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档案应急预案范文1
（一）做到防范于未然
档案工作是企事业发展中的重点工作之一，从某个角度来讲，档案工作是对资源信息的一种整合，在档案工作长期进行的过程中，经常会受到内部因素或外部因素的影响，而造成突发事件的发生，如果没有科学有效的应急预案的话，带来的损失不堪设想。因此，档案工作突发事件的应急预案编制也倍受关注，应急预案的编制主要遵循防患于未然的原则，并且将档案突发事件预防工作作为整个编制工作的重点，这样才能切实有效地做好档案工作的突发事件应急预案编制工作。另外，档案工作突发事件应急预案编制应不断地完善管理机制、规范防范的手段、强化预案管理的流程，并不断地建立健全的档案工作安全预防机制，从而做到防范于未然，进而有效地提高档案工作人员对自然灾害、重点突发事故的处理能力，确保档案工作的可靠性、安全性。
（二）重视对档案资源的保管
众所周知，档案工作突发事件应急预案的编制，主要是为了保障档案资源的可靠性、安全性，从最根本的角度分析，档案资源应属于一种不可再生资源，一旦档案资源出现损失的话，很难甚至无法对其进行修复。因此，在档案工作突发事件应急预案编制的过程中，应以档案资源的保管作为编制的基本原则，不断地提高档案资源的安全性和可靠性。另外，从企事业发展的角度上来分析，档案资源的损失是与财产损失并存的。因此，对档案工作编制突发事件的应急预案管理，也成为当前企事业单位重点工作之一，必须要做好重大事故以及自然灾害发生的重点预防工作，尽最大限度保护档案资源的安全，将档案资源损失控制到最低。
二、档案管理突发事件应急预案编制的要点
（一）科学合理布局，构建完整的应急预案体系
档案是一个企业在发展过程中的各项信息的汇总，如，业务信息、人员信息等，一旦档案工作出现突发事件，可能会造成部分档案的损失，甚至会毁灭性的损失。因此，必须做好档案突发事件的应急预案编制，并应结合企业的实际发展情况，科学合理的布局，以此来构建完整的应急预案体系，具体要点如下。
1.合理完善档案工作突发事件应急预案的内容体系。
通过对大量档案工作突发事件的调查分析，尤其是档案工作突发事件的情况不同，应对其进行分类、分级。也就是说，在编制档案工作突发事件应急预案的过程中，需要从不同层次、不同级别完善应急预案。另外，在完善应急预案的过程中，应详细阐明应急预案体系的框架结构以及应急的基本流程。同时，要完善一些专项预案，主要指的就是有针对性的应急预案。例如，针对自然灾害引发的火灾、地震灾害、水灾等，根据不同的灾害特点来制定合理的应急预案体系，一旦灾害发生应在第一时间启动应急预案，从而提高对灾害事故处理的有效性。
2.完善应急预案的管理体系。
通过上一部分分析了解到，在制定应急预案的过程中，会根据突发事件的特点制定不同的应急预案，最终形成完整的应急预案体系。然而，由于档案工作突发事件应急预案的多元化特征，因此，必须做好应急预案的管理，完善其管理体系。如，开展纵向到底、横向到边、外延到点的管理方式，将对档案工作突发事件的应急预案管理落实到各个部门，确保应急预案的完善性、适用性、科学性，这样才能避免或降低档案工作突发事件灾害带来的损失。
（二）统筹规划，完善档案工作突发事件应急预案机构
首先，相关企事业单位应成立档案工作突发事件的应急预案编制机构。档案工作突发事件应急预案的编制是一项极为繁琐的工作，为了确保应急预案编制的有效性，应成立专门的应急预案编制机构来执行这项任务，并且，对小组成员进行各自分工，将责任落实到个人，对应急预案进行风险评估、规划等。同时，对档案工作突发事件的应急预案做好相应的审核，确保应急预案的合理性、有效性。其次，应加强对档案工作突发事件应急预案编制人员的配备，应急预案是企事业单位发展的关键，尤其是关乎到档案工作的应急预案编制，必须重视起来，为了提升应急预案编制的有效性，需要将各个岗位人员落实到位，将工作人员的效能充分地发挥出来，这样才能有效地提高应急预案实施的有效性，而且，人员作为应急预案编制的核心，应将自身的正能量充分地发挥出来，进一步提高档案工作突发事件应急预案实施的有效性。最后，应建立合理的档案工作突发事件应急预案工作绩效考核机制。主要是对应急预案编制工作进行绩效考核，要结合实际的工作情况、应急预案的预定期限等方面因素进行考核，绩效考核的目的主要是为了提升档案工作突发事件应急预案编制的有效性。
