前言：中文期刊网精心挑选了档案数字化管理范文供你参考和学习，希望我们的参考范文能激发你的文章创作灵感，欢迎阅读。
档案数字化管理范文1
1．标准规范建设。这是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、扫描、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。房产档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的房产档案信息和网络运行的安全、畅通，具有重要的意义。
2．基础设施建设。主要指房产档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的房产档案信息网络，才能充分发挥房产档案信息化的整体效益。
3．应用系统建设。主要内容包括房产档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它关系到信息建设的速度与质量，集中体现了房产档案信息化建设的效益和房产档案信息服务的效果。
4．档案信息化资源建设。主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化房产档案全文及专门数据建设。
5．人才队伍建设。房产档案数字化管理，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
档案数字化管理范文2
（一）档案管理方法更加先进
档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可，可以说管理方法是不变的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。
（二）档案管理目的更加多元化
数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的更加多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录，协助单位预测发展目标，为单位多种决策提供帮助和建议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。
二、档案数字化管理中容易产生的问题
档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍，数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。
（一）档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配
现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题，很多档案管理工作人员年龄偏大，常年工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则和办法，在传统的档案管理工作中能够出色的完成工作，但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。
（二）档案资料的保管过程中的科技风险难以避免
在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易导致档案安全问题。首先，在档案管理现代化过程中选用的档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中，由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻则导致档案信息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管来说是重大的威胁。
（三）档案管理工作的复杂性容易导致程序问题
档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案归档和整理的次序如果不能协调统一，则很容易造成同一个档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的管理软件的崩溃。
三、完善档案数字化管理的方法
（一）提高档案管理工作人员的职业能力
要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根本方法。
（二）完善档案安全维护体系
应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息恢复技术，计算机处理录音录像技术等，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。
