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人事信息档案的管理范文1
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 055
［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）14- 0092- 02
1 引 言
医院人事档案管理是医院人事工作中的重要组成部分，随着医疗卫生事业单位的人事制度改革和医疗体制改革的深入，医院管理更趋向科学化和规范化。医院规模不断扩大，医护人员和其他辅助人员不断增加，大量的、复杂的人员构成医院管理工作，尤其对人事档案管理工作形成了巨大的压力。医院信息化建设逐步提速，医疗部门、财价、设备管理等主干网络也相继实现信息化管理，医院人事档案信息管理更显得尤为重要。医院人事档案管理也必须由传统的管理手段向信息化管理转变，这是医院人事档案管理走向现代化的必然趋势。
2 目前医院人事档案管理现状
目前大多数医院人事档案管理仍然基本上沿用传统的人事档案基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信息状况。在信息技术高度发达的今天，其局限性日益明显。
2．1 档案管理意识淡薄
长期以来由于档案工作不能直接创造经济效益，因而在实际工作中出现档案管理可有可无的模糊认识，意识不到档案在人事管理工作中的重要性和必要性，只见直接，不看间接。
2．2 人工操作归档，费时费力，准确性难以保证
医院人事档案主要记载着工作人员的经历、学历、工资变动、职称晋升及奖罚等方面的原始记录。我院现有工作人员2 000余人，由于档案资料的增加或更新（如晋升工资、年度考核、学习进修等），许多材料需要同时归档，出现此类问题，不可避免地会发生归档错误。这样就需要将上千卷档案重新整理，牵涉大量的人力、物力。
当前的人事档案所涉及的许多材料如果未能及时归档，遇到档案信息查询时，则档案信息的准确性不高。同时在个人考查、核定工资、家庭调查等情况时需调阅个人档案对原始资料进行查阅，多次查阅原件，难免发生档案损毁的情况，致使出现档案的准确性难以保证的情形。
2．3 档案资料管理困难，利用率低下
目前的档案管理，因为还没有完全实行信息化管理，大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，缺乏对档案出、入库记录和档案变更的管理。遇到档案的查找、编辑、分析等工作时，要用人工方式完成，致使人事档案在使用过程中不能以最快、最简捷的方式查找相关人事资料，极大地影响了工作效率。
2．4 档案管理人员自身素质较低
人员配备不齐，在有些领导眼里，认为档案管理工作是照顾老弱病残的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些资料，据了解我省从事医院档案管理工作的专职管理人员有70多人，但没有一人是专业研究生毕业的，本科生专业毕业的也仅有几人，大部分都是半路出家，知识结构及其不合理，兼职人员多，变动频繁等现象在各单位普遍存在，这样势必影响档案管理工作的质量和利用。
3 医院人事档案信息化管理的特点
3．1 档案信息化管理的优点
（1） 提高档案管理工作的效率。由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据，使用计算机管理医院的人事档案，在查询、统计时既可避免手工抄写出现的失误，又可减轻人事管理人员的劳动量，节省时间，提高工作效率，数据查询又快又准。
（2） 提高档案信息的利用率。医院是人才密集型产业，其人事档案在医院领导者知人、认人、用人过程中有着重要作用。使用信息化管理医院的人事档案，其速度快、精确度高、贮存量大、功能多、通用性强的特点，可以及时给医院领导决策提供准确、全面的人事信息，为医院的人员编制、人员调整、人才的中长期规划等诸多方面提供可靠、详细的资料，极大地提高人事档案的利用效率。
（3） 延长档案原始材料的寿命。人事档案材料实现信息化管理后，档案信息的查询，以计算机查询为主，减少了因重复调档、阅档、摘抄等工作所造成原件磨损，有利于原始材料的完整保存，有效地延长了人事档案的寿命。
3．2 档案信息化管理的不足
医院档案信息化管理能为人事部门提供优质的服务，使档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也认识到档案管理信息化也有一些不足：① 档案信息的原始性及真实性问题。由于原始信息是经管理人员录入系统，所以形成的电子文件可能因为录入过程中的手误而出错，也可以被他人改动后而不留痕迹。② 档案信息资源的安全保密性问题。档案信息有很强的机密性，所以信息资源共享必须严格执行安全保密的规定，必须赋予权限，只有档案管理人员和主管领导能够查阅个人档案材料。增强人事档案管理人员网络信息安全防护意识，提高安全防护的技术水平，防止失密、泄密现象的发生。③ 凭证价值问题。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。
