行政档案管理范例

行政档案管理

行政档案管理范文1

第一,在高校做好人事档案管理工作,不仅有利于保存党和国家的宝贵文化财富,而且有利于高校档案管理工作的顺利进行。人事档案是一个人的客观的历史记录,特别是那些优秀人才以及专家学者高度集中的高校,人事档案不仅对个人非常重要,而且对单位以及国家也是非常重要的。人事档案是一个具有历史价值以及文字财富的人文资源,所以做好人事档案管理工作是非常重要的。

第二,做好高校人事档案管理工作,能够将高校人才的巨大优势发挥出来。由于高校是人才高度集中的一个地方,这就要求人事档案管理部门要对高校人才进行分类、分析,从而能够解决高校人才的实际困难,最终能够调动高校知识分子的积极性。在高校人事档案管理工作中,要最大限度地发挥高校知识分子的潜能以及智慧,从而使得每一个知识分子能够充分发挥自己的才能。

第三,做好高校人事档案管理工作,能够促进学校的教育改革以及发展。在高校人事档案管理工作中,要密切联系学校的各项改革。比如:劳动人事制度的改革以及人才的进出以及流动;有关提拔以及使用干部;培养以及配置相关的专业技术人员等工作。所以,在人事档案管理工作中要注重采用科学的管理方法,从而能够使得人事档案管理工作对学校的教育改革以及和谐发展起着一个积极的推动作用。

二、高校人事档案管理工作中存在的主要问题

目前,高校人事档案管理工作存在一些问题。然而从总体上来说,高校人事档案管理工作不能够适应社会主义市场经济的发展以及高校教育改革的需要,并且高校人事档案管理工作中的问题主要表现在以下几个方面:

首先,在人事档案管理中,人事档案的宝贵资源没有得到充分的开发利用。目前,高校的人事档案管理工作仍然停留在收集以及整理上,从而使得人事档案不能够充分地发挥其自身的作用。

其次,在人事档案管理工作中,没有充分发挥人事档案的宣传以及交流的作用。在高校人事档案管理的工作中,由于在校内以及校外没有进行相关的宣传,从而使得人事档案管理工作不能够得到应有的重视。

再次,在人事档案管理工作中,没有充分发挥人事档案的参谋作用。目前,虽然高校人事档案中包含了丰富的内容,但是高校人事档案没有得到利用,从而使得高校人事档案中出现了一些“死档案”,最终不能够对高校人才进行合理的管理。

最后,管理人员的素质以及设备的现代化水平存在着缺陷。目前,在高校人事档案管理工作中,由于管理人员的素质参差不齐,这就要求高校要不断提高管理人员的专业素质以及业务水平。除此之外,档案管理设备的落后在一定程度上影响了人事档案管理工作的质量。

三、加强高校人事档案管理工作的有效措施

在高校人事档案管理工作中,人事档案管理工作不仅影响着个人以及部门的利益,而且影响着整个学校的利益。为了能够充分发挥人事档案管理的工作,这就要采取以下的措施来加强高校人事档案的管理工作。

第一,要加强人事档案管理的收集工作。目前,一部人的人事档案管理中只有几份简历表,然而这几份简单的简历表不能够将一个人的实际情况充分地反映出来。在人事档案管理的工作中,人事档案的管理人员要抱着负责任的态度,在收集材料的时候要抱着为当事人负责任的态度,并且要不断地为当事人的档案进行资料填充,最终能够使得当事人的人事档案得到丰富。

第二,不断提高人事档案管理人员的专业素质以及能力。高校的人事档案管理工作的负责人要不断强化档案管理人员的服务意识,并且要随着时代的发展潮流进行相关的档案管理工作,最终使得人事档案管理工作能够适应教育的改革以及发展。与此同时,学校的相关负责人要对人事档案管理人员进行相关的政治教育,从而能够使得人事档案管理人员使用现代化管理设备的能力得到提高,并且能够提高管理人员研究新情况、解决新问题的能力,最终能够使得管理人员更好地服务于人事档案管理工作。

第三,在人事档案管理工作中,要促使档案管理手段以及设备的现代化。高校人事档案管理的手段以及设备要逐渐现代化,从而使得高校人事档案管理工作能够充分地发挥作用。第四,在人事档案管理工作中,要根据档案记录的相关内容为学校进行策划。目前,高校人事档案的管理工作处于被动的地位。然而在以后的人事档案管理工作中,要将“死档案”变成“活档案”,从而能够根据我国的发展形势以及学校的发展要求对人事档案管理工作进行改革,最终使得人事档案中的人力资源得到充分的发挥。

四、结语

行政档案管理范文2

关键词:医院;行政档案管理;问题;措施

一、概述

1.医院行政档案管理概念

医院行政档案指的是医院在行政管理活动中由公文转化而来的文字材料,具体包括请示、决定、通知等诸多方面内容。医院组织与管理活动是形成医院行政档案的前提和基础,整理并保存下来医院的行政档案,对医院做好行政管理工作可以起到有力的助推作用,与此同时,行政档案也是医院行政工作可以顺利展开不可缺少的一项查考凭据。医院行政档案形成的三个条件:第一,档案必须是已经办理或处理结束的文件,简单来说就是完成了收文与发文程序的公文,而且要经过行政管理人员严格的界定;第二,鉴于医院行政档案对于医院行政管理的巨大的参考与利用价值,因此在认真筛选界定清楚这些文件后,一定要确定其利用与保存价值后方可归档;第三,医院行政档案管理是有规律和制度约束的,并不是杂乱和孤立存在的,其管理有着自己完整的内部体系。

