一、高职院校实施人事管理信息化的现实意义
（一）高职院校人事管理信息化可以促进职能部门间信息整合与共享
以往各部门间分散的管理方式容易造成人事信息采集不全面、误差大、采集时间过长等情况的出现，增加了管理成本。而实行人事管理信息化后，可以实现人事信息管理端口与各职能部门、各系部信息管理端口的无缝对接，只需赋予各自有限制性的管理权限，就可以实现各部门、各系部对人事管理的某些功能模块信息进行更新操作，既保证了人事信息的准确性、及时性，又能够促进各职能部门间的信息整合与共享；不仅让人事工作更加便捷，同时也让相关部门不必因为一些人事数据而苦恼。
（二）高职院校人事管理信息化可以帮助领导提供决策依据
人事部门的重要职能之一就是利用人事部门掌握的信息，为学院领导层的战略决策提供信息支撑和科学依据。实行高职院校人事管理信息化，利用信息化工具，针对大量人事信息数据进行准确处理和分析，能够客观、准确地反映教职工队伍结构及动态变化，从而为学校领导的科学化战略决策提供重要的依据。
二、高职院校人事管理信息化实施中遇到的问题
诚然，实行人事管理信息化对高职院校来说，具有深刻的理论和实践意义，但是，在目前的应用过程中，仍然会出现以下几个问题有待改进。
（一）缺乏对人事管理信息化的正确认识
在实行人事管理信息化的过程中，有部份学校由于缺乏对相关信息的了解和认识，片面主观地认为人事管理信息化就是单一的用计算机代替人工，用电子表格代替纸质表格的过程。在实行过程中只注重购买相关硬件设备，而忽视了软件的培训，更没有针对本校的实际情况对信息系统做相应修改和调整；有部分经济条件较好的高职院校采取向相关软件厂商定制管理信息系统的方法实行人事管理工作信息化，虽然可以通过与技术提供方沟通，结合本校实际进行开发，但由于双方认知能力差异、开发团队专业知识的欠缺、人事管理工作的复杂性等因素的多重影响，不可避免出现了人事管理系统并不能完全符合预期目标的情况。
（二）缺乏对人事管理信息化操作人员的专业技能培养
一方面，在许多高职院校中，只要涉及“人事”二字的工作，大多数人都片面认为人事管理信息化只是高职院校人事处的事情，人事处负责该项工作的人员的水平就代表了该高职院校人事管理信息化工作的水平。在此思想的作用下，所有信息采集、数据分析都由人事处相关人员进行。但由于高职院校结构设置中，人数少、工作任务重等特点，设置专员专项负责人事信息存在一定难度，导致人事工作量的增加，无暇进行人事管理信息化相关业务的学习、升级和创新。另一方面，高职院校即使在各个职能部门均设置了人事管理信息化操作专员，但大多数只是初步掌握Excel、Word等办公软件，学校并没有一整套专门针对该项人员操作技能的培训内容。在实行信息化人事管理时，由于操作者能力参差不齐，容易导致数据收集、处理过程中出现错误，干扰最终结果的准确性，从而对领导决策产生不良影响。
（三）没有形成科学的人事管理信息化制度体系
高职院校所购买、加入或者建立的职能性信息平台普遍存在各自独立于体系之外的特点，相互间的人事信息由于模块设计、格式、统计方式的差别，使得人事信息无法直接共享和利用。以广西某高职院校为例，学院各职能机构中涉及人事的信息平台有通常包括：教务处的人才培养工作状态数据采集平台、学院办公室的办公OA平台、财务处的财务工资系统等。就人事部门自身而言，由于一些软件的应用是由上级主管业务部门决定，基于不同技术和应用模式，难以实现信息共享。例如：用于完成业务工作的职称评定系统、工资管理系统、劳动工资报表系统、党员统计系统等，都没有进行信息共享的条件。系统资源没有关联性，共享困难，维护各个系统需要花费大量工作时间，同时容易导致信息错误、重复输入等情况的出现，造成人力、财力资源浪费，导致从事人事信息管理人员的数据维护任务繁重，无法迅速对数据进行有效分析情况的出现。
三、高职院校人事管理信息化的几点建议
（一）转变传统观念
要从思想上转变高职院校教职工对人事管理信息化的看法，使他们充分认识信息化管理对于学校发展的重要性。首先要不断增强对信息化的认识，让包括人事管理者在内的教职工主动依靠人事管理信息化平台感受自动化处理的便捷。其次，要将人事管理信息化的成果当成提高工作效率的工具，让管理者利用人事管理信息化的系统理念，进行自身部门业务的整合与设计，使得信息化真正有利于高职院校的发展。再次，高职院校的各级管理者应遵循科学发展观，不断转变观念，充分认识人事管理信息化建设的重要性，力求在各方面给予支持。最后，作为信息化管理的部门也要充分发挥自身的主观能动性和创新性，认真做好信息化管理平台的维护工作，为高职院校领导的决策和管理提供科学、准确、可行的参考信息。
（二）建立规范化的信息化管理制度
1.明确各部门的人事管理信息化平台管理权限
人事管理信息化的主要成果是构建人事管理信息化平台，由于它是一套综合性强、互动性高的人事信息维护与查询平台，为确保其准确性，最终的修改、维护、审查等管理权限应该归属人事部门，由人事部门根据各项人事模块赋予诸如教务、财务、科研、系部等其他相关职能部门修改、报送、查找、搜索等权限，不赋予其对所有模块的修改权，从而可以避免出现“数据集中导致维护任务也集中”的现象。这需要各个部门之间要明确各自的职责，维护好自己的功能模块，并及时更新，最终由人事部门负责审核已经形成最终信息。
2.制定标准化的人事管理信息化平台操作与管理办法
在不同部门协同参与的互动平台下，要用统一的操作方法进行标准化规范。比如获得职称的时间的格式，如不进行标准化规范，能够有多种时间按日期的表述格式，会直接导致查询功能失效。人事部门可以将已经成文的操作手册在网络或者OA办公平台，供教职工学习。只有制定标准化的人事管理信息化平台操作与管理办法，才能避免由于操作错误、格式问题等造成的时间成本的浪费，从而提高工作效率。
（三）加强对人事信息管理人员的培训
在信息化的今天，信息技术升级换代的速度要远远超过人们的想象，作为高职院校信息化的重要组成部分的人事管理信息化，必须要随着信息技术的发展而不断更新、升级和创新。作为负责人事管理信息维护的人员，更加需要加强对人事信息管理的技术培训，以提高其信息化管理的素质。只有每一位管理人员都能利用人事信息管理系统进行具体的人事业务的计划、部署、实施以及管理，才能使人事信息管理系统的作用充分发挥出来，真正提高人事部门的办事效率和服务水平。
作者：孙翔 单位：广西建设职业技术学院人事处