4 健全与完善医院人事档案信息化管理体系
4．1 建立健全医院人事档案管理体制
人事信息档案的管理范文2
关键词：人事档案，信息化，管理
高校人事档案是教师、干部、工人的个人经历和社会实践的记录，是其思想品质，业务能力和工作情况的反映，是历史的、全面的考察、了解和正确选拔人才，选贤举能，知人善任的重要依据，随着高校教育和管理体制改革的不断深化，高校人事档案管理工作，也越来越重要。因此进一步加大对高校人事档案的管理力度势在必行。科技论文。
信息技术的广泛应用改变了人们的生活方式,促使了各个行业的变革,档案作为国民经济和社会发展的重要基础性战略信息资源,具有重要的社会价值和经济价值。因此对于高校档案管理来说,如何适应信息化发展需要,借助信息化手段进行有效管理和充分利用是一个至关重要的问题。
1、信息技术在人事档案管理中的作用。
人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是高校人事部门对个人管理的重要凭证，同时也是高校开展各种工作的基础，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理等工作都具有重大促进作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式，由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化，另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类，提取、分析、加工，可以大大提高档案管理的效益，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。
2、档案信息化管理的有效措施
（1）、进一步强化档案信息化管理的现代意识
人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。由此可见，大力加强档案管理人员计算机技能是十分必要的。
（2）、高度注视档案信息化管理的安全意识
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而带巨大的损失，在档案管理中一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。科技论文。
（3）、进一步提高档案管理人员的专业素质
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，尤其要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。
另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任。因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。
（4）、进一步加强档案信息化管理的法规建设
档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护，档案的收集，保管和利用也需要法律法规加以保护，依法管档是保证案档工作健康发展的重要手段，高校党委、人事及各组织部门的领导，要加强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规，强化人事档案管理意识，并要根据社会和学校和改革发展对人事档案工作的新要求，及时制定人事档案工作发展规划计划，加强人事档案管理工作所需的软、硬件建设，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作，有章可循。
（5）、高校人事档案信息化管理的主要节点
高校人事档案的信息化建设应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的人事档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题。一是数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。二是电子档案的法律凭证问题，电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。三是统一数字化标准格式问题。科技论文。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。
综上所述，人事档案的信息化管理及人事档案管理现代化建设，对实现高校人事人才信息的社会化有非常突出的现实意义，高校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，从而实现高校档案管理工作的根本变革。
