人力资源档案管理制度范文1
关键词：人事档案；人力资源；管理思考；作用分析
中图分类号：D630 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）013-000-01
人事档案管理属于人力资源管理中的一部分，人力资源管理是否科学离不开人事档案管理的辅助，通过人事档案能够了解人才的自身详细情况，合理选择需要的人才，而现阶段人力资源管理中人事档案管理存在问题，需要进一步有效提升人事档案管理水平。
一、人力资源与人事档案之间的关系分析
人力资源管理是与一定物力进行有效的结合人力，通过运用科学有效的方法合理组织、科学培训、合理调配，使物力与人力之间形成合理的比例，做到知人善用。人事档案为人力资源管理提供基础信息，人事档案管理直接影响了人力资源管理工作的效率。
二、人事档案管理对人力资源管理的负面作用
1.虚假的人事档案材料能够阻碍人力资源的合理分配，虚假的人身档案掩饰了档案的真实性，如果存在这些缺乏真实性的人事档案，那么人事档案将失去使用价值。由于现在技术手段的提升出现了很多伪造学历、伪造学士学位、个人简历造假、年龄造假的情况频发，使人事档案管理产生很多问题。档案如果存在不对称的信息将直接影响人力资源的合理分配，让很多有才能的人员丧失就业机会。
2.如果人事档案材料的管理缺乏集中性，使人力资源的管理效力降低。人事档案需要客观全面的介绍一个人的真实状况，现在人事档案材料中存在档案内容抽象，材料简单不细致，这样很难通过档案了解一个人的真实情况，对于企业通过人事档案选拔人才的时候没有任何参考价值，以至于直接影响到员工的正常晋升等等。
3.人事档案材料管理方式陈旧，时效性不高，使人力资源的管理效率降低。我国现在已经步入了信息化时代，由于经济的发展促进了科技的发展和创新，因此，人事档案的管理方式、管理制度以及管理体系都需要及时更新，这样才能适应社会的发展。如果人事档案管理方式落后、管理制度得不到及时更新、管理体系不进行改革，那么直接影响新制度、新方式、新体系的发展，导致人事档案管理效率不高。由于我国很多城市的人员的流动性大，如果不及时更新管理制度和技术水平，势必将跟不上人事管理规划的步伐，使人力、物力、时间大量的浪费。
三、人事档案管理对人力资源管理的正面作用
1.人事档案它的具体内容是记录了员工一生的个人经历及其日后发展过程，企事业单位通过人事档案才能真正了解一位员工的过去，从而通过档案来衡量一名员工真正的发展潜力，从而有效避免人才被埋没，企事业单位还可以通过人事档案中的有效信息，最大限度的了解人才能否为自己的企业效力。
2.利用人事档案企事业单位对人才能力的不同合理的安排适合他们的工作岗位，充分发挥人才的特长，为企事业的发展合理配置人力资源。
3.人力资源需求主要源于组织内部，真实有效的人事档案能够分析组织内部人力资源状况能否适应快速发展的社会，从而制定科学的人力资源管理机制。
四、现代化的人力资源管理需要完善的人事档案管理
1.人事档案管理过程当中，应该及时更新规章制度，这样才能适应人事档案管理制度的发展，建立科学化、规范化、合理化人事档案管理制度，才能帮助人事档案管理更具有制度化与法制化。在人事档案的管理中要建立完善保密的档案材料传递系统，对人事档案的登记过程进行监督，真正实现动态管理，通过先进的科学技术手段来拟补人事档案管理不足，还能将以前丢失的档案材料查找出来，保证了人事档案材料的完整。
2.将人事档案集中纳入人力资源统一管理中，人事档案能够更加真实的反映一个人的全貌，做为人事档案的管理人员需要采取现代科学手段及时有效的更新全体人员的所以与工作相关的情况，在工作中为全体人员建立真实的人事材料，充实档案的具体内容。
3.人事档案管理人员要具备较高的政治素质、良好的职业道德，拓宽档案管理人员的知识领域，才能提高人事档案管理人员的工作能力，使档案管理人员能够很好的适应全新的档案管理方式。同时我们对于档案管理人员的服务意识要进行提升，更好的为人力资源管理和高层决策提供有效的服务。
五、人事档案管理对于提高人力资源管理的作用分析
1.检索工具要进行科学的完善，建立合理的人事档案管理目录
人事档案检索工具要具备多种类、高功能、检索效率快，档案检索工具要满足档案信息保存的需要，我们要满足档案与日剧增的需求，我们要建立档案数据库并根据数据库的情况建立档案的检索目录。检索工具要设计的简单方便使用，符合人事档案使用的习惯，符合档案内容资料和形式特征。
2.人事档案管理人员要参与单位的薪酬管理制度
为了能够更好的提高人事档案管理在人力资源管理中的作用，作为档案管理工作人员要参与单位薪酬评判，从而制定合理的薪酬制度。逐步推广绩效工资，增加业绩，制定绩效考核机制、奖金分配机制。
3.做为人事档案管理人员要进行定期的教育培训，并建立奖金与工作挂钩机制
提升人事档案在人力资源管理中的作用，人事档案管理人员要进行定期的教育培训。比如对档案管理技术维护人员提供培训教育课程，这对于建立完善的员工档案提供帮助，对日后晋升、评定职称有一定的帮助，为员工奖金评定提供重要的参考依据。
4.人事档案管理必须与人力资源管理相适应
采用现代化科学技术管理手段对人事档案信息进行有效的管理，利用网络信息化管理方式争强人力资源部门与外界人才之间的沟通交流，从而开放交流模式。伴随我国知识经济的进步，人力资源对于企事业单位的发展日益明显，现阶段的人才流动非常频繁，促进了人才质量的提高。而政治体制的改革与深化，人事档案社会化开发式管理模式将成为普遍使用的人力资源管理模式。
