人事档案日常管理范文1
人事档案包含了员工成长经历、奖惩及职务、工资变动等诸多信息，为企业全面评估人员提供了有力的数据支撑。人事档案以纸张为载体成卷，在特定的场所和环境中进行保存，日常利用效率较低。随着信息化时代的发展，运用数字化来提高企业人事档案管理水平，满足企业全面、真实的人员信息数据需求，从而对全面提高企业组织人事工作整体管理水平、创新组织人事管理方式具有重要意义。
一、施工企业人事档案管理现状
1. 施工企业人事档案管理特点
我国施工企业在传统组织模式基础上增加了组织整体层次，采用“集团－工程局－分（子）公司－项目部”四级管理模式。中交第二公路工程局有限公司作为二级单位对分子公司开展组织、监督、检查、管理工作。在进行人事档案管理时，按照分级负责、集中管理方式，采用二级工程局总部代管与分（子）公司独立保管相结合的模式，档案管理与人员管理范围一致。
2. 施工企业人事档案管理难点
人事档案是企业组织人事部门考察、了解员工的基本依据，是服务于干部队伍建设、领导班子建设、人才资源配置等组织人事管理工作的重要信息数据来源。施工企业基于项目管理的特殊性，人员在各个地区、项目流动性较强，导致在材料收集及查询利用方面存在一定的局限性。另外，人事档案管理效率不高、管理水平偏低，人事档案的利用价值没有得到充分发挥。
3. 施工企业人事档案管理发展趋势
人事档案管理的最终目的是对档案进行有效利用。现有的纸质档案载体管理模式受到人员、地域等客观因素的影响，导致人事档案的利用率不高、查阅不便。2018 年 11 月中共中央办公厅出台的《干部人事档案工作条例》，对干部人事数字档案做出了规定，也为企业保护、管理、利用人事档案提供了数字化管理新思路。
二、人事档案数字化内涵
1. 数字化建设目的
通过数字化工作实施，促进施工企业人事档案管理提升，达到进一步提高组织人事工作质量、更好服务企业人才建设需要的目的。
2. 数字化建设过程
人事档案数字化是借助一定的信息化手段，将纸质档案转化为可存储的电子材料，并借助管理系统实现方便快捷的人员信息查询及管理过程操作与记录，从而达到人事档案全过程管理的目的。
3. 数字化建设作用
人事档案数字化工作基于准确、完整的纸质档案，并通过一定的技术手段在档案管理系统内快速准确地实现员工信息查询及统计分析等工作。数字档案保证了人事档案管理工作的时效性、保密性和准确性，为人事管理工作、干部管理决策提供更加可信、全方位的信息数据。
三、人事档案数字化实施过程
1. 提升人事档案数字化管理意识
企业组织人事管理工作中，人事档案管理处于边缘位置，容易被忽略，并且施工类企业更倾向于对项目一线的管理，档案管理方面更看重施工过程中形成的项目管理档案。长此以往，人事档案管理工作较为被动，企业缺乏对人事档案工作的重视以及对数字化建设的认识。人事档案数字化需要资金及人员的投入，企业领导的支持及意识提升，这些都是数字化工作顺利开展的前提。
2. 开展档案材料核补及专项审核工作
人事档案数字化过程是对纸质档案完整性、规范性进行再度复核整理的过程。数字化制作之前，纸质档案原件必须进行相应的整理、审核，使之成为完整规范的合格档案。施工企业因人员较为分散，工作经历变动较为频繁，在材料补充时存在一定的困难性和复杂性，需要耗费大量的时间和人员进行汇总梳理。为确保数字化质量，需合理统筹时间及人员，确保纸质载体真实、完整、有效。
3. 制定切实可行的数字化方案
数字化实施方案是数字化工作的核心，合理有效的方案是确保企业数字化工作质量和水平的重要途径。数字化方案中应包括数字化对象、数字化范围、数字化目标、工作步骤、工作计划、常态化管理、职能分工、资金预算等多方面内容。数字化方案要统筹考虑施工企业工程局及分（子）公司档案管理模式，综合考虑代管单位及独立保管单位情况，分步实施。
4. 选择安全可靠的外包服务单位
数字化实施过程中，一般初次加工扫描量较大。档案管理人员初次接触数字化工作，对计算机操作及加工标准一知半解，且施工企业档案管理人员有限。当管档人员无法达到信息化技术处理要求时，需要借助外包服务开展数字化工作。在进行外包队伍管理时，要分工明确、责任到人、优选企业、细化方案，压实管理责任，加强沟通协调。数字化工作实施前要与外包服务单位签订加工合同和保密协议，对加工人员进行建档登记和安全教育；数字化过程中，要设置单独场所、严格技术标准要求；数字化结束后，要强化检查验收、构筑安全屏障、做好数据备份工作。外包服务团队的选择对企业档案数字化数据质量有着至关重要的影响，选择外包服务团队时要考虑以下 5 个方面：① 外包企业的资质条件、技术力量、人员素质等直接关系到数字化加工的进度、质量和档案信息的安全。② 数字化加工是一项流水作业工作，经手人员较多，处理量大，加工期长，任何一个环节的疏漏都可能威胁到档案的实体安全。③ 数字化过程是将纸质档案转化为数据信息的过程，对人事档案整理细则把握不准，会导致数据质量存在风险。④ 数字化档案是通过一定的存储介质进行保存，一旦存储介质损坏会造成数据丢失，导致信息安全风险。⑤ 外包的企业以追求利润为目的，在操作过程中存在重视时间效率，忽略质量的情况，加工团队多是临时组建或是雇佣的临时人员，缺乏自我管控，责任心欠缺，从而导致数字档案质量大打折扣。
5. 建立全面完整的二级企业档案数据库
施工企业中，二级单位总部需统筹全局组织人事管理工作，特别是对各分（子）公司管理人员考核、考察。近年来，各单位对考察的方式方法进行了改进，在选拔任用方面推行了一系列重大改革举措，特别是提出了“凡提四必”的要求。档案的真实性直接影响了企业对干部情况的了解。数字化档案通过安全加密技术有效保护了档案信息，提高了施工企业人事档案基础管理工作水平。初次数字化完成以后，二级企业总部可在人事档案数字系统内建立子（分）公司组织机构并补充数据。日常管理中，定期对分（子）公司档案数字信息进行更新，确保对各分（子）公司的监督与指导。
6. 数字化人才队伍培养
做好人事档案数字化管理工作，人事档案管理队伍至关重要，企业日常管理过程中收集的材料需要人事档案工作人员进行数字化操作。数字化建设要求人事档案管理人员除了掌握相关专业知识外，还需要具有一定的动手能力和系统操作能力。从目前情况来看，很多单位档案管理人员更倾向于纸质档案业务方面的管理，对信息化技术方面探索能力较为欠缺。为确保数字化管理工作的正常开展，企业要创新人事档案工作人员管理思路，培养一批兼具档案专业知识与信息化技术的人才服务于数字化工作。
四、人事档案数字化的意义和作用
由于历史原因，施工企业人员档案信息不全面、不完整、不准确等问题已严重影响到人事档案的利用价值。通过人事档案数字化，形成人事档案信息资源库，能更好地服务于施工企业组织人事工作。
1. 提供了创新性的管理模式，有助于提高人事档案工作效率
通过人事档案数字化，逐步建立数字档案信息库，对档案信息进行综合分析和深度挖掘，减少了管理过程中重复、复杂的步骤和程序，提高了工作效率。
2. 提供了灵活便捷的数字档案信息，有助于提高人事档案管理水平
通过数字档案，工作人员能方便灵活地进行计算机调阅，有利于档案在人才选拔任用工作中发挥重要作用。人事档案数字化使档案管理人员从耗时耗力的重复性工作中解脱出来，确保投入更多的精力和时间用于提高档案管理的质量和现代化程度上来。