2.医院行政档案管理的重要性

第一,医院行政档案在医院建立那一刻就开始形成,而且记录下了医院发现的每一个节点和重要时间,有着非常重要的人史料价值,有利于医院形成和传承自己的文化。与此同时,在医院领导在作出行政决策的过程中,行政档案是其重要的参照和依据,这对医院行城管理效益的提高意义重大。另外,医院行政档案对于行政管理可以起到重要的指导作用,大多数情况下,医院行政档案是行政管理顺利进行的重要理论和事实依据,对医院可持续发展能够产生深远的影响。第二,医院各项日常行政管理工作的顺利开展必须以医院行政档案为基础。我们以人事档案为例来进行分析,人事档案是医院人才队伍建设中不可或缺的一部分,是医院的人才信息库,为医院对人才考评和使用提供了科学的依据。离开了人事档案,就会让医院人力资源管理处于被动。目前的医患纠纷之所以会频发,是医疗行业的特殊性造成的结果,因此,医院只有掌握了医患双方准确信息,才可以为进入法律环节提供有力证据,进而使得医患矛盾得到顺利的解决。在医院发展的瓶颈期,我们可以从档案中借鉴一些行之有效的方法,这些方法作为医院集体智慧的结晶可以给医院的行政管理起到很好的参照作用,因此医院行政档案拥有巨大的参考与史料价值。第三,医院行政档案对于医院文化的形成和传播可以起到至关重要的作用。我们以病案为例进行分析可知,其档案记录了患者从接诊到治疗的全过程,既是教学科研的重要参照,也是见证医院发展和成就的重要资料,既能够为相同和类似的病例治疗提供参考,也有助于提高医生工作效率。

二、医院行政档案管理工作存在的问题

1.档案管理意识欠缺

目前,我国大多数医院的建设侧重于医疗体制和技术方面,而档案管理则有被边缘化的趋势,对档案工作的重要性并未给予足够重视。具体表现在以下几个方面。首先,少数档案管理工作的人员对这档案管理缺乏应有的认识,他们认为医院的档案管理工作只不过是一些表面的形式主义。其次,档案管理者的档案管理意识严重缺乏,没有认识到档案管理工作的重要性,认为档案管理就是归档、整理以及保管工作,没有对档案的科学利用引起重视,因此在工作中缺乏责任感,更谈不上对这项工作的创新。

2.档案管理体制有待健全

目前,混乱是我国大多数医院在档案管理存在的问题,主要是科学的档案管理体制机制没有建立起来。正因为如此,医院各个科室部门的档案管理工作不够严谨,进而对医院档案的有效管理造成了不利的影响。从另一个方面来说,在医院行政档案管理体制不健全的背景下,档案管理人员在工作中也很难做到各司其职,这进一步加大了档案管理工作的难度。与此同时,多数医院也没有对档案管理进行监督和考核的专职人员,使得单位的档案管理流于形式,而松散的管理体制降低了档案管理人员的责任感,使得医院行政档案管理效率处于较低的水平。

3.档案管理集中度较低

对医院行政档案管理而言,这是一份非常严谨的工作,但是目前的医院的档案管理工作往往都不集中,总体表现出一种比较分散的状态,具体表现为:首先档案的范围不规范,管理内容不齐备,文书与科技方面的档案没有严格分类,归档医疗文书与医疗设备档案往往由各个科室各自分开进行。这种分散式的档案管理模式必将严重影响档案管理的安全性,不仅产生了档案重复归档的现象,也使得相同类型的档案不能实现集中管理,导致档案在行政管理中的作用不能充分发挥出来。

4.档案管理缺乏创新

在当今时代,我国科学技术飞速发展,但是在医院行政档案管理工作中并未充分体现,对档案管理手段进行创新迫在眉睫,管理效率的也亟待提高。在地区发展差异的背景下,不同地区医院在档案管理技术创新上的投入也存在很大的差别,以至于医院行政档案管理不平衡的现象也十分严重。其管理技术和手段滞后主要从以下几个方面表现出来:一是档案管理空间和范围有待进一步拓展;二是相关设备需要尽快更新;三是传统的档案管理手段依旧存在,先进的信息化管理技术并未在档案管理中得到充分应用。

5.档案管理人员专业素质较低

医院的档案管理项目需要成百上千种资料,由于档案管理人员自身综合素养有限,对于最前瞻的档案管理技能不能做到有效掌握,在当今复杂多变的环境中,医院行政档案管理人员的综合素养面临严峻的挑战。同时,医院行政档案管理人员培训工作长期得不到应有的重视,他们的薪酬待遇也不能与医务人员相比,这都造成了医院的档案管理人员不愿意在提高自己业务技能方面投入较多的精力,使得他们的总体专业素养处于较低的水平。

三、医院行政档案管理需要遵循的原则

1.规范灵活相统一的原则

医院的各项工作都需要遵照国家标准进行,其中档案管理工作也不例外,必须秉持规范化和标准化相统一的原则。另外医院的档案种类和内容是比较复杂的,所以档案管理的时候也应体现出一定的灵活性,切忌千篇一律,要结合医院工作的特点,并针对自身情况进行档案管理工作,使得档案管理在行政管理中的作用和效能充分地发挥出来。

2.职责权益兼顾的原则

医院行政档案管理工作的权限必须得到一定的限制,这样档案管理工作的有序性和规范性才会有可靠的保障,必须让每一个工作人员都各司其职,明确自己的职责和义务,如果在档案管理中出现偏差,有关人员必须承担责任。与此同时,档案管理工作人员的合法权益必须得到有效的保护,可以将其工作业绩与薪酬待遇挂钩,激发工他们的工作积极性和主动性,坚持在档案管理中秉持职责权益兼顾的原则。

3.静态动态相结合的原则

医院的行政档案管理必须建立稳定、完善的制度体系,这是档案工作规范有序进行的可靠保障,但是稳定的制度并不是固定不变的制度,医院的档案管理必须结合时代变化的趋势,充分考虑医院工作的动态变化,使得自己的管理处于动态发展之中,在档案管理过程中适度地对管理措施进行调整,将稳定的制度体系和动态的单位工作状态相结合,使得医院的档案管理工作处于不断完善和创新之中。