（三）制定标准化档案管理工作规则
目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。
四、结语
档案数字化管理范文3
一、当前我国档案管理的主要问题分析
管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象已成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理中的“人档分离”[2]、“死档弃档、现象较为严重。甚至出现一些“自持档案”的现象。随着社会的发展，档案本身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”。
（一）“人档分离”。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人之见出现了一定的偏差，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基本资料体现。档案一旦何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值自然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。
（二）“弃档死档”。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，已经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单”。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档”。当前我国面临的该类弃档现象已经成为全国各地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族”[3]。自从90年代以来，我国的新用工制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位中分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。
目前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了目前的很多档案均是没有用的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到本人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失，其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位工作必须要有档案。
二、我国人事档案发展的方向和趋势展望
（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案中对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观，并没有取得比较好的发展和利用。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。
（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前景更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理，将会是非常庞大的工作，因此电子化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业中也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口，实际的应用价值比较大。
档案数字化管理范文4
关键词:信息安全;档案;因素;对策近年来，信息技术的运用
在高校档案管理中发挥日益显著的作用，打破了传统纸质档案的管理模式，由档案实体管理向数字化管理模式转变，这一创新举措大大提高了档案资源开发和利用的效率，但数字化管理中的安全问题亦不容忽视，只有不断强化数字化档案的安全管理，建立健全档案安全工作保障体系，才能真正确保数字化档案的安全。
1问题及影响因素