3. 提供了更为安全可用的档案信息，有助于提高人事档案管理质量
人事档案关系到员工各项切身利益，档案管理质量至关重要。除了档案管理人员自身提升思想政治素质外，借助一些科学化的手段保护档案信息安全，可切实提高档案管理质量。采用数字化管理后的人事档案，有效杜绝了对纸质档案内信息随意更改的情况出现，特别是关键的“三龄两历”信息，提高了人事档案的可用性。
4. 数字档案提供了日常管理新思路，有助于提高对纸质档案的防护
由于纸张及笔墨的性质，纸质档案存在字迹模糊的风险。日常管理中，档案利用量大，存在纸质档案受损风险。纸质档案对档案管理人员素质水平要求较高，需要工作人员及查询人员有强烈的责任心以避免材料混淆、撤换、涂改、伪造、遗失等问题。通过数字档案信息的处理、加密、保护等工作，确保了档案保存的持久性和数据安全性，有效避免了纸质档案可能存在的风险。
五、结语
人事档案日常管理范文2
一、完善设施，提升管档数字化水平
中铁大桥局针对大数据时代档案管理工作的新特点，以集团管理信息系统建设为契机，完善档案管理软硬件设施，推动企业人事档案管理数字化升级。
1. 搭建管档数字化平台
对接中国中铁“三层级”管理模式，运用大数据、人工智能等先进信息技术，搭建档案管理数字化平台，优化设计权限管理、档案查询、档案维护、档案传递等主要模块，建立档案资料电子查询索引，实现系统内人事档案信息的快速查询，助力集团人力资源的统一调度和高效利用。
2. 改善管档硬件设施
对传统档案库实施信息化改造升级，以智能化密集架替代传统档案柜 ；按照档案库房、档案阅览室、管档人员办公室“三室分离”的要求，新建占地面积 160 平方米的集团总部数字化档案库，并按照人事档案数字化管理流程，对数字化档案库进行功能分区，划分档案材料鉴别区、整理区、阅览区、数字化工作区等专区。同时，指导集团所属 17个管档单位同步建设数字化档案室，全面提升全系统档案管理工作质量和效率。
二、队伍建设，提升管档专业化水平
1. 注重队伍建设
中铁大桥局注重将政治过硬、能力过硬、素质过硬的青年员工选拔到档案管理工作岗位。目前，集团人事档案管理工作团队共有32人，其中，35 岁以下人员占比 43% ；研究生学历人员 5 人，占比 16% ；本科学历人员 25 人，占比 78% ；专科学历人员 2 人，占比 6%。近年来，多名优秀管档人员得到提拔重用，档案管理人才已成为集团各层级管理岗位的重要人才来源。
2. 加强业务培训
中铁大桥局定期组织档案管理业务培训，持续提升管档人员的业务知识水平 ；通过业务竞赛、以干代训等方式，提高管档人员对相关制度、标准规范及操作流程的熟练度，培养兼具专业知识与信息化能力的档案管理人才。
三、规范管理，提升管档标准化水平
中铁大桥局将人事档案管理融入企业人力资源管理工作全过程，从做细、做实各项基础工作入手，建立起统一规范的制度、清单、台账、模板。
1. 规范管理行为
集团通过修订《人力资源开发与管理文件及流程汇编》，优化相关管理制度和流程 128 多项，建立统一的档案管理操作流程并编制流程说明书，明确各流程的适用范围、操作步骤、责任部门、流程步骤描述、输出文档报送模板以及纪实材料、人事档案、文书材料存档路径，为人力资源管理各项基础工作提供了有力的制度支撑和操作指引。同时，对干部提拔、人才引进等关键环节，坚持“凡提必审、凡进必审、凡转必审”原则，把牢人事档案审核关。
2. 加强制度建设
中铁大桥局以中共中央办公厅2018 年修订的《干部人事档案工作条例》为遵循，及时对人事档案制度进行修订完善，出台《中铁大桥局集团干部人事档案日常管理制度》《干部人事档案管理岗位职责》《干部人事档案分类归属及归档要求》《干部人事档案工作流程及风险防范要求》《档案消毒灭菌管理制度》《档案数字化工作流程》《人事档案查（借）阅管理流程》7 项制度，推动人事档案管理工作科学化、制度化、规范化。
3. 建立清单/台账
中铁大桥局推行人事档案日常管理清单制度，做到及时、准确收集人事档案材料，在此基础上形成《接收档案初审报告》《新增人事档案材料归档清单》《借阅审批表》《查阅（复制）人事档案审批表》《档案传递通知单》《档案传递回执》《人事档案目录及专审信息对比清单》7项管理清单 ；建立《人事档案接收台账》《人事档案外借台账》《人事档案转递台账》《人事档案查阅台账》《人事档案材料销毁台账》《在册员工档案管理名册》《离职员工档案管理名册》《未满五年死亡人员档案管理名册》《退休人员社会化档案移交管理名册》9 项工作台账 ；制作人事档案专项审核工作专用的 5 类《干部任免审批表》、9 类《干部任免审批表》《干部履历表》及《人事档案缺少材料说明》等 4 项重点材料填写模板。上述各类清单、台账、模板环环紧扣并形成闭环，将档案日常管理工作落实落细，有效提升了管档标准化、精细化水平。
四、四个环节，筑牢风险防控屏障
针对“存疑档案”入库、档案信息泄露等人事档案管理风险，中铁大桥局围绕人事档案管理工作中的“建、管、用、监”四个环节，筑牢风险防控屏障。
1. 建立“负面清单”
制订《干部人事档案工作流程及风险防范措施》，全面系统梳理人事档案管理工作流程，对各个工作环节逐一进行风险点检、识别和分析评估，明确各类风险点并建立风险防控“负面清单”。
2. 完善防范措施
针对人事档案管理过程中安全风险发生频率较高的重点环节，依据风险管控“负面清单”，系统优化档案转入、档案转出、档案利用、档案传递、档案数字化 5 个操作步骤，完善档案材料收集鉴别、核对检查、分类排序、装订编目、纸质和数字档案归档、保管、查借阅、传递、入库等 16 个关键风险点的防范措施，并加强档案管理风险预测、预警工作。
3. 加强访问控制
中铁大桥局坚持纸质档案和电子档案“双档并行”管理制度，严格控制人事档案数字化系统访问权限。在档案数字化管理系统中实行“三员独立”的身份管理，即档案主管、系统管理员和档案管理员不能为同一人，拥有各自的独立账号并分别履行相应职责，如系统管理员拥有权限管理、登录信息管理、系统版本维护、档案室机构维护等权限，档案管理员拥有档案维护、新建档案、档案查借阅、档案材料综合分析、员工技术档案和人员信息设置等权限，从而实现对各个环节的安全闭合管控。
4.“清单化”与数字化管理无缝衔接
人事档案日常管理范文3
一、增强动态立体防范意识
（一）“防火墙”应从管档人员中筑牢。档案数字化后，技术手段防护不可缺少，但从某种意义上讲，人的保密观念和安全防护意识尤其需要增强，国内外大量危害信息安全的事件，多数都与内部人员有关，管档人员要持之以恒，时刻警惕，警钟长鸣，防止档案的损坏，确保档案的安全。由于网络是开放的，别有用心人可能通过网络，对数字档案中的内容进行非法改动、删除、复制等，并且修改后不容易被发现。因此，筑牢“防火墙”观念比技术更重要。
（二）“防火墙”应从管理观念上筑起。干部人事档案全省集中管理后，风险也相应集中，档案的安全管理就显得尤为重要。因而必须在思想品质、职业道德、监督管理、规章制度等方面下功夫。要经常性地进行保密教育、安全培训等，严格有效地防止非法访问、非法入侵。在数字档案信息日常管理和安全维护工作中，需要做到“全员皆防、全网联防”，提高安全保密意思。加强网络安全保密管理，既要重视管机，更要注重管人。
