行政事业单位档案管理制度范例6篇

行政事业单位档案管理制度

行政事业单位档案管理制度范文1

一、行政事业单位档案管理中存在的问题

(一)行政事业单位对档案管理工作重视程度偏低。我国对于档案管理工作具有明确的规定,并相继颁布了《档案管理办法》和《档案法》等法律法规,为后续的档案管理工作有序开展提供了基础和保障。但是纵观行政事业单位档案管理工作现状,却并未获得足够的重视,领导干部忽视档案管理工作的重要性,致使各项工作未能落到实处,不能发挥原有档案管理作用。长此以往,档案管理工作变得愈加混乱,很容易造成档案资料的丢失、损坏,不利于长远发展。

(二)档案管理工作基础业务薄弱。行政事业单位的档案管理工作开展中,基础十分薄弱,即便是大多数的行政事业单位已经建立了档案管理制度,制度内容涵盖了各个环节,但是在实际工作中,却并未真正地将制度落到实处,或是实际工作不规范,未能严格遵循档案管理制度进行。这样的背景下,档案管理工作十分混乱,甚至存在档案资料未能及时归档、损坏的问题出现,严重影响档案管理工作成效。此外,档案管理工作缺乏有效的监管,工作流程混乱,未能充分发挥原有档案管理作用。

(三)档案管理设备落后。行政事业单位在改革不断深化的背景下,对于档案管理工作重视程度不高,自然不会将更多的资金投入到档案管理部门的设施完善中,致使档案管理部门设施陈旧、环境恶劣。档案管理部门库房简陋,甚至部分区域内还堆积着大量易燃物品,信息化水平偏低,严重影响到行政事业单位档案管理工作有序开展。

二、行政事业单位档案管理的创新思路

(一)提高领导重视程度,建立完善的档案管理制度。为了确保行政事业单位档案管理工作有序开展,首先应该提高领导干部的重视程度,注重在传统工作基础上创新,建立完善的档案管理制度,为后续工作有序开展提供坚实的保障,促使档案管理工作可以充分发挥原有作用。与此同时,还需要发挥制度的约束作用,促使员工可以严格遵循制度要求开展工作,确保制度内容落到实处。同时建立完善的奖惩制度,调动员工工作积极性,对于违背制度要求的予以惩处,切实提升档案管理工作的成效。

(二)加强管理力度,提升档案管理水平。行政事业单位在档案管理工作中,工作人员自身专业素质和职业素养水平高低将直接影响到工作效率,为了便于各项工作的开展,应该加强档案管理工作的宣传力度,定期组织员工培训和学习,掌握更加前沿的理论知识和工作技能,可以借助现代化手段开展档案管理工作。同时,行政事业单位应该加强队伍建设,定期检查档案管理工作情况,根据实际情况动态完善管理方法,并进行严格的档案管理考核工作,提高档案管理重视程度,促使档案管理工作更加规范化、标准化。

(三)提升档案管理信息化水平,引进先进设备。在信息时代背景下,档案管理工作同样需要引用信息技术,广泛应用计算机技术,提升档案管理工作质量,以此来满足社会发展的客观需要。提升档案管理信息化水平,深入开发和利用档案资源,有助于延长档案寿命,促使档案管理工作更具创新性,显著提升档案管理工作效率。与此同时,提升档案管理信息化水平,促使各个部门之间的信息传递更为快速、准确,为行政事业单位发展作出更大的贡献。更为重要的是,档案管理工作由于自身特性,需要做好保密工作,档案价值十分珍贵,为了避免档案资料丢失、损坏,应该将库房和阅览室分离,禁止无关人员进入,选择专业素质和职业素养更高的人员负责档案管理工作,保证档案资料安全。

行政事业单位档案管理制度范文2

关键词:行政事业单位 档案管理

随着社会的不断发展和人们对档案认识的不断加深,档案不但逐渐被老百姓所利用,其潜在的真实性和有效性等功能也逐步为人们所重视。而行政事业单位档案是国家档案管理的主要组成部分,是整个行政事业单位协调、有序、高效运行的有效保障,同时也是行政事业单位科学性与规范化管理工作的真实有效记录。

一、行政事业单位档案管理目前存在的问题

1.档案室条件简陋。通过走访了很多行政事业单位,发现有一部分单位的档案室条件简陋,其硬件设施达不到规划化、科学化的管理条件。还有一些行政事业单位将杂物室或仓库房作为存放档案的地点,其杂乱无章,现场凌乱不堪,给档案查阅带来非常大的困难。尤其是人事档案的保管与调档,都没有专业的档案柜存放,有的还用废旧的橱柜来存放档案,灰尘与动物到访痕迹非常明显,给档案管理带来极大的不便,基本直接导致档案的流失和损坏。