三、总结
档案应急预案范文2
（一）档案人员一般到档案行政管理部门进行短期业务培训，这是“快速充电”，因为它是完善知识结构的一种有效方式，能力和质量的提高，无论是档案工作人员自身发展或单位的档案管理和建设的需要，将起到推动的作用，但这种学习方法更适应新世纪的发展需要。
（二）部分档案人员的学习兴趣不浓，其原因是多方面的，但主要原因是员工学习责任的缺失，训练的意义缺乏了解。继续教育和学习目的训练是学习档案管理的先进经验，学习新的业务知识的文件。知识结构的改善，提高能力和素质的训练时间，如果在研究过程中，并没有学到真正的技能，不能管理文件，甚至影响到其他单位工作。
（三）部分档案人员不能屈尊“静心学”。档案人员培训学习时要认为自己是一个普通的学生，尽快从单位工作中走出来。静下心来，耐得住寂寞，经得起诱惑，一心一意的去学习。
（四）部分档案人员不接触实际的“思中学”。培训的档案人员，可以说在智商差异方面不大，差别主要在于看谁苦学深钻，因此要多接触单位档案的实际情况实际情况，学会思考，在思中学的时候，我们真的可以学到一些东西。
（五）部分档案人员不能抓住业务时间“自觉学习”。业余时间是一个灵活的空间，谁学习了使用，学会了挖掘，收获更多。在有限的时间学习不仅取决于课堂，充分把握的弹性空间，业余时间多看，多学习，多问，多思考，多积累，在日积月累弥补自己知识的不足。
二、对档案人员继续教育的必要性和紧迫性
现代科学技术的飞速发展，使越来越多的社会的信息意识在不断增长，档案信息已经成为各行业工作的重要组成部分，档案管理工作也越来越显示出它的价值和重要性。档案工作者应抓住机遇，迎接挑战，继续教育，提高他们的综合素质，提高自己的专业水平。
（一）加强档案管理人员继续教育是政府法规制度的必要性
早在1997国家档案局制定并了《条例》中的技术人员的继续教育档案，该《条例》中明确提出，要加强档案人员的继续教育，继续教育和档案人员专业技术职务有计划，有组织的进行，并对档案专业技术人员继续教育的任务、内容、方法、时间等做了明确的规定。
（二）加强档案管理人员继续教育是人才专业结构的需要
随着科技的发展，档案的收集、整理、开发和利用发生了巨大的变化。档案信息的存贮处理将以“数字化”为主。档案内容趋于多样化.档案工作将成为集政治、经济、科技、国防、文化及社会生活各方面为一体的信息、情报、咨询、服务中心。
（三）加强档案管理人员的继续教育是人才层次的需要
目前，具有高级档案学术带头人很少，导致无法开展一些强大的知识工作。此外，一些资深的专业人员的自身素质是不够的，不能开展高水平的档案信息开发，尤其是外语、计算机、信息技术、知识的淡薄。初级专业人员具备一定的管理能力，但他们的动手能力，社会交际能力，语言表达能力，组织管理能力不足。
（四）需要加强档案管理人员的继续教育是可持续发展的原因
档案在众多信息源中的基本信息源，它的价值已经得到了广泛的赞赏。在信息化、数字化和网络化的实现，传统的手工管理遇到了严重的挑战，大量的信息存储和检索，电子档案等管理中存在的问题，在这严峻的现实下，只有继续教育，提高他们的专业理论知识和管理技能和综合能力，才能满足的档案事业不断发展。
三、提高档案管理人员继续教育效果的措施和途径
（一）要加强培训内容的创新能力和敬业精神的培养
档案管理创新能力和研究能力，是一种在档案事业发展的主要问题。为了解决这个问题，首先要提高整体教育实，力大力加强档案干部在开拓创新思维、哲学思维能力和自学能力，举一反三的能力。同时，还要注意加强对人事档案工作的职业道德教育，档案工作是一个基本的信息收集、整理、存储、服务工作。需要的是公众的奉献和忠诚的未知，除了职业技能扎实深厚外，必须有一个共同的平常心。
（二）在档案培训中不求规模求效益，提高教育水平，毕业证书并不一定意味着档案人员素质的提高
短期培训是继续教育的重要途径，过去经常因为太看重办班期数、学时数、参加人数等表面上的数据，而不是集中在如何提高学员的综合素质，学习效果不很理想。因此，在培训业务，我们需要研究的实际情况为主题设置，科学技术的进步，在一定程度上，具有灵活性，注重知识性、趣味性，添加一些研讨会，加强档案教育的指导功能，解决实际问题，丰富了学术气氛。
（三）要有针对性的鼓励档案工作人员从多种渠道接受继续教育
档案应急预案范文3
本体理论的概念最初是从哲学的层面转化而来的，档案学主动吸纳了本体理论的精华部分并将其应用到档案学的研究中来，接下来笔者将具体论述一下本体理论的相关概念。
