但借助法律规定的相关有效协议或合同，组织在安全事故中的部分损失按协议规定，由合作伙伴承担相应的风险后果，相对降低不良因素对组织的影响。
4)接受风险
接受风险是有意识地选择承担风险后果的一种策略，它不采取措施预防风险事故的发生，而是在事故发生后再进行处理。这种策略通常适用于应对发生概率低、不良后果轻的风险因素。它是一种较为"经济"的、应对风险活动成本相对较低的方法。如果风险事故中损失较小，远低于风险应对活动的费用，可以考虑接受风险的方法。接受风险策略分为主动和被动两种形式。主动接受风险活动与风险应急响应相似，有事先计划，一旦风险事故发生，立即实施计划以弥补损失，并防止向更大范围的扩散。而被动接受是不采取任务防护措施，在安全风险事故发生后，直接承担损失。
5)回避风险
由于不同的组织中，数字档案利用价值量与资源管理能力不同，组织放弃对数字档案的管理，从而避免了潜在威胁发生的可能性。回避风险是一种消极的应对策略，在档案数字化及社会化进程中，严重影响档案社会价值的发挥，浪费有效的社会资源。
预防、减轻、接受、转移和回避这五种安全风险应对策略，主动性依次降低、实施难度依次降低，而不良因素造成的损失却依次增加。在数字档案安全风险应对活动中，依据不同地区、机构、业务活动等特点，综合考虑多方面因素，根据组织自身情况的不同选择不同的应对策略，以提高数字档案安全层次。但无论采用何种应对策略，都应以主动应对为主，被动应对为辅的总体策略，尽可能避免或降低安全事故的发生。
参考文献：
[I]蒋贺.数字档案信息保存中的风险评估研究[C]. 2010年全国档案工作者年会论文集，2010
[2]张美芳.档案保护技术战略评估实践的研究[J].档案学研究，2009(1)
[3]庹宁，杨春秀.数字档案长期安全保存问题分析[J].华南金融电脑，2009(9)
数字档案工作计划范文4
一、云南档案工作的特色
（一）少数民族口述档案抢救成果突出云南是中国少数民族种类最多、特有民族最多、跨境民族最多、人口较少民族最多的边疆省份，少数民族文字仅为土司、毕摩、东巴、和尚、长老等少数人掌握，许多民族有语言而无文字，民族记忆长期依靠口传形式流传。针对在世的民族文化守护者和民族文化传承人越来越少的现实，云南省档案局以口述记忆征集和访谈为抓手，经过5年的努力，已完成13个少数民族口述记忆档案征集抢救。1、规划先行，上下联动，合力推进云南省档案局综合资金、人员、技术能力和少数民族人口规模、分布地域等因素，优先考虑年龄大及身体健康状况较差的受访者，科学制定了少数民族口述记忆采集工作规划，分区域分阶段有计划完成采集工作。在口述记忆采集方面，形成了全省档案部门设备、人才共享工作机制，合力开展云南少数民族口述记忆采集工作。2、口述为纲，统一流程，讲究规范一是确定口述记忆征集线索和访谈对象。坚持以民族为单元、以人物为核心开展少数民族口述记忆征集和访谈工作，主要围绕少数民族历史口述记忆、少数民族文艺口述记忆、少数民族科技口述记忆、少数民族宗教口述记忆、少数民族伦理道德口述记忆、少数民族民俗口述记忆等内容展开。口述访谈则主要围绕少数民族第一个厅级、县处级领导干部、第一个大学生以及少数民族文化掌握者进行。二是实施少数民族访谈。访谈计划包括:访谈内容、项目成员、项目进度安排、经费预算、受访对象、授权书的制定等。并由具体访谈人员在搜集掌握少数民族相关知识和地方历史文化以及访谈对象详细情况、必要背景、生活环境等信息的基础上，为每一类受访者制定兼具共性和个性的访谈提纲。访谈实施中进行直接录制，访谈内容涉及少数民族歌舞以及技艺时，让受访人边示范边讲解,将各个动作和手法进行分解。