2.档案管理工作人员专业性较差。当前很多行政事业单位档案管理工作普遍存在一个现实问题,就是从事档案管理的工作人员安排方面存在一个非专业性和人员养老安置等方面。机关事业单位在财务资金上属于财政拨款性质,很多行政事业单位财务赤字本身就存在问题,根本没有富余资金去聘请专业的档案管理工作人员;这就导致现人现用,让单位一些不能胜任现有岗位的,或准备“退二线”的工作人员去充当档案管理员工作。使得单位档案管理工作人员的专业度不高,对档案管理工作的重要性认识不足,其责任心、服务态度和水平上也会存在着很大的问题。

二、完善行政事业单位档案管理的建议

1.建立和完善档案管理制度体系。行政事业单位档案管理应遵循《中华人民共和国档案法》的基础上,制定相关贴近本单位实际情况的档案管理制度。建立行政事业单位档案管理制度更应注重实用性原则,制度建立后要有可操作性,让档案管理工作人员在执行过程中更加的简便和操作,这样可以更有效的发挥档案管理制度的指导性和规范性。而档案管理工作人员选拔任用的关键因素还是在领导的喜好,从某种意义上看,档案管理工作就是一个闲职,一个可以非常舒服,而工作压力较小的岗位。从传统的行政事业单位的档案管理用人角度来看,通常都是快内退人员或闲置无实际工作岗位安置的人员。从某种意义上看,制度的制定与完善不仅需要对工作人员进行约束,而领导层也需要有一定的约束力,同时还要加强档案管理制度执行过程中的严肃性。

2.加强领导重视度,提高档案管理工作整体水平。在当前信息化时代,行政事业单位档案管理已经成为深化公共服务、实现资源共享的重要窗口与平台。而领导的重视程度则是行政事业单位档案管理的重要影响因素,也是提高档案管理工作整体水平的重要环节。行政事业单位从领导层角度,要不断落实档案管理工作的重要性,并且在百忙之余抽时间对档案管理工作进行抽查,体现出领导对档案管理工作的重视,从而影响档案管理工作人员更加努力做好本单位的档案管理工作。

3.落实档案管理信息化与现代化,提高档案管理工作效率。由于行政事业单位档案机构大多是非盈利性单位,财务资金均由上级主管部门拨付,甚至资金紧张时,还需要融资性自筹以解决困境。因此,大多数行政事业单位档案管理部门由于经费紧张,以及机关工作作风的影响,目前行政事业单位档案网站资源建设在发展程度上还不够成熟,且建设方向比较模糊,概念化倾向严重,没有创新和实用方面的考量。随着我国经济的发展,以及全球经济一体化进程的不断加快,互联网络平台的发展已进入了人们生活的各个领域。这也为档案由纸质界面向数字化界面管理模式过渡提供了软件等技术方面的基础。行政事业单位档案实行信息化管理,将更有利于提高档案管理的工作整体效率。

综上所述,随着社会的不断发展和人们对档案认识的不断加深,档案不但逐渐被老百姓所利用,其潜在的真实性和有效性等功能也逐步为人们所重视。行政事业单位档案管理应遵循《中华人民共和国档案法》的基础上,制定相关贴近本单位实际情况的档案管理制度。同时,注重合理性与可操作性,以及科学性,充分体现民主原则,并切实监督档案管理制度的落实情况。行政事业单位档案信息化管理也日益被提上重要的日程,完善管理制度有利于档案管理的资源优化配置,有利于档案管理内部各方面的均衡发展,有利于调动职工积极性,有利于支持行政事业单位档案事业的持续发展。

参考文献

[1] 冯丽.行政事业单位档案管理工作研究[J].办公室业务,2013(9)

行政事业单位档案管理制度范文3

关键词:行政事业单位;会计档案管理;措施分析

作为我国的基层管理机构,行政事业单位对促进国家发展,充分发挥其公益性价值有着重要的作用,在行政事业单位中积极加强会计档案的管理不仅是适应当前市场经济发展的需要,更是强化公益性发挥的大势所趋,重视并积极加强档案管理工作也是新时期行政事业单位发展中需要重点落实的问题。

一、会计档案概述

会计档案作为国家档案的重要组成部分,主要包括会计凭证、账册以及财务报告等相关的资料,它主要反映的是企事业单位所开展的经济业务运行中的资料证据,通过会计档案可以有效的了解各项经济业务的开展情况,从而了解单位相关法律法规的执行情况,但是会计档案与文书和科技档案相比仍存在一定的不足,主要体现在会计档案的范围以及所涵盖的方面更加广泛,并且档案的类别更加稳定,其形式也是多种多样,分为永久保存和定期保存,永久保存的档案不可进行销毁,定期保存的档案也具有不同的保管时间。一般来说,企事业单位的年度预算会计报告等需要进行永久的保存,而会计凭证和具体明细账可以进行定期保管。会计档案可以揭露责任事故,有效的打击经济方面的犯罪,并且能够为解决纠纷提供依据,从而有效处理遗留的经济事务所提供的记录。因此,相关企事业单位需要加强会计档案管理工作,从而方便档案的查阅。

