前言：中文期刊网精心挑选了电子档案管理方法范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
电子档案管理方法范文1
随着电子信息技术的不断发展，档案管理工作也在进行相应的改变，电子档案逐渐替代过去的档案管理模式，档案的安全性、实用性都大大提高。本文主要针对电力系统的电子档案管理工作进行分析，探究其中的问题，以及未来发展的方向，希望能够为档案管理工作带来一些帮助。
关键词：
电力系统；电子档案；管理现状；发展方向
正文：
电子档案与传统的档案管理模式相比，其安全性更高，可异地备份电子档案，查阅过程更加方便，而且档案的内容更加多样，存储环节占用的空间更小，基本不增加库存，可快速方便提供利用，更方便出差人员使用，为此，许多单位开始使用电子档案开展工作。目前，电力系统也在使用电子档案，其中的问题也比较明显，笔者结合自身工作经验，阐述当前现状，以及档案发展方向，希望能够为电子档案发展带来帮助。
一、当前电力系统电子档案管理工作的现状
（一）管理责任分工不明，档案管理漏洞较多
档案管理工作是一项非常细致、要求较高的工作，需要企业为此成立专门的部门，并配备能力较强的工作人员，开发数字档案馆系统，统筹数字档案馆建设，但是，目前，由于发展水平的限制，电力系统在电子档案管理方面还存在许多问题，首先是责任分工不明确，归档责任部门对电子档案的归档缺乏主动性和能动性，而档案管理人员不明确自己的职责范围，这样势必会影响工作的质量，同时，电子档案是一种新生事物，许多工作人员对其了解较少，工作中遇到许多问题无法解决，造成管理工作较为混乱。
（二）人员业务能力较低
电子档案管理工作需要使用到各种电子设备，如计算机、扫描仪、存储设备、网络设备等，这些设备的技术水平较高，需要工作人员对其有深入的了解，同时要有足够的能力进行使用，如果工作人员的能力不强，则无法高效率地使用这些设备，进而影响档案管理的质量。目前，在电力系统中，许多先进的设备得不到应用，一直处在荒废的状态，这是因为工作人员没有能力使用这些设备，而且企业领导层也对此不够重视，没有安排能力较强的人员从事这项工作，也没有安排现有人员进行培训，导致人员的整体实力较低，人员业务能力滞后，会影响档案管理工作的开展。
（三）缺乏科学的建档规范和标准
电子档案是一种新生事物，在使用过程中会遇到较多的问题，这就需要企业制定完善标准和规范，对工作进行详细的管理和约束，进而使得档案管理工作走向正规。目前，电力系统档案管理工作缺乏科学数字档案馆的管理标准，甚至一些基础性的工作也无法有效展开，直接导致电子档案管理效率降低。
二、电力系统电子档案管理工作改进策略
（一）建立完善的管理部门，提高分工水平
电力系统的企业管理者要充分认识到电子档案管理工作的重要性，要建立完善的档案管理制度，由于电子档案是一种新生事物，其中出现的问题会比较多，只有成立专门的部门，才能有效地应对各种问题的出现，才能将档案管理工作落到实处。为此，笔者为电力系统提出以下几个措施，首先要明确各个人员的操作权限（信息管理、使用权限），保证电子档案的安全性（信息加密）；其次要强化负责制度（检查是否按权使用），要建立严格的上下级管理机制，每个人员、每项工作都需要在管理过程中进行；第三，要对人员进行合理分工，提高员工的工作效率（授权简洁）；第四，要强化档案管理部门与其他相关部门的关系，获得足够的工作支持；第五积极做到设计办公协同平台信息与数字档案馆对接，直接数字归档；第六，要定期向企业领导层汇报工作，及时获取领导层意见，进而提高管理的科学性。
（二）增强档案管理人员的业务能力
档案管理人员的业务能力会直接影响工作的效率，为此，要特别重视工作人员的能力培养，要使得档案管理人员的整体实力得到提升。首先，电力系统要建立完善的电子档案管理制度，通过制度的约束作用，让员工养成正确的工作观念和习惯，同时，通过制度的帮助，要理顺各个员工的工作关系，让员工的工作效率得到提升；其次，要调整企业档案管理工作的发展理念，要通过先进的观念，提高档案管理工作的整体水平，员工在此过程中，要不断提高自身的综合能力，保障档案管理不出现纰漏。第三，要对工作人员的保密意识、安全意识进行强化，使得员工的工作能力得到提升，在工作过程中，要对员工的工作情况进行监督，使其能够养成正确的观念，确保电子档案信息的安全性。电力企业要定期对员工进行培训，使其能够得到水平提升，企业要在员工招聘环节进行重视，对员工的综合素质进行考察，从而让员工能够为企业提供更多的帮助。
（三）增加对电子档案管理的工作投入
电力系统在电子档案管理工作中应当增加资金方面的投入，让档案管理工作获得足够的支持，例如打印机、高速扫描仪、光盘刻录机都是必须要具备的设备，同时，还要重视软件的升级工作，保证系统的安全性和效率性。在电子档案工作中，安全问题时最重要的环节，需要相关人员增加安全方面的投入，例如购买安全等级更高的防火墙软件，加强网络设备自查自检能力等，通过资金方面的保障，让档案管理工作得到进一步提升。
（四）制定完善的工作标准和规范
