人事档案论文范文1
（一）人事档案的基本信息
人事档案是企业了解员工信息的直接途径。档案是历史的真实记录，企业通过档案可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，可全面、准确地了解员工，总结经验教训，做到知人善任、选贤举能，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。在人事档案中一般会显示员工的免冠照片，企业可以通过照片直观地看到员工的相貌气质，为企业人力资源部门给员工安排岗位提供依据。相貌气质清丽温婉的女员工可以安排在前台接待或秘书的岗位，既能体现出企业的良好形象，又能使员工的外貌资源得到充分的开发利用。外表和蔼、有亲和力的员工，可以被安排在售后服务部门。一般需要售后服务的客户心情都相对急躁，有亲和力，性格温和的员工能促使客户心情舒缓，情绪冷静。合理、高效的员工职业安排可以促进企业的各项工作顺利进行。虽然企业用人不能以貌取人，但是在初级用人阶段，这也是企业的选择之一。在员工的基本信息中一般还会有年龄和婚姻状况的信息显示，企业可以根据员工的婚姻状况为员工安排具体工作。例如，已婚，并且孩子年龄较小的员工，企业可能会选择安排尽量少出差或者不出差的工作；对于富有活力，尚未结婚的年轻员工，企业可能给他们安排更富挑战性的工作。员工的基本信息是企业人力资源管理的基础，为人员安排提供基础性的资料。
（二）人事档案的潜在信息
在人事档案信息中，员工的工作经历也是一个十分重要的信息源。员工曾经的交际圈将可能会给现在的工作带来一些有利的因素。所谓的人脉关系就成为人事档案信息中的潜在信息，同时也是员工给企业提供的隐形资源。企业的人力资源部门可以依据员工曾经的工作环境，工作特点以及工作成绩为员工安排适合的岗位和提供发展空间。在人事管理工作中，员工潜在的信息应该比基本的、直观的信息更受重视。潜在信息在某种程度上也是员工尚待挖掘的资源。企业应该利用员工所有的资源，无论智力资源、体力资源还是人脉资源。在资源共享的时代里，广阔的朋友圈往往能给企业带来意外的商机，使企业在竞争中也能处于不败之地。此外，人事管理相关部门和人员应该对员工的人事信息进行合理的保密存储，不要未经本人许可随意透露员工的个人信息，以免对企业和个人造成不必要的困扰和损失。
二、人事档案信息为员工合理调配提供可靠信息
（一）人事档案信息为合理安排员工工作内容提供参考
人事档案信息将为企业人力资源部门合理安排员工岗位提供可靠的信息。在现代企业招聘过程中，企业往往更倾向于招聘具有相关从业经验的人员。而现今，城市间人口流动量大，工作更换频率，许多人一年之内就换了几个工作。人们的工作观念已经不像多年之前，寻找“铁饭碗”“终身制”的职业了。有丰富工作经验的人员，寻找薪资福利待遇更丰厚的职业和企业。年轻人虽然工作经验相对欠缺，但是有朝气，有热情，更倾向于寻找发展潜力大的职业和能为自己提供更多发展空间的企业。人事管理部门应该查阅员工档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料,结合工作意向，薪资要求等来合理安排员工的工作，把真正能为企业服务，能为行业发展做出贡献的人才发掘出来，并高效地利用起来。
（二）人事档案信息是员工晋升、裁撤的重要参考
人事档案信息常常会记录着员工的各项工作成绩。在用人过程中对定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总归入本人档案，因此，用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要参考作用。企业在市场竞争中遵循优胜劣汰的规律，在经济出现危机时，很有可能遭受打击甚至是重创。此时，企业为了减轻经济压力以保存实力，必然会选择裁员，那么人事档案中的相关信息就会为人力资源部门的裁员活动提供参考。工作成绩不突出，工作能力相对薄弱，人际交往欠佳的员工都可能成为裁撤对象。这些对企业参与下一轮竞争工作帮助甚微的员工被裁撤，也是企业内部整顿的一部分，为企业今后立足，发展提供了保障。与此同时，在人事档案显示中，工作成绩突出，有上进心，有合作精神、富于创造力，敢于迎接挑战的员工，自然会被发掘、重用，成为企业的无形资产。人事档案是记录员工成长历程的重要信息库，是人事管理部门为人员发展制定方向的重要参考资料，是员工今后选择职业的参考之一，也是企业定位员工和员工寻找自我认同的重要资料。
三、人事档案信息为社会保障情况提供参考资料
（一）人事档案信息为国家提供劳动保险情况
人事档案信息不仅是企业人力资源管理部门选拔、任用人员的依据，同时也是国家各项事业统计、调查的依据。中国正处于社会全面改革时期，面对人口基数大，人口流动性强等社会现状，相对准确的人事管理档案将为国家的人口统计、升学率、就业情况、生育情况以及子女教育等情况的了解、掌握提供相对可靠的依据。面对中国人口老龄化的趋势，建立相对公平、完善的劳动保险制度的呼声也越来越高。而科学、合理的劳动保险制度的建立也要依据企业职工的人事档案信息进行统计、核算。人事档案信息对员工来说是十分重要的工作证明。在人事档案中包含了员工工资金额，个人收入缴税情况以及各种保险的缴费情况，是员工各种社会信息的集合体。国家相关部门将根据企业职工的各项社会信息制定并兼顾全社会劳动者利益的劳动保障机制和劳动保险体制，为劳动者日后的养老问题制定科学、可行的方案，为所有劳动者提供应有的社会保障。
（二）人事档案信息为国家提供医疗保险情况
人事档案信息中除了劳动保险信息之外，另一项重要信息就是医疗保险信息。中国现在的“看病贵，看病难”问题十分突出，成为国家和社会亟待解决的问题，社会各方面都在献计献策，希望尽快尽早解决这个关乎全国人民就医看病难的问题。人事档案信息可以为医疗保险相关政策制定部门提供员工的医疗保险缴纳信息作为医保制度建设的参考资料。促使国家相关部门制定出更合理、更有利于企业职工的医保制度。人事档案中的各项信息都有助于国家制定相关政策更具普遍性、广泛性。在人事管理过程中，企业应该尽量保证人事档案信息的真实性和可靠性，这不仅是对企业发展负责，也是对员工负责，更是对国家各项社会事业建设负责。人事档案信息应该用在正确的地方，为企业员工和国家提供更多更具体的人事信息。
四、结语
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1.1传统人事档案模式比较僵硬
属于静态式管理，把工作重心放在了管理控制上，带有严重的政治色彩，往往忽视了人事档案的服务功能。要求教职工要无条件的服从档案管理者的要求，即提供档案材料和所需文件，但教职工如果需要查询档案资料或查看档案信息时却需要学校领导批示。只有少数学校领导可以查看，成了领导管理下属的工具，严重制约了人事档案的服务功能。这就造成很多教职工对档案不重视，觉得和自己工作学习没关系，这是我们的人事档案管理者不能很好的将人事档案的“服务”功能发挥出来造成的。
1.2档案材料单一。