二、行政事业单位会计档案管理存在的问题

当前,行政事业单位内部会计档案管理机制不完善,主要体现在很多事业单位,特别是一些规模相对较小的行政事业单位并没有结合国家的规定制定符合自身发展的会计档案管理制度,仍然按照原先较为简单的方式展开会计档案管理,这种情况的管理方式会存在较多的弊端,并且少数行政事业单位的财务会计档案管理制度缺乏强有力的执行力度,造成流于形式,难以发挥应有的作用,久而久之会出现程序不严,要求不明等现象的发生。其次,当前行政事业单位在会计档案管理制度缺少严格的监督机制,一些事业单位在接受相关会计业务以及审计工作的过程中,很少将其规范化管理当作重要检查事项,由于对会计监督工作方面的疏忽,会出现一些行政事业单位人员借此机会对会计档案进行篡改以此来达到自己的目的,当前有很多经济欠发达地区经常出现这类事情,造成了大量公款被挪用,致使事业单位的公益性难以得到真正的发挥,由于缺少相互制约监督的机制,更是容易滋生出会计档案造假等情况的发生。最后,行政事业单位会计档案管理的经费投入不足,很多事业单位的财政部门并没有经费投入的明确规定,甚至缺乏例行经费预算,再加上管理者对会计档案管理重视不足,更是忽视了对其的投资,还有些行政事业单位会未经允许私自挪用会计档案管理经费,原本安排于档案管理的资金被不明挪用,从而造成需要引进专业管理软件、招聘人才的经费缺失,无法实质性的提升会计档案管理工作水平,从而造成会计档案管理不够规范,甚至造成当地行政事业单位的会计信息档案管理工作过于落后,与当前市场经济发展需求不相适应。

三、有效提升行政事业单位会计档案管理水平的重要举措

(一)建立健全完善的会计档案管理机制

建立健全完善的会计档案管理制度是当前行政事业单位有效提升档案管理水平的重要举措,完善的会计档案制度可以保证会计信息质量的提升,从而帮助行政事业单位规避风险。那么行政事业单位的管理者需要结合国家有关部门的规定完善并健全会计档案管理制度,全面优化会计档案管理流程,结合会计基础工作规范以及档案管理办法等全面认真的规范其流程,结合自身实际制定切实可行的档案管理制度,还要高度重视会计档案管理业务培训,促使会计人员可以熟练掌握档案管理的相关基本知识,从而提升会计档案管理水平。在对会计人员展开培训后,需要对这一阶段的培训情况进行考核,检验员工的培训情况,并将培训结果与员工的个人利益相挂钩。特别是对于一些偏远地区的行政事业单位而言,其管理者更是需要加强会计档案管理的重视程度,通过端正态度来将这一意识贯穿到实际的行动中去,从而真正做到提升行政事业单位的会计档案管理水平。

(二)完善会计档案监督机制

加强会计档案管理监督工作是提升行政事业单位会计档案管理水平的又一重要举措,行政事业单位的管理人员需要重视会计档案管理工作的有效开展,并对其展开合理的监督环节,通过建立会计档案管理监督工作机制,对档案管理中的立卷、归档、保存、查阅、销毁等工作进行监督,不仅要结合单位的具体会计业务内容来合理规范立卷,还要及时规范档案管理内容,对会计凭证要进行及时的整理装订。特别是在会计电算化的情况下,还要对会计账页进行分类处理,并且财政部门以及审计和税务等部门在对其业务进行审查的过程中,需要特别将会计档案管理作为重点检查内容,督促整个行政事业单位形成重视会计档案管理的良好风气。除此之外,还要加强社会监督,通过设置意见栏和电话欢迎广大群众对会计档案管理方面的监督和意见的反馈,通过社会大众的监督来形成一种良好的会计档案管理风气。