电力系统应当重视工作制度建设工作，要对工作中的各种注意事项进行明确，要了解当前电子档案管理工作中常见的问题，要提高档案的安全性、保密性，要重视员工的分工工作，因此，要对员工的工作情况进行明确，使得各个员工的工作责任更加明确，要注重不同部门之间的交流工作，使其能够获得更多的帮助，制度的约束作用和管理作用是最为明显和有效的，因此，电力企业应当重视制度建设工作，要站在档案管理工作的立场，提出更加及时、准确、全面的制度建议，让管理层了解真实情况，具体部门要严格按照制度办事，并积极为制度建设工作建言献策，从而让制度的先进水平得到提升，电力系统内部各企业之间要建立统一的档案管理权限制度，要通过合理的制度，提升档案的利用价值。总之，在现代社会中，电子档案管理工作是未来档案工作发展的主要方向，电力企业非常需要档案管理工作，因此要重视电子档案的改革工作，提升管理的效率和水平。在电子档案管理工作中，要明确部门分工，要建立完善的责任制度，还要选拔和培养优秀的员工，为管理工作提供更加坚实的人才基础，还要追加档案管理投入，使得管理工作能够顺利进行，希望电力企业能够高度重视电子档案管理工作，从根本上提升管理水平，从而为企业发展提供更强的动力。
参考文献：
[1]孟凡蕾.强化档案意识,提升档案管理水平[J].黑龙江科技信息,2011,31.
[2]武云娜.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].科技情报开发与经济,2011,15.
电子档案管理方法范文2
【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。
目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
一、避免风险的措施
提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：
1．积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。
2．制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。
3．及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。
4．及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。
转贴于
二、缓解风险的措施
电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。
三、分散风险的措施
在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。
四、评估风险的措施
当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。
简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。
参 考 文 献
[1]冯惠玲．论电子文件的风险管理[J]．档案学通讯．2005（3）：8～11
[2]王兆新，裘洁．浅议电子文件信息的安全与保密[J]．浙江档案．2004（1）：36～37
[3]邹生．开放网络环境下的信息安全问题[J]．信息安全与通信保密．2004（4）：28～29
电子档案管理方法范文3
关键词：电子档案袋；机房管理员；专业化发展
中图分类号：TP308文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)13-3204-02
E-portfolio and Specialization Development of College Computer Room Administrator
ZHENG Qiao1, DU Yi-ning2
(1.Modern Education Technology Center, Zhejiang Ocean University, Zhoushan 316000, China; 2. Computer Center, Zhejiang Ocean University, Zhoushan 316000, China)
Abstract: E-portfolio records computer room administrator's professional growth path after practicing visually, efficiently and multidirectionally. It describes computer room administrator’s professional development in their career. It beneficial to computer room administrator for accumulates specialized knowledge and makes the team improve their professional quality.