三是整理归档口述记忆。一份完整的访谈资料共包含访谈计划，访谈提纲，事件或受访者背景资料，访谈原始录音、视频、照片资料，访谈原稿，媒体报道，受访人对文字转录稿的意见，受访人授权协议书，访谈时间、地点等文字说明，现场笔记，征集到的与受访人或事件有关的档案资料，访谈工作总结等内容。3、项目拉动，采集到县，汇总到省云南省档案局注重以项目为抓手，分解工作任务，形成工作成果。每年按照规划对少数民族口述记忆采集工作内容进行分解，将工作责任和要求分别细化到各规划参与单位。口述记忆采集经费包含在云南少数民族档案抢救与保护项目经费中，纳入省重点档案抢救与保护经费范围，由省对各项目实施单位给予补助，各项目实施单位协调各级财政，配套必要经费，为项目实施提供必要保障。年度项目截止时，各项目实施单位将采集到的少数民族口述记忆成果，汇总到省档案馆，由省档案馆统一整理和保存。4、外协内联，形成机制，共建共享目前，云南省多家机构及研究学者均有涉及少数民族口述记忆采集工作，致使目前大量的口述记忆资料散存在不同机构及个人手中。云南省档案局通过分类管理、通力合作、整合力量等措施，逐步构建少数民族口述记忆管理体系，并与省民族学会合作开展少数民族档案资料征集工作，与云南大学民族研究院合作开展口述记忆采集工作。2009年，云南省档案局还承办了国家档案局与新加坡国家档案馆联合举办的“抢救保护云南少数民族口述历史培训项目”，并分别于2011和2012年选派业务骨干赴新加坡国家档案馆接受强化培训，省档案局馆处级以上干部全部参加了新加坡轮训。
（二）数字档案建设扎实推进2009年以来，云南省以省档案馆为龙头，带动州（市）、县数字档案馆建设，至2013年底，全省三级档案馆拥有数字化档案1.18亿页，目录数据5683万条，其中，省馆4148万页，637万条；州市、县馆7710万页，5046万条。曲靖市富源县率先建成县级数字档案馆；楚雄、临沧、昆明、大理等州、市按照规范程序启动数字档案馆立项建设，昆明、保山、曲靖等州市完成所有馆藏文件级目录的数字化。1、规划先行，强化指导，统筹建设一是制定规划，明确目标。云南省政府办公厅下发《云南省档案事业“十二五”发展规划》，提出在“十二五”期间全省要“建成一批电子文件（档案）管理中心和数字档案馆”的目标。二是制定系列指导意见，强化业务指导。先后制定《云南省数字档案档案馆建设规程》、《云南省数字档案室建设规程》、《云南省机关文书档案数字化规范》、《云南省文书类电子档案移交接收试行办法》。三是编制和实施省档案馆数字档案馆建设规划。提出用十年时间，分两个阶段投资9200万在云南省档案馆建成数字档案馆。四是推行州市县级数字档案馆建设规划审核指导机制。通过把好规划和方案审核关，提高各级数字档案馆建设水平。2、明确任务，省馆示范，有序推进一是明确翻三番目标，逐年逐级分解落实。今年4月的档案数量化工作会提出，全省档案数字化量以2010年为基数，到2020年翻三番的目标，并将工作量逐年分解，按馆藏数量、业务基础再分别落实到省、州（市）、县，每年监督检查完成情况。二是省馆先行，引领示范。自2009年启动数字档案馆项目建设以来，省馆每年制定年度建设方案，明确工作任务，明确完成时限，明确责任人，跟踪督办，确保按期或者提前完成年度目标。三是州市县级积极推进。目前，楚雄、临沧、大理、昆明等州市启动了数字档案馆项目规划立项工作，西双版纳、德宏、保山等州市争取到档案数字化专项支持，富源县率先在全省基本建成县级数字档案档案馆。3、项目带动，整合资源，分步实施一是积极争取数字档案馆建设项目。