(三)加大会计档案管理的经费投入

加大对会计档案管理方面的投资是行政事业单位有效应对会计档案管理工作的必经之路。单位的管理者需要重视会计档案管理工作的价值,并付出实践,在完善工作机制和监督机制的基础上加大对会计档案管理工作的投资力度,不仅要加强对硬件方面的投资,包括档案管理环境的设置以及陈列架的检查维修,还要加强对软件方面的投资,保护会计档案资料数据的安全完整,通过加大资金的投入,聘用专业的计算机档案管理人才来对当前事业单位的档案资料进行有力的保护,还要引进西方发达国家的专业档案管理软件来应用到自身的体系当中,转变以往档案管理中存在的不足,从而在技术上提升行政事业单位档案管理水平,保证其档案管理工作可以充分的发挥出自身最大的价值。除此之外,行政事业单位管理者需要严格执行经费管理工作,保证用于会计档案管理方面的经费得以完全投入到其档案管理中,避免出现资金被不明挪用等情况的发生,行政事业单位内部还需要成立会计档案资金监督小组,每隔一段时间让小组内成员对上一阶段资金的使用情况与档案管理的支出进行核对,保证每一笔资金都能够记录到会计档案管理中,若是资金支出核对过程中发现超出预算支出限额的,需及时向上级反映并进行深入调查。

四、结论

总而言之,加强会计档案管理工作是新时期下行政事业单位良性发展的大势所趋,更是行政事业单位内部经济活动运行的重要凭证,加强会计档案管理工作不仅要充分带动工作人员的积极性和思想意识,更是要通过完善管理制度,建立完善的监督机制等各个方面来保证会计档案管理工作的各级开展,促使会计档案管理工作在行政事业单位中可以发挥其自身最大的价值。

参考文献:

行政事业单位档案管理制度范文4

关键词:医疗机构 人事 档案管理

随着医院的不断发展、规模的扩大及社会保障的不断加强,医疗机构人员不足,严重了影响和制约了医院发展的前进步伐。事业单位人事制度的改革,给医院带来了前所未有的机遇,为了适应医院的发展和人民群众对就医疗需求的不断提高。医疗机构招聘了大量的工作人员来弥补医院发展不足的现状。这给医院带来了充满生机和活力的用人制度,提高了医疗队伍的整体素质。新聘用人员通过政府人事行政部门所属的人才交流(或人事)服务机构实行了人事。但因人事人员流动性强、档案缺失严重等原因,增加了人员的档案管理工作的难度。

1.人事的概念

人事制是在社会主义市场经济条件下产生的一种新的人事管理方式,即人事机构(指政府人事部门所属人才交流服务机构)按照国家有关政策法规要求,接受用人单位或个人委托有关人事管理与人员使用分离。用人单位与被聘用人员只受双方签定的聘用合同的约束。用人单位有充分的用人自,而劳动者则享有充分的择业自和流动的权利,真正实现了“单位人”到“社会人”的转变。

2.传统人事档案管理

事业单位人事档案管理产生于计划经济体制下的传统人事编制范畴,此阶段的事业单位人事档案管理方式主要特点表现为:人事档案管理由人事、编制部门备案、单位人事科统一管理人事档案。这一阶段,在行政事业一体化的事业管理体制下,事业单位的目标、经费、岗位设置等都由行政主管部门掌控,人员相对比较固定,有利于人事档案管理的规范化。

3.人事档案与传统人事档案管理的区别

3.1本质不同。传统档案管理是行政主管部门掌控的管理制度,而人事是社会人事档案管理制度;

3.2主体不同。传统档案管理的主体是单位与劳动者,而人事制的主体包括人事机构、单位与劳动者;

3.3主管部门不同。传统档案管理主管部门是单位与社会保障部门,而人事档案的主管部门是政府人事部门所属人才交流服务机构、人事部门及单位共同管理。

4.人事人员档案现状及问题【1】

4.1 档案移交不及时

已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员的人事档案,有些没有及时移交当地人才服务中心,有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案,造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况出现。

4.2弃档现象较严重

4.2.1人事档案作用逐步淡化,医院在聘用专业技术人员时往往只是面试即可。

4.2.2人才流动日益频繁,有的人受利益的驱动,不顾组织是否同意,一走了之,新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。

4.2.3人事费普遍过高,也是导致弃档的原因。

4.3 档案管理不规范

有的单位对档案的作用缺乏足够的认识,用人不规范,考核、档案工资晋升、评定机制不健全,不注意平时材料的形成,导致档案材料缺失,给出国政审、职称评定、出具人事档案相关证明和办理流动手续工作带来一定的困难。

4.4 人事缺少特色服务

目前大部分地方人事还处在单一服务阶段,在很多业务领域里还是空白,缺少个性化、专业化的服务,无法满足社会和个人的发展需要。

4.5 档案管理队伍建设有待加强

档案管理人员业务培训机制尚未健全,部分单位档案管理人员变化较大,对人事档案管理业务不熟悉,有待加大对档案管理人员的培训力度。

5.加强医院人事人员人事档案管理的对策

为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性,促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性,及时了解单位人员结构情况,加强对人事人员的管理,要认真做到以下几点。