Key words: E-portfolio; computer room administrator; specialization development
高等教育事业蒸蒸日上，办学层次不断提高。新专业如雨后春笋不断涌现，且大多与计算机密切相关，或者完全、不完全地依赖于计算机。因此，高校计算机中心的压力日益增大，机房的重要性越来越凸显出来，成为教师教学与学生学习的重要阵地。而高校对计算机机房管理人员的要求越来越高，如何适应越来越繁重的压力，承担越来越专业化的工作，重新审视自己的专业定位，成为高校机算机机房管理人员专业发展的核心问题。
1 机房管理人员是专业技术人员
1.1 高校机房管理人员定位
以浙江海洋学院为例，学校岗位分为专业技术岗位、管理岗位、工勤技能岗位三种类别。专业技术岗位分为教师岗位，包括专职科学研究岗位、专职辅导员岗位，为专业技术岗位的主体岗位；其他专业技术岗位包括工程实验、图书资料、编辑出版、会计统计、医疗卫生等专业技术岗位。计算机中心的机房管理人员，属于专业技术岗位，是高校专业技术人员中不可或缺的组成部分，在高校教育的实践教学领域，担当服务育人的重要职能，负有管理、辅助及指导等重要责任。
1.2 机房管理人员的专业发展
机房管理人员的专业化发展，是指其在工作中不断提升自身的专业水平，并得到持续稳定地发展和提高，达到专业成熟的过程。[1]作为实验技术人员的机房管理员，有其特殊性，一方面，大部分人员承担了一些公选课的教学任务，另一方面，承担了机房管理、设备维修等管理及服务类工作，因而，高校机房管理人员的专业发展不仅表现为知识的积累、技能的纯熟，而且还包括与教育教学及管理等相关知识、技能和能力等综合素质的提升。
2 机房管理员电子档案袋概述
2.1 电子档案袋定义
档案袋（Portfolio）是指在某个过程中为达到某个目的收集的资料的有组织呈现。[2]对学生来说，可以是其学习某课程时，所有作业、试卷和各种学习心得的汇集；对于教师来说，可以是其教学过程中相关教学资料、教学成果的汇集；对专业技术人员来说，可以是其在工作过程中解决的各种事件、遇到的各种难题的汇集。通过这些材料，可以帮助个人了解自身的情况和定位，及时修正工作和学习方式，展示展示个人的经验成长，及时发现自身成长进步过程中的弱点或不足，达到自我反省自我修正自我发展的最终目的。
电子档案袋（E- Portfolio），从简单意义上来说，即现代信息技术环境下，档案袋的电子化、网络化。国际上以研究电子档案袋著称的英国Helen C. Barrett博士给出了电子档案袋的定义：运用信息技术，档案开发者以各种模式（视音频、图片文本等）来收集和组织内容和素材。美国加州柏克莱大学的研究者们将电子档案袋定义为高度个性化、可定制的、基于Web的信息管理系统，能够展现个人的成长过程，对个人的事业规划、个人履历形成、工作和学习评价与鉴定等有支持作用。
2.2 电子档案袋特点[3]
1）电子档案袋能够展现个人工作、学习、个性和协作能力等方面随时间推移的成长变化情况，具有过程性的特点和优势。
2）电子档案袋的多媒体特征，使得资料的收集、整理、管理和查询等过程变得十分方便和快捷。
3）网络为电子档案袋提供了无限的空间，可以让个人全方位地展现个人信息、资料和作品，记录个人成长的过程，体现出其个性化特征，操作性强。
4）电子档案袋具有档案袋最原始的属性――反思工具，个人可以对自己一段时期内的学习、生活和工作进行整理和反思，以促进下一步的发展。
5）电子档案袋发展至今，强大的网络交互性，可以与他人共享，相互留言，促进了人与人之间的交流与相互学习。
2.3 机房管理员专业成长档案袋的内容
当前，专业成长档案袋的研究，只集中于学生成长档案袋和教师专业成长档案袋。机房管理员和教师一样，属于专业技术人员，因此，笔者联系工作实际，结合教师专业成长档案袋的文献研究，总结出机房管理员的专业成长档案袋，应该包括如下内容。
1）个人资料：包括了管理员个人的基本信息、个人每一年度的工作计划和工作总结。