（三）“防火墙”更应从技术层面构筑。计算机网络易受攻击的技术弊端警示我们，不能完全依赖外国的产品和技术，这是因为部分外国的硬件设备和软件产品潜伏着侵袭的“隐蔽通道”，若不加防范地引进使用，就没有信息安全可言。要通过大力发展自主、可控的网络和安全保密技术，在加密技术、系统安全测评等方面及时更新。另外，档案库房要按国家标准建设，做好技术防范，以科技打造具有现代银行特色的“防火墙”。
二、构筑档案信息管理长城
（一）人事档案库房的达标建设。一是按国家标准建设人事档案库房。干部人事档案集中省行管理后，档案卷数增加，档案库房达标建设显得尤为重要。档案库房作为人事档案安全保管的重要场所，必须高度重视，加强对档案库房标准化、规范化建设和管理与投入，确保人事档案实体的完整与安全。二是遵循适用实用原则。面积要达标，做到办公室、阅览室、库房三分开；满足“八防”要求，布局合理，库房门应该防火防盗，窗户应小，采用双层玻璃，有防光窗帘，安装新风机，湿度大的地方应该安装除湿机。配备专业自动灭火器，装修材料应为阻燃材料，确保人事档案安全。三是安装环境监控系统。人事档案数字化后，对纸质档案的查阅就比较少，档案库房进出次数大大减少，所以要有环境监控，安装有无死角监控摄像头，对空调、温湿度、门禁、防火等应可以报警（偏离正常值），与手机相连，自动报警，随时可以监控整个档案库房的情况。消防报警系统与整个办公楼的消防系统相连，如果遇特殊时间点，出现火情及时处理，确保人事档案安全。
（二）人事档案数字化后的使用管理。一是建立分级管理与使用权限。人事档案某些信息属于机密内容，不能随意公开，因此做好档案信息分级权限管理非常重要。对电子档案的信息内容要根据密级层次进行有效管理，保证电子文档的原始性和真实性。二是重视网络与软件安全。由于网络的开放性，一旦有人入侵干部档案管理系统，对全国的干部档案就可能任意非法改动、删除、复制等，提高人防与技防水平。三是随机更换账号与密码。对使用的账号密码要经常更换，密码设置时不能过于简单，位数不能太少。密码要由数字、字母与字符组成。在查询干部人事档案时，旁边如果有其他人员，输入密码应有遮挡或者要求回避。
（三）人事档案材料的安全转递。在人事档案工作中，相关工作人员往往侧重于档案资料的整理和分类，对于档案保密有时不太注重。由于管理的松懈，导致失泄密事件发生的例子并不在少数。一是基层行每年产生的干部人事材料。人事档案的材料产生于基层，各单位收集整理后及时寄往省行，寄的过程要使用机要件邮寄，不能使用民营快递邮寄。每次都要办好交接手续，分清责任。二是调动与离职人员的档案材料的转递。当收到其他单位的调档函后，将纸质档案整理好，按流程填好《干部人事档案材料转递单》，通过机要邮寄，与单位收发室人员办好交接手续，以免丢失和泄密。三是档案材料数字化和归档工作。对公司人员或者其他人员帮助进行档案材料数字化工作的，要进行安全教育，并签订保密协议。对档案材料进行归档时，要将手机放在另外房间集中保管，消除安全隐患。
三、警钟长鸣防微杜渐
（一）严格用人，加强管理。一是政治素质过硬，选好配强管档人员。干部人事档案管理工作人员在人事档案建设和管理工作中承担着十分重要的任务，一名合格的干部人事档案管理工作人员应具备较高的政治素养和业务素质。二是增强安全意思，提升自身素质。对管档人员经常进行安全教育，增强安全意思。管档工作涉及到许多方面的内容，不但要系统学习档案业务知识，还要学习法律、计算机、网络等相关知识，需要加强学习，不断提高工作技能。三是人员相对固定，实行A、B角互补。档案管理是一件默默无闻的工作，不仅需要细心，还需要耐心，也是专业性比较强的工作，对档案知识，网络及计算机知识都需要比较熟悉，才能得心应手开展工作。
(二)明确职责，落实制度。一是强化责任，明确职责。强化管档人员的责任意识，既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。提升档案管理人员的综合素质，既要增强其责任意识和责任心，又要强化日常档案管理工作行为的监督。二是严格执行制度。为了避免档案的丢失、改动、撤换必须建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格各种手续，杜绝人事档案泄密、涂改等行为发生。三是加强档案日常管理。管档人员要有耐心与细心，高度警惕，警钟长鸣。经常检查库房的安全情况，不要因为档案数字化后，档案查询基本在计算机上，对库房里的实物档案就疏于管理，对库房的温湿度、防虫药的时效都应该有登记，做到随时调整，及时更换，确保档案的安全。
人事档案日常管理范文4
在人事档案中，所记载的是医院每个工作人员的经历，也是每个职工在从业过程中的成长轨迹。因此，人事档案对于每个人来说都具有重大的意义，值得档案管理人员的重视，同时，每个人都需要足够重视人事档案对自身工作发展的影响。
二、采用信息化管理，促进人事档案发展
医院主要是为大众提供安全、优质的医疗服务，对如何提高医疗质量，促进医药业务的发展成为管理人员关注的重点，而忽视了其他方面的工作，特别是医院的行政后勤等方面的工作。因此，导致了各个科室对个人档案意识不重视，对归档和档案利用的意识都不强烈，缺乏这方面的动态信息，导致医院人事档案不能全面反应工作人员的真实工作情况。由于在管理上没有对人事档案进行足够的重视，因此，带来的直接后果就是对此工作投入大大减少，基础设施陈旧落后，主要的收集，整理归类等工作都没有做到真正的无纸化、网络化、电子化，因此造成了检索困难、校对费时费力、保管困难等情况。
各个医院应根据自身医院的实际情况选择一个适合的人事档案管理制度。因为人事档案在不同的渠道、部门和时间移送给档案管理部门，由于差异性导致移送材料的不规范。另外，随着人事制度的不断发展，人员的流动，导致医院人事档案都变得相当简化。要想提高人们对医院人事档案管理工作重要性的认识，需要在日常管理工作中将人事档案管理工作纳入到平日的决策议事日程中来，另外可以安排一个专门负责监督单位人事档案管理工作的团队，进一步明确各级单位领导对人事档案管理工作的责任。单位对人事档案工作制定出每年相应的财政预算，利用制度化的预算体系建立人事档案管理工作的配套设备，设置专门的档案室和档案柜，在档案保管中保护措施上应多下功夫，最好是将原件进行扫描，以便更好的保护原始档案，避免原始档案在不可抗力的因素下丢失或受损。
强化人事档案信息化管理和现代化的建设，主要是提高人事档案的管理效率，利用现代化的信息技术，通过一系列的技术处理，将档案转化为数据资料，让纸质和电子版的并存，使得人事档案管理效率不断向新台阶迈进。建立完善的人事档案管理制度可以使得人事档案管理更加的规范化、程序化和专业化。
从档案的收集、整理、归档到移交档案室管理以及对档案的日常保养工作等一系列业务流程都要制定出严格的制度，档案管理的每一步都要严格依照制度执行，如对于档案的借阅查阅要严格执行档案登记制度，以防止档案泄密和篡改。对档案管理执行过程中出现的问题，要严格按照所定制度追究其相应的责任。
三、总结
通过对医院人事档案管理应用价值的分析，就目前我国人事档案管理所存在的问题发现，无论是医院或是个人的角度，做好人事档案管理的工作具有重要的现实意义，最重要是在只有依据人事档案中的信息，才能有助于医院做好人才选拔的工作。