5.1 加大宣传教育的力度,营造人事档案规范化管理氛围要加强领导,广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定,提高档案管理人员整体素质,建立档案管理人员业务培训机制,定期对档案管理人员进行业务培训,努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。

5.2 完善流动人员人事档案管理政策法规

5.2.1对过去不合时宜,制约人事档案管理方面的政策加以完善,建立全国统一的法律法规,杜绝各地区各部门各自为政的现象,以适应我国经济社会的发展需要。

5.2.2加强对企事业单位人事档案管理的力度,规范对人才中介机构的管理,不准民营和合资人才中介机构从事人事和人事档案管理以及人事调动业务,促进我国人才中介机构的健康发展。

5.3 创新人事服务形式

要不断丰富人事档案的内容,提高人事档案的使用价值,经常了解用人单位和人才对人事档案材料的新要求,树立人事档案利用的“受众”意识,变过去“守摊式”服务为“开发式”服务,重视研究人事档案用户的多方位需求,有针对性地提供个性化服务。健全管理人事档案的机构,要在条件具备的地方成立人才服务机构档案管理部门,认真做好人员配置、经费来源、安全保密等方面的工作,通过档案管理机构的规范化管理,促进流动人员人事档案管理朝着科学化、制度化和规范化方向发展。

5.4 明确职责,理顺关系

组织人事部门和劳动部门要本着对流动人员高度负责的态度及时与他们进行沟通与协调,明确各自的人事档案管理范围。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》,企业专业技术人员和管理人员的档案应当移交人才服务机构管理,并建议流动人员的人事档案应当打破身份、学历、职称、行业等各种限制,由政府人事部门所属的人才服务机构统一管理。同时强化流动人员人事档案管理的公共服务职能,应以服务为主、适当收费的办法减少弃档现象。

行政事业单位档案管理制度范文5

[关键词]档案;行政执法;问题

[作者简介]黄媚,现供职于玉林市玉州区名山街道劳动保障事务所,广西玉林537000

[中图分类号]D63 [文献标识码]A [文章编号]1672―2728(2007)05―0156―03

档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段,是巩固党和国家各项工作发展的基础,是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法,是为了不断提高人们的档案意识,加强档案法制建设,防止档案违法行为。档案事业建设功在当代,利在千秋。如何加强档案行政执法,使档案事业得以健康发展,这是广大档案工作者必须认真面对的课题。为此,笔者在这里就档案行政执法谈几点值得思考的问题。

一、档案行政执法主要存在的问题

1987年国家颁布实施《档案法》,全国各地档案行政部门开展各项执法检查活动,对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用,总体上看,档案行政执法方面取得了一定成效。但随着社会改革的不断深化发展,近年来在开展档案行政执法工作中,还存在着一些必须解决的问题。以玉林市为例,从2002年至2006年,共开展三次全市性档案行政执法检查,其中,市人大办公室和市档案局联合开展一次;市法制办和市档案局联合开展一次;另一次是由市档案局组织各县(市)区档案局交叉检查。从检查情况看,全市档案工作还存在不少问题,主要表现在以下几个方面:

(一)不按规定归档和移交档案

按规定,各单位当年成形的文件资料应在次年6月份归档完毕;对国家规定的应立卷归档资料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理;按照国家规定各有关单位归档整理好的档案在本单位保管满10年后,定期向本地方行政区域内的国家档案馆移交,实行集中统一管理。从玉林市开展的三次档案行政执法检查中发现,少部分机关、团体、企事业单位违反《档案法》的规定,应归档的档案资料不能及时整理归档,有长期不建立档案和不开展档案工作的行为。市直机关有2%的单位文件资料长期不整理归档,档案行政部门每次检查都向这几家单位发限制整改通知书,而这些单位总是应付了事;县直机关有5%的单位档案和档案工作长期处于不整理归档和无人管理的状态;不移交档案、不按规定向档案馆移交档案的市直机关单位占10%,县机关单位占20%。

(二)档案文件资料收集不齐全

在检查中,不难看出,应归档文件资料收集不齐全,即立档单位在自己开展职能职责范围的工作中形成了的文件资料没有按规定收集齐全整理归档。这种情况的存在是普遍的,如全市市县两级机关单位,应归档的文件资料能收集95%以上进行整理归档的单位占10%;能收集到90%以上进行归档整理占30%;能收集到80%以上的占80%;有相当部分单位存在着历年积存下来应归档而零散的和领导手上掌握的文件资料收集不起来归档的现象。特别是专门档案没有收集整理归档,如声像档案、实物档案、基建图纸等。档案文件资料收集不齐全,这样发展下去,将造成地方档案馆馆藏档案资料欠缺的后果,将严重漏失应进馆的档案。