2）教学工作信息：假如机房管理员同时承担了专业课、选修课或者公选课的教学任务，那么，教学工作信息也是档案袋中必需的内容。包括对所教学科的总体教学设计和阶段性教学设计，详细地记录课堂教学活动的实施计划、拟采用的教学方法、策略和技巧、教学活动和教学任务设计，教学管理方法，以及对学生的指导情况等等。
3）管理工作信息：包括各计算机房电脑的维护情况、更新情况，及相关管理工作中出现的问题及解决记录等。
4）学习信息：包括专业培训记录、业务培训记录、学习进修信息等等。
5）评价：包括了学生的评价、教师的评价、同事同行的评价、学校的评价等。这里所说的教师评价，即任课教师对机房管理工作、对机房使用环境、对计算机性能等的评价。
6）教学反思：包括了机房管理员对自己所从事的教学活动和管理工作及学习活动的反思，对学生评价、教师评价、同事评价、学校评价等的反思，对自己所参加的学习培训进行反思，以及对工作学习中出现的问题的反思等等。
3 机房管理员专业成长档案袋的意义
机房管理员专业成长档案袋是描述机房管理员工作生涯中专业发展的有效工具，有利于机房管理员专业知识的积累，专业能力的拓展和深化，有利于整个机房管理队伍专业素质的提高。
3.1 从日常教学工作来说
机房管理员专业成长档案袋集中了机房管理员日常教学工作中的各种教学计划、教学资料，及教学视音频，学生的作品，学生和教师的反馈意见等，生动、直接、形象地记录了整个教学的过程。通过定期查询和反思，可以让及时发现教学中存在的问题，调整教学方法和策略，在教学中做到精益求精。
3.2 从日常管理工作来说
机房管理员专业成长档案袋记录了机房管理员日常管理工作的轨迹。如哪个机房哪台计算机的维修情况、更新情况；哪台计算机出现了以前没有遇到过的问题，但是得到了解决，以及解决的方法；哪个机房新增了计算机，配置如何，性能如何，学生和教师的反映如何，等等。长此以往，这些记录，将成为一本珍贵的工作指南、经验宝典。
3.3 从日常学习生活中来说
机房管理员专业成长档案袋作为一种反思工具，它集中了机房管理员日常学习生活、科研工作中的各种学习资料、培训心得等，管理员个人对一段时间内的学习和培训心得进行整理与反思，从而确定下一个阶段的学习目标和努力方向，规划下一个学习方案，然后在以后的过程中不断反思，不断进步，促进机房管理员专业化发展。
机房管理是一个技术性很强的工作。[4]对于高校的机房来说，由于学校经费等问题，计算机不可能每年更新，因而部分计算机的配置过于落后，无法适应不断更新的新软件、新技术，即使勉强装上，在使用过程中也易出现问题。同时，公共机房的病毒问题也是无孔不入，有时甚至导致整个机房的计算机都无法正常运行。所以，管理员要有丰富的专业知识才能胜任此项工作。管理员不但要对机房内设备的技术性能了如指掌，还要对各种维修技能融会贯通，做到适时而用，从而减少故障，提高设备使用寿命，同时，还要不断更新自己的专业知识结构，经常从各种媒体实时地跟踪电脑软硬件的升级换代情况，向周围同行同事学习，不断提升自身的业务水平。电子档案袋的出现，使得各种资料信息电子化，不仅呈现方式多样化，可以以文本、图像、声音等多媒体方式收集与呈现，而且查询非常方便，同时，电子档案袋作为个性化的网络空间，可以让机房管理员在同行之间进行切磋、交流和相互学习，可以虚心听取教师及同行意见和建议，可以充分展示个人的信息、教学资料、管理工作经验、科研成果等，形式多样，是机房管理员的专业化发展的重要工具、途径和依据。
4 结束语
机房管理员专业成长档案袋，目前的研究甚少，可以说没有，但是，它具有很大的研究和应用价值。首先，它是促进机房管理员进行专业学习、促进技术成熟的工具；其次，它也是一种与同行、与其他学科教师进行沟通、交流与切磋的工具，同时，它也是机房管理员工作评价中的一个最重要最直观最真实的依据。机房管理员专业成长档案袋记录了机房管理员从业后专业成长的轨迹，是自我反省自我升华的重要途径，同时便于管理者及时了解机房管理员专业化发展的动态，以提供更好的培训或深造机会，促进整个机房管理员队伍的专业化发展。
参考文献：
[1] 李艳华.新形势下高校实验技术人员的专业发展[J].高校实验室工作研究.2008(4):104-121.