首先，高校数字化档案信息安全管理缺少顶层设计。目前安徽省高校档案管理软件多种类型并存，彼此孤立，有网络版的也有单机版的，横向之间不联，上下之间不通，各自为政，追求小而全，未能形成网络大平台上的协调沟通运行机制，既影响了网络功能的发挥，又造成了重复建设，浪费了人力、物力。其根本原因在于顶层设计滞后，缺乏统一的功能和具体执行标准。其次，档案信息安全管理制度不完善。按照国家保密局《涉及国家秘密的信息系统审批管理规定》，现在大部分高校信息利用安全无法保证。具体表现为:一是没有统一的利用平台，其利用环境的安全完全依赖于自身网络建设;二是局域网、政务网、公众网的内容界定不规范，在协调处理多方关系上存在着随意性;三是档案馆(室)在外包安全协议中没有明确注明保密的形式和内容，当事者所应承担的责任和义务，缺少相应的监管标准和奖惩措施，这些毋庸置疑将对档案信息利用安全造成威胁。然而，究其根本原因在于缺乏建立相配套的系统安全管理规章制度［1－2］。最后，对系统功能的安全监管不到位。据调查表明，目前我省高校大部分电子档案系统的权限设置，身份认证识别鉴定功能、CA认证以及数字签名等技术功能均达不到相关要求，随时可能发生文件丢失、泄密的危险。在信息采集、硬件防护等方面，相关技术部门之间未能及时有效地沟通与协调，管理措施的制定缺少系统性和科学性，如此等等［3－4］，都是因缺乏严格的监存管机制，从而导致安全建设存在诸多隐患和漏洞。
2档案数字化安全管理应遵循的原则
责任规范原则。安全责任规范是档案信息系统规划、设计、实现、运行的必然要求，各档案馆(室)应根据安全标准化规定制定适合本单位的安全政策，不能无依据、无标准、随意开发、盲目设计、违规操作、无人监管，而应根据实际情况，具体问题具体分析，采用正确的安全功能和设备。预防原则。将预防为主的意识贯穿整个安全系统管理的全过程，包括规划、采购、安装、设计等各个环节。不同的地理条件、不同的人文环境，各馆(室)藏对安全设施的配备及安全功能的实现程度也迥异，应因地制宜，将安全防范意识摆在首位，加强薄弱环节的防护，最大限度地减少人为和自然灾难所造成的损失。实效原则。目标的制定和规划应与安全功能的实现程度相匹配，不应盲目追求高目标或投资过大的项目，要实事求是，使投入与需要的安全功能相适应，才能真正提高安全管理效率。分权制约原则。分散重要环节的管理权限，使其各部门之间的权利相互制约，避免全线崩溃，提高安全性。对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。应急原则。安全防护要防患于未然。建立健全应急管理机制，开展各类突发事件应急演练，遇到突发事件及时采用应急预案，多方联动，采取积极有效的防护措施。灾难恢复原则。全盘优化灾难恢复策略，合理划分容灾等级，严格执行数据恢复流程并采取有效的技术恢复手段，保持原数据中心和备份中心数据的一致性。
3高校数字化档案信息安全管理的对策
3．1加强信息安全技术管理，提高信息化管理水平
设备层的安全管理。设备层的安全管理包含软硬件系统的管理，是档案信息安全管理的基础。硬件系统的安全又称为物理安全。由于应用软件自身存在弊端，使其很容易受到攻击，各种各样的防黑客技术、软件恢复技术以及安全操作系统的实现将是软件系统安全管理的重点。采用先进的病毒防范技术定期对服务器和客户端查毒、杀毒，对防毒软件适时升级，档案管理人员要依据病毒类型构建病毒防范机制，充分了解病毒知识，做好主动防范工作，增强杀毒的敏感性，以全面提高网络防范能力。网络层的安全管理。网络层的安全管理主要针对网络协议和结构及其所导致的安全问题应采取的安全措施。主要包括:网络安全告警，内部流量和活动模型分析，网络入侵恢复，网络结构数据保护，内部加密与密钥管理等。各个子网的出入口设备的安全管理是其管理的关键点，由于嵌入式操作系统作为网络安全管理的核心技术比通用的操作系统更易实现，因而不可避免地成为整个信息产业发展的重点之一。应用层的安全管理。采取数据加密等技术确保安全，使用签名芯片及时实现加密技术的有效应用。严格控制访问权限，通过设置口令、密钥、指纹、声音等方式进行身份鉴别和访问控制，并防止越权操作。对数字化设备、存储介质应进行安全保密技术处理，数字化加工设备不得外送维修，对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。做好日常的系统维护工作，确保数据的安全存储、转移和备份恢复。
3．2创新信息安全管理机制，全面提高防范意识
制度层的安全管理。强化制度建设，形成有效的安全管理机制，为信息安全建设提供制度保障。为确保数字化档案信息安全，高校档案馆(室)要建立健全各项安全管理制度和责任制度，在面临突发灾害时，紧急启动应急预案，形成联动机制，因地制宜，妥善处理影响档案安全的各类突发事件。对档案要强化监督和管理，认真进行档案密级鉴定，做好档案数字化的各项安全保密工作，对密级档案严格审核，做出是否变更或解除的决定，对控制知悉、使用范围的档案进行划控，密级档案以及控制知悉、使用范围的档案，须在安全保密的场所由其单位工作人员负责人加工处理;对特殊载体档案采取特殊保护，对珍贵、频繁利用的纸质档案优先保护、定期消毒。