传统的人事档案是以记载收录个人政治面貌为主，家庭出生、社会关系等单一内容为主。记载教职工平时工作表现、文化进修程度、心理健康状况、学生评分高低等方面的材料较少。
2创新人事档案管理工作的措施
2.1充分认识人事档案管理工作的重要性
我国自改革开放以来，经济生活水平有了很大的提高。企事业单位的用人形式也发生了极大变化，人们就业的自由度和流动频率越来越快。越来越多的人由原来的“铁饭碗，一端一辈子”变为可自由选择单位高度自由的社会人。人事档案的重要性也减弱了，对人才制约作用已失去效力。这就造成一些人对人事档案产生错误的看法。认为档案已经起不到什么作用了，甚至可有可无的思想。这对人事档案的发展及其不利，不能真正发挥人事档案价值的实用性，我国教育制度改革不断深化，使各学校间教师和学生的流动性更强，同时也对人才信息需求更加急迫。人事档案做为反映个人经历，德才表现及发展过程，是全面衡量一个人是否能胜任此工作的重要依据。因此我们必须提高对人事档案的认识。
2.2改变以往的静态式人事档案管理，增强服务意识
学校的人事档案是记录学校教师在平时教学、科研、社会活动中形成的完整反映教师个人的劳动成果和智慧及奖惩经历，也反映了学校办学质量的水平、师资力量，是教师评职称、考核等重要的依据。因此学校人事档案管理方式要以人为本，做到为全体教职工服务的“人性化”服务理念，并为教职工德、育、体全面发展提供保障。建立教师成长档案。为每一位教师编制一份个人成长档案，档案资料以学历程度、所学专业、教学课程、论文获奖情况、学生对教师的满意度、有无研究课题等为内容。教师成长目标以邻近相关学校或本地区教师发展水平作为参照物，制定相应的目标管理办法。例如本校各教师的特长、优势，那些是老师的断角，那些是本学校大部分教师都欠缺的，并以动态形式公示。这样教师对自己的状况十分清晰，能够及时纠正自己的失误和不足，做到早准备、早修正。使人事档案的管理切合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，满足学校教职员工的专业发展需求。
2.3人事档案应转变功能定位，实现“绩效化”
传统的人事档案管理方式已经不能顺应时代的发展了，现在很多单位的人事档案管理还是按以前计划经济时代的档案管理方式，在档案功能定位上还是按照“政治化”的管理，是阻碍人事档案发展的绊脚石，功能的单一性，使得人事档案发挥不出应有的“绩效”作用。现在我国高中以下义务教育阶段实行绩效工资改革，绩效改革涉及教师的岗位工资核定、绩效的核算等。而这些改革的依据很大一部分是来自人事档案的信息。因此我们在以后的档案工作中必须突出档案的“绩效”信息功能，更好地发挥档案的实用性。
2.4强化档案服务意识，发挥档案功能的多样性
国家教委6号令明确指出：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。人事档案反映了学校教职工和领导的个人的成长历史和业绩，是选拨人才的重要依据。所以，管好学校人事档案对于人力资源开发起着重要作用。但由于历史、客观原因，学校包括社会单位对于人事档案缺乏理解与重视。认为可有可无，只要有个人专门保管即可。没有对人事档案应发挥的作用引起重视。要从“重藏轻用”向多元化的开发利用转变。人事档案怎样才能更好地为学校师生服务需要我们档案管理者不断探索和发现。由传统的简单的收集整理，向多元化的开发利用转变。人事档案的开发主要包括：一是对人事档案信息来源的发掘及人事信息的收集、整理。如扩大对教师人事信息的收集范围，对学校干部增加收集信息种类等。二是对手里的人事档案信息进行重组、甄别、筛选，增加人事档案信息的时效性和利用价值，使得档案信息在学校教学、科研、干部选拨等方面有广阔的用途。三人事档案信息化，建立电子人事档案，并动态化加工和重组，满足现代化建设对人事档案的要求，使档案信息的收集添加更加方便快捷，对人事档案形成信息化、集约化、动态化管理。
2.5提高人事档案管理方法，加强人事档案信息化程度
随着电脑及网络的普及，网上教学、网上信息共享成为一种趋势。信息化已贯穿我们生活的每个角落。我国把人事档案信息化建设作为战略重点在《全国档案事业发展“十五”计划》提了出来。明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务和落实情况。人事档案作为档案事业的重要组成部分，在档案信息化和教育信息化的新形势下，人事档案信息化必须进快实施，并为教育信息化和档案信息化服务。人事档案信息化可实现干部、教师人事信息的“全文字检索”摆脱以前传统的库房式管理模式。使档案工作者从繁琐的档案收集、整理、保管、检索等工作中摆脱出来。提高劳动效率和工作质量。增强了人事档案工作的效率，因此人事档案管理者要重视人事档案信息化培训，加强业务技能训练，提高自己的业务水平，使得人事档案管理水平得到提高，更好地为学校、社会单位服务。
2.6健全人事档案的管理制度
健全的、规范化的人事档案制度是档案工作人员工作的有效依据，是教职工做好本职工作的前提和保障。人事档案管理工作质量的高低直接对学校其他职位的稳定产生影响。因此人事档案的管理必须紧跟人事工作要求，实现管理制度的规范化。人事档案管理工作比较繁琐，涉及的事项较碎，所以要有一套严格的规章制度来制约，我们人事档案管理者要依据《干部档案工作要求》并根据本学校人事档案管理中的实际情况，完善本单位的人事档案管理制度，为学校各项工作的顺利开展做贡献。应明确人事档案的接收、保管、查阅等细节，建立电子人事档案信息，实现人事档案网络共享，方便查阅，进一步提高人事档案管理的现代化水平。
2.7提高人事档案工作者的业务素质
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（一）领导对人事档案管理工作，重视不够
领导对人事档案工作在医院建设中的作用认识不足，重视不够，存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，是档案管理人员的事情，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了；没有真正认识到人事档案管理工作在医院建设中所发挥的作用，因此，没有专门去管理，更没有形成合力，没有把档案管理工作提升到应有的高度。
（二）人事档案收集工作力度不够
由于单位对人事档案工作的重要性认识不到位，收集归档工作制度不健全，管理人员工作执行不严格，收集归档工作被动、不及时，从而导致收集归档的材料不全面，有些材料大同小异，给人千篇一律的感觉。形式多，实际性的少，内容缺乏，不能真实反映档案主体的信息，这就严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。再加上，人才流动的频繁，人档分离的情况愈加严重，也影响了档案的管理与利用。
（三）档案管理方式落后