六、总结
真实有效的人事档案能够帮助人力资源建立与开发。因此，我们需要发挥人事档案管理作用，促进人力资源管理发展。
参考文献：
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人力资源档案管理制度范文2
［关键词］医院;人事档案信息;人力资源管理
随着信息技术在我国各行各业广泛的应用，我国医疗卫生事业也需要与时俱进，重视信息化以及科技的利用，并且向着国际医疗卫生市场靠拢，这也表示我国的医疗卫生事业体制步入了一个新的发展阶段。医院在机遇与挑战并存的环境下生存压力很大，医院要想更加现代化的发展，必须重视人力资源规范管理工作。人事档案管理在人力资源管理工作中占据重要位置，人事档案信息管理有利于医院提升人力资源管理的质量，优化医院的人才分配，提升医院的服务质量，也直接影响着医院未来的发展。
1人事档案信息管理的重要性
医院的人事档案工作与医院人力资源管理工作之间是具有关联性的。人事档案是医院内部所有员工的基本信息，包括个人信息、职业履历、奖惩情况等，这些信息都是医院评估一个员工的重要依据，加上员工在医院工作期间的现实表现，都是医院对职工考核的重要依据。人力资源管理部门为医院的发展提供重要的人才，是医院现代化的重要组成部门。人力资源管理部门的工作包括人才的引进、培训、考核评估以及薪酬和福利管理等，人事档案为医院人力资源管理工作的开展提供重要信息，也是人力资源管理部门的工作基础。随着信息时代的发展，人事档案信息管理工作的发展，有助于人力资源管理部门利用信息化的技术节省工作时间，提高工作效率。人事档案信息管理在医院人力资源管理中发挥应有的作用。随着我国新医改政策的不断完善，医院人力资源管理工作的重要性在医院内部逐渐被重视，其中人事档案信息管理就是最直接的表现。人事档案信息管理能够让医院管理者随时掌握医院职工的基本情况，也有利于患者针对自己的实际情况选择合适的医生进行治疗，防止盲选，耽误病情。同时医院能够依据人事档案对人才进行合理的岗位分配，最大限度地发挥医院医护人员的特长和优势，有利于组建高标准的医疗人才队伍，为医院的经营创造更多的经济价值。
2医院人事档案信息管理的工作现状
2.1人事档案信息管理意识不足。医院在经营过程中虽然有意识的进行改革，但改革的重点都放在了医疗体制改革的内容上，忽视了对人力资源管理以及人事档案信息管理的认识。医院对新医改的内容缺少深入的分析和理解，对人事档案信息管理没有清晰的理解，所以医院也没有把人事档案信息管理当作一项基础的工作来安排。医院的人事档案管理工作处于混乱的状态，人力资源管理部门对人事档案的管理不严谨，档案资料管理不规范，存在人事档案泄露等问题。虽然人事档案的信息内容录入到信息系统中，但却没有对人事档案的真实性进行考证，导致一些假的人事档案也被录入进去，这对于真正的有能力的人来说，是不公正的现象。2.2医院人事档案信息管理制度不完善。现阶段，医院人事档案信息管理制度不完善，人力资源管理部门的工作职责划分不清楚，人事档案信息管理的制度有漏洞，没有起到约束和监管的作用。人事档案的资料收集整理制度、人事档案的归档细则、人事档案的分类标准、人事档案的存放以及人事档案信息系统的使用管理规范、保密原则等内容不完善，没有按照医院的实际经营情况来制定，在制定的过程中也没有收集医院各个科室和医护人员的建议，所以制度的制定缺少可行性。同时对于人事档案信息管理的监督机制也不完善，监督部门缺少工作独立性和严谨性，对本职工作不能按照要求进行履职，遇到问题没有及时的提出，导致人事档案信息管理制度不完善，脱离医院战略发展目标要求。2.3医院人事档案信息管理人员的综合素质有待提高。现阶段医院人事档案信息管理人员的素质都比较低，他们的综合素质远远跟不上医院人力资源管理工作的要求，他们的专业知识不足，人事档案专业化的工作能力低，实际工作中习惯性的依靠以往的工作经验，工作中喜欢经验主义，不愿意创新。不想接受新事物，害怕新事物会影响自己现有的工作状况，医院对于相关工作人员的思想道德素质以及法律意识的重视度不够。医院对人事档案信息管理的信息技术的学习，以及医院对于人力资源管理中的人事档案信息管理的培训投入少，医院把资金的投入重点放在医疗设备上，忽视了对人才的管理和培养工作，导致医院人力资源管理中人事档案信息管理的人才不足，特别缺少信息化技术能力强的人事档案信息管理工作者，这会影响医院对人才的评估和管理工作，人事档案管理不完整，也整体阻碍医院的发展。2.4人事档案信息利用深度不够，医院人事档案资料数据库不完整。现阶段医院的人事档案信息管理工作开展的过程主要重视人事档案的信息有没有补充完整，有没有进行分类和归档，一旦这两项工作完成以后，人事档案管理人员的工作就完成了。医院对于人事档案信息使用的环节缺少重视，人事档案资料信息的数据库不完整，对于人事档案信息在人力资源管理工作模块中的作用缺少深入的研究和分析，也没有结合医院的发展实际提高人事档案信息的利用成效，医院人事档案的信息管理工作缺少专业的人员，同时各部门的配合缺少默契等因素都不利于医院人力资源管理工作组织架构的完整。随着医院的不断发展和扩展，医院的人事档案资料数量不断增加，这给医院人事档案信息管理工作增加难度，不利于医院人力资源管理工作的稳定，不利于医院人事档案信息管理现代化。