1.本体理论的含义。中国哲学的本体观念及本体构建的方法，早就在先秦诸子百家争鸣时期就奠定了基础，经过魏晋南北朝时期的发展，发展到宋明理学时期，儒家学说和道家学说的融合，达到了成熟阶段，中国哲学的本体观念在这一时期得到了充分的展示。中国传统哲学本体理念是在生存论的基础上发展起来的，中国哲学没有真正意义上的本体论[1]5，但是在伦理规范建立的时候，由于人们对于自然和人的理解就产生了本体论，而且本体观念与认识论在后来的发展过程中一直互相渗透、相互影响。
其实，我们在政治课上通过对实践论和认识论的学习，就已经对本体理论有了一定的认识。像是我们知道的思维和存在何者为世界的本原，思维和存在何者为第一性，何者为第二性的问题，这些问题都可以作为研究本体理论的基石。也就是说在哲学的范畴之中，所谓的本体理论就是回答何者为世界的本原，也就是关于世界本性的问题。
这个时候我们可以来分析一下我们日常生活中“本”这个字的概念。本和末是相对的两个字。我们都听过这么一句话，说“物有本末，事有始终”。这里所说的“本”就是事物的根源、根基，所以人们在生活中总是喜欢追本溯源，反对“本末倒置、舍本求末”等等。这也就引申出了本的重要含义，像是“本部、本题”这两个词中的“本”就是重要的、中心的意思；像是“本人、本国、本乡、本土”这四个词中“本”就是自己的或者是自己方面的意思；再像是“本质、本意”这两个词中的“本”就是本来的、原来的意思[2]104。所以说，本体的概念总是追求最根本的东西，为自己的思想和行为寻找最终的根据。
2.国内关于本体论的研究。为了深入地认识本体理论，我们有必要了解一下国内关于本体理论的研究现状和发展趋势。随着本体理论的深入发展，这一理论不断成熟，而且运用到很多领域。
国内在本体方面的研究是比较晚的，最多也就是十年的时间，也就是说我们国家最近这几年才开始重视图书馆学、情报学、档案学等方向。不管是在理论方面还是实践方面，国内的研究都赶不上国外，只是在近几年有了突飞猛进的发展。举一个最简单的例子，就是“中国知网”，在中国知网中的文献检索记录就可以很好地反映我国国内本体论的研究方向。
从表一中我们可以看出来，在中国知网数据库中，关于本体的文献篇数在急剧上升，在2005年以后的这个时间段的研究成果是比较多的，而且也比较集中，从图一来看更为直观一些。一方面，国内对于本体的研究和应用最鲜明的特点就是，理论研究和技术都比较少，这跟国外本体领域是截然相反的。可以说，目前我国已经有相关的研究团队，但也只是初具规模，数量还是很少。最主要的原因应该就是档案学领域专业的研究人员很少。虽然国内有众多的关于本体理论的研究，但也只是停留在论文或者是一些小型的本体构建上，那些被广泛使用的本体系统少之又少。另一方面，我国的国内研究主要是侧重于对本体本身的研究，而且大部分研究人员只是简单地进行相关的讨论，未能形成系统全面的本体领域。所以说，我们国家的本体研究还是落后于其他国家的。
二、档案学本体论的研究
1.档案学的学科性质。作为档案学领域的研究人员，我们首先就要明确什么是档案学，它作为一门独立的学科，其学科性质是什么。在研究档案学的内涵的同时，要知道档案学最重要的就是它的基础理论，包括档案学理论的相关利用的重要内容，尤其是我们要突出档案作为第一手资料的原始记录性[3]39。
2.确定档案学的学科特点。档案学的学科特点在几十年的发展中日渐完善，真实性、原始记录性等特点随着时间的推移，其内容更加详尽，与档案学本体论中的“完美”相呼应。同时，档案学也在时代的变化之中不断发展其新的学科特点，积极与时代相结合，成为一门独具先进性与创新性的学科。
3.确定档案学的学科体系。学科体系主要是指某个学科中研究的类型以及互相之间构成的有机的联系。档案学也是如此，分为以下几种类型：档案学基础理论的研究、档案学应用技术的研究、档案学的开发和利用的研究[4]9。这些类型依次相连，缺少其中的一项，档案学的学科体系就不是一个统一的整体，各个环节相互配合，促进了档案学系统的高效运作。
4.确定档案学的研究方法。档案学的研究方法可大致分为两类：第一类是同其他学科相一致的研究方法，由于各学科的研究方法多种多样，在这里就不详细地进行介绍了。主要介绍的是档案学特有的研究方法：现实与历史相结合的研究方法、国际化与中国化的研究方法、现象与本质相结合的研究方法，这些都是由档案学本身所具有的特点而决定的[5]256。