人事档案工作的保密性与专业性均较强。因此档案信息资料需要有专门的人员管理，并且有专门的安全空间独立存放。然而在实际情况中，许多医院都没有安排专门的人员管理人事信息档案，且人事档案大多数还是采用手工检索与编辑，现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用，计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，这种传统的管理方式存在诸多弊端，如不能及时收集整理档案需归档的材料、容易出现档案资料丢失或不完整的情况。从而导致人事档案管理效率低。
（四）人事档案管理硬件不足
由于医院办公条件限制，虽然人事档案有独立的库房，但没有实现“三室”分开，即档案库房、阅档室、办公室分开，人事档案库房没有配置防盗窗、去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。
（五）档案管理人员综合素质不高
目前医院的档案管理员为兼职人员，对档案工作精力投入不足，且又没有参加系统的专业知识培训，对档案的重要性、档案管理要求等业务了解不深，管理人员综合素质不高。这在一定程度上影响了人事档案管理水平。
（六）档案利用效果差
医院人事档案信息管理只注重干部档案的利用，忽略了专业技术档案的开发利用。技术档案是反映医院医疗、教学、科研业务水平的重要档案。它的潜力大、开发价值高。医院人事档案管理不仅仅是保管，还应该包括档案信息的开发利用等。目前，我院人事档案信息管理还处于封闭、半封闭和被动服务状态，人事档案信息资源只用于发展党员、考察干部等，并没有发挥其应有的作用。
二、医院人事档案信息管理与利用的建议
（一）树立以人为本的管理观念
首先，党政领导应该高度重视这项基础性的工作，把这项工作摆在重要的地位，从思想上、人力上、物力上给予支持与关心，从而保证医院人事档案工作的顺利进行。其次，要提高职工的档案意识。档案信息材料与每位员工息息相关。许多员工缺乏档案意识，在档案的形成过程中存在数量不全、材料书写不规范、上交不及时等问题。这些问题的存在直接影响了档案信息材料的健全与使用。因此，可以通过组织职工学习《档案法》，宣传人事档案工作的重要性，明确档案工作是每位职工义不容辞的责任和义务，从而促使每位职工规范归档材料的书写等，为档案管理工作的发展建设创造良好的环境。
（二）加大档案收集力度
加强人事档案的信息维护，建立统一的档案收集标准，明确档案管理职责，进一步确保档案收集、保管到位。如各种载体档案的收集、整理、归纳；开发与引进现代管理手段。进一步改善保管条件，加强人事档案管理的硬件与软件建设。
（三）加强人事档案管理的信息化建设
这是一项长期而艰巨的任务。随着办公自动化水平的提高与人事档案工作的推进，档案管理工作应该引入现代信息技术。因此，建立人事档案管理信息系统迫在眉睫。电子档案占用的空间小、储存量大、信息分类清晰，不断扩大人事档案信息的内涵，实现人事档案信息的微机检索，进而实现医院在人才培养、干部晋升等方面的公开性与公平性。同时，医院还可以利用网络发表职工个人的工作业绩情况，促进员工之间互相监督，共同努力把医院的整体医疗水平与服务水平提升至一个新的层次。
（四）提高档案管理人员的素质
医院人事档案工作涉及的范围广，档案管理人员不仅要具备档案学的基础知识，还要掌握计算机、英语、医学、人事档案管理学等方面的知识。同时，医院还要加强档案人员的再教育。一方面，要加强档案管理人员的思想素质，树立高度的责任感与事业心，培养管理人员兢兢业业的工作态度。另一方面，要提高管理人员的文化素质。这就需要从管理人员的文化基础抓起，培养管理人员的公文知识与写作技能。此外，还要培养管理人员的业务技能。学习现代化的档案管理方法与操作技术，以适应新时期医院人事档案管理的需要。
三、结语
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1.人事档案管理对单位的作用
对博物馆来说，人事档案的作用主要体现在为单位提供依据。人事档案是一个工作人员历史的真实记录，通过利用档案可以清楚地了解职工的工作轨迹，为领导决策提供重要参考和依据。领导为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面准确地了解职工，通常会将考察现状和查阅人事档案中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等材料有机结合，而在工作过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会归入个人档案，作为考核依据。因此，在职工考核时，经常会查阅人事档案，考察其德、能勤、绩等方面的情况，从而准确地了解每个人的情况，为单位正确配置人员起到了重要参考作用。
2.人事档案管理对职工的作用
对每个职工来说，在人事档案诸多作用中，主要是人事档案凭证作用，它表现在两个方面：①它是每个职工成长轨迹的真实记载。博物馆人事档案，记载着每个职工的身份、党团组织关系、学历、职称、经历、政审情况等，具有重要的凭证价值和参考价值。个人转正、定级、职称申报、办理养老保险、退休等，都需要人事档案“说话”，它的作用不可被替代，如果没有人事档案，个人的权益无从得以保障，甚至可以说它决定每个职工的命运。②它是每个职工工作表现材料的综合。博物馆人事档案管理工作，是按照国家政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工作待遇等内容的文件材料。因此，它是职工个人履历、专业技术水平等基本情况真实反映，它能为职工的评价、考察、任免、调动、晋升等提供可靠的第一手材料，是博物馆人力资源管理和开发利用的重要依据。
二、博物馆人事档案管理存在的主要问题
1.对人事档案管理的作用认识不够。
没有真正发挥其作用，人们对人事档案管理工作的认识存在一些误区，认为人事档案工作就是保管工作，只要不丢失、不泄密，能应付查档就行了。不能做到有效利用人事档案资源，既便是利用，也仅限于人员的简历、职称等范围，这种现象的持续，会使得人事档案的利用率降低，其服务于博物馆工作的作用就不能真正发挥。
2.对人事档案管理的内容缺乏特性。
博物馆人事档案的内容仍然使用比较传统的记载方式，存在单一的现象，不能很好的反映出职工各方面的才能和特长等特点，实际上博物馆职工大都是受过专业教育的人员，都具有突出的专业才能和个性。传统的人事档案记载方式会模糊了这种个性特征，从人事档案中很难清楚地了解到每位职工全面的实际情况。
3.对人事档案管理的硬件投入不够，信息化程度比较低。
随着博物馆工作的发展和科技的不断进步。人事档案管理应该逐渐信息化。但博物馆仍然采用传统手工的记录方法对人事档案进行管理。没有充分利用先进的技术手段和措施，既使引入了微机操作，但是仍旧无法达到无纸化办公程度，信息化程度不高，不仅影响了人事档案管理，同时也降低了博物馆工作效率。
三、加强博物馆人事档案管理工作的主要措施
1.领导重视
领导应增强档案意识，充分认识人事档案管理工作在博物馆管理工作中的重要作用。真正重视人事档案管理工作。要将人事档案工作列入工作计划，摆在重要议事议程，定期提出任务要求和听取工作汇报，完善档案管理人员的工作职责。切实解决人事档案工作中的实际问题，对人事档案工作做到有部署、有检查、有落实。