(三)档案保管条件差。安全隐患多

一些单位、部门档案保管无专室,保管条件与“三铁八防”的要求相关很远,严重威胁着档案的安全;档案乱堆乱放,档案尘埃满地。虽然大部分单位有档案室,但多是与杂物混在一起,有的甚至屋顶漏雨。

(四)档案工作得不到重视、管理混乱

一直以来,人们对档案和档案工作缺乏全面的认识,不了解档案和档案工作的功能、作用、性质、地位及内涵;有关领导和部门也对档案工作认识不足,不够重视。经检查,发现还有一些单位没有把档案工作纳入本单位年度工作计划或目标管理责任制,也没有建立档案管理各项规章制度和明确分管档案工作的领导,也没有专职或兼职档案员,谁都可以随便直接利用档案。

(五)档案人员业务素质低

由于档案人员变换频繁,一些单位领导往往不考虑档案工作是一项业务性很强的工作,随便安排人员来应付工作,致使许多档案工作人员没有经过岗前培训,没有业务基础知识,这就使得档案工作人员素质与新时期档案工作要求很不相适应。

(六)档案事业经费投入少。不按规定列入财政预算

部分县(市)区政府及少数机关、事业单位没有加强对档案工作的领导,也没有把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划。如在检查中,发现博白县档案馆已经连续好几年没有列入县财政的经费预算,办公经费都由档案馆(局)自己解决,档案馆建设没人关心、过问,这就严重影响了档案事业的健康发展。

二、影响档案行政执法的主要因素

从检查得到的结果看,玉林市档案工作所存在的问题反映了行政执法工作仍处于弱势阶段,与国家档案事业发展要求不协调。档案行政执法存在问题的原因是多方面的,既有表面上的因素,也有内在的根源。笔者认为,长期影响着档案行政执法的主要因素有以下几方面。

(一)档案和档案工作意识淡薄、档案法制观念不强。是档案工作得不到明确落实的关键因素

长期以来,人们对档案和档案工作缺乏全面的认识。尽管档案部门积极、努力地通过媒体、板报、标语等各种形式向社会宣传了《档案法》,但大多数单位领导认为学习宣传贯彻《档案法》与本部门、本单位的职能工作无关,只是档案行政部门的事。由于有这种因素的存在,导致了许多国家工作人员对档案和档案工作一知半解或全然不知。

(二)档案人员业务水平不高。变换频繁。是影响档案工作正常开展的直接因素

在开展的档案行政执法检查中有这样的情况,即多数机关、事业单位都是配备兼职档案员。这些兼职档案员在单位兼职事务太多,缺乏系统的业务知识培训、档案业务基础知识差、档案业务水平偏低,导致了归档不按时、所整理的档案归档质量不符合要求,严重影响了档案管理和工作正常开展。

(三)档案工作监督指导力度不够,执法监督机制不够完善,是影响档案业务建设和执法不力的主要因素

从近年的几次档案行政执法检查来看,如果档案工作监督指导不力,那么档案业务建设将很难开展。尤其是对于多数单位档案业务建设中存在的问题,即使已在检查中明确指出并下发整改通知

书,但由于档案行政部门人员过少,过后无人抓监督、抓落实,也就无法追究责任。这些现象的出现,反映了档案部门监督力度不够,有指导、无监督。档案行政执法监督机制不够完善,各项规章制度没有很好实施,使得在档案行政执法检查中,执法人员只能是看在眼里,明白在心里,监督整改措施不了了之,最终仍然未能督促受检单位如期整改,直接影响档案法制建设的前进步伐。

(四)档案工作得不到重视,档案工作人员干劲不足,是影响档案工作的消极因素

档案工作是一项既要投入,而眼前经济利益又不明显的工作。这往往导致相关领导对档案工作存在着偏见,即档案工作说起来重要,做起来次要,忙起来不要。实际工作中,档案人员工作做得不少,领导就是看不见,在档案工作方面的投入,总是得不到相关领导的支持,这就大大打击了档案工作者的积极性,造成档案工作人员有消极心理,干劲不足,成为影响档案工作欠活力的因素。

三、解决档案行政执法存在问题的办法

在新形势下,如何进一步加强档案行政执法工作,切实解决当前档案行政执法存在的问题,确保档案事业步入法制轨道,使档案事业健康发展。笔者认为应该采取以下相应的办法。

(一)加强档案行政执法监督指导作用

档案行政执法是否得到落实,就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统,充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用,实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系,加强监督权;要定期或不定期地对各单位、各部门档案工作情况进行检查监督,发现问题应及时提出,限期整改。这样,不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理,而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。总之,只有充分发挥好监督指导作用,才能确保档案工作的正常开展。

(二)档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化

档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式,建立和完善档案执法制度和执法程序,保障档案执法活动科学化、规范化、制度化,还要建立法规执行情况的监督检查制度;各有关机关和部门既要相互监督,又要相互支持配合,确保档案工作有章可循、有序进行,促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。