四、医院行政档案管理的完善措施

1.秉持人性化的管理理念

要发挥医院行政档案在行政管理中的作用,就必须在档案管理体系的运行过程中,坚实贯彻落实人性化的管理理念,把档案管理人员的积极性和主动性充分地调动起来。医院行政档案管理体系要兼顾医院整体利益与职工个人利益,将人性化管理理念贯彻到管理行政档案管理机制中去。在管理档案的过程中,要与相关人员做好沟通,把档案管理对于行政管理的重要性宣传到位,在此过程中深入了解和掌握工作人员遇到的困难,并及时给予帮助,促使档案管理人员不断提升自我,进而把医院行政档案管理效率提升上去,进而为医院的行政管理工作提供有力的支持。同时,要建立全新的档案管理体制机制法,充分发挥绩效管理、物质和精神激励的作用,要制定严格的行政档案管理制度,使得档案的行政归档、保密和借阅制度充满人性化理念,要充分挖掘档案对于行政管理的参考价值,让档案成为医院行政管理创新的教科书。

2.加快信息化建设力度

加快医院行政档案信息化建设力度,积极主动地运用信息技术进行档案管理,使得医院的行政档案实现自动化,将医院档案使用图片、文字、视频方式归类存档,实现数据保存的安全性和高效性,同时可以借助平台方便地检索和查阅需要的档案内容。另外,信息技术使得档案数据可以更好地在不同部门实现共享,医院行政管理人员可以对档案文件进行层层处理或快速共享。因此,加大信息化建设力度,一是要实现医院信息化建设必然要求,这就要求我们开发专门的档案管理软件,结合医院行政管理内容,实现档案管理与医院行政管理的有效对接。二是要重视档案信息安全管理,建立医院行政档案信息化管理安全保障机制,在储存和使用档案资料的过程中,加强信息安全管理力度,对保密文件单独存放,对医院的档案管理信息化系统装载杀毒软件,设置防火墙,运用身份认证、网络密钥等方式使得档案信息化管理安全有着可靠的保障。

3.改进管理方式体现档案价值

在目前市场经济体制越来越完善背景下,医院需要处理的行政方面的文件材料日益增多,这无形中使得档案管理难度不断加大。并且在运作环节时常出现新的管理问题,这一切都需要工作人员随机应变,用更加开阔的思路、创新的方式进行档案管理。因此,传统的单一化的档案模式已经无法跟上时代发展的步伐,医院的档案管理人员要立足于自身内部的行政档案资料,充分借鉴最前瞻的管理技术和理念,高效实施档案管理,把医院行政档案的价值充分地利用起来。例如,档案管理人员必须保证及时性和准确性,为医院内部各部门、各科室和其他单位提供全面及时的档案服务;档案管理工作方式可以与现代技术结合,为了保证原有档案资料的准确性、完整性,可以把档案信息在线存储,并且使档案传递速率全面提高,一些不具备保密性的档案资料可以高效地实现共享,有效运用医院的行政管理档案,把他们的使用率全面提升上去。

4.完善行档案管理机制

要充分利用行政档案管理的优势,使档案管理更加方便和有效,但同时也需要加大行政事业单位档案管理的监督力度。为了提高医院行政档案管理部门的工作效率,需要建立相关的制度和机制,确保档案管理实现制度化。医院应充分征求相关教授、专家和学者的意见,不断学习最前瞻的档案管理理念,并通过自身的档案管理制度加以落实。要在部门间展开沟通、交流和讨论,充分汲取档案管理过程中的经验和教训,由档案管理部门牵头,吸收各个科室加入,面向全体医务人员,得到医院各个部门和科室的支持的同时,全面实现医院行政档案管理的制度化,形成有自身特色的档案管理机制。

5.提高档案管理人员业务素质

目前的医院行政档案管理工作的专业性、系统性已经达到了较高的水平,档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识,也必须掌握先进的信息化办公技能。首先,档案管理人员应当及时跟上时代发展的步伐,不断更新自己的业务知识,充分汲取先进的档案管理工作经验,积极主动地学习和掌握最前瞻的档案管理新技术手段,并对医院行政档案管理方式方法进行创新。其次,医院对档案专业技术人员加大培训力度,通过针对性的培训,通过互相帮扶、技能评比等活动,把你追我赶的学习氛围营造出来,进而使档案管理人员的专业素质有着可靠的保障。最后,提高档案管理工作人员薪酬待遇,专业的档案专业技术岗位要实行聘任制,要明确专业档案管理人员职业发展方向,实现档案管理人员与医务人员同工同酬,把档案管理人员的工作激情充分调动起来,使得医院行政档案在行政管理中的作用充分发挥出来。

五、结语

行政档案管理范文3

【关键词】人性化管理理念;医院行政档案管理;优化

行政档案的管理对于整个医院发展具有重大的意义,如何进行更好的管理,为医院今后更好发展打下坚实的基础非常重要。随着科学技术的不断发展,其已逐渐取代传统人力,在各行各业中发挥着非常重要的作用。在科技大兴的时代背景下,医院行政档案管理已经不能再按照原来的“老路子”走下去,需要不断开拓创新,才能始终与时俱进,提升医院行政档案管理水平。

一、人性化管理理念下医院行政档案管理的优化方向

新时代背景下,传统的行政档案管理过程需要借助科学技术的优势进一步优化行政档案管理流程,以创新思维和手段开创新的行政档案管理局面。如今,在人性化管理理念下,医院行政档案管理方向势必要继续坚持以人为本的发展思路,借助科技手段解放人力,使行政档案管理由“人工管理”过渡到“信息化管理”阶段,这是人性化管理理念下医院行政档案管理优化的主要方向。