2.完善制度
根据博物馆人事档案工作的实际情况，不断完善博物馆人事档案管理的制度建设，为使人事档案管理工作有章可循，确保人事档案的安全保密、合理利用、规范整理，应建立完善人事档案收集、鉴别、归档、整理、查找、检查、核对、传递等各项制度，努力形成一个完整的规章制度体系。在此基础上，更要关注贯彻落实情况，要按照制度的要求及时将收集的人事档案材料，从手续是否完备、表述是否准确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案收集和归档工作真正做到不丢失、不积压，客观真实的反映事实，保证人事档案管理工作逐步制度化。
3.利用信息化技术
人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求，也是提高档案管理效率，实现人事档案管理现代化必由之路。因此，人事档案管理要不断学习掌握现代化档案管理理论和新技术的运用、开发新手段。及时快速将人事档案信息以影象、数字化等形式予以保留。建立人事档案数据库，利用电脑、扫描仪、传真机等现代化设备和先进技术，将档案资料整理、录入。通过处理后，原来的文字图片甚至声像资料转变成数据资料，一旦档案发生变化时，可以随时更新信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。
四、小结
人事档案论文范文5
供电企业的人事档案管理工作中存在较多的问题，具体分析来看，主要是有四个方面的问题。首先，是人事档案管理制度方面的问题，供电企业的人事档案管理制度不够完善。这是由于企业本身存在人事档案管理意识淡薄的情况，企业的精力和资金投资过多地投放在生产经营上，长此以往，导致了供电企业人事档案管理制度的不健全、供电企业的人事档案管理不规范的问题。其次，是内容不完整、准确性不足的问题。供电企业的人事档案尤其是员工工资、职称、履历等的变动情况等材料的完整性不足，使得企业的人事档案未能很好反映当前情况，且有时也可能会给员工带来不可弥补的损失；目前现代企业人力资源管理推广使用的EPR系统和人力资源管控系统在人事档案管理方面起着越来越重要的作用，但在这其中也发现存在着部分职工人员的电子信息与纸质档案材料之间不相符的情况，这也为人事档案管理工作带来了问题。第三，是人事档案保管不严格的问题。一些企业的人事档案管理既缺乏专用的设备，又没有较好的保管条件，这极易造成人事档案的遗失，当需要用人事档案办理相关手续时，就会造成麻烦。最后，是人事档案管理信息化建设滞后的问题。虽然信息化随着网络信息技术的迅速发展成为了提高企业档案管理工作的有效途径，但还有很多供电企业的人事档案管理存在信息化管理工具、技术手段落后等问题，导致企业的人事档案管理不能很好地适应现代化的发展。
二、供电企业人事档案动态管理的完善措施
人事档案管理工作是企业人事工作中的重要组成部分，企业的人事档案管理不仅具有重大的社会价值，而且人事档案管理也能在企业制定决策时提供有力参考并促进人力资源的合理配置，其对企业的发展日趋起着关键的作用。供电企业的人事档案管理工作的存在和发展是企业内在、本质的需要，对企业的生存和发展有着重要的影响。因此，针对供电企业的人事档案管理，应突破传统的人事档案管理模式，选择先进的、科学的新路径，实现人事档案的动态管理。对此，可以从以下几方面入手。
1.完善、创新人事档案管理制度
在供电企业的人事档案管理工作中，要有效地改革不适应于新形势发展的规章制度，消除传统管理方式的弊端，及时建立更为先进的、科学合理的人事档案管理制度，使企业的人事档案管理更具规范化、合理性和有效性。完善人事档案管理制度，供电企业需要依据人事档案规范化管理的需要、结合人事档案管理的工作实践，制定并完善企业人事档案管理各项档案的管理规章制度，并要根据员工档案的内容、档案标准等对企业职工的人事档案资料进行规范的分类整理以及更新工作，并提高纸质档案与电子档案管理的同步性，最终实现人事档案管理的标准化、规范化和完整化。
企业也可以建立起专业化的人事档案管理机制来进一步完善人事档案管理制度，不断增强企业人事档案管理的软、硬实力。最后，还可以建立完善的人事档案开发利用机制，即结合企业的实际发展情况、充分利用计算机网络建立起适合企业自身实际发展需要的人事档案管理检索系统和一个完善的咨询服务体系，以实现人事档案管理的价值、档案管理的目标，并实现人事档案管理系统与外部的企业人事档案管理环境之间的有效地沟通和联系、实现人事档案的动态管理。对于供电企业的人事档案管理，还需要增强企业的创新意识，创新管理模式。要着眼于形势的发展、制度的更新，不断更新、改进工作的方法。在企业的人事档案管理工作进行过程中，档案管理相关工作人员要积极创新，寻求有效的方法解决管理工作中出现的问题，以促进人事档案管理工作效率及水平的提高。
2.重视加强人事档案管理的信息化建设
随着计算机信息技术的发展，在供电企业的生产经营活动中也越来越广泛地运用到计算机网络技术。重视加强计算机网络技术在人事档案管理当中的运用以及其信息化的建设，是实现供电企业长远发展的必要选择。对于企业的人事档案管理信息化建设，需要正确认识这项工作的必要性，供电企业要认识到企业人事档案管理的信息化不仅是提升人事管理效率的必然选择，也是提升企业核心竞争力的重要手段。要加强供电企业人事档案管理的信息化建设，企业要做好三个方面的工作。第一方面，是建立起完善的人事档案管理网络，为实现人事档案管理的信息化建立基础；第二方面，是建立并完善人事档案管理的运行机制，保障工作的顺利进行；第三方面，是要加强企业人事档案数据资料的收集管理工作，对此要实现人事档案管理工作流程的数字化、保证数据资源的及时更新以及人事档案的资料的完整性。只有做好这三个方面的工作，才能更好地实现供电企业人事档案信息化的管理。
3.加强人事档案管理队伍的建设
对于供电企业的人事档案管理工作，需要大力宣传其的重要性，以引起人们足够的重视。同时，也要提高相关人事档案管理工作人员的素质、加强培训提高他们的能力，以使其可以自如运用数字化、信息化手段来进行人事档案管理，更好地服务企业。
三、小结
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1.人事档案管理人员的管理意识不强
长时间以来，医院都没有高度重视人事档案管理工作，因为医院平时主要的服务对象是病患，医院无意之中，也会把病患作为主要的工作服务对象，尽量为病患解决痛苦，为医院提高形象。医院各部门的管理人员也把目光更多地投在提高医疗服务水平和发展医疗业务上，导致忽视了人事档案管理工作的问题，人事档案的资料信息利用率较低，管理人员对档案资料的规整和分类意识薄弱，这些都严重阻碍着人事档案管理工作的进展。由于人事档案管理工作得不到重视，导致医院员工的科研成果、工作业绩等没有被及时收录到档案中，导致人事档案资料缺乏实效性和完整性。由于人事档案管理人员的意识不强，使得人事档案管理工作更加缺乏系统性、及时性。