三、档案学本体理论的应用
从哲学的角度看，理论指导实践这一方法论说明了我们研究一个学说其最终的目的是要服务于实践的需要，这一理论在档案学本体论中也有了充分的体现，下面就具体阐述档案学本体论在保护古建筑和口述档案方面的作用。
1.对于古建筑保护方面的应用。
（1）对古建筑的本体领域进行检索。对于古建筑的保护其实就是将有关古建筑方面的知识进行重组与继承发展的过程。而这些知识大多记载在此学科领域知名专家学者所发表的著作、依据工作实践所形成的经验中。档案信息的收集和整理、保存一直是档案工作的重中之重，目前，我们的古建筑保护部门在对信息进行整理的过程中仍然使用传统的模式，检索速度很低，甚至影响了整个档案工作的发展。
（2）利用案件推理的方法进行古建筑保护。在对古建筑的保护过程中，有些古建筑具有相似的特征，這就使得它们的保护方法同样具有相似性。所以，工作人员要利用之前在古建筑保护过程中相关案例所得到的经验与知识来进行类似保护工作[6]175。但是，如果单凭记忆来查找在文档系统中录入的相关案例具有一定的难度，而且有时也不能准确地想起与之相似的古建筑保护的文件及内容。为了更好地对古建筑进行保护和利用，我们可以采取案件推理的研究方法，将古建筑所蕴含的所有的文化和价值通过案件的推理进行充分的显示，尤其是档案内容的真实性。
2.对口述档案保护方面的应用。
口述档案对于民族文化的传承具有特殊的价值，包括文化价值、民族感情价值、科学文化价值等，而这些价值实现的前提是对口述档案加以重点保护，使其流传下来，为社会公众所利用。
（1）从档案本体论出发建立口述档案数据库。传统的口述档案传承形式是以“传承人”为传播渠道来进行的，这种方式效率低下，容易使档案的原始记录性受损，可能造成部分档案的失传。因此，我们要运用计算机本体技术来建立专门的口述档案数据库[7]427。目前，建立口述档案的数据库迫在眉睫，这是对非物质文化遗产进行保护的重要措施，要用文字、声像、图表、多媒体等形式对口述档案进行全面记录，建立口述档案数据库，利用此类数据库能确保口述档案的长期保存，使其能以更加丰富的形式呈现在读者面前，将传统的技艺与现代科学技术结合起来，实现其长久的流传，便于社会公众的利用。
（2）从本体论的本质出发——保护口述档案传承人。“口述档案”是我国非物质文化遗产其中的一个方面，口述档案的传承人如今越来越少了，如果这些群体全部消失的话，可想而知，这项非物质文化遗产也将成为历史。因此，从档案学的本体论角度出发，我们要从事物的本质中进行研究，如何保护这些口述档案的传承人至关重要。我认为首先国家应将口述档案的重要性认识起来，派专人记录老一辈传承人所掌握的一些口述档案，将其集中记录下来；另一方面，我们要培养新一代的口述档案传承人，国家加强对此项事业的资金投入与政策支持，让广大人民积极地参与到其中，确保这项技艺能代代相传。
近年以来，本体在各个领域都有很大的发展，本文从档案学的视角出发探究了档案学本体理论及其相关的应用，具体地阐述了什么是档案学本体论。同时也从理论层次的角度进行了具体分析，从如何对古建筑进行保护和对口述档案进行保护的事例中，阐述了档案学理论体系在实践方面的重要作用，人们可以利用本体所提供的语义查询相关的信息，而且非常准确、快速，这在一定程度上使得档案资源能够最大限度地实现自身的价值，满足信息用户的需求。对本体的研究进行展望我们就会发现，对本体的研究和应用还处于起步阶段，仍然还有很多问题。比如本体的构建问题，目前还没有一套成熟的方法论，我们都希望在未来，档案学能与日益先进的、各种在计算机领域、社会科学领域的本体论进行结合，从而促进档案事业向前发展。
参考文献
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档案应急预案范文4
个人档案里包括：
1、学籍信息：包含从高中开始的成绩单、毕业生登记表、体检报告、高考志愿和国家级考试绩单等。
2、政治面貌信息：包含入团申请书、入党申请书、思想汇报、转正申请书等。
3、职称、注册的相关信息。
4、因公出国人员审批表。
5、奖惩材料：包含获得的重大奖项和收到的处罚。
档案应急预案范文5
【关键词】医院档案；管理；统计学；病例档案；应用；医院建设