(三)严肃档案执法。依法依规查处各种违法违规行为

《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权,就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位,坚决贯彻实施《档案法》《档案工作条例》,做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究,维护档案法律法规的尊严。只有这样,才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题,才能促进档案事业法制化建设和健康发展。

(四)加强档案工作领导。依法依规把档案事业发展列入地方国民经济和社会发展规划

切实加强档案工作的领导,把档案工作纳入国民经济和社会发展计划,纳入目标管理,列入领导工作议事日程,还要从思想上、行动上重视依法依规治理档案工作,切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题,确保档案工作步入正常发展轨道。

(五)加强培训。提高档案执法人员素质

行政事业单位档案管理制度范文6

[关键词]档案;行政执法;问题

档案行政执法是维护档案事业健康发展的重要手段,是巩固党和国家各项工作发展的基础,是保护人类活动真实历史和社会发展客观规律重要依据的举措。开展档案行政执法,是为了不断提高人们的档案意识,加强档案法制建设,防止档案违法行为。档案事业建设功在当代,利在千秋。如何加强档案行政执法,使档案事业得以健康发展,这是广大档案工作者必须认真面对的课题。为此,笔者在这里就档案行政执法谈几点值得思考的问题。

一、档案行政执法主要存在的问题

1987年国家颁布实施《档案法》,全国各地档案行政部门开展各项执法检查活动,对依法管理档案和发展档案事业发挥了重要的作用,总体上看,档案行政执法方面取得了一定成效。但随着社会改革的不断深化发展,近年来在开展档案行政执法工作中,还存在着一些必须解决的问题。以玉林市为例,从2002年至2006年,共开展三次全市性档案行政执法检查,其中,市人大办公室和市档案局联合开展一次;市法制办和市档案局联合开展一次;另一次是由市档案局组织各县(市)区档案局交叉检查。从检查情况看,全市档案工作还存在不少问题,主要表现在以下几个方面:

(一)不按规定归档和移交档案

按规定,各单位当年成形的文件资料应在次年6月份归档完毕;对国家规定的应立卷归档资料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理;按照国家规定各有关单位归档整理好的档案在本单位保管满10年后,定期向本地方行政区域内的国家档案馆移交,实行集中统一管理。从玉林市开展的三次档案行政执法检查中发现,少部分机关、团体、企事业单位违反《档案法》的规定,应归档的档案资料不能及时整理归档,有长期不建立档案和不开展档案工作的行为。市直机关有2%的单位文件资料长期不整理归档,档案行政部门每次检查都向这几家单位发限制整改通知书,而这些单位总是应付了事;县直机关有5%的单位档案和档案工作长期处于不整理归档和无人管理的状态;不移交档案、不按规定向档案馆移交档案的市直机关单位占10%,县机关单位占20%。

(二)档案文件资料收集不齐全

在检查中,不难看出,应归档文件资料收集不齐全,即立档单位在自己开展职能职责范围的工作中形成了的文件资料没有按规定收集齐全整理归档。这种情况的存在是普遍的,如全市市县两级机关单位,应归档的文件资料能收集95%以上进行整理归档的单位占10%;能收集到90%以上进行归档整理占30%;能收集到80%以上的占80%;有相当部分单位存在着历年积存下来应归档而零散的和领导手上掌握的文件资料收集不起来归档的现象。特别是专门档案没有收集整理归档,如声像档案、实物档案、基建图纸等。档案文件资料收集不齐全,这样发展下去,将造成地方档案馆馆藏档案资料欠缺的后果,将严重漏失应进馆的档案。

(三)档案保管条件差。安全隐患多

一些单位、部门档案保管无专室,保管条件与“三铁八防”的要求相关很远,严重威胁着档案的安全;档案乱堆乱放,档案尘埃满地。虽然大部分单位有档案室,但多是与杂物混在一起,有的甚至屋顶漏雨。

(四)档案工作得不到重视、管理混乱

一直以来,人们对档案和档案工作缺乏全面的认识,不了解档案和档案工作的功能、作用、性质、地位及内涵;有关领导和部门也对档案工作认识不足,不够重视。经检查,发现还有一些单位没有把档案工作纳入本单位年度工作计划或目标管理责任制,也没有建立档案管理各项规章制度和明确分管档案工作的领导,也没有专职或兼职档案员,谁都可以随便直接利用档案。

(五)档案人员业务素质低

由于档案人员变换频繁,一些单位领导往往不考虑档案工作是一项业务性很强的工作,随便安排人员来应付工作,致使许多档案工作人员没有经过岗前培训,没有业务基础知识,这就使得档案工作人员素质与新时期档案工作要求很不相适应。