人事档案日常管理范文5
关键词：地勘单位；人事档案；信息化管理
现阶段，随着地勘单位改革的深入与发展，人事档案管理工作愈发重要。在地勘单位中，人事档案管理作为推动单位进步的关键基础和重要参考，需要逐渐提升人事档案的管理水平。同时，地勘单位需要根据发展需求和标准，不断完善人事档案管理制度，并将人事档案管理工作进行细化，通过信息化技术等方法，在最大程度上提升人事档案管理的全面性和科学性，并在地勘单位发挥出关键作用。因此，地勘单位需要加强对人事档案管理的认识和了解，全面意识到人事档案信息化管理与建设的重要意义，及时处理好在档案管理过程中的问题和不足，为地勘单位相关决策的制订提供关键支持。
一、地勘单位人事档案管理的重要意义
地勘单位人事档案信息化管理对整个单位发展与建设有着非常重要的意义。首先，档案作为地勘单位中的关键资料内容，记录了地勘单位的发展历程及具体状况，而人事档案是对地勘单位中人员信息的记录。这些档案资料是帮助地勘单位及时掌握和了解人员信息的重要参考，也是制订地勘单位未来发展战略以及相关决策的关键依据。其次，地勘单位人事档案中的信息资料及文件等能够帮助领导层掌握单位员工的工作经验、业务能力以及综合素质等多方面内容，对人力资源的优化配置提供了重要基础，并提高了人事晋升相关决策的准确性和公平性，推动地勘单位人事管理工作的顺利开展。最后，基于地勘单位的人事档案，对单位制订人才培养方案及计划等提供了重要依据。人事档案作为单位员工发展状况的具体展现，也是人事管理工作中的关键资料，对员工职业生涯与规划等都起到了非常重要的影响。为了能够充分发挥人事档案管理的关键作用，需要加强对人事档案管理的关注和重视，根据单位的实际情况，制订出合理有效的档案管理方案，完善并优化人事档案管理制度，推动人事档案管理相关工作的顺利开展。
二、地勘单位人事档案信息化管理的关键作用
1.提升人事档案管理水平
在地勘单位日常管理过程中，人事档案是非常关键的内容。地勘单位不断提升人事档案管理的信息化水平，能够在一定程度上推动人事档案管理工作的有序开展，强化档案管理力度，进一步提高人事档案管理的质量和水平。在具体的人事档案管理过程中，可以通过利用信息化技术等，对传统的人事档案管理模式进行创新和改善，合理降低人事档案管理过程中人为失误等情况，提高人事档案管理工作效率，帮助地勘单位有效缩减人工成本，促进地勘单位实现可持续发展。
2.促进人事管理制度深化改革
目前，随着社会环境的发展与变化，很多单位都会面临人员流动等情况，给人事档案管理工作带来了一定难度。地勘单位通过提高人事档案管理的信息化水平，能够促进人事管理制度的深化改革，及时处理好在人员流动过程中的档案问题。同时，在人事档案信息化管理过程中，通过对人事档案管理制度的不断完善和改进，可以解决人员招聘中档案管理混乱的情况，并结合人事档案资料等信息，更有针对性选择人才，提高地勘单位的整体管理水平。此外，地勘单位人事档案信息化管理，能够为地勘单位其他工作的开展提供重要参考，确保地勘单位各项工作质量。
3.提高人事档案信息安全水平
在地勘单位不断发展的过程中，人事档案资料及文件数量逐渐增多，其管理与保存的难度也在增加。在具体的人事档案管理过程中，一旦出现意外情况，可能会对地勘单位的人事档案资料及文件造成很大影响，甚至是损毁、丢失等情况。同时，随着互联网技术的发展，对人事档案资料等也带来了一些安全隐患。稍有不慎，可能就会出现档案信息资料及文件泄露情况，对单位人事档案管理工作的开展必然会造成非常负面的影响，阻碍了单位的正常发展。而地勘单位通过加强人事档案管理的信息化建设水平，可以对现有的人事档案信息及资料等进行保管，并通过电子档案的形式，避免出现人事档案信息文件丢失或者是损毁等情况。另外，地勘单位不断提高人事档案信息化管理水平，可以提升人事档案信息查阅效率，保证地勘单位人事档案信息的利用效率，推动地勘单位档案管理相关工作的顺利开展。
三、地勘单位人事档案信息化管理过程中的问题
1.人事档案管理方式相对落后
在很多单位人事档案管理过程中，其人事档案管理的方式及管理模式相对滞后，直接影响到了人事档案管理相关工作的开展，并降低了工作效率和工作质量。在一些人事档案管理中，由于工作人员对档案管理信息化的认识程度不高，阻碍了相关工作的开展。同时，由于一些人事档案信息资料记录和整理工作相对复杂，人工操作容易出现失误问题，并且会对接下来的档案管理工作产生一定的影响，甚至影响到了地勘单位正常的人事安排和人事调动等，对地勘单位人事管理工作的开展带来了很多问题。另外，在对人事档案资料进行整理的过程中，消耗的时间相对较长，且工作量较大，在一定程度上提升了工作失误率，影响了管理质量。
2.人事档案管理人员信息化水平不足
在人事档案管理工作中人员的综合能力是至关重要的。在信息化技术发展与创新的基础上，为地勘单位人事档案管理工作的开展提供了诸多便利条件，促使人事档案管理工作愈发信息化、现代化和标准化。但是，受到多方面因素的影响和制约，部分人事档案管理人员自身能力相对欠缺，对档案管理信息化建设工作的认识不够全面。同时，由于地勘单位没有及时对人事档案管理人员进行相关的信息化岗前培训，导致在实际管理过程中容易出现失误，甚至对地勘单位人事晋升及调动等工作的开展产生了影响。而出现这些问题，都是由于人事档案管理人员自身的能力相对薄弱，且对工作的重视程度不高。
3.信息化技术的应用不全面
地勘单位人事档案管理工作的信息化水平不断提高，在人事档案管理工作中也取得了一些成果。但是，就目前地勘单位人事档案信息化管理的实际情况来，在具体的工作过程中，其对于信息化技术的应用不够全面，对人事档案管理相关工作产生了影响。虽然有的单位应用了人事档案信息化管理平台，但是在实际应用过程中还存在一些问题，导致人事档案管理工作过于形式化和片面化。另外，有的单位人事档案管理平台的功能不够完善，没有严格按照人事档案管理的实际情况和工作需求进行优化和升级，对其信息化建设产生了负面影响，并降低了人事档案管理水平。
四、地勘单位人事档案信息化管理策略
1.建立并健全人事档案信息化管理制度
在开展地勘单位人事档案管理过程中，需要树立正确的信息化管理理念，并根据当前人事档案管理的实际情况，总结以往档案管理经验，就信息化管理的具体要求等，建立健全人事档案信息化管理制度，并对人事档案管理工作进行规范和约束，在最大程度上减少管理失误等情况，提高管理工作的全面性和科学性。同时，地勘单位在建立和完善人事档案信息化管理制度的过程中，需要制订合理有效的管理措施及管理方案，不断提升管理工作的执行力，把握好人事档案信息化管理过程中的重点环节和薄弱环节，实现对地勘单位现有资源的整合，提升其资源的综合利用率。地勘单位的人事档案资料直接影响到工作人员的晋升及工作等，需要确保所有人事档案信息及资料的真实性和完整性，实现对人事档案管理工作的规范，进一步提升地勘单位人事档案管理工作的有效性。此外，地勘单位还要优化和改进人事档案的交接管理机制，从源头上确保人事档案资料的完整、有效，避免出现人事档案文件信息丢失等情况。在对地勘单位工作人员进行考核与评定的过程中，需要加强对人事档案资料及文件的利用率，并对查阅档案的人员信息进行登记保存。一旦出现人事档案资料改动或者是丢失的情况，需要根据具体情况和记录信息等进行追责，从源头上提升所有人事档案相关资料及信息的全面性和完整性，并为人事档案信息化管理工作的开展提供关键依据和支持。