3提高人事档案信息管理水平，完善医院现代化人力资源管理服务
3.1提高医院人事档案信息管理的意识。医院在改革的时候需要首先分析医院经营的现状，然后对新医改的内容有充分的了解和分析，提高医院人事档案信息管理的意识，认识到人事档案信息管理对于人力资源管理工作以及医院经营管理工作的重要作用，并且针对重要性在医院内部进行普及。医院管理者带头重视人事档案信息管理工作，在医院内部做好宣传，鼓励所有职员都加入到人事档案信息管理工作中，各部门也积极配合，重视人事档案的真实性，为人事档案信息管理工作提供真实准确的人事档案。人力资源管理部门要强化职员的人事档案信息管理思想意识，做档案管理的时候要按照相关部门开展工作，为人事档案信息管理工作打好基础。3.2完善医院人事档案信息管理机制。医院按照发展战略要求，结合医院的经营情况和新医改的内容，完善医院人事档案信息管理制度，确保医院开展人事档案信息管理的时候有据可依。医院依据人力资源管理的现状，不断地完善人事档案信息管理制度内容，包括人事档案的收集管理、归档、信息系统的使用规范等，以便规范指导医院人力资源部门的工作。明确人事档案信息管理工作职责，在制度制定的时候要多方听取意见和建议，促进管理制度更加完善。医院要保证档案信息数据的完整、可靠，重视信息收集工作的创新，扩展信息收集渠道，条件允许的情况下，利用信息系统，对人事档案做动态的管理。医院要重视监督部门的作用发挥，监督人事档案信息管理的全过程，保证监管部门工作的严谨性，遇到问题及时的提出，为医院人事档案信息管理的完善贡献力量。3.3提升医院人事档案信息管理人员的综合素质。对于医院的人力资源管理工作来说，人事档案信息管理人员的综合素质影响整体的人力资源管理水平以及医院发展的实际，所以为了医院经营得更科学，需要切实提高人事档案信息管理人员的综合素质，确保人力资源管理更加规范化。医院要明确员工工作行为准则，依据人事档案信息管理的工作要求，重视职员专业知识以及专业技能的培训和学习，还要重视思想道德素质和法律意识的学习。医院鼓励人事档案人员进行工作创新，采取激励措施，对有贡献的人员给予奖励和公平提升的机会，调动大家工作和学习的积极性。打破以往工作经验主义的作风，工作中重视结合实际情况，运用所学的知识和技能开展工作，提高工作和医院的服务质量。建立档案岗位的责任制，避免遇到问题出现相互推诿现象，还要重视信息技术能力的学习，确保大家都能够全面提升人事档案管理的业务水平。3.4完善医院人事档案资料数据库，重视人事档案信息的深度管理。医院的人事档案信息管理工作不仅要重视信息收集的宽度，也应该重视信息分析的深入，对人事档案的信息开展有效的分析，把分析的结果应用到医院人力资源管理的使用环节，保证人事档案工作的有效性。随着医院规模的不断扩展，医院人事档案的资料会越来越多，所以医院对于人事档案的信息管理可以借助信息技术手段，建立人事档案信息数据库，对人事档案信息进行深加工，通过数字处理技术，能够提高人事档案管理的工作效率。医院人事档案信息管理能够为医院的人才培养、人才选拔以及团队构建提供重要的信息，所以需要对人事档案进行信息的动态管理，随时更新数据库的数据，然后有效地分配资源，鼓励各个部门都发挥自己的优势，帮助医院规范人事档案工作的内容、章程办法和标准，提高人事档案信息管理的作用。
4结语
医院的改革与发展，需要重视发挥人事档案信息管理在人力资源管理中的作用，以便医院构建完善的人事档案信息管理机制。人事档案信息管理与人力资源管理是相互促进的关系，虽然现阶段医院人事档案信息管理工作中存在一定的不足，需要医院采取科学的方法，结合市场经济的要求以及医院的经营实际情况，构建完善的人事档案管理标准，优化人力资源管理机制，促进医院可持续发展。
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人力资源档案管理制度范文3
关键词：档案 信息资源 整合
信息时代背景下，传统的分散的档案信息资源管理方式已经不能适应社会需求，如何深入的发掘档案信息资源的潜在价值，完善档案信息资源的管理程式，是档案管理所迫切需要解决的问题。档案信息资源整合因其可以解决现在档案利用受限，实现档案信息资源面向公众的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我国档案信息资源整合还不成熟，迫切需要完善。本文拟对策问题进行研究。 中国论文联盟
一、档案信息资源整合的涵义与功能
所谓档案信息资源整合，就是在我国档案工作“统一领导，分级管理”体制下，对分散形成的档案进行分散保管，用网络技术连接区域性综合档案馆保管基地，通过以区域内档案实体整合与数字档案信息整合两种方式来进行管理的模式。
从其具体功能来看，主要有三点：第一，档案信息资源整合有利于完善馆藏结构。档案信息资源整合是以整体化的理念，有利于打破行业、地域和机构的界限，有利于完善馆藏结构。第二，信息资源整合有利于地区信息配置的优化。整合区域内档案信息资源接收范围的统筹规划，使档案信息机构朝着自动化、集成化和智能化的知识组织方向发展，缩小了地区间的“数字鸿沟”。第三，档案信息资源整合有利于实现档案社会功能。档案信息资源的整合是搭建信息共享的平台，更好开发利用档案信息资源，便于档案信息转化为社会财富。