参考文献;
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8、sqjsj.gov.cn/ReadNews.asp?NewsID=23569
人事信息档案的管理范文3
关键词：档案信息；数字化；人事档案；思路
一、人事档案管理信息数字化建设的重要意义
数字时代档案管理工作已从过去纸质、人工管理模式逐步转变为数字化、电子化处理模式，以归档环节为例，在结合信息数字化处理模式进行档案分类、资料归档时，可按不同类型将规划业务档案分为不同信息模块，并按照各自时间线进行排序。即，对于某一年度之前生成的档案，可用档案管理软件进行相关数据的录入后，以传统案卷方式整理归档，并注明“传统处理”字样；而对此后年份生成的档案，则可根据国家及省市相关部门对档案管理的规定，统一转化为“按件”模式处理，同样在用档案管理软件进行相关数据录入后，备注“简化处理”字样，由此极大程度简化了归档流程，也为日后调档借阅流程奠定了“一键完成”模式的基础。此外，通过运用这种数字化档案处理模式，单位档案系统内每新增一个卷宗，卷内文件目录便可自动生成，档案管理人员只需挂接对应原文，系统便能自动检测原文是否漏挂。由此，不仅能够保证档案的完整性，有效节省整理、录入和归档时间，同时这种分门别类、高速检索的处理模式还能有效改善档案利用效率，有益于单位档案管理工作质量的整体提高。但要注意的是，档案数字化建设必须根据单位业务档案卷宗相对固定、对象不同等特点，综合考虑是否应用卷宗整理“自动化模式”。
二、推动单位人事档案数字化建设的可行路径
人事档案管理必须确保内容的绝对真实与全面，这就要求在建档初期，不仅要强化档案信息录入，在原有基础上认真清查、核对信息，及时剔除无效、虚假信息，清除虚假材料，同时还要扩展存档范围，将个人可公开信息分类储存，建立与需求对口的人才数据库，为社会企业及相关单位提供最全面、准确的信息凭据。而实践中，如何有效推动并实施档案数字化建设，笔者总结工作经验，提出了以下几点思路：（1）强化档案数字化管理意识，夯实管理人员专业基础。这就要求人事档案管理人员在夯实档案管理专业知识的基础上，还要全面学习并掌握当下信息数字技术，树立数字化管理意识，积极参加档案管理学术交流，将档案管理理论知识运用到实际档案管理工作中，以科学化的管理技术知识指导档案收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等系列工作的开展。同时，要基于数字化建设的工作实际，设定明确、可行的人事档案岗位职责，健全人事档案资料安全管理权责机制和档案资料安全个人责任制，以确保档案资料的安全储存。此外，还要端正单位各职能部门对人事档案管理工作重要性的认识，强化行政、后勤等职能部门相关人员的档案意识，以保障档案管理工作自上而下地有序开展，落到实处。（2）健全档案管理流程标准，提高内部调档查阅的效率。人事档案数据来源非常广泛，推行跨系统查询操作，能够极大程度提高检索效率。对此，工作实践中可结合单位实际，建立与之相匹配的综合业务档案数据库，以实现人事档案的动态、实时更新与维护。比如，可将各类数据进行综合归档管理，保障跨系统电子数据的全要素综合查询的畅通；同时，合理设置人员权限，健全档案管理借（查）阅登记制，以保障实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的同步操作，在提高内部档案使用效率的同时，亦进一步完善人事档案规范管理，提高单位整体的行政服务效能。（3）以实际需求为导向，加大数字化设施投入。人事档案数字化建设离不开先进的信息录入系统和管理系统，也离不开稳定、齐全的工作设备。这就要求各单位要结合实际发展需求，及时配置相应的信息录入设备，购置档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、保险箱、高内存电脑、双面打印机等，以保障数字化建设工作开展拥有完备的硬件支撑。同时，以档案利用实际和单位业务主导为依据设计人性化、科学化的档案数字管理系统，充分发挥数字技术的智能、高速等特性，以实现人事档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标，从被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。
三、结语
普及信息数字化管理是社会各企业及单位档案管理实现自动化、高效化目标的有力手段和有效工具。在这一发展形势下，人事档案管理应进一步加强信息数字化建设力度，与时俱进，同期开展一系列革新举措，以适应市场大规模的人才需求，助力社会经济蓬勃发展。但要注意的是，信息技术虽为工作带来了快捷与高效，但同时也存在档案信息外泄、个人隐私被公开等潜在风险。因此，在数字化建设工作开展过程中，各单位及档案管理人员应增强安全管理意识，强化对数字信息技术安全的定位，及时发现并解决网络系统共享、信息资源公开等程序上的缺漏，以保障人事档案规范化、制度化等管理目标的实现。