2.充分利用信息化技术
近年来，信息化技术广泛应用于各个行业中，并发挥出了信息化技术的重要作用。在大数据与信息化技术的影响下，地勘单位需要全面意识到人事档案信息化管理的重要性和必要性，充分利用好信息化技术及手段等，实现对人事档案相关信息及数据的整合与分析，并为地勘单位制订相关决策提供关键依据。地勘单位需要切实做好人事档案信息化管理工作，并把握好管理过程中各个细节，处理好在管理过程中出现的问题和不足。同时，在充分利用信息化技术的过程中，要不断加强各个部门之间的交流与协作，保证部门之间沟通的通畅度，从而确保所有人事档案信息及文件的有效性和真实性，进一步加强人才信息传输的准确性。另外，人事档案作为地勘单位重要的人才资料，在对人才培养及考核中起到了关键作用。在信息化技术的有效应用下，能够实现人事档案电子版与纸质档案并存的情况，并提高了人事档案信息文件的安全性，促进了地勘单位人力资源的整合与利用。地勘单位还需要强化和升级人事档案管理系统，并及时更新和完善人才资源信息库，以便地勘单位后续工作的开展。
3.加强管理队伍建设，完善基础设施
地勘单位需要不断完善档案管理人才队伍建设，保证人事档案信息管理工作的顺利进行。首先，在开展人事档案管理过程中，要求管理人员具备一定的专业素质和业务能力，并且要求所有档案管理人员都能及时认清人事档案信息化管理的必要性和重要性，积极转变工作以及管理理念，加强对先进的管理模式进行学习和掌握。同时，管理人员还要对自身的知识储备进行更新，并树立正确的工作责任意识，在最大程度上强化档案信息化管理力度，提高各项管理工作质量和工作效率。其次，由于地勘单位人事档案管理资料内容较多，也会随着时间的增加而增加，为人事档案管理工作的开展带来了一定难度，所以在开展人事档案管理工作时，还要借助信息化技术提高档案资料的管理水平以及人事档案的完整性。地勘单位需要根据人事档案管理的具体内容及要求，加强对管理人员的教育培训力度，要求管理人员能够及时把握人事档案信息化管理过程中的重点及难点，将人事档案管理工作全面落实，充分发挥人事档案信息化管理的作用和优势，从而带动地勘单位相关工作的顺利开展。最后，地勘单位需要不断完善人事档案信息化管理的基础设施，为提升档案管理水平和工作质量提供重要前提。信息化技术的发展与创新，为地勘单位人事档案管理工作的开展提供了诸多便利。地勘单位需要及时更换人事档案管理过程中所使用的设备及设施，并增加防火、防潮等设备，从源头上避免各类不确定因素对人事档案管理工作产生的负面影响。另外，地勘单位需要安排专业的人员对档案进行巡查，全面落实安全检查和监督工作。另外，为了推动人事档案信息化管理工作的开展，地勘单位需要保证档案管理相关资金的充足，并购置专业的计算机以及扫描仪等设备，进一步提高人事档案信息的安全性和完整性。
4.积极创新人事档案信息化管理模式
就目前的人事档案管理工作进行分析，地勘单位人事档案管理的信息化建设工作是推动整个档案管理工作进步与发展的关键途径，也是提升人事档案管理水平的重要基础。因此，地勘单位需要不断提高对信息化档案管理与建设的重视程度，并加大探索与创新力度，全面提高档案信息的安全性和可靠性，需要积极转变人事档案管理理念，学习和引进先进的档案管理模式和管理方式。同时，要通过信息化技术等，完善地勘单位中人才交流系统，积极采取合理有效措施，及时处理好人事档案信息化管理过程中的问题和不足，避免问题进一步扩大，降低对各项管理工作造成的负面影响。另外，地勘单位需要根据人事档案信息化管理的具体情况，对现有的管理制度和内容进行丰富并优化，加强对当前人事档案信息资料的综合利用，为地勘单位相关决策制订提供关键的参考依据，从而推动地勘单位的健康与稳定发展。
五、结束语
人事档案日常管理范文6
关键词：医院人事档案管理；人力资源；利用；管理
医院人事档案管理工作属于医院日常管理的基础工作，其工作的重要性影响到医院的人才管理水平，可为人才晋升、人才引进与培养等提供重要凭证。本文主要将医院人事档案在人力资源与相关管理中的价值综述如下：
1医院人事档案管理的重要性
关于岗位调整。当前公立医院多以事业单位编制为基础实施岗位分配，针对公立医院不同岗位如何实施高效的人员分配，更好地发挥专业素质人才在各自岗位中的作用，是医院管理工作的重要组成。事业单位区别于一般企业单位，在人员岗位变动方面有着十分严格的制度标准，人事档案资料则能为岗位调整提供一手资料，发挥十分重要的参考作用。在医院日常运营过程中，部分人员在入职后需要对职位进行调度，此时人事档案信息则是最重要的参考信息，其可对职工的年龄、工作年限、专业技术职称、学历等基本情况进行真实呈现，从而为岗位调整提供信息。绩效考核的调整。人事档案往往作为重要参考，为科学合理地确定薪资水平提供依据。以往研究提示，人力对工作单位的初步意向多由薪资决定，且薪资水平与工作年限、职称晋升等呈正相关，此现象更为明显地体现在医院、学校等事业单位中。故以职工人事档案资料作为依据，结合职工学历、职称、工作年限等对职工薪酬进行科学合理的分配，于福利津贴发放等事务具有公平公正，有据可循的效果。另外对于医务工作者而言，在完成既定医疗任务同时，还需要进行相关教学、科研等工作，以上均应作为医院职工绩效考核的依据，并与职工个人薪酬密切相关。人事档案则可为职工薪资与绩效调整提供依据，做到有据可循，从而更有效地提高员工主观能动性，激励医院职工的岗位竞争意识，在实际工作中不断提高自身业务水平。促进新型人力资源管理模式的形成。随着大数据信息化时代的到来，信息技术与通信技术在生活中广泛应用，其中医院亦不断推进信息化建设，人力资源管理中的信息化技术亦得到长足进步。相对于传统人工化的人事档案管理，信息化技术中的数据库数据能快速准确地记录、存储、调取医院职工的个人信息，并对医院职工的工作状况、人事信息变动等做到随时记录，从而为医院管理层进行人才管理提供依据。以专门的信息化人事档案为基础，加强对医院职工的综合能力进行标注，从而更好地为医院管理者在人才培养、人才引进等管理中进行科学决策提供帮助。故可认为构建先进的医院人事档案系统对医院长远和谐发展提供重要支持，且随着信息化技术的发展，医院人事档案信息的开发亦将进一步深化，重要性将进一步提升。
2医院人事档案管理的现状
普遍存在认识不足。随着我国社会经济的不断发展，人民生活水平的不断改善，人民对医疗健康的意识亦不断增强。医院管理工作的重点由以往确保人民健康逐渐发展为提高医疗服务质量，但对医院人事档案管理工作有所疏忽。由于领导层对医院人事档案管理工作的重视程度有待提高，下属部门在落实医院人事档案管理相关政策时其执行力相应也不强，导致下属部门员工对于医院人事档案管理工作的积极性与主动性欠缺，思想不统一，凝聚力不强，工作效率低下等。缺乏创新性。医院管理工作的重点由以往确保人民健康逐渐发展为提高医疗服务质量，而未重视医院人事档案管理工作，多数医疗单位仍沿袭以往传统人工管理模式，对医改提出的关于医院人事档案制度更新未能积极落实，亦未有效结合医院自身发展情况制定合理的人事档案管理制度，导致人事档案管理上的固定化、枯燥化、单一化，相关人员工作积极性低，工作效率低下等问题。管理水平低下。目前从事医院人事档案管理的人员多非“科班”出身，缺乏人事档案管理工作的系统化理念与专业知识。存在底子薄，业务能力差等缺陷。而临时学习人事档案管理知识耗时长、过程吃力，无法在短时间内达到有效提升医院人事档案管理效率的目的。另外部分人员在实际工作中浮于表面，以应对领导及上级检查为目的，将其作为工作重点对待，从而忽略了医院人事档案管理工作的本质。