二、人性化管理理念下医院行政档案管理的优化内容

因为各大医院的行政档案资料分类有所不同,所以优化内容也不尽相同。为更好地进行分析,笔者将以自己所在的医院为例进行分析,具体如下:综合档案室库房共有三大类档案:1.人事档案(本院职工个人档案)。这类档案由综合档案室指导人事科兼职档案员负责规整。2.行政档案。这类档案分类较多,主要分为党群类、行政管理类、科学研究类、基本建设类、设备管理类、医务管理类等等,因为这些档案非常重要,所以由专门的综合档案室负责规整,而且由专人负责管理。3.会计档案(会计凭证、账本):这类档案综合档案室指导由财务人员兼职档案员负责规整。上述三种档案类型,行政档案最为重要,内容也最为繁杂,人性化管理理念下,需依靠科技力量对其管理工作进行深度优化,从而进一步解放人力,并提升人的管理工作价值。

三、科学技术对医院行政档案管理的影响

(一)医院行政档案管理工作的重要性。第一,从个人角度看,医院行政档案管理工作保存医院人员的相关信息和医院组织结构的重要信息,因此非常重要,一旦发生行政纠纷,这些重要的档案资料就成了重要的法律依凭。第二,从医院角度看,行政档案管理工作属于医院整体管理工作的重要组成部分,其工作水平的提升也在很大程度上推动医院整体管理水平的提升。

(二)从重要性分析科学技术对医院行政档案管理工作的积极影响。第一,档案归档过程愈发细致,资料种类齐全、分类明晰,这为后续的资料查找、检查、借阅等工作奠定了优良基础。第二,纸质档案保存管理情况有所改善,主要表现在许多重要的纸质档案都有相对应的电子档案做备份,从而为了许多重要资料加了“第二道锁”,尤其对重要的印章、签名来说,这样的防护措施往往是非常有效的。第三,对于非常重要的档案(例如重要领导人员信息资料、重要的医院部门资料等等),保密和利用机制往往是非常重要的,运用科学技术,医院行政档案的保密、利用机制愈发完善,重要资料的安全性提升,档案的利用率提升。

四、人性化管理理念下如何利用科技优化医院行政档案管理工作

(一)优化档案归档过程。优化档案归档过程共分为以下几点:第一,归档工作交由专门的信息化团队负责,尤其是对大型医院来说,要选择“档案团队+信息化团队”的团队式归档管理方式。第二,归档过程中做好扫描、拍照、记录等工作,使每一份档案的归档过程都有最原始的证据留存,而至于这些扫描的图片资料,则由专门的信息扫描人员专管。

(二)优化行政档案管理过程。优化行政档案管理过程共分为以下几点:第一,档案要做好分类管理,这里所说的分类并不单纯指将资料按类别放好,而是要通过专业的信息分类软件,按照不同的分类标准对不同资料进行二次整理。第二,利用流程监管软件监管行政档案管理流程,使每一环节都实现“高效保质、专人专责、分流有序”。

(三)优化档案的保密、利用机制。优化档案的保密、利用机制共分为以下几点:第一,对于不同档案资料设定不同的保密级别,与之对应的设置不同的管理密钥,尤其对高级别的档案资料来说,管理密钥不仅要定期更新,还要有专人负责。第二,档案利用机制旨在提升档案的利用率,因此最好的方法是结合大数据技术打造“数据挖掘、数据分析、数据利用、数据更新”的新型档案利用机制。

(四)优化行政档案管理工具。优化行政档案管理工具共分为以下几点:第一,管理工具的选择必须要用心,选择质量好、使用方便的管理工具,这样可以有效提升行政档案管理效率和管理质量,例如行政档案管理软件是自治区档案局统一指导使用的最先进的GD2016 V1.0档案综合管理系统。

(五)优化人才培养策略和制度化建设工作。1.加强行政档案管理信息化人才建设,为信息化建设提供新思路。21世纪最重要的是人才,而高水平的信息化人才队伍是推动医院行政档案管理信息化建设的重要力量,因此,各大医院都要建立和完善信息化人才队伍建设制度,发挥人才优势,为行政档案管理信息化建设提供新思路、新想法。2.加强行政档案管理制度建设,为信息化建设保驾护航。完善的行政档案管理制度是保障医院行政档案管理信息化建设的重要基础和前提,因此,各大医院要积极研究现有的行政档案管理制度中的不足,认真听取各方建议和意见,落实行政档案管理制度改革办法,从而推动档案信息化建设进程。

五、结语

随着科学技术的不断发展,医院行政档案管理工作也迎来了前所未有的发展。基于人性化管理理念,医院行政档案管理工作必须依靠科学技术才能在各个档案管理环节中解放人力,从而更大程度地发挥人的档案管理作用。因此在人性化管理理念下,医院行政档案管理流程需通过科学技术不断优化和完善,从归档、管理、保密和利用、管理等多个方面入手不断创新工作方式,同时加强信息化人才建设和管理制度建设,开创行政档案管理工作新局面,打造“制度管人—人管机器—机器管档案”的现代化医院行政档案管理新模式。

【参考文献】

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[5]金爱君.人性化管理理念在精神科护理行政档案管理中的应用效果分析[J].饮食保健,2017,4(16).

行政档案管理范文4

医院行政档案的定义可以从广义和狭义两个方面进行阐述,广义的行政档案就是医院在经营过程中所产生的具有价值和意义的各种资料,而狭义的行政档案则是医院在进行行政管理工作时所产生的具有行政特征的档案,属于文书档案,主要包括公文、规章制度以及计划等内容。医院行政档案特征分为下面几种:其一,历史性,行政档案并不属于正在形成的产物,而是由过去形成,行政档案把过去、现在和未来融合到了一起,具有连续性和统一性特点;其二,社会性,行政档案是在实践中慢慢构成的,档案中所包含的内容就是各种实践记录;其三,原始记录性,这是行政档案最显著的一项特征,同时也是行政档案同其它档案的不同之处,在管理行政档案过程中,任何方法都不会对档案特征造成影响,档案本质就是要把事实的事件记录下来,体现出记录的意义和作用。