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人事信息档案的管理范文4
经济全球化的实现，科技的不断发展，对于不同信息的需求已日益迫切，当今档案信息化的建设已被档案界最为重视，成为近几年重点探讨课题，尤其是在人事的档案信息化建设方面，为企业的发展以及走向国际化都提供了全面的信息保障。这些年来，各界都在重视对档案进行信息化的管理，而信息化最主要的途径是将信息资源进行关联，这样一来可以为企业的人力资源提供准确的信息支持。电子文件凭借着其使用方便、保存完整等优点逐渐取代了传统的“实体档案”的管理方式。人事档案的管理可以说是整个人力资源对相关的人事信息进行整理和收藏的重点内容，因此对于现在而言如何使人事档案的管理快速成为信息化的管理，如何使其能更好、更快的为企业的发展提供服务成为现在最急于解决的问题。
1、新形势下建设人事档案管理信息化的必要性
1.1构建现代化人事档案的管理形式
强大的信息化时代要求人们努力从生活中去挖掘各种各样的信息，这就需要我们去解决如何打造人事档案管理信息化、建设现代化人事档案管理模式这类问题。为了能够将繁重的工作变为灵活机动的流程，我们必须跟随信息化时代的节奏；为了能够提高信息的收集处理能力，我们必须合理运用现代信息化技术；为了从源头上让人事档案管理工作效率得到提高，我们必须实现人事档案管理信息化。
1.2推动人事档案信息的资源共享
信息化时代将各大领域联系在了一起，让不同的信息得以交叉汇总，整合成更为系统的信息库，这就创造了信息资源的商机。也就是说，信息资源已逐渐成了现代化市场经济条件下的重要战略资源。为了能够实现人才价值开发的最大化，我们必须开展人事档案管理信息化建设，使得人事资源得到共享，为人事工作提供服务。同时也应该运用科学管理对人事管理信息实施加密措施，保障人事信息资源的安全运用环境，推动人才的发展。
1.3开发人事档案资源的运用价值
信息化时代的标志——计算机的广泛运用在人事档案信息资源的管理方面发挥了巨大作用。这一新型的管理模式将会带来人事档案管理模式的转变，尤其会提升人事档案信息的利用率。計算机的开发与运用推动了立体化、全面化、多层次人事档案资源集成模式的构建，充分发挥了人事档案在人事工作中的服务功能。数字化的人事档案查询方式为人们随时查阅人事档案信息提供了便利，让档案的实用价值得到了充分的发挥。这种新型的管理模式完全可以满足新时期对人事档案工作的各种要求，适应现代市场经济的发展，为社会现代化经济建设提供服务。
2、新时期人事档案管理信息化建设路径
2.1建立档案管理制度
为了使档案的管理符合企业发展的需求，企业管理人员必须提高对档案管理工作的重视，并制定相关的档案管理制度。对于一个企业而言，若能够妥善的利用企业的人事档案信息化的内部资料，对于企业的发展而言是至关重要的。因此，企业的领导者必须重视信息化档案管理的相关工作，不仅要加大这方面管理的资金投入，还要完善相关的管理设施，通过奖励的制度来吸引管理人员努力工作，同时还要定时对管理人员进行相关的专业培训，从而保证管理人员可以科学的进行管理工作。此外，相关的部门还要进行制定相关的制度，在这个过程中一定要依据我国的相关法律规定来进行制定，同时还要考虑到企业本身的情况，从而制定最为适合企业发展的管理制度。
2.2加大档案信息化建设投入
企业有时候为了发展，需要和国际进行接轨，因此，对于企业的人力资源而言也是一样的。为了使企业更好的发展，需要尽快完善人事档案信息化的相关工作，加大对其的资金投入，使企业的相关管理配置能够满足管理的需要，建设本企业的档案管理查询、存储和检索模式。此外，还要尽量的保证档案信息平台与企业数据平台是保持联网的，减少甚至是完全取代纸质档案，使得档案的管理不再出现纸质档案的所带来的问题，真正的实现电子化管理模式，使企业的人事档案管理逐渐发展为企业的内部财富。对于企业的人事档案信息化的建设需要成立专门的管理部门对其进行管理，同时，还要严格要求管理人员，不仅要定期的进行技术培训，还要使他们具有责任意识，使档案的管理工作可以真正得到落实，真正做到专业化、信息化的管理，实现信息资源之间的共享。
2.3强化信息化网络安全防护
在对认识档案管理信息化建设做出进一步优化过程中，应充分重视起防护工作的有效落实。主要可以从以下几点入手：一是，做好网络的各项安检工作，在共享网络设备上配备相应的入侵监测系统，以此来对进出网络的数据流做出全面、技术的分析与统计，真正做到及时发现、解决各种安全隐患；二是，积极引进、落实更先进有效的安保措施，对具有密级的各种资料信息做出科学界定，并在查阅方面设置相应权限，只有通过密码、身份确认，才能够进行相关档案信息的查阅，且要对重要数据库信息及时做出备份；三是，应科学安装防火墙技术，不断强化访问控制，并针对信息化管理系统运行的具体情况，实施科学有效的管理、维护措施。
结束语
人事档案管理的发展趋势是实现人事档案管理的信息数字化，这是一项耗时长、系统性且复杂程度很高的工作，需要档案管理部门的工作人员的积极参与及单位各部门全体人员的积极配合。我们要对档案管理部门在信息化建设过程中出现的问题给予高度重视，适时采取针对性的措施，推动人事档案信息化管理，适应现代社会经济的快速发展。