2009年，云南省政府主要领导批示同意省档案馆数字档案馆建设，随后省发展改革委及时组织项目可行性研究，省财政厅积极落实项目资金，省档案馆数字档案馆建设得以启动。楚雄州投资1700万建设州数字档案馆，第一期项目资金已经到位，成为云南省第一个启动专项建设的州级数字档案馆。二是积极争取电子政务建设项目。云南省档案局寻找档案数字化建设和电子政务建设结合点，争取到政府信息公开数据库、省级电子文件归档系统两个电子政务项目，整合到数字档案馆项目中整体规划和同步实施，丰富了数字档案馆建设内容，同时也支撑和服务了省级电子政务应用。三是与重点档案抢救项目和县级档案馆建设项目紧密结合。在县级通过实施新馆建设，一方面带动当地政府对档案馆配套设施特别是信息化基础设施的投入，另一方面，各新建馆普遍规划和建设100平米以上的标准化中心机房，设置电子文件中心、电子档案查阅场所，布设标准规范物理隔离网络。四是扩大合作，开展专题数据库建设。省档案馆优先完成了省民政厅等92个政府口与民生紧密相关部门馆藏档案的数字化。今年，云南省还将以省档案馆平台和网络为核心，以州（市）、县馆为节点，建立集中与分布相结合的民生专题数据库群，逐步实现民生档案“跨馆查档、就近出证”。
二、四点启示
（一）新馆外形要从“外树形象”角度考量2011年7月修订的《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》从档案馆选址与五项功能、建筑技术指标和档案特藏库都有明确规定，并对档案库房区、对外服务区、业务技术区和办公区提出“四区分开”要求。今年6月18日，国家档案局局长杨冬权在全国档案馆建设研讨会上指出，未来档案馆建设要把档案馆发挥“五位一体”功能放在首位，也要有中国元素和文化气质，要好看。这对今后的档案馆建设提出了更新、更高的要求。云南调研期间，我们查看了云南省列入“十二五”国家支持建设范围的103个县市级档案馆设计图集，并直接到4家档案馆调研。一个突出的印象是，云南县级档案馆的外形普遍注意外形设计，体现出边疆文化特色，也凸显了云南各民族的个性。特别是巍山县档案馆建筑带有明显的南昭古国的特征，茶文化元素、少数民族文化元素都成为了档案馆外立面的表现形式，并与周边环境协调。毋庸讳言，湖北已建成的县级档案馆，多数外形都缺乏区域个性，更难找到荆楚元素。红安档案馆的外形设计，“铜锣与大刀”元素让人耳目一新。现在湖北档案部门正结合鸿忠书记“三加强一服务”讲话的学习，着力在“服务大局服务民生内强素质外树形象”上下功夫。档案部门的形象的树立可以有多个路径，但档案馆的建筑外形最简单、最直接、最长久，其视觉冲击力不可低估。下一步县级档案馆建设，应在确保使用功能基础上，注重外形设计，在区域地方个性、荆楚文化元素方面多点考量。
（二）新馆开馆、展览开展两同步效果不可小看云南省县级档案馆建设管理办法提出，县级档案馆新馆开馆时必须至少要举办三个档案展览，必须要结合馆藏举办一个具有民族和地方特色，反映本地区历史发展进程、重大建设成就、重要历史事件等方面的基本陈列展览，条件许可的还要筹办一个具有当地历史人文特色、形式丰富多样、视觉效果强烈的专题展览。从安宁、楚雄、巍山3县市展览来看，大气恢宏、内容充实的档案馆展览大厅在专门展览馆、陈列馆缺乏的西部县城抢占了文化发展先机，更是一张光鲜的档案名片。湖北的经济社会发展比云南先进，但专门展览馆、陈列馆的发展也不平衡，山区县与贫困县在这方面的欠账太多。新档案馆开馆之际举办有文化内涵的大型展览，使档案馆的展览成为当地的城市会客厅，成为上级党政领导调研检查的必到场所，其服务作用不可低估，其作为空间不可小看，其综合效应不可限量。