[2] 张玉荣.电子档案袋在中职学校教师发展性评价中的应用研究[D].北京:首都师范大学,2007.
电子档案管理方法范文4
传统的档案管理工作注重的是保存和保密，使用次数相对电子档案来说很少。而在信息化不断发展的环境中，档案管理工作除了保存档案之外最主要的使利用资料。档案管理的信息化发展改变了档案资料的利用方式，弥补了传统档案使用效率低的缺陷，并且能够使档案信息通过网络等平台进行查看和利用，为查询者提供更为方便的档案信息查询服务。
二、新时期档案管理信息化发展的策略
（一）转变思想观念，树立信息化管理意识
随着社会经济的不断发展，档案管理工作越来越受到广大受众的重视，在产生巨大变化的同时，也获得了一定的成效，在档案管理理念以及管理模式上也发生着极大的改变，档案管理工作正逐步向着信息化的方向发展。为了顺应时展的步伐，档案管理工作人员要努力改变传统的档案管理思想，加强自身对档案信息化管理意识，不断提高自己的工作质量和自身的综合素质以及专业技能。只有当档案管理工作人员的整体素质提高了，档案管理信息化的发展步伐才能更为的稳定和迅速。因为档案管理工作人员素质的提高，是资源管理信息化发展工作的重点和保障，是档案管理信息化稳定发展的前提和基础。
（二）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平
不同类型的档案文件有着不同的档案管理要求。对各种不同类型载体的档案资源（比如：纸质档案、录音、视频以及照片等）进行信息化处理与转换时，需要落实各类电子文件的积累、注明、归档等工作，以保证所记录的电子文件真实、完整、有效、可靠。同时，管理人员在工作中要制定合适的电子档案管理方法，以保证电子档案的安全性和有效性，从而促进档案信息化管理水平的提高。
（三）提高现代化管理手段，实现档案资源共享
目前，档案管理方式从传统的管理向现代化信息管理不断转变。对此，档案管理工作要围绕国家、企业、工作部门的工作重点以及所关注的热点来收集信息、提供信息。随着现代化信息技术的高速发展，网络化、数据化的档案管理逐渐取代了纸质档案管理，档案信息的运用也随着社会的发展产生了极大的改变。因此，在开展现代化管理工作时，要慎重选择和推广规范化的档案管理软件，既要保证电子档案的安全，又要为更多的使用者提供信息，实现资源共享。
三、结束语
电子档案管理方法范文5
伴随着科学技术的飞速发展，信息技术已经被人们应用于各个领域，并且慢慢地影响了人们的生活方式和工作方式。信息技术应用于工作之后，极大地提高了人们的工作效率以及工作质量。与此同时，实施档案的现代化管理也是一种必然趋势，档案管理逐渐由传统管理方法向新背景下档案管理方式转变。
一、电子档案管理与纸质档案管理的比较
（一）在归档时间和方式上不同。对于电子档案来讲，需要及时对电子文件进行信息确认和设置密码保护，以保障电子文件在处理和传送中准确无误，并确保接收部门收到的档案是真实并且原始的。对于电子档案的归档来讲，在本文由收集整理处理好文件之后可以随时归档，也可以运用定期归档的方法，将电子文件生成之后由生成部门经过传输的形式移交给档案管理部门，亦可通过备份的形式交给档案管理部门。同时，管理档案部门可给电子档案编排号码以及设置访问权限，方便以后查找利用。
（二）在分类以及编号管理上与传统档案不同。电子档案的分类管理，是在收到档案之后立刻就给接收到的各个文件进行编号，与此同时也会设置好文件的分类号以及档案号，而且在对电子文件归档的时候也会把它的主题词标出来并著录。这样就方便了档案的查找，只要用户有所需档案的文件号码或者关键词，利用检索工具就可以很快地找到，这也方便了档案管理工作人员的管理。
（三）在保管形式上存在不同。传统的档案都是纸制成的，它的载体比较容易出现老化等问题。电子档案也会随着计算机技术的发展出现多个载体，可能会给电子文件的可读性带来一定影响。因此，要尽量使用统一的形式保存，然后根据需要进行恰当的格式转换，方便以后电子文件的使用。