参考文献
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人事信息档案的管理范文5
随着现代信息技术的高速发展和国际互联网络的建立，我们迈进了一个全新的网络时代。为充分利用现代信息技术的成果，使医院档案工作从传统工作模式向电子化模式发展，强化和提高档案收集、整理、保管和利用等各环节的手段和效率，跟上社会信息电子化发展的步伐，为经济社会各项工作提供优质、高效、便捷的服务。
1 目前医院人事档案管理现状及存在的问题
1.1人事档案管理现状及存在的问题
目前医院人事档案管理仍基本上沿用几十年人事档案的基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信用状况等缺陷。传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变的难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：第一，查询效率低，当前的人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，遇到归档或查询问题时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。第二，档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。第三，归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。第四，管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。
1.2档案信息电子化管理存在的问题
档案信息电子化虽然能使档案部门能够更好地提供优质服务和提高工作效率，档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也应清醒地认识到，档案部门面临着严峻的挑战：
1.2.1原始性及真实性的问题。
电子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：（1）电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。（2）电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。（3）电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同，使不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。
1.2.2通用性问题。人事档案工作和人事信息工作相辅相成，密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式，人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高，这两项工作虽然不能等同替代，但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中，无论是各级组织部门还是基层单位，人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的，分工也很明确，有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多，两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息，但侧重点各不相同，信息转换或共享又有困难。 会造成人事信息失实，影响人事工作的正常开展。另一方面，档案管理系统中的主要数据来源于人事档案，而且一般采用随时维护的形式，在材料归档的同时就要更新信息，具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统，档案管理系统中的人事信息往往不被重视，利用率低。档案工作公共服务平台建设需有一个统一的标准，如果各个档案部门各自为政依照自己的标准建设平台，如财务部门工资软件与人力资源信息管理软件不同，不仅浪费大量的资金重复建设不兼容的平台，也为医院将来整合各科室档案信息资源带来的困难，得不偿失，所以尽快由上而下制定一个统一的平台标准显得至关重要。从长远角度看，如果标准不统一，以后各部门之间进行信息共享或联合开发，就很可能由于数据库结构的差异带来不兼容的问题。
1.2.3凭证价值问题。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。
2 开展人事档案的电子化管理工作的必要性