其次要制定数字化档案安全权利清单和责任清单，将数字化档案信息安全建设作为日常工作运行的重点，实行领导责任制，明确在信息安全建设中各个环节的责任程序和责任人，科学界定工作职责，完善安全隐患定期排查制度，规范细化档案数字化工作流程，强化对权利运行的制约和监督，严格按照任务清单要求，全面落实好安全主体责任，不断加大问责力度，建立健全安全问题通报制度，确保安全权利清单制度落地见效。不仅如此，高校档案馆(室)也应加强数字化加工场所和设备实施的安全监管。加工场所应设置在符合保密要求且相对独立的区域，安装视频监控系统、实施全程监控，严格核查出入人员身份，无关人员不得进入场所。工作人员不得在场所内吸烟、饮水、进食，严禁携带照相机、摄像机、手机等信息设备及其他与工作无关的物品入场，禁止以拍摄方式获取档案信息或携带实体档案及电子档案外出。用于档案数字化的设备系统必须与其他网络物理隔离，禁止安装使用无线网卡等具有无线互联功能的硬件和设备，对设备输入、输出接口进行封闭处理，并进行检查登记。此外，若采取数字化委托加工方式，应设有专人负责安全保密工作，无安全事故、泄密事件等违法记录。数字化加工单位应与受委托的专业公司签订保密协议，确保数字化加工场地的安全管理。以制度有效运行作保障，积极为档案信息安全铸造坚固的防护体系。组织层的安全管理。各高校要因地制宜，把数字化档案安全体系建设摆上议事日程，制定适合本学校的数字化档案信息安全建设规划和实施方案，将档案信息安全体系建设纳入单位(部门)年度考核、目标管理等工作的重要内容，加强日常的监督、检查和指导，定期听取档案安全工作汇报，研究部署年度工作计划，领导要亲自过问，在经费投入、技术保障、处室配合、人员使用等方面给予大力支持，各高校档案(馆)室要加快建立数字化档案信息安全领导小组，充分调动专职档案人员工作的主动性和积极性，并根据学校机构设置和人员变动情况，适时调整充实领导组成员，明确各部门分管档案信息安全工作的领导，逐步细化完善档案信息安全工作岗位职责，做到档案信息安全工作人员职责清晰、分工明确，确保档案安全工作顺利有序开展。
3．3加大人才培养力度，打造复合型数字化安全管理专业人才
高校档案馆(室)要加大数字化档案信息安全专业技术人才的培养力度，积极开展档案信息化知识技能培训和数字化安全岗前教育培训。制定科学合理的人才规划，数字化档案安全的核心在于人，人是保证数字化档案安全的关键，一切安全技术的实施都离不开专业技术人员，努力建设一支素质优良，结构合理，队伍稳定，既通晓档案网络技术知识又能熟练掌握安全管理技能的综合型人才，不断探索培养优秀档案信息化人才的新途径。
3．4加快法律法规体系建设进程，营造良好的依法治档环境和氛围
建立健全数字化档案安全法律法规，真正落实依法治档。档案管理人员要严格遵守档案安全法规和保密规定，采取综合防范策略，建立科学合理的操作规范，积极防御，不断提升防护水平，净化网络安全环境。加大安全执法力度，严加惩处盗取、篡改信息的机构和个人，并依法追究相关责任。重视安全法律法规宣传工作，利用校园网，宣传安全知识以及学校关于档案安全工作的规章制度。通过档案网站，及时国家颁布实施的档案安全法律法规，认真学习并贯彻落实上级档案主管部门关于档案安全管理的文件精神，让广大师生不断强化安全和保护意识，充分认识学校档案安全工作的重要性。
4结论
高校数字化档案信息的安全管理是一项漫长而艰巨的任务，涉及技术、法律、制度、意识、人员等方方面面，随着社会信息化的飞速发展和科技的日新月异，影响数字化档案信息安全的因素也日益繁多，高校档案安全工作将面临新的挑战，各高校档案馆(室)应高度重视，通力合作，使数字化档案信息的安全管理逐步迈上规范化、科学化的轨道，为档案的永久安全保管和历史文化的传承做出应有的贡献。
参考文献:
［1］种金成，何祖华．高校馆藏档案数字化实施方案及安全策略研究［J］．黑龙江档案，2014(1):44－45．
［2］赵鹏．从档案安全体系建设的角度看档案保护［J］．中国档案，2010(6):25－27．
［3］杨冬权．建立完善的档案安全体系确保档案安全［J］．兰台世界，2010(6):1－2．
档案数字化管理范文5
【关键词】 数字化档案信息 安全 管理
伴随着计算机技术的日新月异的发展，档案信息资源数字化的不断进步，所有企事业单位的档案馆藏的管理打破原来传统的模式，运用新的科学技术进行管理，大量的产生电子文件和照片、音频、视频等以数字为载体的声像档案，由于大量的电子文档管理被广泛的应用，就需要提高档案管理者新的创新思维、技术，来适应新的社会档案管理的需要。因此，面对日益增加的数字化档案信息，保证信息载体的可靠性、安全性，已经成为所有档案管理者必须首要解决的问题。
1.威胁数字化档案信息安全的因素
在计算机的系统中，存储着大量的以数据信息形式的数字化档案，所以，档案的信息数据和其他别的计算机的普通数据信息不一样，它的安全性很容易受到各种各样的危险因素的干扰、破坏，经过数据研究报告表明，以下的危险因素常常会给系统中的档案数据带来威胁。