二、电子档案管理中会发生的问题
（一）易出现电子文件被改动的问题。传统的档案被改动会留下痕迹，通过档案的字迹就可以判断出是否被改动过，而电子文件即使被改动也不会留下痕迹。同时，传送或者是接收电子档案时也可能会出现未经授权就被他人改动或者是截走的问题。
（二）对于判断电子档案是否是原稿比较困难。电子文件是在计算机上进行操作的，它可以同时在多个计算机上对同一个电子档案进行演示，这就会出现在不同的时间和地点、不同的档案展示人员所展示的电子档案都是一样的，无法判断出谁的是原始文件，谁的是复印件。
（三）不断地更新电子档案的格式。伴随着信息技术地快速发展，计算机的软件以及硬件的更新速度非常之快。因此，快速变化的电子档案存储格式和结构变化和电子档案最开始的形式也会有一定的不同。目前受技术的束缚，电子档案的签署技术并没有广泛地使用，可能只是在某一个电子档案上进行盖章或者是签名。这就不利于电子文件是否是原件的判断。
三、进一步优化电子档案管的对策
（一）建立电子档案管理制度。重视电子档案的制度建设。第一，要明确电子档案的归档范围。可以根据国家的有关规定，明确电子档案的归档范围。第二，定期对电子文件进行检查。定期对电子文件的信息记录格式及计算机硬件、软件的有效性进行检查；对于已经归档电子文件提供的信息是否准确，有没有病毒的入侵等进行检查；对于归档电子文件是否是完全的、可靠的进行检查；与之有关的软件等是不是已经和电子文件一起归档；电子档案和与之有联系的纸质档案内容以及有关解释说明是否是一样等等。第三，制定一个电子档案管理规定。对于电子文件的管理可以制定一个详细的电子文件接收记录以及电子档案归档制度。对于电子档案的归档，把需要的原件或者是草稿以及必要的软件参数和管理数据一并与最终的电子档案归档，并且做好档案的保存工作，不可以把它们分开来保存。电子档案的载体用统一的格式和规格，把归档的电子档案集中并复制几份，一份供用户查阅使用，一份保存起来。
（二）提高电子档案管理员的专业能力。电子档案管理部应当重视和培养管理员的专业素质和能力，提高电子档案管理水平。电子档案采用的是先进技术，需要档案管理人员具有一定的计算机技术知识以及档案管理知识。因此，在培养电子档案管理人员时，除了需要培养他们文化素养和提高档案管理知识之外，还要对他们进行计算机技术培训。提高电子档案管理人员的专业能力和素养，不仅培养了一些电子档案管理人才，还可以使电子档案管理工作快速发展。
总结：
电子档案管理方法范文6
关键词新形势；档案管理；规范化对策
目前中国处在新时代背景下，现代化信息技术普遍运用于社会的生产和生活中。特别在档案管理工作方面，逐步在健全信息化管理体系。现代化信息技术给档案管理工作带来发展新机遇同时，仍然遇到了大量的问题。如何在新形势下，加强档案管理工作，促进档案管理工作的规范化，这是值得我们研究的重大目标。
1在新形势下档案规范化管理遇到的问题
在新形势下，为档案管理工作注入了新活力，促使我国档案管理工作取得了一定的成绩。但是不容忽视的是，我们同时也遇到了一系列的挑战性问题，导致档案管理工作存在着很多的隐患，并不能适应我国档案事业改革发展的要求。
1.1不重视档案管理工作
在新形势下，档案管理工作的内容比较多，具有一定的复杂性，对档案管理者有了更严格的要求。加强档案管理工作，保证档案管理工作更加规范化具有重大的意义。但是据了解，有部分档案单位管理者，还没有意识到规范化管理的重要性，不仅还没有编制完整的制度，规范和约束档案管理工作，并且档案管理方法存在一定的落后性，鉴于此情况下，导致档案管理工作存在很多的隐患，并不能适应现代化档案管理工作的要求，严重影响了档案管理工作的效率和质量。以此同时，大部分企业比较重企业经济效益，而忽略档案管理工作，使得在档案管理方面，投入力度严重缺乏，致使资源配置工作具有局限性，职工的责任心不强，并缺少健康进取思想，档案管理工作达不到新形势创新的要求，经常沿用以前的方式，档杆管理工作难以规范化的发展。