二、档案信息资源整合中存在的问题
基于上述档案信息资源整合的重要功能，我国也加快了这方面的建设步伐。2010年6月，国家档案局了《数字档案建设指南》，旨在实现档案信息资源的整合和利用。尽管我国大力重视档案信息资源的整合，但仍然存在诸多问题。
1、制度层面：档案管理体制不合理
我国现存档案工作实行的分级、分专业管理体制，暴露许多弊端，已经不适应档案信息资源整合工作的开展：大量档案资源长期散存在各单位，处于非专业管理状况，管理混乱，损失难以想象。由于档案管理无序，查找利用困难，更难以服务社会；重复建设，财力、物力浪费严重，同时，综合档案馆馆藏结构单一，服务功能弱化。因此，为确保以后不再造成新的档案资源分散，必须通过资源整合理顺管理体制和建立起新的规范化运行机制。
2、技术层面：档案信息资源整合技术落后
档案信息资源整合不仅包括档案实体的整合，还包括数字档案信息的整合。除档案实体的整合在基层馆内借助技术整合，还要在一定程度上进行地域范围内，更大范围的整合，传统档案硬件设施不齐全无法完成整合的任务。除了人员技术掌握能力外，档案部门普遍设施不齐全，目前档案部门没有充分利用现有技术提供的条件来开展这方面工作，突出表现在一些档案保管单位连最基本的目录都没有编制完整，更谈不上档案目录中心的建立。全国档案目录中心历经二十余年的建设，至今没有完成充分说明了这一点。
3、人力资源层面：档案人员综合素质不高
信息化条件下，加强档案信息资源的整合不仅依赖于档案管理制度和技术，与档案人员的综合素质也是密不可分的。总的来看，我国目前档案人员的综合素质还亟待提高，一方面受档案馆人员自身学历、专业、知识面等条件的制约，不少人面对社会各阶层、各行业的信息需求，显得力不从心，人员流动性也比较大；另一方面部门人员知识结构不合理，尤其是缺乏能适应档案资源整合需要的人才，这些现状使得档案馆档案资源整合工作无法正常开展。
三、档案信息资源整合的对策建议
当前我国信息化建设、电子政务建设以及档案部门现代化建设为我国档案信息资源整合提供了前提条件。针对上述问题，为了更好地促进我国档案信息资源整合力度，我们必须从制度建设、技术强化以及人才队伍建设方面予以努力。
1、制度层面：强化档案信息资源整合的制度保障
强化档案信息资源整合的制度保障是档案信息资源整合建设中的关键因素。具体来讲：一是要明确整合主体，建立约束机制。档案信息资源的整合要有制度作为保障，明确档案信息资源整合主体。在设置上必须进一步调整档案馆网布局，明确整合建设中主体部分，进而建立约束机制。二是规范管理档案信息整合的工作环节。无论是档案工作的社会各环节配合，还是档案工作本身的运行机制都要规范。另外，还要加强对整合部门的监管，使制定的相关规定与制度落实到实处。
2、技术层面：推动档案信息资源整合的数据库建设
在数字技术支撑下，信息数字化已广泛应用于其他信息领域，档案资源整合建设的核心内容是档案信息资源库的建设，因而，建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库是重点。档案数据库是档案信息资源整合中的“细胞”组织，根据工作要求建立档案管理数据库，将各部门各单位在网上流转的档案信息通过oa系统自动存到档案数据库。主要建库工作见图1所示：
3、人力资源层面：加强档案信息化人才队伍的建设
只有不断提高档案人员的综合素质，才能使档案信息资源整合研究与建设工作更优质、高效地开展。一是档案从业者要有良好的知识素养。档案人员必须具备一定的语言文字素养和丰富的历史文化知识。二是要掌握熟练的信息处理能力。不仅要适应网络信息技术操作的要求，还要具备运用数字化、网络化技术手段进行档案信息管理系统的软件开发、档案信息网站的设计与维护、数字档案馆的构建等能力。三是要具有扎实的业务能力。档案信息资源整合工作是一项综合性很强的工作，这就要求档案人员熟练地运用业务知识，运用现代科技手段对档案信息展开分析和整合。
参考文献：
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作者简介：
栾丽（1961-），女，山东省德州市，中级档案馆员，本科，档案，资料方向。
人力资源档案管理制度范文4
【关键词】人力资源档案管理；思考；特点；意义
随着社会的发展和科技的进步，我国的相关人力资源制度在随着经济的前进、社会的变革而发展变化，与此相关的档案工作，若继续沿用原有的模式来进行管理已不能适应当今社会发展要求，因此，探索和研究当前经济条件下人力资源管理的相关模式尤为必要。
一、人力资源档案管理的含义
这种模式是在我国社会主义市场经济条件下建立的一种新模式，它与经济的发展规模和信息化程度有着密切的关系，当今社会是一种开放的、高度信息化和持久创造力的社会，它需要专业的高技能的人才和蓝领人员都不可或缺的人力资源配置。其模式有以下两个方面的含义。
1、档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性