1.1计算机的硬件故障原因
由于计算机的硬件部分都是有很多的电子元器件所组成的，虽然目前计算机的各个部分的部件都安装了很多的保护机制，但是还是没有办法阻止和避免硬件故障的产生，而比较严重的硬件出现故障的主要因素是：硬盘的磁道的损坏，就会造成大量的档案数据丢失或被损坏，然而，目前的计算机的技术在所有的企业中都会被应用，其设备数量庞大，在此频繁的使用中，硬盘的损坏频率就会随之增长，也是最常见的原因之一。
1.2 计算机的软件故障因素
由于在计算机的使用系统中，计算机系统是需要数据处理软件、操作系统的支持的，那么，在完成各种的处理数据的过程中，也是需要这些功能的支持的。因此，一旦计算机的软件系统出现问题故障，将直接的影响档案数据的完整性和安全性，也就是说，计算机软件的正确性和健壮性是很重要的，目前随着操作系统的不断完善和数字化档案系统的成熟，只要熟练地掌握应用，计算机的软件故障相对于硬件损坏的故障几率要小一些。
1.3 病毒和黑客攻击的因素
随着计算机技术的普及，互联网的大量使用，病毒和黑客的进入和攻击破坏已经是很普遍的现象，尽管在计算机的网络系统中安装各种的杀毒软件系统和防火墙，但还是无法避免病毒和黑客的进入，因此，病毒和黑客的攻击也是破坏档案数字化档案信息安全的因素之一。
1.4 人为的操作故障因素
对于目前档案管理的普遍性，一方面有很多的档案管理的人员的专业素质和操作技能方面存在着缺陷，导致在系统操作时对数据进行误删。另一方面即使是对计算机系统操作的很熟练的专业管理人员，在受到某种因素的干扰时也难免会出现误删的现象，这是不能完全杜绝的。
1.5 资源不足引起的计划性停机
对于所有的单位来说，业务的不断增长，相对应的计算机的系统也会不断地升级和进行资源扩充，因此，业务增长的越快，出现故障的几率就越高，在使用的过程中出现停机和系统的更换操作，很难能够避免和控制数据的丢失。
2. 保障数字化档案信息安全的措施
2.1 硬件设备的选择
对硬件的安全性和可靠性的选择是很重要的，在选择时必须要引起重视，首先在选择服务器和主机的时候，要避免选择兼容机，选择品牌服务器和客户机，因为品牌服务器和客户机平均无故障时间(MTTF）比兼容机长，在系统使用的过程中要对设备的环境监测，这样就会确保系统的正常运行，在更新换代时，要充分考虑硬件的可扩展性和兼容性，避免硬件升级带来的数据丢失风险。然后是选择储存设备，所有的数据信息存放在具有容错机制的网络存储设备上，这样就会避免因为单一的硬盘损坏带来数据丢失的情况，那么，可以选用NAS或SAN架构的网络存储设备，可以能大幅增强数据访问的性能、效率、可靠性和可恢复性。
2.2 应用信息安全保障技术
2.2.1 防火墙技术：“防火墙”是一种形象的说法，它实际上是计算机硬件和软件的组合，在网络网关服务器上运作，在内部网与公共网络之间建立起一个安全网关，保护私有网络资源免遭其他网络使用者的擅用或入侵。
2.2.2身份认证与访问的控制：可以设立身份认证与访问模式，由于所有的计算机使用系统是离不开人的操作的，那么，用身份认证的形式来确认访问的合法性，在建立系统用户访问系统的同时，要通过可靠的身份认证的形式来确认用户的身份，再通过网络访问控制系统设置网络访问规则，这样就会有效的保护内部的档案资源，以此来防止信息档案数据的外泄，同时建立访问日志审计系统，对网络活动进行审计和监测。
2.2.3 数据加密和备份：一方面是数据的加密，由于内部的用户可以随时的进入访问档案的数据，在进入的同时难免会违反安全政策或无意的造成数据丢失，就会导致信息泄密的风险变的极高，也就是说，档案数据的安全性除了要防范硬件故障、病毒、木马的入侵，还要防止信息外泄这一重要方面，就必须采用对档案信息进行原始加密的措施。另一方面，数据的备份。档案管理的人员要定期的对数据进行备份，这样就可以充分的避免由于病毒、木马、黑客程序等方面对档案信息资源的破坏。另外，还可以采用容灾机制，将所有的档案信息的数据复制在不同的办公室、不同地域、分支机构的计算机的系统上，这样就会增加了对档案信息数据的保护性、安全性、可靠性，从而降低了各种原因对其数据信息的破坏丢失几率。
2.2.4防范系统漏洞：由于计算机的应用软件、操作系统在逻辑设计、编写的时候也会出现错误，这个缺陷很可能就会被黑客利用，最终导致里面的档案信息泄露，因此，需要采用漏洞扫描系统自动检测本地主机或远程系统安全漏洞的程序，发现不安全隐患后及时打上相应补丁，早地发现档案信息系统存在的潜在安全威胁。
2.2.5加强档案管理人员安全培训。档案信息的管理和利用都离不开人的参与，因此人才队伍建设是档案信息化成功之本，是保证档案信息化建设持续发展的关键。
结束语
档案作为社会信息资源的组成部分，已日益成为国家进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源，社会对档案信息的需求与日俱增。积极开发档案信息资源，提高数字化档案信息安全管理工作，把档案工作自身的发展与满足社会需求联系起来，意义重大。