3如何提高医院人事档案的管理效率
人事档案日常管理范文7
关键词：公立医院;档案管理;应用创新
档案是企业或单位信息资源的整合，在日常的管理和工作中起到很大的作用。尤其是一些公立医院的档案，它们集合了医院的行政、人事和医疗等各个业务部门的文件信息，公立医院常见的档案内容包括基础建设、人事、医疗数据等，具备原始不可再生的特质，是医院在发展历史中的一份见证和权威的凭据。当前正处于我国新一轮医疗改革的大环境下，公立医院要想取得较大的突破则需要顺应时展的趋势和潮流，需要进一步创新医院档案管理的工作，构建一种全新的档案管理模式。首先，管理人员要清楚了解医院内部档案信息构成，并合理规划这部分档案信息；其次，提升档案从业人员的知识储备量与职业素养，从多角度推动公立医院档案管理的发展，使其更够更好地服务于医院的各项工作。因此，笔者认为，做好医院档案管理创新工作关系着公立医院的能否顺应经济社会的快速发展，同时也是我国医院现代化发展的重要表现，对于推动医疗事业的发展有着深远的影响。
一、公立医院档案管理应用
（一）医院内部管理工作
做好档案管理工作是医院日常管理工作的一项重要任务，医院档案承载了医院的各类信息，如归档的病历承载了前来就诊的详情记录、人事档案记载了医院来往的职工信息及调度记录等，它可以给医院的决策者提供有效的信息依据及保障。简单来讲，档案管理工作的成果直接影响到医院的业务管理水准及服务品质，是医院日常运转的重要基础。医院档案管理部门可以通过业务端收集、汇总、分析医疗卫生、人事等档案资料，对医院的各项工作情况进行规划、考核、监控、检查，实现医院现代化的档案管理方法。
（二）教学研究工作医学教研工作
一直是医疗事业的重要组成部分，尤其是在新医疗改革的背景下，医院要想提升自己的教研水平与质量，获取更多的医学科研成果，需要参考并借助许多医学案例及资料。医院在进行临床治疗与日常人事、行政等工作中会产生一些信息及文件资料，而这些文件分类归档后，则构成医院的档案。医院的档案既展示了医院成长历程，又可用于医院日常的教研工作、人才调度等工作，为医院的经营发展、教学研究提供了良好的信息基础。通过加强档案管理，深入了解档案内容，提升档案利用率。（三）资料的查阅与宣传医院的档案涵盖了医院生存和发展的每一个阶段，除了日常管理的病案材料，还包括基建档案、财政办公室档案、人力资源档案等，这些病案材料和信息能够真实地反映整个医院生存和发展过程，是医院发展、日常管理运行的重要材料，可以为医院的宣教工作提供更多的信息与数据支撑。
二、医院档案管理的现存问题
随着新医改的实施与推出，档案管理工作的开展趋于规范化，公立医院在对档案进行管理上有了明显的改善与提高，但在实际工作中仍旧存在一些问题没有得到深入的解决。
（一）现代化档案管理意识不充分，缺乏创新手段
一些医院的管理者缺乏现代化档案的管理意识，重视程度不够，认为档案管理仅仅是对医院各种信息材料的收集与整理保存，并未真正认识到档案管理工作的重要性。以人力资源档案为例，由于医院以医疗科研为主，过于要求人事、行政、后勤等服务于临床一线，而忽视了几者之间相辅相成的关系，使得在人力资源档案管理方面存在很大的欠缺，如医护人员的进修证件、工作业绩等应归档的材料缺失，人力资源档案内容不齐全或者内容未及时更新，影响档案的完整性与准确性。我国信息科学和网络技术不断的进度，档案管理方式也在不断地升级，由传统的纯纸质化管理向纸质化与信息化并驾齐驱的管理方式转变。但是就当前公立医院档案管理现状来看，仍然存在较大的问题，尤其是缺乏创新意识，不能够很好地发挥档案管理信息系统的信息挖掘与使用功能，导致大部分的数字化档案信息被遗弃或者闲置，无法真正地实现对档案的一站式管理。这种档案管理的形式和传统与现代化的管理方法之间还存在一定的差距，不利于对档案资源的有效利用和开发。
（二）人员与基础设施配备不齐全
1.基础设施落后。受当前社会医疗需求及医院经营收入等方面的影响，许多医院将大部分的精力都集中在医院研究及医院诊断治疗等业务方面，对于医院档案的维护管理工作往往投入有限。尽管绝大多数的公立医院均已经设置了专门的医院档案室，但是由于医院档案管理室的整体规划性功能欠缺，空间狭窄，许多不同类型的档案被混杂在一起，功能区域规划不明确，档案的收集管理和档案存放使用地点公用，不符合我国当前在档案管理方面的要求，尤其是不符合医院档案管理标准。众所周知，无论是纸质档案还是电子化档案，其保存环境对于湿度及干燥性有着较高的要求，但是目前部分公立医院因成本及其他方面原因，使得档案管理室的配套设施不够完备，如燃气灭火器、空调机、除湿器等，甚至部分医院档案室的温度、湿度及安全不达标，对档案的保存与利用产生负面影响。2.管理人员综合素质有待提高。档案管理对专业的要求很强，要求具有档案知识、计算机知识、医学知识等相关专业的人员管理与使用。但是，目前医院人员的分配更加倾向于医疗方面，负责档案的管理人员大多是身兼数职，这部分人员更多的精力是放置在行政、人事等事务处理上，不能够全身心地投入到档案整理、更新与保护工作中；同时，目前负责档案管理的人员其专业素养与专业要求之间仍有较大的差距，难以满足档案管理的需求。
三、医院档案规范化管理与创新思路
（一）全面加强医院管理者与各级管理人员的现代化、科学化、规范化的管理理念
现代化、科学化、规范化的管理理念是做好医院档案工作的基础。因此，首先要加强医院管理者与档案管理人员的规范化管理意识。医院在日常的工作中，要加强院内各部门的档案宣讲工作，提升各部门、各单位、各环节相关人员的档案意识，让每一位相关人员都能够积极为做好医院档案管理工作献计献策。让大家认识到做好档案管理工作关系着医院的进步与发展。人力资源档案是医院人才资源的信息库，为医院合理使用、合理配置人才提供了依据，因此在宣传的过程中，要使得医护人员意识到人力资源档案与自己有着密切的联系，关系到本人在医疗事业的发展前途，争取全院干部职工对档案管理现代化、科学化、规范化发展的全力支持。要利用各种机会，举办档案管理的专题研讨会、创新性专题会、论文写作等多种方法与活动形式，来增强意识的培养，为后续进行档案管理的现代化、科学化、规范化和创新打下坚实的基础。
（二）多举措并施，实现档案规范化管理
医院的档案信息资源很多，涉及了人力资源、财务及医疗等多个业务部门。要想实现档案规范化管理，医院就必须建立健全档案管理制度，并加强管理知识储备与专业技能培养，多举措同时进行。档案管理人员要结合当前医院业务与档案管理实际情况，构建一套适用于本单位的档案管理体系，推动医院人力资源、财务、医疗等档案管理、开发及利用。如，首先在规范人事档案管理时，从制度到落实需要按照相关标准与规定执行；其次在进行人事档案材料收集时，可根据《干部人事档案材料收集归档规定》，采取经常性、定期、集中收集相结合方式，及时更新人事档案资料，以适应最新工作需求。