2.1新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来，运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作，更好地为现代化建设服务，这是新时期人事工作的迫切需要，也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作，才能档案工作更好地为人事工作服务。
2.2已具备了物质条件设施
现在各大医院的网络已基本上实现了宽带化，绝大部分都实现了电脑化办公。这为实现人事档案信息电子化管理提供了物质基础。而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为人事档案信息电子化管理提供了技术上的保障。在现有的设备基础上增设相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，即可实现电子化档案管理。
2.3人事信息规范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不仅耗费时间长，重复劳动多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞，使信息内容不规范，信息系统流程不科学。要改变这种状况，就需要用现代化工具管理干部信息，不断提高信息的规范程度与利用率。
2.4提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化，人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子，建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式，采用现代化管理手段与方式来管理人事档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。
3 进一步规范人事档案的电子化管理
3.1人事档案管理与人事信息管理同步化，是实现人事档案计算机管理的合理模式，要推动人事档案的计算机管理，有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上，可将档案管理与人信息这两类系统合二为一，开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统，实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动，提高工作效率，又可保证信息的准确、完整和新鲜，提高信息资源的利用率。
3.2强化制度化建设规范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限，如不及时进行数据备份，一旦发生问题数据难以恢复，损失很大。同时，计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档，更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作，在这一领域应用计算机技术，建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序，对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度，使档案工作人员有据可依，最大限度地减少管理上的漏洞。
3.3提高档案管理人员技术水平
由于缺乏有力的约束机制，各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库，并在日常工作中及时信息维护，档案管理人员的工作量明显加大，计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训，提高管理人员的计算机应用水平。
3.4加强电子文件归档管理。单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，确保电子文件真实、完整、有效，上级主管单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档工作。同时加强电子档案接收、保管、利用的技术方法及网络环境下电子档案接收的研究，并根据工作实践制定电子档案管理办法。一些管理软件运行环境要求高，要进行适当的投入。同时，档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备，并由专人管理。各单位可根据自己的实际视情而选用合适的信息化管理模式。
人事信息档案的管理范文6
1高校干部人事档案工作存在问题及原因分析
目前高校干部人事档案工作存在着以下几个方面的主要问题：
1.1高校干部人事档案缺失