(六)档案事业经费投入少。不按规定列入财政预算

部分县(市)区政府及少数机关、事业单位没有加强对档案工作的领导,也没有把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划。如在检查中,发现博白县档案馆已经连续好几年没有列入县财政的经费预算,办公经费都由档案馆(局)自己解决,档案馆建设没人关心、过问,这就严重影响了档案事业的健康发展。

二、影响档案行政执法的主要因素

从检查得到的结果看,玉林市档案工作所存在的问题反映了行政执法工作仍处于弱势阶段,与国家档案事业发展要求不协调。档案行政执法存在问题的原因是多方面的,既有表面上的因素,也有内在的根源。笔者认为,长期影响着档案行政执法的主要因素有以下几方面。

(一)档案和档案工作意识淡薄、档案法制观念不强。是档案工作得不到明确落实的关键因素

长期以来,人们对档案和档案工作缺乏全面的认识。尽管档案部门积极、努力地通过媒体、板报、标语等各种形式向社会宣传了《档案法》,但大多数单位领导认为学习宣传贯彻《档案法》与本部门、本单位的职能工作无关,只是档案行政部门的事。由于有这种因素的存在,导致了许多国家工作人员对档案和档案工作一知半解或全然不知。

(二)档案人员业务水平不高。变换频繁。是影响档案工作正常开展的直接因素

在开展的档案行政执法检查中有这样的情况,即多数机关、事业单位都是配备兼职档案员。这些兼职档案员在单位兼职事务太多,缺乏系统的业务知识培训、档案业务基础知识差、档案业务水平偏低,导致了归档不按时、所整理的档案归档质量不符合要求,严重影响了档案管理和工作正常开展。(三)档案工作监督指导力度不够,执法监督机制不够完善,是影响档案业务建设和执法不力的主要因素

从近年的几次档案行政执法检查来看,如果档案工作监督指导不力,那么档案业务建设将很难开展。尤其是对于多数单位档案业务建设中存在的问题,即使已在检查中明确指出并下发整改通知书,但由于档案行政部门人员过少,过后无人抓监督、抓落实,也就无法追究责任。这些现象的出现,反映了档案部门监督力度不够,有指导、无监督。档案行政执法监督机制不够完善,各项规章制度没有很好实施,使得在档案行政执法检查中,执法人员只能是看在眼里,明白在心里,监督整改措施不了了之,最终仍然未能督促受检单位如期整改,直接影响档案法制建设的前进步伐。

(四)档案工作得不到重视,档案工作人员干劲不足,是影响档案工作的消极因素

档案工作是一项既要投入,而眼前经济利益又不明显的工作。这往往导致相关领导对档案工作存在着偏见,即档案工作说起来重要,做起来次要,忙起来不要。实际工作中,档案人员工作做得不少,领导就是看不见,在档案工作方面的投入,总是得不到相关领导的支持,这就大大打击了档案工作者的积极性,造成档案工作人员有消极心理,干劲不足,成为影响档案工作欠活力的因素。

三、解决档案行政执法存在问题的办法

在新形势下,如何进一步加强档案行政执法工作,切实解决当前档案行政执法存在的问题,确保档案事业步入法制轨道,使档案事业健康发展。笔者认为应该采取以下相应的办法。

(一)加强档案行政执法监督指导作用

档案行政执法是否得到落实,就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统,充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用,实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系,加强监督权;要定期或不定期地对各单位、各部门档案工作情况进行检查监督,发现问题应及时提出,限期整改。这样,不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理,而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。总之,只有充分发挥好监督指导作用,才能确保档案工作的正常开展。

(二)档案行政执法监督和档案工作规范化、制度化

档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。各机关、各部门在档案行政执法监督机制中必须明确相关的职责、范围、权利、义务、方式,建立和完善档案执法制度和执法程序,保障档案执法活动科学化、规范化、制度化,还要建立法规执行情况的监督检查制度;各有关机关和部门既要相互监督,又要相互支持配合,确保档案工作有章可循、有序进行,促进档案行政执法监督工作规范化和制度化。

(三)严肃档案执法。依法依规查处各种违法违规行为

《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权,就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位,坚决贯彻实施《档案法》《档案工作条例》,做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究,维护档案法律法规的尊严。只有这样,才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题,才能促进档案事业法制化建设和健康发展。

(四)加强档案工作领导。依法依规把档案事业发展列入地方国民经济和社会发展规划

切实加强档案工作的领导,把档案工作纳入国民经济和社会发展计划,纳入目标管理,列入领导工作议事日程,还要从思想上、行动上重视依法依规治理档案工作,切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题,确保档案工作步入正常发展轨道。

(五)加强培训。提高档案执法人员素质