（三）土家族口述记忆抢救和荆楚记忆建设宜早不宜迟“口述档案”概念由国际档案理事会1984年提出，我国20世纪80年代中后期开始口述档案实践。云南省以项目拉动方式，运用征集、收集、拍照、录音录像、口述历史采集等手段，建立少数民族档案资源特藏库和专门数据库，同时全面收集、征集少数民族特色产业的相关档案。湖北境内，独有的少数民族不多，但土家族分布在湖北9个县。现在，口述档案日益成为人类记忆工程的新宠。随着社会的进步与城市化的加快，民族的、民俗的、地域的记忆会日显珍贵，今天能随处可见的，明天就会无法再见；今天看似平常的，明天就成为无法复制的。从这个意义上说，土家族口述记忆的抢救要提上议事日程，江汉平原、鄂东南、鄂西北民俗、民风、民情档案的系统采集也势在必行。
数字档案工作计划范文5
【原刊地名】太原
【原刊期号】200304
【原刊页号】23～24
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200401
【 标 题】档案馆数字化资源建设的定位和选题原则
【 作 者】宋淑芳
【作者简介】宋淑芳 太原市档案局，山西 太原 030002
【摘 要 题】数字信息化
【英文摘要】the position and principle of selecting sutbject in resource construction of archives digitization in our country (song shu-fang)
【关 键 词】档案数字化/定位/选题
archives digitization/position/selecting subject
【 正 文】
文章编号：1005-9652(2003)04-0023-02 中图分类号：g271 文献标识码：a
数字档案馆的建设要做好前期调研工作，包括对数字档案馆的硬件、软件、存储格式与检索标准、工作路径的选择，还包括对数字化及数字化对象系统数字化加工与商品化的数字化产品的系统建设问题。后者就是一种数字档案馆的本身定位与数字化资源选题确定问题。这是本文所讨论的重点所在。
一、定位明确
档案馆作为我国科学文化事业的重要组成部分，是广大档案用户开发利用档案信息资源的基地。档案用户广泛分布在社会的方方面面，形成一个主体部分各自独立、边缘部分相互交叉的特定用户群。这些不同的用户群，构成需求多元化、多层次、多变量的用户市场。面对这样的市场，档案馆应该明确自己的定位。定位是一种限制，是一种特色的体现。特色来于限制，体现有所为有所不为的本质。为此，档案馆数字化资源建设定位的思路应包括：
第一，个性多元、交流便捷、平易包容、丰富而不同于别家的内容。独特性与交互性是互联网的最大特色之所在。我们提倡柔性沟通，讲究品位与格调，形成独立的风格。
第二，不张扬，不显赫。因为它的建设成果主要是在于它的真实性，而不是艺术性与技巧性。
第三，受众面广还是受众准确——分众化，成为新世纪最值得注意的传媒发展趋势，我认为受众面准确更易讨好用户。
第四，注重休闲文化，淡化学术性，注重地方档案特色。
二、选题原则
以档案用户需求为原则，为档案用户服务，是档案馆工作的根本宗旨。为此，档案馆数字化资源建设应做到：
（一）以满足用户需求为原则
要认真了解、研究档案用户的需要、兴趣和接受能力，以便有针对性、有目的地考虑选题和进行选题策划，满足用户在学习、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。档案用户是复杂的社会群体，有年龄、职业和地域等方面的区别。年龄、职业、地域相同的用户，因思想文化素质不同，又分为不同的层次。这些档案用户的工作需要、学术兴趣是各不相同的，设计选题、进行选题策划时，要根据具体的档案用户的实际情况，研究、决定所选档案的内容、层次级别、载体形态、文献类型、数字化成品的类型等。