近年来，医院档案收集整理工作日益加重，借阅数量也呈上升趋势。因此，做好各类档案的登记与统计，及时发现、分析、总结其规律，是促进档案开发利用的重要一环，而且统计学应用效果关系到医院档案工作的效率和质量。统计学是一门综合性学科，是应用数学的重要组成部分，通过使用数学概率论等来建立数学模型，收集被测系统的数据，对数据进行量化分析、总结，进而作为医院管理决策的有效依据。
一、统计学在医院档案管理中的作用
统计学在医院的日常管理工作中有着不可或缺的作用，医院档案管理过程中运用统计学方法，能够如实体现医院各部门的客观情况，较为全面地为医院档案的登记、保管、借阅、使用等提供更加客观有效的数据。
（一）运用档案统计为医院管理者和决策者提供了重要统计数据信息，有助于做出正确发展决策。借助统计手段，可对医院某一阶段的发展效果和工作开展情况统计数据化，进而分析管理效果，不断改进管理方法。（二）有助于促进医院的人事行政管理的高效化。合理运用统计学方法，更清晰地分析医院人员现有情况，量化掌控人事运行，实现医院人事招聘、医务人员的管理等有序高效进行。
（三）促进医院的临床门诊等管理的信息化、科学化和高效化。通过对医院的门诊人次、住院人次、患者满意度、病床周转情况以及诊断治疗有效率、病死率等的统计，尤其是病历档案的病种统计，进而分析医院医疗服务工作水平如何，更明确掌握医院的质量控制工作，有利于不断改进和提升医疗水平和服务质量。（四）有效提升医院管理的规范化、信息化、科学化、高效化。统计档案一方面为医院提供系统、全面的医疗统计信息，另一方面能及时、准确地从统计档案中提取各种统计资料，提升医院发展水平。
二、统计学在医院档案管理中的应用
统计学在医院各个部门管理工作中皆有涉及，本文主要浅析统计学在医院人事档案、病历档案等几方面中的应用。
（一）统计学在医院人事档案管理中的应用。在医院的实际人事管理中，对医院人员的基本情况进行收集、整理，并在计算机人事管理系统中输入，形成人力资源管理的基础数据，对医院的人员变动以及职称、学历等改变予以及时准确的记录和统计，使用这些统计数据，形成一定的统计表格和台账，便于深入了解医院所有的医务人员的学历水平、医院的整体学历结构、科室的科研水平能力、继续教育状况以及业务水平等情况，从而形成科室的和个人的业绩数据库，便于奖惩制度的实施。同时，医院管理者借助人员信息统计报表，可清楚掌握医院的每学科的技术结构和能力，从而合理调整各专业的人员设置和用人计划，借助人员学历、职称、年龄等结构统计报表以及工资收入统计台账，有效实施医院医务人员的队伍建设，优化医院人才结构和知识结构，进而提升医院的学科建设水平和医疗服务质量。
（二）统计学在医院病历档案管理中的应用。病历档案医院管理的一种特殊档案形式，病历档案是医务人员对疾病的诊疗过程加以记录，从而形成有效的文献，记录患者发病、治疗过程中病情诊断以及护理和治疗，对患者发病治疗全过程予以系统记录，进而做出准确的治疗和护理质量评价，医院科研教学、临床诊治以及管理活动都不可缺少病历档案。医院工作实践中，可利用统计档案资料编制各类型的统计图表。比如，医院年份卫生统计资料汇编、年度住院患者病因分析表等；住院患者疾病分类报表、住院患者地区分布表，还可借助统计台账编制医疗质量统计表以及医技科室统计表等，还可根据医院实际开展相应的患者满意度调查，形成统计表，直观反映医院患者对医院的满意度和医院医疗水平状况。整理医疗质量分析表，如各临床科室的医疗质量分析、工作效率和效益对比台账，以及医院单病种费用统计等信息统计表，便于对各科室进行考核。同时，各科室结合住院患者人数、病床使用率、周转率、手术台次等统计信息，分析科室工作的效率和不足之处，从而做出调整和改进科室医疗水平。近年来社会上对档案的借阅频次也呈增长趋势，利用统计手段，将医院档案分类管理，条目清晰，形成年份、地区或者病种相应的档案卷，并借助现代化的查阅电子信息化系统，更好地服务于社会查阅。统计抽样方法在病历档案管理中应用广泛，即把研究对象视作总体，从中抽取部分个体，并开展调查研究，结合研究结果对总体特性予以评估推断。首先，入馆前抽样。病例档案在入馆前，采取非概率抽样鉴定法从大范围文件系列中择取最有价值文件；采用概率抽样鉴定法从某一个大文件中择取小部分文件。然而，工作量太大，实际操作复杂。比如医院每年肺炎感染患者资料的筛选，需要结合文件是否具有价值其而定，病历档案工作人员可以客观判断加上主观推断择取保留档案。对于诸如病例相似的手足口病患者的档案就不必全部保留，可结合需要抽取样本。这样既能抽取反映大文件重要特征的小部分文件，还能提升档案库房管理效率。其次，库房的抽样检查。对库房所藏案卷状况予以定期检查，掌握案卷使用、贮藏、保管等情况是否正常。由于库房盘点工作量大、病历档案多，运用统计学抽样方法可达到事半功倍效果。比如，医院库房一般按照年份和档案类别排架。那么年度排架可将同一年份中的档案排列，进而年份内依各部门或档案类型划分类目。根据档案类型排架则可以把同类别档案集中排列，进而依据部门或年份予以分类。这样便于后期的分层抽样等工作的开展，只需简单推断、使用合理的统计方法便可清楚得出案卷使用、贮藏、保管等情况。