1.2档案管理体系不健全
随着社会和经济飞快的发展，促进了国内多数企业的发展，企业的管理制度逐步的健全。然而关于企业档案管理工作，依然缺乏健全的档案管理制度，致使档案管理者操作缺乏规范性，并且档案管理工作在落实的时候不规范；相关资料显示，目前有部分企业尚未针对已有的档案管理制度进行创新，不符合在新形势下档案管理和运用的要求，还是在使用过去的档案管理体系，这样导致档案管理工作，发生激烈的矛盾，档案管理工作效率降低，档案管理工作很难实现规范化。
1.3管理方法落后、信息化程度较低
目前我国的计算机技术、互联网技术、现代化信息技术都得到飞速的发展，这些高科技广泛运用于人们的工作和生活中，在促进社会发展中起到重要的作用。通过将先进的技术应用于档案管理工作中，符合新形势对档杆管理工作的要求。但是现阶段技术和管理有效地结合，仍然存在缺陷，还没有创建网络管理平台，在档案管理方面，信息化程度比较低，一般采用的档案管理方法，就是纸制以及手工登记方法，导致档案缺乏完整性和准确性，不利于档案的利用，降低了档案管理工作的质量和效率，还没有构成档案和现代化技术结合的关系。具体的来说，目前国内的网络化和信息化水平明显地上升，但是在档案管理企业，由于受到了人为或外因素的影响，大多数企业还没有将先进的信息化技术应用到档案管理中，难以使信息化技术起到突出的作用，导致档案管理工作存在很多的隐患，信息化以及规范化程度待提高，致使档案管理工作产生低效化以及低质量现象，不利于企业良好的发展。
1.4档案管理员素质参差不齐
在新形势下，要求档案管理工作更加规范化和信息化，所以对档案管理员，有了更严格的要求。不仅要档案管理员具备专业化知识，还要求掌握现代化技术。但是现阶段档案管理员的素质参差不齐，有部分专业化程度较低，特别是计算机的应用和先进管理软件的应用，有一些档案管理员还没有掌握，只是归纳和整理相关档案资料，缺乏自主地采集档案资料的认识，并且档案管理人员缺少培训，知识和技能难更新，导致有部分档案管理者无法突破传统管理模式的束缚，从而不能很好地适应信息化和规范化档案管理工作的需求。
2在新形势下档案管理工作规范化的策略
2.1重视档案管理工作的规范化
对于档案单位的领导者而言，他们应及时更新理念，充分地认识到档案管理工作的重要性以及必要性。首先单位领导者要明白档案规范化管理的作用以及意义，在档案管理工作中，合理的分配规范化档案管理的人力、设备以及财力等资源，从而为企业更好更快的发展打下坚实的基础，帮助企业获得更大的市场竞争力。具体的来说，作为档案单位领导者，不仅要重视档案管理工作的规范化，还要求在档案管理工作方面，加大投入力度。例如说，在档案管理工作过程中，对那些运作时间长，经常要维修、并且较落后的计算机，有必要进行淘汰掉，对计算机进行更换或者是更新，增加全新型具有良好性能的计算机，同时要安装最正版、最新出、较有名的信息管理软件。另外在档案单位内部，还可以设立维修部门，招收具备专业化计算机知识和技能的人员，定期对计算机设备展开检修和保养，对软件实时更新、对病毒进行查杀，以此保证档案管理工作更加规范化和信息化。
2.2健全档案管理体系
从客观的视野来分析，在新形势下开展档案管理工作，要求在各方面采取有效的处理，不可以存在任何的隐患。从纵观全局的角度分析，档案管理工作经常产生诸多的问题，少不了相关规章制度的影响。所以在档案管理工作中，不仅要构建完善的档案管理体系，还应当针对现有的档案管理制度进行创新和改革，从不同的方面处理好健全档案管理制度的问题，弥补制度存在的一些不足之处，本质上改善档案管理工作的质量。首先是细节方面的制度，有必要坚持贯彻落实。我国人口数量大，所以档案的数量也很大。鉴于此状况下，全部的档案，都应当健全细节管理工作，包含了编号处理工作、录入处理工作、取出管理工作、转移处理工作等。在进行每一项工作的时候，都需求进行具体的记录，而且将相关的责任落实到负责人，让档案管理员清晰自己的职责，防止存在模糊问题。其次是整体方面的制度。目前的档案管理工作，已经获得了广大人们群众的关注，不论是哪一个方面发生了问题，必然会构成一定的影响。只有对档案管理制度进行阶段性更新和改革，对制度内容结构加大优化和弥补力度，才可以确保档案管理工作的规范化开展，实现有据可依的目的，最后创造出很高的社会价值。