2.人事档案管理人员的素质有待提高
从整体方面来看，医院的人事档案管理人员，普遍存在着素质落后的现象，比如：专业管理人员数量不多，缺少专业方面的人才，整体的知识结构框架缺乏科学性、合理性，专业知识滞后，没有得到及时地更新，缺乏高水平、高素质的人事档案管理人才。这些问题的存在，使得医院很难满足时代对人事档案管理工作的要求。很多医院片面地将人事档案管理工作看作是档案资料的整理、归类、存放，导致人事档案管理水平很难得到提高和重视。再者，一些人事档案管理人事是兼职的，他们还有别的工作，因此很难将全部时间和精力放在人事档案管理工作上，这些人的思想观念和管理水平没有随着时代的发展及时更新，创新精神不足，医院人事档案管理人员的工作积极性低，热情不够，加上人员的频繁调动，都会给医院的人事档案管理工作带来不好的影响。
二、医院人事档案管理的强化措施
1.增强人事档案管理人员的意识
医院强化人事档案管理工作的首要前提是增强人事档案管理人员的意识。医院领导管理人员要从根本上真正重视人事档案管理工作，制定规章制度，规范人事部门的管理工作，及时了解并反映人事档案管理工作中存在的不足和问题，分析问题出现的根源，加大资金投入和设施支持，同时还要提高人事部门的领导重视人事档案管理工作的程度。医院还应加大宣传人事档案管理工作的力度和深度，强化档案管理人员的素质和意识，让其认识到档案管理工作对医院发展的重要性，还要认识到档案管理工作与医院其它业务开展、管理间的紧密联系。医院还应完善人事档案管理工作的法制化渠道和进程，提高档案管理人员的法律意识，拓宽管理人员收集资料信息的途径，规范档案资料保存和传递的渠道、程序。
2.建立健全人事档案管理制度和管理方式
医院的人事档案管理工作比较繁琐，如果没有约束制度的话，很容易找不到工作开展的头绪。因此，医院应根据人事档案管理工作的具体实际情况和当前社会的发展需求，逐步建立健全人事档案管理制度，并指派专人跟踪监督落实。特别是对将计算机运用到人事档案管理工作中的制度制度，要严格要求收集、整理、传递人事档案资料的流程，确保档案信息真实、有效、可靠。不断完善各项具体细则，让人事档案资料的整理、归档更为科学合理。医院应根据人事档案的持续性特点采用合理的收集方式，比如什么样的资料必须要随时收集，什么样的资料定期收集或不定期收集等。将这三种方式互相配合使用，在日常工作中灵活掌握，保证人事档案管理工作有序开展。
3.提高人事档案管理人员的素质
医院在新形势下强化人事档案管理工作，很重要的一条是要提高人事档案管理人员的素质，提升他们的专业技术水平，培养复合型人才。人事档案管理人员要有敬业的精神和勤奋学习的动力，不断去激励和激发自己学习掌握新知识、新技能，主动地去了解、调查医院人事档案管理工作的现状和具体工作内容。坚持以人为本的理念，运用正确恰当的管理方法，规划医院人力资源的分配方案。充分调动大家工作的积极性和热情，从而提高工作的效率。医院在选聘人事档案管理人员时，要择优录取，引进优秀的管理人员。
4.加强人事档案信息化建设和管理
医院从人事档案中可以了解到每一位员工的实际情况，如果对这些信息科学使用，不仅能借此发挥档案管理的作用，还能将每个人的强势提供施展的机会。另外，将现代技术与人事档案管理工作进行结合，能帮助医院提高档案管理的效率。人事档案管理工作实现现代化是社会对这项工作的客观要求，医院人事档案管理部门应加强收集信息的速度和力度，建设人事档案管理信息系统，运用信息化的手段，提高收集、整理资料的速度和效率。通过现代科技，将人才的照片、指纹、声像等变成数据资料，实现纸质资料与数据资料同时保存，这样能够极大地促进医院档案管理工作的发展。
三、结语
人事档案论文范文7
1人事档案实现信息化的重要意义
人事档案管理实现全面信息化的优势主要体现在这几个方面。第一，利用率高。相比于传统的对人事纸质档案管理的手段，人事档案信息化管理能够一次录入，终身查询，对于档案的增加只要利用计算机数据库就能够完成，传统的人工管理方式，需要档案管理人员对档案信息进行搜集、归类以及存放，解放出了大量的人力劳动，而且传统的人工管理方式，如果有需要，查找档案时，需要多次翻阅原始纸质档案。档案管理人员的任务量相对较大。实现信息化档案管理之后，除在初期录入时需要大量人力之外，之后的查询只是点击鼠标的事情，而且主要在身份验证明确的情况下，拥有档案管理权限的人员都可以对档案进行查询。档案信息的利用率明显升高。第二，有效保护纸质原始档案。人事档案因为其内容的特殊性是单位应用率较高的信息。如果需要查询员工的人事档案时，档案管理人员需要对人事档案经常性的进行拆装，时间一久，人事档案的原始文件会遭到破坏。实现人事档案信息化管理之后，人事档案全部在计算机数据库中备份，查找所需的信息时只需在数据库中完成查询即可，不再完全依赖于原始档案，原始档案能够很好地存放。第三，改变单位工作方式。随着社会信息化程度的进一步提高，员工的基本信息在网上都能够查到，单位在聘用员工时，不再单纯地依靠员工的简历，而是可以在网上直接查询员工的学习工作经历，能够更全面的考查员工。而且对于录用员工的表现，即使录入到档案信息中，信息化档案管理新增档案条例比纸质档案更加容易，而且录入信息的范围更加广泛，全面记录考核员工的表现，从侧面也激励了员工的工作态度。
2人事档案信息化管理面临的挑战
即使快速发展的计算机技术为档案管理信息化提供了技术保障，但是在现实应用中，仅仅依靠技术进步是不够，还包含其他的因素。这些因素结合起来造成人事档案管理难以推行信息化的“罪魁祸首”。首先，信息化档案管理普及率较差。国内目前的人事档案管理主要还是人工管理方式为主，计算机管理方式为辅的管理方式。而且人事档案管理的工作流程涉及档案的接受、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管以及档案的利用等等。这些流程中实现信息化管理的仅仅是档案的利用阶段，对于前期档案的接受以及整理，主要还是人工为主。造成之一现象的主要原因是因为，人事档案实现信息化管理首先需要一定的资金支持，其次需要强有力的技术支持，包括计算机的配套设施、档案处理软件、档案管理应用系统以及操作系统等等。其次，数据库应用落后。人事档案信息化主要依靠数据库对档案进行有效管理，这些数据库的引进以及应用都应该与档案的管理流程一致，包含档案信息的接收、归档、整理、存储、更新、查询、使用和销毁等等。在现实档案管理中，由于人事档案多且杂，使得人事档案在录入数据库时存在着存档数据不完整、数据更新不及时以致查询不到所需信息等等问题。人事档案信息化管理过程中除这些人为的影响因素，还存在很多难以抗拒的影响因素，例如火灾、计算机病毒等。人事档案管理实现信息化在全社会没有统一的认识，人事档案管理也没有明确的标准，因此在人事档案数据库引进过程中，各大单位的都不相同，很难实现信息共享，限制人事档案的利用范围。再次，人事档案管理人员难以适应信息化办公。传统的人事档案管理方式已经完全不能够适应计算机办公环境下的工作方式。而且人事档案信息化管理中，要求工作人员不仅具备传统的人事档案管理的相关知识，还需要具备深厚的计算机专业化知识，后者甚至较前者更重要。人事档案管理人员年龄层不一，中老年层对于计算机这一新兴办公技术的掌握需要一个长期的过程，但是不断更新换代的计算机技术却不能满足管理人员的这一需求，而是需要学习能力更快更强的管理人员。最后，人事档案信息安全难以保证。在传统档案管理工作模式的影响下，档案管理工作人员对于信息化档案的安全意识模糊，主要表现在，第一，档案管理工作人员操作不当，对于归档以及公开的信息审查不够严格，出现信息漏洞。第二，信息档案比传统的纸质档案更容易修改，这就需要对档案管理人员作出严格要求，严禁档案管理人员修改档案。第三，档案管理信息化是建立在计算机技术发展的基础之上的，计算机黑客和计算机病毒是档案管理需要防范的重点之一，稍有不慎，就会造成档案管理的巨大损失。