现代市场经济的建立和深化，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人力资源管理制度而言有许多前所未有的问题出现，因此新型的人力管理制度应运而生，这也使人力资源管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人力管理重要组成部分的人力资源档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构即政府层面来讲，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，已建立了具有较强社会性的人力资源档案管理机构，如各省市人才交流中心建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向当地社会，其管理对象包括该区域范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人力资源服务。
2、人力资源档案来源的广泛性和内容的复杂性
人力资源档案的政府管理部门、管理对象和服务对象的社会性，决定了人力资源档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位自身的人事机构行使，所包含的内容简单，来源单一。而现在的人力资源档案管理机构，其人力资源主要是该管辖区域范围内的各类人员，但由于社会分工不同而使人员具有不同身份，集中后其档案内容也非常丰富多样。
二、人力资源档案管理的特点
人力资源档案管理具有以下两个特点：
1、随着改革的深入和信息化程度的提高，人力资源档案管理越来越趋向于社会化开放式模式，它与传统人事档案管理形成模式互补、并存发展现状。这两种模式，各有利弊，如传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本单位使用等方面具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的人力资源管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。档案管理工作者在实际档案管理工作中应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人力资源档案管理模式更加充实与完善。
2、人力资源档案社会化开放式管理模式目前主要适用于不固定人员档案管理
由于不固定工作人员主要是由辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技、管理等人员组成，其档案与一般人事档案比较而言，流动人员一般没有固定的单位，其工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的地方对人力资源市场管理还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进工作方式，提升服务质量。
三、人力资源档案管理的意义
在中国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的单位工作，原单位领导若不同意调走，其人事档案和户口就不能转走，那么，既便是这个人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的。
随着企事业单位人事制度改革的推进，人们的就业自由度提高，人才流动频率加快，越来越多的人才由“单位人”变为“社会人”，人力资源档案不再对人才的流动具有极大的制约作用。单位用人机制的改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的思想，这在某种程度上严重制约了人力资源档案发挥其应有的使用价值。随着我国改革的日益深化，各单位对人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世纪的竞争是人才的竞争，现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此我们必须重新认识人事档案、人力资源档案管理工作的作用和重要意义，使之更好的服务社会、服务大众。
参考文献：
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人力资源档案管理制度范文5
关键词：事业单位；人事档案；利用率
中图分类号：G275.9文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2011）36－0136－02
人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，人事档案作为个人的真实履历的反映，在人力资源的配置、培养、培训、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。然而，长期以来，事业单位人事档案在人力资源管理和人才开发中的作用并没有得到应有的重视，大多数单位“重藏轻用”，尤其在经济社会迅速发展的今天，人才流动频繁，人事档案管理也受到了新时期现实社会需求的强烈冲击。笔者试从提高人事档案利用率，发挥其在事业单位人力资源管理中的服务作用进行了粗浅的探讨。
1人事档案在事业单位人力资源管理中的作用及现状