（三）切实提高档案管理人员的整体素质
在新一轮医疗改革背景下，现代化、科学化、规范化的档案管理工作需要由一个具有专业性的档案人才管理团队来负责组织和推进。因此，医院可以结合院方实际情况制定对应的档案管理人才培养方案，通过对档案管理人员进行专业知识与技能的教育与培训，进一步提高档案管理人员的整体素质。医院可在内部组织一些有关档案管理理念及档案管理技术的专题讲座，培养医院职工的档案意识与管理技能；对外，医院应坚持“走出去”的观念，与第三方咨询公司不断加强业务合作，学习国内企业和国外先进现代化的医院档案管理服务模式，让医院档案管理人员“走出去”到沿海地区先进的医院学习现代化的管理技术、规范化的管理知识，并将学到的内容与实际工作融会贯通，进一步推动医院档案管理制度的创新转型和优化升级。
（四）加强档案信息化管理，提升档案利用率
在新时代背景下，加强档案信息化管理仍旧是包括医院在内各企事业单位档案工作发展与创新的重心。常见的档案信息化管理方式除了改变传统的纸质档案的存储、记录及管理方式之外，还间接提高了档案的利用率，打破时间与空间限制。医院内部在进行档案信息化变革的时候，可以将各职能部门与业务部门的档案系统联动起来，确保档案负责人可以通过系统同步的信息资料进行档案的管理工作。例如，建立人事档案信息管理系统，利用网络信息技术与计算机硬件等实现人事数据的手机、分析、处理等功能，迅速地为医院决策层提供符合要求的职工信息，为医院人才队伍的建设提供预测凭据。
四、结束语
人事档案日常管理范文8
关键词：学生档案；人事档案；档案管理；干部人事档案工作条例
随着2014年以来的干部人事档案专项审核工作的开展和2018年《干部人事档案工作条例》的颁布，干部人事档案的重要性日益凸显，对干部人事档案的管理也更为规范、严格和科学。干部人事档案是由相应的干部人事档案工作机构以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础，建立档案正本而成，因此，作为干部人事档案重要形成基础的学生档案，必然对干部人事档案产生直接影响。在建立新入职人员干部人事档案正本和干部人事档案专项审核工作中，都可以发现一些在学生档案管理阶段存在的问题。由于学生档案尚无明确的全国统一管理标准和规范，参照《干部人事档案工作条例》及其他干部人事档案管理相关规定，对学生档案进行规范化管理，可以提升学生档案的管理水平，有助于实现从学生档案到干部人事档案的顺利过渡，从而提高干部人事档案案卷质量。
一、学生档案管理存在的主要问题
1.归档范围无统一标准，材料缺失情况多见。在《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）中，规定学生类档案主要包括“高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”，但是由于没有更进一步的详细规定，在具体操作层面上，高校的档案管理部门只能基于以上规定，划定自己的归档范围，制定归档要求。但是在学生毕业后，学生档案转递到工作单位，工作单位的干部人事档案管理部门在建立干部人事档案正本过程中，经常可以发现，依照《干部人事档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）的标准，很多学生档案都存在材料缺失情况。这种缺失通常存在两方面的原因：一是在学生入学时，对高中、高考档案的转递和接收存在问题。比如部分省市的高考档案已经不再生成纸质材料，而是全部实行电子档案，并要求录取院校直接自行打印存档，但是录取院校并未将其打印出来存入档案，造成高考档案的缺失。又如很多高中在学生高考后直接将档案交给学生本人，由学生本人自己带至录取院校，而学生在暑假期间保管不善，造成档案丢失。二是一些按照干部人事档案标准应该归档的材料，不在高校制定的学生档案归档范围内。比如部分高校不要求研究生报考登记表等材料归档，或是不单独制作学位申请与授予材料，而仅在成绩单中简单注明“授予某某学位”等，此类情况无论从干部人事档案的整理标准来看，还是从干部人事档案专项审核工作而言，都可能被认定为材料不齐全，学历情况存疑。
2.材料制作不规范，质量不达标。在材料制作方面，经常可以发现学生档案材料填写不规范、手续不完备、载体不合适的情况，主要分为几大类：一是手写或打印内容填写不规范、存在涂改，如学生在填写登记表时，填写不认真，写错的地方直接划去、重描或用修正液涂改；二是使用不耐久的书写或粘贴材料，如纯蓝墨水、铅笔、双面胶，长期保管后，字迹逐渐模糊褪色或发生照片掉落；三是材料制作不完整，如缺少签名、时间、印章，某些项目空缺等；四是未按要求使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，或未留装订边，甚至有些材料在采用正反面印刷的同时，在页边仅留3-5毫米空白，即便使用白纸裱糊，也很难实现不遮挡材料记载的信息。这种材料制作上的不规范，不仅使材料不符合干部人事档案的收集归档要求，影响案卷质量，而且不利于人事档案凭证作用的实现。比如在干部人事专项审核工作中，因硕士学位授予材料未盖章而造成的学历情况存疑；因本人不慎写错而随意涂改出生日期，影响年龄和退休时间认定等，对干部人事档案管理工作和干部本人的合法权益维护，都造成不利影响。
3.档案知识普及欠缺，关注程度低。由于各高校管理体制不同，学生档案可能由档案部门、教学部门、学院（系）等部门负责管理，相较干部人事档案，学生档案的管理方式更为松散。就学生档案管理人员而言，学生档案并不一定由专业的档案人员或组织人事部门人员负责管理，管理人员的档案意识、档案知识水平参差不齐，而且许多学生档案管理人员还要兼任其他很多业务工作，放在学生档案管理上的时间和精力极为有限。在这种情况下，学生档案管理人员很难从档案角度对学生档案进行规范并对归档部门作出指导，那么对于学生档案材料的形成和归档部门而言，就更难从干部人事档案的视角出发，按照标准制作材料。在认识上，很多人并不重视学生档案，在学生入学后，只是简单地将学生档案收集起来加以存放，而不进行清点、核对和整理，无法在源头上对学生档案的质量进行控制。因此，高校往往难以站在干部人事档案的管理标准下参照管理学生档案，原始粗放型的管理模式，难以适应新时代干部人事档案的管理需要。另外，针对学生的档案知识宣传也有所欠缺。高校学生档案管理部门对学生档案相关知识的介绍和宣传相对较少，途径和手段单一，覆盖面和影响力有限，很多学生不清楚档案的价值和作用，档案意识较为淡漠，很少会主动寻求和获取相关信息。在学生毕业时，大量学生对档案转递相关知识和手续的不了解，忽视档案去向的情况屡屡发生，在就业单位要求时调转档案时才想起档案相关事宜，继而花费大量时间去寻找档案，影响入职手续的办理，也影响就职单位的干部人事档案立卷工作。还有的学生在改派后不清楚要将新的就业通知书存入档案，或是考取了职业资格证书后不知道要将相关材料存入档案，在影响档案的完整性的同时，也阻碍了档案凭证作用的发挥。
二、高校学生档案管理的改进与优化