3人事档案信息化管理的对策研究
实现人事档案管理的信息化需要从以下几个方面同时入手，综合解决人事档案信息化过程中存在的问题。
3.1统一标准
面对档案管理信息化过程中标准不统一造成的困局，需要政府制定明确的标准，将这些制度法制化，确保档案管理在政策法规的指导下，实现信息化管理下档案的高度利用率。信息化档案管理的法制建设包含的内容相对较多，首先是针对计算机技术的法律规范，明确规定信息化档案管理中所使用到的计算机网络协议、数据权限以及查询网络，保证档案管理在技术层面上实现信息共享。其次是针对电子化的档案信息的法律法规，规范电子档案归档和利用的工作流程以及严禁事项，防止在档案信息电子化中存在的“猫腻”。确保电子档案真实有效，发挥档案应有的功效。完善的法规，明确的标准是人事档案信息化发展的保障。
3.2更新档案管理的信息技术
法律是全面实现信息化档案管理的外部基础，除此之外，更重要的还是信息技术的更新与联合。目前在信息化发展过程中，不同的科技公司“各自为政”，例如有专门研究数据库的公司、有专门研究杀毒软件的公司等等。但是在档案管理实现信息化中，需要多个技术相互联合，提供全面的技术保障。
3.3提高档案管理人员的综合素质
档案管理工作人员水平高低不一，因此，亟须引进高素质综合性人才满足档案信息化建设的需要。除了人才引进计划之外还需要对在职员工进行培训，制定层次化的培训机制，针对中青年工作人员的知识层次，制定个性化差异化的培训内容以及培训项目。逐步提高工作人员的工作能力和工作水平。除此之外，还需要提高人事档案在社会服务体系中的服务作用，强化档案管理工作人员的服务意识，在全社会层面实现人事档案资源共享，促进人事档案市场化发展。进一步拓宽人事档案信息的服务功能，将人事档案按照文字、图形多种形式实现有效加工，在不同的档案系统中进行存储，按照现实需要的不同提取不同类型的档案形式资料，提高人事档案的服务层面和服务范围。
4结束语
人事档案信息化管理是未来社会发展的需要，人事档案想要做好辅助工作，实现自身价值，势必不断实现信息化。随着知识经济的日益发展,信息化管理渗透到社会的各行各业,传统的人事档案管理已经不适应网络时代的要求,实现人事档案高度信息化、网络化管理势在必行。信息化的过程是挑战与机遇并存的过程。需要档案管理相关部门坚定信心，逐步推行档案管理的信息化进程。
作者：汤慧 单位：中共淮阴区委党校
第二篇：事业单位干部人事档案信息化管理
一、事业单位干部人事档案信息化建设的现状
事业单位干部人事档案信息化建设主要是将干部的人事档案引入信息化的管理系统中，利用计算机、扫描仪、数码相机等现代化设备对档案资料进行整理，把文字、图片、声像资料等信息转换为电子资料。计算机技术等现代信息化手段广泛应用于事业单位干部人事档案管理。能够发挥计算机技术的优势，实现科学高效的管理，提高工作效率，有利于建设和完善档案信息数据库，及时更新管理干部人事档案的信息，保证档案信息的实效性、快捷性。事业单位干部人事档案信息化管理水平比较低下。虽然能够结合自身的特点开展档案信息化管理，重点收集工作业绩等方面的材料，主要包括学历、学习经历、专业技术职务材料、奖惩等内容，及时为干部考核和选拔使用提供决策依据。实行档案信息化管理，虽然大大减轻了工作量，提高管理效率，降低管理成本。但是多数单位仅应用于基本信息的录入、检索和一些简单的查询，信息化管理水平比较粗放，未能充分发挥计算机技术的作用，也没能充分利用数据分析结果。事业单位干部人事档案信息安全面临挑战。档案管理对于保密性有着很高的要求，传统的人工管理档案模式，容易受到人为因素的影响。自从实现了档案管理的信息化，利用计算机加密技术，提高了档案管理的保密度。但是，档案信息的存贮介质一般是硬盘、光盘、U盘甚至是台式电脑等，体积小、轻便灵活，易于损坏和缺失，保管和保护的难度比较大，档案信息安全难于保障。随着互联网的发展运用，干部人事档案信息逐步通过局域网或广域网实现档案资源共享。但是，计算机病毒、木马程序、黑客攻击等因素严重影响网络安全，也危及干部人事档案信息数据库的安全。档案工作人员的素质是档案信息安全的关键因素，虽然平时开展思想政治教育和保密意识教育，但是，档案工作人员素质参差不一，难免会危及到干部人事档案信息安全。
二、事业单位干部人事档案信息化建设途径
（一）创新事业单位干部人事档案信息化管理方法
干部人事档案信息化管理主要包括三大步骤：收集档案，管理档案，利用档案。当前，人事档案信息化管理模式比较落后，还是停留在资料收集的初级阶段，没有更深一步对档案进行管理和利用。因此，要发挥先进的计算机技术，在档案资料收集中，建立综合性的电子档案，利用影像、数码技术等方式，把相关的文件、图像、表格、数据甚至一些影音信息收集、保存起来，把纸质的干部人事档案建成电子档案。推行电子档案实时管理，随时对电子档案信息进行维护、更新。实行电子档案多样性利用，通过计算机网络进行远距离传输，实现多方共享；通过光盘、U盘等存储介质，实现便携式的非在线利用；通过计算机的综合汇总功能，对电子档案的信息进行分类、统计、汇总等，为干部人事工作提供服务。加大档案信息化建设的资金投入，及时配置、更新计算机、数码相机、复印一体机、硬盘等电子设备，为档案信息化管理提供强大的硬件支持。
（二）加强事业单位干部人事档案安全保密工作
事业单位要高度重视干部人事档案安全保密工作。要采取有效的安全防护措施来保护干部人事档案，通过设置档案控制使用权限，实行分层管理，加强使用权限的审核。要完善计算机加密技术和密级管理，建立报警预防机制。要加强电子档案安全管理，实行双套备份制度，做到使用和备份两分开，要严格控制电子档案的拷贝复制，必须在有效监控下进行。要强化档案工作人员安全保密意识，经常性开展安全保密教育，定期进行自查、互查；涉密的档案工作人员，要按规定签订安全保密责任状；要健全完善安全保密责任制，严格按照规章制度操作，任何人都不能越权使用干部人事档案信息。
（三）建设高素质的事业单位干部人事档案管理人才队伍