事业单位人事分配制度的改革，进一步打破了用人制度上的“终身制”和“平均主义”，初步树立了人才能进能出、能上能下、按岗取酬的机制，它对传统的人事管理提出了新的挑战，迫切要求从以监督和控制为主的人事管理模式向以激励为主的人力资源管理模式转变。人力资源管理，就是对人力资源进行有效开发、合理配置、充分利用和科学管理的制度、法令、程序和方法的总和。它贯穿于人力资源的整个运动过程，包括人力资源的预测与规划，工作分析与设计，人力资源的维护与成本核算，人员的甄选录用、合理配置使用和考核绩效支付报酬等，还包括对人员的智力开发、教育培训、调动人的工作积极性、提高人的科学文化素质和思想道德觉悟等。
在知识经济时代，适应新经济对单位各项事业发展的要求，人力资源管理正发生一些新的变化。新经济时代将是一个人才为主导的时代，过去人才追逐资本的现象将被资本追逐人才的现象所取代。素质越高、越稀少和热门的人才将获得越多的工作机会和更高的报酬。知识型员工成为单位人力资源管理关注的重点，知识的创造、传递、应用和增值成为人力资源管理的主要内容。在不断变化的、全球性的、需要科学技术的发展背景下，寻找和留住优秀人才是事业成功的关键，是单位具有竞争力的根本。对员工素质与能力的要求越来越高，有足够知识、技能、视野、经验和创新能力的人才成为各单位的“抢手货”，吸引、培养和留住人才是事业单位人力资源管理的重点工作之一。
在事业单位人力资源管理及人才开发工作中，人事档案占有重要位置。事业单位组织人事部门管理的人事档案包括干部档案、工人档案、离退休人员档案、死亡人员档案等，是记录和反映职工个人经历、德才水平、业务能力和工作业绩的原始记录，是事业单位专业技术业务、党政管理、科研、职称评定、考核任用干部等的重要依据，是单位重要的信息资料库。人事档案是人才信息的重要载体，真实全面地记载着单位的人员信息，为人力资源的开发和配置提供了重要的参考作用，是合理识人、选人、用人的重要基础。完善人事档案管理，以实现对人力资源的最优开发和利用，对事业单位的改革和发展具有重要价值。
但在现实社会中，由于人事档案管理存在诸多问题，档案利用率低，导致人事档案在事业单位人力资源管理中的作用未能充分发挥出来。主要表现在：一是现行人事档案管理制度不健全，很多单位人事档案管理混乱，不能适应新经济时代人力资源管理的需要。随着社会的发展，人才流动频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，很多人把档案丢在原单位或转到人才中心后一去不返，“弃档”、“废档”、“死档”不断增加。有的单位和学校在转递过程中把毕业生档案弄丢，给人员招聘、录用及有关部门调用档案带来了极大麻烦。二是人事档案管理人员少，综合素质偏低。很多事业单位是兼职档案管理员，专职管理人员少，没有经过专业学习和培训，业务水平低，不掌握信息技术，不能适应新形势需要。三是管理手段落后，信息化建设程度低。很多单位对人事档案不重视，投入少，缺乏现代化管理手段，没有建立科学的人力资源信息系统。四是人事档案收集内容单一且不及时，档案服务意识差，服务水平低。很多反映人员业务能力、德才表现的材料未能收集归档，影响了档案的使用价值。一些档案管理员对档案的开发、利用、服务认识不到位，管理和服务水平较低。档案管理中的这些现状，严重影响了人事档案的利用效率，制约了人事档案事业单位人力资源管理重要作用的发挥。
2进一步提高人事档案利用率，切实为事业单位人力资源管理服务
人事档案管理的重要性随着改革开放的不断深入、经济社会的全面发展和人力资源管理的需要，越来越显现出来，已延伸到事业单位甚至社会生活的各个方面。人事档案管理与人力资源建设形成的因果、依存和互动关系不可分割，切实做好人事档案管理工作，提高档案利用率，对于进一步深化事业单位人事分配制度改革，加强人才队伍建设和推动事业全面发展具有重要意义。
2.1建立健全人事档案管理制度，加强硬件建设
随着社会的发展、人事分配制度改革的深化以及全员聘用制的实施，事业单位的人事、劳动关系发生了新的变化，人力资源及人事档案管理也随之变化，建立健全适应新形势要求的人事档案管理制度势在必行。事业单位要进一步建章立制，提高人事档案管理的制度化建设水平，要进一步完善人事档案管理工作八项制度，明确人事档案材料的归档范围和归档要求，完善定期移交、索要、检查核对、补充和随时送交等收集归档制度。单位各下属部门应配备兼职档案员，负责收集、移交本部门的人事档案材料，使新材料能及时入卷归档。要实现人事档案工作二级管理，减轻档案管理人员的压力。单位各部门要各负其责，协调配合，共同抓好人事档案规范化管理。
人事档案管理部门要积极争取单位的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进的计算机管理设备等。
2.2调整和丰富人事档案内容，提高利用价值
在档案内容上，除了按《干部档案工作条例》规定收集整理的10类内容档案材料外，还要根据事业单位人力资源管理的新发展，更新人事档案内容，突出个性特点，调整思路，从人出发，根据实际不断丰富人事档案信息的内容，注重收集反映人才性格特征、政治思想素质、专业特长、知识结构、能力个性、教学水平、科研成果、人际关系、廉洁情况、心理素质等方面的记载材料和数据。具体如反映职工个人素质和业绩变化的各种培训、访学、留学、访问研究、学历提高的证书和证明材料，反映职工业务能力的专业经历、社会实践、项目经验等材料，反映职工与单位之间人事劳动关系变动的各种聘用合同、劳动合同、合作协议以及解聘、辞退、岗位变动等相关材料，反映教职工依法享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的材料等，都应及时收集归档。