（三）统计学在医院其他部门档案管理中的应用。对于医院的后勤服务同样离不开统计学方法，后勤部用统计数据和台账，可将洗衣房清洗工作服、被褥以及该科室相关信息统归成后勤工作表格，予以详细分类，便于提取各种数据、后勤服务质量的分析和评价，有条不紊地开展工作。同时，医院统计人员可运用统计数据向医院管理者清晰展示医院的财务报表，准确掌握医院的经济效益，进而调整提升医院的经营计划。然而，在医院档案管理中的统计学应用还存在不少问题：医院管理者对统计学在医院档案管理中的应用价值不够重视；工作人员专业技能和素质参差不齐；档案管理统计系统落后，等等。总之，合理应用统计学手段，可有效对医院人、财、物流动进行控制和分配，合理配置资源，提升医院工作质量和服务水平。在管理实践中重视其价值，加强统计工作人员的业务技能培训，提升专业水平，发挥档案管理系统的应有作用，确保医院档案管理工作的有效开展，促进医院的可持续健康发展。
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档案应急预案范文6
关键词： 影像档案 设备 视频 非线性编辑
随着摄像技术的普及以及摄像器材价格的相对下降，越来越多的基层单位使用摄像设备记录日常的公务活动。因此，影像档案作为声像档案的一个分支在档案资源中所占比重不断上升，做好影像档案的收集、管理工作已迫在眉睫。有感于这种需求，笔者所在单位正在进行影像档案管理设备配备的前期准备工作，通过对相关设备的考察了解，总结出本文所谈的基层单位影像档案管理流程与设备配置方案。
一、加强基层单位影像档案管理
的必要性和意义
（一）时展促使影像档案的地位日益凸显
影像档案是以图像（或配有声音）为主要记录符号的档案，它直接提供所记录下来的场景和画面，而不是通过文字描述来获得联想和想象。因此，影像档案直观的反映所记录的内容，其原始记录性和证据性作用过硬；信息传递直观性强，信息受众覆盖面广，其传递的信息不受受众文化水平的限制，更易于为普通人接受，在文化宣传上有明显作用。在当代文化大发展、大繁荣的格局下，尤其是在历史文化宣传和体现亲民文化上有重要意义。2010年宁夏档案馆就曾派人到中央新影、中国电影资料馆查找涉宁影像档案，征购到《中央访问团到宁夏》、《宁夏人的喜事》等4部1950年反映宁夏历史状况的纪录片。①加强影像档案管理可以使档案资源得到极大丰富、强化档案资源建设，还可以提升服务水平、加强声像档案的安全保管能力。
（二）加强基层单位影像档案管理，避免由摄录人员保管、移交意识薄弱所造成的重要影像保管不利
一些单位影像档案资料相对匾乏，无法逃脱“三不”（种类不全、数量不多、质量不高）的困境。究其原因，不是没有拍而是没存好。影像信息与文字信息不同，没有事后补救的机会，一旦错失重要历史瞬间，将可能成为永世遗憾。传统上影像资料由于载体的特殊性以及对设备的依赖性在很多单位都是由宣传、电教部门或网络、新闻中心进行管理，档案部门仅就其主动上交或可知的单位重大宣传片等进行收集保管，很多珍贵影像未能归档。通过对一些市属企事业单位的调查了解，摄录人员往往认为拍摄任务完成往宣传部门或媒体一报送用完就完了；只重视当时的新闻效应，往往不会主动顾及到今后长期的保管和再利用，甚至一盘带子长时间反复用。有时随着人员或机构的调整，珍贵影像还可能发生流失或失控，这对影像的长期保存和开发利用十分不利。
（三）加强基层单位影像档案管理和设备配备，为档案部门解决设备不足难以正常开展影像档案管理业务的尴尬局面
一些单位的档案部门苦于没有专业设备无法保证接收来的影像得到妥善保管，直到目前都没能正常开展影像档案的接收、管理工作。设备配置不足使档案部门对于影像资料监管困难、管理被动，很多重要影像因疏于存档或存档不规范而未能得到妥善保管以至于日后想再利用时找不到或没法用。有些单位即便将拍摄好的录像带或其他载体的影像资料交到档案部门，但由于缺乏设备，档案人员对于这些影像的保管无法进行有效监察，保管不当就可能造成文件损坏或文件格式、版本变化导致的不可正常读取等现象的发生。因此除了争取领导支持、加强制度建设和执行、做好前端控制与相关部门做好协作之外，档案部门配置相应的管理设备十分必要。