事业单位应该根据自身的实际情况，全面提高档案工作人员的综合素质。首先要加强业务知识和技能培训。通过培训、跟班、脱产学习等多种形式，认真学习和掌握档案专业的新理论、新知识、新技能以及计算机技术、网络知识。二要加强思想政治和法律法规教育。要认真学习党的路线、方针、政策，学习《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等以及法律法规知识，提高思想政治修养和职业道德修养。三要进一步实行事业单位干部人事档案工作目标管理。明确工作目标，落实责任到人，完善奖惩措施，同时重视和关心档案工作人员的工作和生活，促使他们提高科学管理水平和业务能力，努力建设一支高素质的事业单位干部人事档案管理人才队伍。
三、结束语
综上所述，在实际工作中，要从完善档案基础管理工作，创新档案信息化管理方法，加强干部人事档案安全保密工作，建设高素质的档案管理人才队伍等几个方面入手，切实提升事业单位干部人事档案信息化管理水平。
作者：王丽宾 单位：福建省云霄县人事人才公共服务中心
第三篇：人事档案信息化管理初探
1人事档案管理工作特点
人事档案是组织人事等部门，按照国家政策，在人员培养、任命等重要工作中，起到关键性作用，通过翻阅人事档案的记载，能了解个人经历、政治和历史、业务能力和工作表现等内容的文字记录，为决策提供重要依据。具有以下特点：
1.1完整性
人事档案包括员工的个人履历、年度考核材料、学历学位材料、政治历史、入党入团、奖励和处分、任命、工资等方面的有关文件材料。因此，它能记录员工个人从学习期到工作期间、思想发展的历史；员工家庭成员信息、专业信息等各个方面的内容；员工个人的求学、就业、技术工种等信息的存储库，它能很好地反映员工个人的真实信息。
1.2客观性
这是为人事档案的利用提供基础数据和检索前提。人事档案内容必须做到齐全完整，只有这样才能体现出材料的客观真实，才能为用人部门提供真实的服务。
1.3流动性
人事档案的管理与员工日常的人事管理相统一，才能充分发挥人事档案的作用。21世纪的今天，人员流动较大，除了一些国家机关公务员和事业单位工作人员流动性较小，像企业和私营企业，人才的流动较大，这就加大了人事档案保管的难度，有时出会现人档分离的现象，造成档案与人员脱节。这样既不利于单位工作人员的人事保管，也不利于员工本人日后工作的延续。因此，在人事档案管理工作中，应做到随着员工本人工作的调动，人事档案也要在调动后的短时间内及时办理转移。
1.4机密性
人事档案的内容涉及个人求学、就业、奖励、考核等诸多方面材料，其中可能有的是反映一些重大历史事件；有的是政审调查本人或其家庭成员的材料等，因此，人事档案属于机密文件，人事档案材料不能善自对外泄露，个人无权保存本人的人事档案，如需调阅，必须出具正规阅档手续方可。人事档案的这些特点决定了这项工作的特殊性和重要性。对于人事档案管理人员要严格遵循下面几方面要求：（1）做到科学保管员工人事档案；（2）将员工的各类材料及时整理、分类、存档；（3）制订人事档案的借阅和转递制度；（4）做好纸质档案信息化工作；（5）做好员工档案的安全、保密、保存工作。
2人事档案信息化管理的必要性
人事档案管理工作属于服务型的工作，对人事档案进行管理，主要是为了最大程度的服务广大民众。人事档案实现信息化管理的必要性主要体现在两方面：第一，人事档案管理工作需要进行大量的数据统计，传统的数据统计几乎由人工来完成，效率非常低，而且即使能够及时的统计出数量，也无法对数据进行快捷全面的分析，因此必须应用先进的信息技术。信息技术中有很多统计软件，将相关数据信息输入其中，可以直接统计出相应的信息数据，非常方便，还有一些统计分析软件，将相关的信息数据输入其中，系统会自动给出分析结果，档案管理人员可以依据统计分析结果制定档案管理措施。信息化技术的应用，使得传统的封闭式的档案管理，转变为主动式管理，这对我国人事档案管理事业的发展奠定了良好的基础。第二，信息化技术应用在人事档案管理，不仅能够减少管理资金，也能够挖掘出人事档案更多的潜在价值。人事档案是一种特殊的文件资料，其主要记录了个人的实践活动。利用信息化技术能够及时地有效地更新人事档案，领导通过人事档案能够了解到员工的最新情况，这对人才的选拔起到了积极的作用。
3人事档案信息化管理的作用
首先，人事档案实现信息化管理之后，最突出的优势就是提高了检索速度。如果某一部门领导想要了解某个人的档案，可以联系相关档案管理部门，直接在网络上进行检索检查，并不需要人工查找，大大节省了检索时间。其次，信息化管理对原始档案也有一定的保护作用，尤其是重要的人事档案，可以通过扫描或者其他技术手段上传到网络中，当人们需要查询时，只需要查看网络上的档案，不必接触原始档案，原始档案减少磨损，这对原始人事档案能够起到一定的保护作用。最后，人事档案实现信息化管理，这是档案管理事业发展到一定阶段的必然选择，人事档案实现信息化之后，有助于我国整个档案管理事业向着更加智能化的方向发展。现阶段，我国正处于信息技术高度发展的阶段，为此，档案管理部门必须抓住这一契机，将信息技术融入到人事档案管理中。
4提高人事档案信息化管理水平的举措
4.1加大信息化基础设施建设力度
人事档案要想真正的实现信息化，必须拥有一批先进的信息化基础设施。其中最为重要的基础设施就是信息网络。档案管理工作者不仅要熟知档案信息知识，还要对计算机网络知识进行了解，对信息网络进行日常的检查，如果发现硬件系统与软件系统出现了问题，要立即的更换，如果出现了新型的系统软件，稳定性比较高，则可以对原有的硬件或软件系统进行更新。这样才能够最大程度的实现人事档案无纸化办公，这是人事档案信息化管理实现的前提条件。
4.2加大信息资源投入
首先，档案管理工作人员，必须对人事档案进行有效的鉴定，将不符合归档要求的档案进行筛选，同时重点的人事档案要重点管理保护，这样才能提高信息化技术应用的价值；其次，提高信息数字化的投入力度，因为人事档案的信息数字化，直接反映出人事档案信息化水平，是人事档案信息化建设体系中重要一个环节，为此，人事档案管理部门要积极的应用信息数据库技术，最大程度的提高人事档案的服务质量；最后，重点对归档进行管理，同时对电子档案的各方面工作都要进行监督，将有价值的电子档案收藏起来，并且采取相应的保护手段，保证重点的电子人事档案信息真实，准确、完整，不会被泄露出去或者恶意窃取。
4.3加快实体管理向信息管理转变的速度
尽管我国有很多档案管理部门，对于人事档案已经实现了信息化管理，但是并不彻底，绝大多数情况下，依然以实体管理为主，因此档案管理部门必须转变人事档案管理方式，由实体管理逐渐的实现信息化管理。比如信息化检索查询，同时将人事档案存储到统一的数据库软件中，制定规范的制度进行管理，并且按照使用权限来实现安全保密，这样人事档案中数据就能够在内部局域网中有效的发行，用户登录相关的网站就能够获得相关的数据信息。现代社会人事档案的重要性已经凸显出来，尤其是数据信息对各个行业发展都异常重要，因此人事档案的利用显得非常重要。如果一直沿用传统的管理方式，显然已经不能达到要求。现阶段，我国人事档案并没有完全的实现信息化管理，有些部门依然选择手工操作，相关部门应该大力支持人事档案信息管理的实现。
4.4提高人事档案管理人员的业务能力