2.3提高人事档案管理人员的整体素质
进一步加强人事档案人员队伍的思想建设和业务建设，要选拔有较高的政治素质、严格的组织纪律性和良好的职业道德的人员担任人事档案管理员，还要掌握现代化的管理方法和先进的科学技术。要通过在职学习、培训等多种渠道有目的的对人事档案人员进行业务培训，加强现代档案管理理论的教育，拓宽档案管理人员的知识领域，除了档案管理专业技能，还要具备综合性的多学科基础知识，包括历史学、人事科学、管理学、情报学知识等。要大力加强计算机应用技术的学习和培训，提高其整体素质和工作能力，为人事档案管理打下扎实的基础。
2.4掌握现代化管理手段，加强人事档案的信息化建设
随着人才流动的增加，人事档案信息的复杂性逐步提高。人事档案管理人员要与时俱进，开拓创新，不断学习和掌握现代档案管理知识及新的管理技术。要加大投入，开发人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式，并存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为单位人力资源管理决策提供有力的信息支持。还要对人事档案管理实行动态化管理和维护，建立区域网络，实现资源共享，通过现代化手段建立人力资源信息的收集、优化、反馈和监控系统。
2.5强化人事档案的服务功能，提高利用率
事业单位应根据社会发展对人力资源管理的新要求，把人事档案工作重点转移到服务上来，摒弃旧观念，深入开发人事档案信息资源，变“死”档案为“活”信息，真正为人力资源管理服务。档案管理部门要适应用人机制的要求，重视人才的发展，体现档案服务于人的宗旨，增强服务意识，拓展人事档案的利用和服务渠道，开发服务功能，主动适应人才开发工作，变被动服务为主动服务。要面向服务对象，提供个性化的服务，重视研究人事档案用户的多方面需求，并据此对所采集的信息资料进行分析、综合、归纳与创新等，从中提炼出与服务对象个体、与社会政治经济密切相关的人事档案信息，并保证信息的准确性、及时性、发展性和功能性，真正做到为服务对象、为社会经济发展服务。事业单位还要加强与各级人才服务机构及社会其他部门之间的联系、交流和沟通，认真研究流动人员人事档案在新形势下的管理方法，采用网络化的管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息形成开放式的交流模式，从而更好地为人才资源的开发和交流服务。
人事档案管理是事业单位人力资源管理不可或缺的一项基础性工作，也是衡量单位综合管理水平的标志之一。事业单位必须适应新形势的需要，立足于人事档案信息资源的开发和利用，实现人事档案管理的信息化、网络化，充分挖掘人事档案的功能，使之真正为单位人力资源管理和人才开发服务，切实促进事业单位的改革与发展。
参考文献
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Improve Utilization of Personnel Files, Real Good for Human
Resources Management Services and Institutions
Wang Qiangbo
人力资源档案管理制度范文6
关键词:人事档案管理 人力资源管理 作用
人力资源管理是一种管理员工关系的战略方法,它强调开发员工的潜能对获取持续竞争优势有至关重要的作用。人力资源管理是以“人”为中心,高层管理人员应尽可能地培育并保持最佳员工队伍,最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一,使组织成长与个人能力发展相适应。
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据,是国家档案的重要组成部分。
由此可见,人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体,人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案管理互为作用,互相促进,人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展,而人事档案的科学化管理,又会推动人力资源的开发。
1 人事档案管理对人力资源开发的促进作用
1.1 有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力
人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程,通过档案可以了解员工的过去,掌握现在,从而预测其发展潜力,及时发现人才,避免压制人才,埋没人才;依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬长避短,各司其职,最大限度地发挥人才效力。
1.2 促进人力资源的合理配置