2.3优化档案管理的方法和技术
在新形势下，企业档案管理工作加快了发展的步伐，过去的档案管理技术和方法，已经难以符合规范化档案管理的要求，特别遇到差异性明显、类型多样化、形状不统一的纸制档案资料，要想实现档案规范化管理，具有一定的难度，过去落后的人工管理方法，不仅要投入了大量的精力和时间，而且有可能效果却不佳。鉴于此，通过将先进的新兴电子技术和信息化技术，有效运用到档案管理工作中，使得计算机操作档案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我们注意，在档案管理工作过程中，使用先进的科技，即便获得较大的机遇，同样会面临极大挑战。首先要加强现代化技术的实效性，在档案管理员努力下，了解新形势下档案管理工作具体的要求和存在的问题，将管理和技术有效地结合，研发出符合企业实际需求的信息化和现代化档案管理系统，从而使现代化技术在档案管理工作中起到有效的作用。与此同时，将现代化技术融入到档案管理工作时，要十分重视安全防范工作，保证档案具有规范性和保密性，避免档案由于技术工具使用不合理，而发生档案泄漏或者丢失的现象。所以还需要强化加密系统建设，对于电子档案系统进行定期性检查，对电子档案具有的登陆功能加以完善，保证电子档案更具安全性。除此之外，在提升单子档案信息化水平的时候，应当摈弃过去人工管理方法，可以给各份资料创建一个电子档案，例如针对全部人工记录资料，通过用扫描仪，将资料扫入到计算机里面，进而生成电子档案，并且保证日后录入档案都是以电子档案为主，通过相关档案管理软件，把全部档案资料根据类型和时间实施归档好，还应当创建专业的电子档案目录，便于日后查找和翻阅，提高档案查找的效率，节约人力的时间的投入，进一步提升档案管理工作的质量和效率。
2.4培养档案管理者的素质
在新形势下，要求档案管理工作更加规范化。由于档案管理工作的内容比较多，信息量比较大，管理具有复杂性和难度，对档案管理工作人员要求比较高，作为一名档案管理者，一定要具备良好的综合素质。但是据了解，目前企业档案管理工作人员的素质良莠不齐，有些档案管理员并没有达到相关岗位的要求，特别是不擅长运用信息化技术。所以说，有必要培养档案管理者的整体素质，企业可以了解市场环境，结合档案管理者的具体情况，从而制定出培训计划，并且针对性加强培训教育，帮助他们丰富档案管理知识，提高他们运用信息化技术的水平，并且规范档案管理员的行为，增强他们的责任心，从而提高档案管理工作的效率，保证多项档案管理工作更加规范化进行。
3总结
在新形势下，企业的档案管理工作获得了一定的发展机遇，同时受到诸多因素的影响，也存在极大的挑战。传统的档案管理模式，已经不能适应信息化和现代化管理的要求，要求档案管理工作更加规范化。这就要档案单位充分地意识到档案管理工作的作用，结合企业的实情，构建完善的档案管理体系，通过先进的管理方法和技术，提升档案管理的信息化水平，并且做好人才培养工作，从而推动档案管理工作的规范化。
参考文献
[1]姜春丽.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].现代经济信息,2014.22:74+76.
[2]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业,2015.5:173-174.
[3]娄微微.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].赤子(上中旬),2015.7:186.