参考文献：
[1]冯惠玲,张辑哲主编，《档案学概论》，中国人民大学出版社，2001年版
档案数字化管理范文6
关键词：高校；档案；数字化管理
高等院校的档案资料作为科研、教学、党政管理、产业及等其它各项活动中直接形成的不同形式（如：图像、文字、声像等）的历史记录资料，其对于学校、社会等都具有十分重要的保存与利用价值。2008年8月20日，我国颁布了《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号），此办法的实施无疑将推动我国高校档案管理的革新发展，有利于促进高校档案资源在技术信息化平台上拓展使用空间及利用率。
1 高校档案数字化管理的优势
1.1 数字化档案管理更为方便、快捷
通过将档案资料实现数字信息化管理之后，可直接存储于计算机硬盘中，这样不仅能够极大的节约高校档案的存储空间，快捷、方便的存储档案数据，便于高校对档案进行管理；另外通过实现数字化信息管理档案，可以有效提升档案信息的安全性，最大程度的避免因人为或者自然因素而导致档案损失的可能性。
1.2 提升档案信息检索的准确性
通过计算机档案管理，替换了传统的人工纸质管理、统计、检索方式，这样不仅保证了档案管理、统计、检索的工作效率，同时还提升了高校档案统计工作的准确性。除此之外，数字化的档案信息还有利于高校内部之间更加快捷、方便的传输、交流，从而最大限度的提升高校档案信息资源的有效利用率，促进高校档案资源发挥出真正的作用。
2 加强高校数字化档案管理的构想
2.1 加强数字化档案的收集和积累工作
高校档案数字化的收集工作必须采取统一的文档一体化管理模式，只有这样才能够保证档案数字化资料在背景、内容以及原数据等基本信息的完整性，使档案资料不至于因运行环境等因素的影响而出现信息被破坏或者丢失现象；若要实现档案资料的数字化归档管理，必须做到档案与数字化文件的一体化管理，只有这样才可有效提升档案管理系统与办公自动化系统的兼容性[1]。
目前，我国大部分高等院校都应该建成了成熟的校园网络系统，各个部门的文秘可以直接将相关文件资料输入计算机档案管理系统，而各级部分则可以根据自己的权限在档案信息网络中分组传、阅自己所需要的文件资料及处理意见，而在年末归档时只需要将档案管理部门移交分类卷清单，然后通过网络将相关档案数据按照规定格式直接上传至学校建立的档案管理系统数据库中；在日常管理中，档案管理人员可以随时检查、督促各个院系相关部门的电子资料归档情况，尤其的对于一些重要的电子档案文件可及时督促相关部门进行归档，再由档案管理人员编辑归档之后将其集中下载至档案室脱机存储介
质上。
2.2 进一步完善数字化档案馆建设工作
高校数字化档案馆建设须从多方面着手，深入挖掘现有资源，并开拓相关领域信息。一方面，各档案管理部门根据实际出发，确定档案建设的定位，服务对象及发展要求；另一方面，各单位根据自身实际出发使用好已有的软硬件设施，建设完整的数据库，根据需求建设基于局域网平台的档案管理系统，有效实现档案信息管理数字化、网络化，最大程度的挖掘现有的资源[2]；还有就是建设一个档案信息开放式平台，针对运行和使用中发现的新的使用项目和需求做好长期规划，做好档案管理中长期规划，适当开发、购置适合本单位需要软件及硬件设施，对档案数字化进行相应的调整，发展的档案信息系统才能更大程度地开拓档案信息系统的服务范围，只有这样才能更好地体现出其价值。
2.3 切实加强高校数字化档案的利用率
目前，我国高等院校中已经建立起成熟的校园网络体系，这不仅为数字化档案馆提供了较好的网络环境，同时还为更好的开展档案信息服务工作提供最佳的发展空间。为了能够有效提升高校数字化档案的有效利用率，笔者建议：文件制作和档案管理均采取相同系统软件，编制检索与文件制作实现同步管理，文件制度采取统一格式（如：文件中的作者、时间、题名、密级等），同时再加之档案管理的部分编号（如：档号），这样在编制检索时能够随机调出；通过校园网链接档案馆，这样为学校管理、教学及科研利用档案信息提供了崭新的网络环境与先进的技术手段，可以实现不出门便可浏览、下载、上传学校的档案资料。
3 结语
随着现代信息技术的不断发展，高校档案管理中充分应用现代信息技术已是未来档案工作发展的必然发展方向，实现高校档案数字化管理不仅符合时展要求，对于高校的科研、教学、党政管理、产业及等其它各项活动都具有十分重要的意义。在未来档案数字化发展中，我们还需要坚持不断学习科学知识，进一步掌握现代信息整理与检索技术，以此来更好的为高校档案管理及现代化建设提供优质
服务。
参考文献
[1] 任凤仙，张志军.试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略[J].档案学通讯，2009（2）：565.