人事档案管理人员的业务水平高低直接关系到人事档案信息管理实现的时间的长短以及最终实现水平的高低，因此必须提高人事档案管理人员的业务能力，另外，还需要保证人事档案管理人员拥有良好的职业道德素质。在科学技术飞速发展并广泛得到应用的今天，人事档案人员要加强科学文化知识的学习，拓宽知识面，更新知识结构，提高业务素质；要培养勇于改革创新的精神，更新观念，大胆探索现代人事档案管理新技术；要及时掌握党和国家最新的人事政策、人事制度和当前人才流动规律；要培养一丝不苟、认真细致的敬业精神，以适应人事档案管理日益复杂、逐步现代化的发展趋势。
4.5人事档案反馈信息的利用
人事档案反馈信息的收集、分析和汇编是加大档案信息资源开发力度、提高开发质量的重要措施。运用现代化手段进行档案信息资源的开发利用，现代化设备在档案工作领域的应用为开发档案信息创造了优越的条件。因此应尽快使电子计算机全方位进入档案工作领域，建立档案目录数据库和开放档案文件目录中心，加大开放档案的力度，拓宽档案利用的渠道；利用网络进行档案信息的存储、检索、分析、传递，实现档案信息数字化；建立档案网站，利用网络技术和虚拟技术实现档案信息资源共享。
4.6建立健全各项规章制度
规章制度和标准规范是人事档案信息化建设的重要基础之一。将人事档案管理的国家标准规范与各单位具体情况相结合，制定适合单位的人事档案管理制度，并要求员工必须执行并按程序办事。遵循以下原则:安全性原则，加强网络安全，运用权限控制、访问控制、信息加密等策略，充分保证人事档案信息的安全性规范性原则；效益型原则，做到按“需”逐步实现信息化。
5总结
人事档案论文范文8
（一）观念上的一些误区制约人事档案信息化的发展
受传统原因和现实原因的双重影响，当前人事档案工作把重点体现在“封闭性”上，在人们观念中普遍存在着这样的误区，认为“一个人一辈子也见不到自己的人事档案”“人事档案工作就是把每个人的档案保管好，在需要的时候充当凭证”。这样的误区有悖于高校人事档案信息化管理的发展趋势，也不利于工作方式、技术手段的改进。
（二）前后不同阶段形成档案材料内容信息的不一致性影响档案的权威性
在日常档案管理工作的整理环节中，笔者发现极少部分人的档案材料中对其“三龄二历一身份”的记述上存在一定偏差，给人事部门核定身份，计算工龄、核准退休时间，晋升工资等工作带来诸多不便，也影响了档案的真实性和权威性。这些档案中的部分“失实”问题，与手工作业方式不无关系。如果所有信息都能用电脑自动匹配核准，这种错误就会减少很多，甚至杜绝。
二、人事档案“信息化”管理措施上的改进
我们也充分认识到高校档案工作存在的问题和面临的困难。主要是档案的基础设施建设投入不够，档案的信息化建设比较落后，档案的数字化与电子备份工作尚未启动，档案工作人员的信息化技能有待进一步培训。具体来说有以下一些改进：
（一）提高认识，高度重视，端正工作态度
将人事档案信息化管理作为一项重要内容列入工作要点，注重档案由纸质转化为电子信息时的准确性、完整性和规范性，确保档案管理的安全性和保密性。归档的电子材料真实准确、完整齐全、文字规范、对象明确、手续完备，使每份档案做到分类准确、编排有序。
（二）树立服务意识，建设专业化管理队伍
人事档案管理人员需明确工作重点，树立服务意识，实现人事档案的信息及时更新，确保其信息的准确性、完整性和安全性。提高管理队伍的整体素质，确保人事档案工作为各方面工作提供准确可靠、便捷、高效的服务，真正实现人事档案信息化管理的最终价值。
（三）创新方法，加强档案管理的信息化建设
加强专业培训，创新技术手段，提高自动化运作能力。充分利用计算机与档案管理软件，实现人事档案电脑化的规范管理，减轻档案工作量和劳动强度，充分发挥好档案的信息服务功能。
三、高校人事档案信息化管理措施探析
人事档案管理方式提升效率，信息化、网络化是势在必行，首先要转变工作思路，其次通过提升技术手段来改进工作方法，以彻底改变传统模式。
（一）完善人事档案信息数据库建设
高校传统的人事档案是以纸张为载体，要做到人事档案“信息化”管理首先需要建立起人事档案信息数据库，完善人事档案信息数据库建设。具体来说需要涵盖两方面的内容。一是数据库建设上需要照顾到本人对档案信息的部分知情权。人事档案既不能完全与外界封锁，也不适合无条件开放，需要通过制定有关规定，通过科学的技术途径，使当事人对本人档案拥有“有限知情权”，有条件地向当事人公开其部分信息。在高校内实现个人档案信息的部分知情权，可以借鉴国外的一些先进做法，即形成个人资信档案登记制度，让在校老师拥有一个唯一的账号，在需要的时候通过这个账号和密码可以在数据库中查到自己相应的材料。二是数据库维护上需要完善针对人事档案中被发现问题的解决方案。以此为基础，及时发现人事档案中出现的问题，就人事档案中出现的问题的解决来说，可以根据具体情况按程序提供依据性材料，提请有关部门采取相应措施加以解决。并完善形成数据修改、编辑的记录跟踪机制，备案档案借阅、转递等批准部门和经办人员的信息，做到后续工作有据可依、有案可查。
（二）做好“信息化”档案归档的前端控制和前台管理
前端控制是保证归档文件真实性、原始性的重要技术手段。所谓“前端”，即文件最初形成的状态。“前端控制”必须注重人事档案管理环节中文件运转的全过程通盘规划，加强文件形成和维护阶段的监督，确保人事档案形成阶段上传材料的真实性，做好对有疑点，前后不一致的材料的审核和考证，落实对未经确认和来路不明的材料的把关。保障档案材料源头上的真实性和权威性。针对各个业务部门形成的材料通过前台门户上传和录入人事信息，做好前台管理。就高校来说，主要是分管人事、组织部门的工作人员通过前台门户上传和录入人事信息。业务部门可通过自己的用户密码访问数据库，查看自己权限范围内的信息，有效避免跑档案馆查看实体档案的繁琐环节，提高效率。
（三）确保后台管理系统安全性
后台管理系统，根据业务流程中的信息规范整合、存储和管理三大工作要求，可分为三个主要模块：信息的规范整合模块、信息存储模块和信息管理模块。在信息规范整合模块中，平台可根据预设的文件格式规范，对前台门户中各部门管理员上传的档案信息进行格式检查，对不符合格式要求的内容不准予成功上传或录入，该平台还应具备提醒并标注格式错误的功能，方便前台门户各部门对退回的上传材料进行及时修改，节省纠错时间，以便快速更正后再次上传；另外，档案管理员可对部分信息做灵活处理、审核和修改；信息审核通过后，平台将对档案信息进行自动归类。在信息存储模块中，档案管理员进一步对档案信息进行入库审核和入库信息的录入。在信息管理模块中，档案管理员将根据用途，进一步做好档案信息的修改、鉴定和统计，并设置可开放、可借阅的档案资源，做好档案借阅记录工作。安全性是人事档案信息化的关键。要在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，建立起规范、严格、科学的信息化管理规章制度。还要严格分配用户的权限，定期校验、备份，及时维护数据库，落实网络环境安全工作，通过加密技术防止第三者从截获的文件中破解出源文件，切实避免病毒、黑客对信息系统的危害。
四、总结