二、人性化管理理念及在医院档案管理中的价值

人性化管理理念属于一种新型管理理念,同时也是一个不断发展过程,其理念核心就在于以人为本,主要作用就是要充分激发员工的主动性和潜力,重视员工的主体性地位。人性化管理理念另一大作用在于稳定人与人之间的关系,加强对人的尊重,进而扩展到增强医院效益的范畴上,通过科学的发展规划,实现有组织、有纪律的发展。依托人性化管理理念来进行医院行政档案管理,其重点就在于尊重员工、信任员工,把“以人为本”作为核心理念,其主要价值体现在下面几个方面:其一,对档案工作的优化;其二,对档案工作氛围的优化;其三,对档案工作人员的管理。

三、依托人性化管理理念实现医院行政档案管理的策略

(一)完善人性化管理制度

医院行政档案管理的制度主要包括归档、保密以及借阅制度等,这些制度都需要进行再次审核,保证其符合人性化管理理念,使人们在查阅、借阅时能够保持一种良好心情,营造出一种和谐的环境,也可以开展咨询等活动,以此提高档案管理的整体效益。上述这些工作的前提是档案管理人员必须要具备较强专业技能,通过学习不断完善自己的整体能力,扩大知识面,尽可能使查阅者获得更多资料;同时档案管理人员还要加强思维创新,增强管理档案的效率,提高管理利益。

(二)重视档案室的建设工作

医院档案室中包括了医院所有的档案,是对档案进行集中管理的地方,对于医院来讲,档案室是非常重要的场所之一,不仅是档案管理工作的核心,同时也是医院经营者的助手,更是增强医院工作效率的重要因素,因此医院必须要重视档案室的建设工作。总体来看,档案室的价值体现在下面几个方面:首先,档案室能够实现档案的开发工作,为医院更好发展提供服务;其次,档案室能够更加科学的管理医院所有资料;最后,档案室能够对医院所有部门档案进行管理。

(三)加强档案信息化建设

现如今科学技术发展越来越快,在医院档案管理中也发挥出非常重要的作用,纸质类型档案都已经逐步被电子文件档案所取代,已经被非常广泛的应用。传统纸质类型档案具有分散的特点,管理难度比较高,不能妥善管理,所以当前的一项重要工作就是统一档案管理,电子文件是必不可少的。电子文件档案在归档时要保证完整、真实,其主要内容包括两个部分,其一,对医院长久发展起到重要意义的文件要永久保存,例如医院制度、规定以及各种文件等;其二,医院日常活动文件要长期保存,通常时间为15年到50年,也就是对医院发展起到一定参考作用的文件。

(四)提高档案人员的业务技能

医院行政档案人员一方面要具备管理、哲学、法律等专业知识,另一方面还要能够灵活运用各种管理软件,不断丰富自己的知识面,尽可能增强工作效率。医院必须要保证所有档案工作人员都具有较强的专业能力,可以采取绩效评定方式来提高员工的热情,通过人性化管理方式创建一支高效的档案工作队伍。另外在工作过程中,医院经营者也要以人性化作为核心的管理方式,站在档案管理人员角度来思考问题,满足员工需求,以此增强工作人员的主动性,进而有效提高档案管理的效率。

(五)增强对档案工作人员的培训

通过调查能够发现,导致医院档案管理水平不能有效提高最重要的原因就是档案工作人才缺乏,针对这一现象,在档案人员质量文件中已经做了明确的规定,所以医院管理人员必须要把培训档案人员的工作重视起来,加强工作人员的素质及道德,把人员内在潜力充分的激发出来,增强其主观能动性,真正做到“忠于职守、公正服务”的基本要求。

(六)行政档案的充分利用

行政档案包含了医院在管理方面的所有环节,对于医院发展中所面临的问题都能够从行政档案中获得解决对策,体现了非常重要的价值和意义,具有丰富性、可靠性特点。但是就目前情况来看,我国很多医院对于行政档案还没有充分的重视起来,没有认识到档案所具有的重要价值,普遍存在“重保管、轻利用”的现象,没有把行政档案具有的指导作用充分发挥出来。因此必须要增强对档案的管理理念,有效保存行政档案,发挥其价值和意义。

四、总结

行政档案管理范文5

本文重点研究了档案行政管理职能的历史发展情况、法律范围内档案行政管理职能、档案行政管理的法定范围等问题,论述了档案行政管理职能,最后指出做好档案行政管理工作的措施。

【关键词】

依法行政;行政管理;执法;业务指导

一、档案行政管理职能沿革

在计划经济时期,档案行政管理应用的主要手段就是指令性的业务指导,档案行政管理职能主要依靠行政命令得到落实。因此必须认识到在计划经济时期,指令性的业务指导模式有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期,虽然人们也将其叫做业务指导,但这种指导具有一定的强制特点,所以,在一定意义上可以这样说,它就是法,就是命令,下级部门一定要遵从与执行,开展档案工作与业务建设就是在行政命令的状态下实行的,属于强制执行。这一现象并不只是表现在档案行政管理部门当中,而是计划经济时期所有行政机关都有的行政特点。当前社会主义市场经济发展阶段,不再适用政府行政管理的方式。要求淘汰指令性的管理做法,而实行依法行政。在这种变化当中,档案部门处于改革的前沿。随着指令性管理逐步转变为依法行政,及时出台了《档案法》,在法律上明确了档案行政管理部门转变管理职能的重要性与准确定位。随着当前推行依法行政,档案行政管理职能在模式上实现了转变,不再依赖计划经济时期的指令性业务指导而转变为社会主义市场经济时期的依法行政为主。行使档案行政管理职能的部门,也不再规定为一个单独的部门,而成为业务指导与法规两个部门。但在传统思想与习惯的作用下,这种转变还没有完全落实到行动当中,特别是在当前的基层,依然实行着指令性的业务指导这种管理做法。

二、法定的档案行政管理职能简释

依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业,同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确,档案行政管理主要针对的是社会档案事务,但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门,更不能管理当中的某一个人。也可以这样说,档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果,重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中,档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作,认为提高档案工作人员水平,使其能够做到科学管理内部档案实体,而没有认识到行政管理的主要职能是什么。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难,虽然也做了大量的服务工作,但却得不到相关部门的认可。