在实际工作中存在着高校干部人事档案工作人员素质偏低的现象，由于他们的业务能力不高、责任心不强，工作中很容易出现差错，从而造成了部分档案丢失。如在高校干部人事档案材料的收集、鉴别和归档工作中，管理人员因缺乏基本的档案管理知识，不熟悉高校干部人事档案材料的构成情况，该归档的不及时归档，或在利用工作中不按有关规定办理借阅手续等等，都可能造成档案材料收集不全或丢失。一些档案没有报送高校干部人事档案管理部门，而是掌握在个人自己手中。如受上级业务部门表彰，取得第二学历等情况下形成的档案，不及时报送高校干部人事档案管理部门,而是由自己私家珍藏起来。这些档案掌握在个人自己手中，就造成了高校干部人事档案中档案的缺失，这样，对于档案的利用是极为不利的。高校干部人事档案的缺失，破坏了档案的完整性，给全面了解干部的基本情况带来了困难。
1.2高校干部人事档案内容陈旧，无法真实地反映高校教职工的实际情况
目前高校干部人事档案的内容普遍老化,长期以来,高校干部人事档案的内容侧重于记载和反映教职工个人的社会经历、政治面貌、思想表现、职务变化等方面的内容,而个人的知识结构、能力特点、业务专长、工作实绩等更有价值的材料则明显缺乏甚至根本没有。例如,反映教师教学任务完成情况的材料,存放在教师业务档案和部分文书档案的教学类中,而科研成果档案则存放在文书档案的科研类中或科研机构中等等,形成一人多头的局面。现有的高校干部人事档案,在评价教职工的政治态度、思想表现等方面的内容时,基本上是千人一面,使用的都是固定的、笼统的政治性术语、套语,反映历史情况的多,反映近期情况的少,反映过去面貌的死材料多,反映现实活动的活材料少，根本无法反映教职工的真实情况和个性特点。从而使高校干部人事档案只能提供一些肤浅的内容,在人才的选拔、利用、考评、管理等方面失去了真正意义上的参考价值。
1.3高校干部人事档案管理方法单一,管理手段落后,管理水平低
有的高校干部人事档案的收集、整理、储存、检索以及提供利用等一系列业务环节,仍沿用单一的传统管理手段,档案材料的收集靠行政命令,档案材料的整理靠小作坊式加工,档案材料的利用靠手工检索等等。由于受种种旧观念和人力、物力的影响,高校干部人事档案管理的手段和方法仍然比较落后。有的还没有配备计算机及其专业人员,或管理人员缺乏计算机应用的能力,工作基本上靠手工操作,缺乏基本的管理设备和先进的管理手段。有的高校干部人事档案管理人员素质低,习惯于默默无闻的保管员角色,缺乏积极探索开拓新路子的精神。美国学者莫斯说：“开放和利用档案是档案工作的最重要的职能之一，如果没有利用，档案也就没有了实用价值。”
上述问题在相当大的程度上对于高校干部人事档案的开发利用产生了负面的影响，可以说,高校干部人事档案工作严重滞后于高等教育的改革和发展。由上述问题可知，目前高校干部人事档案还远不能适应信息化时代社会经济发展和高等教育改革发展的迫切需要，这种状况亟待改变。
2提高高校干部人事档案管理工作效益的举措
改革高校干部人事档案管理,是进一步开发高校干部人事档案信息资源的需要。高校干部人事档案应该为高校人才的培养、选拔、管理、利用,为学校的人才队伍建设提供科学的、有效的、完备的信息,从而促进学校教学和科研水平的不断提高,促进高校事业的加速发展。要达到这样的目的,应主要从以下几个方面入手：
2.1加强高校干部人事档案管理基础工作，提高服务意识
要全面、系统的进行高校干部人事档案材料的收集、整理与鉴别工作，将收集到的高校干部人事档案材料严格把关，确保高校干部人事档案材料内容齐全、完整、系统、真实、准确、精练和可靠。要根据《干部档案工作条例》的要求，结合工作实践，建立健全七项制度、七种簿册，规范档案的管理。要充分利用七种簿册提高服务水平、服务质量、服务效率，做好咨询、借阅、利用等服务，为更好地适应新时期高校干部人事档案利用的需要发挥应有的作用。要提高对高校干部人事档案管理地位的认识，加强档案管理标准化、规范化、科学化和现代化建设，用科学的理念、体制和手段对高校干部人事档案进行有效的管理，做好扎实的基础工作，为组织人事部门提供及时、准确、高效的有关信息服务，为高校的发展奠定良好的基础。
2.2转变高校干部人事档案材料收集的侧重点
高校干部人事档案管理不同于国家机关干部人事档案管理,不应过于突出政治性和保密性的一面,而是必须以高校的发展为中心，为高校的人事信息资源开发、利用提供优质的服务。因此,首先，高校干部人事档案材料必须改变过去那种注重个人社会经历、学历、思想表现、自我鉴定等历史性内容的侧重点,更多地突出个人的一些现实的、真实的工作业绩和能力。其次,针对高校干部人事档案的特点和要求,要客观地综合反映和合理利用教师的能力,必须强调增加教师的能力表现、教学效果反应、教学科研成果等材料内容,包括科研课题的立项与完成情况、教学任务的完成与学生对教学效果的评价情况、学术论文成果与获奖情况等等。再次,在通过详尽的个人档案材料来综合、全面地反映其真实情况的基础上，必须进一步树立档案材料的开发利用意识和利用实效,将相关内容进行分类整理、比较、汇总,简化手续,为学校建设发展规划、人才预测与利用等方面提供及时、全面、公正、客观的决策参考。