二、影像档案管理流程中的控制要点
虽然载体相对特殊，影像档案管理工作的日常主要环节与普通文书档案的接收、保管、利用、编研、统计等各环节相类似，理解起来很容易，档案人员完全能够胜任，只是需要具体的设备来支持。
（一）严把接收采集环节，保证影像质量
因为载体和来源不同，一般常见的影像文件主要有三类：一类是以磁带为记录载体，另一类是由摄像机自带的硬盘、直录光盘或移动存储卡为载体，第三类是经过摄录人员拷贝或转换格式后的文件。为方便管理、同时符合档案管理规定中对于影像文件的要求（《北京市档案馆电子文件接收办法》中规定“影像文件以MPEG、AVI为通用格式”）从移交来源所获得的影像经过采集后，对于需要转换视频格式的文件要进行转换加工，加工后进行存储、归档，无需转换格式的可直接存储归档。
（二）安全保管、定期维护环节
影像保管工作主要包括三个方面：一是保管环境，分为硬件库房环境和软件管理系统；二是选择相应的保管设备，如光盘柜、磁盘阵列或是传统磁带；三是做好后期维护工作，如定期检查文件的可读性、倒带、复制、备份、转换等。
老式的影像磁带在保管时要注意定期检查、倒带，做好温控、防潮、防磁等工作，有条件的可以逐步转化、备份成数字文件。电子格式的视频文件由于视频编码与播放器编码不匹配等问题有时会无法正常播放，所以收集视频时对于相匹配的播放器也要适当收集、对于保管中的视频文件要注意按需转码以及相应转码软件的配备。
（三）编研和提供利用环节
影像档案的利用分为两种，一种是提供直接利用，即把所存的影像档案直接调取提供给利用者，二是对原始档案经过不同程度的后期剪辑形成符合利用需求的新影像。影像档案不同于照片和纸质文件，它所记录的是一个时间片段，而不是一个单独的时间点。在这一时间片段中的所有信息不见得在利用时都需要公布、都可以公布。举例来说就是在某个展览上受时间限制只能展示10分钟片长的影像，但原始片长可能有60分钟；某段影像档案中有一小部分不宜公开的内容提供利用前需要先剪掉；再比如为了制作一段专题反映某一领域发展变迁的视频需要从若干影像档案中截取有用的相关片段进行合并。基于这些原因档案部门需要使用剪辑设备来进行编研和提供利用的工作。
（四）做好编目、统计，进行系统管理
影像档案管理的编目、统计工作和其他类型的档案统计工作基本接近，如果业务量大用专业的档案管理软件或媒资管理系统进行为宜，业务量小也可采用Microsoft Office软件的组件辅助人工管理的方式。Microsoft Office软件远比一般人想象中的功能更强大：Microsoft Access（数据库管理系统――用来创建数据库和程序来跟踪与管理信息），Microsoft Excel （数据处理程序――用来执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据），对于中小型单位档案管理中的一般表单管理、分类统计、运筹计算等都可胜任。
三、基层单位影像档案管理设备基本配置与整合方案
不同单位因为拍摄器材和拍摄需求的不同所产生的影像文件有一定差别，影像档案管理的需求层次、对档案管理的经费投入能力的不同都会影响到对于影像档案管理设备的选择。一般基层单位配备应对日常工作的影像设备要根据自身情况以及影像档案管理的特点来进行。
（一）档案工作影像管理设备的特点
出于开展档案管理目的的影像工作设备配置与普通的影像制作工作存在差异。普通影像工作以“录、采、编、播”四大流程为主，档案管理则主要涉及“采、存、编、播”。“采”、“播”是共同的重点环节，档案管理对“录”、“编”的要求相对较弱，可剪可接、加字幕、加音轨、能做简单编辑即可，但是“存”的设备一定要好。在经费有限无法对每一个环节做充分投入时，档案部门可以参考此特点对经费进行合理分配。
选用非线性编辑（Nonlinear Edit）系统是技术发展的趋势，而且更经济。传统线性视频编辑是按信息的记录顺序从磁带中重放影像数据进行编辑，需要放像机、录像机、字幕机、特技发生器等外部设备较多，工作流程比较复杂；但非线性编辑技术（简称非编）借助计算机进行数字化制作，几乎所有主要工作都能在计算机中实现，所需外部设备相对简单、操作更简洁，适合档案部门采用。而且非编对素材的调用简便，无需在磁带上反复寻找、打破单一的时间顺序编辑限制，信息存储位置并列平行、可按各种顺序进行排列，与接受信息的先后顺序无关。同时，它还有信号质量高、制作水平高、寿命长、易于升级、易于传播的优势。