三、如何才能做好档案行政管理工作

(一)档案行政管理必须依法行政。

在行政管理过程中要求首先做到依法行政,档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中,当中的依法包括《档案法》,但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位,档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》,但需要提出的是,其中的内容和要求原则化严重,不具备明确的操作措施,所以在实行档案行政管理过程中,就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规,只有做到上述这些,才能顺利开展各项工作,才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示,在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些法律法规的作用,可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。

(二)档案行政管理必须遵循分级管理的原则。

依据《档案法》要求,档案行政管理要实行“统一领导,分级管理”,同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以,在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实,不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中,在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门,如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作,要实行亲自入村开展指导与帮助,但其实这种做法不符合上述管理规定,没有遵守自身行政管理职能的规定,属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是,以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础,对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为,在实际开展档案行政管理过程中,要以《档案法》为主要依据,同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理,实现对档案管理部门的指导与监督工作,做到这一点,档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。当前,很多档案行政管理部门都设置了业务指导与法规科,业务指导部门不适宜再沿用当前名称,而可以称其为“档案管理指导处与档案指导处”,主要负责档案行政指导、行政奖励、培训、宣传教育等工作,不拥有强制性行政职能。法规处(科、股)履行档案行政监督检查、行政处罚、行政执法监督等职责,负责制定档案业务标准、规范、政策等,主要行使强制性的行政职能。

(三)增加机构,加强内部监督。

加强内部监督是保障依法行政,切实履行法定职责的必要环节。在条件允许的情况下,应增设档案执法处(科、股),或者统称“档案执法队”,专门履行强制性的行政职能,其中,对查处违法案件没有决定处置权。法规处(科、股)则主要履行档案行政监督、审批档案执法队查处的档案违法案件、制定业务标准等职责,履行对同级档案馆和下级档案部门的行政监督检查、查处档案违法案件和行政监督等职责。“档案管理指导处(科、股)”履行档案行政指导等非强制性的行政职能。

作者:何宇 单位:吉林省四平市教育执法监察支队

【参考文献】

行政档案管理范文6

在行政服务中心,档案利用率十分高,为了进一步提高档案管理能力,工作人员要结合具体工作实际,采用先进的数字化管理方法,以提高档案管理水平。通过不断总结,相关工作人员应该提高档案数字化管理的认识,并积极加强专业能力,以不断提高档案服务能力。

1.行政服务中心档案管理数字化的作用

1.1提升了档案的利用率。针对档案管理的相关工作,目前我国的行政服务中心仍然采用传统的方式为主,即以纸质化档案放置在档案馆之中,档案被固定化地保存在相应的位置。然而,伴随我国行政服务中心的有效拓展,档案的数量也随之有所提升,因此传统方法下的档案储存势必会遇到诸多的问题与困难,原有的空间无法满足契合档案存放的需求,服务中心也不能压缩其他的办公正常空间,使得档案的储存率与利用率都较低。

1.2提高了办公效率。通过将原有的纸质化档案数字化,能够切实快速完成档案的归档处理,提升其利用率。这一点在相对较为大型的形成服务中心的价值更高,一旦涉及到退休、入职等各方面的问题,为了能够做到第一时间的信息取用与数据查询,数字化档案能够发挥更大的作用,而传统纸质化档案的步骤较多。不仅能够有效减少工作人员的任务,还能够进一步提升人事调动信息的准确率,避免人为误差的现象发生,使得相应的职能人员无需二次离开工作岗位,即可快速、效率地获得信息,提升效率。

1.3提高了经济效益。对目前我国所实行的社会主义制度而言,信息成为越发重要的载体与数据,传统的工作方式已经难以跟上社会的步调。尤其是形成服务中心的档案处理工作,传统的纸质化档案为了有效跟上当前的社会需求,需要职能单位耗费大量的经济成本,而新型的数字化档案模式的出现,相较于传统的传统模式能够有极大的作用与优势。首先,由于不需要纸质化档案,因此在原材料上得到了极大的节省,并与此同时减少了储存空间所需要的成本。最为重要的一点在于,由于信息化档案更为便捷、操作更为迅速,因此专职档案管理的人员工作强度也能够有效降低,最大程度上节省了经济成本,提升了经济效益。

2.行政服务中心档案数字化管理策略

2.1创建行政服务中心档案数字化管理系统。正如前文中所提及的,对目前行政服务中心的数字化档案工作而言,传统的纸质化档案方法已经无法满足日常需求,数字化档案是发展的必然走向与趋势,而为了满足数字化档案管理首要任务,即为建立专门的管理系统。相关的职能工作人员,应当充分考量自身日常工作过程之中的实际情况,选择契合性更高的设备与系统用以设计专门的数字化档案管理系统,用以对相关软件的整理、扫描,并且针对已有的档案做好数字化的转变工作,尤其是针对重要档案内容,进行额外的备份、安全处理,从而更好保证档案的全面性,针对需要变动的档案,也要做好实时的调整和更新工作。

2.2做好文书处理工作。就日常行政服务中心档案管理工作的经验来看,文书处理是最为重要的一个工作环节,文书的质量会直接影响到整个行政服务中心的日常工作。因此,针对现有的档案处理工作、文书处理工作,必须做到积极主动的调整和完善,用以更好契合全面地数字化档案更新工作,推动行政服务中心更好发挥作用。数字化文书处理不仅仅是将原本的纸质化内容,转变以数字化、信息化内容为载体的文件,而是要将文书传递的方式,也以数字化信息化的方式运作,保证其处理的效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度,及时清理和解决琐碎的档案管理问题,保障档案管理的有效性。过去对于文书的处理方式必须要耗费很长时间,而计算机数字化背景下可以更好的解决这一问题,更好的处理档案信息和文稿,对于工作效率提高具有重要意义。