现代档案馆馆藏建设与传统档案馆馆藏建设的最大区别在于：传统是“从头做起”，是从浩瀚的档案中撷取符合本馆需要的档案，经加工编写给予档案用户参考利用；现代是“从尾做起”，掉过来操作，“整合”是其要义。换一种说法：前者是以计划为特征；后者则是以市场需求和吸引利用者为特征，靠注意力经济吸引档案用户。
（二）注重发挥档案的特殊功能
与其他网站不同，档案网站不仅要传播档案信息，还要积累档案信息。各个民族、各个时代的档案信息载入网络后，便能成为人类共同的精神财富，可以超越时代、民族、地域的界限，长期流传，造福后代，这是档案的特殊功能。档案数字化的选题，要注意发挥档案的这种特殊功能，多安排一些具有重大文化、学术价值和长远生命力的选题，即使这类档案在经济建设上暂时绩效不明显，也要从社会文化建设的长远需要出发，在财力允许的条件下尽量保证。数字档案馆能及时、准确、系统提供科技知识，它比一般数据库系统提供的检索服务方式更方便自然，也就更贴近用户。例如，数字档案馆的网上专题展览可以使档案馆这类“爱国主义教育基地”在网上活跃起来。
（三）品牌原则
档案馆的品牌原则更多地体现在重要档案主题的专藏上。重要特色档案代表档案馆的馆藏质量和工作成就，反映档案馆的馆藏宗旨和风格特色，对于提高档案馆的声誉和地位具有重要意义。因此，设计重点档案的数字化选题是选题策划工作的首要任务。对于小馆而言，应把力量集中在强势项目上，实施优势定位，依据档案馆优势资源，全力形成自身的优势形象。一个好的品牌，除了固定用户接受、认可外，经过长时间的推广和延续，更易在市场上形成好的口碑，更能吸引广大用户，提高点击率，达到事半功倍的效果。
（四）个性化、系列化原则
个性化就是选题的独创性和开拓性。独创性是指在数字化档案的内容、形式、编撰体例等方面的创新。开拓性指开发新的选题领域或者在原有的选题领域中拾遗补阙。每一个选题都应该有新的构思，形成鲜明的个性特色，避免和已经成型的网站重复雷同。一个档案馆的数字化选题策划也应该有自己的个性，有自己的编辑思路、数字化文献的风格，不能一味模仿别人。系列化也是选题工作的重要要求。由许多单个选题构成的选题计划应该向系列化的方向发展，使原来零散的选题逐步配套，构成一个统一的整体。
（五）市场原则
在社会主义市场经济条件下，市场的竞争机制、供求规律、价值规律不以人们意志为转移地起作用，档案文献数字化工作与网站建设必然受到市场的制约。因此，选题要充分重视市场作用。设计选题要考虑市场需要和档案信息的供需情况，没有市场需要，一般不宜采用，如果采用，就要使选题有比同类信息更高的质量和鲜明的特色，并要预先策划推销的策略和手段。所谓市场原则，就是让网站建设驶入个性化服务的轨道。对于网络，不仅要把它当作一种新媒体来看，要时刻周密考虑市场的需求，在每一个环节上谨小慎微，从小处着眼，从质量着眼。市场是复杂的，利用需求也是千差万别的，不考虑数字化产品的利用定位，不对市场信息做具体的分析，盲目的追求市场潮流进行数字化，就可能被市场所“误导”，导致产品背离利用者的需求。我们在认识与实践中不能陷入一个误区：把市场潮流等同于利用者需求，因而盲目随大流，忽视了利用者的真正需求。
（六）稳定、可行性原则