1.规范归档材料，制定管理标准。高校学生档案管理部门应当在学习《干部人事档案工作条例》《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）和《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）的基础上，会同学生档案材料形成和归档部门，依据干部人事档案管理相关要求，结合本校工作实际，制定学生档案归档范围和归档要求，内容应包括高中、高考材料、学生入学材料、报考攻读硕士（博士）学位研究生登记表、博士专家推荐信、毕业生登记表、学位申请和授予材料、在校期间成绩单、就业通知书、政审材料、党团材料、奖惩材料、体检表、学籍异动（转学、休学、复学、退学）材料等。学生档案材料形成部门要规范各类表格和材料模板的设计制作，并对各类材料的填写进行指导，使其内容和形式均符合干部人事档案整理和管理要求。在接收档案材料后，要及时装入学生档案中，避免散失等情况的发生。此外，高校要加强学生档案的制度化、规范化管理，做好顶层设计。结合自身实际工作情况，制定有关学生档案收集归档、日常管理、查阅利用的制度，建立健全工作规范，使学生档案的管理有据可依，形成标准化工作流程。在建立各项制度后，要在学生档案管理工作中严格执行制度，不断推动制度的落实。
2.设置审核环节，严控档案质量。《干部人事档案工作条例》强调对干部档案要“凡进必审”“凡转必审”，这一要求可以作为学生档案的工作参照。具体来说，学生档案的审核，应设置三个环节，囊括从学生在校期间的学生档案材料全部接收 环节。第一，应在学生入学后，对所有学生提交的高中、高考材料进行清点和审核，明确是否有档案缺失，是否存在档案错装、漏装情况，学生的高中材料、高考报考材料、学生入学材料是否按要求装入档案。对于已经实行高考电子档案省份，要打印高考电子档案替代存档。清点审核过程中，可以制作每一卷学生档案的内容明细，在清点审核后，依据内容明细，对本年度新接收学生档案的具体情况进行登记和统计，记录存在的问题，并及时反馈给学生，敦促缺少材料的学生尽快补齐。第二，在学生就读期间，会新产生的各类材料，如奖惩材料、党团材料、学籍异动材料等，学生档案管理部门应在接收材料时，对这些材料进行质量审核。要重点查看材料是否完整准确填写，签字、印章等手续是否齐全，字迹是否清晰、无涂改。第三，学生毕业后，要在学生档案转出前，审核就读期间档案材料是否已经完整齐全装档，有无重名学生档案错装现象，档案密封是否严密。如果学生办理过改派、缓派手续，要确认新的就业通知书是否已经装入 档案。三个审核环节的设置，意味着学生档案管理部门需要改变“收而不管”的粗放式管理模式，建立从学生入学到毕业的全过程、精细化学生档案管理体系，记录并掌握每一卷学生档案的归档内容，全面监督和控制学生档案的质量。
3.关注转递流程，确保档案安全。干部人事档案通过机要交通或专人送达的方式转递。2015年之前，学生档案同干部人事档案相同，也通过机要交通转递，2015年之后，学生档案改为通过中国邮政EMS渠道转递。新的转递方式下，需要学生档案管理部门转变工作方式，配合EMS的邮寄要求，让学生档案安全到达派遣单位。与机要交通不同，EMS邮寄需要提供详细的收件地址、收件人和收件电话等邮寄信息，在档案寄出前，应仔细核对，确定邮寄信息准确无误。要使用大学毕业生档案专用的EMS邮寄包装，粘贴封条，加盖封口骑缝章，做好密封，防止档案污损和散失。学生档案寄出后，应认真整理邮寄单号，确定每个邮寄单号能与寄出的学生档案一一对应。与机要交通方式下每个单位有固定的收件人不同，同一单位的EMS收件人可能有多个，甚至部分单位无固定EMS收件人。由于各地投递情况不同，也有可能存在无法妥投、人才服务机构拒绝接收等情况。学生档案管理部门必须对档案接收情况予以格外注意，一旦发现学生档案未能顺利被派遣单位接收，要及时查明原因，妥善处理，避免档案在转递途中发生丢失。
4.加强学习宣传，提升档案意识。时代的发展带来档案管理精细化的要求，新情况、新问题的出现促使档案管理者要不断学习、不断创新。学生档案管理人员要加强对干部人事档案知识的学习，从更长远、更前瞻的角度，看待学生档案的相关问题和发展趋势。可以通过参加干部人事档案相关培训、与干部人事档案管理人员交流沟通等方式，寻找当前学生档案管理的不足之处，研究学生档案管理的优化策略，不断改进工作，持续创新。高校也要加强人才的引进和培养，按照国家规定，配置足够的学生档案管理人员，使学生档案管理人员向专业化、专职化发展。在自身提高管理工作水平的基础上，学生档案管理人员要积极宣传学生档案工作的重要性，通过举办讲座、召开会议等方式，提升学生档案材料形成、归档工作相关工作人员的档案意识、档案技能，从源头上保证学生档案归档工作的质量，变“被动归档”为“主动归档”，从而逐步建立标准规范、运转高效的学生档案工作流程，实现学生档案管理水平的全面提升。同时，也要加强对学生的教育，使学生关心自己的档案，了解档案的价值。从学生入学开始，就可采用新生教育、组织参观、新闻、制作微信推送等形式，向学生介绍档案知识，提升学生的档案意识，引导学生的档案利用行为。让学生意识到学生档案对自己的重要意义，教育学生在填写各类材料时，要如实、清晰、准确。在毕业季时，结合“国际档案日”活动，提醒学生在毕业后关注自己的档案去向，及时查询档案接收情况，避免出现“弃档”现象。
5.利用信息技术，构建管理系统。利用计算机技术，逐步实现学生档案的信息化管理。依据学生档案的特点和需求，设计研发学生档案管理信息系统，对学生档案的信息详情和学生档案的实体管理进行整合和细化。建设学生档案管理系统，可以实现两方面的管理优势。一方面，可以将学生的基本信息和档案中记载的信息整合管理，为学校培养和教育学生提供更为精确、更为丰富的信息资源，如在学生个人姓名、年龄、籍贯、学院等基本信息的基础上，将装入学生档案的获奖情况、入党情况、学籍异动情况也逐年加以记录，在学生档案管理信息系统中统一存储，就可以在使用时更方便地获取学生信息，免去多部门反复查证的重复性劳动。另一方面，在档案日常管理上，可以对学生档案的收集、保管、整理、转递等环节进行科学高效管理，从学生入学到毕业，实时管理学生档案的馆藏状态，查询出入库情况，快速定位每一卷学生档案所在的位置，提高档案利用服务的效率。
三、结语
干部人事档案起始自一个人的学生阶段，提升干部人事档案的质量和管理水平，则必须对学生档案予以重视。参照干部人事档案的管理标准和要求，重视学生档案的材料制作、收集、审核环节，制定详细的学生档案管理标准，科学化管理方式，加大学生档案宣传与教育，都有利于干部人事档案与学生档案的衔接，促进学生档案和干部人事档案工作的科学化、规范化发展。
参考文献：
[1]中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》[EB/OL].[2018-11-28].
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[3]周莹莹.高校学生档案管理机构设置问题及对策研究[J].北京档案，2018
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