2.3不断优化性能。针对目前我国行政服务中心的而言,数字化档案能够有效提升相应档案的工作效率,而为了进一步保证系统的稳定性与多元化价值,还需要做好其相应的优化工作。首先,要全面给予数字化档案的升级能力。随着我国信息化科学技术的进一步发展与提升,我国的各类信息化系统也得以多元化的发展与更新,而对于行政服务中心而言,还要保证其所使用的档案系统也能够更新,从而更好契合社会工作的发展变化。其次,要根据工作的实际情况,提升系统的可靠性。传统的档案仅以文字内容为主,而伴随信息化技术的持续发展,档案内容形式也更丰富,包括音频、视频等内容也能作为档案内容,因此系统必须拥有完善的可靠性,用以更好满足不同需求的档案,达到最佳的效果。

2.4做好完善衔接工作。需要注意的是,尽管数字化档案管理工作是目前行政服务中心发展的必然趋势,但在纸质化档案向数字化档案的转变过程之中,应当做好相应的衔接工作,不仅是档案的衔接,相应的工作人员也要做好完善的衔接。首先,需要做好相关规章制度的更新与完善,给予相应职能人员更好的指导,做到有依可循。其次,服务中心还要做好专门的培训工作,帮助广大工作人员及时掌握全新的数字化档案处理方法,以最高的效率和质量,落实相应的数字化档案处理工作。

3.结束语

总之,随着时代的发展,数字化技术被广泛运用,在行政服务中心档案管理过程中,引入数字化管理模式,不仅能够提高工作效率,也进一步保证了事业单位服务水平,要结合以往工作经验,积极引入数字化管理模式,从而进行科学优化,促使档案管理工作有效开展。

参考文献:

[1]李静辉.新时期事业单位档案的数字化管理[J].科技风,2018(32):93.

行政档案管理范文7

1.1行政事业单位对档案管理工作不够重视

国家对档案管理工作有明文规定,制订了《档案管理办法》、《档案法》等法律法规供相关行政单位进行学习与贯彻,但是实际工作中行政事业单位对相关的法律规定并没有引起足够的重视,在工作中对档案管理工作认识不够,而且贯彻力度不到位,这样就导致一些档案工作在实际工作中并没有发挥正常的作用,这样长期不重视档案管理工作,容易导致档案管理工作的混乱,影响企业的发展。

1.2档案管理工作中的基础业务薄弱

目前行政事业单位中档案管理工作相对基础比较薄弱,虽然一些单位已经建立了档案的管理制度,但是在实际工作中却没有真正去落实这些制度,许多档案在整理过程中不够规范,没有按照要求进行档案归整,这样经常会出现严重的组卷混乱现象。同时行政事业单位没有进行有效的档案鉴定与监督工作,许多工作未能够按照相关的法定程序进行档案管理,进而引发一些工作上的问题。

1.3档案管理的设施比较落后

行政事业单位因为没有对档案管理的意识不够强烈,进而导致单位内部的档案管理部门的现代化设施不够齐全,设施趋于落后状态,比如说,一些档案管理室空气比较污浊,库房简陋,有些储藏室内竟然还堆放着一些易燃物品;办公条件简陋,未能实现三室(办公室、接待室、档案室)分开办公等,这些因素都会影响到行政事业单位的档案管理工作。

1.4档案管理工作人员整体素质有待提高

行政事业单位中档案管理工作中出现问题的原因还有管理人员自身的素质和专业水平不高,一些管理人员经常会进行变动,导致档案管理部门即使对员工进行培训,但出现工作调整时,都会影响到整个档案管理工作的正常运行。

2行政事业单位档案管理创新的思路与对策研究

2.1建立比较健全的档案管理制度

为了保证档案管理工作更加明确,具有创新性,应该要建立比较合理的、科学的档案管理制度,根据行政事业单位实际的发展情况进行制度建立,同时要确保档案管理制度可操作、实用、简明,能够在实际的档案管理工作中发挥作用;要保证制度在约束的地位上是平等的,这样能够有效约束领导与职员的工作行为,使单位上下严格按照制度进行工作,保证制度的执行力度;建立严格的奖惩制度,这样能够在档案管理工作中对员工的工作进行公平的、严肃的管理,保证制度在执行和管理工作中发挥其重要的制约作用,保证奖惩分明。

2.2加强管理,使档案管理的水平有所提高

为了保证档案管理工作有序开展,应该要对单位进行一定力度的宣传,使员工进行相关工作的学习,进而能够更加重视档案管理工作,并且能够提高档案管理的水平。所以,行政事业单位要建立一支完善的领导队伍,定期检查和指导档案管理工作,并且要根据单位发展情况,制定合适的考核机制进行档案管理工作考核,在档案管理工作中实行动态的管理,使员工能够加深对档案管理工作的重视程度,进而能够提高档案管理工作质量,确保档案管理工作更加科学化、规范化。

2.3引进信息化技术进行档案管理,有效提高工作质量

随着信息化技术的蓬勃发展,计算机技术无疑为各个行业的发展注进了一股活力,因此在档案管理工作中进行信息化管理能够有效提高档案管理的工作质量,同时也是社会发展的客观需要。利用信息化技术进行档案管理,能够使档案资源得到合理的开发与利用,延长档案的使用寿命,同时能够提高档案管理工作的效率,使档案管理改革更具创新性。为了在档案管理工作中进行信息化技术管理,首先行政事业单位各个部门之间的信息传递要保证及时与准确,这样能够保证档案管理的时效性;然后给单位各个部门配置先进的设备,这样在进行档案资料输入时,能够更加便捷,并且可以利用计算机技术进行文字、图片与数据资料之间的转化,进而保存纸质和电子档案两种档案资料;在档案管理工作中进行创新,可以根据网络技术向社会提供更多的档案信息服务,这样能够保证资料信息共享,进而能够提高档案的使用效率和工作质量。