选题策划要有相对的稳定性和可行性。列人数字化计划的选题要力争能够成功并上网，否则就会造成工作的被动局面和人力、物力的浪费。为了达到上述目的，需要注意两个方面的问题：一是研究分析完成数字化工作应该具备的主观条件，如网站编辑力量、数字化与元数据力量、数字化工作及上传的设备条件和启动及后续资金等，都是完成策划方案应该具备的条件；二是充分估计客观情况可能发生的变化，如利用者兴趣转移、市场供求关系发生变化，都会影响计划的稳定性和可行性，在策划时应该对未来情况的变化有充分的思想准备，在策划指标、完成时间等方面注意留有余地，同时保留一部分机动力量，以便根据新的情况提出新的选题，完成新的任务。
任何战略目标的制定，都要考虑它的可行性。就是必须维持最低生存线。如经济学上所说的“短边效应”所言。应以我们最薄弱的环节来制定我们的计划，这就是为什么必须强调对大多数档案馆来说，讲特色比讲规模更重要。
数字档案工作计划范文6
一、声像档案数字化管理是我校档案工作的必然要求
笔者所在高校早在2011年就明确提出建立数字化档案馆的工作目标，为更好地推进此项工作，两年多以来，笔者先后实地考察调研了省内外十几所档案数字化工作开展良好的兄弟院校档案馆（室），利用一切可能的机会加强与他们的沟通交流，学习和借鉴他们档案数字化工作的指导思想与原则、运作方式、系统建设、管理模式等方面的先进经验，探索适合我校数字化档案馆建设情况的方法和道路，在当前学校有限的人力、物力、财力下，尽快推进校馆藏档案数字化及服务利用网络化工作，尤其是声像档案数字化管理方面。
二、当前高校声像档案数字化管理的基本情况：
数字化档案馆的建设基本可分为三个阶段：一初始阶段主要是建立档案信息化管理系统，进行纸质档案的电子化管理工作；二发展阶段，主要是光盘和局域网络在档案馆的应用，用户可以在档案馆及其以外的局域网内任何场所访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统；三数字化档案馆阶段，通过互联网跨越馆际，超越时空限制，在虚拟档案馆中利用档案信息资源。不论是哪个阶段，都离不开数字化档案管理系统的应用。当前，不少的高校档案馆已经进入数字化档案馆建设的初始化阶段和发展阶段，开发或引进了档案自动化系统，对馆藏纸质档案进行数字化加工与处理，应该说，已经取得了阶段性的成果。各高校在声像档案的数字化管理方面还是处于探索阶段，主要分为以下几种情况：
（一）利用某个较成熟的档案管理系统进行声像档案数字化管理
当前，各高校都是在市场上自主选用相关的档案管理系统，在调研与走访过程中，笔者发现全国不少高校档案馆选用了南方某所高校所研发的档案管理系统，甚至很多国家机关与企事业单位也选用了该系统。该系统从2003年研发完成投入使用，已经通过省档案局科技成果鉴定，也获得了国家版权局颁发的计算机软件著作权登记证书。可以实现档案录入、全文挂接、档案查询、档案借阅利用统计、档案借阅、办公自动化系统识别、信息等功能，是当前市场上比较成熟的一款系统之一。该系统是由某大学的档案馆与南京某科技有限公司联合研制开发的电子文件和电子档案管理系统及信息系统。据部分使用该系统的档案馆工作人员反映，该系统的利用能够明显提高工作效率，保障数据安全，与学校的办公自动化系统直接对接，在已有数据库的基础上进行资源的二次开发利用，并直接利用档案管理系统中数据库的相关数据制作档案馆网页进行与公告。不少高校在利用该系统处理文字性档案资料的同时，管理照片、音频、视频档案数据。
（二）在选用某个信息管理系统的基础上进一步自主开发