2．基层单位影像档案管理设备基本配置和选择建议
非编系统由软硬件共同构成。基层单位影像档案管理设备基本配置可以简化为非编软件（有时还需转码软件）+采集卡+PC工作站+存储设备（磁盘阵列、光盘柜）。通过这些基本配置足以实现档案部门对本单位日常业务中形成的影像文件的接收、保管以及编辑、调用，工作人员技术过关的情况下也可以完成档案专题短片的制作。如果库藏老式磁带数量较多则需加配放像机以完成采集工作；影像档案数量庞大的可以选择专门的媒资管理系统相配合，以实现各功能的总体控制；条件允许的情况下还可以配备如监听音箱、专业监视器、非编键盘等设备，以方便后期编辑预览、输出。针对不同的信号源和用户的需求层次可有不同的配置方法。比如收集来的影像信号源有高、标清之分；用户对影像加工的不同需求也会影响设备的配置――总后档案馆数字影像工作室从专业角度来看，其设备和技术力量就已达高端影像工作室水平。②
市售主流软件有AVID Media Composer、Final Cut Pro、EDIUS、大洋ME、Liquid 7、Adobe Premiere等。笔者认为价格不能作为唯一的判定因素，所谓的“广播级”、“专业级”、“消费级”分级也不能作为档案部门选择非编产品的硬性标准。消费级主要面向家庭和个人使用者，在此不做讨论。广播级、专业级的区别不在于某些特定功能，而是一些核心的硬指标。例如，专业级非编通常不具备SDI接口，数字接口多采用1394、HDMI这些消费级接口，视频处理通常采用8bit或10bit量化。当然随着技术进步，视音频的处理质量总在不断提升，比如DV50曾经是典型的广播级格式，现在已成为专业级设备的标配。广播级非编永远采用最高端的技术，提供最高质量的视音频处理；产品多以整机交付，提供整机售后服务；采用帧内压缩（4:2:2或4:4:4采样格式），多代复制性能更好；提供面向多种应用的专用功能模块，具有网络化扩展能力和严密的管理功能。专业级产品大多是提供板卡+软件，提供板卡售后服务；专业级产品只采用简化的处理方式；用户的制作流程相对简单，基本无多代复制的需求，对采样格式和GOP结构不敏感；专业级非编多使用帧间压缩（4:1:1或4:2:0采样格式）；另外和广播级产品对数据安全处理级别也不同。各单位可以根据自己的经济实力以及实际需要进行选择。
经过研究比对，从软件的稳定性、易操作性、对中文语言环境支持以及视、音频格式兼容性、素材模板等方面考虑笔者认为采用大洋ME系列或EDIUS系列非编软件更适合档案部门对影像档案的管理特点。他们随机支持多制式混合编辑，可在同一时间线上混合编辑NTSC 和PAL 制式素材；支持拍打唱词功能；能支持导入MOV、MTS、MPEG、P2、MXF等格式，支持导出AVI、MPEG、MOV、MXF、VCD、DVD等格式，方便按档案要求进行统一管理和提供利用。
3．整合解决方案
在档案管理资金充足的情况下，寻找合适的技术厂商做整体解决方案是最理想的状态。比如索贝的MAMSpace媒资网解决方案和大洋的iMAM2浩博声像管理系统都是不错的选择，浩博声像管理系统还在天津、呼和浩特、抚顺、长沙、武汉等地的多家档案馆得到采用，具有丰富的实践经验。虽然前期投入比购买前述简单方案中的设备要大，但是采用整合系统的好处是可以得到厂商的系统培训，设备之间的技术衔接也可以得到更专业的指导，便于后期维护。
在这个大发展、大繁荣的时代里，社会对档案工作者提出了更高的要求。为实现对影像档案的有效管理，档案工作者要顺应时展，掌握影像档案的管理技术，了解影像档案的形成过程，有的放矢地争取领导支持，为档案部门配备相应的专用设备或允许档案部门与其他部门共用本单位、本系统的影像管理设备，做好影像档案的管理工作；力争将更多有价值的影像纳入档案部门的管理中，做好妥善保存、开发利用，发挥其最大效用。
注释：
①李传芳.宁夏加大影像档案征集力度[J].兰台世界,2011(1月上):41.
②耿志东,邓昌军.主动出击 开创影像档案管理新天地[N].中国档案报,2011年5月5日,第三版.
参考文献：
1.卫奕.影像档案与历史研究[J].军事历史研究,2010(增):86-89.