2.4做好行政事业单位的档案保密工作

行政事业单位的档案资料十分重要,因此要对资料进行保密工作,首先在进行库房选址和建造问题上,要根据国家规定进行建筑物设计和施工,要将库房与阅览室、办公室分开,为了防止资料被盗窃,要保证库房的门窗是牢固的;同时加强库房的管理,安排专业人士进行库房看管和巡视,无关人员禁止入内;在管理库房档案资料的人员选择上,要选择具有专业技能、能够区分开保密档案与保管档案的人才,确保档案在保存过程中的完整性。

3结语

行政档案管理范文8

关键词:信息化;档案管理;行政事业单位;创新途径

行政事业单位涉及到的工作内容较为繁琐,拥有着复杂的工作流程,尤其是档案管理工作的开展过程中,需要面对多个部门的具体工作情况,针对于部分资料主张积极的整合到位,由此才能为后续的使用提供可靠的参考。传统的人工管理方案无法适应信息化时代背景下行政事业单位的实际需求,需要对实际的工作模式加以创新,采取科学的创新思路,确保档案管理工作的实效性能够稳步的提升。

一、行政事业单位中档案管理工作开展的意义

在经济社会稳步发展的进程中,市场经济的脚步日益加快,行政事业单位对自身的发展方向和基本的要求等做出了较为合理的调整,同时开始将关注的重点适当的转移至档案管理工作上。积极的落实档案管理工作,能够为行政事业单位的发展创造良好的效益,单位想要实现稳定的前进,必然需要档案管理工作有条不紊的开展,这是整体工作中的关键组成和可靠保障。档案管理工作现已逐步的渗透至多项工作中,必须要结合着信息化时代的发展进程,对档案管理工作的路径进一步创新。单位的进步和发展需要多种工作的协调配合,无论是哪一个环节出现问题,都会影响到单位整体的发展进程,因此必须要切实保障多个环节的有效配合,在综合分析工作流程和模式之后,采取合理化的方案,保证相关工作的进展对单位的长远发展起到积极的影响。当前,档案管理工作正处于改革、创新的关键时期,因此需要寻找到合理的落脚点,积极的收集相关的信息,将档案整理工作落实到实处,同时针对于档案的基本内容展开合理化的分析,依照时代的发展状况,对企业展开科学的评估,由此更好的确定企业的未来发展方向,保证单位能够与时代共同进步。科学合理的档案管理工作能够让企业获取可靠的保障,强化企业的发展水平,使其经济效益能够上升至新的高度。

二、信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新途径

(一)逐步的改变传统的档案管理模式

传统档案管理工作中常常接触到的工作内容是管理照片、录音以及纸质资料等,很多资料的收集与管理都需要人工操作,这对于档案管理人员来说具有较大的工作量,所涉及到的步骤繁琐且复杂。[2]在传统的档案管理工作中,如果受到相关因素的影响,档案管理部门将无法对储存的资料进行信息的提炼,这就使得很多的资源被浪费,难以实现合理的利用,对于档案管理工作十分不利。现阶段,信息化时代的影响使得多媒体技术、光盘刻录等诞生,给档案管理工作注入了新的活力,主张档案管理部门积极的了解未来的发展动向,逐步的转变传统档案管理模式,实现实体管理向着信息管理模式的转变。应该在行政事业单位中积极的学会利用现代化信息技术,让多种档案资料实现信息化加工,通过科学的整合,完成对档案资料的数字化处理,保证资源被充分的运用到位,不会出现被浪费的情况。另外,档案资料的信息化管理可以让档案资料服务更加的全面,由此推动社会经济的稳步发展,逐步的实现最优化的社会效益和经济效益。

(二)稳步的构建档案信息管理系统

为了让档案管理工作真正的体会到信息化时代的深刻影响,主张在行政事业单位中构建起档案信息管理系统。首先需要及时的对档案管理的流程逐步的优化并改进,确保符合当前档案管理的实质性需求。其次则是开发档案信息化系统功能软件,使得文件管理工作在实际开展的时候,能够真正的发挥出高效的利用价值。最后则是建立健全档案管理内控制度,由此给档案管理工作的开展提供相对于可靠的保障。在运用电子档案的时候,应该密切的关注电子档案的安全程度,在信息化时代的背景下,档案管理工作虽然提升了相应的效率,但是面临的危险因素较多,需要在构建起相对于完善的档案管理系统之后,强化计算机的防范力度,避免黑客的攻击和病毒的侵入,使得电子档案的信息被严格的保护起来。电子档案的真实性也是需要重点关注的问题,因为电子文档在生成到存档的全过程都无法确保元数据的完整,所以需要行政事业单位逐步的完善电子档案的管理办法,同时结合着国家现阶段尚在完善的法律条文对其实施合理的保护。

(三)进一步实现档案管理的安全化

信息安全素质对于信息化背景下档案管理人员十分的重要。在行政事业单位中,参与档案管理工作时,相关人员需要积极的重视信息安全素质的提升,这样才能符合档案管理工作特殊性的基本要求,使得相关的信息得到可靠地保障。[3]面对繁琐的新技术和新载体,档案管理工作的模式呈现出多元化的发展趋势,行政事业单位中的档案管理工作迎来了新的机遇和挑战。档案管理人员需要具备发展的眼光看待新的事物,积极的将服务观念和服务意识等逐步的深化,确保档案管理的实效充分的显现。需要正视新时代背景,更新服务的观念,通过逐步的拓展服务领域,使得服务方式有效变革,推动经济的进一步发展,同时促使社会实现全面的进步。

三、结语

二十一世纪是信息化的时代,多种工作的开展开始重视信息化手段的融入,在行政事业单位中档案管理工作也不例外。为了让工作的效率稳步提升,保证将档案管理的工作成果逐步优化,主张积极的利用信息化时代的优势,将传统的档案管理工作模式加以改变,使其更符合新时期新时代的要求。

参考文献:

[1]谢岳峰.基于新形势下行政事业单位财务档案管理工作的研究[J].办公室业务,2018(19):92.

[2]王静.探讨行政事业单位大数据时代信息化档案管理[J].办公室业务,2018(08):74-75.