部分高校在利用某个比较成熟的系统进行管理数字化的文字档案的同时，也发现了其在管理照片、音频、视频等声像档案方面的局限性，比如在上传的声像档案数据量不大，同时使用系统人数不多的情况下，数据上传速度较快，查找利用效果比较理想。但数据达一定空间后，系统会出现运行缓慢的现象，10人左右同时在线工作会出现系统缓慢至不运转状态。针对这种情况，所走访的上海部分高校档案馆为应对这种情况，引进了计算机和软件设计专业的工作人员，根据自己学校的声像档案管理工作需求，做出系统设计方案，请相关专业公司重新设计了专门的声像档案管理系统与正在使用中的文字档案管理系统对接。重新设计后的声像档案数字化管理的系统设计理念是以利用方便为主要目的，查找对象的速度比较快，并且考虑到了照片的版权保护问题，避免日后产生相关法律问题。档案馆为保证服务器的良好运转，仅在服务器的升级、扩容上就先后投入了30多万，对服务器的设计要求上也特别注重数据的安全保护问题，采取了双重保护措施来保障数据的绝对安全。
（三）独立自主研发系统
据笔者了解，上海交通大学的数字化档案馆建设工作早在2000左右即启动，在档案界已经是有口皆碑。上海交通大学档案馆设有信息中心技术室，能够针对学校工作需求自主开发档案管理系统和信息网页。分为“归档平台”、“档案查询”、“学历学位认证”、“校友人物信息查询”、“科研获奖成果查询”、“历史文件中心”、“现代文件中心”、“编研陈展”、“专题汇编”、“视频点播”等几个部分。但是，该系统并不推向市场，仅供自己学校使用，无法在其他学校推广。该校的照片管理系统可以实现网上查阅，不直接调用原版照片，查阅原版照片需调用光盘或磁盘阵列。在我们已调查了解的几十所高校中，均未开展视频档案的数字化管理工作。该校档案馆负责人表示，他们刚开始启动视频档案的数字化管理工作，前不久陆续考察过中央音像馆所用的媒咨系统、青岛档案馆和深圳档案馆的数字化管理工作，正在做工作规划方案。但是该系统投入大，工作过程纷繁复杂，需要大量的专业设备和专业工作人员来配合操作该系统。
山东大学档案馆也正在研发自己的档案管理系统，该系统可以实现照片与视频的数字化管理，当前已经投入使用，正在推向市场。
三、对于高校建设数字化档案馆的几点思考
（一）档案资源的数字化处理是一项投资巨大的工程
当前各高校建立数字化档案馆都面临不仅要数字化处理当前产生的档案资料，还要数字化处理历史遗留的过往资料的问题。这是一项复杂的系统工程，不可一蹴而就，需要长时间地投入大量的人力、物力和财力。所考察的几所高校在有限的人力资源的情况下，都采取服务外包的形式来解决这个问题。在此工作上同济大学档案馆2011年投入99万，数字化处理了140万页档案资料，计划2012年投入200万，以后计划每年投入300-500万，直至此项工作完成；目前上海交通大学档案馆通过此种方式数字化处理了400多万页档案资料；上海师范大学档案馆的服务外包工作合作单位是上海八一厂；西南石油大学和苏州大学档案馆是采取有选择性进行资源数字化的方案，珍贵的档案、利用率较高的档案（如新生录取名册等）、字迹退化的档案、基建图纸档案优先数字化处理。
（二）建立数字化档案馆要注重档案队伍建设
数字化档案馆的建设需要配备专业的计算机技术人才来维护、管理档案管理系统，随着系统开发公司原有软件的升级和更新换代，加上供应商地域距离的遥远，在系统的服务期过期后，仅依靠供应商的服务很难保证系统的正常维护、开发和升级，并且存在后期维护服务费用投入巨大，服务不及时不到位的问题。我校及山东大学等学校目前所使用系统状况使我们深切的感受到这一点。上海交通大学档案馆和上海师范大学档案馆的档案管理系统都是靠档案馆自己的计算机专业人士来维护系统正常运转。另外，还要培训一批技术骨干和管理人才，提高全体工作人员的数字档案馆工作思维、操作技能。