利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息,从而对其进行科学管理,根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,在组织内进行合理配置,因事而择人,因人以治事,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才的特长,促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,避免人才挤压和用非所学的现象产生,为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。
1.3 有利于人力资源需求预测的科学化与规范化
影响人力资源需求的因素主要来自组织内部,有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求,制定科学的人力资源计划起着重要作用,脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。
2 人事档案管理不足对人力资源开发的负面作用
人力资源管理随着时代的发展出现了新的趋势(最好用简洁的字眼概括地指出是什么“新趋势”,如流动性、电子化,而目前人事档案管理存在的不足,已经不能适应人力资源发展的需求,并对其发展产生了负面影响,主要表现在以下方面:
2.1 档案材料失真现象妨碍了人力资源的合理配置
真实性是档案的基本特性,没有真实性,人事档案也就失去了利用价值,失真现象削弱了人事档案的严肃性。我们在工作中发现有的档案材料中年龄越填越小,学历越填越高,工龄越填越长,有的档案材料甚至出现涂改痕迹。这些情况的出现,使档案丧失了真实性、权威性、严肃性,使得人力资源计划中的配置计划、退休解聘计划、补充计划不能正确制定,必将对当前配置及未来人力资源的供求造成负面影响,从而有可能使组织错过发展机遇。
2.2 档案材料内容简单雷同,降低了人事档案对人力资源开发的参考价值
人事档案是一个人在社会实践活动中成长的真实写照,本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌,使考察者在翻阅档案时能够一目了然,如见其人。然而,如今人事档案材料单一,内容抽象,鉴定、考察材料中套话、空话多,体现不出个性特色,失去真正意义上的参考价值,进而影响到员工的正常晋升和选拔,挫伤了员工的积极性,导致组织蒙受不必要的损失。
2.3 个人档案材料分散、缺失,破坏了人事档案的整体性,降低了人力资源的效力
人事档案归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体,但长期以来,由于宣传力度不够,个人不够重视,致使档案材料分散、缺失。如由于工作调动,致使一部分材料滞留在原单位;学生参加工作,档案留在学校;取得学历文凭,学历材料存放在自己手里,等等。现阶段人才流动性大,各单位为引进高素质人才,采取一系列措施吸引人才,包括为引进人才重新建档。弃档、重新建档现象,破坏了人事档案内容的完整统一,降低了人力资源的效力。
2.4 人事档案管理手段落后,制约了人力资源的开发
现代人力资源管理要求人事档案管理科学化,及时有效地提供各种信息,为人力资源管理提供服务。但现阶段人事档案管理仍处于传统的管理模式,以手工操作、检索为主,管理人员满足于看摊守点,缺乏创新精神和竞争意识,无法为人力资源开发提供有效的服务。
3 改进人事档案管理,为现代人力资源管理服务
人事档案管理必须要适应现代化管理的要求,积极拓展管理职能,使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求,为人力资源开发提供强有力的保障。
3.1 切实提高档案管理人员的素质
在知识经济时代,随着现代化水平的不断提高,旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时,要注重对现有人员进行培训,全面提高档案管理人员的素质,使他们能够适应新形势下的新要求;要让他们端正思想,摆正位置,增强服务意识,改变过去坐等上门的被动服务方式,积极主动地与各部门沟通协作,及时有效地提供各种信息,更好地为人力资源管理服务,为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任,提高全民档案意识,形成人人关心档案的局面。
3.2 建立健全合理的人事档案管理制度
在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况的规章制度,必须进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真,确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确,装订整齐;在递转档案中要做到按章办事,确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时,要热情服务而又不失原则,注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系,及时更新、补充档案新材料。这一切,都离不开严格合理的规章制度。
